MEMO v0 1 an Van : Inschrijvers aanbesteding digitale werkplek 2013 NHL : Chris Boessenkool, inkoper NHL Kenmerk : Derde nota van inlichtingen aanbesteding digitale werkplek 2013 NHL Datum : 15 mei 2013 Nota van inlichtingen behorende bij en een geheel vormend met het bestek en de daaraan verbonden bijlagen betreffende de openbare aanbesteding Digitale Werkplek van de Stichting Noordelijke Hogeschool Leeuwarden. In de aanbestedingsprocedure is er driemaal de schriftelijke gelegenheid geweest tot het stellen van vragen. Deze nota van inlichtingen bevat de schriftelijk gestelde vragen en de antwoorden van de derde nota van inlichtingen. Zoals gesteld in het bestek wordt deze nota van inlichtingen gepubliceerd op www.tenderned.nl Ter toelichting: V = een vraag zoals deze schriftelijk is gesteld; = antwoord op de vraag; T = toevoeging/wijziging/nadere toelichting. Op de navolgende pagina s zijn de gestelde vragen en gegeven antwoorden geanonimiseerd weergegeven. Nota van inlichtingen aanbesteding digitale werkplek 2013 NHL Pagina 1 van 6
1 Vraag 2, 2e NvI V U geeft aan dat u elk merk even zwaar gaat beoordelen. Dit zien wij echter niet terug in bijlage < Excel bijlagen Digitale Werkplek NHL 3.0(1)>. Hierin staat nog de verhouding 40/40/20 en 70/30. Wij willen u verzoeken een aangepaste Excel-bestand beschikbaar te stellen. De aangepaste excel vindt u bij deze NVI 2 Vraag 2, 2e NvI V Kunt u nogmaals bevestigen dat het is toegestaan om andere merken aan te bieden (mits voldoen) dan de door u reeds genoemde merken. De reden waarom wij dit vragen is dat fabrikant Dell heeft besloten om slechts aan 3 leveranciers prijzen te verstrekken aangaande deze aanbesteding, m.a.w. andere leveranciers zullen een ander merk moeten aanbieden om voor gunning in aanmerking te kunnen komen. In vraag 16 geeft u aan dat dit niet is toegestaan en dat Dell ontkent dat er slechts 3 leveranciers speciale projectprijzen krijgen. Indien gewenst kunnen wij u de e-mail sturen die wij van Dell hebben ontvangen over hun keuze voor slechts 3 leveranciers. Zie de toelichting T2 in NVI II: Gezien de discussie over merk en type in relatie tot het Unix arrest, heeft de NHL besloten de strikte beperking tot genoemde configuraties los te laten en ook vergelijkbare configuraties toe te staan. Dat betekent concreet dat u de HP en de Dell configuraties mag vervangen door vergelijkbare van een ander merk (of van hetzelfde merk). 3 Vraag 12, 2e NvI V In de gewijzigde configuraties staat Windows 7 Professional vermeld als besturingssysteem, dit terwijl Windows 7 Home Premium voor u voldoende is ivm SLB-diensten (zie o.a. vraag 37 1e NvI). Wij willen u verzoeken om de configuraties aan te passen. De regel kunt u doorhalen en vervangen door: Windows OS. 4 Bijlage R Monitoren V Bij de specificaties van de monitoren wordt er een LED monitor van 22-inch gevraagd. Veel fabrikanten maken bij de verschillende 22-inch modellen gebruik van beeldschermen van 21,5 inch. Wij gaan er dan ook vanuit dat het is toegestaan deze beeldschermen aan te bieden. Graag uw bevestiging hiervan. Dat is toegestaan. 21,5 beschouwen wij als ca. 22. 5 NvI II vraag 2 V In uw antwoord geeft u aan dat de wijzigingen doorgezet zijn in de bijgevoegde bijlage (Excel bijlagen Digitale Werkplek NHL 3.0). Echter staan in deze bijlage nog dezelfde wegingsfactoren als in het eerdere document. Wij verzoeken u dan ook de wijzigingen alsnog door te voeren en een nieuw Excel bestand mee te sturen. Zie het antwoord op vraag 1 van deze NVI. 6 NvI II vraag 11 V U geeft aan dat de inschrijvers de quotes/offertes van de fabrikanten dienen toe te voegen aan de aanbieding voor deze aanbesteding. Verderop in uw NvI geeft u bij vraag 54 aan dat het type licentie niet relevant is voor NHL en dat het enkel van belang is om een geldige licentie mee te leveren. Is onze veronderstelling juist dat de gevraagde licentie door NHL vermeld dient te staan op de quote/offerte van de fabrikant? Ja. Nota van inlichtingen aanbesteding digitale werkplek 2013 NHL Pagina 2 van 6
7 NvI II vraag 20 V In Bijlage L Reactieblad EW vraagt u de inschrijvers in kolom D aan te geven of inschrijvers akkoord gaan met de gestelde eisen en wensen. Daarnaast heeft u een kolom toegevoegd voor opmerkingen. Het plaatsen van opmerkingen over hoe de Inschrijver invulling geeft aan de gestelde eisen en wensen betekent een forse vermeerdering van het werk en biedt NHL minimale meerwaarde. Wij verzoeken u dan ook ermee in te stemmen dat enkel een bevestigend antwoord voldoende is om te voldoen aan de gestelde eisen en wensen. De Inschrijver committeert zich hiermee onvoorwaardelijk aan de voorwaarden zoals deze gesteld zijn per eis en wens. 8 NvI II vraag 23 V Nee. Een beknopte beschrijving van de wijze van realisatie is voldoende maar ook verplicht. U antwoordt: Nee, dat is niet correct. Het kan zijn dat een deel door leverancier sterker wordt ingevuld dan die van B terwijl dat voor een ander deel andersom is. In dat geval kunnen en B dezelfde score krijgen. Het gegeven antwoord is ons niet geheel duidelijk. Graag verzoeken wij u te verduidelijken of minimaal één partij altijd de maximum score behaalt. Het kan zijn dat geen van de leveranciers de maximale score behaald. De scores worden dus niet onderling genormaliseerd. 9 NvI II vraag 29 V U geeft in de tweede NVI vraag 29 aan dat een 23 monitor ook toegestaan is naast 22.Diverse zakelijke - merken stappen over op 21,5 beeldschermformaten omdat deze goedkoper te produceren zijn terwijl ze een hogere resolutie (1920x1080) hebben ten opzichte van een 22 (1680x1050) en qua formaat niet veel kleiner zijn dan een 22 monitor. Is het tevens toegestaan om binnen deze categorie een 21,5 monitor aan te bieden? Zie het antwoord op vraag 4. 10 NvI II vraag 54 V U antwoordt: Het type licentie is niet relevant voor de NHL, alle door u genoemde licentievormen zijn toegestaan. Het is voor de NHL slechts van belang dat er een geldige licentie geleverd wordt. U spreekt hier over een geldige licentie. Het aanbieden van een losse licentie is niet legaal en wordt ook niet toegestaan door Microsoft. Toch zijn er enkele aanbieders die in strijd hiermee losse Windows-licenties aanbieden. In het kader van transparantie en eerlijke concurrentie, verzoeken wij u dan ook de eis bij te stellen naar minimaal een Microsoft Windows 7 Home licentie (of hoger), welke middels de aanwezige SLB upgradable/downgradable is. NHL verlangt een basislicentie die via SLB upgradeable is. Nota van inlichtingen aanbesteding digitale werkplek 2013 NHL Pagina 3 van 6
11 Bijlage = Paragraaf 5.2 nr V U eist in Bijlage Excel Digitale Werkplek NHL 2 0.xls Paragraaf 5.2 nr. 24 het volgende: Excel 24. Digitale De desktopconfiguratie kent de volgende voorzieningen: Werkplek 2. De overige aansluitingen (bij voorkeur op de achterzijde) zijn minimaal : 3x udio: line-in, line-in/micophone, NHL 2 line-out, 4 x USB 2.0, 1 x RJ45, 1 xvg, 1 x DVI (mag ook uitgevoerd worden als2x HDMI, 2x DVI of 1 x DVI en 1 0.xls x Displayport). De HP Compaq 6300 Pro uit de voorbeeldconfiguratie zoals opgenomen in Bijlage R is niet voorzien van 3x udio aansluitingen aan de achterzijde van het systeem. Daarnaast geven diverse andere Fabrikanten aan niet aan deze eis te kunnen voldoen. Ben u bereidt de eis van de 3x udio: line-in, line-in/micophone, line-out aan te passen naar 2x udio: line-in, linein/micophone en line-out? 12 Bijlage Excel Digitale Werkplek NHL 2 0.xls - Paragraaf 5.1 nr 4. V Hierdoor is aanbieder in staat een geldende aanbieding te kunnen doen. 2x udio is ook akkoord (line-in en microphone combineren is akkoord). U eist in Bijlage Excel Digitale Werkplek NHL 2 0.xls Paragraaf 5.1 nr. 4 het volgende: Inschrijver draagt er zorg voor dat alle geleverde apparatuur van het productassortiment gedurende 12 maanden leverbaar is met (vrijwel) dezelfde hardware configuratie en versie. Wellicht bij u bekend gaat Intel binnenkort de 4de generatie Intel Core i3, i5 en i7 lijn introduceren. Door een wijziging in deze processor met bijbehorende chipset lijn kiezen diverse zakelijke -merken ervoor nieuwe modellen en typenummers te introduceren. Zowel de Fabrikanten van de voorbeeldconfiguraties als andere zakelijke -merken hebben aangegeven niet aan de 12 maanden leverbaarheid van dezelfde hardware configuratie eis te kunnen voldoen. Bent u bereidt de eis aan te passen naar: 13 Bijlage Q, Concepto vereenko mst 45 rtikel 11, Vergoeding Inschrijver draagt er zorg voor dat alle geleverde apparatuur van het productassortiment gedurende 6 maanden leverbaar is met (vrijwel) dezelfde hardware configuratie en versie. De vereiste wordt gewijzigd in: gedurende bij voorkeur 12 maanden doch minimaal 6 maanden V De volgende vraag kunnen wij niet terug vinden in de nota van inlichtingen nummer 2 graag willen wij alsnog een antwoord op onze vraag. In artikel 11 wordt aangegeven dat Opdrachtnemer recht op een vergoeding heeft op basis van de tarieven zoals bepaald in bijlage 3 bij deze overeenkomst. Kunt u aangeven welke bijlage er bedoeld wordt met bijlage 3? Hier moet staan: Bijlage 1. Nota van inlichtingen aanbesteding digitale werkplek 2013 NHL Pagina 4 van 6
14 Vraag en antwoord V Verifieerbaarheid offertes / quotes leveranciers nummer elf van In navolging van uw antwoord elf in de nota van inlichtingen 2 gaan wij ervan uit dat de offertes / quotes voorzien moeten zijn van echtheidskenmerken vanuit de leverancier en indien gewenst te verifiëren zijn door de NHL. de Nota van Inlichtingen Deelt aanbestedende dienst deze aanname? nummer twee Ja, die aanname is correct. 15 Vraag en antwoord nummer elf van de Nota van Inlichtingen nummer twee V Verifieerbaarheid offertes / quotes leveranciers In navolging van uw antwoord elf in de nota van inlichtingen 2 gaan wij ervan uit dat de genoemde bedragen in de offertes / quotes van leveranciers ook ingevuld dienen te worden in de excelsheet in bijlage M TCO en dat hier geen rebates / kickbackregelingen en dergelijke toegepast mogen worden om op deze manier de prijs in bijlage M TCO te manipuleren. Deelt aanbestedende dienst deze aanname? De aangeboden inkoopprijs dient verifieerbaar te zijn met de quote van de fabrikant. Een verrekening van rebate of kickbackregeling kan plaatsvinden middels een korting op de opslag. Deze opslag mag kleiner of gelijk aan 0 zijn. 16 NvI nummer 2, T2 V Bij nummer T2 wordt in de kolom vraag/opmerking/antwoord het volgende aangegeven Dat betekent concreet dat Wij gaan er van uit dat er nog steeds drie - merken desktops aangeboden dienen te worden in acht nemend dat in paragraaf 4.5.1 gevraagd wordt om te onderbouwen hoe leverancier de continuïteit in het kunnen leveren van ten minste drie -merken van hardware met aanvullende serviceverlening kan borgen. 17 NvI nummer 2, T2 V Bij nummer T2 wordt in de kolom vraag/opmerking/antwoord het volgende aangegeven Dat betekent concreet dat Wij gaan er van uit dat er nog steeds drie - merken notebooks aangeboden dienen te worden in acht nemend dat in paragraaf 4.5.1 gevraagd wordt om te onderbouwen hoe leverancier de continuïteit in het kunnen leveren van ten minste drie -merken van hardware met aanvullende serviceverlening kan borgen. Nota van inlichtingen aanbesteding digitale werkplek 2013 NHL Pagina 5 van 6
18 V Bij nummer T2 wordt in de kolom vraag/opmerking/antwoord het volgende aangegeven Dat betekent concreet dat Wij gaan er van uit dat er nog steeds drie - merken thin clients aangeboden dienen te worden in acht nemend dat in paragraaf 4.5.1 gevraagd wordt om te onderbouwen hoe leverancier de continuïteit in het kunnen leveren van ten minste drie -merken van hardware met aanvullende serviceverlening kan borgen. 19 V Bij nummer T2 wordt in de kolom vraag/opmerking/antwoord het volgende aangegeven Dat betekent concreet dat Wij gaan er van uit dat er nog steeds twee - merken monitoren aangeboden dienen te worden in acht nemend dat in paragraaf 4.5.1 gevraagd wordt om te onderbouwen hoe leverancier de continuïteit in het kunnen leveren van ten minste drie -merken van hardware met aanvullende serviceverlening kan borgen. 20 V Bij nummer T2 wordt aangegeven in de kolom vraag/opmerking/antwoord dat de gewichtsverdeling tussen de diverse configuraties vervangen wordt door 33-33-33 en voor de beeldschermen wordt de verdeling 50-50. Wij nemen aan dat u met de verwijzing naar de gewijzigde TCO berekening de Excel bijlagen Digitale Werkplek NHL 3.0, tabblad bijlage M TCO bedoeld. In deze Excel sheet zijn de veranderingen in gewichtsverdeling 33-33-33 voor de configuraties en 50-50 voor de beeldschermen niet aangepast. Kunt u ons voorzien van een aangepaste Excel sheet? Zie het antwoord op vraag 1. 21 Bijlage M TCO V In bijlage M TCO wordt gevraagd om een meerprijs op te nemen voor 3 jaar garantie. Echter wordt deze meerprijs alleen voor de notebook-configuraties meegewogen in de totale inschrijfsom. 22 4.5.1 Producto pbouw en prijsbelei d Is hier sprake van een fout in de excel-sheet of is dit de bedoeling van de aanbestedende dienst? Dit is bedoeld en dus niet foutief. De garantie van de laptopconfiguraties zullen we vrijwel zeker afnemen. De overige waarschijnlijk niet. Definitie -merk V In paragraaf 4.5.1 wordt gesproken over -merken. Is aanbestedende dienst bereid om een definitie te verstrekken wat zij verstaat onder een -merk? Daaronder verstaan wij een algemeen erkend -merk voor de betreffende apparatuur. Nota van inlichtingen aanbesteding digitale werkplek 2013 NHL Pagina 6 van 6