DAT UM 10 juli 2013 VERSLAG VAN BESPREKING Algemeen Bestuur DATUM BESPREKING 10 juli 2013 DEELNEMERS De heer Boersma, de heer Doorn, de heer Van Amerongen, de heer Broens, de heer Oggel, de heer Maenhout, de heer Stegeman, de heer Kolkman, de heer Groeneveld, mevrouw Lepage en de heer Van Hussel AFWEZIG De heer De Graaf en de heer Jansma OPGEMAAKT DOOR Mevr. G.A. Hakvoort AFSCHRIFT - 1. Opening en vaststelling agenda De heer Boersma opent de vergadering en heet iedereen welkom. De heren Jansma en De Graaf zijn met kennisgeving afwezig. 2. Mededelingen Er zijn geen mededelingen. 3. Verslag vergadering Algemeen Bestuur d.d. 29 mei 2013 Redactioneel - Naar aanleiding van Pagina 2, agendapunt 3, kort verslag vergadering dagelijks bestuur d.d. 1 mei 2013. De heer Kolkman vraagt welk orgaan besluit tot participatie in het laboratorium. De heer Groeneveld deelt mee dat onderling afgesproken is te onderzoeken of GBLT de benodigde informatie via een ander kanaal (zgn. ILOWpunten) op basis van een DVO kan ontvangen. Het is vanwege BTW-problemen niet handig als een GR participeert in een GR. Er wordt een voorstel voorbereidt voor de vergadering van het algemeen bestuur van 26 augustus a.s. Pagina 4, agendapunt 6b, 3 e alinea. De heer Stegeman vraagt of de effecten van het gebruik van automatische incasso al in beeld gebracht zijn. Mevrouw Lepage deelt mee dat dat nog niet het geval is. 4a. Toetreding gemeente Zwolle tot GR GBLT per januari 2014 De heer Kolkman vraagt naar de impact van de conversie van de data van de gemeente Zwolle. De heer Van Hussel legt uit dat gestreefd wordt naar een minimale conversie, en bij voorkeur ook geen openstaande vorderingen te converteren. In dit scenario zou de conversie in een lang weekend plaats kunnen vinden. De gemeente Zwolle maakt gebruik van Civision van Pink Roccade. De heer Van Hussel legt uit dat er 10 tot 12 medewerkers van de gemeente Zwolle overkomen. GBLT neemt 9,9 fte over van de gemeenten. Dit is uitgesplitst in 8,2 fte t.b.v. het primair proces en 1,7 fte ondersteuning. De 1,7 fte wordt niet volledig ingevuld, en is een potentiële besparing. De 8,2 wordt wel volledig ingevuld. Van de 8,2 fte t.b.v. het primair proces gaat 6,5 fte naar WOZ. Tijdens de volgende vergadering wordt het algemeen bestuur van GBLT weer geïnformeerd over de laatste stand van zaken. Naar aanleiding van een vraag van de heer Oggel over de rol van het KCC van de gemeente Zwolle legt de heer Groeneveld uit dat gemeente vindt dat zij de eerste overheid zijn. Dit was een onderdeel van de onderhandelingen met de gemeente Zwolle. Daarnaast kan GBLT ook nog veel leren van het KCC van de gemeente Zwolle dat al goed is doorontwikkeld. 1
Burgers van de gemeente Zwolle moeten het KCC van de gemeente bellen als ze vragen hebben over hun aanslag. Dit geldt ook voor de waterschapsheffingen. Het betreft dus alleen de eerstelijns opvang van klantvragen. De backoffice zit bij GBLT. De gemeente Zwolle sluit bij GBLT aan. Het beleid komt grotendeels overeen, maar m.b.t. bijv. grote bedrijven waren er wel verschillen. De inzet van de overheidsvordering was wel een discussiepunt vanwege de sociale zorgplicht van de gemeente naar haar burgers. Als het instrument ingezet wordt, wil de gemeente het graag vooraf weten. Naar aanleiding van een opmerking van de heer Stegeman over het overnemen van personeel bij nieuwe aansluiters legt de heer Groeneveld uit dat het stadium bijna bereikt is dat het personeel niet overgenomen wordt. GBLT denkt na over een model zoals dat in Limburg gebruikt wordt, waarbij gemeenten kunnen meeliften op de schaalvoordelen van het belastingkantoor en waarbij in gezamenlijkheid de sociale kant van de samenwerking (de boventalligheid) wordt aangepakt. De gemeenteraad van de gemeente Zwolle heeft inmiddels op 1 juli positief besloten. Naar aanleiding van een vraag van de heer Oggel deelt de heer Groeneveld mee dat de stukken m.b.t. de wijziging van de GR door de toetreding van de gemeente Zwolle deze week ter besluitvorming naar de deelnemers gestuurd worden. 4b. Wijzigingen GR GBLT De heer Maenhout merkt bij artikel 41 lid 3 op dat Zuiderzeeland dit punt onnodig en oneigenlijk vond maar dat dit verzet geen consequenties heeft. Naar aanleiding van een vraag van de heer Maenhout over de vertegenwoordiging van de gemeente in het bestuur van GBLT legt de heer Boersma uit dat daarover nog niet gesproken is. De verkiezing van het DB uit het AB staat gepland voor de 1 e vergadering van januari 2014. Het algemeen bestuur van GBLT stemt unaniem in met de GR. De heer Groeneveld licht vervolgens het verdere besluitvormingsproces toe. 5. Keuze Huisvesting GBLT per 1 januari 2015 De OR heeft een positief advies gegeven onder voorwaarde dat ze nauw betrokken zullen worden bij de verdere uitwerking. De heer Van Hussel deelt de stand van zaken me. Er is gesproken met de gemeente Zwolle. GBLT kan meedoen in de aanbesteding van de gemeente Zwolle, maar kan er ook voor kiezen om zelf zorg te dragen voor de herinrichting. Hierover moet in september 2013 een besluit over genomen worden. Momenteel brengen we onze eisen en wensen in kaart. Binnenkort staat een afspraak met de projectleider en binnenhuisarchitect van de gemeente Zwolle en wordt gekeken of GBLT mee kan in hun concept. De heer Doorn heeft vraagtekens bij de hoogte van de afgesproken huurprijs. De heer Van Hussel geeft aan dat over de kale huurprijs niet meer te onderhandelen valt met de gemeente Zwolle. Over de overige - en inrichtingskosten nog wel. De heer Doorn merkt op dat de afschrijving van de inrichting over vijf jaar best veel is. 2
De heer Kolkman verbaast zich er over dat er nog geen onderbouwing is voor het begrote bedrag voor de inrichting. Dhr. Van Hussel geeft aan dat daar momenteel volop aan wordt gewerkt. Het algemeen bestuur stemt in met de verhuizing per 1 januari 2015 naar het Lübeckplein 2 onder voorbehoud dat er een redelijke prijs afgesproken wordt m.b.t. de herinrichting en de facilitaire kosten. 6. Vaststelling begroting 2014 en meerjarenperspectief 2015-2017 Voor het lezen van de zienswijzen en de beantwoording ervan wordt een korte leespauze ingelast. Er wordt goede nota genomen van de opmerking van de heer Stegeman om deze stukken eerder onder de aandacht van de bestuursleden te brengen zodat ze daar eerder kennis van kunnen nemen. Naar aanleiding van een opmerking van de heer Kolkman legt de heer Boersma uit dat de begroting niet unaniem vastgesteld hoeft te worden, maar dat een meerderheid voldoende is. De heer Broens deelt mee dat Waterschap Rijn & IJssel geen voorstander is van het maken van een bestemmingsreserve en stelt voor daar in de beantwoording meer tekst aan te wijden. De heer Maenhout deelt mee in de AV van Zuiderzeeland kanttekeningen geplaatst zijn bij GBLT. Gevraagd wordt om eerst de organisatie op orde te brengen. Hij stelt voor daar in de 2 e Bestuursrapportage aandacht aan te besteden. De reorganisatie zal niet zonder slag of stoot gaan, maar het verleden moet aantonen dat toetreden van andere partijen kan. De heer Groeneveld legt uit dat de huidige inspanningen gericht zijn op een normale bedrijfsvoering in 2014. De heer Doorn deelt mee dat het algemeen bestuur van Waterschap Vallei & Veluwe haar zorgen uitgesproken heeft over discrepantie op de zuiveringen van het waterschap. Hij vraagt zich daarnaast af hoe de overige deelnemers denken over het overdragen van heffingstechnologie aan GBLT. De heer Groeneveld deelt mee dat er gesprekken geweest zijn met Groot Salland, Reest en Wieden en Rijn en IJssel en dat er een projectorganisatie opgericht is om de voor- en nadelen in kaart te brengen. Mevrouw Lepage vult aan dat de scenario s eind oktober a.s. in beeld zijn. De heer Doorn vraagt of GBLT m.b.t. de Oracle licenties samen zou kunnen werken met bijv. het waterschapshuis en andere belastingkantoren. De heer Van Hussel legt uit dat Oracle zo n monopolie heeft, dat GBLT vastzit aan het bedrag. Zij zijn de enige leveranciers, er is geen concurrentie op de markt. De begroting 2014 wordt vastgesteld. Het algemeen bestuur neemt kennis van de zienswijzen en stemt, met inachtneming van de eerder gemaakt opmerkingen, in met de reacties op de zienswijzen. 7. Plan van aanpak introductie naam GBLT en Logo De heer Broens vraagt in hoeverre de opdrachtgevers betrokken geweest zijn en wat hun beleving was. De heer Van Hussel deelt mee dat gesproken is met de communicatieadviseurs van de deelnemers. De opmerkingen die gemaakt zijn, zijn verwerkt. 3
De heer Boersma vraagt welk budget hiervoor beschikbaar is en vraagt aandacht voor de bewaking er van. Er is een kleine mutatie in de planning. De introductie van het logo en de nieuwe naam zal plaatsvinden op vrijdag 13 september a.s. tijdens de jaarlijkse GBLT bijeenkomst. De heer Boersma vraagt of het woord belastingaanslag op de envelop gedrukt wordt. De heer Van Hussel legt uit dat dat niet het geval is aangezien de envelop ook voor andere correspondentie gebruikt zal worden. Naar aanleiding van een vraag van de heer Maenhout bevestigt de heer Van Hussel dat de voorraad zo laag mogelijk gehouden is en dat er dus niet veel weggegooid hoeft te worden. 8. Verlenging contract accountant De heer Van Hussel licht dit onderwerp toe. 9. Voorstel gecombineerd en gespreid heffen en innen De opstellers van het voorstel, de heren G. Westerveld en T. van t Zand, zijn als publiek aanwezig bij de bespreking van dit onderwerp. De heer Oggel merkt op dat er vanuit Vallei & Veluwe een uitvoerig e-mailbericht gestuurd is, en dat Groot Salland zich daarbij aansluit. De heer Groeneveld legt uit dat er een werkgroep is, dat de hoofden Middelen gereageerd hebben en dat die reacties ingezien kunnen worden. De heer Broens vraagt aandacht voor afspraken die gemaakt zijn m.b.t. de invordering van hoge bedrijfsaanslagen voor grote bedrijven in het gebied van Rijn & IJssel. Mevrouw Lepage verzorgt een presentatie over dit onderwerp. Het gecombineerd en gespreid heffen en innen voorkomt pieken en werkt efficiency in de hand. Ca. 60% van de aanslagen zouden gecombineerd opgelegd kunnen worden. Door het gecombineerd opleggen worden minder klantreacties verwacht. Als pieken voorkomen worden, wordt het dienstverleningsniveau beter. Diverse vragen worden beantwoord. Het algemeen bestuur dringt er met klem op aan maatregelen te treffen om de dienstverlening te verbeteren tot een bereikbaarheid van 95% in 2014. Er wordt afgesproken een voorstel voor te bereiden voor de AB vergadering in november om aan de hand van de productieplanning de huidige bezetting, de te verwachten klantreacties en de verwachte benodigde capaciteit in kaart te brengen. 10. Presentatie Evaluatie Implementatie belastingapplicatie Key2GH door dhr. J. Roubos De heer Jan Roubos verzorgt een presentatie over dit onderwerp. In zijn presentatie gaat hij in op de doelstelling, het projectverloop en de evaluatie. Diverse vragen worden beantwoord. Er worden nog steeds bevindingen opgelost. Er wordt hard gewerkt aan de optimalisatie van het systeem. 4
De heer Groeneveld verwacht dat het systeem volgend jaar, als alle runs nog een keer gedraaid zijn, naar behoren functioneert. Het algemeen bestuur neemt kennis van de evaluatie. 11. Rondvraag De volgende vergadering van het algemeen bestuur vindt plaats op maandag 26 augustus a.s. en begint dan om 10.00 uur. 12. Sluiting De heer Boersma sluit de vergadering. 5