NOTA AANBESTEDINGSBELEID 2008 Bewust Aanbesteden 1. Inleiding In de gemeente Brunssum gelden tot heden twee verschillende beleidslijnen voor het aanbesteden. Voor het aanbesteden van werken gelden de regels in de Nota aanbestedingsbeleid uit november 1992 en voor het aanbesteden van diensten en leveringen geldt de Nota aanbestedingen leveringen & diensten uit 1999, welke aangepast is in 2003. In de Nota evaluatie aanbestedingen gemeente Brunssum 1995 t/m 1999 is de hoogte van enkele drempelbedragen voor werken aangepast. Diverse ontwikkelingen maken het noodzakelijk, dat de gemeentelijke organisatie beschikt over een geïntegreerd en actueel aanbestedingsbeleid. Maatschappelijke ontwikkelingen als de Bouwfraude-processen laten zien dat we kwetsbaar zijn. Ook al doen we ons werk integer, zorgvuldig en vakkundig, we blijven kwetsbaar als we niet kunnen laten zien welke regels we onszelf opleggen, en we niet kunnen aantonen dat we ons daar ook aan houden. Daarnaast zijn er verschillende wettelijke ontwikkelingen: BAPG (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) vraagt al sinds het boekjaar 2004 meer aandacht voor (toetsbare) rechtmatigheid. Dat heeft onder meer tot gevolg dat bij de accountantscontrole van de jaarrekening meer aandacht wordt besteed aan rechtmatig aanbesteden. Er is al geruime tijd Europese regelgeving met betrekking tot de aanbesteding van overheidsopdrachten. In 2005 is de nieuwe Europese richtlijn Werken, diensten en leveringen omgezet naar de nationale wetgeving in het Besluit aanbesteding overheidsopdrachten (BAO) Een andere ontwikkeling is de groeiende aandacht voor de bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Het handelen van bestuurders en ambtenaren mag de integriteit van de overheid als inkopende partij niet schaden. Het is van groot belang dat overheidsinkopen transparant gebeuren. Met integer wordt bedoeld handelend volgens de weten regelgeving, en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder andere openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid) Het Meldpunt Aanbestedingen constateert dat deze ontwikkelingen bij het ontstaan van de huidige Nota aanbestedingsbeleid en de Nota aanbestedingen diensten en leveringen niet onderkend zijn of konden worden onderkend. Aanbesteden is een specifiek onderdeel van het inkoopproces. Het inkoopproces is een gestructureerd proces waarin de navolgende fasen te onderscheiden zijn: 1. Het inventariseren van de inkoopbehoefte 2. Het opstellen van functionele-, technische-, logische- en onderhoudsspecificaties 3. Het selecteren van leveranciers op basis van vooraf kenbaar gemaakte meetbare selectiecriteria 4. Het selecteren van offertes op basis van vooraf kenbaar gemaakte meetbare gunningscriteria 5. Het contracteren van de geselecteerde leverancier 6. Het uitvoeren van de overeenkomst/bestellen 7. De nazorg: service, aanvullende levering, bewaking en dergelijke Fasen 2 tot en met 5 geschieden tijdens het aanbesteden. Aanbesteden betreft dus de procedure voorafgaand aan de opdrachtverstrekking door de gemeente. Voor een helder aanbestedingsbeleid is het van belang dat de gemeente Brunssum de uitgangspunten en procedures die zij hanteert bij aanbesteden vastlegt. In artikel 26 van de Verordening artikel 212 Gemeentewet is aangegeven dat het college zorg draagt voor en interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten (en leveringen) vast legt. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie. In deze nota Aanbestedingsbeleid worden de kaders en richtlijnen aangeven, waarbinnen het aanbesteden dient te worden uitgevoerd. 1
2. Doelstellingen gemeentelijk aanbestedingsbeleid Bij aanbesteden worden gemeenschapsgelden aangewend. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid deze gelden op een rechtmatige en integere wijze te besteden. Dit vereist de nodige zorgvuldigheid. Gelet op haar verantwoordelijkheid is het noodzakelijk om te beschikken over een heldere en eenduidige werkwijze teneinde de risico s van onrechtmatig en niet-integer aanbesteden zoveel mogelijk te beperken. Een gemeente kan verschillende doelstellingen nastreven met haar aanbestedingsbeleid. Zij heeft naast haar opdrachtgeverbelangen ook overheidsbelangen te vertegenwoordigen. Onderstaand volgt een opsomming van doelstellingen die een gemeente kan beogen met haar aanbestedingsbeleid. Doelstellingen kunnen zijn: a. Doelmatige besteding publieke gelden Een goede opdrachtbeschrijving, bijvoorbeeld in de vorm van een bestek of een Programma van Eisen (PvE) Uitgangspunt is een solide betrouwbare opdrachtnemer die aantoonbare ervaring heeft in soortgelijke opdrachten. b. Non-discriminatie: Verschillende opdrachtnemers (in beginsel) op gelijke wijze de kans geven mee te dingen naar de betreffende opdracht. Een objectieve en op vooraf kenbaar gemaakte gronden, gunning van de opdracht. c. Integriteitbewaking. Er wordt geen vriendjespolitiek bedreven. Controle op basis van dossiervorming en checklisten is mogelijk. d. Objectiviteit Willekeur ten aanzien van mogelijke inschrijvers en ten aanzien van de gunning van de opdracht wordt vermeden. Eenduidigheid in aan alle inschrijvers te stellen eisen. e. Transparantie Openheid en duidelijkheid naar alle inschrijvers toe. Zij moeten weten waar ze aan toe zijn en waarop ze inschrijven. Het vastleggen van besprekingen en contracten met inschrijvers (Nota van inlichtingen, procesverbalen en dergelijke). f. Zorgvuldigheid Motivering van beslissingen Duidelijkheid. g. Financieel verantwoord Goede kostenramingen voorafgaand aan de opdracht Een extra check op (te) hoge offertes. h. Controleerbaarheid Dossiervorming Invullen van checklisten 2
3. Wet- en regelgeving inzake aanbesteden. De keuze voor een bepaalde wijze van aanbesteden wordt mede bepaald door regels van Europees en nationaal recht en het gemeentelijk beleid. Indien de geschatte waarde van de opdracht het door de Europese Commissie vastgestelde grensbedrag overschrijdt, zijn de regels van de Europese aanbestedingsrichtlijn werken, diensten en leveringen (2004/17/EG) van toepassing. Ook indien een opdracht niet volgens een Europese aanbestedingsprocedure behoeft te worden aanbesteed, moet rekening worden gehouden met het bestaan van procedurevoorschriften, zoals aangegeven in het gemeentelijk beleid. 3.1 Europese regelgeving 3.1.1. Doel van het Europees aanbesteden De EG-richtlijn over aanbesteden heeft als doel de Europese markt voor grotere overheidsopdrachten te liberaliseren. Dit houdt in dat de markt voor overheidsopdrachten zo doorzichtig mogelijk moet zijn om alle leveranciers en aannemers in de EG gelijke kansen te geven een overheidsopdracht te verwerven. Het gaat dus om het creëren van gelijke voorwaarden voor deelneming aan overheidsopdrachten en om meer doorzichtige procedures voor het plaatsen van die opdrachten. Op die manier ontstaat er vrije concurrentie voor het bedrijfsleven. Bij Europees aanbesteden springen er twee zaken het meest in het oog, namelijk enerzijds dat het tot besparingen kan leiden en anderszijds dat niet-naleving van de regels boetes en schadeclaims kan opleveren. 3.1.2. EG-richtlijnen De procedureregels voor de aanbesteding van werken, leveringen en diensten door de overheid staan in de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG (de Richtlijn) Deze Richtlijn richt zich onder andere op voldoende openbare bekendmaking van overheidsopdrachten in de EG om bedrijven uit alle lidstaten in de mededinging te betrekken. Tevens heeft de Richtlijn tot doel om het discriminerend gebruik van technische specificaties en selectiecriteria bij de gunning van opdrachten uit te bannen. De Richtlijn heeft hierdoor grote invloed op de grote(re) opdrachten van de overheid. Het voordeel van een Europese markt is, dat de Europese aanbestedende dienst een lagere prijs voor de gevraagde dienst betaalt en dus ook waar krijgt voor zijn geld. Concurrerende offertes leiden tot een optimale prijs/kwaliteitsverhouding. Dit betekent dat Europees aanbesteden uiteindelijk althans in theorie kostenbesparend voor de overheid als opdrachtgever zal zijn. 3.1.3. Wanneer moet Europees worden aanbesteed Niet elke overheidsopdracht moet Europees worden aanbesteed. De Richtlijn is pas van toepassing als aan een aantal voorwaarden is voldaan die betrekking hebben op de aanbestedende dienst, de waarde van de opdracht en het soort opdracht. Overheidsopdrachten zijn schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel die tussen een of meer ondernemers en een of meer aanbestedende diensten zijn gesloten en betrekking hebben op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten in de zin van de Richtlijn (artikel 1, lid 2 onder a) 3.1.4. Opdrachtgever: aanbestedende dienst Onder opdrachtgever of aanbestedende dienst wordt primair verstaan de staat of één van de territoriale lichamen van de staat, waaronder de gemeenten. Daarnaast vallen onder het begrip ook instellingen, waarin de overheid een overheersende bestuurlijke of financiële invloed heeft. Hiermee wordt bedoeld dat de participerende overheid voor meer dan 50% financiert (bijvoorbeeld door subsidies) of toezicht heeft over het beheer of de leden van de raad van bestuur benoemt. 3.1.5. De waarde en het soort van de opdracht Een opdracht hoeft alleen Europees te worden aanbesteed als de waarde van de opdracht boven de drempelbedrag uitkomt. De drempelbedragen (verschillend voor werken enerzijds en leveringen en diensten anderzijds) moeten vergeleken worden met de geraamde waarde van de opdracht. 3
Werken De definitie voor overheidsopdrachten voor werken en voor het begrip werken is te vinden in artikel 1, lid 2 onder b van de Richtlijn. Wanneer de waarde (exclusief btw) van de opdracht voor een werk gelijk of groter is dan het drempelbedrag van (momenteel) 5.278.000,-, dan moet de gemeente de Richtlijn in acht nemen. Voor de goede uitvoering van de Richtlijn kan gebruik gemaakt worden van het Aanbestedingsreglement werken 2005 (ARW 2005) Leveringen Artikel 1, lid 2 onder c van de Richtlijn geeft de definitie voor overheidsopdrachten voor leveringen. Wanneer de waarde van de opdracht (exclusief btw) aan een leverancier gelijk of groter is dan (momenteel) 211.000,- moet de gemeente de Richtlijn volgen. Diensten De definitie voor overheidsopdrachten voor diensten is te vinden in artikel 1, lid 2, onder d van de Richtlijn. Wanneer de waarde van de opdracht (exclusief btw) aan een dienstverlener gelijk of groter is dan het drempelbedrag van (momenteel) 211.000,- moet de gemeente de Richtlijn volgen. Producten en diensten Een overheidsopdracht die zowel op leveringen als op diensten in de zin van bijlage II van de Richtlijn betrekking heeft, wordt als een overheidsopdracht voor diensten beschouwd, indien de waarde van de desbetreffende diensten hoger is dan die van de in de opdracht opgenomen leveringen. Diensten en werken Een overheidsopdracht die op de in de bijlage II van de Richtlijn bedoelde diensten betrekking heeft en slechts bijkomstig ten opzichte van het hoofdvoorwerp van de opdracht werkzaamheden als bedoeld in bijlage I van de Richtlijn omvat, wordt als een overheidsopdracht voor diensten beschouwd. Gesubsidieerde opdrachten Artikel 8 van de Richtlijn geeft aan dat de Richtlijn van toepassing is op: a. opdrachten die voor meer dan 50% rechtstreeks door aanbestedende diensten worden gesubsidieerd en waarvan de geraamde waarde (exclusief btw) ten minste gelijk is aan (momenteel) 5.278.000,-: - wanneer deze opdrachten betrekking hebben op civieltechnische werkzaamheden in de zin van bijlage I (van de Richtlijn); - wanneer deze opdrachten betrekking hebben op bouwwerken voor ziekenhuizen, inrichtingen voor sportbeoefening, recreatie en vrijetijdsbesteding, school- en universiteitsgebouwen en gebouwen met een administratieve bestemming; b. opdrachten voor diensten die voor meer dan 50% rechtstreeks door aanbestedende diensten worden gesubsidieerd en waarvan de geraamde waarde (exclusief btw), ten minste gelijk is aan (momenteel) 211.000,-, wanneer deze opdrachten verband houden met een opdracht voor werken als bedoeld onder a) Waardeberekening Artikel 9 van de Richtlijn geeft methoden voor de berekening van de geraamde waarde. Hierbij geldt onder andere dat de voorgenomen werken en voorgenomen aankopen ter verkrijging van bepaalde hoeveelheden leveringen en/of diensten niet mogen worden gesplitst om ze te onttrekken aan de toepassing van de Richtlijn. 4
Een voorgenomen werk of een voorgenomen aankoop van diensten kan leiden tot overheidsopdrachten die gelijktijdig in afzonderlijke percelen worden gegund. Hierbij wordt de geraamde totale waarde van deze percelen als grondslag genomen. Indien de samengetelde waarde van de percelen gelijk is of groter is dan het drempelbedrag voor Europese aanbesteding dan geldt de Richtlijn voor de gunning van elk perceel. 3.2. Nationale regelgeving 3.2.1. Algemeen. De Europese regelgeving werkt door op nationaal niveau. Zo is de Richtlijn op grond van de Raamwet EEGvoorschriften aanbestedingen omgezet naar nationale wetgeving in het Besluit aanbestedingen overheidsopdrachten (BAO) Uit de jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie blijkt dat de EG-verdragsbeginselen die van toepassing zijn op europees aanbesteden ook van toepassing worden verklaard op opdrachten onder de Europese drempelwaarden, zoals open, transparant en integer. 3.2.2. Gemeentelijke regels De Gemeentewet is het wettelijk kader voor het handelen van de gemeente. In de Gemeentewet is over aanbesteden niets geregeld. Er wordt slechts gesproken over een accountantscontrole die erop moet toezien dat de overheidsgelden doelmatig worden uitgegeven. Deze accountantscontrole is in de herziening van de Gemeentewet in 2003 uitgebreid met een rechtmatigheidtoets. Dit betekent dat de accountant in zijn rapportage zal moeten aangeven of de overheidsgelden zijn uitgegeven met in acht neming van de wetgeving. Verder zijn voor het aanbestedingsbeleid van de gemeente Brunssum uiteraard ook de algemene beginselen van aanbesteden van toepassing, zoals het: - gelijkheidsbeginsel. Non-discriminatie. De gemeente moet bij aanbestedingen iedere gegadigde gelijke kansen geven en mag dus niet discrimineren. - Doelmatigheidsbeginsel. De gemeente moet doelmatig met de algemene middelen omgaan. - belangenbeginsel. Dit houdt het verbod van willekeur en het zorgvuldigheidsbeginsel in. - Beginsel van détournement de pouvoir. Eenvoudig gezegd houdt dit in dat de gemeente geen misbruik mag maken van haar bevoegdheden. - Openheidsbeginsel en het beginsel van controleerbaarheid. Alles wat de gemeente doet moet openlijk en toetsbaar gebeuren. - Motiveringbeginsel. De gemeente moet iedere beslissing kunnen motiveren. - Proportionaliteitsbeginsel. De eisen die de gemeente stelt moeten in alle redelijkheid worden opgesteld. En natuurlijk moet het aanbestedingsbeleid ook worden bezien in het licht van de integriteit van het gemeentelijk bestuur en het ambtelijk apparaat. De relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer dient zorgvuldig en zakelijk te zijn in de zin van onkreukbaarheid en integriteit. 3.2.3. Wet Bevordering integere besluitvorming openbaar bestuur (Bibob) en aanbestedingsaspecten. Naast bovengenoemde integriteit van de gemeente is het ook van belang zeker te zijn van de integriteit van de opdrachtnemer. In dat verband is de wet Bibob in het leven geroepen. De wet strekt ertoe het openbaar bestuur een instrument te verschaffen, waarmee het zich kan beschermen tegen het risico, dat criminele activiteiten worden gefacilliteerd. Niet alleen bij het verlenen van subsidies en vergunningen, maar ook door het verrichten van privaatrechtelijke handelingen zoals het doen van aanbestedingen. De wet voorziet erin dat een bestuursorgaan dan in bepaalde gevallen een gegadigde kan uitsluiten van gunning van een bepaalde overheidsopdracht. 5
3.2.4. Aanbestedingsreglementen De algemene beginselen van behoorlijk aanbesteden worden bevorderd door het hanteren van aanbestedingsreglementen en standaardbestekken. Om aanbestedingsprocedures te regelen bestaan er diverse reglementen. Deze reglementen bevatten regels voor de wijze van aanbesteden, de bekendmakingen, de keuze van inschrijvers, de opdrachtverlening en de wijze van het beslechten van geschillen. 3.2.4.1. Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) Het ARW 2005 is de opvolger van de ARW 2004, welke de opvolger van het Uniform Aanbestedingsreglement 2001(UAR 2001) was. De ARW 2005 is verplicht voor de aanbestedingen van de rijksoverheid doch niet voor de lagere overheden, zoals gemeenten. Vanwege de inzichtelijkheid van het proces en het feit dat in het verleden reeds conform de UAR 2001 bij werken werd gewerkt, is het aan te bevelen dat de gemeente Brunssum de ARW 2005 in beginsel altijd van toepassing verklaart als zij een werk aanbesteedt. De ARW 2005 regelt onder meer: De te volgen procedure; De in acht te nemen termijnen; De te verstrekken gegevens; De te hanteren criteria; De verplichting een selectie/keuze te motiveren. In afwijking van de UAR 2001 is in de ARW 2005 de mogelijk tot vergoedingen niet opgenomen. Er is geen mogelijkheid tot vergoeding van de voor de inschrijving gemaakte kosten. De VNG heeft de gemeenten geadviseerd gebruik te maken van dit reglement. 3.2.4.2. Technische en administratieve voorwaarden: het bestek Voor de uitvoering van het inkoopproces is het opstellen van een bestek of een programma van eisen, waarin de aan te besteden opdracht gedetailleerd wordt omschreven, een belangrijke fase. Het belang van het bestek en het programma van eisen bij de aanbesteding ligt in het feit dat ze de basis voor de prijsvorming zijn: iedere inschrijver beschikt door het bestek of het programma van eisen over dezelfde informatie. Het is duidelijk dat er een bestek of een programma van eisen moet zijn, alvorens door de gemeente tot aanbesteding wordt overgegaan. Bestekken worden veelal gebruikt voor de aanbesteding van werken, een programma van eisen voor de aanbesteding van leveringen en diensten. In Nederland zijn twee algemeen aanvaarde standaardbestekken operationeel, met behulp waarvan een bestek geschreven kan worden. Het RAW-bestek voor de grond-, water- en wegenbouw en cultuurtechnische werken; Het STABU-bestek voor de woning- en utiliteitsbouw. De functie van het bestek of programma van eisen is tweeledig: Het dient een volledig beeld te geven van het door de aannemer, leverancier of dienstverlener te bereiken resultaat en wel zodanig, dat dit resultaat ook getoetst kan worden aan de in het bestek of programma van eisen vermelde eisen; Het dient de verplichtingen te omschrijven die de betrokken partijen jegens elkaar hebben. 3.3. Toekomstige wet- en regelgeving Inmiddels is het wetsvoorstel Regels voor het gunnen van overheidsopdrachten door aanbestedende diensten en opdrachten door speciale sectorbedrijven (Aanbestedingswet, TK 2005-2006, nr. 30501) ingediend bij de Tweede Kamer ter schriftelijke behandeling. Dit wetsvoorstel heeft als strekking een basis te vormen voor: 6
de algemene beginselen van het aanbesteden, de verplichte toetsing van integriteit, de proportionaliteit van selectiecriteria, vergroting van de toegankelijkheid, de kenbaarheid en de samenhang door het aanbanden leggen van aanbestedingsregels en aanbestedingsreglementen en aanbestedingsbeleidsregels, de goede uitvoering van Europee en internationale verplichtingen, zoals regels voor gelijke behandeling, concurrentie en transparantie, bevordering van innovatie, beperking van uitvoeringslasten middels een verplichting tot gebruikmaking van een elektronisch aanbestedingsinstrument bij het openstellen van een overheidsopdracht, opdracht, raam- of concessieovereenkomst. Indien het wetsvoorstel in de huidige vorm wet wordt, is er geen plaats meer voor een gemeentelijk aanbestedingsbeleid. 4. Vormen van aanbesteding en selectie- en gunningscriteria 4.1. Vormen van aanbesteding De ARW 2005 geeft de volgende vormen van aanbesteding. Bij de Europese aanbesteding en aanbestedingen onder het Europese drempelbedrag kan de aanbesteding van een overheidsopdracht plaatsvinden onder andere door middel van een van de volgende procedures: 1. Openbare procedure (openbare aanbesteding) 2. Niet-openbare procedures (aanbesteding met voorafgaande selectie) 3. Gunning van opdrachten gebaseerd op een raamovereenkomst met een enkele ondernemer 4. Gunning van opdrachten gebaseerd op een raamovereenkomst met meer ondernemers 5. Onderhandse procedure 6. Enkelvoudige procedure De onderhandse en enkelvoudige procedures zijn echter alleen mogelijk bij aanbestedingen onder het Europese drempelbedrag. 1. De openbare aanbesteding: Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven (dat wil zeggen een prijsaanbieding doen). Bij deze openbare procedure kunnen alle belangstellende partijen direct een offerte indienen naar aanleiding van de publicatie van het voornemen tot verstrekken van een opdracht. De opdrachtgever moet zijn objectieve selectie- en gunningcriteria bekendmaken en op basis daarvan beslissen aan welke gegadigde hij de opdracht gunt. 2. De niet-openbare procedure c.q. de openbare aanbesteding met voorafgaande selectie: Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor na selectie van de gegadigden een of meer van hen tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd. Ook dit is een openbare procedure, althans voor wat betreft de eerste fase, waarin belangstellende opdrachtnemers zich, naar aanleiding van de publicatie, als gegadigden kunnen aanmelden. Vervolgens selecteert de aanbesteder op grond van vooraf bekend gemaakte objectieve selectiecriteria, een aantal gegadigden, die worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Uit deze offertes maakt de aanbesteder op grond van eveneens vooraf bekend gemaakte gunningcriteria, een keuze aan wie hij de opdracht gunt. 3+4. De gunning van opdrachten gebaseerd op een raamovereenkomst met een enkele of met meer ondernemers. Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid. Voor de gunning wordt gebruik gemaakt van de procedure, zoals beschreven in artikel 32 van de Richtlijn. 7
5. De onderhandse aanbesteding: Een aanbesteding waarbij ten minste twee natuurlijke dan wel rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd. Er vindt geen openbare bekendmaking plaats. De aanbestedende dienst bepaalt zelf de wijze waarop hij zijn voornemen een werk aan te besteden bekend maakt. Daarbij dient hij wel te vermelden welke gegevens moeten worden verstrekt om tot inschrijving te kunnen komen. De onderhandse aanbesteding na selectie: Een aanbesteding waarbij ten minste twee natuurlijke dan wel rechtspersonen in de gelegenheid worden gesteld deel te nemen aan de selectie, waarna één of meer van hen tot inschrijving kan c.q. kunnen worden uitgenodigd. Ook in dit geval bepaalt de aanbesteder zelf de wijze waarop hij twee of meer potentiële gegadigden in kennis stelt van zijn voornemen om een werk te gaan aanbesteden. Hij moet aan deze gegadigden melden hoeveel gegadigden hij heeft benaderd en welke gegevens moeten worden overgelegd om voor een uitnodiging tot inschrijving in aanmerking te kunnen komen. 6. De enkelvoudige aanbesteding: Deze enkelvoudige aanbesteding (ook wel gunning uit de hand genoemd) is in de ARW 2005 niet geregeld. Deze aanbestedingsprocedure kan gevolgd worden bij kleine overheidsopdrachten dan wel bij specialistische opdrachten of in speciale omstandigheden 4.2. Selectiecriteria Indien niet openbaar wordt aanbesteed, zullen bedrijven moeten worden geselecteerd die tot inschrijving worden uitgenodigd. Daarbij is het van belang te weten welke eisen de opdrachtgever aan inschrijvers/gegadigden mag stellen. Kern van de zaak is dat er niet gediscrimineerd wordt. De selectiecriteria moeten voor alle inschrijvers gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast. In de aankondiging van de opdracht moet duidelijk aangegeven zijn, welke eisen aan inschrijvers worden gesteld. De richtlijnen schrijven nauwkeurig voor welke eisen aan de kwaliteiten van de aannemer/leverancier kunnen worden gesteld. Het betreft hier een limitatieve opsomming van eisen. De eisen zijn verdeeld in economische, technische en betrouwbaarheidseisen. Het bedrijf moet economisch en technisch in staat zijn het werk uit te voeren, product/dienst te leveren en bonafide zijn. Selectiecriteria hebben dus slechts betrekking op de kwaliteiten van de inschrijvers en staan los van de offerte. Een inschrijver kan de opdracht alleen gegund krijgen indien hij aan alle geschiktheideisen voldoet. Het spiegelbeeld hiervan is dat de redenen voor het afwijzen alleen kunnen zijn gelegen in het niet voldoen aan de geformuleerde minimumeisen. Ten behoeve van de onderhandse aanbestedingen kunnen groslijsten worden opgesteld. Groslijsten zijn lijsten waarop de namen van aannemers, leveranciers en dienstverleners staan die hun kwaliteit hebben bewezen en daardoor in aanmerking komen om in onderhandse procedures opdrachten van de gemeente te verkrijgen. De groslijsten worden vastgesteld door het college. De groslijsten vormen een hulpmiddel om te komen tot een objectieve uitnodiging van bedrijven. Hierbij speelt een roulatiesysteem een rol. Op grond van de integriteit, transparantie en openheid dienen om de drie jaren de groslijsten opnieuw door het college te worden vastgesteld. 4.3. Gunningcriteria Naast de selectiecriteria geeft de richtlijn criteria aan waaruit de aanbestedende dienst een keuze moet maken voor het toekennen van een opdracht. Bij het beoordelen van offertes staan een overheidsorganisatie twee gunningcriteria ter beschikking: De laagste prijs De economisch voordeligste aanbieding waarbij verschillende aspecten in aanmerking kunnen worden genomen zoals de prijs, de kwaliteit, de termijn voor uitvoering of levering, klantenservice, innovativiteit, gebruiksvriendelijkheid, milieubescherming, etc. Wanneer een opdracht tegen de laagste prijs wordt gegund, is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of de aanbiedingen voldoen aan de vooraf vastgestelde en bekendgemaakte minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Gunning tegen de laagste prijs is bij uitstek geschikt voor producten en diensten die een opdrachtgever gedetailleerd kan omschrijven in een bestek of waarvan het 8
kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar alleen met de prijs. Voor andere opdrachten is het verstandiger om de economisch meest voordelige aanbieding te hanteren. Naast de prijs worden in dat geval aanvullende gunningcriteria geformuleerd. Deze kunnen betrekking hebben op het in te kopen product (zoals kwaliteit, milieuvriendelijkheid, levertijd), maar bijvoorbeeld ook op het beheer en onderhoud daarvan. Wil de aanbestedende dienst het criterium van de economisch meest voordelige aanbieding gebruiken, dan moeten of in de aankondiging van de opdracht of in het bestek alle criteria worden vermeld die men wil hanteren, met indien mogelijk een aanduiding van de rangorde van die criteria of het relevante belang dat eraan wordt gehecht. Indien er geen gunningcriteria zijn aangegeven, dan is automatisch het criterium van de laagste prijs van toepassing. 4.4. Alcatel arrest Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen heeft in het zogenaamde Alcatel arrest (Alcatel Austria A.G., zaak C-81/98 van 28 oktober 1999) uitgesproken dat de lidstaten er voor moeten zorgen dat tegen een aan het sluiten van de overeenkomst voorafgaand besluit waarbij de aanbestedende dienst kiest met welke inschrijver hij de overeenkomst wil sluiten, in elk geval een beroep kan worden ingesteld waarin de nietigverklaring (ongedaan maken van de gunning) van dit besluit gevorderd kan worden ( ) los van de mogelijkheid om na het sluiten van de overeenkomst schadevergoeding te krijgen. Hiermee werd aangegeven dat er een rechtsmiddel tot nietigverklaring tegen het gunningbesluit dient te zijn. De Nederlandse wetgever heeft het Alcatel arrest vertaald naar nationale wetgeving. Artikel 55 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) schrijft een zogenaamde standstill - termijn van 15 dagen na verzending van de mededeling van gunning, vóór dat de overeenkomst wordt gesloten. Bij collegebesluit van 7 februari 2006 (nr. 2006/1584) is besloten om bij de gunning van een Europese aanbesteding en bij de gunning op grond van de openbare aanbestedingen de standstill -termijn van 15 dagen te hanteren. Voor de werkwijze voor het aangaan van een overeenkomst na aanbesteding wordt verwezen naar het voornoemde collegebesluit. 5. Nadere aspecten 5.1. Algemeen Het verdient aanbeveling om de richting van de te maken keuzen ten aanzien van aanbestedingen van werken, leveringen en diensten op hoofdlijnen vast te leggen en die ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad. Aldus ontstaat er een bestuurlijk geaccordeerd werkzaam kader voor de praktijk. Het kiezen van de aanbestedingsvorm hangt af van de na te streven doelstellingen. Uitgangspunt daarbij dient te zijn dat de gemeente optreedt als integere en doelmatige opdrachtgever. Integer wil zeggen handelend volgens wet- en regelgeving en de algemene beginselen van behoorlijke aanbesteding. Doelmatig in de zin van het doelmatig aanwenden van overheidsmiddelen. De integriteit en doelmatigheid komen uiteraard het best tot hun recht bij een aanbestedingsvorm waarbij sprake is van concurrentie. De grootste concurrentie doet zich voor bij openbare aanbesteding of een openbare aanbesteding met voorafgaande selectie. 5.2. Lokaal voorkeursbeleid In verband met de werkgelegenheid lijkt het niet meer dan logisch dat bij voldoende bekwaamheid de plaatselijke ondernemers zo veel mogelijk bij de aanbestedingen door de gemeente Brunssum worden betrokken. De gemeente kan dit als beleidslijn hanteren, doch op zich staat dit op gespannen voet met de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie die ten grondslag liggen aan de Europese Richtlijnen. Het minst op gespannen voet met de voornoemde beginselen is de werkwijze dat bij het opvragen van offertes (enkelvoudige en onderhandse aanbesteding) en bij de publicatie van de opdracht (openbare aanbesteding, niet Europese aanbesteding) zowel lokale als niet lokale ondernemers worden benaderd. Hierbij kan middels 9
publicatie in plaatselijke dag- en/of weekbladen een impuls worden gegeven. Er is sprake van een passieve benadering. Meer op gespannen voet met de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie staat de mogelijkheid om bij de selectiecriteria de lokale voorkeur in de weging mee te nemen. De wegingsfactor, die aan de lokale voorkeur wordt gegeven, mag niet in strijd komen met het proportionaliteitsbeginsel. Te veel op gespannen voet met de voornoemde beginselen staat de werkwijze, waarbij de gemeente actief en bewust lokale ondernemers benadert en uitnodigt bij overheidsopdrachten. 5.3. Dossiervorming Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om: in geval van een rechtszaak het verloop van het aanbestedingsdossier aan te tonen; te worden gebruikt voor het opstellen van rapporten aan het bestuur als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen. Het dossier is in beginsel openbaar volgens de Wet Openbaarheid van Bestuur, voor zover geen vertrouwelijke gegevens van bedrijven in het geding zijn. Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en de transparantie van de aanbesteding bevorderd. De dossiers worden aangelegd en bijgehouden door de aanbestedende afdeling. Na gunning wordt het aanbestedingsdossier gearchiveerd in het centrale archief. De opbouw van het aanbestedingsdossier volgt uit de checklist die bij deze nota is gevoegd. 5.4. Nacalculatie Nacalculatie is een belangrijk instrument om inzage te verkrijgen in kostenaspecten en prijsvorming. Er bestaan meerdere vormen van nacalculatie, te onderscheiden in een drietal hoofdtypen, te weten: 1. Nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de besteksraming (de meest gedetailleerde kostenraming). Er vindt een verschillenanalyse plaats ten behoeve van de beoordeling van de inschrijving, waarbij gekeken wordt naar eenheidsprijzen, algemene kosten, winst en risico, uitvoeringskosten en kortingen. Deze vorm van nacalculatie heeft primair de toetsing van de inschrijvingen ten doel, alvorens tot gunning kan worden overgegaan. 2. Nacalculatie van eenheidsprijzen ten opzichte van de werkelijkheid. Tijdens de uitvoering van een werk, wordt door middel van steekproeven vastgesteld of de gehanteerde eenheidsprijzen kloppen met de werkelijkheid. Daartoe worden de prijsbepalende factoren (aantal personen, werkzaamheden, periode, opleidingsniveau, gebruikte hulpmiddelen) getoetst aan normbedragen voor loon, materieel en materiaal en kan worden vastgesteld of de eenheidsprijs overeenkomt met de calculatie. Op basis van de verkregen informatie kunnen de eenheidsprijzen die worden gehanteerd bij de calculatie worden bijgesteld. Zo ontstaat inzicht in de prijsontwikkeling op de markt, indien differentiatie plaatsvindt naar omvang van het werk en kunnen kunstmatig hoge eenheidsprijzen worden ontdekt. 3. Nacalculatie van het gehele werk, waarbij meer- en minderwerk wordt geanalyseerd op oorzaak en gevolg. Deze vorm van nacalculatie geeft inzicht in de kwaliteit van de bestekken, waardoor verbetering mogelijk is en onnodig meer-/minderwerk kan worden voorkomen. Het geeft ook informatie met betrekking tot specifieke werkwijzen en daarmee samenhangende kosten, zoals versneld werken. 10
Nacalculatie is zeer arbeidsintensief. Vooralsnog zal daarom alleen nacalculatievorm 1 worden toegepast. Om in de toekomst betere resultaten (bijvoorbeeld een lagere prijs of betere kwaliteit) te verkrijgen, dient er groei te ontstaan naar calculatievorm 3. 5.5. De centrale adviesfunctie. Om te zorgen dat er een bedrijfsmatig goed aanbestedingsbeleid is en een correcte toepassing van de (Europese) aanbestedingsrichtlijn gebeurt, verzorgt het Meldpunt Aanbestedingen de centrale adviesfunctie. Tevens toetst het Meldpunt Aanbestedingen de aanbestedingen aan de juridische kaders. Bij alle aanbestedingen, met uitzondering van reguliere enkelvoudige aanbestedingen dient een collegevoorstel te worden gemaakt. Dit voorstel dient ter parafering aangeboden te worden bij het Meldpunt Aanbestedingen, momenteel ondergebracht bij de afdeling Controlling. 5.6. Periodieke evaluatie Het is essentieel dat geconstateerde fouten en adviezen opvolging vinden binnen de gemeentelijke organisatie. Van bijvoorbeeld door het Meldpunt Aanbestedingen c.q. de afdeling Controlling geconstateerde fouten, gebreken en onvolkomenheden dient te worden geleerd. Periodieke evaluatie van het aanbestedingsbeleid is in dat verband een goede zaak. Er wordt aan gedacht om het beleid minimaal één keer per drie jaar te evalueren. Evaluatie zal plaatsvinden op basis van onder andere de volgende vragen als: Zijn de beleidsuitgangspunten nog actueel? Is het beleid voldoende bekend onder de medewerkers? Worden de vastgestelde regels voldoende nageleefd? Wordt er geleerd van door het Meldpunt Aanbestedingen c.q. de afdeling Controlling geconstateerde fouten? Hoe zijn de ervaringen met gekozen leveranciers? 6. Aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum Op grond van de inhoud van het voorgaande wordt u voorgesteld ten aanzien van aanbestedingen de volgende beleidsregels vast te stellen: 1. De gemeente Brunssum streeft in haar aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen na: Bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden. Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern. Bevorderen van economisch aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van arbeid en geldelijke middelen wordt bereikt. Verantwoording van gevolgde aanbestedingsprocedures. 2. De gemeente Brunssum hanteert bij werken de volgende vormen van aanbesteding: Bij werken met geraamde waarde minder dan of gelijk aan 75.000,- enkelvoudige uitnodiging Bij werken met een geraamde waarde meer dan 75.000,- en minder dan of gelijk aan 250.000,- onderhandse aanbesteding Bij werken met een geraamde waarde meer dan 250.000,- en minder dan 5.278.000,- openbare aanbesteding Bij werken gelijk aan of meer dan 5.278.000,- Europese aanbesteding 3. De gemeente Brunssum hanteert bij leveringen en diensten de volgende vormen van aanbesteding: Bij leveringen en diensten met een geraamde waarde minder dan of gelijk aan 10.000,- de enkelvoudige uitnodiging Bij leveringen en diensten met een geraamde waarde meer dan 10.000,- en minder dan of gelijk aan 45.000,- de onderhandse aanbesteding 11
Bij leveringen en diensten met een geraamde waarde meer dan 45.000,- en minder dan 211.000,- de openbare aanbesteding Bij leveringen en diensten met een geraamde waarde gelijk aan of meer dan 211.000,- Europese aanbesteding 4. De hierboven genoemde bedragen zijn exclusief omzetbelasting. 5. Van bovenstaande aanbestedingsregels kan slechts om bijzondere redenen worden afgeweken (dit geldt niet voor Europese aanbestedingen ) Bijzondere redenen kunnen zijn: Dwingende spoed: hiervan kan in principe alleen sprake zijn in situaties die niet te voorzien waren en die bij niet tijdige oplossing tot ernstige gevolgen leiden (calamiteiten); Opdrachten in kader van de sociale werkvoorziening De werken, de leveringen en/of diensten zijn dermate specialistisch dat het opvragen van een offerte niet gerechtvaardigd is; Een subsidieverstrekker schrijft een andere aanbestedingsvorm voor als voorwaarde voor subsidieverlening. Bij een gemeenschappelijke aanbesteding met andere overheden kan worden gekozen voor het aanbestedingsbeleid van één van deze andere overheden. Met dien verstande dat het college slechts kan afwijken van het beleid, zoals verwoord in de nota, bij calamiteiten en urgente situaties en in alle andere voorzienbare gevallen de afwijkingen ter instemming voorlegt aan de raad. Bij de aanbestedingen van diensten en leveringen gaat het dan om (voorzienbare) afwijkingen van het beleid bij bedragen boven de 45.000,- en bij werken gaat het dan om (voorzienbare) afwijkingen bij bedragen boven de 250.000,-. 6. In geval van afwijking van de aanbestedingsregels dient een gemotiveerd collegevoorstel te worden opgesteld. Dit voorstel dient door het Meldpunt Aanbestedingen, voor doorgeleiding naar het college, voor akkoord te worden geparafeerd. Tevens wordt door het Meldpunt Aanbestedingen een aantekening gemaakt op de checklist. 7. Ten behoeve van de onderhandse aanbestedingen kunnen door het college groslijsten worden opgesteld op basis waarvan een roulatiesysteem zal worden opgezet. 8. De gemeente Brunssum voert een voorkeursbeleid. Hierbij wordt de werkwijze gevolgd, dat bij het opvragen van offertes (enkelvoudige en onderhandse aanbesteding) en bij de publicatie van de opdracht (openbare aanbesteding, niet Europese aanbesteding) zowel lokale als niet lokale ondernemers worden benaderd. Hierbij kan middels publicatie in plaatselijke dag- en/of weekbladen een impuls worden gegeven. Er is sprake van een passieve benadering. 9. Zowel bij werken als bij diensten en leveringen vindt nacalculatie plaats van de inschrijving ten opzichte van de besteksraming. 10. Selectie van de uit te nodigen aannemers, leveranciers of dienstverleners geschiedt door de budgethouder. 11. Op aanbestedingen van werken is van toepassing het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005). 12. In de tekst van het bestek van de concrete aanbesteding en in de bekendmaking zal de gemeente bij de aanbesteding van overheidsopdrachten voor werken, de ARW 2005 van toepassing verklaren. 13. De gemeente Brunssum maakt bij aanbestedingen gebruik van het RAW-bestek voor de grond-, water- en wegenbouw en cultuurtechnische werken, van het STABU-bestek voor de woning- en utiliteitsbouw en van een Programma van Eisen bij leveringen en diensten. Bij een voor te nemen aanbesteding van een werk dient, ter vaststelling van de randvoorwaarden, voorafgaande aan de bestekfase altijd een Programma van Eisen te worden opgesteld. 14. Gunning geschiedt op basis van de laagste inschrijfprijs dan wel de economisch voordeligste inschrijving. 12
15. Als wordt gekozen voor de laagste prijs, wordt de opdracht altijd gegund aan de aanbieder met de goedkoopste inschrijving. Er vindt dan buiten het prijsaanbod geen onderlinge vergelijking plaats tussen de inschrijvingen op specifieke inhoudelijke aspecten. Als het aanbod voldoet aan de gestelde (minimum) eisen wordt de opdracht aan de aanbieder met de laagste prijs gegund. Daarom kan het criterium laagste prijs alleen gebruikt worden als de gestelde eisen en randvoorwaarden zodanig zijn omschreven dat zij voldoende waarborg zijn voor een goede uitvoering van het project. In de regel geldt dat laatste voor relatief eenvoudige, standaard of routinematige opdrachten, die niet voor meervoudige interpretatie vatbaar zijn, maar wel eenvoudig meetbaar en beheersbaar. 16. In gevallen waarin niet aan de onder 14 beschreven voorwaarden is voldaan, moet er worden gekozen voor het criterium de economisch voordeligste aanbieding. Er kan dan een uitgebreide (inhoudelijke) vergelijking plaatsvinden tussen de aanbiedingen, waarbij het onder meer gaat om de beste prijskwaliteitsverhouding. Naast de prijs kan de beoordeling zich ook richten op onder meer de leveringstermijn, gebruikskosten, rentabiliteit, kwaliteit, esthetische en functionele kenmerken, architectonische waarde, technische waarde, klantenservice, garantie en bijvoorbeeld technische bijstand en lokale voorkeur. Het is essentieel dat de selectiecriteria (inclusief weging) waarop de aanbieding wordt beoordeeld van tevoren, dus bij het opstellen van de aanbesteding, eenduidig worden aangegeven. 17. Indien geen gunningcriteria zijn aangegeven, is automatisch het criterium van de laagste prijs van toepassing. 18. De gunningcriteria dan wel de vooraf geformuleerde eisen worden achteraf niet eenzijdig gewijzigd of aangevuld. 19. Na gunning van een Europese aanbesteding of gunning op grond van de openbare aanbestedingsprocedure dient de werkwijze van het collegebesluit van 7 februari 2006, nr. 2006/1584 te worden gevolgd. Na mededeling van de gunning dient een standstill -termijn van 15 dagen te worden gehanteerd. 20. Van elke aanbesteding wordt een aanbestedingsdossier (inclusief checklist) conform bijlage 1 opgemaakt. 21. Nadat de gemeenteraad het krediet voor de aanbesteding heeft gevoteerd geschiedt de uitvoering van de aanbestedingsprocedure door het college conform de in deze nota vastgelegde voorwaarden. De resultaten van de aanbesteding worden jaarlijks in kader van de gemeenterekening gerapporteerd aan de functionele commissie. In deze rapportage wordt tevens aandacht geschonken aan afwijkingen van het bestek alsmede eventuele over- en onderschrijdingen. 22. Bij gezamenlijke aanbestedingen met andere overheden dient een gefundeerde keuze te worden gemaakt met betrekking tot de te volgen aanbestedingsregels (gemeentelijk beleid) 23. Het aanbestedingsbeleid zal periodiek worden geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. 13