RIJNBRINK "ALS ONZE KLANT LACHT, LACH IK OOK"

Transcriptie

1 RIJNBRINK "ALS ONZE KLANT LACHT, LACH IK OOK"

2 OVER RIJNBRINK Rijnbrink is de provinciale ondersteuningsinstelling voor de Bibliotheken in Overijssel en Gelderland. Het ondersteunt Bibliotheken bij inhoudelijke onderwerpen op het gebied van educatie, cultuur en samenleving én biedt een volledig pakket van ondersteuningsmogelijkheden op het gebied van bedrijfsvoering. Bibliotheken zijn de afgelopen jaren meer gaan samenwerken. De Bibliotheek verandert; er is een beweging ingezet van collectie naar connectie. Lezingen, podiumkunsten en TaalPunten hebben bijvoorbeeld hun intrede gedaan. Maar ook allerlei educatieve activiteiten zoals ipadworkshops of ondersteuning bij het invullen van belastingaangiftes. Rijnbrink ondersteunt niet alleen de 45 Bibliotheken in Gelderland en Overijssel, maar ook scholen en culturele instellingen. Rijnbrink biedt ondersteuning vanuit twee invalshoeken: inhoudelijk op de onderwerpen educatie, cultuur en samenleving en vanuit een volledig pakket van adviesen ondersteuningsmogelijkheden op het gebied van de bedrijfsvoering. De totale organisatie telt ongeveer 150 medewerkers, verdeeld over vestigingen in Arnhem en Nijverdal. 2 RIJNBRINK

3 INHOUDSOPGAVE MARKT- BENADERING DE UITDAGINGEN 4 7 FUNCTIONEEL BEHEER OVER AFAS 3 RIJNBRINK

4 DE UITDAGINGEN Rijnbrink is een organisatie die op meerdere borden schaakt. Het heeft vanzelfsprekend haar eigen bedrijfsvoering, maar verzorgt deze ook voor haar Bibliotheken en andere klanten. En dat inclusief ERPfunctionaliteiten, die Rijnbrink in vergaand gestandaardiseerde vorm aanbiedt. Klanten hoeven alleen maar in te loggen. Jan Hansma werkt sinds 1999 bij Rijnbrink en houdt zich als projectmanager Bedrijfsbureau bezig met procesmanagement en automatisering. Niet alleen voor Rijnbrink zelf, maar ook voor haar klanten. Hans de Zwart trad eind 2014 bij Rijnbrink in dienst als teammanager Beheer Bedrijfsvoering. In die functie is hij verantwoordelijk voor de kwaliteit van dienstverlening op het gebied van bedrijfsvoering. Op de IT-afdeling houden twee medewerkers zich bezig met het ERP-systeem. "DRIE OVERWEGINGEN SPELEN EEN CRUCIALE ROL: IS HET HAALBAAR, IS HET BETAALBAAR EN IS HET PLANBAAR? 4 RIJNBRINK

5 OP WEG NAAR ÉÉN GEÏNTEGREERD SYSTEEM Rijnbrink werkte in eerste instantie alleen met de personeels- en de salarisadministratie van AFAS. In deze oude situatie was er zowel een automatiseringsomgeving voor de eigen organisatie als voor klanten. Na de fusie van de Provinciale Ondersteuninginstellingen van Gelderland en Overijssel zat Rijnbrink ineens met allemaal verschillende systemen. Toen in 2010 het contract met de partij die onze HR- en salarisadministratie verzorgde afliep, moesten we op zoek naar een nieuwe oplossing. Dat moment markeert het begin van de weg naar een compleet geïntegreerd systeem, legt Hans de Zwart uit. "ONZE DOELSTELLING IS HET EFFICIËNT EN EFFECTIEF MANAGEN VAN DIGITALE WERKSTROMEN We werkten op dat moment met twee verschillende ERP-systemen, vult Jan Hansma aan. Dat onze toekomst bij een van die twee systemen en dus bij ERP zou liggen, was op voorhand redelijk duidelijk. Maar welke het zou worden was niet helder. Uiteindelijk hebben we alle plussen en minnen op een rijtje gezet en goed gekeken wat het beste aansloot bij onze klanten en uiteraard naar wat dit onder de streep aan kosten zou opleveren. Toen rolde AFAS als beste uit de bus. Opmerkelijk genoeg maakte Rijnbrink voor de financiële administratie tot 2016 nog gebruik van een ander pakket. Rijnbrink besloot dat deze situatie niet langer wenselijk was en het pakket werd uitgefaseerd. 5 RIJNBRINK

6 LOKAAL RENDEMENT GENEREREN Wat opviel toen Rijnbrink overstapte op een geïntegreerd ERP-systeem, was dat de financiële administratie daarbuiten bleef. De Zwart: Dat had onder andere te maken met enkele wisselingen van de wacht in onze organisatie. Op een gegeven ogenblik diende de situatie zich aan om de kosten en mogelijkheden weer te evalueren. Toen was het pleit snel beslecht. Hansma: Een klant die voor het ziekteverzuim en de huisvestingskosten gebruik maakt van twee pakketten, dat is niet handig. Dan praat je over dubbele kosten en voor de ondersteuning heb je twee applicatiebeheerders nodig. De Zwart: Onze doelstelling is het zo efficiënt en effectief managen van de digitale werkstromen zodat we meer voor onze klanten kunnen doen voor dezelfde prijs. Met digitale werkstromen zetten we in op het automatiseren van het saaie inklopwerk. Het gaat allemaal sneller, het is minder arbeidsintensief en het leidt tot minder fouten. 6 RIJNBRINK

7 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG MARKTBENADERING Rijnbrink ondersteunt Bibliotheken en organisaties met drie medewerkers, maar ook met 250 medewerkers. Ze biedt ondersteunende adviserende mogelijkheden op het gebied van HRM, Financieel en soms ook CRM modulegewijs. Hierin levert Rijnbrink full service, inclusief het functioneel beheer. Een Bibliotheekmedewerker hoeft alleen maar in te loggen om de functionaliteit te kunnen gebruiken. De Zwart: In onze dienstverlening spelen drie overingen een cruciale rol: is het haalbaar, is het betaalbaar en is het planbaar? We bieden Bibliotheken een standaardpakket dat zoveel mogelijk al aan haar wensen voldoet. Het gevaar van maatwerk bieden is dat de beheerkosten groeien en we niet aan de verwachtingen kunnen voldoen. Hansma: InSite laat Bibliotheken duidelijk hun voordeel zien. Ze zagen dat het hun meteen een voorsprong gaf. De Zwart: Dat Bibliotheken hun eigen huisstijl behouden in het systeem, viel meteen goed in de smaak. AFAS biedt een model aan, dat wij per klant kunnen inrichten. Hierdoor kunnen we de stijl van de Bibliotheek of organisatie behouden. Ik vergelijk het graag met een auto: de basis is hetzelfde, maar de uitvoering verschilt. Hansma: Dankzij deze vergaande mate van standaardisatie kunnen wij klanten binnen twee weken implementeren. 7 RIJNBRINK

8 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG ONTWIKKELEN VAN HET JUISTE LANDSCHAP Hansma: "OutSite is een voorbeeld van een functionaliteit die we eerst in eigen huis hebben ontwikkeld om vervolgens extern uit te rollen. De Zwart voegt toe: Toen ik eind 2015 voor het eerst een sessie van de AFAS Open bezocht, kwam ik helemaal enthousiast terug. Ik kreeg enorm veel energie van alle nieuwe functionaliteiten. We hebben inmiddels een innovatiekalender opgesteld. Momenteel staan daar de functionaliteiten sollicitanten selfservice en de digitale handtekening als hoogste prioriteiten op vermeld. 8 RIJNBRINK

9 VERBETERPUNTEN Als het aankomt op verbeterpunten dan wil Rijnbrink graag stappen zetten op het gebied van managementinformatie. De Zwart: "De beschikbare tools voor managementinformatie in de huidige vorm van dashboards zijn minder flexibel dan ik persoonlijk zou wensen. De mogelijkheid om deze per Bibliotheek of organisatie op maat te maken, juich ik enorm toe. Hansma: Elke automatiserings-oplossing kent een voortraject. Ik heb soms het gevoel dat ik daarin meer zou willen meedraaien. Dat zou voor mij de ultieme versteviging van ons partnership zijn. De Zwart vervolgt: Het innoverende karakter van onze softwareleverancier is belangrijk voor ons en onze partners. Het geeft ons energie. Daarmee zijn wij op onze beurt in staat om weer mooie vergezichten te bieden op het gebied van comfort en efficiency. Een perfect werkende keten is belangrijk voor ons: daarin vormen wij het schakelpunt tussen softwareleverancier en klant. 9 RIJNBRINK

10 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG FUNCTIONEEL BEHEER Functioneel beheer voor de interne organisatie is soms al een hele opgave. Als daar ook nog klanten bijkomen, ligt complexiteit op de loer. Bij Rijnbrink werken ze daarom met de driehoek klant-softwareleverancier- Rijnbrink waarbij ze één fulltime functioneel beheerder hebben. De Zwart: In mijn functie kijk ik vooral naar de hoofdlijnen terwijl Jan meer onder de motorkap zit. De collega die verantwoordelijk is voor het functioneel beheer is de echte techneut. Hansma: Terwijl de meer operationele zaken zijn ondergebracht bij de key users op het gebied van Financieel, Personeel, Opleidingen en CRM. Daar komen ook in eerste instantie de gebruikersvragen terecht. Daarnaast steken we veel energie in workshops, die onze functioneel beheerder intern verzorgt. Maar we maken ook gebruik van de trainingen van AFAS. De Zwart: Wij zijn begonnen met het presenteren van tips & tricks op InSite. Zo nemen we alle gebruikers mee in de mogelijkheden die het softwarepakket biedt. Want als zij meer kunnen doen, zijn ze ook meer tevreden. En als onze klant lacht, lach ik ook. 10 RIJNBRINK

11 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 11 RIJNBRINK

12 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER