SELECTIEREGLEMENT onthaalbediende (M/V) statutaire functie, rang D1 graad technisch assistent Afdeling Gemeenschapsinstellingen met standplaats Beernem Agentschap Jongerenwelzijn, Beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Selectienummer 21091 1. Functiecontext Jongerenwelzijn heeft als missie om, samen met zijn partners, op grond van een behoefte of een vraag, een continuüm van zorg aan te bieden aan de doelgroep, om zo hun ontplooiingskansen te vrijwaren. De doelgroep bestaat uit kinderen en jongeren voor wie de maatschappelijke integratie en participatie in het gedrang komt, minderjarigen die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd, personen voor wie pleegzorg georganiseerd wordt, betrokken ouders en opvoedingsverantwoordelijken en eventueel andere betrokkenen. De kerntaken van het agentschap omvatten: - de organisatie van een kwaliteitsvolle hulpverlening, het subsidiëren en erkenning van voorzieningen en de organisatie van pleegzorg; - de uitvoering en coördinatie van taken met toepassing van het beleid betreffende de integrale jeugdhulp; - de uitvoering van een beleid ten aanzien van jeugddelinquentie; - het beheer van het Fonds Jongerenwelzijn. Bij de uitvoering van zijn missie stelt Jongerenwelzijn de volgende uitgangspunten centraal: - respect tonen voor de rechten van de doelgroep en van de personen die er deel van uitmaken; - maximaal een beroep doen op de eigen verantwoordelijkheid en de mogelijkheden van de doelgroep en van de personen die er deel van uitmaken; en - zich richten op het behoud of het herstel van de maatschappelijke integratie van de personen die deel uitmaken van de doelgroep in Everberg en het gesloten federaal centrum in Tongeren. Het agentschap Jongerenwelzijn bestaat uit zes afdelingen: - De diensten van de administrateur-generaal staan in voor de beleidsinformatie, de beleidsvoorbereiding en klachtenafhandeling.
- De afdeling Strategie en ondersteunende diensten bepaalt in nauw overleg met de leidend ambtenaar de strategie van het agentschap en biedt ondersteuning bij de interne en externe dienstverlening. - De afdeling Intersectorale toegangspoort organiseert de intersectorale toegangspoort en behartigt de werking van crisishulp, multidisciplinaire teams en de moduledatabank. - De afdeling Gemeenschapsinstellingen staat in voor de algemene werking van gemeenschapsinstelling De Zande, met campussen in Ruiselede en in Beernem, van de gemeenschapsinstelling De Kempen, met campussen in Mol, en de gesloten federale centra De Grubbe en Tongeren. - De afdeling Ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank staat in voor de werking van de Ondersteuningscentra Jeugdzorg en de sociale diensten voor gerechtelijke jeugdhulp. - De afdeling Voorzieningenbeleid heeft als kernopdracht om een kwaliteitsvolle private hulp- en dienstverlening te erkennen, te subsidiëren en aan te sturen, en om pleegzorg te organiseren met als doel de rechten en de ontplooiingskansen van de doelgroep, zoals hierboven omschreven, te vrijwaren en om hun participatie in de samenleving te verzekeren. Binnen de sector van de bijzondere jeugdzorg vormen de gemeenschapsinstellingen en de gesloten federale centra het residentieel aanbod met beveiligd karakter van overheidswege. Jongeren worden bij wijze van beschermingsmaatregel door de jeugdrechter in een gemeenschapsinstelling geplaatst omwille van een problematische opvoedingssituatie (POS) of een als misdrijf omschreven feit (MOF). Deze instellingen hebben tot taak opdrachten uit te voeren zoals bedoeld in de decreten inzake bijzondere jeugdbijstand, gecoördineerd op 4 april 1990, en de wet van 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming. Concreet staan zij in voor onthaal, oriëntatie, observatie en open en gesloten begeleiding van door de jeugdrechter geplaatste jongeren van 14 tot 18 jaar die in een problematische opvoedingssituatie verkeren of een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd. 2. Takenpakket Doel functie: Onthalen van bezoekers, beantwoorden van telefonische oproepen en vervullen van allerlei administratieve taken teneinde bij te dragen tot een goede dienstverlening en een positief imago van de instelling. Resultaatgebieden: 1. Ontvangen en begeleiden van bezoekers. Onthalen, verwelkomen en afscheid nemen van bezoekers Bezoekers wegwijs maken Personeelsleden inlichten over de aanwezigheid van bezoek 2. Identificeren, registreren, controleren en informeren van bezoekers. Noteren van allerlei gegevens (in Domino): naam en verwantschap bezoeker Personen die niet gemachtigd zijn de instelling te betreden, de toegang ontzeggen en eventueel om assistentie verzoeken Bij niet geoorloofd betreden van de instelling onmiddellijk de politie waarschuwen Verstrekken van algemene informatie aan bezoekers en boodschappen van bezoekers voor personeelsleden noteren en doorgeven
3. Correct beantwoorden en doorverbinden van telefonische oproepen en bedienen van allerlei communicatiemiddelen (fax, brand- en alarmcentrale, camera s). De verschillende communicatiemiddelen correct kunnen bedienen en adequaat en snel reageren op signalen van de brand- en alarmcentrale Correct informeren en doorverbinden van correspondenten Bij afwezigheid van personeelsleden schriftelijke boodschappen noteren en overmaken Vertrouwelijke informatie doorfaxen naar jeugdrechtbanken en politie 4. Uitvoeren van administratieve en logistieke taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de instelling. Bijhouden van allerlei boeken en reservatieformulieren (op de PC) Inschrijven van reizen en toewijzen van reizen en chauffeurs aan de voertuigen en zo nodig vorderen van politie 5. In ontvangst nemen en bezorgen van allerlei leveringen, bestellingen, brieven en poststukken aan de juiste persoon of stockeren op de juiste plaats. 6. Toezicht houden over de gebouwen en activiteiten teneinde de veiligheid te helpen verzekeren. Monitoren van de camerabeelden Melden van onveilige situaties en defecten aan de gebouwenverantwoordelijke 3. Profiel Formele deelnemingsvoorwaarde Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan volgende voorwaarde: 1) Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring binnen een vrijheidsbeperkende, gesloten setting waar klanten/cliënten slechts onder bepaalde voorwaarden naar buiten kunnen (bijvoorbeeld strafinrichting, psychiatrie, jeugdinstelling, ). Technische competenties Kennis van de organisatie en de instelling is een troef Specifieke vaktechnische kennis (bediening communicatiemiddelen, brand- en telefooncentrale) is een troef Een groot veiligheidsbesef: bv. je meldt defecten aan de juiste personen Kennis van pc-gebruik (Outlook, Word, Excel)
Persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren niveau 1: Je toont je leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot je functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren en zich bij te scholen - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid niveau 1: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. - Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort - Blijft beleefd bij klachten - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen - Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een laagdrempelige houding aan, is beschikbaar en bereikbaar) - Stelt zich hulpvaardig op - Reageert snel en gepast op vragen van klanten - Is bereid in uitzonderlijke gevallen een afwijkend werkschema te aanvaarden - Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken) Samenwerken niveau 1: Je werkt mee en informeert anderen. - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid niveau 1: Je handelt correct en respectvol ten aanzien van je omgeving en van de bestaande regels en afspraken. - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Nauwgezetheid niveau 1: Je draagt zorg voor materialen. Je gaat ordelijk te werk. - Vindt snel terug wat gevraagd is - Houdt gegevens ordelijk bij - Onderhoudt materialen conform de voorschriften - Houdt de eigen werkplaats netjes en opgeruimd; houdt geen overbodige dingen bij
- Levert verzorgd werk af (bv. opmaak documenten, geen onnauwkeurigheden ten gevolge van slordigheid) - Levert overzichtelijke berekeningen en gegevens af zodat controle mogelijk is Plannen - niveau 1: Je plant eigen werk effectief. Indicatoren - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid niveau 1: Je hanteert een correcte en begrijpelijke taal. Indicatoren - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven en nota s Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kan je contact opnemen met: Feys Alex, Logistiek directeur Bruggesteenweg 130, 8755 Ruiselede alex.feys@jongerenwelzijn.be 050 80 66 04 Voor geïnteresseerden worden eveneens infomomenten georganiseerd waar het verloop van de procedure toegelicht zal worden. Je dient je hiervoor in te schrijven door een mail te sturen naar stijn.staes@jongerenwelzijn.be: - Infomoment in De Zande op 1 december om 10u in campus Ruiselede (aan te melden aan het onthaal) - Infomoment in De Kempen op 28 november 2014 om 10u in campus De Markt (aan te melden aan het onthaal) 4. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag)
Je wordt aangeworven in de graad van technisch assistent (rang D1) met de bijbehorende salarisschaal D121. Je bruto maandsalaris bedraagt minimaal 1873.79 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index) reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op de website www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. De eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds Vlaams ambtenaar bent in de graad van de vacature. 5. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1 Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2 Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3 Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4 Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5 Je slaagt in de selectieprocedure; 6 Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Je wordt benoemd nadat je de proefperiode met succes hebt vervuld. 6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan online op de vacature op www.jobpunt.be ten laatste 5 december 2014. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je online solliciteert voor deze vacature je je online-cv en de bijhorende, open vragen (d.i. de standaardvragenlijst) volledig invult op www.jobpunt.be OPGELET: Onvolledig ingevulde kandidaturen worden niet verder in behandeling genomen! 7. Selectieprocedure 1. CV-screening Enkel de kandidaten die aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De CV-screening zal worden afgerond midden december. 2. Voorselectie : beoordeling van standaardvragenlijst Op basis van de opgegeven informatie bij de open vragen in het online sollicitatieformulier (d.i. de standaardvragenlijst) wordt er een beoordeling gemaakt van:
je affiniteit met de functie (technische competenties, relevante werkervaring) je motivatie je zicht op de functie je schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op dit onderdeel en die behoort tot de 3 hoogst scorenden wordt verder in aanmerking genomen en wordt uitgenodigd voor de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van scores kunnen dit er meer zijn. De voorselectie zal worden afgerond eind december 2014. 3. Competentiegericht en inhoudelijk interview met persoonlijkheidsvragenlijst De jury bestaat uit meerdere vertegenwoordigers van de afdeling en het beleidsdomein en een selectieverantwoordelijke van Jobpunt Vlaanderen. Het interview neemt ongeveer 1 uur in beslag. In het jurygesprek met persoonlijkheidsvragenlijst worden volgende punten beoordeeld 1 : motivatie en verwachtingen visie op en inzicht in de functie inzetbaarheid in de functie en de organisatie technische competenties voortdurend verbeteren samenwerken betrouwbaarheid klantgerichtheid plannen nauwgezetheid Het beantwoorden van de persoonlijkheidsvragenlijst kan voorafgaand aan het gesprek (online) gebeuren. Deze selectiefase is eliminerend en zal plaatsvinden in januari 2015 (19 januari en/of 20 januari en/of 21 januari, data onder voorbehoud) te Brussel. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een werfreserve met rangschikking voor de functie die twee jaar geldig is. Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Heidi Verkeyn via heidi.verkeyn@jobpunt.be of op het telefoonnummer 02 553 01 08. 8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap 1 Wie over een vrijstelling beschikt van het generieke gedeelte van selecties voor de graad van technisch assistent voor statutaire vacatures bij ministeries van de Vlaamse overheid, zal niet meer worden beoordeeld op de competenties voortdurend verbeteren, samenwerken, betrouwbaarheid, klantgerichtheid, plannen en nauwgezetheid.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, kun je contact opnemen met Heidi Verkeyn, selectieverantwoordelijke (heidi.verkeyn@jobpunt.be). 9. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond in februari 2014. Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit telefonisch op het nummer 02 553 51 55 of per mail naar Heidi.verkeyn@jobpunt.be. 10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op een concrete vacature. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan het agentschap Jongerenwelzijn beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, schrappen we je uit de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.