RICHTLIJNEN VOOR HET GEBRUIK VAN SOCIAL MEDIA Hoe je online je stem kunt laten horen en een Cavent-ambassadeur kunt zijn Datum vaststelling : 31-07-2012 Eigenaar : Beleidsmedewerker Vastgesteld door : MT Datum aanpassingen aan : 20-01-2015 RI-15 Richtlijnen voor het gebruik van social media 20-01-2015 Status definitief pag. 1
RI-15 Richtlijnen voor het gebruik van social media 20-01-2015 Status definitief pag. 2
Cavent richtlijnen voor het gebruik van social media Ter introductie Social media zijn media die gebruikmaken van onlinetechnologieën om sociale interactie te bevorderen. Door gebruikers zelf inhoud op een site te laten zetten in plaats van alleen informatie op te laten nemen, veranderen social media de traditionele informatieverspreiding in zogenaamde social mediadialogen. Ze dragen op die manier bij aan democratisering van kennis en informatie: iedereen kan deelnemen aan informatie- en kennisverspreiding op het internet. Voorbeelden van social media zijn Facebook, Twitter, blogs, Youtube, slideshare, LinkedIn, Xing, Ning, Hyves, Flickr, Wikipedia enz. Waarom social media gebruiken? Social media gebruik je op verschillende manieren en om verschillende redenen: om een netwerk op te bouwen dit gaat om professionele en persoonlijke netwerken; ter bevordering van communicatie (net als met mobiele telefoons en e-mail); om deel te nemen aan interessante discussies; en om waarden van Cavent online uit te dragen. Dankzij social media hebben onze medewerkers de mogelijkheid om hun stem te laten horen en de kernwaarden van Cavent online te laten zien. Wij helpen je op weg Het is positief dat mensen social media gebruiken om mondiger te zijn. Soms heeft dit echter onvoorziene en onbedoelde gevolgen. Met deze richtlijnen willen we de medewerkers van Cavent helpen social media optimaal te benutten en minder aangename ervaringen te voorkomen. Dit document is niet bedoeld als een soort handleiding voor collega s die officiële communicatiekanalen van Cavent beheren, dus voor de afdeling Communicatie. De richtlijnen hebben betrekking op jouw persoonlijke activiteiten op social media, of deze nu op het werk of in je vrije tijd plaatsvinden. Van onze cliënten kunnen we niet verwachten dat zij onderscheid kunnen maken tussen jij als vriend op het ene moment en jij als begeleider op het andere moment. Bouw daarom geen vriendschappelijke relatie op met een cliënt, al dan niet via social media. Wat je buiten werktijd doet, is in principe je eigen zaak. Maar je bent wel te allen tijde medewerker van Cavent. Social media missers zijn vaak het gevolg van een gebrek aan besef bij mensen dat hun doen en laten de reputatie van hun werkgever (negatief) kan beïnvloeden. Hieronder een voorbeeld van zo n misser, die met wat gezond verstand voorkomen had kunnen worden. O. De Baere Zolang mijn baas doet alsof ik veel verdien,, doe ik net alsof ik hard werk.. :D RI-15 Richtlijnen voor het gebruik van social media 20-01-2015 Status definitief pag. 3
Basisprincipes Waarom is er gekozen voor richtlijnen in plaats van een officieel Cavent-beleid op het gebied van social media? Om de volgende redenen. Om te beginnen vinden wij het bij Cavent niet wenselijk om jou de les te gaan lezen; activiteiten op sociale netwerken zijn per definitie uiterst persoonlijk. Verder zijn er letterlijk honderden verschillende social media platformen en komen er steeds meer bij. Dit zorgt ervoor dat het social media landschap en de interactie tussen mensen voortdurend veranderen. Als werknemer moet je altijd handelen in het belang van Cavent. Dat hoeft hier dus niet geregeld te worden. Een allesomvattende benadering in een beleid is niet praktisch en realistisch. Hieronder vind je enkele algemene beginselen die van pas kunnen komen bij je activiteiten op social media: 1. Ken ons protocol PR-02 elektronisch communicatieverkeer en computerfaciliteiten en het protocol PR-07 privacy. Zorg ervoor dat je het protocol PR-02 elektronisch communicatieverkeer en computerfaciliteiten en het protocol PR-07 privacy hebt gelezen en bekend bent met de inhoud. De protocollen gelden dan ook volledig voor alle social media-activiteiten. 2. Geef aan dat je geen officiële woordvoerder bent Wij juichen social media activiteiten van harte toe. Maak wel duidelijk dat het hier je persoonlijke opvattingen en meningen betreft, met name als het gaat om onderwerpen die verband houden met de activiteiten van Cavent. Voeg zo nodig een disclaimer toe. Een disclaimer is een korte tekst waarin iemand zijn of haar aansprakelijkheid in een bepaalde risicohoudende aangelegenheid of situatie afwijst of beperkt. Bijvoorbeeld: De hier gepubliceerde uitingen vertegenwoordigen uitsluitend mijn persoonlijke meningen en opvattingen en komen niet noodzakelijkerwijs overeen met die van Cavent. Zo geef je aan dat je niet namens Cavent spreekt. 3. Zakelijk gebruik social media Het is soms niet helemaal duidelijk wanneer zakelijk eindigt en privé begint, maar als dat wel helder is bewaar privégebruik van social media dan voor buiten werktijd. 4. Cavent kernwaarden Social media biedt vooral kansen om kernwaarden van Cavent uit te dragen. Jij bent een ambassadeur van de gehandicaptenzorg, en specifiek van Cavent, en kunt laten zien waar Cavent voor staat. 5. Houd je aan de Cavent huisstijl Het is belangrijk dat het merk Cavent consequent wordt toegepast. Wil je het Cavent-logo in je profiel opnemen, dan dien je de Cavent huisstijl te volgen. Vervorm het logo niet (bijv. door het op te rekken). Gebruik de juiste kleuren. Zie voor meer details de Cavent huisstijl in de Definitielijst. 6. Houd er rekening mee dat je je in een sociale omgeving begeeft Gedraag je op social media zoals je bij andere sociale gelegenheden een vergadering, een feestje, of een praatje bij de koffieautomaat zou doen. Goede manieren zijn belangrijk: stel jezelf voor, doe je niet voor als iemand anders, verstoor of onderbreek andermans gesprekken niet, enz. Zorg dat je acties en gedrag overeenkomen met het imago dat je op werk wilt uitdragen. Bedenk dat je in een sociale ruimte online dan wel offline je manager, je collega s, je cliënten en andere belanghebbenden deelgenoot maakt van wat je doet. 7. Vergeet niet: Google onthoudt alles Alles wat je online publiceert blijft lang bestaan. Houd dit in gedachten voordat je iets op internet plaatst waar je later misschien spijt van krijgt. In geval van twijfel Als je twijfelt of het verantwoord is om bepaalde informatie online te plaatsen, kun je altijd je leidinggevende of afdeling Communicatie om raad vragen. Voor social media vragen die niet over specifieke inhoud gaan, kun je contact opnemen met: Afdeling Communicatie info@cavent.nl RI-15 Richtlijnen voor het gebruik van social media 20-01-2015 Status definitief pag. 4
Cavent en Social Media Op welke social media is Cavent te vinden? Naast dat Cavent een eigen site heeft, maakt Cavent ook gebruik van social media Hyves, Twitter, Facebook, Youtube, LinkedIn en Teamspot (interne variant van Facebook). Op de Twitter account van Stichting Cavent is te zien welke evenementen er plaats vinden zoals bijvoorbeeld een benefietconcert voor Cavent Support of dat Cavent te vinden is op een markt die plaatsvindt in de regio. Deze informatie is ook te vinden op het Facebook en de Hyves account van Cavent, net als bedrijfsinformatie over de stichting. Wat is het doel hiervan Vandaag de dag is iedereen wel bekend met en lid van een of meerdere social media s. Doordat Cavent deel neemt aan social media kan Cavent een brede groep mensen bereiken, waardoor Cavent en de activiteiten die binnen en rond de stichting plaatsvinden bekend worden. Ook heeft Cavent het protocol PR-07 privacy. In het protocol privacy staat informatie over respect hebben voor de persoonlijke levenssfeer van cliënten, medewerkers en anderen die betrokken zijn bij Cavent. In hoofdstuk 3 van dit protocol komt de gedragscode omgang met privacy aan bod. Hierin wordt een vertaling gemaakt van privacy naar dagelijkse praktijk en geeft richtlijnen voor handelen op het niveau van: cliënten, medewerkers en organisatie. Als u privacy gevoelige informatie eenmaal op internet zet, dan verliest u zelf de controle hierover. Zelfs als u informatie op een beschermde site plaatst, kan het via anderen toch nog naar buiten komen. Zorg dat u morgen geen gevolgen ondervindt van wat u vandaag op internet zet. Het protocol PR-07 privacy, hoofdstuk 3 gedragscode heeft niet de intentie compleet en alles omvattend te zijn, maar is alleen richtinggevend. Bezoek Cavent op: Passende maatregelen bij verkeerd gebruiken van social media In het Nederlandse arbeidsrecht bestaan er geen eenduidige regels op het gebied van werkgeversbemoeienis ten aanzien van het gedrag van werknemers op het internet. Elk geval moet individueel beoordeeld worden als er sprake is van verkeerd gebruik van social media om te bepalen wat de gevolgen van deze actie zullen zijn. Wanneer iemand zich niet houdt aan het protocol PR-02 elektronisch communicatieverkeer en computerfaciliteiten en protocol PR-07 privacy, zal Cavent passende maatregelen nemen. In het protocol PR-02 elektronisch communicatieverkeer en computerfaciliteiten hoofdstuk 3 staan gedragsregels ten aanzien van verantwoord gebruik van elektronische communicatiemogelijkheden. Zorg er dus voor dat je het protocol hebt gelezen en bekend bent met de inhoud. Site www.cavent.nl Hyves Stichting Cavent Twitter @StichtingCavent Facebook Cavent RI-15 Richtlijnen voor het gebruik van social media 20-01-2015 Status definitief pag. 5
Cavent richtlijnen voor het gebruik van social media RI-15 Richtlijnen voor het gebruik van social media 20-01-2015 Status definitief pag. 6
Reageren op uitlatingen over Cavent RI-15 Richtlijnen voor het gebruik van social media 20-01-2015 Status definitief pag. 7
Definitielijst en toelichting Disclaimer Een korte tekst waarin iemand zijn of haar aansprakelijkheid in een bepaalde risicohoudende aangelegenheid of situatie afwijst of beperkt Huisstijl De huisstijl van Cavent. De huisstijl van Cavent is voor bevoegden te vinden op de P-schijf onder de map Algemeen en vervolgens Huisstijl Kernwaarden (Cavent) De stichting hanteert de volgende kernwaarden: kracht, veiligheid, verbondenheid, bescherming, kwaliteit, gelijkheid, respect en keuzevrijheid die ook uitgedragen behoren te worden door de medewerkers van Cavent Internet - Landschap Het geheel aan internetsites en social media die te vinden zijn op het net en waar men in rond kan lopen en informatie op kan delen Spam Ongewenste reclame die op het internet binnenkomt. De reclame wordt opgedrongen door bedrijven van buitenaf, ook wel sluikreclame Social media Media die gebruikmaken van online - technologieën om sociale interactie te bevorderen. Voorbeelden van social media zijn Facebook, Twitter, blogs, Youtube, slideshare, LinkedIn, Xing, Ning, Hyves, Flickr, Wikipedia, enz Troll Iemand op het internet die erop uit is om reacties uit te lokken bij bepaalde mensen over een bepaald onderwerp RI-15 Richtlijnen voor het gebruik van social media 20-01-2015 Status definitief pag. 8