Nota van Inlichtingen Nr. 4 ten behoeve van het project Levering gevechtslaarzen en toebehoren Project Levering gevechtslaarzen en toebehoren Referentienummer 872.15.1060.H Aankondiging op www.tenderned.nl 14-12-2016 Aankondiging op www.ted.europa.eu 16-12-2016 (2016/S 243-443009) Contactpersoon B.H.W. Heetkamp Email contactpersoon bhw.heetkamp@mindef.nl Nota van Inlichtingen (NvI) NvI nummer 4 Aantal vragen en antwoorden 21 NvI geplaatst op www.tenderned.nl 31-01-2017
Vraag 1 In bijlage 3, referentieopdracht perceel M en N, wordt een referentieopdracht van 30.000 paar gevraagd. In hoeverre komt deze door u gevraagde referentie overeen met de gids proportionaliteit in de aanbestedingswet? De gevechtslaars is voor de militair (en de krijgsmacht) een essentieel uitrustingsstuk om de opgedragen taken uit te kunnen voeren. Het risico voor de krijgsmacht bestaat erin dat het zijn taken niet kan uitvoeren indien de technische en beroepsbekwaamheid van de leverancier niet toereikend zijn om de voorshands ingeschatte behoefte -zie par. 3.1 van de Aanbestedingsleidraad en Bijlage II van de concept raamovereenkomst- (tijdig) te leveren. De Aanbestedende dienst verwijst naar het gestelde onder het kopje (Kern)competentie b op pagina 20 van de Aanbestedingsleidraad: de inschrijver hoeft niet te beschikken over één, enkele referentieopdracht om aan te tonen dat hij over de technische en beroepsbekwaamheid beschikt om tenminste 30.000 paar gevechtslaarzen in een aaneengesloten periode van 12 maanden te leveren; de inschrijver mag zoveel referentieopdrachten overleggen als nodig zijn om aan het aantal van tenminste 30.000 paar in een aaneengesloten periode van 12 maanden te komen. Vraag 2 Algemeen: Wilt u een checklist toevoegen waar op staat wat ingediend moet worden bij inschrijving en een checklist met wat ingediend moet worden na voorlopige gunning? In de Aanbestedingsleidraad is vermeld welke documenten/informatie deel moet uitmaken van de inschrijving. De Aanbestedende dienst voegt geen checklist toe. Vraag 3 Algemeen: Indien inschrijver op meerdere percelen inschrijft kan dan worden volstaan met het eenmalig indienen van de documenten? Of moeten de documenten per perceel worden toegevoegd? Dat hangt van het document af. In zijn algemeenheid geldt voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), Bijlage 2 bij de Aanbestedingsleidraad, dat kan worden volstaan met het eenmalig indienen (UEA van de inschrijver en, voor zover van toepassing, de UEA n van onderaannemers of deelnemers samenwerkingsverband). Voor de overige te verstrekken documenten geldt in zijn algemeenheid dat deze per perceel verstrekt dienen te worden. De Aanbestedende dienst adviseert om in geval van twijfel het zekere voor het onzekere te nemen en de documenten per perceel te verstrekken. Vraag 4 Algemeen/ondertekenen: Gaat u ermee akkoord dat de documenten digitaal worden ondertekend door de tekenbevoegde middels een digitale (ingescande) handtekening en dat wij bij de inschrijving een machtiging toevoegen die getekend wordt met een natte handtekening van de tekenbevoegde waarin hij/zij verklaart akkoord te gaan met de gevraagde stukken? Ja. 2
Vraag 5 Algemeen/ondertekenen: Inschrijver heeft volgens de KVK meer dan 1 bestuurder. In de statuten is opgenomen dat minimaal 2 bestuurders moeten tekenen, wil het document rechtsgeldig ondertekend zijn. Gaat u ermee akkoord dat de tweede bestuurder van de inschrijver een volmacht verklaring ondertekent waarbij deze akkoord verklaart dat de gemachtigde bestuurder alle documenten in de inschrijving en de inschrijving in totaliteit alleen ondertekent? Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) dient rechtsgeldig ondertekend te zijn (dit mag een ingescande handtekening zijn (zie antwoord op vraag 4); in de situatie van vragensteller, derhalve door minimaal 2 bestuurders. Voor de overige, bij de inschrijving te voegen documenten gaat de Aanbestedende dienst akkoord met het verzoek van vragensteller. Vraag 6 Par. 1.2 Aanbestedingsleidraad: Hoe moeten wij omgaan met eventuele (nieuwe) onduidelijkheden vanuit de antwoorden in de Nota van Inlichtingen, na de sluitingsdatum voor het stellen van vragen? Voor onduidelijkheden vanuit de antwoorden in de Nota( s) van Inlichtingen die na de sluitingsdatum voor het stellen van vragen zijn verstrekt geldt dat deze onduidelijkheden aan de Aanbestedende dienst gemeld kunnen worden. Mocht de Aanbestedende dienst oordelen dat vorenbedoelde onduidelijkheden zodanig zijn, dat deze van invloed zijn op de inschrijving, kan de Aanbestedende dienst besluiten de onduidelijkheden weg te nemen en een nieuwe inschrijvingstermijn vast te stellen. Vraag 7 Bijlage 2 bij Aanbestedingsleidraad (UEA): Inschrijver is onderdeel van een internationale organisatie. De moedermaatschappij bevindt zich in het buitenland. Gaat u akkoord met een separate holding verklaring opgesteld speciaal voor de aanbesteding i.p.v. een door de holding ingevulde UEA? Nee. Vraag 8 Bijlage 2 bij Aanbestedingsleidraad (UEA): Wij maken gebruik van de financiële draagkracht van onze holding. Gezien het internationale karakter van onze organisatie zijn onze bestuurders wereldwijd gevestigd. Een natte handtekening organiseren voor de UEA heeft dan ook de nodige logistieke consequenties. Bent u bereid om een uitzondering te maken voor ondertekening van de UEA door onze moederorganisatie? Is het akkoord om de handtekening op het UEA document te vervangen voor een holdingverklaring / 403 verklaring en daarmee de ondertekening van de UEA voor onze moedermaatschappij vervalt? Nee. 3
Vraag 9 Bijlage 2 bij Aanbestedingsleidraad (UEA): De moedermaatschappij van inschrijver is gevestigd in Londen. Vanuit onderdeel C blijkt dat onze moedermaatschappij ook een UEA dient in te vullen. Kunnen wij voor het invullen van de UEA volstaan met een aanvullende machtiging vanuit de holding, zodat de vertegenwoordiger van inschrijver de UEA kan ondertekenen? Nee. Vraag 10 Bijlage 2 bij Aanbestedingsleidraad (UEA): Kan inschrijver, wanneer deze inschrijft op meerdere percelen, volstaan met het eenmaal indienen van de UEA? Of moeten deze per perceel apart ingevuld worden? Ja, inschrijver kan volstaan met het eenmaal indienen van een UEA. In de UEA geeft inschrijver aan voor welke percelen hij inschrijft. Let er op dat, voor zover dit ingevolge par. 2.3 en par. 4.3 van de Aanbestedingsleidraad geëist is, de UEA n van onderaannemers bij de inschrijving zijn gevoegd. Vraag 11 Bijlage 2 bij Aanbestedingsleidraad (UEA): Inschrijver kan enkel middels de uittreksels van de KVK aantonen dat de UEA rechtsgeldig is ondertekend. Wilt u deze dan reeds bij de inschrijving ontvangen? Uittreksel KvK hoeft niet bij de inschrijving te worden gevoegd. Zie Aanbestedingsleidraad par. 4.3. Vraag 12 Is er een tijdlijn beschikbaar met betrekking tot de tweede draagproef periode, dus wanneer zal de eerste beoordeling afgerond zijn, zoals vermeld op pagina 23 van Aanbestedingsleidraad 5.1 mededeling beoordeling. De vragensteller refereert aan de tweede draagproefperiode. Het is de Aanbestedende dienst niet duidelijk wat de vragensteller hiermee bedoelt. Er is sprake van een gebruikerstest, zoals beschreven in Bijlage 6 bij de Aanbestedingsleidraad. De Aanbestedende gaat er vooralsnog vanuit, dat deze in of kort na week 30 van 2017 van start gaat. De Aanbestedende dienst gaat er vooralsnog vanuit, dat de beoordeling zoals beschreven onder par. 5.1, stap 1 van de Aanbestedingsleidraad rond week 11 van 2017 wordt afgerond. 4
Vraag 13 Het testen van de schacht vermeld in PVE Gevechtslaarzen geeft onder Technische eisen 2.1.2 onder 9 de omschrijving van penetratieweerstand van zool en schacht aan met testmethode 20344 5.8.Deze test methode wordt gebruikt voor het testen van de penetratie van de zool en vooralsnog nog niet voor een bovenwerk. Is ieder gedeelte van de schacht voldoende met betrekking tot deze test? Ja Vraag 14 Gebruik van kleur, er is geen gebruik van kleuren die afwijkend zijn van het product, kunnen wij aannemen dat dit alleen voor de binnenkant geldt? Nee, dit geldt voor de buitenkant. Denk hierbij aan een blauw merkteken of anders gekleurd stiksel. Vraag 15 Voldoet varkensleer aan de vereisten van 2.1.2 Technische eisen 1. Leren delen bovenwerk, eis is glad volnerfleer ( geen vermelding van rund) Bladzijde 7 PVE. De Aanbestedende dienst doet in deze fase van de aanbesteding geen uitspraak of de uitvoering van (delen van) het product aan het Programma van Eisen (PVE) voldoet. Vraag 16 Mondopoint is een technische eis, 2.1.2 3. Maatvoering. Op welke basis wordt dit beschouwd als technische eis, aangezien Europese maatvoering nauwkeuriger is met betrekking op de lengte en breedte? Bladzijde 7 PVE. Eis blijft zoals beschreven in het PVE. Vraag 17 Waarom is SRC als vereiste opgenomen in Technische eis 1.2.1 stroefheid, voor klimaat, A3 zou de voorkeur gaan naar een SRA slipweerstand in natte/vochtige buitenomgeving? Bladzijde 7 PVE. SRC zorgt voor een hogere standaard voor de slipweerstand door te voldoen aan SRA en SRB. Vraag 18 Is er een testmethode die gebruikt wordt voor de waterafstotende eigenschappen genoemd in de technische eisen 2.1.21. waterafstotend glad volnerfleer? Bladzijde 7 PVE. Beoordeling van de samenstelling van de aanwezige stoffen in het leer aan de hand van een materiaalspecificatie van het leer. 5
Vraag 19 In de criteria m.b.t. 2.2 Criteria per laars: 2.3 SOS Schoeisel: de hoogte van de teen is 24 mm minimum, vanaf waar wordt dit gemeten en met of zonder binnenzool? Bladzijde 9 PVE. Hoogte is gemeten inclusief binnenzool ter hoogte van de grote teen. Vraag 20 De FR test in de technische eisen 2.1.216 wordt gevraagd om brandwerendheid m.b.t. bovenwerk materialen. Is hierbij het testen van de buitenzool, veters, teen, kraag, ledermateriaal en ringen / veterhouders voldoende? Zoals beschreven in het PVE: zool, tussenzool, veterverbinding en materialen van het bovenwerk. Vraag 21 Het referentiedocument is in het Nederlands. Voor een getekend exemplaar en een referentie van buiten NL is het gebruikelijk om deze verklaring in het Engels te vertalen, is dit een bezwaar wanneer de Engelse vertaling ingevoegd wordt en is het een vereiste om dit toe te voegen als origineel document of is een kopie met handtekening voldoende? De Aanbestedende dienst gaat er vanuit dat de vragensteller refereert aan het Model referentieopdracht (Bijlage 3 van de Aanbestedingsleidraad). De Aanbestedende dienst vindt het niet bezwaarlijk indien het betreffende document in het Engels wordt vertaald, waarbij nadrukkelijk wordt aangetekend dat het vertaalrisico niet bij de Aanbestedende dienst ligt. Kopie met handtekening is voldoende. 6