ACHMEA "PAS HET SYSTEEM NIET AAN OP JE PROCESSEN, MAAR DOE HET PRECIES ANDERSOM"

Transcriptie

1 ACHMEA "PAS HET SYSTEEM NIET AAN OP JE PROCESSEN, MAAR DOE HET PRECIES ANDERSOM"

2 OVER ACHMEA Achmea, opgericht in 1811, is met tien miljoen klanten uitgegroeid tot de grootste verzekeraar van Nederland. Het bedrijf is marktleider in schade- en zorgverzekeringen en neemt op het gebied van inkomensen levensverzekeringen een derde positie in. Daarnaast is Achmea in omvang de vijfde vermogensbeheerder van Nederland. Het bedrijf levert klanten een volledig aanbod van verzekeringen en aanverwante financiële producten en diensten. Dat gebeurt met bekende merken zoals Zilveren Kruis, Centraal Beheer en via samenwerkingspartner Rabobank Interpolis. Met deze merken streeft Achmea een positie na als koploper in mobiele en online dienstverlening. De organisatie investeert volop in innovatie en verwacht daarmee een verdere verhoging van het resultaat en een verdere stijging van de klanttevredenheid te realiseren. Bij Achmea, dat behalve in Nederland ook actief is in Griekenland, Turkije, Slowakije, Ierland en Australië, werken meer dan veertienduizend mensen. 2 ACHMEA

3 INHOUDSOPGAVE IMPLEMENTATIE DE UITDAGINGEN 4 7 FUNCTIONEEL BEHEER 9 13 OVER AFAS 3 ACHMEA

4 DE UITDAGINGEN Op zoek naar vervanging van het gedateerde HRM- en Payroll-systeem kwam het grote Achmea uit bij het kleinere AFAS. Dat was niet bepaald een keuze voor een traditionele oplossing van een gevestigde internationale leverancier, zoals Achmea gewend was. Men vroeg zich vooral af of zo n standaardoplossing wel zou kunnen werken in een complexe organisatie als de onze. In het voorjaar van 2016 koos Achmea voor de HRM- en Payrolloplossing van AFAS. Hein de Jong (Product Owner HR) en Egmond Borgdorff (Directeur HR-beleid en Arbeidsmarkt) herinneren zich de aanleiding voor de oriëntatie op nieuwe software nog goed. Borgdorff: Het systeem dat we in gebruik hadden was te weinig flexibel om invulling te kunnen geven aan onze visie op modern HR-beleid. Zoiets als een tool voor performance management ontbrak volledig en de functionaliteit voor Employee Self Service werkte niet goed. Kortgezegd: met het toenmalige systeem konden we de gewenste rol van HR als business partner voor de organisatie naar onze mening niet waarmaken. Bovendien, vult De Jong aan, zat het systeem in technisch opzicht aan het einde van zijn levenscyclus. Het bood onvoldoende flexibiliteit om er nieuwe schwung in te brengen. De personeels- en salarisadministratie was in technisch opzicht weliswaar toereikend, waar het echter aan ontbrak waren mogelijkheden om handige functionaliteiten voor eindgebruikers in te richten. 4 ACHMEA

5 GEEN APPELTJE-EITJE Tijd voor iets nieuws dus. In dat traject nam Egmond Borgdorff de rol van opdrachtgever op zich en leidde hij de procedure met betrekking tot de vervanging van het oude systeem. Voor hem was AFAS vanaf het begin in beeld als een serieuze kandidaat, omdat hij de software kende vanuit een eerdere functie bij een ander bedrijf. Appeltje-eitje zou je denken, maar zo gemakkelijk ging het niet. Borgdorff: Voor Achmea was dat helemaal niet zo vanzelfsprekend. Van oudsher was men hier gewend om in traditionele oplossingen in combinatie met gevestigde leveranciers te denken. Lang niet voor iedereen in deze organisatie was het een uitgemaakte zaak dat we een relatief klein familiebedrijf uit Leusden als serieuze softwarepartij konden beschouwen. Men vroeg zich af vooral af of zo n standaardoplossing wel zou kunnen werken in een complexe organisatie als de onze. Daarbij is HR natuurlijk geen eiland, maar een geïntegreerd onderdeel van het grotere geheel, zegt De Jong. Daarvoor zijn koppelingen nodig met andere systemen en omgevingen. Niet iedereen was er op voorhand van overtuigd dat dit goed zou komen. Zeker niet als het zou gaan om een oplossing in de cloud. "IK KIES LIEVER VOOR EEN SYSTEEM DAT VOOR 90% IN JE BEHOEFTE VOORZIET DAN VOOR EEN OPLOSSING DIE WERKELIJK ALLES KAN, MAAR WAARVAN JE UITEINDELIJK NIET MEER DAN 10% GEBRUIKT 5 ACHMEA

6 Na een volgens Borgdorff pittige selectie viel de keuze uiteindelijk toch op AFAS. De verwachte besparing over vijf jaar die wij met het nieuwe systeem hadden becijferd, was buitengewoon overtuigend. Om een voorbeeld te noemen: het aantal fte s op de HR-afdeling zou met een kwart kunnen afnemen. AFAS had overduidelijk de beste business case. En ook nog eens een groot aantal positieve referenties. De Jong: Bovendien zijn de systeemkosten van dit puur Nederlandse pakket een stuk lager dan van internationale softwaresystemen. Bovendien zit de relevante wet- en regelgeving er al standaard in, wat bij internationale pakketten niet zo is. BIJNA DE PERFECTE OPLOSSING Voor Achmea zijn er nog wel een aantal punten om aan te werken. Borgdorff: Ik kies liever voor een systeem dat voor negentig procent in je behoefte voorziet dan voor een alternatieve oplossing die werkelijk alles kan, maar waarvan je uiteindelijk niet meer dan tien procent gebruikt. De Jong: We hebben bewust gekozen voor standaardsoftware omdat die je dwingt om efficiënt te werken. Dat maakt je voorspelbaar in je dienstverlening. 6 ACHMEA

7 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG IMPLEMENTATIE De implementatie heeft al met al net iets meer dan een half jaar in beslag genomen. Voor een omvangrijke en complexe organisatie als Achmea is dat tamelijk snel. De Jong: Niet voor niets hebben we daarvoor een AFAS Award gewonnen. Ik was als manager van het Shared Service Center betrokken bij de implementatie. Sinds 1 januari 2017 ben ik als ketenmanager HR werkzaam als coördinator voor alle IT-systemen die HR gebruikt. In mijn rol van Product Owner HR sta ik aan de kant van de business. Borgdorff: Het pakket is uitermate geschikt voor een businessgedreven implementatie vanwege de eenvoud. Bovendien is het pakket niet bepaald een lege doos. Waar dat mogelijk is zijn allerlei gegevens op het gebied van relevante wet- en regelgeving dus al verwerkt. "WE HEBBEN BEWUST GEKOZEN VOOR STANDAARDSOFTWARE OMDAT DIE JE DWINGT OM EFFICIËNT TE WERKEN" 7 ACHMEA

8 STERKE TOENAME VAN EFFICIENCY IN PROCESSEN De Jong: We zijn begonnen met het neerzetten van de basis in de vorm van de personeels- en salarisadministratie. Spannend was natuurlijk de eerste salarisronde na de live-gang. Dat ging goed. Een we merkten ook al snel dat de efficiency in processen sterk toenam. Mutaties werden snel en eenmalig verwerkt, terwijl daar in de oude situatie zelfs soms nog brieven voor verstuurd moesten worden. De nieuwe werkwijze bespaarde direct tijd en geld en er werden minder fouten gemaakt. Borgdorff: De vergelijking met het oude systeem is misschien niet helemaal eerlijk, want dat hadden we door de jaren heen behoorlijk verhaspeld. Op meerdere plekken hadden we maatwerkoplossingen ingericht. Dat betekende dat je systeemwijzigingen niet zoals nu met één druk op de knop door kon voeren. Daar ging dan zeker een kwartaal overheen. "HET VOORDEEL VAN AFAS SOFTWARE IS DAT ER GEEN DIEPGAANDE IT-KENNIS NODIG IS 8 ACHMEA

9 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG FUNCTIONEEL BEHEER Het functioneel beheer ligt bij een interne beheerorganisatie in de vorm van een scrumteam. De Jong: Daar zitten business analisten en bouwers in, een Scrum Master en ikzelf als Product Owner; een agile werkvorm dus. Het gaat om vijf mensen, die zich voor een deel van hun tijd trouwens ook met andere systemen bezighouden. Als Product Owner ben ik intensief betrokken bij de doorontwikkeling van HRM en Payroll. Vroeger ontwikkelde IT, ver weg van de business, nu is de business in de lead. De business bepaalt en prioriteert welke functionaliteiten op welk moment nodig zijn. Het voordeel van AFAS software is dat er geen diepgaande IT-kennis nodig is om met dit systeem nieuwe functionaliteit te ontwikkelen. 9 ACHMEA

10 ZELFOPLOSSEND VERMOGEN Voor ondersteuning door de leverancier mikten Achmea aanvankelijk op twee keer per maand een dag hulp van een consultant. De Jong: "In de praktijk blijkt dit niet meer nodig, behalve als we willen sparren of een issue hebben. Waar we in de oude situatie regelmatig een programmeur nodig hadden, kunnen we met ons bestaande scrumteam heel veel zelf oplossen. Borgdorff: Dat is helemaal in lijn met de filosofie van de leverancier. Een mooie en onderscheidende filosofie als je het mij vraagt. IN GEBRUIK GENOMEN FUNCTIONALITEITEN Naast een uitgebreide set aan administratieve self service processen en rapportages, gebruikt Achmea het verzuimmanagement, de beoordelingscyclus en het systeem van strategische personeelsplanning. Borgdorff: Dat helpt de leidinggevenden in onze organisatie om beter te sturen. Tegelijk hebben onze medewerkers direct toegang tot al hun gegevens en zien ze aan de hand van taken en signaleringen wat er van het verwacht wordt. Want het barst inmiddels van de workflows in het systeem. De interne portal InSite speelt daarin een centrale rol. Die portal is ook een uitkomst in de omgang met het individueel keuzebudget dat aan alle medewerkers is toegekend. Wij willen dit cafetariamodel in de toekomst verder uitbreiden en InSite helpt ons daarbij. De Jong: Momenteel werken we aan de verdere optimalisering van het verzuimmanagement en aan het inrichten van ondersteunende functionaliteiten aan het 'Achmea management development programma'. Mogelijk nemen we in de toekomst ook de Pocket App in gebruik. Voorafgaand daaraan zullen we in ieder geval moeten beoordelen of die tool voldoet aan de strenge beveiligingseisen die voor ons gelden. 10 ACHMEA

11 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG REALTIME INZICHT IN DE ORGANISATIE Dankzij de dashboards die de softwareleverancier beschikbaar stelt maak je de data makkelijk inzichtelijk. Door deze informatie uit je systeem te halen, kun je beter sturen op het resultaat. De Jong: Voor leidinggevenden hebben we cockpits voor realtime rapportages op het gebied van zaken als verzuim, verlof en bezetting. In de praktijk blijkt het gebruik door leidinggevenden van die dashboards nog enigszins een drempel, men moet nog een beetje wennen. We bekijken hoe we die drempel kunnen verlagen. Borgdorff: Mijn ervaring is dat als je de cockpits gebruikt je meteen ziet hóe het werkt en dát het ook werkt, maar dat je jezelf er eerst even in moet verdiepen. De Jong: Wat ook mooi is aan AFAS zijn de vele eenvoudige overzichten die als standaardfunctionaliteit in het systeem echt heel eenvoudig te realiseren zijn. Net als het exporteren van die overzichten naar bijvoorbeeld Excel. "HET PAKKET IS NIET BEPAALD EEN LEGE DOOS 11 ACHMEA

12 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG De Jong: De basisvastleggingen zitten in het systeem. Een meer geavanceerd instrument als de HR3P-matrix past er nog niet in. Dat is een vervolgfunctionaliteit om te ontwikkelen. Daarnaast hebben we heel veel kleine wensen: een veldje hier, een workflowtje daar. Een grotere wens namens Achmea is een sollicitantenvolgsysteem. Borgdorff: "Wij blijven hopen dat de leverancier dat in de toekomst voor elkaar krijgt. TIPS AAN ANDERE GEBRUIKERS De Jong: In plaats van de traditionele manier van ontwerpen, kun je veel beter samen met de eindgebruiker achter het computerscherm gaan zitten. Door samen te klikken op knoppen en afbeeldingen, en visueel te maken wat je wilt ontwikkelen, kom je veel sneller tot een oplossing dan met een ouderwets proces als functioneel, technisch ontwerp en bouw. Borgdorff: Pas het systeem niet aan op je processen, maar doe het precies andersom. Door je aan de standaard van het systeem te houden, behaal je de meeste efficiency. 12 ACHMEA

13 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 13 ACHMEA

14 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER