VIRO "VROEGER LIEPEN WE CONTINU ACHTER DE FEITEN AAN, NU ZIJN WE IN CONTROL"

Transcriptie

1 VIRO "VROEGER LIEPEN WE CONTINU ACHTER DE FEITEN AAN, NU ZIJN WE IN CONTROL"

2 OVER VIRO Internationaal ingenieursbureau VIRO met het hoofdkantoor in Hengelo werkt sinds tien jaar met de ERP-software van AFAS. De verschillende modules van het pakket ondersteunen de belangrijkste interne en externe doelstellingen van het bedrijf, maar: het kan altijd beter. Op bezoek bij VIRO, een betrokken en tegelijkertijd kritische klant. Bij VIRO vormen financieel directeur Huub Kottink en controller Rik Hulshof een uitstekend op elkaar ingespeeld duo. De een met een scherp oog voor de strategische doelstellingen, de ander met korte lijntjes naar de interne organisatie. VIRO, actief in de industriële sector met als core business projectmanagement en engineering, is met zo n zeshonderd medewerkers een middelgrote speler. Te klein voor het tafellaken, te groot voor het servet zoals Kottink en Hulshof het zelf zeggen, ergens tussen regionaal en mondiaal. Er is zeker een groeiambitie, maar de huidige flexibiliteit en slagvaardigheid worden gekoesterd. Natuurlijk willen we groeien, maar het laatste wat we willen is log worden. 2 VIRO

3 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP UITDAGINGEN4 6 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN 8 TOEKOMST DROMEN 10 OVER AFAS 12 3 VIRO

4 DE UITDAGINGEN Kottink: De gevolgen van de crisis uit 2008 merken we nog steeds. Ondanks een goed gevulde pijplijn zien we dat investeringsbeslissingen soms uitblijven. Bedrijven tonen zich een stuk rationeler dan voor 2008 toen de bomen bij wijze van spreken tot in de hemel groeiden. Er zit voorzichtigheid in de markt. Voorlopig blijft dat nog wel even zo, is mijn inschatting. Niemand zit op een tweede zeepbel te wachten. Hulshof: Skyhigh zoals het was, dat halen we niet snel meer. 4 VIRO

5 "VAN CENTRALISATIE WAS OP GEEN ENKELE MANIER SPRAKE" PROFESSIONALISERING Kottink: De wens om te professionaliseren dateert al van voor de crisis, toen rond 2004 de wens ontstond om meer te kunnen sturen op de inzet van middelen. Omdat onze eigen software daarvoor ontoereikend was, hebben we ons op de markt georiënteerd. Veel serieuze alternatieven naast AFAS waren er destijds overigens niet. Het ene pakket had te veel bugs, het andere was te weinig geïntegreerd. Het ERP-pakket van AFAS paste ons het best, het was bij uitstek een argument voor uniformiteit. STUREN OP OUTPUT Hulshof: Daar waren we destijds ook wel aan toe. Van centralisatie was op geen enkele manier sprake. Niet alleen had iedere vestiging zijn eigen werkroutines, ook op het niveau van de individuele werknemer was men gewend om met eigen softwarepakketjes te werken. Als je eraan terugdenkt is het eigenlijk best knap dat het in de praktijk desondanks allemaal functioneerde. Daarnaast was in de oude situatie de output niet correct; er was altijd wel iemand die het proces verstoorde. Ons pakket is niet goed, kreeg je dan als argument te horen. 5 VIRO

6 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG HET JUISTE GEREEDSCHAP Hulshof: Tegenwoordig hoeven we niet meer als excuus te accepteren dat het pakket niet goed is. Om die reden is het registreren eigenlijk geen issue meer. Mensen zijn eraan gewend geraakt om hun uren in te voeren. Overal in de organisatie gebruiken onze mensen de centrale rapportage. Het is het perfecte stuurinstrument om adequaat in te spelen op veranderingen in de omgeving. Als op een bepaald project gedurende drie maanden geen uren worden gemaakt terwijl het nog wel steeds in onderhanden werk staat, dan krijgt dat project een kleurtje. Is het in één oogopslag duidelijk. 6 VIRO

7 "DE SOFTWARE VOELDE METEEN ALS EEN WARME JAS" Kottink: De software van AFAS voelde meteen als een warme jas. Werken met visuele elementen als cockpits en stoplichten, daar wordt een mens heel enthousiast van. De discipline is aangehaald vanwege de outputrapportage. We hebben het bewustzijn in de organisatie gebracht dat de input volledig moet zijn, anders heb je niets aan de output. Hulshof: Onze eigen organisatie draagt zorg voor de data in Profit en de gevisualiseerde rapportage. Het moet er gelikt uitzien, de gebruiker moet een wow-ervaring hebben. Een correcte invoer van uren en projecten is immers belangrijk, net als tijdig factureren. Als ik daar opmerkingen over hoor in de trant van waarom zou ik meteen factureren? dan vraag ik die persoon vind jij het belangrijk om deze maand je salaris te ontvangen? AFAS heeft ons hier trouwens wel het goede voorbeeld gegeven. Als er een AFAS-consultant voor ons aan de slag is, hebben we de volgende dag de factuur in huis. Onze doelstelling is om wekelijks te factureren. Kottink: Onze eigen rol verandert. Je denkt de organisatie goed te kennen, je krijgt een instrument in handen waarmee je heel goed kunt luisteren naar interne doelgroepen. Dat maakt je interne klanten steeds enthousiaster en daardoor gaan ze de output ook beter gebruiken. Het is een evolutie op alle vlakken. Vroeger was het een kwestie van eenrichtingsverkeer, terwijl het nu veel meer tweerichtingsverkeer is. Hulshof: De verbeteringen die wij weten te realiseren, dat is niet iets wat wij hier bedenken. Dat komt van de mensen zelf. 7 VIRO

8 WENSEN VOOR DE TOEKOMST Op de rapportage van onderhanden werk staan nu bijvoorbeeld zo n twintig items overzichtelijk weergegeven. Daar kan een vestigingsleider of afdelingshoofd in de praktijk echt zelf meteen mee aan de slag. Als we in een vroeg stadium signaleren dat er iets mis gaat, zijn we daadwerkelijk in staat om bij te sturen. Dat kon vroeger niet, dan liep je continu achter de feiten aan. Nu ben je in control. Hulshof: Natuurlijk kan het altijd nog beter. Ik zeg altijd: van informatie komt informatie. "VAN INFORMATIE KOMT INFORMATIE" 8 VIRO

9 "TEGENWOORDIG HOEVEN WE NIET MEER ALS EXCUUS TE ACCEPTEREN DAT HET PAK- KET NIET GOED IS" Kottink: Wij zouden nog meer met normeringen willen werken. Onze grootste uitdaging is altijd dat een project loopt in overeenstemming met de voorcalculatie. Maar met name grote projecten kunnen heel gemakkelijk uit de bocht vliegen. Het is cruciaal dat je het visueel inzichtelijk kunt maken als een project uit de pas loopt, een techneut heeft minder met cijfers. Normaalgesproken heeft een project een S-curve; je begint klein en na een tijdje vliegen de uren omhoog. Het zou mooi zijn om de norm voortdurend te kunnen vergelijken met de werkelijkheid, dan speel je echt kort op de bal. Hulshof, met een knipoog: Iets wat me eigenlijk nog steeds niet helemaal lekker zit. Toen AFAS destijds sponsor van AZ werd, heb ik jullie meteen een mailtje gestuurd om het contract op te zeggen. Dat was natuurlijk gekscherend bedoeld, maar toch Voor ons hier in het oosten is er maar één voetbalclub. En dat is natuurlijk FC Twente. Laten we het er maar op houden dat de mensen van AFAS en VIRO niet alleen van hele goede software houden, maar ook echte voetballiefhebbers zijn. 9 VIRO

10 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 10 VIRO

11 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER