Aanbiedingsformulier Onderwerp Bestemming van het saldo van de rekening van baten en lasten 2001 en het instellen van een reserve en voorziening 0 In te vullen door Bestuurssecretariaat Ontwerper Parafanten Directeuren Portefeuilleh. B&W Nr: 02.0517/03-06-02 Dienst : BD BD FSW Agenda Sector : Bestuur CC Openbaar: ja Naam : H. Smit R.V nr: 02.0080 Tst.nr : 5062 h.smit@leiden.nl Commissie: Datum : 17 mei 2002 BESLUITEN 1. de Raad voor te stellen de onderhoudsvoorziening beheerplan grote bruggen en een reserve Fonds Werk en Inkomen in te stellen; 2. de Raad voor te stellen het saldo van de rekening van baten en lasten 2001 van 1.756.000,00 negatief te bestemmen overeenkomstig bijgaand raadsvoorstel; 3. dit besluit toe te zenden aan de Commissie voor Bestuur en Veiligheid en aan de Agenda Commissie. Korte overwegingen Het bestemmingsvoorstel geeft aan op welke wijze het resultaat over het boekjaar 2001 verwerkt wordt. Het bestemmingsvoorstel is uitgewerkt op basis van de voorstellen van de diensten m.b.t. de bestemming van het resultaat per dienst. De voorstellen van de diensten zijn dit jaar marginaal getoetst met het oog op de separaat voor te stellen sanering van de dienstreserves. De diensten stellen voor de onderstaande bedragen niet met de algemene reserves te verrekenen maar te storten in afzonderlijke bestemmingsreserves of voorzieningen. 1. De dienst M&B stelt voor om vanuit het resultaat van het product 210.05 onderhoud bruggen een bedrag van 150.000 te bestemmen voor de nieuwe onderhoudsvoorziening beheerplan bruggen. Het voordeel wordt veroorzaakt door uitstel van werkzaamheden aan het brugdek van de Grote Havenbrug naar 2002. 2. De dienst M&B stelt voor om een bedrag van 200.000 te storten in de voorziening dubieuze debiteuren. Deze storting had op basis van de richtlijnen direct in de rekening verwerkt moeten worden. Het betreft hier echter interne vorderingen die op grond van de vastgestelde procedure terzake nimmer als oninbaar kunnen worden aangemerkt. FCI adviseert deze storting niet uit te voeren en het bedrag te storten in de dienstreserve M&B. 3. De dienst SZA stelt voor om het resultaat op het Fonds werk en inkomen (inkomensdeel) van 438.000 te storten in de reserve FWI inkomensdeel. 4. De dienst C&E stelt voor om de niet bestede gelden voor de brede school van 100.000 te storten in de reserve GSB brede school. 5. De DZB stelt voor om het voordelig resultaat op I/D regeling in de bestemmingsreserve I/D te storten als buffer voor toekomstig verwachte nadelen bij de uitvoering van deze regeling. Na bestemming van het resultaat 2001 bedraagt het saldo van de algemene reserves (concernreserve en dienstreserves samen) 10.718.000,--. Dit saldo is voor een bedrag van 2.628.000,-- geoormerkt, nl.:
In het saldo van de concernreserve is 2.378.000,-- geoormerkt t.b.v. o.a. de invoering nota sturing en werkplekken. In de dienstreserve van milieu en beheer is nog een bedrag van 180.000,-- geoormerkt voor frictiekosten regionale milieudienst. In de dienstreserve van bouwen en wonen is een bedrag van 70.000,-- geoormerkt t.b.v. het raadpleegsysteem vastgoedinfo. De vrij besteedbare buffer van de algemene reserves komt daarmee op een bedrag van 8.090.000,--. Deze stand ligt ruim 3 miljoen onder de minimale buffer van 11.345.000,--. Opgemerkt wordt dat hoewel de stelpost onderuitputting kapitaallasten is gerealiseerd er geen storting in de reserve herstructurering heeft plaatsgevonden. Op zichzelf was daar vanuit de beoordeling van de kapitaallasten ruimte voor. Aan de twee overige randvoorwaarden, nl. dat sprake moet zijn van een voordelig resultaat én dat de omvang algemene reserves minimaal 11.345.000,-- moet bedragen, is echter niet voldaan. Formatieve consequenties Begrotingsconsequenties
Nr. : 02.0080. Dnst. : BD 2002. Bestemming saldo van de rekening van baten en lasten 2001. Leiden, 3 juni 2002. Het saldo van de rekening van baten en lasten 2001 voor een bedrag van 1.756.006 nadelig is conform het 'Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995' op de balans tot uitdrukking gebracht. Bestemming van dit saldo is eerst mogelijk ná vaststelling van de rekening door de gemeenteraad. Richtlijnen Uitgangspunt voor de samenstelling van het bestemmingsvoorstel zijn de richtlijnen met betrekking tot 'het omgaan met mee- en tegenvallers / dienstreserves'. Deze richtlijnen zijn in 1998 vervangen door de richtlijnen- en omvang concern- en bedrijfsreserves waarbij is aangegeven dat voorlopig wordt afgerekend op de bestaande manier. Een uitzondering is gemaakt voor kennelijke onderuitputting of overschrijding door het niet realiseren van beleid, dan wel een intensivering van beleid zonder dat budget is bijgeraamd. In dergelijke gevallen vindt verrekening met de concernreserve plaats. Verder is de mogelijkheid gegeven om in het geval van een aanmerkelijk budgettair belang bij onderschrijdingen, met inachtneming van de desbetreffende criteria, bestemmingsreserves in te stellen. Instellen bestemmingsreserves en voorzieningen Op basis van de richtlijnen 1998 stellen wij u voor om bij de dienst Milieu en Beheer een onderhoudsvoorziening in te stellen voor de egalisatie van de kosten voor het onderhoud van grote bruggen en bij de dienst Sociale Zaken en Arbeidmarktbeleid een reserve Fonds Werk en Inkomen in te stellen met het doel om geoormerkte middelen niet langer in het saldo van de dienstreserve op te nemen maar apart in de rekening zichtbaar te maken. Op die wijze wordt bijgedragen aan het inzicht in de vrije reserves en in de reserves/voorzieningen met een vooraf vastgestelde bestemming. Een beschrijving van de nieuwe reserve en voorziening treft u in bijlage A aan. Beleid ten aanzien van de algemene reserve. Meevallers uit de jaarrekening kunnen worden aangewend voor een specifiek doel zolang de omvang van de algemene reserves (dit zijn de concernreserve en de dienstreserves samen) op enig moment niet lager uitvallen dan 11.345.000,--. Bestemming De resultaten per dienst worden gecorrigeerd voor de concernposten. Het resultaat op de dienstposten wordt verrekend met de dienstreserve voor zover geen andere bestemming ten gunste of ten laste van bestemmingsreserves of voorzieningen wordt gegeven aan resultaten op dienstposten. Resultaten op concernposten worden bij bestemming verrekend met de concernreserve. Daarnaast zijn een aantal specifieke posten, die in tussentijdse besluitvorming als concernpost zijn aangemerkt dan wel op grond van de richtlijnen 1998 als concernpost zijn aan te merken, met de concernreserve verrekend.
Verrekeningen met bestemmingsreserves Voorgesteld wordt het resultaat 2001op onderdelen te verrekenen met reserves welke niet behoren tot de 'algemene reserves'. Deze verrekeningen worden hierna limitatief toegelicht: Bestemmingsreserve I/D regeling Het voorstel is om het voordelig resultaat op I/D regeling van 240.000,-- in de bestemmingsreserve I/D te storten als buffer voor toekomstig verwachte nadelen bij de uitvoering van deze regeling. Reserve GSB Brede School Door de systematiek van de afrekening m.b.t. diagnosticerend onderwijs te wijzigen naar de periode t+1, ontstaat incidenteel een voordeel in de rekening van 100.000. Aangezien de financiële aspecten rond de totstandkoming van de brede school nog niet bekend zijn, maar de ontwikkelingen in volle gang zijn, stellen wij voor om deze middelen toe te voegen aan de GSB reserve Brede School. Reserve Fonds Werk en Inkomen. Van het voordeel van 454.000 op het beleidsproduct Inkomensvoorziening bijstand heeft 438.000 betrekking op het WFA-budget. Dit voordeel is niet vrij besteedbaar, maar moet volgens de rijksregels besteed worden "in het verlengde van de Abw". De besteding van dit voordeel in 2002 moet apart verantwoord worden aan het Rijk. Tot de mogelijkheden behoren kosten van reïntegratie-activiteiten, maar ook kosten van bijzondere bijstand. Uitgangspunt bij het Fonds Werk en Inkomen is dat reïntegratie-inspanningen voor Abw-ers leidt tot uitstroom uit de Abw, waardoor weer extra ruimte komt voor extra reïntegratie-activiteiten etc. Onderhoudsvoorziening beheerplan grote bruggen. Op het beleidsproduct 210.05 exploitatie bruggen en viaducten is een voordeel ontstaan van 150.000 door vertraging in de conservering van het brugdek van de Grote Havenbrug De werkzaamheden zullen in 2002 worden uitgevoerd. Wij stellen voor dit voordeel te storten in de onderhoudsvoorziening beheerplan grote bruggen. Omvang algemene reserves na bestemming Na verwerking van dit bestemmingsvoorstel is de omvang van de algemene reserves per 1 januari 2002 als volgt: Bestemming saldo Algemene reserves stand per 31-12-2001 bij af stand per 01-01-2002 concernreserve 15.031 2100 17.131 dienstreserve bouwen en wonen 268 42 226 dienstreserve bestuursdienst -2.635 1.889-4.524 dienstreserve soc. zaken en arb.marktbeleid 578 344 234 dienstreserve cultuur en educatie -219 122-97 dienstreserve milieu en beheer 296 151 145 dienstreserve brandweer 83 205-122 algemene reserve DZB Leiden 0 2.275-2.275 totaal algemene reserves 13.402 2222 4.906 10.718
De algemene reserves liggen na bestemming van het resultaat onder het minimum streefniveau van 11,345 miljoen. Daar komt bij dat binnen de concernreserve nog een geoormerkt bedrag is opgenomen van 2.378.000,-- ten behoeve van onder andere de uitvoering nota sturing en werkplekken. De dienstreserve van milieu en beheer bevat een geoormerkt bedrag van 180.000,-- voor frictiekosten van de milieudienst en de dienstreserve van bouwen en wonen bevat een geoormerkt bedrag van 70.000,-- voor een raadpleegsysteem vastgoedinfo. De vrij besteedbare buffer van de algemene reserves komt daarmee op een bedrag van 8.090.000,--. Uit bovenstaande tabel blijkt dat de dienstreserves bij twee diensten fors negatief zijn geworden. De problematiek van deze twee diensten is niet nieuw. Om die reden doen wij u enerzijds een afzonderlijk voorstel voor de sanering van de dienstreserves en het instellen van bedrijfsreserves. Anderzijds wordt de problematiek naar de toekomst toe betrokken bij de perspectiefnota. Wij stellen u voor tot besluitvorming over te gaan. De Raad der gemeente Leiden; Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de wnd. Burgemeester, P.I.M. v.d. WIJNGAART. W. LEMSTRA. Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nr. 02.0080 van 2002); B E S L U I T: 1. de volgende bestemmingsreserve en voorziening in te stellen: Onderhoudsvoorziening beheerplan grote bruggen; Reserve Fonds Werk en Inkomen. 2. het nadelig saldo van de rekening van baten en lasten 2001, groot 1.756.006,-- als volgt te bestemmen: Reserve/voorziening S/O Totaal Concernreserve Storting 2.100.307 Dienstreserve BOWO Onttrekking -42.154 Dienstreserve Bestuursdienst Onttrekking -1.889.000 Dienstreserve brandweer Onttrekking -205.000 Dienstreserve C&E Storting 122.000 Dienstreserve M&B Onttrekking -151.000 Algemene reserve DZB Onttrekking -2.275.145 Dienstreserve SZA Onttrekking -344.531 Reserve GSB Brede School Storting 100.000 Reserve ID Storting 240.000 Reseve FWI Storting 438.000 Voorziening beheerplan grote bruggen Storting 150.000 Eindtotaal -1.756.006 Gedaan ter openbare vergadering van De Secretaris, De Voorzitter, R1494bs
Bijlage A Naam Onderhoudsvoorziening beheerplan grote bruggen Nummer/dienst Milieu en Beheer Raadsbesluit (raadsbesluitnummer "Bestemming saldo van baten en lasten 2001") Beleidsproduct 210.05 Doel Egaliseren onderhoudskosten van grote bruggen, gebaseerd op het in de gemeente Leiden vastgestelde beheerplan onderhoud grote bruggen Datum realisatie m.i.v. 2001 Datum opheffing nvt Voeding Dotatie van het begrote bedrag, berekend op de gemiddelde jaarlijkse onderhoudskosten af te leiden uit het door de raad vastgestelde beheerplan onderhoud grote bruggen van de gemeente Leiden Besteding Gerealiseerde onderhoudskosten in het betreffende jaar voor onderhoud conform het beheerplan onderhoud grote bruggen Naam Voorziening FWI Nummer/Dienst Dienst Sociale Zaken en Arbeidsmarktbeleid Raadsbesluit (raadsbesluitnummer "Bestemming saldo van baten en lasten 2001") Beleidsprodukt 610.01, 610.05, 610.07, 610.13 Doel Egaliseren van gerealiseerde afwijkingen t.o.v. de begroting die in "het verlengde van de Abw" liggen, zoals omschreven in de Wet Financiering Abw. Datum realisatie n.v.t. Datum opheffing n.v.t. Voeding De voeding volgt uit raadsbesluit "Bestemming saldo van baten en lasten 2001". Besteding Voordelen kunnen volgens de wet WFA worden ingezet "in het verlengde van de Abw". De gelden worden ingezet voor het egaliseren van eventuele nadelen op het WFA-budget in latere jaren, reïntegratietrajecten en bijzondere bijstand etc.