NOTULUS Archivering van het agenderings- - en besluitvormingssysteem van de stad Antwerpen Willem Vanneste,, consulent stadsarchief Antwerpen
Archivering NOTULUS Historiek Besluitvormingsproces & Notulus Archivering Dragers & Formaten Archiveringsprotocol Archiveringsstrategie En verder...
Historiek 1989-1997: Zebra (Paco( Paco,, Page & Arend) ZoEksysteem Besluiten Raad wp 5.1 & ms-dos 1998: start Notulus EDMS: documentum ms-word 7.0 & windows 95 2000: Ontwikkeling Notulus 4.0 o.a. geautomatiseerde Archivering
Gemeenteraad Bestuursorganen Raadscommissies College Managementcomité Districten Districtsraad Bureau Conferentie
Besluitvormingsproces Bedrijfseenheden opmaak Stadssecretariaat agendering Zitting bestuursorgaan bespreking & beslissing Stadssecretariaat verslaggeving Bedrijfseenheden uitvoering
verwerking in Notulus (1) Opstellers binnen een bedrijfseenheid Voorontwerpbesluiten Word-sjablonen Samensteller van een bedrijfseenheid Importeren van besluiten en bijlagen in NOTULUS voor Collegezitting. voor Gemeenteraad.
verwerking in Notulus (2) Samensteller van een bedrijfseenheid voor Collegezitting voor Gemeenteraad Aanmaken zittingsfolder Verzenden besluiten Aanpassen volgorde Pulish ontwerpbesluiten- bundel Verzenden bundel naar stadssecretariaat Verzenden besluiten naar stadssecretariaat Stadssecretariaat
verwerking in Notulus (3) Stadssecretariaat - voorbereiding Collegezitting Zittingsfolder aanmaken Bundel sorteren/besluiten verwijderen Bundels agenderen Ontwerpbesluitenbundels publishen Dagorde aanmaken Collegezitting Gemeenteraad Zittingsfolder aanmaken Bundels sorteren Dagorde aanmaken Bundels agenderen Hoogdringende besluiten toevoegen Besluiten wijzigen Ontwerpbesluitenbundels publishen Gemeenteraad
verwerking in Notulus (4) Collegezitting & Gemeenteraadszitting Akkoord Aan te passen Collegezitting Aanmaak verslag Hoogdringende besluiten Akkorderen Afschriften publishen Aangepaste besluiten nakijken Notuleren + publish terug naar samensteller Stadssecretariaat - verwerking Gemeenteraad Verdagen en verplaatsen Akkorderen Afschriften publishen Notuleren + publish Gemeenteblad aanmaken Bedrijfseenheden voor uitvoering
Ontsluiting Notulus Raadpleging Notulus via: Intranet stad Antwerpen Het Gemeenteblad Weldra via internet Ontsluiting voor Stadsdiensten Politiek verkozenen en medewerkers Burgers
Archivering Notulus Doelstelling Vereistenraamwerk Metadata Archiveringsprotocol Voorgestelde oplossing Gefaseerde aanpak
Doelstelling archivering digitale versie van deze belangrijke bestuurlijke documenten die de stedelijke besluitvorming weerspiegelen. ontsluitingsmogelijkheden ingepast in een algemeen archiverings- strategie voor de stad Antwerpen conform het wettelijk kader
Vereistenraamwerk Business vereisten Ondernemingsvisie Kerntaken SA Administratieve verantwoordelijkheden Voorwaarden voor overdracht Kerntaken AZ Technische archiveringsvereisten Informatie Formaat Software & Systemen Informatie Drager Archiveringsoplossing & -protocol Kerntaken betrokken diensten: Stafdienst - Algemene Zaken & Stadsarchief Technisch vereisten: formaat & drager Bepalen te volgen strategie
Informatiedragers Criteria commerciële ondersteuning stabiliteit: formaat drager, technologie, besturing minimale bewaartermijn 10 jaar (20 C/40%) beschikbaarheid normen en standaard. Niet weerhouden Worm, Tape,...
Informatiedragers (2) DVD-ROM als externe drager verwachte opvolger van CD-ROM grote opslagcapaciteit Universal Disk Format (UDF) CD-ROM alternatief tot stabilisering en standaardisering DVD Harde schijven voor opslag gebruikerskopie Storage Area Network - toekomst?
Criteria Bestandsformaten commerciële ondersteuning standaardisatie (open vs de facto) platformonafhankelijkheid mate behoud inhoud/structuur/vorm Inhoud Notulus voornamelijk tekst Gangbare formaten kantoortoepassingen niet weerhouden: vb. Word, WP e.a.
XML Bestandsformaten (2) gebaseerd op ISO 8879 (SGML) gebruik ASCII als bouwsteen voor gestructureerde gegevens flexibel in gebruik vereist controle op aanmaak gegevens PDF wijdverspreide de facto standaard bewaard vormelijke kenmerken dood formaat
Bestandsformaten (3) Hybride oplossing XML en PDF naast elkaar te gebruiken. In eerste instantie vooral PDF XML aan de invoerzijde opstarten conversie aan de uitvoerzijde vergt te grote investeringen wachten op DTD s van de invoerzijde
Metadata Integratie in efloris data Notulus deels overnemen in ISAD(G)- structuur deels toe te voegen aan resp.. archiefbestanden andere relevante data dumpen in XML- bestanden bij resp.. series geen overname van objecttypes en velden specifiek aan Notulus
Archiveringsprotocol Hertaling papieren afspraken Selectiewaardering Termijnen Vorm van overdracht Papier Elektronisch op bouwsteenniveau Elektronisch als vormelijk document
Selectielijst Problematiek bouwstenen versus gegenereerde documenten Gebruik VB-scripts en Virtuele documenten maakt eigenlijk inhoud moeilijk te doorgronden Pragmatische optie gegenereerde documenten bouwstenen niet beheersbaar goedgekeurde besluiten (afschriften) in Notulus.
Selectielijst
beheersprotocol Verantwoordelijkheden Regelmatige Audit raadpleegbaarheid upgrades,, nieuwe software Opvolging aanpassingen in structuur Notulus Technologiewacht
Voorgestelde oplossing Overwogen alternatieven Formaten : XML & PDF Dragers: harde schijf en DVD-ROM Metadata: in ISAD(G)-model, in bestanden zelf & in XML dumps Bestanden te integreren in algemene ISAD(G)-structuur van efloris Gefaseerde realisatie
Fase 1 Overdracht documenten: dagordes, verslag en notulenregister uit Zebra Reorganisatie ontwerpbesluitenbundels Bijlagen Vernietiging Evalutie metadata
Fase 2 Analyse conversie naar XML in invoeromgeving Notulus Ontwikkelde DTD s meenemen bij archivering gebruiken voor conversie reeds gearchiveerde bestanden
Fase 3 Conversie naar XML van gearchiveerde documenten (1989-) Overdracht geconverteerde ontwerpbesluiten gemeentebladen Extra conversie DTD s
Fase 4 Realisatie XML-archief bijkomende DTD te definieren onderzoek naar Toepassing EAD archivering Audio-visuele bestanden
Toekomst enkel nog digitaal archiveren? Juridische problematiek aangepaste wetgeving aangepaste procedures Duurzaamheidsvraagstuk Storage Area Network?...
vorm/structuur/inhoud Vorm Presentatie & lay-out Structuur Inhoud Software Hiërarchische opbouw van het document in secties, hoofdstukken, paragrafen en alineas Tekst, grafische voorstelling en afbeeldingen, audio en video in casu Notulus, vnl. tekst Beschikbaarheid van software om de bestanden te lezen Platform & Systeem Operating System (UNIX, NT, Apple, )