SYSTEM-LINE "WE WILLEN ALLES UIT DE SOFTWARE HALEN WAT ERIN ZIT"

Transcriptie

1 SYSTEM-LINE "WE WILLEN ALLES UIT DE SOFTWARE HALEN WAT ERIN ZIT"

2 OVER SYSTEM-LINE Wanneer een bedrijf qua hoeveelheid en complexiteit van projecten een bepaalde kritische grens overschrijdt, volstaan simpele automatiseringsoplossingen niet langer. Het Amersfoortse System-Line ondervond aan het aan den lijve. "Soms vergaten we gewoon een factuur uit te sturen". Eén van de bedrijfsactiviteiten van System-Line heeft betrekking op het produceren en installeren van LED-verlichte reclamedisplays, van soms reusachtige afmetingen. System-Line is erkend luchthavenleverancier en preferred supplier van Schiphol en daar is het bedrijf best trots op. Die trots geldt niet minder voor de functionele folies, waarmee System- Line flink aan de weg timmert. Deze productrange heeft de wind sterk in de rug omdat het meelift op twee actuele trends: veiligheid en duurzaamheid. Duurzaam, omdat door het beplakken van raampartijen met warmtewerende folie de airco-systemen bijvoorbeeld maar op vijftig procent vermogen hoeven te draaien. Dat scheelt een hoop energieverbruik en CO2-uitstoot. Met behulp van specialistische apparatuur kan System- Line bedrijven precies voorrekenen hoeveel kilowattuur ze met een bepaalde folie kunnen besparen. Daarnaast kunnen de folies ook sterk bijdragen aan veiligheid voor mens en dier, bijvoorbeeld in situaties waarin explosies voor enorme luchtdrukverplaatsingen leiden. Hierdoor raken omstanders gewond door rondvliegend glas. Door raampartijen van speciale folie te voorzien, wordt voorkomen dat het glas uiteenvalt in talloze rondvliegende projectielen. Los van de groeiende populariteit van de speciale folies groeit ook de omzet van de drie business units jaar op jaar. Voor System-Line was dat aanleiding om de automatisering in het bedrijf onder de loep te nemen. We vroegen directeur Rodion Kokke en key accountmanager Jan Bakker naar hun ervaringen. 2 SYSTEM-LINE

3 INHOUDSOPGAVE UITDAGINGEN4 7 GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN 9 OVER AFAS HET JUISTE GEREEDSCHAP 10 3 SYSTEM-LINE

4 DE UITDAGINGEN Kokke: Het aantal projecten is zozeer toegenomen dat we dringend behoefte hadden aan een geautomatiseerd systeem om dat allemaal te kunnen managen. Het gebeurde soms dat we gewoon vergaten een factuur uit te sturen en als we iets wilden terugvinden, was dat een geweldige uitzoekerij. We deden onze hele administratie nog in Microsoft Excel, en geloof me, op het laatst zagen we door alle Excel-sheets het bos niet meer. Bakker: We wilden met een pakket werken dat tijd oplevert, in plaats van tijd kost. "DE HELE ADMINISTRATIE ZAT IN EXCEL EN GELOOF ME, OP HET LAATST ZAGEN WE DOOR ALLE EXCEL-SHEETS HET BOS NIET MEER" 4 SYSTEM-LINE

5 OP ZOEK NAAR SOFTWARE Kokke: We hebben een aantal leveranciers bezocht om te beoordelen welke partij het best aan onze wensen kon voldoen. Op die manier zijn we uiteindelijk bij AFAS uitgekomen. Bakker: Ik moet toegeven dat het niet helemaal toevallig was dat AFAS op onze shortlist stond. Ik had de enthousiaste verhalen van mijn vrouw gehoord, zij werkt met de HR-module van AFAS. Toen ik de preview van het product in Leusden te zien kreeg was ik zowel qua functionaliteit als presentatie behoorlijk onder de indruk. We zijn twee keer in Leusden op bezoek geweest en kregen een duidelijk verhaal te horen. Niet alleen over wat het pakket allemaal wel kan, ook wat het niet kan. Daarnaast gaf men ons het gevoel vooral in oplossingen te denken. Kokke: Dat herkennen wij, want zo zijn we zelf ook. "WE WILDEN MET EEN PAKKET WERKEN DAT TIJD OPLEVERT, IN PLAATS VAN TIJD KOST" GEBRUIK Bakker: We werken nu met de onderdelen Financieel, Ordermanagement, CRM en Projecten. HRM nog niet, dat komt in de volgende fase. Kokke: Dan gaan we het pakket ook in gebruik nemen bij ons zusterbedrijf Trim-Line. Bakker: Een functionaliteit als OutSite gebruiken we ook nog niet. We hebben een eigen inlogmogelijkheid voor klanten die geen deel uitmaakt van het ERP-systeem. Op den duur gaat dat wel degelijk gebeuren, want onze instelling ten aanzien van de software is dat we er alles uit willen halen wat erin zit. 5 SYSTEM-LINE

6 "WE WILLEN VOORKOMEN DAT ER BEPAAL- DE MOGELIJKHEDEN IN HET PAKKET ZITTEN ZONDER DAT WE DAAR ERG IN HEBBEN 6 SYSTEM-LINE

7 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG GEBRUIK EN FUNCTIONALITEITEN Bakker: Voor de implementatie hebben we gebruik gemaakt van de diensten van een consultant, die daarvoor inschatte zes volledige werkdagen nodig te hebben. Toen hebben we ons wel even achter de oren gekrabd. We vroegen ons niet alleen af of dat nou wel nodig was, we hikten ook een beetje tegen de kosten aan. Uiteindelijk hebben we het advies om zes sessies te doen toch maar opgevolgd, en ik moet zeggen: daar hebben we geen moment spijt van gehad. Zo n consultant over de vloer heeft duidelijk toegevoegde waarde; hij denkt met je mee en stelt de goede vragen. 7 SYSTEM-LINE

8 CRM & DASHBOARDS Kokke: Als ik in Profit nu een klantnaam invul, dan krijg ik de volledige historie van onze samenwerking in beeld. Het lijkt een simpel ding, maar het is voor ons niet minder dan een aardverschuiving in vergelijking met de oude situatie. En neem de dasboards van het systeem, ik ben daar werkelijk verliefd op geworden. Ik vind het nog steeds geweldig dat ik in staat ben om met mijn ipad s avonds thuis op de bank door te kunnen klikken naar alle actuele cijfers en ratio s. Bakker: Als je vroeger aan de boekhouder vroeg wat de omzet van functionele folies in enkele verschillende periodes was, dat kostte dat minimaal een halve dag werk. Nu krijg je het antwoord met een paar muisklikken uitgesplitst naar projecten, klanten en als je wilt zelfs naar regio s. FACTUREN SNEL BETAALD Kokke: Of het opstellen van een nacalculatie. Dat is nu een fluitje van een cent terwijl dat in de oude situatie handenvol werk was. Alle benodigde informatie is gewoon beschikbaar. Ander voorbeeld: het is altijd onze intentie om facturen snel te betalen, want dat leidt in onze visie tot een groter committment bij leveranciers. Vroeger ging dit via de administratie, nu zorgt de ERP-software er dankzij een workflow voor dat de snelle betalingen ook daadwerkelijk plaatsvinden. Als ik terugdenk aan hoe dat vroeger ging Als je wilde controleren of een factuur was betaald belde je iemand van de administratie, die daar vervolgens enkele uren werk aan had en daar mogelijk ook anderen in betrok. Zo hielden we elkaar lekker bezig. 8 SYSTEM-LINE

9 TOEKOMSTDROMEN Kokke: Zelf heb ik totaal niet de behoefte om me verder in het geautomatiseerde systeem te verdiepen. Ik wil op een knop drukken, en dan moet het gewoon werken. Eigenlijk kan het me niet eenvoudig genoeg zijn. Wat dat aangaat kunnen we trouwens nog wel stappen maken volgens mij, want ik zie op mijn computerscherm functionaliteit staan die we helemaal niet gebruiken. Bakker: Dat klopt. Als hoogste leidinggevende heb je toegang tot alle functionaliteit van het systeem. Dat moet nog aangepast worden. Kokke: Maar verder ben ik met de eerste uitrol van het pakket meer dan tevreden hoor. Bakker: Als na nog wat finetuning hier en daar het ERP-pakket perfect draait, stel ik me zo voor dat we vervolgens een tot twee keer per jaar met de leverancier in gesprek gaan over de werking van bestaande en eventueel nieuw toe te voegen functionaliteit. Al was het maar om te voorkomen dat er bepaalde mogelijkheden in het pakket zitten zonder dat we daar erg in hebben. Dat is ons min of meer al een keer overkomen bij de inrichting van de afzonderlijke business units. Daarnaast zullen we in de toekomst zeker gaan deelnemen aan klantbijeenkomsten en inspraaksessies. 9 SYSTEM-LINE

10 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim driehonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 10 SYSTEM-LINE

11 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER