Verslag 1 oktober 2012 Gebundeld verslag van de terugkoppelingsmomenten met de MDT s in het kader van de simulatie D&I (september 2012) 1 Inleiding Tussen 21 en 28 september 2012 vonden de tweede individuele terugkoppelingsmomenten met de teams die deelnemen aan de simulatie D&I plaats. Hieronder volgt per thema een weergave van de belangrijkste elementen die tijdens de terugkoppelingsmomenten werden besproken. Dit verslag is dus geen exacte weergave van de individuele terugkoppelingsmomenten. Sommige opmerkingen gaan bijgevolg niet op voor alle MDT s. 2 Bespreking van de ingediende dossiers Op het moment van de terugkoppeling telde de steekproef ongeveer 500 dossiers, goed voor ongeveer 1500 zorgvragen. Per MDT werd een overzicht gegeven van het aantal ingediende dossiers en werden de beslissingen vergeleken van de zorgvragen die op dat moment zowel in de gewone procedure als in de simulatie al beslist waren. Volgende zaken vallen het meest op: - De meeste zorgvragen worden in beide procedures op dezelfde manier beslist. - Afwijkende beslissingen (= andere beslissing in gewone procedure ten opzichte van de simulatie) komen voor. Meestal gaat het om een positieve beslissing in de gewone procedure en negatieve in de simulatie al komt het ook voor dat er positief wordt beslist in de simulatie en negatief in de gewone procedure. - De meeste dossiers worden doorgestuurd naar het D&I-team. Dit is voor een deel te wijten aan de instructies die de coördinator in de simulatie (simcor) heeft gekregen. De simcor moet namelijk alle zorgvragen waarin een afwijking (met uitzondering van die op de testverslagen) t.o.v. de hulpmiddelenfiches (HMF s) wordt gevraagd, doorsturen naar de collega s van het D&I-team. Afhankelijk van de populatie van het MDT zien we dat sommige MDT s voor bijna alle ingediende zorgvragen een afwijking op de doelgroep van de HMF heeft gevraagd. Ook indien een MDT meerdere doelgroepen aankruist, wordt dit in de simulatie beschouwd als een afwijking. - Quasi alle zorgvragen waarvan in het dossier sprake is van een auditieve of visuele handicap kunnen afgehandeld worden door de simcor. De zorgvragen die toch naar het D&I-team moeten, zijn meestal zorgvragen voor dezelfde hulpmiddelen (zie ook opmerkingen onder punt 3). 3 Gebruik van de hulpmiddelenfiches 3.1 Algemene ervaringen & opmerkingen - Het is vervelend dat men een afwijking moet vragen indien er 2 doelgroepen van toepassing zijn. - Momenteel zijn de HMF s te weinig gebruiksvriendelijk en soms ook inhoudelijk beperkt. Soms moet men heel wat HMF s doornemen vooraleer men weet wat men precies moet aanvragen. Dit is vooral het geval indien het gaat om verbouwingen aan de woning. 1 van 7
- Momenteel zitten er fouten in de HMF wat betreft de cumuleerbaarheid van hulpmiddelen. In een aantal HMF s staat er een cumulverbod maar in de HMF van het hulpmiddel waarmee dat cumulverbod is, staat geen cumulverbod. Het is soms een hele opgave om te weten of er een cumulverbod speelt of niet. - Over het algemeen zijn de teams positief over het werken met de HMF s. - Sommige teams ervaren bij het werken met HMF de nood om ergens ruimte te krijgen om vrije commentaar toe te voegen. In het huidige opzet van de HMF s is dit niet voorzien. - Om op het einde van de simulatie de twee dossierstromen met elkaar te kunnen vergelijken, worden alle zorgvragen in de simulatie gekoppeld aan de zorgvragen in de gewone procedure (Feniks). Hierdoor ontstaan er soms koppelingsproblemen (bv. de vraag in de gewone procedure werd later gewijzigd waardoor de automatische koppeling van de HMF aan de vraag in de gewone procedure niet meer kan). Het MDT wordt dan soms gevraagd om de HMF aan te passen. Hierdoor is het al meerdere keren gebeurd dat een MDT dan twee vragen moest indienen in de simulatie waarop er een cumulverbod geldt. 3.2 Specifieke ervaringen & opmerkingen 3.2.1 HMF 52 douchestoel Een team vraagt om de doelgroep van deze fiche uit te breiden met epilepsie. 3.2.2 HMF 59 draaischijf Er zijn al heel wat opmerkingen geweest op deze HMF: de inhoud is te beperkt, er is een tekort in de HMF, In de HMF wordt alleen de voetdraaischijf beschreven. Dit hulpmiddel helpt bij transfers van zit naar zit bv. tussen bed en rolstoel, rolstoel en zetel, Als hulpmiddel voor het in en uit de auto stappen wordt vaak een zitdraaischijf geadviseerd. In principe zou deze zitdraaischijf daarom in de simulatie moeten aangevraagd worden als een hulpmiddel zonder HMF. Dit leidt tot problemen om het hulpmiddel aan te vragen, om de zorgvraag in de gewone procedure te koppelen aan de deze in de simulatie en om de beslissingen te nemen en te vergelijken. Deze HMF moet bijgestuurd worden ofwel moet verduidelijkt worden welke draaischijf in de refertelijst opgenomen is. 3.2.3 HMF 8 - Ombouwen/aanbouwen van de woning: hellingsbanen en HMF 21 - drempelbruggen Er is al heel wat discussie geweest over deze twee HMF s, ook binnen het VAPH. Deze HMF worden zeker aangepast. Het onderscheid is ook soms moeilijk te maken. Ook de beperking van de hoogte (7 cm) leidde in een bepaald dossier tot problemen. Voor losse hellingsbanen moet er ook een motivatieverslag woningaanpassing zijn. Sommige teams vinden dit overdreven. 3.2.4 HMF 22 oprijgoten Voor oprijgoten die gevraagd worden om een rolstoel of scooter in een auto te rijden (doelgroep B van de fiche) moet een formulier autoaanpassingen ingevuld worden. Een lijvig document voor een klein hulpmiddel. Merk op dat de richtlijn geldt voor de gewone procedure, het is geen eis in fiche. 3.2.5 HMF 121 licht- of trilwekker en HMF 128 tem 130 signaleringssysteem De licht- en trilwekker is voor slechthorenden terwijl het signaleringssysteem voor doven is. Vaak wordt de licht- en trilwekker gevraagd voor doven en moet er dus telkens een afwijking worden gevraagd. Waarom kan de licht- of trilwekker ook niet voor doven? Antwoord: de HMF zijn gebaseerd op de refertelijst. Deze twee hulpmiddelen vallen onder een ander interventieniveau (aanvulling gehoor en vervanging gehoor). Dat is de reden waarom in de HMF van de licht-of trilwekker enkel de doelgroep slechthorenden is opgenomen. Na evaluatie zal deze doelgroep misschien worden uitgebreid. Een bijkomende opmerking rond het signaleringssysteem is de vereiste dat er een huisbezoek moet gebeuren in de gewone procedure. Waarom moet dit? 2 van 7
Antwoord: dit valt in de huidige refertelijst onder het domein Wonen. In de MKE s staat er dat hiervoor een huisbezoek moet worden uitgevoerd. 3.2.6 HMF 122 tem 124 FM-apparatuur en HMF 125 geluidsoverdrachtsysteem voor radio en TV Hier stelt zich een vergelijkbaar probleem als met de licht-of trilwekker en het signaleringssysteem (zie 3.2.5). 3.2.7 Rolstoelmotor Er is geen HMF, waarom? Antwoord: de HMF was niet tijdig klaar om in de simulatie te steken. Via de simulatie hopen we voldoende informatie te krijgen om alsnog een HMF te ontwikkelen. 3.3 Gebruik van de sjablonen 3.3.1 Het testverslag - In het sjabloon testverslag komen een aantal vragen meerdere keren terug of ze lijken toch zeer gelijkaardig. Deze worden bezorgd aan Marc Wouters. - Voor omgevingsbediening wordt dit altijd gevraagd. Dit is echter allesbehalve evident. Vaak gaat het om dure hulpmiddelen die niet kunnen gehuurd worden. Het is in die gevallen niet altijd nodig om het volledige systeem te testen. Het kan volstaan om aan te tonen dat de voorgestelde aangepaste bediening (aanraakscherm, één-functie-schakelaar, rolstoelbesturing, ) kan gebruikt worden. Voor doelgroep B kan aan de hand van een beschrijving van de handfunctie aangetoond worden dat gewone afstandsbedieningen niet bruikbaar zijn. - Een opmerking die aansluit op de vorige is het niet altijd beschikbaar zijn van hulpmiddelen om getest te worden. In dat geval wordt er dan gebeld met de thuiszorgwinkel en wordt dat opgenomen in het testverslag omdat er geen alternatief is. Maar men kan zich de vraag stellen in welke mate er dan nog sprake is van een testverslag. - Indien men een hoog-laag verzorgingsbed of hoog-laag bed-in-bed systeem (HMF70) vraagt voor doelgroep F, moet er een testverslag zijn. Dit is veel schrijfwerk en moet worden in vraag gesteld. - Soms is er geen testverslag vereist in de gewone procedure maar wel in de simulatie. Wat moet het team doen in dat geval? Antwoord: Het team heeft in dit geval twee mogelijkheden: 1. Toch testen en alsnog een testverslag opstellen. 2. Afwijken van de HMF en motiveren waarom er geen testverslag opgesteld werd. Vanuit de MKE s is testen nodig indien er twijfel is over de bruikbaarheid van een hulpmiddel. In de HMF s is getracht om de hulpmiddelen aan te duiden waarbij de kans op twijfel over de bruikbaarheid groot is. Bij deze hulpmiddelen wordt er dan een testverslag gevraagd. De simulatie zal aangeven of de selectie correct was. - Sommige testverslagen zijn overbodig. Een team brengt het testverslag van een tandem (respectievelijk HMF 48 en 49) ter sprake. Indien de aanvrager vroeger al kon fietsen, heeft dit toch geen meerwaarde? Het team ziet vooral een meerwaarde bij kinderen. Antwoord: Een testverslag heeft wel degelijk zijn nut bij bv. verstoord evenwicht of rompcontrole. Eventueel kan de vereiste in de HMF gespecifieerd worden tot Indien de aanvrager vroeger al kon fietsen en er momenteel geen motorische problemen of evenwichtsproblemen zijn, moet er geen testverslag zijn. Of er kan aangegeven worden voor welke specifieke doelgroep het testverslag nodig is. 3.3.2 Het verslag woningaanpassingen en persoonlijke verzorging De structuur is goed maar er zijn veel overlappingen met het adviesrapport. Een voorbeeld dat werd gegeven is de douchestoel. De inhoud van het verslag persoonlijke verzorging is quasi identiek aan het vak verzorging in het MDT. Dit is dubbele bevraging die absoluut moet vermeden worden. 3 van 7
3.4 Attesten Bij verbouwingen aan huurwoningen wordt de schriftelijke toestemming gevraagd van de eigenaar. Dit leidt vaak onnodig tot wantrouwen bij de eigenaar van de woning. Een team is ook van mening dat het niet de taak is van het team om dit op te vragen maar aangezien de eigenaar het vaak zelf niet kan, zit er niks anders op. Momenteel wordt de aanvrager wel door het team verwittigd dat hij voor een aantal verbouwingen de toestemming nodig heeft van de eigenaar. Waarom moet deze toestemming worden toegevoegd? Een verbouwing zal toch niet worden uitgevoerd zonder dat de eigenaar van de woning het ermee eens is? Antwoord: het VAPH wil hierdoor vermijden dat een dure procedure onnodig moet gestart worden. Bijkomend argument is dat bij een positieve beslissing zonder toestemming het bijhorend budget moet worden vrijgesteld gedurende al die jaren en niet kan worden aangewend voor andere hulpmiddelen. Rond de rolstoelen: attesten die horen bij de aanvraag van een rolstoel moeten niet aan het team gevraagd worden maar rechtstreeks aan het ziekenfonds. 4 Gebruik van de ernsttabellen of toetstabellen Door deelname aan het D&I-team (als notulist) rees het vermoeden dat niet alle teams de ernsttabellen gebruiken. Dit vermoeden werd bevestigd tijdens de terugkoppelingsmomenten. De teams die ze niet gebruikten, zullen ze de komende maanden alsnog gebruiken. Tijdens de terugkoppelingsmomenten werd er nogmaals op gewezen dat er minstens sprake moet zijn van een matige beperking vooraleer de beperkingen als voldoende ernstig kunnen worden beschouwd om inschrijfbaar te zijn. Enkele teams stellen zich daar vragen bij en vinden dat lichte beperkingen ook voldoende zouden moeten zijn om inschrijfbaar te zijn. Een ander team dat de ernsttabellen al van bij aanvang van de simulatie gebruikt, wijst er nogmaals op dat de ernsttabellen zeer subjectief zijn. De ernsttabellen zijn dan ook bedoeld als een indicatie, een leidraad. Door deze te hanteren ga je in tegen de willekeur want er zijn grenzen. In de ernsttabellen moet verduidelijkt worden wat wordt bedoeld met een loophulpmiddel. Ook moet er duidelijkheid komen rond gebruik binnenshuis en buitenshuis. Soms wordt hierin een onderscheid gemaakt en andere keren niet. Indien het gaat om een auditieve handicap dient men de ernst vast te stellen zonder hulpmiddel (hoorapparaat bv). Bij een visuele handicap dient men de ernst vast te stellen met een hulpmiddel (bril bv). Waarom is dit niet steeds hetzelfde? Dit is veel rechtvaardiger. Ook is er meer duidelijkheid gewenst over het al dan niet rekening houden met het gebruik van een prothese want ook dit leidt tot onduidelijkheid. 5 De classificerende diagnostische protocollen & hun voorbladen Al van bij aanvang van de simulatie werd duidelijk dat de voorbladen van de CDP s moeten worden bijgestuurd. Bij de meeste teams werd enkel nog stilgestaan bij de belangrijkste opmerkingen en ging het vooral over hoe de voorbladen of het werken met de CDP s kon worden bijgestuurd. De belangrijkste opmerkingen van de teams (als aanvulling op het vorig gebundeld verslag van de terugkoppelingsmomenten): - Indien de voorbladen in een gelijkaardige vorm zouden behouden blijven, moet er een tekstveld worden voorzien waar het team meer uitleg kan geven indien men niet akkoord is met de diagnose. Wat zeker moet blijven is de mogelijkheid om afwijkingen te vragen en te motiveren. - Er is geen 100% afstemming tussen de CDP s en de ernsttabellen voor visuele en auditieve handicap. Dit moet bijgestuurd worden. - Ook bij niet relevante stoornissen wordt er soms een CDP opgevraagd. In dat geval volstaat het om een mail te sturen naar de simcel inschrijvingen (gwendolien.deleersnijder@vaph.be). 4 van 7
- Het is moeilijk om in te schatten welke CDP s allemaal moeten ingevuld worden. Let hierbij zeker op randpathologieën. Vaak zullen deze de aanvraag versterken. Als dat zo is, dan moet het desbetreffend CDP mee ingevuld worden want dan is het wel relevant. - Zelfs in meer gespecialiseerde settings (ingebed in een ziekenhuis) die ook MDT zijn is het quasi onmogelijk om te voldoen aan alle criteria van de voorbladen. - Het is niet aan het team om de diagnose(s) van specialisten in twijfel te trekken. De voorbladen gaan te ver. Sommige teams zijn wel akkoord met de voorbladen voor ASS en verstandelijke handicap (wat betreft de laatste mits bijsturing) - Werken met de voorbladen is veel te tijdrovend (opvragen van alle medische verslagen, terugvinden van de juiste gegevens, voorbereiding in kader van teamoverleg, ). - Bij aanvragers die uit revalidatie komen na een operatie zijn er vaak wel gegevens beschikbaar over de situatie voor de operatie maar niet van na de operatie. Het VAPH is van mening dat in dat geval het functioneel onderzoek van de MDT-arts volstaat om de ontbrekende gegevens aan te vullen. - Idealiter verzamelt de aanvrager al de medische stukken voor hij bij het MDT aanklopt. Nu moeten teams vaak veel moeite doen om aan stukken te geraken terwijl de aanvrager toch ook zijn verantwoordelijkheid zou moeten hebben. - Meerdere teams werken met een soort van voorakkoord over het behoren tot de doelgroep van het VAPH. Er wordt geen verslag gemaakt van de aanvragers die volgens hen niet inschrijfbaar zijn (bv. omdat er nog revalidatiemogelijkheden zijn). Helaas merkt het team vaak dat die aanvrager dan bij een ander team gaat aankloppen waar wel een mdv wordt opgemaakt. De aanvragers die een team weigert, zouden in feite moeten geregistreerd worden. Deze kosten het team ook tijd en geld, maar ze krijgen hiervoor vaak geen vergoeding van het VAPH. - Sommige teams merken op dat ze over de jaren heen selectiever zijn geworden voor wie ze een mdv opmaken. Dit stuit soms op onbegrip bij de collega s die geen VAPH-dossiers opmaken. - Enkele teams uitten hun bezorgdheid over de bindendheid van de CDP s. Zullen diagnoses waarbij niet aan alle criteria van de voorbladen is voldaan in de toekomst nog behouden kunnen blijven? De belangrijkste opmerkingen vanuit het D&I-team aan de teams: - In een aantal gevallen zouden basis biometrische gegevens zoals gewicht en lengte moeten vermeld worden. Vaak wordt er gesproken over obesitas, maar is er geen referentie naar het gewicht of de lengte van de aanvrager. Dit is ook van belang bij aanvragers met motorische problemen in het functie van het toekennen van hulpmiddelen. Bij iemand met een enkelvoudige sensorische handicap is de lengte en het gewicht dan weer niet relevant. - Regelmatig wordt vastgesteld dat er in verschillende stukken verschillende beschrijvingen van de persoon worden gegeven i.f.v. de gevraagde hulpmiddelen. Dit is niet de bedoeling. - Soms beperkt het team zich tot een opsomming van medische diagnoses/antecedenten. Een beschrijving van het functioneren van de persoon is echter ook nodig om een beoordeling te kunnen maken van de ernst. De aanwezigheid van een stoornis is een noodzakelijke voorwaarde om te voldoen aan de definitie van een handicap. Het VAPH zou echter in de toekomst meer de nadruk moeten leggen op de ernst van de beperkingen, zoals ook bij de VDAB het geval is. Mensen moeten bekeken worden vanuit hun zelfredzaamheid. Veel teams zijn van mening dat er in de simulatie teveel nadruk ligt op het medische. Een aantal teams geven aan dat de ergotherapeuten het best geschikt zijn om de ernst van de beperkingen en vooral de functionaliteit in kaart te brengen omdat zij de teamleden zijn die op huisbezoek gaan. 5.1 Specifieke opmerkingen 5.1.1 CDP verstandelijke handicap bij volwassen In tegenstelling tot het CDP ASS waar een splitsing werd gemaakt tussen volwassenen en meerderjarigen, gebeurde dit niet voor verstandelijke handicap. Het verdient de aanbeveling om dit 5 van 7
in de toekomst alsnog te doen want het CDP verstandelijke handicap is niet afgestemd op meerderjarigen. Bij volwassenen zijn de beschikbare gegevens vaak verouderd. Indien er al ooit een intelligentietest werd afgenomen, heeft deze ondertussen een zeer slechte evaluatie gekregen. Hoe kan men bij een volwassene nog vaststellen dat er sprake is van een verstandelijke handicap? Er zou meer nadruk moeten liggen op de anamnese, het reconstrueren van het schools verleden, werkverleden, Vaak kan dit niet meer gestaafd worden met stukken (bv. inschrijvingsverslag buitengewoon onderwijs). Momenteel wordt er dan een WAIS afgenomen omdat dit een onderdeel is van de MKE s en het dossier anders niet aanvaard wordt in de gewone procedure. De meerwaarde van de afname wordt in twijfel getrokken. De nadruk moet liggen op de sociale anamnese. 5.1.2 CDP dementie Een team merkt op dat er voor dementie een protocol bestaat terwijl dementerenden toch niet tot de doelgroep van het VAPH behoren. Jong dementerenden kunnen wel toegang krijgen tot het VAPH. 6 Input voor het focusmoment Aangezien het evaluatierapport pas geschreven is tegen 1 april 2013 kunnen er tijdens het focusmoment nog geen cijfers of andere resultaten gegeven worden. Er wordt afgesproken met de teams uit de simulatie dat er nog een toelichting volgt over het rapport. We kunnen op dit moment echter geen tijdsindicatie geven. Quasi alle teams willen op het focusmoment horen wat de bevindingen zijn van de VAPHmedewerkers die deelnamen aan de simulatie. Dit wordt op het programma gezet. Indien er nog voldoende tijd beschikbaar zal zijn, zal er ook een toelichting volgen over het toekomstig dossier. 7 Afsluiten van de simulatie Het voorstel werd vooraf bezorgd. Er wordt in de brief nog verduidelijkt wat wordt bedoeld met een onvolledig dossier. Nog verlengen van de simulatie is niet mogelijk omdat het budget van de simulatie begroot is op 2012. Ook lopen de contracten af van alle tijdelijke VAPH-personeelsleden (eind 2012). Bijkomend moet de planning van het volledige project D&I afgestemd blijven op het project van de integrale toegangspoort voor minderjarigen. De teams die er expliciet iets van gezegd hebben, zijn wel opgelucht dat het einde in zicht komt. De simulatie creëerde een enorme extra taakbelasting. Wel vonden ze het een meerwaarde om deel te nemen en kijken ze uit naar het nieuw globaal dossier. 8 ICT Het zou beter zijn dat de PDF voor de CDP s en de HMF s was samengevoegd tot 1 PDF. Dit vermijdt het dubbel invoeren van identificatiegegevens. De PDF sluit zonder waarschuwing wanneer men op het kruisje klikt. Indien dit gebeurt, is men alles kwijt. Hippogrief is zeer traag en soms vliegt men eruit. 9 Varia Er werden ook nog heel wat interessante opmerkingen gegeven die niet direct passen onder een specifiek punt. Deze vindt u allemaal hieronder terug. - Soms zou het beter zijn dat het VAPH belt met het team in plaats van intern te discussiëren over een dossier. Dit slaat zowel op de huidige als toekomstige procedure. 6 van 7
- Het VAPH zou in de toekomst moeten streven naar het maximaal (her)gebruik van bestaande verslagen. - Meerdere teams merken op dat er zaken eigen aan de simulatie toch doorsijpelen naar de gewone procedure waardoor men minder makkelijk ingeschreven geraakt. Richtlijnen rond ASS en verstandelijke handicap stemmen quasi letterlijk overeen met de CDP s. In de gewone procedure werd recent gevraagd naar de Norton of Braden schaal (eigen aan de HMF) terwijl dit niet de bedoeling was. - Naar de toekomst toe moet er iets gebeuren aan de communicatie, inhoud van de beslissingsbrieven. Het is moeilijk te begrijpen voor de aanvrager dat hij inschrijfbaar is, maar de gevraagde ondersteuning niet krijgt. - Aanvraagformulier incontinentiemateriaal: dit wordt nu vaak meegegeven door de huisarts aan de aanvrager die het dan zelf invult en vervolgens vult de huisarts aan. Men kan zich vragen stellen bij de kwaliteit. - Door het BVR werkingstoelage is er een tendens naar grotere teams. Dit zal er op termijn toe leiden dat de kleine, gespecialiseerde teams verdwijnen. - Het zou interessant zijn dat het VAPH in de toekomst meer open is over de criteria die men hanteert om iemand al dan niet ondersteuning toe te kennen. De PEC-HOC handleiding werd bijvoorbeeld zeer recent publiek gemaakt maar voordien kon een team die enkel verkrijgen via-via. - De huidige werkwijze in D&I voorziet geen optie waar het team kan aangeven dat ze niet achter de aanvraag staat. Dit moet worden toegevoegd. - Een praktisch probleem die zich stelt om een goede beschrijving te geven van de mogelijkheden en de beperkingen, is het tekort aan printlijnen in het huidige Griffoen. Hierdoor is er vaak onvoldoende plaats om de evolutie te beschrijven. 7 van 7