Aanbiedingsformulier voor AB Bijlage bij agendapunt 6 Datum 4 juli 2016 Onderwerp 2017 en Verseon: 2016056519 meerjarenraming 2018-2020 Vertrouwelijk Nee Doel van agendering Besluitvormend Toelichting door Derk Eskes Bijlagen bij dit formulier ODWH 2017 en meerjarenraming 2018-2020 Besluitpunt bestuur Vaststellen van de 2017 en Meerjarenraming 2018 2020. Aanleiding Voor u ligt de begroting van de Omgevingsdienst West Holland voor het jaar 2017 en de meerjarenraming voor 2018-2020. In het Dagelijks Bestuur van 13 april is ingestemd met doorgeleiding van de 2017 en meerjarenraming 2018 2020 naar de deelnemers voor de mogelijkheid tot het indienen van zienswijzen. In de Nota Planning & Control, zoals vastgesteld in het Algemeen Bestuur van 16 december 2013, is opgenomen dat het Dagelijks Bestuur in het voorjaar de van de Omgevingsdienst ontvangt. De 2017 en meerjarenraming 2018 2020 is een uitwerking van de Kadernota 2017 die op 25 januari 2016 is goedgekeurd door het Algemeen Bestuur. De werkplannen per deelnemer worden in het najaar aangeboden. (Wettelijk) kader De Wet gemeenschappelijke regelingen stelt dat de vastgestelde begroting binnen twee weken na vaststelling dient te worden aangeboden aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De deelnemers is schriftelijk gevraagd hun zienswijze te geven op de begroting 2017 en meerjarenraming 2018-2020, zodat deze zienswijzen betrokken kunnen worden bij de vaststelling van de begroting door het algemeen bestuur. Aandachtspunten Indexering tarief met 0,75% Het financieel Kader Gemeenschappelijke regelingen 2017 2020 heeft voor de Omgevingsdienst een indexatie van de deelnemersbijdrage vastgesteld van +0,75% ten opzichte van 2016. Deze indexatie is voor alle deelnemers doorgevoerd en bedraagt in totaal 87.000. 1
Resultaatontwikkeling in de (meerjaren)begroting 2017-2020 (taakstelling) Met de bezuinigingen van afgelopen jaren, de doorontwikkeling van de veranderagenda en de omzetdaling van de afgelopen jaren, onder andere door het vertrek van Alphen aan den Rijn, is de financiële druk op de dienst toegenomen. De begroting 2017 en de meerjarenraming 2018-2020 laat als gevolg hiervan een nog in te vullen taakstelling zien van 526.000 in 2017, oplopend tot 636.000 in 2020. De negatieve resultaatontwikkeling is als taakstelling in de begroting opgenomen om preventief toezicht door het Rijk te voorkomen. Op 9 mei 2016 hebben wij u gevraagd richting te geven aan de scenario s die de financiële robuustheid van de dienst kunnen vergroten. Deze scenario s zijn de afgelopen weken uitgewerkt in een voortel, dat in de vergadering van 4 juli wordt neergelegd om met ingang van 1 januari 2017 te komen tot een meerjarig sluitende begroting. Op basis van de besluiten van de vergadering van 4 juli, zal in de vergadering van 31 oktober de begrotingswijziging worden voorgesteld voor een meerjarig sluitende begroting. Omschrijving 2017 2018 2019 2020 Taakstellingen - 525.991-529.000-556.983-635.877 Herziening grondslag bepaling omvang personeelskosten In de begroting 2017 is de berekeningsgrondslag van de personeelskosten aangepast (zie onderstaande tabel). Hoewel wij daarmee afwijken van de bij gemeenten gebruikelijke systematiek, is de (meerjaren)begroting hiermee beter in lijn met de verwachte realisatie. In voorgaande jaren was er sprake van overschrijding op de post personeelskosten ten opzichte van de begroting. Dit werd veroorzaakt door inzet van inhuurkrachten binnen de vacatureruimte en door betaling van salarissen die hoger zijn dan de eindschalen van de functie. Door met beide zaken in de begroting 2017 rekening te houden geeft dit als sturingsen verantwoordingsinstrument een reëler beeld. Berekeningsgrondslag 2017 - Loonsom op basis van werkelijke schaal/trede van een medewerker - Externe inhuur op basis van gemiddeld inhuurtarief 2015 en in lijn met de verwachte vraag vanuit de deelnemers. Oude berekeningsgrondslag - Loonsom op basis van de maximale trede van de functionele schaal (eindschaal) - Vacatureruimte van niet ingevulde formatie was beschikbaar voor externe inhuur Inventarisatie risico s In de begroting 2017 is de risico-paragraaf aangevuld met een risico-matrix. In deze matrix is aan de hand van kansberekening de impact van de risico s in geld uitgedrukt en daarmee ook de benodigde minimale omvang van het weerstandsvermogen van de dienst. Door het opnemen van deze gegevens in de begroting 2017 voldoen wij aan het verzoek van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met betrekking tot het toezichtregime 2016. Uit de risico-matrix blijkt dat, op basis van de jaarrekening 2015, de algemene reserve 103% van de minimale omvang van het weerstandsvermogen bedraagt. Dit betekent dat de Omgevingsdienst voldoende eigen vermogen heeft om bekende risico s het hoofd te kunnen bieden, indien deze zich voordoen. Eventuele risico s in relatie tot de meerjarige resultaatontwikkeling en financiële robuustheid zijn hier niet in meegenomen. Uittreding Alphen aan den Rijn In de begroting 2017 is het effect verwerkt van het niet overnemen van 4,11 fte door Alphen aan den Rijn. Hierdoor is in de jaren 2017 en 2018 rekening gehouden met hogere personeelskosten van ongeveer 220.000 per jaar met dekking uit de frictiekosten uittreding 2
Alphen aan den Rijn. Vanaf 2019 is de aanname in de begroting verwerkt, dat de frictiekosten zijn opgelost. Er zijn dan geen personeelskosten als dekking uit frictiekosten meer begroot. Vennootschapsbelasting en risico-opslag tarief contractgemeenten De contractgemeenten van de Omgevingsdienst betalen een risico-opslag van 10% boven het reguliere deelnemerstarief. In het kader van de invoering van wet modernisering vennootschapsbelastingplicht voor overheidsondernemingen per 1 januari 2016 betekent het toepassen van een risico-opslag dat er sprake is van een fiscaal winststreven. Bij het opstellen van de begroting 2017 was nog niet bekend of er bij de realisatie 2017 daadwerkelijk sprake is van een fiscale winst voor de activiteiten van niet-deelnemende gemeenten. Indien er inderdaad een fiscale winst ontstaat, zal de daarmee gepaard gaande vennootschapsbelasting worden doorberekend aan de niet-deelnemende gemeenten. Op dit moment zijn er nog twee contractgemeenten, namelijk gemeente Voorschoten en gemeente Noordwijkerhout. Voor de gemeente Voorschoten ligt het verzoek tot toetreding in de vergadering van dit dagelijks bestuur voor. De gemeente Noordwijkerhout heeft momenteel een zeer beperkt takenpakket, waardoor het financiële effect beperkt is. Opsplitsing begroting 2017 De provincie Zuid-Holland heeft in haar uitgangspuntenbrief financieel kader 2017 gevraagd om de begroting op te splitsen in wettelijke, advies- en overige programmataken. Samen met de andere omgevingsdiensten binnen de provincie Zuid-Holland wordt momenteel gekeken op welke manier wij invulling kunnen geven aan dit verzoek. In de begroting 2017 is de opsplitsing nog niet opgenomen. Zienswijzen Er zijn (concept) zienswijzen ontvangen op de 2017 en meerjarenraming 2018 2020 van de gemeenten Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Oegstgeest en de provincie Zuid-Holland. Zienswijze Kaag en Braassem De gemeente Kaag en Braassem constateert een tekort van 526.000 in de begroting 2017 en vindt het noodzakelijk dat de dienst weer financieel gezond wordt en dat er stappen worden gezet om dit te bewerkstelligen. De gemeente overweegt niet meer taken bij de dienst te beleggen, zodat de omvang van de Omgevingsdienst in overeenstemming moet komen met het huidige takenpakket. De gemeente stelt daarom voor met een nieuw bedrijfsplan te komen, zonder lastenverzwaring voor de deelnemers, afgestemd de huidige omvang. Reactie op zienswijze gemeente Kaag en Braassem algemeen bestuur om een besluit worden gevraagd. Zienswijze Katwijk De gemeente Katwijk maakt gebruik van de mogelijkheid om een zienswijze te geven op de ontwerpbegroting 2017. De gemeente gaat ervan uit dat het proces van de herijking van de toekomststrategie zo transparant mogelijk wordt gevoerd en blijft graag direct betrokken bij het proces. 3
Reactie op zienswijze gemeente Katwijk algemeen bestuur om een besluit worden gevraagd. Verder heeft de gemeente Katwijk een aantal constateringen ten aanzien van de begroting, waarbij de conclusies niet in alle gevallen door de Omgevingsdienst worden gedeeld. De constateringen en conclusies zullen bilateraal met de gemeenten worden afgestemd. Zienswijze gemeente Leiden De gemeente Leiden vraagt de Omgevingsdienst uiterlijk december 2016 met een onderbouwd voorstel te komen om de meerjarenbegroting op een financiële robuuste wijze sluitend te krijgen en dat dit voorstel wordt uitgewerkt in een begrotingswijziging die aan de deelnemers van de GR wordt voorgelegd. Reactie op zienswijze gemeente Leiden algemeen bestuur om een besluit worden gevraagd. Naar aanleiding van het besluit zal een begrotingswijziging worden opgesteld. Zienswijze gemeente Leiderdorp De gemeente Leiderdorp maakt zich zorgen over de financiële robuustheid en vindt dat er onvoldoende is ingespeeld op de uitkomsten van het robuustheidsonderzoek uit 2014. De raad van Leiderdorp ziet hier het moment om de discussie te verbreden, door deze niet alleen in het Algemeen Bestuur, maar in alle raden die eigenaar zijn, met het bestuur van de ODWH over de toekomst van deze Gemeenschappelijke Regeling verder te voeren. De gemeente noemt de volgende vragen en onderwerpen: Wat zijn de taken van deze organisatie. Welke van die taken zijn noodzakelijk en welke wenselijk, zowel op wettelijk gebied als op vlak van de wensen van de deelnemende gemeenten. Daarnaast zullen er gesprekken gevoerd moeten worden over de impact van de omgevingswet en het klimaat akkoord en welke rol de omgevingsdienst kan en moet spelen in het realiseren van de daarin gestelde doelen. Hiertoe nodigt de raad van Leiderdorp het bestuur van de ODWH uit om deze kwestie in Leiderdorp te bespreken. Daarnaast roept de raad alle mede-eigenaren op gezamenlijk verantwoordelijkheid te nemen en met de bestuurders van de Omgevingsdienst te werken aan een oplossing voor de problemen. Verder ziet de gemeente graag een financiële uitsplitsing in de begroting op programmaniveau en op basis van taken (basis- en plustaken). Tot slot geeft de gemeente aan dat er extra uren zijn opgenomen voor het actualiseren van de geluidskaarten, die extra op het budget van de gemeente drukken. De gemeente kan niet instemmen met deze verhoging, aangezien er sprake is van onderbesteding in de afgelopen jaren en stelt voor de extra uren te dekken in de huidige urenbegroting. Reactie op zienswijze gemeente Leiderdorp De oproep van de gemeente is besproken met het dagelijks bestuur in de vergadering van 13 juni 2016. Afgesproken is dat een afvaardiging van het bestuur van de ODWH zo snel mogelijk naar de raad van Leiderdorp gaat om uitleg te geven over de toekomst van de dienst. 4
Andere gemeenten kunnen ook een verzoek tot uitleg in de raad indienen. Daarnaast zijn de eigenaren in het Algemeen Bestuur van 9 mei 2016 gevraagd richting te geven aan de herijking van onze toekomststrategie. Hiertoe hebben de eigenaren een aantal richtingen aangegeven, die worden uitgewerkt. In de vergadering van het algemeen bestuur van 4 juli zal de stand van zaken worden gepresenteerd en in de vergadering van 31 oktober zal het algemeen bestuur om een besluit worden gevraagd. Een financiële uitsplitsing per programma is in de begroting niet opgenomen, omdat dit niet met de eigenaren is afgesproken bij de herziening van de nota Planning & Control en bij het opstellen van de Veranderagenda. De inzet per programma wordt opgenomen in het werkplan dat in het najaar wordt opgesteld op basis van nadere afspraken met de individuele deelnemers. Een verdeling in basis- en plustaken is in de begroting 2017 niet opgenomen, omdat dit niet met de eigenaren is afgesproken. Wij stellen voor dit mee te nemen in een bredere discussie over wettelijke/niet-wettelijke taken, invoering vennootschapsbelasting en de inventarisatie van risico s per taakgebied. Hiertoe zijn afspraken gemaakt in het vooroverleg Financiën. Het meerjarenprogramma actualiseren van geluidskaarten is een wettelijke taak die de Omgevingsdienst uitvoert voor de gemeenten Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest. Het programma en bijbehorend budget beslaan telkens een periode van 5 jaar, waarbij in jaar 1 en 2 de voorbereiding plaatsvindt, in jaar 3 en 4 de uitvoering/actualisatie en in jaar 5 de nasleep. De actualisatie in jaar 3 en 4 vergt daarbij de meeste tijd. In de begroting 2017 zijn de kosten voor jaarschijf 3 opgenomen, die 150 uur hoger zijn dan de kosten in de begroting 2016 (jaarschijf 2). Deze hogere kosten drukken niet extra op het budget van de gemeente, want deze uren zijn in het meerjarenprogramma reeds vastgesteld. Een lagere deelnemersbijdrage is alleen mogelijk door andere taken te verminderen. Daarbij zijn de spelregels over bezuinigingskosten uit de Nota Planning en Control 2014-2017 van toepassing. Het verlagen van uren staat wel in contrast met de herijking van de toekomststrategie, waarbij minder uren leidt tot verdere aantasting van de robuustheid. Zienswijze Lisse De gemeente Lisse vraagt om zo snel mogelijk te komen met voorstellen om de robuustheid te verbeteren. Zij dringt daarnaast aan op het spoedig sluitend maken van de meerjarenbegroting, onder meer door de invulling van taakstellende bezuinigingen en voor volgende jaren slechts sluitende begrotingen aan te leveren. Reactie op zienswijze gemeente Lisse algemeen bestuur om een besluit worden gevraagd. Zienswijze gemeente Nieuwkoop De gemeente Nieuwkoop uit haar zorgen over de financiële positie van de dienst en dringt aan op een diepgaand, extern uitgevoerd onderzoek. De doelen van het voorgestelde onderzoek zijn het verkrijgen van inzicht in: De juistheid van de voorliggende begrotingscijfers Het functioneren van de governance op de financiën van de omgevingsdienst Scenario s waarmee het nu begrote negatieve meerjarenperspectief kan worden omgebogen. 5
Daarnaast geeft de gemeente aan haar uren te willen verlagen vanaf 2018, omdat het aantal ruimtelijke projecten bij de gemeente Nieuwkoop in de komende jaren afneemt. Hierdoor zijn er in de toekomst minder advies-uren nodig van de ODWH. Reactie op zienswijze gemeente Nieuwkoop Het verzoek voor een diepgaand, extern onderzoek zal worden besproken met het algemeen bestuur in de vergadering van 4 juli 2016. Het verlagen van uren is mogelijk, rekening houdend met de spelregels over bezuinigingskosten uit de Nota Planning en Control 2014-2017. Het verlagen van uren staat echter wel in schril contrast met de herijking van de toekomststrategie, waarbij minder uren leidt tot verdere aantasting van de robuustheid. Zienswijze Oegstgeest De gemeente Oegstgeest stemt in met de conceptbegroting op voorwaarde dat de Omgevingsdienst nog dit jaar met een dekkingsvoorstel voor de negatieve resultaatontwikkeling komt. Het dekkingsvoorstel moet de invulling van de taakstelling vanaf 2017 omvatten, op basis van het huidige takenpakket. Daarnaast dient het voorstel een visie voor de dienst op lange termijn te bevatten, indien de taakstelling ingevuld kan worden. Tot slot vraagt de gemeente om de deelnemers opnieuw in de gelegenheid te stellen tot het indienen van een zienswijze bij het indienen van de begrotingswijziging waarin het dekkingsvoorstel is verwerkt. Reactie op zienswijze gemeente Oegstgeest algemeen bestuur om een besluit worden gevraagd. Naar aanleiding van het besluit zal een begrotingswijziging worden opgesteld. De afspraken omtrent het aanbieden van de begrotingswijziging aan de raden van de gemeenten en aan provinciale staten voor het indienen van zienswijzen staan in artikel 34, lid 3 van de Gemeenschappelijk Regeling. Zienswijze provincie Zuid-Holland De provincie Zuid-Holland merkt in haar zienswijze op dat het gewenst is om voor zover mogelijk de onderstaande specifieke (sturings-)informatie aan de begroting 2017 toe te voegen: a. een risicobeschrijving en saldering per taakgebied; b. een verdere specificering van formatie en loonkosten per taakgebied Daarnaast verzoekt de provincie de ODWH om haar op de hoogte te houden ten aanzien van verdere ontwikkelingen met betrekking tot de VPB-plicht én de implementatie hiervan. Reactie op zienswijze provincie Zuid-Holland De provincie wil informatie over wettelijke en niet-wettelijke taken en per taakgebied zowel de financiële risico s als de formatie en loonkosten gesplitst zien. Dit is niet opgenomen omdat dit niet is afgesproken in de nota Planning & Control en de Veranderagenda en hierover aparte bestuurlijke besluitvorming nodig is. Wij stellen voor dit mee te nemen in een bredere discussie over wettelijke/niet-wettelijke taken, invoering vennootschapsbelasting en de inventarisatie van risico s per taakgebied. Hiertoe zijn afspraken gemaakt in het vooroverleg Financiën. De invoering van de VPB plicht én de implementatie hiervan is regelmatig onderwerp van gesprek (geweest) in het vooroverleg Financiën. Dat zal het ook in de toekomst zijn. 6
Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 4 juli 2016, De plv. voorzitter, De secretaris, Y. Peters-Adrian D.W.M. Eskes 7