Raadsinformatiebrief B&W vergadering 21 december 2010 Steller : Joh. Werkman Telefoonnummer: 0343-565710 E-mailadres : johan.werkman@heuvelrug.nl Onderwerp : nieuwbouw gemeentekantoor Geachte leden van de raad, Graag informeren wij u over het volgende. 1 Inleiding Met uw raad is afgesproken dat wij u één keer in de drie maanden informeren over de ontwikkelingen rond de nieuwbouw van het gemeentekantoor. De laatste informatie-uitwisseling was in uw vergadering van 16 september jl. In die vergadering heeft u onder meer het definitief ontwerp bouw en het voorlopig ontwerp buiteninrichting vastgesteld. Met deze RIB informeren wij u over de voortgang van het project. 2 Kern Hierna kunt u in het kort de stand van zaken lezen van alle aspecten van het project nieuwbouw. ontheffingsaanvraag overschrijding rode contour Op 17 juni 2010 heeft u ingestemd met het bebouwingsvlak van het gemeentekantoor door een verschuiving van de rode contour. Om de verschuiving mogelijk te maken wordt aan de westzijde een bebouwingsvlak ingeleverd ten gunste van de Ecologische Hoofdstructuur. Voor een verschuiving van de rode contour is zoals u weet goedkeuring nodig van het college van Gedeputeerde Staten van de provincie. De goedkeuring op dit besluit is 30 november jl afgegeven. bestemmingsplanprocedure De bestemmingsplanprocedure ligt op schema. Het ontwerpbestemmingsplan hebben wij 2 november jl vastgesteld. Zienswijzen op het ontwerp kunnen tot 24 december a.s. worden ingediend. Volgens planning wordt het bestemmingsplan aan u ter vaststelling aangeboden in de vergadering van 3 maart 2011. Bouwfase
Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan de technische ontwerptekeningen en de daarbij behorende bestekken. Deze werkzaamheden zijn eind januari 2011 gereed, na een extra controle door een onafhankelijke externe partij. Er wordt naar toe gewerkt dat zowel het bouwkundige (inclusief constructies en installaties) als het civiel-technische bestek in één perceel wordt aanbesteed. Dit houdt in dat er slechts één hoofdaannemer en contractpartner is voor de gemeente. De installateurs en civieltechnici zijn onderaannemer van de hoofdaannemer. Hiervoor is gekozen, omdat deze constructie mogelijke obstakels, zoals bijvoorbeeld het afschuiven van verantwoordelijkheden bij garantieaanspraken, uitsluit. Bij de afronding wordt veel aandacht besteed aan het vlekkeloos overgaan van de verschillende bestekken in elkaar. Verder wordt alles in het werk gesteld om omissies en hiaten in de verschillende bestekken zoveel als mogelijk uit te sluiten. Vooral in de economische situatie waarin we ons momenteel bevinden is het een absolute noodzaak om uiterst zorgvuldig te werk te gaan. De praktijk leert namelijk dat momenteel voor meerwerk zeer hoge kosten in rekening worden gebracht. aanbestedingstraject De stuurgroep begeleidt het gehele traject. De Europese aanbesteding is 1 december jl. gestart met de aankondiging van het werk op de aanbestedingskalender, geheel in overeenstemming met het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. Dit Besluit is de Nederlandse implementatie van de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG. Hieraan voorafgaande is de selectieleidraad vastgesteld. De leidraad voldoet aan de ARW 2005 en het gemeentelijk inkoopbeleid. De leidraad ligt op de gebruikelijke wijze ter inzage. Om invulling te geven aan de vereiste kwaliteit van de hoofdaannemer en de installateurs zijn in de selectiefase drempelcriteria en selectiecriteria gesteld. In de selectiefase zijn de gebruikelijke drempelcriteria gesteld voor zowel de juridische als de financiële positie van de gegadigde zoals een drempel voor de minimale jaaromzet, bereidheid tot het verstrekken van een bankgarantie, een minimale credit rating en duurzaamheid. In aanvulling op de gebruikelijke criteria worden gegadigden beoordeeld op hun referentieprojecten, opleiding en ervaring van de werkvoorbereider en uitvoerder, duurzaamheid van de bedrijfsvoering en de bereidheid om als leerling-bouwplaats te fungeren. Op basis van de selectieleidraad zal een keus gemaakt worden uit vijf aannemers en de gunning zal uiteindelijk geschieden primair op basis van de laagste prijs en optioneel de planningsaspecten i.v.m. (eventuele) overlast op de omgeving. De planning is dat in week 4 van 2011 de aanmeldingen zijn beoordeeld en ook de selectie van 5 partijen is afgerond. Het ligt in ons voornemen indien de bouwvergunning onherroepelijk is het werk nog voor de zomer van 2011 te gunnen. bouwaanvraag De aanvraag omgevingsvergunning wordt nog in 2010 ingediend. Uiteraard kan de definitieve vergunning pas afgegeven worden nadat het bestemmingsplan onherroepelijk is. De planning is er op gericht om de vergunning voor de zomer van 2011 in bezit te hebben.
Met alle instanties, de afdeling vergunning & handhaving, de Welmon (welstandscommissie) en de brandweer, heeft overleg plaatsgevonden. De opmerkingen die door deze instanties zijn gemaakt hebben we in goed overleg kunnen oppakken.
financiën In het voorstel vaststelling definitief ontwerp bouw van september 2010 is aangegeven dat nieuwe kostenramingen zijn opgesteld. De nieuwe kostenramingen blijven binnen het krediet: o Ondanks dat de rustieke verschijningsvorm een geringe stijging van de directe bouwkosten tot gevolg heeft en o ondanks de meerkosten door de verbreding van de in-/uitrit van de parkeergarage naar een volwaardige in- en uitrit met twee aparte rijstroken en elk met een eigen speedgate. Bij de ramingen is ook aangegeven dat binnen de calculaties als gevolg van de verwachte marktwerking deze stijging van de kosten geheel teniet wordt gedaan. Een specificatie van de projectadministratie is voor u bij de griffie in te zien. Deze specificatie valt, in verband met de aanbesteding, onder de geheimhouding. In de kostenspecificatie kunt u informatie vinden over: o de specificatie van het begrote bedrag (kolom a) o de al gedane betalingen tot 7 december jl. (kolom b) o de aangegane verplichting, dus waarvoor al wel de opdracht is gegeven doch de betaling nog niet heeft plaatsgehad (kolom c) o het nog beschikbare bedrag (kolom d) o een korte toelichting (kolom e) Uit de verschillende cijfers en uit de meest recente kostencalculatie kan worden geconcludeerd dat het totale taakstellende budget, dus inclusief de grondkosten, van 25 miljoen toereikend is om de plannen te realiseren. Hierbij wordt wel de kanttekening geplaatst dat uitgegaan wordt van start van de bouw na de zomervakantie van 2011. Indien u nog vragen heeft over deze RIB dan kunt u zich wenden tot de projectleider nieuwbouw gemeentekantoor, de heer Joh. Werkman (565710); hij is weer aanwezig op 3 januari 2011. Conclusie Alles afwegende kan gesteld worden dat de plannen om te komen tot de nieuwbouw geheel volgens planning verlopen en dat het financieel past binnen het taakstellend budget. De planning is dan ook nog steeds, dat - als de bestemmingsplanprocedure voorspoedig verloopt - de medewerkers eind 2012 hun intrek kunnen nemen in de nieuwe huisvesting. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug, de secretaris, de burgemeester, drs. T.P. van der Steen G.F. Naafs Bijlagen: financiële projectadministratie ligt bij de geheime stukken ter inzage; de selectieleidraad ligt ter inzage.