Gedragscode Sociale Media en berichtendiensten zoals Whatsapp

Transcriptie

1 Gedragscode Sociale Media en berichtendiensten zoals Whatsapp PR-Gedragscode social media-bel.alg-versie 03 pag 1 van 5

2 Vastgesteld door: Raad van Bestuur Versiedatum: Evaluatiedatum: HKZ-Nr.: 4 Proceseigenaar: Documenteigenaar: Instellingsleiding Medewerker PR en communicatie Gedragscode Sociale Media en berichtendiensten zoals Whatsapp versie 3 - mei Sociale media / berichtendiensten en bewoners 2. Privégebruik van sociale media en berichtendiensten door medewerkers, stagiaires en vrijwilligers van de Raphaëlstichting 3. Gebruik van sociale media en berichtendiensten voor een locatie van de Raphaëlstichting 4. Groepspagina's Sociale media zoals Twitter en Facebook, maar ook berichtendiensten zoals Whatsapp, bieden kansen om te laten zien wie je bent, wat je doet, dat je trots bent op je werk en waarmee je nog meer bezig bent. Het is ook mogelijk om informatie en kennis te delen. Net als bij de opkomst van en internet ontstaan er ook vragen bij het gebruik van sociale media en berichtendiensten door medewerkers. Of iets alleen privé is of ook aan het werk is gerelateerd, is niet altijd gemakkelijk te scheiden. Om misverstanden te voorkomen zijn richtlijnen opgesteld over het publiceren en delen van informatie die met de Raphaëlstichting te maken heeft of daarmee geassocieerd kan worden. De richtlijnen hebben alleen te maken met situaties waarbij er een overlap is, of kan zijn, tussen werk en privé. Sociale media waar je alleen als privé-persoon actief bent over hobby, familie en andere activiteiten, die geen raakvlak hebben met de werksituatie vallen hier niet onder. PR-Gedragscode social media-bel.alg-versie 03 pag 2 van 5

3 1. Sociale media / berichtendiensten en bewoners In de begeleiding van bewoners die omgaan met sociale media / berichtendiensten is het belangrijk om te wijzen op de risico's en gevaren die het medium met zich meebrengt. De privacy kan worden geschaad en eenmaal geplaatste bericht kunnen (soms) niet meer worden verwijderd. Ook kunnen bewoners via deze media ongewenst benaderd worden (door personen die zich voordoen als iemand anders of door bedrijven die verleiden om tot aankopen over te gaan). Sommige bewoners zullen scholing nodig hebben om hiermee te leren omgaan. 2. Privégebruik van sociale media / berichtendiensten door medewerkers, stagiaires en vrijwilligers van de Raphaëlstichting - Wees betrouwbaar op sociale media en berichtendiensten zoals Whatsapp: respecteer privacy van anderen Respecteer de privacy van bewoners, cliënten, deelnemers en je collega's en plaats nooit foto- of videomateriaal waar zij op staan op de sociale media en berichtendiensten waar je gebruik van maakt. Ook als je binnen je eigen persoonlijke netwerk werkgerelateerde berichten plaatst of reageert op berichten, besef dan dat je te allen tijde ook een medewerker, stagiaire of vrijwilliger van de Raphaëlstichting bent. Maak in een reactie altijd je rol binnen de Raphaëlstichting duidelijk. Reageer nooit anoniem of onder een schuilnaam. Betrouwbaarheid toon je door ook online respectvol met je collega s, klanten of andere (zakelijke) relaties om te gaan. - Werk vanuit je vakmanschap, ook op sociale media Toon je op sociale media en berichtendiensten dezelfde vakman/vakvrouw als op je werk. Want ook daar geldt dat wat je zegt en wat je doet je eigen professionele verantwoordelijkheid is, waarvoor je verantwoording moet kunnen afleggen aan je leidinggevende. Doe geen mededeling over je werk die de belangen van de Raphaëlstichting kan schaden. Ook op sociale media geldt dat daar waar je het imago van Raphaëlstichting schaadt of algemene fatsoensnormen overschrijdt, dit arbeidsrechtelijke gevolgen kan hebben. Plaats daarom bij twijfel geen bericht! - Wees bewust van wat je zegt of doet. Iedereen kijkt mee Online lopen werk en je persoonlijke leven gemakkelijk door elkaar. Houd hier rekening mee indien je informatie online publiceert die niet alleen gezien kan worden door vrienden en familie. Realiseer je dat dit soort informatie makkelijk kan worden doorgestuurd. Alles wat je online publiceert blijft lang bestaan. Voordat je je bericht hebt kunnen verwijderen (als dat al lukt) is het al opgepikt door zoekmachines en andere media. Berichten kunnen je privé of in je (toekomstige) werk blijven achtervolgen. Houd dit in gedachte voordat je iets op internet plaatst waar je (veel) later misschien spijt van krijgt. Signaleer complimenten en kritiek Iedere medewerker of vrijwilliger van de Raphaëlstichting is een belangrijke schakel binnen het volgen van sociale media. Zie je positieve of negatieve berichten over de PR-Gedragscode social media-bel.alg-versie 03 pag 3 van 5

4 Raphaëlstichting op openbare netwerken? Meld dit dan aan de afdeling PR & Communicatie. Toon je betrokkenheid bij kritische berichten, maar overleg voordat je reageert Onze algemene lijn is: wees voorzichtig met het reageren op berichten over de Raphaëlstichting. Wil je reageren op een kritisch bericht, binnen je eigen of openbare netwerken, overleg dan eerst met de afdeling PR & Communicatie van de Raphaëlstichting. Sociale media kunnen je helpen Sociale media kunnen een nieuwe wereld voor je openen en je helpen om meer vakkennis te verkrijgen, te overleggen met collega s binnen allerlei netwerken of nieuwe ideeën op te doen. Je kunt waardevolle contacten opdoen die je werk interessanter en leuker kunnen maken. 3. Gebruik van sociale media als medewerker van de Raphaëlstichting Bij de Raphaëlstichting wordt op diverse locaties gebruik gemaakt van Facebook, Twitter en Instagram.De Raphaëlstichting heeft ook een algemeen LinkedIn-account Het gebruik van Facebook voor locaties waar het contact met de buitenwereld heel belangrijk is (zoals voor winkels, boerderijen) wordt aangemoedigd. Alleen aangewezen medewerkers van de Raphaëlstichting is het toegestaan vanuit hun functie een Facebookpagina, Twitter-account of Instagram-account van een locatie van de Raphaëlstichting te beheren. Aangezien de Raphaëlstichting een centraal LinkedIn account heeft, is het locatie niet toegestaan een eigen LinkedIn-account te beheren. Als je als medewerker een Facebookpagina, Twitter-account of Instagram-account wilt starten, kan dat alleen met goedkeuring van de afdeling PR & Communicatie. Het hoofdbeheer van een facebookpagina ligt bij de webmaster van de Raphaëlstichtig. Medebeheerders zijn: medewerker PR & Communicatie en één of meer aangewezen medewerkers van de betreffende locatie. De medewerker PR & Communicatie waakt over de huisstijl (waar een speciaal logo deel van uitmaakt) en de informatieve tekst over de betreffende locatie. De medebeheerders op de locatie voeren het feitelijke beheer (plaatsen van berichten en foto's). In verband met de privacy dient er zeer terughoudend om te worden gegaan met het gebruik van foto- en videomateriaal waar bewoners/cliënten op staan. Gebruik is alleen toegestaan na uitdrukkelijke toestemming van de betreffende bewoner/cliënt en bij wilsonbekwaamheid van diens wettelijke vertegenwoordiger. Aangeraden wordt om bewoners/cliënten nooit van te dichtbij in beeld te brengen en geen namen te vermelden. Houd er in teksten altijd rekening mee dat de inhoud nooit tot een bepaald persoon te herleiden is. De verantwoordelijkheid voor het handhaven van de privacy-regels ligt bij de leidinggevende van de locatie. In het geval van meerdere beheerders op een locatie, wijs een hoofdverantwoordelijke aan. Like alle Facebookpagina's van de Raphaëlstichting en deel berichten als je die leuk vindt. Zo blijf je op de hoogte van wat er daar speelt en maak je 'reclame'. Zorg voor regelmatige verversing van berichten; zo blijft je pagina interessant. Plaats minstens eens per week een bericht. PR-Gedragscode social media-bel.alg-versie 03 pag 4 van 5

5 Houd de berichten kort en controleer ze op spelling. Controleer regelmatig (bij voorkeur dagelijks) of er meldingen of reacties zijn die antwoord behoeven. Voer geen discussies via de openbare pagina; benader iemand dan liever persoonlijk. Als er berichten of meldingen zijn die je niet bevallen, verwijder die dan meteen. Bedenk dat je altijd reageert als medewerker van de Raphaëlstichting. 4. Groepspagina's Een Facebook-groepspagina aanmaken waar ouders ook toegang toe hebben, is niet toegestaan. Wel zou eventueel zo'n groepspagina kunnen worden aangemaakt binnen een beschermde omgeving waar privacy gewaarborgd is (zoals bijv. Familienet). Daar zijn kosten aan verbonden. Plannen voor het opzetten van zo'n podium dienen te worden overlegd met de medewerker PR & Communicatie van de Raphaëlstichting. Een Facebook-groepspagina aanmaken met uitsluitend collega's is toegestaan. Ook hier: ga zorgvuldig om met de privacy van personen. Vermeld bijvoorbeeld geen tot een persoon herleidbare zaken en voeg nooit zorginhoudelijke zaken aan deze pagina toe. PR-Gedragscode social media-bel.alg-versie 03 pag 5 van 5