STICHTING COSIS "ONTZORGEN IN DE ZORG"

Transcriptie

1 STICHTING COSIS "ONTZORGEN IN DE ZORG"

2 OVER COSIS Ontzorgen in de zorg. Dat is de ambitie van Cosis. Cosis is een partnerschap tussen zorgverleners NOVO en Promens Care en bij die organisaties draait het om maar één ding: de cliënt. Beate Visser, Procesinformatie Analist: De medewerkers staan voor onze cliënten. En wij staan ervoor om de medewerkers daarbij te helpen. NOVO en Promens Care bieden zorg aan mensen met een verstandelijke of psychische beperking. Dat doen ze met kleinschalige woonvoorzieningen, dagbesteding en veel ambulante begeleiding in Drenthe en Groningen. Samen hebben ze 3500 medewerkers in dienst én kunnen ze bouwen op de inzet van meer dan 1200 vrijwilligers. De medewerkers en vrijwilligers kunnen zich volledig focussen op de zorg en ondersteuning voor cliënten. Dat lukt doordat Cosis alle medewerkers ondersteunt bij hun werk. Met kennis en expertise bijvoorbeeld, en ook door de volledige administratie voor haar rekening te nemen. In het pand van Cosis is het onmogelijk te vergeten wat er centraal moet staan. Er is een dagbesteding gevestigd en cliënten runnen er de kantine. Visser: Je bouwt snel een band op met mensen met een beperking, als je met ze werkt. Ik heb zelf een paar jaar vrijwilligerswerk gedaan op een dagcentrum, en als ik nu langs het park in de buurt fiets, krijg ik nog geregeld een knuffel. Van cliënten krijg je aandacht in de puurste vorm. Zij zijn de groep waar het allemaal om draait. Dat benadrukken we overal. Óók bij het implementeren van een nieuw softwaresysteem. 2 STICHTING COSIS

3 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP UITDAGINGEN4 7 OVER AFAS 10 3 STICHTING COSIS

4 DE UITDAGINGEN NOVO en Promens Care hebben hun werkgebied in Groningen en Drenthe en waren al goede buren. Nauwer samenwerken lag voor de hand: beide organisaties werken volgens dezelfde heldere filosofie, waarin kleinschaligheid een centrale rol speelt. En juist door schaalvergroting konden ze nog beter invulling aan die visie geven. Het stelde ze immers in staat om alle ondersteuning onder te brengen in een nieuwe organisatie. om daar ten volle de vruchten van te plukken, moest er heel wat gebeuren. Visser: We wilden de processen en administraties van twee organisaties samenvoegen én verbeteren. Daarbij hielp het wel dat NOVO en Promens Care allebei al werkten met software van AFAS. Maar daar hielden qua administratie de overeenkomsten ook wel zo n beetje op. Zo had de één verantwoordelijkheden anders belegd dan de ander. Had de andere digitale processen veel verder doorontwikkeld dan de ene en dat verschilde dan ook nog per onderwerp. We merkten al gauw dat in sommige situaties het proces van geen van beide organisaties echt voldeed aan de wensen van de medewerkers. 4 STICHTING COSIS

5 "IEDERE MEDEWERKER MAG BINNENLOPEN MET SUGGESTIES EN IDEEËN." ALLES GLADGESTREKEN De grootste uitdaging voor de nieuwe ondersteunende organisatie was dan ook om te bepalen hóé die ondersteuning eruit moest zien. Dat betekende: de processen in kaart brengen, harmoniseren én optimaliseren. Visser: We hebben een werkgroep ingesteld om alles strak te trekken. Maar je hebt daar eigenlijk iedereen voor nodig. Je moet juist de mensen die uiteindelijk met die processen en systemen werken, aan het woord laten. Dat deden we, en doen we, in gebruikersgroepen. Die leveren veel input. Iedere medewerker mag binnenlopen met suggesties en ideeën, zij staan tenslotte het dichtste bij de cliënten. Je bent gauw geneigd om processen en systemen leidend te verklaren, maar dat zijn ze niet. Bovendien geldt: er moet bezuinigd worden in de zorg, en dat doen we het liefst in de secundaire processen. Dat is ook optimaliseren. GEBRUIKSVRIENDELIJK AUTOMATISEREN Medewerkers in de zorg worden nog wel eens beschouwd als digibeten, maar dat beeld klopt niet, volgens Visser. Mensen die ervoor kiezen om in de zorg te gaan werken, doen dat meestal niet omdat ze zo n enorme affiniteit met IT hebben. Daardoor ontstaat er vaak weerstand als er geautomatiseerd wordt, of als er iets verandert in de manier van werken met de computer. Maar die weerstand zit maar voor een klein deel bij de mensen die er echt mee moeten werken. Het is vaak meer een beeld dat leeft bij leidinggevenden en ondersteuners. Bijna iedereen heeft tegenwoordig een smartphone. Zorgmedewerkers bestellen hun nieuwe tv ook gewoon online. Je moet ze dus ook niet als digibeten gaan behandelen. Wij hebben vanaf dag één gezegd: als we niet positief tegenover de eindgebruiker staan, kunnen we nu al wel stoppen. Ook daarom hebben we medewerkers en leidinggevenden meteen meegenomen in het digitaliserings- en automatiseringsproces. 5 STICHTING COSIS

6 Toen bleek inderdaad: mensen zijn superenthousiast, als ze maar zien dat de veranderingen er echt toe leiden dat ze betere zorg kunnen bieden. TEVEEL MAATWERK IS EEN RISICO Luisteren naar gebruikers lijkt heilig, maar er schuilt ook een risico in, zegt Visser: Alle wensen kun je kenbaar maken. Maar niet aan alle wensen kunnen we helemaal tegemoet komen. Dat komt niet eens zozeer doordat dingen technisch niet zouden kunnen, maar doordat continuïteit zo belangrijk is. Het gaat om de zorg voor mensen. Die moet koste wat kost doordraaien. Dus moeten mensen ook op een andere locatie uit de voeten kunnen met de systemen. Bovendien brengt iedere update in ons systeem een risico mee. En hoe meer vrije ruimte we invullen met maatwerkoplossingen, hoe groter dat risico wordt. Dus wegen we bij iedere verandering af: kunnen we dit realiseren binnen de standaardtemplate? Zo niet, is het dan wel belangrijk genoeg om er een maatwerkoplossing voor te maken? 6 STICHTING COSIS

7 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG HET JUISTE GEREEDSCHAP Betere zorg door automatisering. Dat is de kern van het werk dat Visser en haar team deden toen ze de systemen van hun moederorganisaties samenvoegden. En dat is de kern van het werk dat ze nog dagelijks doen. Met digitalisering en automatisering zorgen ze dat medewerkers achter hun computer weg kunnen en meer tijd, ruimte en energie overhouden voor de zorg die ze leveren. De processen in de organisaties zijn strakgetrokken en zoveel mogelijk in workflows gegoten. Daarbij is Visser zo dicht mogelijk bij de standaarden gebleven die in de software van AFAS ingebakken zitten. Hoe efficiënter we de processen weten te maken, hoe groter de kwaliteit van de zorg. Het gevaar is wel dat we daarin ook te ver kunnen gaan, met allemaal maatwerk voor unieke taken. We zijn er gelukkig in geslaagd om heel dicht bij de standaard te blijven. Zo houden we het niet alleen efficiënt voor de medewerkers op de vloer, maar ook beheerdersvriendelijk. Dat zorgt ook weer voor minder risico. 7 STICHTING COSIS

8 "MENSEN VONDEN HET ECHT EEN FEESTJE TOEN ZE NOG MAAR ÉÉN INLOG HADDEN!" MET UNIEKE FEATURES Dat het lukte om dicht bij de standaard te blijven, dankt Visser voor een groot deel aan de template voor Zorg en Welzijn die ze gebruikt. Visser: Die is zo ingericht dat de software gewoon goed aansluit bij de praktijk van een zorginstelling. Er zitten enorm veel functionaliteiten in de template. Daar wijken we alleen van af als onze medewerkers vinden dat er écht iets mist. Dat was bijvoorbeeld het geval bij de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Dat wilden leidinggevenden heel graag zelf kunnen doen maar dan wel met de nadruk op kúnnen. Daar hebben we een systeem voor ingericht dat ervoor zorgt dat ze alles kunnen doen wat ze willen, maar waarmee ze het hele proces ook op ieder moment kunnen overdragen aan iemand anders. Daarbij werken we helemaal zonder papier. Sollicitanten moeten alle vereiste documenten zelf uploaden. Alleen de arbeidsovereenkomst wordt nog geprint. Op die manier maken we ook de administratieve last voor leidinggevenden steeds lager. FELICITATIES Iedere conversie en implementatie brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee, maar terugkijkend kan Visser alleen maar concluderen dat de fusie van beide systemen eigenlijk heel goed ging. Mensen vonden het echt een feestje toen ze met Mijn Cosis nog maar één inlog nodig hadden voor alle administratieve taken. Het was erg prettig dat medewerkers veel geduld hadden als er eens iets misging. Ik denk dat dat ook komt doordat we ze goed meegenomen hebben in het hele proces. Bij iedere presentatie hebben we gezegd: jullie verdienen onze boterham, wij komen jullie ontzorgen. Dat werkt. Toen we de financiële administratie gingen overzetten, moest die hele afdeling een week dicht. Dat is echt niet niks. Maar we kregen geen gezeur. Integendeel: we kregen felicitaties toen het allemaal gelukt was. 8 STICHTING COSIS

9 ALLES IN AFAS Inmiddels draait voor zowel NOVO als Promens Care vrijwel alle administratie in de software van AFAS. Van HRM en Payroll tot Projectmanagement en van de financiële administratie tot het CRM voor relatiebeheer. Ook gaan steeds meer medewerkers werken met de Pocket, de app van AFAS. Visser: Mensen kunnen overal hun eigen gegevens inzien en wijzigen, declareren, salarisstroken bekijken, en op hun eigen telefoon, op een moment dat het hen schikt, de openstaande taken inzien. EN NU: DOORGAAN Het grootste harmonisatieproces heeft Cosis inmiddels achter de rug. Zelfs de databases met vrijwilligers zijn inmiddels samengevoegd en aan AFAS gekoppeld. Ook dat was indertijd geen standaardoptie in de template, maar wel een grote wens. Naar aanleiding van de feedback van Cosis is die functionaliteit inmiddels wel standaard. Visser: Nu is het zaak om door te blijven gaan. Daarbij blijft de cliënt centraal staan - en dus onze gebruiker. Processen en systemen kunnen altijd handiger. Daarvoor moeten we wel weten waar mensen behoefte aan hebben. Van gewoon zitten wachten tot er iemand binnenwandelt met een goed idee wordt immers niemand beter. We halen feedback op op gebruikersbijeenkomsten, en stellen zelf ook vaak de vraag: joh, hoe bevalt het eigenlijk? Dat doen we in de mail, op mijn Cosis of op locatie. 9 STICHTING COSIS

10 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 10 STICHTING COSIS

11 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER