Professionalisering bedrijfsvoering

Professionalisering bedrijfsvoering Titel: Globaal Ontwerp Basisregistraties Versie: 0.4 Projectgroep basisregistraties Pagina 1 12-6-2002

0 DOCUMENT BEHEER...4 0.1 Versie beheer...4 0.2 Distributie lijst...4 0.3 Goedkeuring...4 1 MANAGEMENT SAMENVATTING...5 2 INLEIDING EN ACHTERGRONDEN...7 2.1 Inleiding...7 2.1.1 Doel van het globaal ontwerp basisregistraties...7 2.1.2 Achtergronden en huidige ontwikkelingen...7 2.2 Doelstellingen...8 2.3 Randvoorwaarden...9 3 AANPAK...10 4 HUIDIGE WERKWIJZE BINNEN DE UNIVERSITEIT UTRECHT...11 5 INFORMATIEBEHOEFTE...13 5.1 Inleiding...13 5.2 Departement Sociale Geografie en Planologie (SGP)...13 5.3 Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen (FRW)...14 5.4 Universiteit Utrecht...14 6 DE OPLOSSINGSRICHTING...16 6.1 Inleiding...16 6.2 De allocatie van kosten en opbrengsten...16 6.2.1 Kosten...17 6.2.2 Opbrengsten...18 6.3 De wensen voor en eisen aan de oplossingsrichting...19 6.3.1 SAP...19 6.3.2 Kostprijzen...19 6.3.3 Mogelijke oplossingsrichtingen...20 Projectgroep basisregistraties Pagina 2 12-6-2002

6.4 De uitgangspunten nader bezien...20 6.4.1 Opmerkingen ten aanzien van deze uitgangspunten...20 6.5 Conclusie...21 6.5.1 Fase 1 oplossing...22 6.5.2 Fase 2 oplossing...24 6.5.3 Toetsen van de oplossing bij andere faculteiten...25 7 VERVOLGSTAPPEN...26 7.1 Openstaande issues...26 7.2 Risico s...27 7.3 Planning en capaciteit...27 BIJLAGE 1 SCHEMATISCH OVERZICHT MET MOGELIJKHEDEN BINNEN SAP...28 BIJLAGE 2. KOSTPRIJZEN...31 BIJLAGE 3. PLANNING...32 Projectgroep basisregistraties Pagina 3 12-6-2002

0 Document beheer 0.1 Versie beheer Versie Datum Gewijzigd door V0.1 16-05-02 P. Thijssen / M. Teeuwen V0.2 27-05-02 A.van der Kallen V0.3 28-05-02 K. Koning / M. Teeuwen V0.4 12-06-02 K. Koning / A. van der Kallen 0.2 Distributie lijst Naam Organisatie Functie M. van der Hooft Universiteit Utrecht Programmaleider R. Uiterlinden KPMG Consulting Programmaleider 0.3 Goedkeuring Naam Organisatie Handtekening Projectgroep basisregistraties Pagina 4 12-6-2002

1 Management samenvatting De opdracht van het deelproject basisregistraties is het inventariseren en formuleren van mogelijke oplossingen om het inzicht te vergroten in de kosten en opbrengsten van onderwijs en onderzoek binnen de universiteit Utrecht. Primair richt het project zich op de Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen (FRW) en haar verschillende afdelingen (departementen). Tijdens de globale ontwerpfase is enerzijds de informatiebehoefte geïnventariseerd, anderzijds is gekeken welke mogelijkheden er zijn om het gewenste inzicht te realiseren. Bij de inventarisatie van de informatiebehoefte is een onderscheid gemaakt tussen kosten en opbrengsten (bekostiging faculteit via de Rijksbijdrage). Bij de kosten is nog een nader onderscheid gemaakt tussen de kosten die specifiek zijn toe te wijzen aan onderwijs of onderzoek of de gemengde kosten. De projectgroep heeft besloten tot een oplossing die qua implementatie meer tijd zal vergen, dan hiervoor initieel is gepland. Hiertoe is de oplossing gesplitst in twee fasen. Fase 1 zal conform planning gerealiseerd worden.: Fase 1 oplossing: Alle kosten en opbrengsten worden toegewezen aan profit centers voor onderwijs en onderzoek. Profit centers zijn codes die gerelateerd worden aan interne orders ( kostenplaatsen ). Door middel van Profit Center Accounting (PCA) worden de gemengde kosten gesplitst in kosten voor onderwijs en onderzoek. De niet gemengde kosten, dus kosten die direct toewijsbaar zijn aan een opleidings- of onderzoeksinstituut, worden volledig op de onderwijs- resp. onderzoeksorders geboekt. Een logisch geordend rekeningschema is wel een vereiste. De inkomsten voor onderwijs en onderzoek kunnen direct geboekt worden in SAP op de juiste orders. Deze korte termijn oplossing geeft een globaal inzicht in inkomsten en uitgaven van de primaire processen conform de wens van het College van Bestuur. Fase 2 oplossing: Op de langere termijn wordt voorgesteld om een meer gedetailleerd inzicht te verstrekken in de kosten voor onderwijs en onderzoek. Daarnaast is ook nadrukkelijk de behoefte aan niet financiële informatie geuit. Op basis van de geïnventariseerde informatiebehoefte binnen de faculteit FRW, is er een duidelijk inzicht gewenst van Onderwijs- en Onderzoekstaken van medewerkers afgezet tegen de beschikbare personele formatie (formatieplaatsen). Hiervoor zal de module Organisatie Management (OM) van SAP HR geïmplementeerd moeten worden. De module PersoneelsAdministratie (PA) van SAP HR die op dit moment in gebruik is, biedt geen mogelijkheden om te voldoen aan deze informatiebehoefte. Een ander argument om te kiezen voor de module organisatiemanagement is de verwachting dat de Universiteit op termijn behoefte heeft om gemaakte afspraken ten aanzien van functies en medewerkers te registreren (Hay-functiewaardering, loopbaanontwikkeling, onderwijshoogleraar). Deze langere termijn oplossing komt Projectgroep basisregistraties Pagina 5 12-6-2002

meer tegemoet aan de wensen van de departementsleiding Sociale Geografie en Planologie (SGP) van de faculteit FRW. De keuze om op korte termijn minder ingrijpende maatregelen voor te stellen komt niet uit de lucht vallen. Het draagvlak om op korte termijn een nieuwe module van SAP HR in te voeren zal weerstand oproepen. Verder is de organisatiestructuur en besturingsstructuur nog volop in discussie. Tot slot zal het IPA bezoldigingssysteem binnen twee jaar vervangen moeten worden. De komende maanden zal meer helderheid ontstaan over deze ontwikkelingen, zodat in de uitwerking van het voorstel voor de langere termijn, een betere afweging gemaakt kan worden. De projectgroep Basisregistraties van het programma Professionalisering Bedrijfsvoering (PROBE) vraagt middels dit document een besluit ter accordering van de oplossing voor de korte termijn en een accordering voor nader onderzoek van de lange termijn oplossing. Projectgroep basisregistraties Pagina 6 12-6-2002

2 Inleiding en achtergronden 2.1 Inleiding 2.1.1 Doel van het globaal ontwerp basisregistraties De opdracht van de projectgroep basisregistratie is het formuleren van mogelijkheden om te komen tot een helder inzicht in de kosten en opbrengsten van onderwijs en onderzoek. Dit document geeft de eerste globale behoefte aan informatie en de mogelijke oplossingsrichtingen die moeten leiden tot een verbeterd inzicht in de kosten en opbrengsten van onderwijs en onderzoek. In dit document wordt beschreven hoe men de splitsing tussen onderwijs en onderzoek idealiter tot stand zou kunnen brengen maar we beseffen ons terdege dat het louter een administratieve kijk is op de oplossingen. Wel is getracht om rekening te houden met toekomstige ontwikkelingen voor zover de projectgroep hiervan op de hoogte was. Dit plan is een uitwerking op hoofdlijnen van het projectvoorstel dat in maart jongstleden geaccordeerd is door de Change Board. 2.1.2 Achtergronden en huidige ontwikkelingen Voordat ingegaan wordt op de technische uitwerking, is het van belang om na te gaan welk belang het management van de universiteit hecht aan deze splitsing. De wet Modernisering Universitaire Bestuursorganisatie (MUB) had uitgebreide mogelijkheden om bevoegdheden te verstrekken aan Onderwijs- en Onderzoeksdirecteuren binnen faculteiten. Doel hiervan was om op deze manier slagvaardiger te kunnen opereren en dus te komen tot een minder stroperige besluitvorming. Het probleem was dat ergens de koppeling tussen de primaire processen - de vraag vanuit onderwijs en onderzoek en het aanbod vanuit de disciplinegroepen geregeld moest worden. Faculteiten stonden niet te springen om de middelen te verdelen over de primaire processen. In de praktijk is het dan ook niet gelukt om de splitsing beheersmatig door te voeren. De aandacht voor de administratieve kant is er als logisch gevolg hiervan nooit echt geweest. Het bekostigingsmodel van de Universiteit heeft als gevolg dat de genoemde Onderwijs- en Onderzoeksdirecteuren steeds meer afgerekend gaan worden op hun output zoals studenteninstroom, promoties en examens. Een groot aantal faculteiten moet bezuinigen dus kijkt de betrokken faculteitsleiding welk opleidings- of onderzoeksinstituut qua marktaandeel daalt of stijgt. Deze afrekencultuur, mede ingezet door de komst van de Raad van Toezicht, zal meer en meer plaatsvinden de komende jaren. Projectgroep basisregistraties Pagina 7 12-6-2002

Daarnaast maakt de bestuurlijke clustering van faculteiten het noodzakelijk dat binnen de megafaculteiten nagedacht wordt over interne verdeling van middelen en submandaten ( span of control ). Decanen moeten binnen de faculteiten een groter aanpassingsvermogen en reactievermogen ontwikkelen om alle veranderingen aan te kunnen ( professioneel bestuur ). Beslissingsbevoegdheden moeten zodoende op een lager niveau binnen de (mega)faculteit neergelegd worden. Een logisch gevolg hiervan is om budgetten te verdelen naar de primaire processen, omdat de herkomst vanuit het verdeelmodel te traceren is. Na doorvoering van de verdeling van middelen zal men hechten aan adequate managementinformatie voor wat betreft de lasten van onderwijs en onderzoek. De administratieve koppeling tussen enerzijds geld/mensen en anderzijds onderwijs- en onderzoekprocessen is er op dit moment echter niet. Momenteel wordt er een discussie gevoerd over centralisatie van systemen, of er administratiekantoren moeten komen en tevens wordt het bestuursgebouw doorgelicht. Een mooi moment om de opzet van administraties en systemen te evalueren. 2.2 Doelstellingen De doelstellingen van het deelproject basisregistraties zoals vastgelegd in het plan van aanpak versie 1.2 d.d. 11 maart 2002 zijn de volgende: Het inventariseren van de mogelijkheden die de verschillende door de universiteit gebruikte informatiesystemen hebben om verbeterde informatie op het punt van kosten en opbrengsten van onderwijs en onderzoek te leveren. Dit moet leiden tot een verbeterd inzicht in de kosten en opbrengsten voor onderwijs én onderzoek voor decanen (faculteitsniveau) én departementshoofden. Deze inventarisatie wordt uitgevoerd in samenwerking met het deelproject IT; Het doen van voorstellen voor de, naar de mening van het projectteam, meest optimale oplossing; Het aanleveren van aanzetten voor managementoverzichten op het gebied van onderwijs en onderzoek (deze zullen worden ontwikkeld binnen het deelproject Planning & Control); Het uitwerken en implementeren van de gekozen oplossing binnen de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen te beginnen bij het afgesproken pilot-departement SGP. De volgende uitgangspunten worden bij de realisatie van de hierboven beschreven doelstellingen in ogenschouw genomen: Binnen faculteiten zullen géén aparte (schaduw)administraties worden opgezet voor onderwijs en onderzoek; Alle kosten en opbrengsten dienen te worden toegewezen aan of onderwijs of onderzoek; De huidige systemen zullen op eenvoudige wijze worden aangepast en er zal géén urenregistratie plaatsvinden. Projectgroep basisregistraties Pagina 8 12-6-2002

2.3 Randvoorwaarden In het plan van aanpak zijn de volgende randvoorwaarden opgevoerd die voor het slagen van het project van belang zijn: De besluitvorming binnen de Universiteit Utrecht zal tijdig en helder moeten zijn; Het College van Bestuur en decanen/directeuren dienen dit deelproject actief te ondersteunen en te promoten; Projectteamleden van de universiteit dienen voldoende beschikbaar te zijn; Communicatie met betrekking tot dit deelproject zal binnen gehele universiteit moeten plaatsvinden; Het deelproject zal in samenhang met andere projecten binnen het project professionalisering bedrijfsvoering (Probe) uitgevoerd moeten worden. Projectgroep basisregistraties Pagina 9 12-6-2002

3 Aanpak Bij de aanpak om te komen tot een globaal ontwerp voor een splitsing van de kosten en opbrengsten in onderwijs en onderzoek is eerst een globale inventarisatie gemaakt van de huidige wijze van splitsing en rapportage. Tevens is er gekeken naar de huidige administratieve systemen en de wijze waarop de kosten en opbrengsten zijn vastgelegd. In hoofdstuk 4 is de huidige werkwijze nader beschreven. Bij deze inventarisatie is met name gekeken naar de faculteit FRW omdat de scope van plateau 1 hierop gericht is. Vervolgens is gekeken naar de mogelijke oplossingen om te komen tot een inzichtelijke splitsing van kosten en opbrengsten. Hierbij is enerzijds de informatiebehoefte geanalyseerd op faculteits- en departementaal niveau, anderzijds is gekeken of mogelijke oplossingsrichtingen voldoen aan de gewenste informatiebehoefte. De informatiebehoefte is beschreven in hoofdstuk 5 en de mogelijke oplossingen in hoofdstuk 6. Om een globaal beeld te verkrijgen van de relevante mogelijkheden binnen SAP was een overzicht nodig met betrekking tot de wijze waarop de verschillende modules van SAP op dit moment zijn ingericht binnen de universiteit. Tijdens meerdere bijeenkomsten met leden van de projectgroep IT is dit overzicht voor de financiële modules binnen SAP opgesteld. De mogelijkheden binnen SAP beperken zich niet slechts tot de financiële modules van SAP, maar ook tot de personeelsmodules. Aangezien de ervaring met de personeelsmodules van SAP (SAP-HR) nog beperkt is ( SAP-HR is pas recent en beperkt binnen de universiteit ingevoerd hetgeen nog gepaard gaat met de nodige problemen), is besloten om te onderzoeken of deze ervaring in combinatie met de specifieke doelstellingen van dit deelproject binnen een andere universiteit aanwezig is. In dit kader is door het projectteam (incl. Lid IT-team) een bezoek gebracht aan de universiteit Maastricht waar men reeds drie jaar ervaring heeft met de module SAP- HR. De inzichten en kennis die bij dit bezoek zijn opgedaan hebben enorm bijgedragen aan het vinden van een oplossing. De volgorde die door de projectgroep is gekozen om eerst naar de verschillende oplossingsmogelijkheden te kijken en vervolgens de informatiebehoefte te inventariseren, lijkt een vreemde. Deze volgorde is echter ingegeven door het feit dat de nieuwe departementale structuur bij de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen pas begin 2002 is ingevoerd. Het management van het departement SGP is feitelijk pas sinds 1 mei 2002 operationeel. Het bleek niet mogelijk c.q. wenselijk de pas benoemde departementsleiding meteen aan te spreken op hun informatiebehoefte op het gebied van de financiën van onderwijs en onderzoek. Projectgroep basisregistraties Pagina 10 12-6-2002

4 Huidige werkwijze binnen de Universiteit Utrecht Momenteel bestaat er nauwelijks gestructureerd inzicht in het onderscheid tussen de kosten en opbrengsten van de primaire processen onderwijs en onderzoek. Vanwege het feit dat de focus meer gericht is op output (taken onderwijs en onderzoek met bijbehorende exploitatie) is meer inzicht gewenst in beide processen. Extracomptabel bijhouden van kosten en opbrengsten onderwijs en onderzoek Binnen de faculteiten worden de taken onderwijs en onderzoek op dit moment in spreadsheets bijgehouden. Dit is niet wenselijk, gezien het feit dat actualisering van deze data in schaduwadministraties extra werk met zich meebrengt terwijl de betrouwbaarheid te wensen overlaat. De MUB matrix, zoals dat bij het departement SGP heet, is wel een zeer waardevol document gebleken. Uit de matrix blijkt enerzijds de beschikbare formatie en anderzijds de taken van medewerkers op het gebied van onderwijs en onderzoek. De kosten en opbrengsten voor onderwijs en onderzoek worden eveneens via een extracomptabele wijze inzichtelijk gemaakt (ad hoc basis). Ook in deze gevallen betreft het rapportages in Excel met betrekking tot de kosten en opbrengsten voor specifieke onderzoeksprojecten of een facultaire jaarrekening onderwijs en onderzoek. Organisatorische en technische inrichting van onderwijs en onderzoekstaken De kosten en opbrengsten worden vastgelegd binnen de administraties van de universiteit. Voor de administraties heeft de universiteit diverse (sub)modules van SAP (FI, CO, HR, SD/MM, PS) in gebruik. Tijdens de inventarisatie is de indruk ontstaan dat SAP meerdere mogelijkheden heeft die ingezet kunnen worden om het inzicht in kosten en opbrengsten van onderwijs en onderzoek te verbeteren. Enkele van deze mogelijkheden worden echter niet gebruikt. Deze indruk is mede ingegeven door het feit dat SAP-HR pas zeer recent binnen de universiteit in gebruik is genomen waarbij niet alle submodules zijn geïmplementeerd. Vanwege de tijdsdruk is destijds gekozen voor de module personeelsadministratie (PA). Er is bij de implementatie niet gekeken naar een uitgebreidere en meer optimale inrichting van SAP HR als geheel en er is tevens geen rekening gehouden met een mogelijk gewenste splitsing naar een splitsing van onderwijs en onderzoek. De inrichting van de organisatie is daarbij verschillend per faculteit hetgeen er toe heeft geleidt dat de inrichting van SAP per organisatieonderdeel zeer afwijkend is geweest. Veelal worden binnen een organisatieonderdeel zowel onderwijs- als onderzoekstaken uitgevoerd. Een groot gedeelte van het wetenschappelijk personeel heeft taken op zowel onderwijs- als onderzoeksgebied, echter deze uitsplitsing is niet in de personeels of financiële administratie ingericht. De vermenging van kosten komt zodoende met nadruk voor bij de administratie van personele lasten. Deze bedragen ongeveer 90% van de totale lasten. Een ander aspect is de administratie van overhead- en infrastructurele kosten. Deze dienen ook toegerekend te kunnen worden naar onderwijs en onderzoek. Projectgroep basisregistraties Pagina 11 12-6-2002

Binnen SAP-FI en SAP-CO structureert de Universiteit haar financiële gegevens door per financiële transactie (ongeveer 1 miljoen boekingen per jaar) de volgende kenmerken vast te leggen: Account (kostensoort). Er zijn ongeveer 2.000 accounts gedefinieerd binnen de universiteit. Deze worden uniform gebruikt door alle onderdelen binnen de universiteit. Op basis van deze gegevens wordt de formele balans en winst- en verliesrekening opgemaakt. De inrichting van de accounts binnen SAP is dan ook voor een belangrijk gedeelte bepaald door de standaardeisen die externen (o.a. het ministerie van OCW) stelt aan de formele jaarrekening van de universiteit. Ordernummer. Hiermee worden alle organisatorische eenheden, projecten en reserves binnen de organisatie gedefinieerd. De wijze waarop elk onderdeel dit heeft gestructureerd is voor een belangrijk deel afhankelijk van de wijze waarop het betreffende onderdeel zichzelf (financieel) bestuurd. Binnen de universiteit worden nu ongeveer 16.000 verschillende ordernummers gebruikt. Company-code. Hiermee wordt de organisatorische hoofdindeling van de universiteit weergegeven (=indeling in faculteiten en diensten). Er zijn op dit moment 59 company-codes in gebruik. IPA De boekingen in het financiële systeem bestaan voor een belangrijk gedeelte uit de boeking van de personeelskosten. Deze worden via een interface uit het salarissysteem (IPA) dat de universiteit gebruikt in de administratie gedownload. Deze interface vertaalt de in IPA gehanteerde indelingen van personeelskosten naar SAP-accounts (kostensoorten) en voegt enige gegevens toe (b.v. reserveringen voor wachtgeld) welke niet rechtstreeks uit IPA komen. Omdat voor de organisatorische indeling in IPA met dezelfde ordernummers gewerkt wordt als in SAP hoeft er in de interface op dit punt geen conversie plaats te vinden. Sinds 1 januari jongstleden wordt IPA rechtstreeks gevoed vanuit SAP HR dat door de meeste faculteiten gebruikt wordt. Een grote doelmatigheidslag is gemaakt omdat gegevens nu slechts één maal ingevoerd hoeven te worden binnen de Universiteit. Projectgroep basisregistraties Pagina 12 12-6-2002

5 Informatiebehoefte 5.1 Inleiding Bij het bepalen van de informatiebehoefte met betrekking tot de kosten en opbrengsten voor onderwijs en onderzoek is een onderscheid gemaakt tussen drie verschillende niveaus. Deze drie niveaus zijn de volgende: Departementsniveau (departementshoofden); Faculteitsniveau (Decanen); Universiteitsniveau (CvB). De informatiebehoefte binnen de universiteit is nog niet volledig geanalyseerd. De scope van het project betreft vooralsnog alleen de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen (voor plateau 1). Het is van groot belang om te bezien of de resultaten van het project aansluiten bij de wensen van gebruikers binnen andere faculteiten. Binnen de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen is inmiddels een duidelijk beeld van de informatiebehoefte. 5.2 Departement Sociale Geografie en Planologie (SGP) De projectgroep heeft in het kader van de inventarisatie van de informatiebehoefte overleg gevoerd met drie hoogleraren van de departementsleiding van SGP. Het betroffen het departementshoofd, de onderwijsdirecteur en de onderzoeksdirecteur. De volgende aspecten zijn doorgesproken: Taken. De departementsleiding hecht er veel belang aan dat er gestructureerd inzicht ontstaat in onderwijs- en onderzoekstaken van medewerkers van SGP. Dit inzicht moet met een (spreekwoordelijke) druk op de knop geleverd worden. Dit betreft naast de actuele en de gebudgetteerde cijfers tevens een forecast voor de komende jaren gedurende de planperiode rekening houdende met werktijdwijzigingen, uittreeregelingen en dergelijke. Bekostiging. Het departement SGP heeft sinds 2002 inzicht gekregen in de bekostiging van de Universiteit, faculteit en het eigen departement. Het is helder dat de fluctuaties in het model voor onderwijs en onderzoek groot kunnen zijn in de planperiode. De parameters zijn beïnvloedbaar, daarom zal de leiding van het departement alles in het werk stellen om het marktaandeel van SGP zo groot mogelijk te laten zijn. Inzicht in de Onderwijs en Onderzoeksbekostiging met een druk op de knop (meerjarig) is gewenst. De prognoses van de Onderwijs- en Onderzoeksparameters dienen daarnaast deugdelijk onderbouwd en inzichtelijk te zijn. Kosten onderwijs en onderzoek. De leiding van het departement wil graag van het eigen departement alle kosten zien voor wat betreft onderwijs en onderzoek, al heeft dit niet de hoogste prioriteit. Men is niet geïnteresseerd in de algemene facultaire kosten zoals huisvesting en kosten faculteitsbureau omdat men daar nauwelijks invloed op uit kan oefenen. Projectgroep basisregistraties Pagina 13 12-6-2002

Het is opvallend dat de departementsleiding de financiële splitsing van onderwijs en onderzoekskosten als laagste prioriteit noemt. De leiding wil meer aandacht vragen voor de taken en bekostiging van onderwijs en onderzoek. 5.3 Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen (FRW) De faculteit FRW sluit zich aan bij het departement SGP en heeft specifiek behoefte aan een: Eenvoudige en betrouwbare kostenadministratie onderwijs en onderzoek; Een heldere en eenduidige formatieplanning. Mede gezien de komst van de Hay functiewaardering en de behoefte om op aantallen te sturen (Senioren/ Hooglerarenplan, opvolging e.d.) lijkt binnen SAP-HR het inrichten van de organisatiemodule (OM) zeer gewenst; Een inzichtelijke meerjarenbegroting met betrouwbare parameter-ramingen; Er is behoefte aan een Datawarehouse met gegevens over inkomsten, kosten en output per medewerker. Metis/Ozis wordt gezien als raadpleegsysteem als men bijvoorbeeld precies wil weten welke publicaties geschreven zijn door een medewerkers. SAP wordt dus eigenlijk als leading gezien qua taken en geld. Koppelingen tussen systemen die gaan over geld, personeel, onderwijs en onderzoek moeten het meervoudig vastleggen van gegevens of het opzetten van schaduwadministraties zoveel mogelijk voorkomen. Tot slot moet er per departement en faculteit eenvoudig een jaarrekening Onderwijs en Onderzoek gepresenteerd kunnen worden afgezet tegen de begroting Onderwijs en Onderzoek. Verschillen moeten met weinig moeite te verklaren zijn. Een verdere detaillering naar opleiding of onderzoekinstituut moet mogelijk zijn. 5.4 Universiteit Utrecht Ten aanzien van het centrale niveau binnen de universiteit Utrecht (CvB en centrale stafdiensten) wordt uitgegaan van het in het plan van aanpak geformuleerde uitgangspunt. Dit uitgangspunt stelt dat de wens bestaat om de totale kosten en opbrengsten op faculteitsniveau uitgesplitst te zien naar onderwijs en onderzoek. Zoals reeds gesteld heeft er (nog) géén interview plaatsgevonden met (leden van) het CvB of haar centrale stafdiensten. Uit de notitie van 3 mei 2002 van het CvB inzake de bestuurlijke vernieuwing maken we op, dat een eenduidige keuze voor de wijze waarop de budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden voor financiële resultaten worden neergelegd in de organisatie nog niet gemaakt is. Echter, uit dit stuk maken we tevens op dat het onwaarschijnlijk is dat er per afzonderlijke faculteit één onderwijs- en één onderzoeksorganisatie komt die deze zelfstandige financiële verantwoordelijkheden krijgt. Conform de notitie van het CvB zal in fase 2 van het project bestuurlijke vernieuwing een meer gespecificeerde uitwerking van o.a. de structuur van de organisatie en van de bevoegdheden daarin plaatsvinden. Ook zullen de trekkers uit de groep van decanen in samenspraak met de overige decanen vóór 15 juli een rapport voor het CvB opstellen met hun voorstellen voor o.a. een specifieke uitwerking van bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de nieuwe organisatie. Projectgroep basisregistraties Pagina 14 12-6-2002

Ook al is de precieze structuur nog niet uitgekristalliseerd, de decanen van de megafaculteiten zullen allen bekostigd worden voor onderwijs en onderzoek en zullen zeker geïnteresseerd zijn in het feit of er evenwicht zit in inkomsten en uitgaven van onderwijs en onderzoek (anders zijn de betrokken onderwijs- en onderzoeksdirecteuren het wel). Projectgroep basisregistraties Pagina 15 12-6-2002

6 De oplossingsrichting 6.1 Inleiding De werkgroep basisregistraties komt, mede gelet op de vastgestelde informatiebehoefte en de huidige werkwijze binnen de universiteit tot de volgende tweedeling bij de beantwoording van de vraagstelling zoals geformuleerd in hoofdstuk 2: 1. Het allocatievraagstuk (paragraaf 6.2); 2. De wensen en eisen die de deelprojectgroep basisregistratie stelt aan de oplossingsrichting (paragraaf 6.3). Bij het bepalen van de wensen en eisen die het deelproject Basisregistraties stelt ten aanzien van het allocatievraagstuk en de oplossingsrichting, is niet alleen gekeken naar de mogelijke oplossingen. Ook is gekeken naar de omgeving waarbinnen dit project gerealiseerd moet worden. Deze omgeving is momenteel volop in beweging. De projectgroep kan niet voorbij gaan aan verschillende van deze aspecten. Deze zullen dan ook in dit hoofdstuk besproken worden (paragraaf 6.4). Dit hoofdstuk wordt afgesloten met een voorstel vanuit de werkgroep (paragraaf 6.5). 6.2 De allocatie van kosten en opbrengsten Een wezenlijke vraag die beantwoord moet worden is de volgende: Bestaat er een eenduidige en consistente definitie om te komen tot een splitsing en allocatie voor alle kosten en opbrengsten binnen de gehele universiteit in enerzijds onderwijs en anderzijds onderzoek of blijft er sprake van gemengde kosten zoals bijvoorbeeld overhead? Bij de beantwoording van deze vraag is de volgende indeling te maken: Kosten / opbrengsten zijn volledig toe te rekenen aan onderwijs; Kosten / opbrengsten zijn volledig toe te rekenen aan onderzoek; Kosten / opbrengsten zijn deels voor onderwijs, deels voor onderzoek. Gezien de aard van de problematiek is oplossing gesplitst in een oplossing voor enerzijds de kosten, anderzijds de opbrengsten. De bovenstaande vraag wordt beantwoord in de volgende paragraaf (6.2.1). Bij het alloceren van kosten is het van belang inzicht te hebben omtrent de hoogte en de relatieve omvang van de kosten. Projectgroep basisregistraties Pagina 16 12-6-2002

Hieronder is een overzicht opgesteld waarin aangeven is welke relatieve gewichten de verschillende kosten hebben binnen FRW: Personeelskosten Materiële kosten Overhead Onderwijs 3% 45% 0% Onderzoek 10% 50% 0% Gemengd 87% 5% 100% De totale kosten bedragen circa 14,5 miljoen. Veel kosten zijn dus gemengd in de faculteit. 6.2.1 Kosten Het totaal van de gemengde kosten (onderwijs én onderzoek) binnen veel faculteiten bedraagt meer dan 50% van het totaal van de kosten. Gezien de hoogte van dit percentage is het is van belang om helder vast te leggen volgens welke methode en verhoudingen gemengde kosten verdeeld moeten worden over onderwijs en onderzoek. Het opstellen en implementeren voor de gehele universiteit van een uniforme en controleerbare regelgeving op dit punt is echter zeer moeilijk. Ter illustratie de volgende voorbeelden: De knowhow en gegevens om de kosten van de operatiezaal voor paarden bij Diergeneeskunde te verdelen over onderwijs en onderzoek is alleen bij die faculteit aanwezig. Hetzelfde geldt voor ingewikkelde en kostbare apparatuur binnen de faculteit Natuur- en Sterrenkunde: het gebruik van een deeltjesversneller vindt voor zowel onderwijsdoeleinden alsook voor onderzoeksdoeleinden plaats : de toerekening van de kosten van deze versneller aan de verschillende projecten gebeurt op basis van een specifiek voor deze machine opgestelde toerekeningsmethode. Het is vanuit dit oogpunt niet mogelijk om tot een eenduidige definitie van de taakgebieden onderwijs en onderzoek te komen op basis waarvan alle gemengde kosten zouden moeten worden toegerekend binnen de gehele universiteit. Voor een juiste allocatie is een combinatie van inzicht in de specifieke bedrijfsprocessen op facultair of departementaal niveau nodig in combinatie met bedrijfseconomische kennis om de systematiek van doorberekening binnen die faculteit en departement op te zetten. Dit specifieke kennisniveau dient bij de controllers op facultair niveau aanwezig te zijn. Op centraal niveau dienen echter wel richtlijnen en standaardregelgeving aangegeven te worden (werkgroep Planning & Control). Deze richtlijnen moeten waarborgen dat de splitsing van kosten zo is gedefinieerd dat consolidatie binnen faculteiten en binnen de universiteit als geheel mogelijk is. Tevens is het van belang dat deze richtlijnen helder en eenduidig zijn zodat strategisch gedrag bij de verschillende faculteiten zoveel mogelijk te vermijden is. Voorbeelden hiervan zijn het aangeven van richtlijnen met betrekking tot de verdeelsleutels van overheadkosten met bijbehorende toetsing achteraf. Een wezenlijk aspect bij het uitvaardigen van richtlijnen en regelgeving is een heldere en goede communicatie. In de volgende fase van dit deelproject zullen deze richtlijnen, regelgeving en de communicatie hieromtrent nader vastgelegd worden. Projectgroep basisregistraties Pagina 17 12-6-2002

6.2.2 Opbrengsten Het inzichtelijke maken van de opbrengsten gesplitst naar onderwijs en onderzoek lijkt op het eerste gezicht eenvoudiger. De toewijzingen vanuit het ministerie en College van Bestuur van de 1 e geldstroom zijn vaak gebaseerd op separate financiering van onderwijs en onderzoek. Deze informatie is opgenomen in het financiële meerjarenplan van de universiteit en de jaarlijkse begroting. Echter, de enorme complexiteit van het model moet echter teruggebracht worden naar aanvaardbare proporties zodat een decaan van een faculteit maar ook een departementshoofd begrijpt hoe het model werkt. Enerzijds moeten de gevolgen van de parameters onderwijs en onderzoek in een marktaandeel uitgedrukt worden, anderzijds moet aangegeven worden hoe men aan onderwijs en onderzoekparameters komt (historische data en prognose). Verder zal men moeten kunnen simuleren als men bijvoorbeeld weet dat de eerste jaars instroom bijvoorbeeld tegenvalt. In overleg met de werkgroep P&C cyclus moet een eenvoudig gestroomlijnd inzichtelijk bekostigingsmodel ontworpen worden (wellicht met externe hulp erbij). Uit 2 e en 3 e geldstroom wordt financiering verkregen specifiek voor onderzoek of onderwijs. De toerekening van deze externe inkomsten naar onderwijs en onderzoek is dus geen probleem. Projectgroep basisregistraties Pagina 18 12-6-2002

6.3 De wensen voor en eisen aan de oplossingsrichting Binnen de opdracht is gedurende de globale ontwerp fase in overleg met de deelprojecten IT en kostprijzen gekeken naar verschillende manieren om tot een oplossing te komen. Deze manieren zijn te verdelen in twee groepen te weten: 1. SAP (paragraaf 6.3.1) 2. De oplossingen van het deelproject kostprijzen (paragraaf 6.3.2) 6.3.1 SAP Een van de belangrijkste uitgangspunten van dit deelproject is het vinden van een eenvoudige en heldere oplossing. Zodoende is gekeken naar mogelijkheden binnen SAP die geïmplementeerd kunnen worden zonder dat de data entry activiteiten enorm veel tijd vergen. Immers, de beschikbare capaciteit bij de administratieve afdelingen staat onder druk. Er is daarom gezocht naar een intelligenter gebruik van SAP. Voor een totaal overzicht van de mogelijkheden binnen SAP en een bespreking daarvan met het oog op mogelijke toepassingen binnen dit project wordt verwezen naar bijlage 1. 6.3.2 Kostprijzen Naast de oplossingen binnen SAP is de mogelijkheid bekeken om inzichtelijke informatie over kosten en opbrengsten van onderzoek en onderwijs te verkrijgen door middel van een combinatie van gegevens uit SAP (inzet van Wetenschappelijk Personeel in onderwijs en onderzoek) en de uitkomsten van het deelproject kostprijzen. Hiervoor is overleg gepleegd met de projectgroep kostprijzen. Het eindresultaat van dit deelproject, een kostprijs per FTE onderwijs en /of FTE onderzoek, kan een bijdrage leveren bij de oplossing van het probleem. De oplossing zal dan wel extracomptabel zijn hetgeen in een eerdere fase als niet wenselijk is beschouwd. Voor een overzicht van de door het deelproject voorgestelde opzet van kostprijzen zie bijlage 2. Projectgroep basisregistraties Pagina 19 12-6-2002

6.3.3 Mogelijke oplossingsrichtingen De in de twee voorgaande paragrafen beschreven oplossingsrichtingen (bijlage 1 & 2) laten zich als volgt samenvatten: 1 2a 2b 3 4 Oplossingsrichting extra belasting SAP-HR Herinrichting coderingsstructuur op korte termijn mogelijk Oplossingen in SAP Toevoegen 4e boekingscode in SAP nee nee nee Profit centers zonder wijziging in huidige orderstructuur/sapinrichting, afhankelijk van de situatie Situatie 1: ordernummers eenduidig toe te wijzen nee nee ja Situatie 2: ordernummers niet eenduidig toe te wijzen nee nee ja Idem ordening bestaande interne orders m.b.v. rapportagehiërarchieën nee nee ja Idem gebruik profit centers i.c.m. organization management (OM) module in SAP-HR ja ja nee Oplossing middels kostprijzen gebruikemployee group/subgroup gegevens uit SAP-HR in combinatie met kostprijzen nee nee ja Voldoet aan informatiebehoefte ja, echter enorm arbeidsintensief ja, op globaal niveau ja, op globaal en detailniveau ja, alleen extracomptabel 6.4 De uitgangspunten nader bezien De omgeving van dit project is momenteel volop in beweging. Deze ontwikkelingen zijn van invloed op de uitgangspunten die in het plan van aanpak zijn geformuleerd. In het plan van aanpak is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: De splitsing moet gerealiseerd worden binnen de huidige inrichting van de administraties in SAP-FI/CO; de huidige organisatorische indeling zal niet aangepast worden; Bij voorkeur wordt géén gebruik gemaakt van extracomptabele oplossingen; De oplossing moet gevonden worden binnen de huidige systemen die binnen de universiteit gebruikt worden. Ten aanzien van deze uitgangspunten zijn de volgende opmerkingen en kanttekeningen te maken. 6.4.1 Opmerkingen ten aanzien van deze uitgangspunten Gedurende de afgelopen periode is de werkgroep geconfronteerd met de volgende aspecten die hun invloed hebben op de uitgangspunten: Projectgroep basisregistraties Pagina 20 12-6-2002

In april jl. is door het College van Bestuur een notitie uitgevaardigd waarin wordt aangegeven langs welke lijnen de invulling van de nieuwe bestuurlijke indeling zal worden uitgewerkt. In deze notitie is een denkmodel opgenomen waarin de relaties tussen groepen en organisaties in onderwijs én onderzoek worden weergegeven. Het is momenteel onduidelijk welke effecten de bestuurlijke vernieuwing zal hebben op de inrichting van SAP-FI/CO. De huidige systemen die geraakt zullen worden door een oplossing voor de binnen het deelproject basisregistraties gedefinieerde vraagstuk kennen allemaal een eigen specifiek probleem. Het betreft de volgende systemen/applicaties: a) SAP-FI/CO: naar verwachting wordt in 2003 binnen de universiteit de overstap gemaakt van release 4.5 naar 4.6. Het is momenteel niet helder welke additionele mogelijkheden deze nieuwe release met zich meebrengt. b) Het recent geïmplementeerde SAP-HR (PA) kent nu nog vele problemen. Bij het vinden van een oplossing is het van belang om een stabiele omgeving te hebben als basis. Daarnaast is tijdens ons bezoek aan de universiteit van Maastricht gebleken dat de submodule Organisatie Module (OM) een goede oplossing kan bieden voor een juiste kostenverdeling tussen onderwijs en onderzoek. c) Het salarissysteem binnen de universiteit (IPA) genereert de werkelijke personeelskosten. Deze kosten betreffen zoals reeds vermeld 90% van de totale kosten. Binnen de universiteit van Maastricht worden deze kosten maandelijks per medewerker vanuit IPA geboekt op meerdere orders in SAP- FI/CO. Dit is mogelijk met gebruikmaking van de kostenverdeling / ordernummers zoals die in de submodule OM binnen SAP-HR kunnen worden opgenomen. Binnen de universiteit van Utrecht wordt op basis van de ordernummers die in IPA zijn ingevoerd de salaristape van IPA geboekt als kosten in SAP-FI/CO. Indien de splitsing onderwijs/onderzoek door een meer gedetailleerd gebruik van verschillende ordernummers wordt weergegeven is het, in de Utrechtse situatie, nodig deze gegevens in IPA in te voeren. Het bestaan van IPA is voor de middellange termijn niet gegarandeerd. De gedachte binnen meerdere universiteiten waaronder de universiteit van Utrecht is om IPA te vervangen door SAP-Pay-roll. Het is dus niet handig om de oplossing hierin te zoeken. Deze aspecten dienen te worden meegenomen in de oplossingsrichting. 6.5 Conclusie Gezien de recente ontwikkelingen is de deelprojectgroep tot de conclusie gekomen dat de oplossing voor het vraagstuk gesplitst moet worden in een korte (fase 1) en een lange termijn oplossing (fase 2). Beide oplossingen vormen onderdelen van een totaal oplossing. De splitsing is noodzakelijk omdat alleen fase 1 oplossing gerealiseerd kan worden binnen de in het plan van aanpak afgesproken planning. Fase 2 oplossing levert de meeste toegevoegde waarde, maar vergt qua implementatie relatief meer tijd en afstemming met andere projecten (zoals bijvoorbeeld concentratie P). De oplossing moet op korte termijn voldoende flexibiliteit waarborgen om een structurele lange termijn oplossing te bieden op het moment dat er meer duidelijkheid is met betrekking tot de hierboven beschreven opmerkingen ten aanzien van de uitgangspunten. De volgende paragrafen werken de twee fasen van de oplossing uit. Projectgroep basisregistraties Pagina 21 12-6-2002

De nadere uitwerking van de eerste fase is opgesteld aan de hand van vier aspecten die van invloed zijn bij de uitvoering en implementatie van een plan of een project. Het is hierbij van belang dat aan alle vier de aspecten voldoende aandacht wordt besteed zodat ze in evenwicht zijn. Deze aspecten zijn in de onderstaande figuur weergegeven: Organisatie en aansturing IT ondersteuning Mensen en cultuur Processen en procedures organisation & control Management & organisatie Prest atie Processen Systemen & infrastructuur Mensen en cultuur 6.5.1 Fase 1 oplossing Zoals hierboven geschetst, is op korte termijn een eenvoudige en flexibele oplossing gewenst. Uitgaande van de huidige systemen en de gewenste eenvoud leidt dit tot de mogelijkheid die Profit Center Accounting biedt zonder wijziging in de huidige orderstructuur en verdere inrichting van SAP. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is de vraag of de door een onderdeel gebruikte ordernummers eenduidig zijn toe te wijzen aan onderwijs of onderzoek. Indien dit niet het geval is zal de allocatie op een eenvoudige wijze opgelost moeten worden. Voordelen: snel in te voeren, binnen administratie (dus niet meer extracomptabel), weinig weerstand vanuit organisatie Nadelen: voldoet niet aan de mate van detail met betrekking tot de informatiebehoefte op faculteits en departementaal niveau. Organisatie en aansturing Voor een goede invulling van het allocatievraagstuk komt een praktische, heldere en eenduidige definiëring van onderzoek en onderwijs tot stand. Splitsing geschiedt op budgettair en actueel niveau (toekomst en heden). Op kwartaalniveau zullen overzichten met betrekking tot de kosten en opbrengsten voor onderwijs en onderzoek uitgegeven worden. De mogelijkheid tot consolidatie binnen een faculteit én binnen de gehele universiteit is gewaarborgd door adequate richtlijnen en standaarden (zie processen en procedures). Projectgroep basisregistraties Pagina 22 12-6-2002

De mate van detail, voor de korte termijn globaal niveau genoemd, betreft de volgende niveaus: o Binnen departementen op orderniveau; o Binnen faculteiten op departementsniveau; o Binnen de gehele universiteit op faculteitsniveau. IT ondersteuning Inrichting binnen SAP-FI/CO van twee profitcenters voor onderwijs en onderzoek die inzicht geven in: o Kosten en opbrengsten. o Budget vs actuele gegevens. Oplossingen buiten de administratie van de universiteit (SAP) worden niet wenselijk geacht. Middels prototyping zal nader bepaald worden op welke wijze de profit centers vastgelegd worden en tot uitdrukking komen; prototyping zal in samenwerking met het deelproject IT uitgevoerd worden. Het technisch detailontwerp (opgesteld in samenwerking met IT) richt zich op het realiseren van: Toewijzing van interne orders aan profit centers Toewijzing van overhead en gemengde kosten aan onderwijs en onderzoek De korte termijn oplossing wordt gezien als de basis voor de lange termijn oplossing. Deze oplossing dient voldoende flexibel te zijn.gezien de opmerkingen met betrekking tot de uitgangspunten zoals geformuleerd in paragraaf 6.4.1. Gegevens worden eenmalig ingevoerd. Mensen en cultuur Een nadere onderbouwing door het College van bestuur van de noodzaak tot het aanbrengen van de splitsing Onderwijs en Onderzoek en de wijze waarop die gegevens vervolgens in het bestuurlijke processen gebruikt zullen worden is noodzakelijk Het creëren van draagvlak is reeds gerealiseerd binnen het departement SGP en de faculteit FRW door het locale en het centrale management goed te informeren. De betrokkenheid van de leiding van het departement SGP is cruciaal. Ondanks het feit dat de korte termijn oplossing niet aan al hun wensen voldoet zullen zij, daar waar nodig, medewerking moeten verlenen aan dit project. De gekozen oplossing dient ook door betrokkenen van andere faculteiten (management en ondersteuning) geaccepteerd te worden. Zie verder paragraaf 6.5.3 Processen en procedures Op centraal niveau worden richtlijnen opgesteld met betrekking tot de allocatie van kosten. Op lokaal niveau wordt invulling gegeven aan deze richtlijnen. Hierbij worden de volgende aspecten nader uitgewerkt: o Er worden vanuit centraal niveau richtlijnen uitgevaardigd met betrekking tot het openen en afsluiten van interne orders. o Jaarlijkse bepaling en vastlegging van de allocatiemethodiek van kosten op faculteits- en departementsniveau door de verantwoordelijke controller. Projectgroep basisregistraties Pagina 23 12-6-2002

o Afstemming en toetsing van de allocatiemethodiek op centraal niveau (accordering) aan de hand van centrale richtlijnen en standaard regelgeving. o Controle op geaccordeerde allocatiemethodiek. o Toewijzing van overheadkosten aan onderwijs en onderzoek vindt plaats op centraal niveau binnen de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen. De gemengde kosten binnen de departementen van de faculteit worden toegewezen aan onderwijs en onderzoek op departementsniveau. 6.5.2 Fase 2 oplossing Voor de lange termijn (fase 2) is het belangrijk om de ontwikkelingen met betrekking tot SAP-HR te volgen. Ongeacht de toekomst van het salarissysteem IPA is een nader onderzoek gewenst om te inventariseren of de wijze waarop de Organization Management module van SAP-HR bij de universiteit van Maastricht gebruikt wordt de oplossing biedt voor de universiteit van Utrecht. De implementatie hiervan zal een oplossing kunnen bieden voor de kosten allocatie voor overhead en gemengde kosten. Voordelen: inzicht in taken medewerkers, geen extra belasting PA module van SAP HR, voldoet aan informatiebehoefte faculteit/departement en Universiteit, stap naar Human Resource Management i.p.v. salarisadministratie (Hay, loopbaanplanning, inzicht in vacatures). Nadelen: vergt implementatie nieuwe module, op korte termijn geen oplossing voor departement SGP. Op dit moment stuurt de faculteit FRW in geld en aantallen (formatiebeginsel). Door middel van afspraken met de betrokken hoogleraren zijn structurele meerjarige formaties vastgelegd (incl. vacatures). De detaillering vindt plaats op functieniveau : bijvoorbeeld (senior) docent-onderzoeker, hoogleraren A en B en AIO s. Aan elke formatieplaats hangt een meerjarig budget. Aan de kostenkant worden er medewerkers benoemd op de formatieplaatsen. Op deze wijze is de personeelsbegroting vastgelegd in geld per formatieplaats. Deze dubbele bewaking (geld en fte) zorgt ervoor dat er in principe nooit personeelsbudgetten overschreden kunnen worden. Ook is er personeelsplanning voor de lange termijn mogelijk omdat men weet wanneer formatieplaatsen vrij komen, of er nog groeimogelijkheden zijn binnen de functie en welke mensen in aanmerking komen om de senioren op te volgen. Personeelsplanning is dus van essentieel belang voor de bedrijfsvoering van SGP en de faculteit FRW als geheel. De aantallen formatieplaatsen zijn verder gerelateerd aan mensen die Onderwijs en Onderzoekstaken verrichten. Tezamen met de formatiegegevens wordt er per departement een taakbelastingsmatrix (ook wel MUB matrix ) opgesteld. De matrix geeft aan dat enerzijds per formatieplaats uren beschikbaar zijn en anderzijds de uren worden besteed aan Onderwijs en/of onderzoek. Uit de matrix blijkt per leerstoelgroep binnen het departement of er capaciteitsproblemen zijn. De leiding van het departement kan dan incidenteel mensen toevoegen, taken afstoten of meer op de langere termijn acties ondernemen om het evenwicht te bereiken en (financiële) tekorten voor lief te nemen. Projectgroep basisregistraties Pagina 24 12-6-2002

Deze gegevens worden nu in Excel bijgehouden. Omdat de leiding van SGP de cijfers met een druk op de knop wil hebben is het hebben van een schaduwadministratie op de langere termijn niet wenselijk. Zoals al reeds in het globaal ontwerp is aangegeven is de leiding van SGP niet erg geïnteresseerd in de korte termijn oplossing omdat het slechts globaal aangeeft hoeveel geld er besteed wordt aan onderwijs en onderzoek. Rekening houdende met de wens om personeel te plannen, afspraken te maken met medewerkers en deze te monitoren (Human Resource Management) is de MO module van SAP HR een oplossing om tegemoet te komen aan de wensen. Verder is aldaar de splitsing mogelijk in onderwijs en onderzoektaken, iets wat in SAP HR Personeelsadministratie niet goed mogelijk is. Een onderzoek bij de Universiteit Maastricht heeft dat uitgewezen. Voorbeeld: Loopbaanplanning Op dit moment is niet goed vastgelegd in SAP HR op welke functie een medewerker aangesteld is. Men weet niet of het een structurele vaste formatieplaats is waarop dus een aanstelling voor onbepaalde tijd mogelijk is. Ook weet men niet welke formatieplaatsen tijdelijk zijn (om schokken in de bekostiging op te vangen). Afspraken zullen zeker wel gemaakt zijn hier en daar maar zijn gearchiveerd in de vele personeelsdossiers en niet makkelijk toegankelijk of niet geactualiseerd. Vastlegging in SAP HR is noodzakelijk om medewerkers te informeren over groeimogelijkheden qua salaris binnen de huidige functie (Hay functiewaarderingstraject). Verder dient men geïnformeerd te worden aan welke eisen men moet voldoen om door te groeien (Utrecht kent kwalificaties onderwijs en onderzoek). Afspraken ten aanzien van de loopbaan en toekomst worden vastgelegd in jaarlijkse Resultaat en Ontwikkelingsgesprekken (R&O), ook die afspraken moeten elektronisch toegankelijk zijn voor het departementshoofd en wellicht in de toekomst voor de medewerker zelf (Employee Self Service). 6.5.3 Toetsen van de oplossing bij andere faculteiten De deelprojectgroep acht het niet mogelijk om te komen tot een eenduidige definitie van de taakgebieden onderwijs en onderzoek op basis waarvan alle gemengde kosten zouden moeten worden toegerekend binnen de gehele universiteit. Om de splitsing van kosten zo te definiëren dat consolidatie binnen de gehele universiteit mogelijk is, is het van belang dat andere faculteiten snel betrokken zijn bij dit project. Betrokkenheid van medewerkers van andere faculteiten bij dit deelproject is dan ook zeer wenselijk. De oorspronkelijke bemensing van dit deelproject vanuit de universiteit betrof drie medewerkers van drie verschillende faculteiten. Helaas is dit niet mogelijk gebleken; de projectleider is werkzaam binnen de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen en de projectmedewerker is afkomstig van de faculteit Natuur- en Sterrenkunde. De betrokkenheid van twee faculteiten is te beperkt om de gekozen oplossingen te waarborgen. Zodoende is een extra afstemming in gang gezet binnen andere faculteiten. Extra afstemming binnen andere faculteiten vindt onder meer plaats door het informeren van de P- en F-hoofden en informeel overleg te voeren met het project professionalisering P en concentratie P. (Deze informatieronde is inmiddels in gang gezet). Projectgroep basisregistraties Pagina 25 12-6-2002

7 Vervolgstappen 7.1 Openstaande issues Planning & control Afstemming met de werkgroep Planning & Control moet nog plaatsvinden. Deze werkgroep zal formats leveren ten aanzien van de verantwoording Onderwijs en Onderzoek. Tevens zal er overleg gevoerd moeten worden met deze projectgroep i.v.m. het vereenvoudigen van het bekostigingsmodel en de prognose van parameters. Een punt hierbij is wel, dat deze vragen onderdeel uitmaken van plateau 3 (planning en control voor faculteiten). Omdat nog niet helder is wat precies de scope is van de P&C werkgroep is afstemming nog niet mogelijk gebleken. IT De IT werkgroep is benaderd in verband met de korte termijn oplossing. Een lid van de IT werkgroep is mee geweest op werkbezoek in Maastricht en heeft meegedacht aan de lange termijnoplossing, maar er is nog onvoldoende gestructureerde terugkoppeling vanuit de IT-werkgroep met de hele projectgroep basisadministratie. IPA Omdat IPA waarschijnlijk op termijn vervangen zal worden door SAP-Payroll is een investering in IPA niet zinvol om te bezien of de splitsing van de personeelskosten aldaar gemaakt kan worden. De gevolgen van SAP-Payroll voor dit project zullen verder geanalyseerd moeten worden. Metis/OZIS Metis/OZIS is een onderzoeksysteem van de Universiteit. De projectgroep ziet het systeem meer als een raadpleegsysteem indien men vanuit SAP (financieel of Personeel) vragen heeft over specifieke onderzoekstaken van een medewerker. De bron van de inzet voor onderwijs hoort volgens de projectgroep te liggen binnen SAP. Een eventueel benodigde uitdieping van de relatie SAP en Metis vanuit de projectgroep moet nog geschieden. Bespreken met F en P-afdeling van FRW Het globaal ontwerp zal nog doorgesproken moeten worden met de faculteiten (P en F afdelingen). De korte termijn oplossing gaat met name de F-afdelingen aan, de lange termijnoplossing zal met name een investering vragen van de P-afdelingen. Projectgroep basisregistraties Pagina 26 12-6-2002