Instructie Personen en Bedrijven 7 juli 2016
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Doelgroep... 3 1.2 Gerelateerde documenten... 3 2 Personen... 3 2.1 Rollen... 4 2.2 Financieel... 5 3 Bedrijven... 6 4 Relatie tussen personen en bedrijven... 7 Carta - Personen en Bedrijven.docx Pagina 2
1 Inleiding Carta is een uitgebreid pakket voor cursusadministratie en eventbeheer. Dit document maakt onderdeel uit van een set van instructiedocumenten, die elk een specifiek onderdeel van Carta beschrijven en toelichten. In dit document wordt uitgelegd hoe personen en bedrijven geregistreerd en teruggevonden kunnen worden. 1.1 Doelgroep Profiel doelgroep: Nieuwe gebruikers van Carta Kennis na afloop van deze instructie: Correcte manier om personen en bedrijven te registreren Bekend met zoekmogelijkheden in Carta 1.2 Gerelateerde documenten Dit document maakt een onderdeel uit van de Carta Instructie documenten. Meer informatie over deze documenten vindt u in het document: Overzicht Carta Instructie. 2 Personen Figuur 1 Persoon =>Algemeen Het belangrijkste dat u zich af moet vragen bij het registreren van personen is: Hoe vind ik deze persoon later terug? Dit is om twee redenen belangrijk. De eerste ligt voor de hand, want als u een cursist aan de lijn heeft, wilt u niet veel tijd besteden om de persoon in de database terug te vinden. U wilt wellicht ook overkomen als een bedrijf met persoonlijke binding met uw klanten. Het vragen naar een klantnummer wordt tenslotte niet door alle klanten gewaardeerd. Carta - Personen en Bedrijven.docx Pagina 3
Tenslotte wilt u ook niet dat u iemand twee keer in het systeem invoert. Een snelle controle of een deelnemer al aanwezig is, helpt u om dit te voorkomen. De zoeknaam is een snelle manier om personen terug te vinden. Standaard stelt Carta de zoeknaam samen uit achternaam + voorletters, maar u kunt ook uw eigen interne afspraken hanteren. Een andere manier om personen terug te vinden is via de knop Zoeken in de knoppenbalk. In het zoekvenster kan gebruik gemaakt worden van zogenaamde wildcards. Het % -teken staat voor 0 of meer willekeurige karakters De. staat voor 1 willekeurig karakter Figuur 2 Resultaat zoeken In het resultaat kan door middel van een dubbelklik naar de persoon genavigeerd worden. 2.1 Rollen Personen kunnen gefilterd worden op Rol. Elke persoon krijgt automatisch de rol docent indien de persoon als docent ingeschreven wordt op een Cursus. Dit geldt ook voor de rollen Cursist en Acteur. De overige rollen worden met de hand toegewezen. Speciale rollen zijn - Mag Inschrijven. o Indien deze rol uitgevinkt wordt, staat de persoon op de zwarte lijst. - Overleden o Alle standaardcommunicatie naar deze persoon wordt geblokkeerd. Alleen communicatie die direct aan deze persoon gericht is, vanuit de persoonsmodule is toegestaan. Het veld Persoonssoort kan gebruikt worden voor een eigen categorisering. Carta - Personen en Bedrijven.docx Pagina 4
2.2 Financieel Het scherm persoon=>betaalwijze bevat de financiële informatie en voorkeuren van deze persoon. Bij het inschrijven van een persoon op een cursus worden standaard deze gegevens gebruikt voor de financiële afspraken met betrekking tot de inschrijving. Het is echter mogelijk om bij de inschrijving af te wijken van deze afspraken. Carta - Personen en Bedrijven.docx Pagina 5
3 Bedrijven Alle belangrijke bedrijfsinformatie staat op Bedrijf=>Algemeen. Ook bedrijven hebben een zoeknaam waarmee ze snel teruggevonden kunnen worden en ook bij bedrijven kan met de knop Zoeken in de knoppenbalk gezocht worden. Financiële informatie staat in het scherm Bedrijf=>Betaalwijze. Dit is de default voor afspraken met het geselecteerde bedrijf. Als de informatie hier ontbreekt wordt teruggevallen op de default waarden die gedefinieerd zijn in scherm Beheer=>Opties. Carta - Personen en Bedrijven.docx Pagina 6
4 Relatie tussen personen en bedrijven In het Scherm bedrijf=>persoon wordt de informatie getoond die betrekking heeft op de (werk)relatie tussen het geselecteerde bedrijf en een persoon. Het veld Post naar bepaalt voor een belangrijk deel binnen Carta de adressering aan de persoon. Dit is ook terug te zien in het visitekaartje van de persoon dat op meerdere plekken in Carta getoond wordt. Bij Zakelijk adres en e-mail zal daar een bedrijfsnaam staan, inclusief het bedrijfsadres. Bij Privé adres en e-mail wordt in het visitekaartje het persoonlijke adres getoond. Carta - Personen en Bedrijven.docx Pagina 7