Natuurlijk betrokken!

Transcriptie

1 Natuurlijk betrokken! Natuurlijk betrokken! in social media De Zorggroep Postbus AR VENLO Handvatten voor het gebruik van social media als Zorggroepmedewerker

2 Inhoud Handvatten voor het gebruik van social media Wat zijn social media Hoe staat De Zorggroep tegenover social media? Handvatten social media voor medewerkers en vrijwilligers van De Zorggroep 1 Ken de Gedragscode van Gedragscode internet en gebruik van De Zorggroep 2 Geef aan dat je geen officiële woordvoerder bent 3 Beperk privégebruik 4 Ambassadeur van De Zorggroep 5 Houd je aan de huisstijl van De Zorggroep 6 Houd er rekening mee dat je je in een sociale omgeving begeeft 7 Vergeet niet: Google onthoudt alles! In geval van twijfel Checklist Doen en Niet Doen Reageren op uitlatingen over De Zorggroep

3 Natuurlijk betrokken! in social media Handvatten voor het gebruik van social media als Zorggroepmedewerker De cultuur van De Zorggroep natuurlijk betrokken is samengevat in negen gedragskenmerken die samen de gedragscode vormen. Voor verreweg het grootste deel van de medewerkers zullen deze gedragskenmerken een open deur zijn. Simpelweg omdat elke medewerker van De Zorggroep ze in zich heeft. De gedragscode is zeker niet vrijblijvend. Van iedere medewerker en vrijwilliger word verwacht dat zij ernaar handelen en dat zij ook openstaan voor feedback. Maar hoe laat je zien natuurlijk betrokken te zijn als het gaat om social media? Natuurlijk betrokken! Wat zijn social media? Social media is een verzamelnaam voor allerlei internettoepassingen waarmee mensen digitaal informatie met elkaar kunnen delen. Het kan gaan om het delen van nieuwtjes, maar bijvoorbeeld ook om het delen van muziek, foto s, video s etc. Als gebruiker bepaal je zelf wat je publiceert. Je kunt deelnemen aan dialogen en discussies, je kunt kennis en informatie delen en leuke contacten onderhouden. Social media is bovendien een breed en krachtig communicatieplatform, want je bereikt snel veel mensen, meer dan via de meeste face-to-face situaties zoals feestjes, visites of klantcontacten. Je uitspraken worden gezien door tientallen, soms wel honderden vrienden en zijn gemakkelijk door anderen te verspreiden. Dit brengt risico s met zich mee maar het biedt zeker ook kansen. Voorbeelden van social media zijn Facebook, Twitter, blogs, Youtube, slideshare, LinkedIn, Xing, Ning, Hyves,Yammer, Flickr, Wikipedia enz.

4 Hoe staat De Zorggroep tegenover social media? De Zorggroep kent een open cultuur en staat daarom positief tegenover het gebruik van social media. Het biedt medewerkers en vrijwilligers de mogelijkheid om hun stem als medewerker of vrijwilliger van De Zorggroep te laten horen, te laten zien waar De Zorggroep voor staat en wie De Zorggroep is. Echter, de snelheid en reikwijdte van social media, leiden soms ook tot onwenselijke, onvoorziene en/of onbedoelde gevolgen. Werk is een belangrijk deel van het leven. Erover praten is dan ook een doodnormale zaak. Voel je uitgenodigd als medewerker of vrijwilliger open te blijven communiceren en draag tegelijkertijd de cultuur van De Zorggroep uit. Met name daar waar het gaat over werk en De Zorggroep. Missers in social media zijn vaak het onbedoelde gevolg van een gebrek aan besef bij mensen dat hun doen en laten de reputatie van hun werkgever (negatief) kan beïnvloeden. Om ervoor te zorgen dat jij als medewerker of vrijwilliger van De Zorggroep hier zo goed mogelijk mee om kunt gaan, staan in deze brochure enkele handvatten voor het gebruik van social media als medewerker of vrijwilliger van De Zorggroep. Nadrukkelijk niet met de bedoeling je te beperken in je vrijheid van communicatie.

5 Handvatten social media gebruik voor medewerkers en vrijwilligers van De Zorggroep 1. Ken de Gedragscode en Gedragscode internet- en gebruik van De Zorggroep Zorg ervoor dat je de Gedragscode (de cultuur van De Zorggroep; natuurlijk betrokken) en de Gedragscode internet- en gebruik van De Zorggroep hebt gelezen en bekend bent met de inhoud. Beide gedragscodes dienen als leidraad voor medewerkers en vrijwilligers in hun omgang met collega s, cliënten en andere belanghebbenden. Ze zijn dan ook volledig van toepassing op social media activiteiten. 2. Geef aan dat je geen officiële woordvoerder bent De Zorggroep juicht social media activiteiten van medewerkers en vrijwilligers van harte toe. Het is echter niet wenselijk dat je blogs, groepen of websites inricht op naam van De Zorggroep of één van de organisatieonderdelen. Als je een (organisatie-)onderdeel van De Zorggroep als thema van je blog, groep of website wil gebruiken, laat dan duidelijk blijken dat het niet om een officieel communicatiekanaal van De Zorggroep gaat. Verder hoor je duidelijk te maken dat het hier je persoonlijke opvattingen en meningen betreft, met name als het gaat om onderwerpen die verband houden met de activiteiten van De Zorggroep. Voeg zo nodig een disclaimer toe. Bijvoorbeeld: De hier gepubliceerde uitingen vertegenwoordigen uitsluitend mijn persoonlijke meningen en opvattingen en komen niet noodzakelijkerwijs overeen met die van De Zorggroep. Zo geef je aan dat je niet namens De Zorggroep spreekt. 3. Beperk privégebruik Gebruik social media onder werktijd in principe alleen voor zakelijke doeleinden. Het is niet altijd duidelijk wanneer zakelijk precies eindigt en privé begint, maar als dat wel helder is, bewaar privégebruik van social media dan voor buiten werktijd.

6 4. Ambassadeur van De Zorggroep Social media biedt vooral kansen om De Zorggroep online een gezicht te geven. Als medewerker of vrijwilliger ben jij ambassadeur van De Zorggroep en kun je als geen ander laten zien waar de organisatie voor staat. 5. Houd je aan de huisstijl van De Zorggroep Het is belangrijk dat de huisstijl van De Zorggroep consequent wordt toegepast. Wil je het Zorggroep-logo gebruiken, volg dan de huisstijl. Vervorm het logo niet (bijv. door het op te rekken) en gebruik de juiste kleuren. Zie voor meer details het huisstijlhandboek op intranet. Ook je PR-functionaris kan je hierbij helpen. 6. Houd er rekening mee dat je je in een sociale omgeving begeeft Gedraag je op social media zoals je bij andere sociale gelegenheden, een vergadering, een feestje of een praatje bij de koffieautomaat, zou doen. Bedenk dat je in een sociale ruimte, online dan wel offline, je manager, je collega s, je cliënten en andere belanghebbenden deelgenoot maakt van wat je doet. 7. Vergeet niet: Google onthoudt alles! Alles wat je online publiceert, blijft lang bestaan. Houd dit in gedachten voordat je iets op internet plaatst waar je later misschien spijt van zou kunnen krijgen. In geval van twijfel Als je twijfelt of het verantwoord is om bepaalde informatie online te plaatsen, kun je altijd je leidinggevende om raad vragen. Voor vragen over social media die niet over specifieke inhoud gaan, kun je contact opnemen met: Concernafdeling Marketing, PR & Communicatie Mailadres: Telefoon:

7 Onderstaand een checklist met tips over wat je beter wél en beter niet kunt doen als je aan de slag gaat met social media. DOEN Zorg dat je de Gedragscode en de Gedragscode internet- en gebruik van De Zorggroep kent. Wees jezelf. Zeg wie je bent en waar je werkt, zeker als het over De Zorggroep gaat. Volg de huisstijl van De Zorggroep als je het Zorggroep-logo wilt gebruiken. Maak duidelijk dat het om je eigen mening en opvattingen gaat. Schrijf in de ik-vorm. Zorg dat de feiten kloppen en wees eerlijk. Onderbouw je mening met feiten. Vermeld de bron van je informatie. Zorg voor toegevoegde waarde. Denk na voordat je iets online plaatst. Gebruik je gezond verstand en wees beleefd. Geef vergissingen toe, en bied zo nodig je verontschuldigingen aan. Toon respect voor andere culturen, religies, waarden enz. Houd rekening met auteursrechten. Gebruik geen logo s, handelsmerken, muziek, afbeeldingen enz. zonder toestemming vooraf. Volg reacties van anderen op je eigen uitlatingen en zorg ervoor dat deze net zo waarheidsgetrouw, respectvol en wettig zijn als die van jou.

8 NIET DOEN Plaats geen materiaal dat je in verlegenheid zou brengen als je moeder of manager het zou lezen. Geen spam! Geen sluikreclame! Spreek niet namens De Zorggroep (als je een eigen blog/kanaal hebt, gebruik dan een disclaimer). Vervorm het logo van De Zorggroep niet. Verbind het niet aan ongepaste content. Vertel geen leugens. Zoek geen ruzie. Plaats geen lasterlijk, grof, obsceen of bedreigend materiaal. Verspreid geen interne of bedrijfsgevoelige informatie. Citeer geen collega s of andere belanghebbenden. Plaats geen materiaal zonder toestemming van de eigenaar. Pas geen censuur toe op de mening van anderen.

9 Reageren op uitlatingen over De Zorggroep Je bent een opmerking tegengekomen over De Zorggroep. Is de inhoud / toonzetting positief? nee ja REAGEREN Van een simpele reactie (antwoord op positieve feedback of suggestie) tot een actieve bijdrage aan de discussie. Gaat het om spam? (vage tekst met verdachte links) nee Gaat het om een tirade, scheldpartij, grap, satire, of is het de bedoeling om belachelijk te maken? nee ja ja MELDEN Kijk of het mogelijk is dit te melden aan de beheerder van de betreffende website of -space. SITUATIE VOLGEN Reageer liever niet op een specifieke post maar houd de situatie in de gaten. Neem als deze verslechtert zo spoedig mogelijk contact op met de Concernafdeling Marketing, PR & Communicatie Is er volgens jou sprake van onjuiste informatie en ken je de feiten? nee Neem contact op met de betreffende afdeling of met de Concernafdeling Marketing, PR & Communicatie ja FEITEN RECHTZETTEN Controleer zelf de feiten en reageer met feitelijk commentaar dat voor iedereen zichtbaar is. Concernafdeling Marketing, PR & Communicatie Mailadres: communicatie@dezorggroep.nl Telefoon: Deze handvatten zijn in grote lijnen gebaseerd op de richtlijn voor social media van TNT en VGN.