Onder de huidige economische omstandigheden zijn veel organisaties terughoudend in het aanschaffen van ERP-software. Toch is het juist nu interessant te kijken naar manieren om interne processen te automatiseren om zo efficiënter en kosteneffectiever te werken. Ook zonder grote investeringen is dit mogelijk. Door ERPsoftware te huren of als dienst online te gebruiken, kan ook in deze tijden eenvoudig geautomatiseerd worden. Deze whitepaper geeft inzicht in de voordelen van ERP en gaat dieper in op het huren van ERP en ERP Online.
Wat is ERP? ERP (Enterprise Resource Planning) staat voor het geïntegreerd automatiseren van verschillende vakgebieden en/of afdelingen binnen een organisatie. Hierbij wordt vaak gedacht aan dure maatwerk oplossingen, eindeloze implementatietrajecten en de daarbij behorende kosten. Met de ERP-software van AFAS hoeft dit niet het geval te zijn. De ERP-onderdelen zijn los inzetbaar, naar eigen wens samen te stellen en geïntegreerd toe te passen. Geen maatwerk waarbij de processen worden aangepast aan de organisatie, maar een geïntegreerde flexibele standaardoplossing die voor elke organisatie geschikt is. Waarom in deze tijd kiezen voor ERP-software? Met moderne ERP-software kunnen organisaties essentiële interne bedrijfsprocessen Opbrengsten eenvoudig automatiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan facturatie, urenregistratie, logistieke Profiteren Kosten processen en documentmanagement. Met behulp van (zelf samen te stellen) workflows worden deze processen op een standaard manier beheerd. Het domme werk wordt aan het systeem overgelaten en hierdoor neemt de snelheid van informatiestromen toe. Alle benodigde informatie wordt naar de medewerkers gebracht. Door gegevens bij de bron in te voeren, beschikt iedereen binnen de organisatie altijd real-time over de juiste informatie. Zo kan een organisatie sturen op basis van beschikbare up-to-date managementinformatie. Door de inzet van ERP-software werkt een organisatie efficiënter en meer kostenbesparend, iets dat juist nu van groot belang is. Meer tijd, minder kosten Juist in deze tijd staat zoveel mogelijk geld verdienen, met zo min mogelijk mensen, centraal. Om dit te realiseren moeten interne processen efficiënt worden ingericht. Door het domme werk aan het systeem over te laten, ontstaat er voor medewerkers ruimte om tijd aan hun kernactiviteiten te besteden. ERP-software werkt anticyclisch; het is makkelijk aan te tonen dat het geld oplevert. Het bespaart kosten en verhoogt de productiviteit. Een voorbeeld van een intern proces waarop eenvoudig bespaard kan worden is de facturatie. Het digitaal en geautomatiseerd factureren bespaart een organisatie gemiddeld 30-35 euro per factuur op jaarbasis. Deze gegevens zijn afkomstig van het Ministerie van Economische Zaken, dat een groot voorvechter is van digitaal factureren. Altijd weten waar je staat In tijden van economische neergang is het voor organisaties belangrijk op elk moment te weten hoe men er financieel voor staat. Bij veel organisaties wordt momenteel nog teveel teruggekeken. Maar onder de huidige marktomstandigheden kan men zich deze luxe niet meer veroorloven. Om als organisatie gezond te blijven is het belangrijk, met behulp van ERP-software, te beschikken over de meest actuele managementinformatie om zo de Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI s) te kunnen monitoren en op koers te blijven. De klant dichterbij Het behoud van klanten is belangrijker dan ooit te voren. De klanttevredenheid moet weer hoog op de prioriteitenlijst staan. Met goede ERP-software zorgt een organisatie voor een continu inzicht in het gedrag en de wensen van de klant. Wat doet de klant? Wat wil de klant? Wanneer is er voor de laatste keer contact geweest? Zo kan een organisatie sneller, beter en tegen lagere kosten inspelen op de veranderende wensen van klanten. De customer service wordt verbeterd en de loyaliteit van klanten vergroot. Figuur 1: Lastenverlichting als belangrijk doel Hieronder laten we zien hoe organisaties met behulp van ERP-software in korte tijd interne processen kunnen automatiseren zonder te moeten investeren. Dit kan u als organisatie helpen een eventuele aanschaf van ERP-software te rechtvaardigen. Zonder investeren automatiseren In de huidige economische crisis is het voor veel organisaties lastig (veel) geld te investeren in de aanschaf van geschikte ERP-software en de benodigde hardware. Om toch te kunnen automatiseren en zo een voorsprong op de concurrentie te behouden, biedt AFAS de mogelijkheid ERP-software te huren (AFAS Huur). Het huren van ERP-software biedt dezelfde voordelen als kopen; besparen op personeelskosten, gegevens vastleggen bij de bron en het realiseren van een hogere 3
productiviteit. Daarnaast biedt AFAS de mogelijkheid ERP-software online te gebruiken (AFAS Online ERP). Een populaire combinatie waarbij gehuurde software via het internet gebruikt wordt is voor veel klanten de ideale automatiseringsoplossing. AFAS Online ERP Met AFAS Online kunnen bedrijven hun interne processen volledig automatiseren via internet. Hierbij hoeven zij zich niet bezig te houden met het installeren, onderhouden en updaten van de software. Zowel het applicatie als het systeembeheer wordt door AFAS verzorgd. Deze vorm van ERP online onderscheidt zich hiermee van de standaard SaaS-oplossingen. Bij veel organisaties bestaat nog steeds de angst bedrijfsgevoelige gegevens te ontsluiten bij een externe partij. Want wie zegt dat deze informatie niet zomaar verdwijnt? Kan ik er op elk gewenst over beschikken? En wat als ik in financieel ruimere tijden wil overstappen naar vast gebruik van de software? Belangrijk om te onthouden is dat AFAS Online ERP geen specifieke software is, maar de reguliere ERP-software dat online wordt aangeboden. Hierdoor kunnen organisaties op elk gewenst moment beschikken over hun eigen informatie. Tevens kunnen zij op elk moment ervoor kiezen de software in eigen beheer te laten draaien. AFAS Huur Om essentiële bedrijfsprocessen te kunnen automatiseren, zonder de eenmalige investeringskosten te hoeven betalen, biedt AFAS ook de mogelijkheid ERP-software te huren. Wel moet de klant dan beschikken over een eigen (lokale) server waarop de software kan draaien indien een klanten besluit om niet Online met de software te werken. AFAS Huur is uniek in de softwarewereld en past helemaal binnen de strategie om zonder investeren toch te kunnen automatiseren. Voor een vast bedrag per medewerker per maand maakt een organisatie gebruik maken van de bedrijfssoftware. Hieronder de voordelen van AFAS Huur op een rij: Geen eenmalige investeringskosten Vast bedrag per maand voor het complete gebruik van de software, inclusief jaarlijks gebruiksrecht Maandelijkse automatische incasso van de termijnen via digitale facturering Klant betaalt geen rente, wel een jaarlijkse indexering Conclusie Ondanks bovengenoemde voordelen en mogelijkheden van moderne ERP-software bestaat er binnen veel organisaties, vaak onterecht, nog veel angst om interne processen te automatiseren. Dit komt vooral door de associatie met hoge kosten en langdurige implementatietrajecten. Uit bovenstaande informatie blijkt dat dit niet het geval hoeft te zijn. Automatiseren wordt steeds meer een primair proces. Door ERP-software op een slimme manier in te zetten, kan hiervan snel geprofiteerd worden! Figuur 2: Ontzorging door AFAS Online Het concept van AFAS Online is eenvoudig: organisaties gebruiken de hardware van AFAS waarop de software geïnstalleerd is. Investeringen in servers waarop de software draait zijn hierdoor niet meer nodig. Een computer met internetverbinding is het enige waarvoor gezorgd moet worden. Het streng beveiligde hightech serverpark van AFAS garandeert dat bedrijfsgegevens veilig opgeslagen worden. Veiliger dan op een eigen (lokale) server. Met een gebruikersnaam en unieke inlogcode maakt de gebruiker vervolgens via internet gebruik van de software. Hieronder de voordelen van AFAS Online op een rij: inclusief applicatiebeheer, systeembeheer en automatische back-up Geen investeringen in servers nodig Klanten hoeven geen software updates uit te voeren Altijd bereikbaar, 24/7 Gegevens veilig opgeslagen in hightech server park Mogelijkheid tot overstappen op vast gebruik van AFAS Profit met behoud van gegevens 4
Over AFAS ERP AFAS ERP B.V. is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met 270 enthousiaste medewerkers, dat met één softwarepakket AFAS Profit - de diverse afdelingen van meer dan 10.000 bedrijven in Nederland, België, Luxemburg en op de Nederlandse Antillen automatiseert. AFAS is opgericht in 1996 en gevestigd in Leusden. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes. Deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. De visie die aan de producten ten grondslag ligt heeft AFAS Ondernemingsprocesbeheer (OPB ) genoemd. Meer informatie op Over AFAS Profit AFAS Profit is de naam voor de geïntegreerde ERP software van AFAS. Deze software, draaiend op het Microsoft platform, wordt volledig ontwikkeld door de AFAS organisatie zelf. Wij zijn dan ook trots op ons eigen Nederlands ontwikkelbedrijf met top ontwikkelaars. De visie op productontwikkeling genaamd ANTA, is volstrekt anders dan de doorsnee concurrent. Op basis van hoogwaardige standaards wordt op een fabrieksmatige wijze flexibele en generieke software ontwikkeld. Bedrijven die de kracht van automatisering inzien, hebben hier optimaal baat bij. De kracht van AFAS Profit is met name een enorme flexibiliteit binnen de standaard. Zodoende wordt de software afgestemd op de eisen van de organisatie, waarbij beheersbaarheid en onderhoud worden gegarandeerd. Profit ERP bestaat uit: CRM, Competentiemanagement, Documentmanagement, Financieel, Fiscaal, HRM, Logistiek, Payroll, Projecten, Abonnementen en Workflowmanagement. Meer informatie op /profit Copyright AFAS ERP, maart 2009 Alle rechten voorbehouden. Het auteursrecht berust bij AFAS ERP. Vermenigvuldiging in wat voor vorm dan ook is alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijk toestemming door AFAS ERP. De informatie in deze whitepaper is met zorg samengesteld. Toch kan AFAS ERP B.V. geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheid van het materiaal in deze whitepaper. 5