voor UZ Leuven-medewerkers

Transcriptie

1 Richtlijnen social media voor UZ Leuven-medewerkers Social media maken meer en meer deel uit van onze leefwereld. Denk maar aan Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube Ook UZ Leuven wil deze boot niet missen en heeft ondertussen een Twitter, Facebook- en LinkedIn-profiel. Zo kunnen we alvast meer en ruimer nieuwsberichten over UZ Leuven-activiteiten verspreiden en ons professioneler positioneren op de arbeidsmarkt.

2 wat zijn social media? Social media zijn online toepassingen en platformen die mensen gebruiken om hun meningen, ervaringen te delen met hun contacten. Een website was een eerste stap in de online communicatiewereld. Bij een website beheert de organisatie zelf de inhoud die erop verschijnt. Zelden of nooit is er interactie met de surfers. Social media maken hier juist het verschil: iedereen kan zijn mening en zijn verhaal kwijt. Je kunt reageren, foto s delen Ook een blog schrijven, reageren op nieuwssites en discussiefora behoren tot de categorie social media. Waar vind je UZ Leuven online? Twitter: Facebook: LinkedIn: Website: De dienst communicatie stuurt regelmatig berichten uit over allerlei activiteiten, onderzoeken, therapieën... TIP Heb je zelf een nieuwstip die je graag bekend wilt maken aan de buitenwereld? Laat het ons weten. Mail naar communicatie@uzleuven.be

3 social media zijn een digitale toog Het specifieke karakter van social media is dat je met één enkele tweet of boodschap een heel groot aantal mensen kunt bereiken. Een ondoordachte boodschap kan daarom negatieve gevolgen hebben voor jezelf maar ook voor UZ Leuven. De grens tussen privé en publiek vervaagt ook meer en meer. Je zou ervan versteld staan hoe snel een foto of filmpje toch bij andere personen belandt, ook al denk je dat het enkel door vrienden bekeken kan worden. Heel wat mensen zijn actief op social media. Om je een idee te geven: bijna zes miljoen Belgen zijn actief op Facebook. Ongetwijfeld zijn er heel wat UZ Leuven-medewerkers actief op social media. Jij ook? We zijn er zeker van dat iedereen verstandig en verantwoord met social media kan omgaan. Daarom helpen we je graag op weg met een aantal tips en richtlijnen voor elke communicatie waarbij jij rechtstreeks of onrechtstreeks geïndentificeerd kunt worden als UZ Leuvenmedewerker. Jij bent immers een belangrijke externe ambassadeur van ons ziekenhuis.

4 Hoe kan je vanuit professioneel oogpunt actief zijn op social media? Iedereen leest mee. Stel jezelf de vraag of je wat je wil posten ook in het openbaar en in een volle zaal zou zeggen. Alles wat je deelt, is vindbaar, en kan dus eigenlijk tegen jou gebruikt worden. Hou er ook rekening mee dat ironie, humor, sarcasme en nuances niet altijd voor iedereen duidelijk zijn. Op social media gebruik je immers geen lichaamstaal. Maak je boodschap daarom helder. Denk goed na vooraleer je iets online zet. Een keer je iets gepost hebt, is er geen weg terug. Google onthoudt alles Vergis je niet: ook met goede privacy-instellingen kunnen andere mensen dikwijls jouw teksten of foto s zien. Ook journalisten zoeken info en foto s op social mediakanalen. Probeer een respectvolle, professionele en positieve toon in je online communicatie te gebruiken. Hou het niet te droog en te zakelijk. Discussies voeren via social media zijn niet zo n goed idee. Deel geen interne of vertrouwelijke info. Ook op social media ben je gebonden aan de discretieplicht. De privacy van patiënten staat altijd voorop. Bepaalde informatie kan al snel geassocieerd worden met een bepaalde patiënt. Spreek dus niet over een eenheid, een afdeling, een situatie of een probleem bij een anonieme patiënt. Hetzelfde geldt voor de privacy van je collega s. Citeer geen collega s en plaats geen foto s zonder toestemming. Wees altijd transparant in je communicatie, zeg wie je bent en blijf niet anoniem.

5 Jij bent onze belangrijkste ambassadeur. Hou er rekening mee dat jouw mening kan geïnterpreteerd worden als de mening van UZ Leuven. Je vermeldt best dat het om jouw persoonlijke mening gaat, en niet noodzakelijk die van UZ Leuven. Respecteer ook altijd andere waarden, meningen, religies en culturen. Wees loyaal tegenover UZ Leuven. Als je een probleem wilt aankaarten, doe je dat best via de interne kanalen, niet via social media. Als medewerker van UZ Leuven ben je een belangrijke ambassadeur naar de buitenwereld. Elke medewerker is persoonlijk verantwoordelijk voor de online info die hij publiceert. Wij zijn ervan overtuigd dat je zelf goed kan inschatten welke uitlatingen je wel of niet kunt uitsturen. Als je toch vragen hebt, aarzel niet om de communicatiedienst te contacteren Je mag natuurlijk informatie van de UZ Leuven-twitterpagina, Facebookpagina of LinkedIn verspreiden via je eigen accounts. Dat is zelfs positief, zo bereiken we nog meer mensen. Als je het logo of audiovisueel materiaal (foto s, video s ) van UZ Leuven wil gebruiken, kan dat. Zorg er wel voor dat je het juiste formaat gebruikt en vraag eerst toestemming aan de dienst communicatie. Boodschappen met negatieve toon over UZ Leuven. Social media heeft als bijkomend voordeel dat het ziekenhuis snel en proactief kan inspelen op klachten van patiënten of bezoekers. Als we dergelijke online boodschappen opvangen, zullen we dadelijk reageren en eventueel doorverwijzen naar de ombudsdienst of andere diensten. Hoe vinden we deze online boodschappen over UZ Leuven? We gebruiken een professioneel monitoringsysteem dat alle online berichten (forums, blogs, websites, twitter ) waarin UZ Leuven of gelinkte benamingen (bv. Gasthuisberg ) vernoemd worden, verzamelt. Zo weten we heel snel wat er leeft in de online omgeving en kunnen we daar snel en gepast op inspelen. Als je zelf een negatieve of een positieve boodschap tegenkomt, mag je ons dit altijd laten weten.

6 veelgestelde vragen Wat doe je als patiënten een vriendschapsverzoek sturen via Facebook, Twitter? We raden het ten zeerste af om vriendschapsverzoeken van patiënten te accepteren. Door privé en werk strikt te scheiden kun je ook makkelijk de professionele relatie patiënt-zorgverlener waarmaken. Dit geldt trouwens niet alleen voor patiënten maar ook voor andere professionele contacten. Kan ik via mijn eigen social media accounts praten over UZ Leuven? Je mag UZ Leuven zeker vernoemen in je online boodschappen. Je werkt immers bij UZ Leuven en het ziekenhuis speelt dus een grote rol in je leven. Praat dus gerust over UZ Leuven. Wel vragen we je om loyaal en respectvol te zijn. Persoonlijke meningen die het ziekenhuis in diskrediet brengen, zijn niet acceptabel. Als je interne problemen ondervindt, neem dan contact met je leidinggevende of met de personeelsdienst. Mag ik een tweet van UZ Leuven retweeten of een Facebookbericht delen? Kan ik boodschappen van de UZ Leuven-website overnemen op mijn social mediakanaal? Heel graag zelfs. Zo wordt het UZ Leuven-nieuws nog meer verspreid. Ontwerp & realisatie: dienst communicatie UZ Leuven - juni 2015 Mag ik tijdens de werkuren Facebook en andere social media gebruiken? De regels van het arbeidsreglement zijn van toepassing. Internettoegang tijdens de werkuren is enkel toegestaan als dit nodig is voor de uitoefening van je job. Je facebook checken tijdens je pauze kan dus wel, maar niet tijdens je werkuren. Foto s op je facebookpagina zetten, tweets sturen tijdens de werkuren die los staan van je werk, zijn voorbeelden van fout gebruik. nog vragen? Contacteer de dienst communicatie. We helpen je graag verder. communicatie@uzleuven.be of tel