Taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen

Weten wat je doet, maar ook hoe je het doet, is de basis voor elke toekomst. Hoofdstuk 22 Taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen V1.17.2 / 1 september 2017

MCTL 22. Auteur: Ton van den Hoogen Met dank aan alle bedrijven en personen die in de afgelopen jaren bewust en onbewust een bijdrage aan MCTL hebben geleverd. Tekstredactie: TekstFontein Geen copyright! MCTL is in licentie gegeven volgens een Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie. Gebaseerd op een werk van www.mctl.nl. MCTL is geheel Public Domain, er rusten dus geen copyrights of auteursrechten op. U mag MCTL (ook commercieel) gebruiken, verwerken, bewerken wat u maar wilt. Wanneer iets echter Public Domain is, blijft het Public Domain. Wat u dus niet mag doen is over (delen van) MCTL copyright of auteursrechten claimen, u maakt zich dan schuldig aan copyfraud en bent strafbaar. Indien u zelf overtredingen constateert, vragen wij u dit via www.mctl.nl aan ons te melden. Wat wij van u vragen is om bij elk gebruik een verwijzing naar de bron: www.mctl.nl op te nemen. De reden hiervan is dat op deze wijze iedereen de oorspronkelijke versie(s) kan vinden. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-2

MCTL 22. Hoofdstuk 22... 5 Plaats in het MCTL-framework... 5 Achtergrond... 5 Doel van dit taakgebied... 6 Hoe weet je dat het doel is bereikt?... 6 Taken 6 1. Evaluatie voorgaande cyclus... 7 2. Verzamelen beschikbare beschrijvingen... 7 3. Check op volledigheid/juistheid/gedetailleerdheid/ consistentie/vorm... 7 4. Aanvullen/verbeteren... 10 5. Vastleggen... 11 Relaties met andere onderdelen van MCTL... 11 Opmerkingen... 12 5. Bedrijfsprocesbeschrijvingen niet (alleen) in hoofden van mensen... 12 6. Het aantal bedrijfsprocesbeschrijvingen... 12 7. Notatievorm in BPMN... 12 8. Versiebeheer... 13 9. Verbeteringsideeen die ontstaan tijdens het maken van de beschrijving... 13 10. Model van de samenhang tussen de bedrijfsprocessen... 13 11. Aansluiting op bedrijfsprocessen van andere organisaties... 14 12. Voorbeeld van de beveiligingsview... 14 13. Voorbeeld van de materiestroomview... 15 14. Tooling... 16 Certificering/proefexamenvragen... 16 1. MCTL Foundation - proefexamenvragen... 16 2. MCTL Foundation proefexamenvragen met antwoorden en uitleg... 17 V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-3

MCTL 22. 3. MCTL Advanced-basis - proefexamenvragen... 19 Nuttige websites en boeken... 20 V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-4

MCTL 22. HOOFDSTUK 22 TAAKGEBIED BEPALEN HUIDIGE BEDRIJFSPROCESSEN In dit taakgebied worden de huidige bedrijfsprocessen beschreven waarbij zoveel mogelijk gebruikgemaakt wordt van bestaande beschrijvingen. Een organisatie zou altijd actuele en gedetailleerde beschrijvingen van alle bedrijfsprocessen moeten hebben. De praktijk is helaas anders en dat is te verklaren doordat in de dagelijkse werksituatie dergelijke beschrijvingen vaak overbodig zijn. Kennis van bedrijfsprocessen en onderdelen daarvan is wijdverbreid en iedere werknemer weet doorgaans heel goed welke taken hij/zij op welke wijze moet uitvoeren en wat de direct aangrenzende taken zijn. Veel verder hoeft een individuele werknemer niet te kijken. Het uitvoeren van de dagelijkse bedrijfsprocessen is op basis van deze kennis geen probleem. PLAATS IN HET MCTL-FRAMEWORK Het taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen maakt deel uit van het taakcluster Strategisch support: ACHTERGROND V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-5

MCTL 22. Beschrijvingen van bedrijfsprocessen zijn geen doel op zich. Ze zijn slechts nodig om te kunnen beoordelen of, in de huidige situatie ten opzichte van de huidige inzet van computertechnologie, verbeteringen mogelijk zijn (zie taakgebied Bepalen huidige gap ). Daarnaast dienen ze als basis om toekomstige bedrijfsprocessen te definiëren en de verschillen tussen de huidige en toekomstige bedrijfsprocessen te bepalen (Zie taakgebied Bepalen veranderbehoefte). DOEL VAN DIT TAAKGEBIED Het doel van het taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen is het maken van een accurate en voldoende gedetailleerde beschrijving van alle huidige bedrijfsprocessen, inclusief het gebruik van computertechnologie daarin. Deze beschrijvingen zullen verder worden gebruikt in de taakgebieden Bepalen huidige gap en Bepalen veranderbehoefte. HOE WEET JE DAT HET DOEL IS BEREIKT? De volgende indicator geeft aan of bovenstaand doel bereikt is. Indien achteraf blijkt dat er op < 5% van de beschrijvingen vanwege veroudering, fouten en dergelijke nadere detailleringen of aanpassingen hebben moeten plaatsvinden. De beschrijvingen zijn zonder verder aanpassingen bruikbaar in de taakgebieden Bepalen huidige gap en Bepalen veranderbehoefte. (Genoemd percentage is indicatief.) TAKEN De taken in dit taakgebied zijn als volgt schematisch weer te geven: V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-6

MCTL 22. Toelichting op de taken: 1. EVALUATIE VOORGAANDE CYCLUS Er wordt hier teruggekeken op de voorgaande cyclus (indien dit taakgebied eerder is doorlopen). Er moet worden beoordeeld welke punten in de vorige cyclus goed zijn verlopen en welke voor verbetering vatbaar zijn. Deze verbeteringen kunnen in de volgende taken worden toegepast. 2. VERZAMELEN BESCHIKBARE BESCHRIJVINGEN In het geval dit taakgebied voor het eerst wordt uitgevoerd, kan het verzamelen van reeds beschikbare (deel)beschrijvingen een enorme taak zijn. Vaak bestaan er al wel beschrijvingen, maar zijn die nogal ongeordend. Ongeacht hun vorm of status, worden in dit taakgebied alle beschikbare documenten verzameld. Zoals hiervoor al aangegeven, hebben de meeste medewerkers slechts gedetailleerde kennis van een deel van het complete proces. Degenen met een overall-blik, hebben die vaak op een voor dit taakgebied te globaal niveau. Is dit taakgebied al eens uitgevoerd, dan zou het verzamelen niet al te veel werk meer moeten vergen. De beschrijvingen zijn dan al op een plaats terug te vinden. Het verdient wel aanbeveling te inventariseren of tussen de vorige cyclus en het huidige tijdstip op andere plaatsen in de organisatie aan soortgelijke documenten is gewerkt. 3. CHECK OP VOLLEDIGHEID/JUISTHEID/GEDETAILLEERDHEID/ CONSISTENTIE/VORM V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-7

MCTL 22. In deze taak worden de beschrijvingen (nogmaals) gecontroleerd op volledigheid, juistheid en gedetailleerdheid. Indien deze taak al eerder of zelfs al meermalen is uitgevoerd, worden de beschrijvingen hier wederom aan een check onderworpen. Er kan immers sprake zijn van voortschrijdend inzicht, zodat wat eerder wellicht wel acceptabel was, dat nu niet meer hoeft te zijn. Bovendien levert een check, enige tijd na een vorige, altijd verbeteringen op van punten die er in de vorige check tussendoor zijn geslipt. Zeker als een document met de beschrijving van een bedrijfsproces van matige kwaliteit is, is het vrijwel onmogelijk dit in een cyclus 100% op orde te krijgen (als dat ooit al mogelijk is). Technieken om een en ander gestructureerd aan te pakken zijn de deskresearch en het interview. Bij de deskresearch worden vanachter het bureau de bronnen geraadpleegd en wordt alle relevante informatie verzameld. Hoewel het lijkt dat op deze manier maar een beperkt overzicht te verkrijgen valt, is het tegenovergestelde het geval. Meestal is veel benodigde informatie via het intranet snel en volledig toegankelijk. Het interview is een tweede techniek om meer informatie te verkrijgen. Het hoeft geen betoog dat alleen een gestructureerde aanpak en focus tot goede resultaten kunnen leiden. Een bedrijfsproces kan vanuit diverse gezichtspunten worden beschouwd. Zo kan worden gekeken naar de verschillende stadia (van de producten/diensten), naar de verschillende uit te voeren taken of naar de benodigde communicatie. Elk van deze gezichtspunten geeft een bepaalde view, terwijl het toch elke keer gaat om hetzelfde bedrijfsproces. Dit is te vergelijken met het weergeven van Nederland. Ook dat kan vanuit verschillende gezichtspunten: Staatkundig Bron: pandjeshuisoverzicht.nl Infrastructuur Bron: orangesmile.com Grondsoorten Bron: kaartenenatlassen.nl Voor de beschrijving van bedrijfsprocessen zijn de volgende views gangbaar/bruikbaar: 1. Activiteitenview: flow van taken. 2. Materiestroomview: omzetting en combinatie van materie, bijv. grondstoffen -> halffabricaten -> eindproducten. 3. Communicatieview: benodigde interne communicatie. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-8

MCTL 22. 4. Dataview: benodigde data ten behoeve van bedrijfsproces en datastroom in dat bedrijfsproces. 5. Beveiligingsview: focus op de functiescheiding in het bedrijfsproces. 6. Klantbelevingsview: op een rij zetten van alle interactiemomenten met en beleving van de klant in een bedrijfsproces. Via de Brown-Paper-methode aan te pakken. De term die hier ook wel wordt gebruikt is Customer Journey. 7. Financiële view: onder andere kijken naar inkomsten, uitgaven, afschrijvingen, waardetoevoeging. 8. Besturingsview: bekijken of het bedrijfsproces correct bestuurd wordt, kijken naar het benodigde management rondom het bedrijfsproces. Binnen MCTL wordt in ieder geval de activiteitenview uitgewerkt met daarin geïntegreerd de dataview. MCTL beschouwt immers het bedrijfsproces en de benodigde computertechnologie (die zorgt voor data) als een geheel. De consistentie tussen de verschillende documenten moet worden gecontroleerd. Het verdient aanbeveling dat de documenten zoveel mogelijk dezelfde structuur en vorm hebben. Detailleringsniveau Het vereiste detailleringsniveau is een voortdurend discussiepunt bij het maken van een beschrijving van bedrijfsprocessen. Stel dat een bedrijfsproces als volgt is vormgegeven: Bovenstaand schema is naast correct ook te abstract. Er valt niet uit af te leiden of het gaat om het fabriceren van een speedboot, het verstrekken van een hypotheekadvies of het aanbieden van een onbezorgde vakantie. Stel dat (een miniem deel van) het bedrijfsproces er als volgt uitziet: V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-9

MCTL 22. Het zal duidelijk zijn dat op deze wijze ongetwijfeld een compleet bedrijfsproces is te beschrijven, maar tegen enorme inspanning. Ook het onderhouden zal een veel te grote inspanning vergen als dit wordt afgezet tegen het nut van een dergelijk detailleringsniveau. Er is (helaas) niet één harde richtlijn te geven voor het noodzakelijke detailleringsniveau. Doorgaans moet een beschrijving vrij gedetailleerd zijn om duidelijk te maken welke handelingen achtereenvolgens allemaal plaatsvinden, wie de betrokkenen zijn, wat voor communicatie nodig is enzovoort. Binnen dit taakgebied is uiteindelijk het enige doel een basis te creëren waarop verbeteringen in het bedrijfsproces kunnen worden beschreven (in taakgebied Bepalen toekomstige bedrijfsprocessen). De richtlijn die vanuit MCTL te geven is, luidt als volgt: Een bedrijfsproces moet zodanig gedetailleerd zijn beschreven, dat moeiteloos elke verbetering in die beschrijving zelf kan worden uitgewerkt. Wanneer er in taakgebied Bepalen toekomstige bedrijfsprocessen bijvoorbeeld een verbetering wordt bedacht op een betrekkelijk klein aspect, en die verbetering kan uiteindelijk niet worden verwerkt in de beschrijving van het huidige bedrijfsproces, dan is het detailleringsniveau onvoldoende. Het is een goede strategie in eerste instantie het detailleringsniveau enigszins te beperken en later naar behoefte detailuitwerkingen toe te voegen. 4. AANVULLEN/VERBETEREN Hier wordt bezien of de beschrijvingen zinvol kunnen worden verbeterd of aangevuld. Het is aan te bevelen deze taak niet met precies hetzelfde team uit te voeren als voorgaande keer. Personen die niet bij een vorige cyclus betrokken waren, zijn vaak in staat met een frisse blik en wellicht vanuit een ander perspectief zinvolle aanvullingen of verbeteringen voor te stellen. Ook de beschrijvingen afkomstig uit het taakgebied Bepalen toekomstige bedrijfsprocessen zijn hier nuttig. Immers, wat ooit toekomst zou worden is op een zeker moment operationeel gerealiseerd en moet dan in de beschrijving van de huidige bedrijfsprocessen worden opgenomen. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-10

MCTL 22. 5. VASTLEGGEN Alle beschrijvingen worden op een logische plaats vastgelegd. Zo zijn ze eenvoudig terug te vinden wanneer een van de genoemde andere taakgebieden ze nodig heeft. Bovendien scheelt het zoekwerk bij een volgende cyclus. Op deze manier ontstaat continuïteit in de uitvoering van dit taakgebied. Een belangrijk punt verdient nog aandacht: geautoriseerde personen moeten eenvoudig toegang hebben tot de documentatie, terwijl ongeautoriseerde medewerkers de toegang ontzegd moet worden. Detailbeschrijvingen van complete bedrijfsprocessen kunnen bedrijfsgeheimen bevatten, zoals de wijze waarop producten worden geassembleerd of dat tot een bepaald bedrag geen incassotraject gestart wordt. RELATIES MET ANDERE ONDERDELEN VAN MCTL Dit taakgebied kent de volgende belangrijke relaties: Het taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen heeft relaties met Bepalen veranderbehoefte en Bepalen huidige gap. Voor die laatste twee taakgebieden geldt dat de input wordt gevormd door de output van Bepalen huidige bedrijfsprocessen (de actuele en gedetailleerde beschrijving van de huidige bedrijfsprocessen). V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-11

MCTL 22. OPMERKINGEN Nu volgen enkele opmerkingen bij dit taakgebied. 1. BEDRIJFSPROCESBESCHRIJVINGEN NIET (ALLEEN) IN HOOFDEN VAN MENSEN Over bedrijfsprocessen is in het algemeen veel bekend. Helaas zit deze gedetailleerde, actuele kennis vaak alleen in de hoofden van individuele medewerkers. Indien beschrijvingen ontbreken, kan het een enorme inspanning vergen tot een bedrijfsprocesbeschrijving te komen, waarover iedereen het eens is. Het is niet ongewoon dat op detailniveau de uitvoering van het werk per persoon verschilt. In dit taakgebied moet de huidige situatie worden beschreven (en niet de gewenste of toekomstige situatie) en wel per bedrijfsproces slechts één samenhangende beschrijving. Dat kan in de praktijk voor de nodige hoofdbrekens zorgen. 2. HET AANTAL BEDRIJFSPROCESBESCHRIJVINGEN Sommige organisaties slaan door in het uitsplitsen van bedrijfsprocessen. Er ontstaan er dan honderden. Bijvoorbeeld Archivering wordt dan verder uitgesplitst in Archivering klantdata, Archivering facturen, Archivering bestellingen, Archivering contracten et cetera. Dat is niet alleen veel werk, het is ook niet praktisch en nauwelijks onderhoudbaar. De toegevoegde waarde van een dergelijke splitsing is vrijwel nihil. Het is daarom verstandiger één bedrijfsproces te definiëren rondom Archivering en de details betreffende de verschillende soorten archivering binnen dit proces te beschrijven. Ook is het mogelijk archivering niet als een apart proces te beschouwen, maar als onderdeel van de betreffende andere bedrijfsprocessen. 3. BPMN Bedrijfsprocessen kunnen op allerlei manieren worden vastgelegd: tekstueel, grafisch of gecombineerd (tekst en afbeeldingen), in een tekstdocument of in een meer of minder geavanceerde tool. MCTL promoot een zo veel mogelijk grafische vastlegging, waarbij tekst de nodige verduidelijking geeft. BPMN (Business Process Model and Notation) is een steeds vaker gebruikte notatie, die het mogelijk maakt bedrijfsprocessen gestructureerd te beschrijven. Het schema vindt u hieronder en op internet zijn uitgebreide beschrijvingen van BPMN te vinden. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-12

MCTL 22. 4. VERSIEBEHEER Van bedrijfsprocesbeschrijvingen kunnen verschillende opeenvolgende versies ontstaan. Om deze te kunnen blijven onderscheiden, is het verstandig versiebeheer toe te passen. 5. VERBETERINGSIDEEEN DIE ONTSTAAN TIJDENS HET MAKEN VAN DE BESCHRIJVING Het is niet ongewoon dat, tijdens de beschrijving van de huidige situatie, talloze verbeterpunten aan het licht komen. Het is echter niet de bedoeling verbeteringsideeën in de beschrijving van het huidige, werkelijke bedrijfsproces te beschrijven. De mogelijkheden voor verbetering moeten natuurlijk niet worden genegeerd, maar op een aparte lijst worden verzameld. Die vormt dan alvast de eerste en goed bruikbare input voor het taakgebied Bepalen toekomstige bedrijfsprocessen. 6. MODEL VAN DE SAMENHANG TUSSEN DE BEDRIJFSPROCESSEN Het verdient aanbeveling een overkoepelend model te maken waarin alle bedrijfsprocessen zijn ondergebracht. Hiermee ontstaat inzicht in de samenhang. Tevens is eenvoudiger te checken of alle in het bedrijf uitgevoerde werkzaamheden inderdaad in een beschrijving van een bedrijfsproces zijn terug te vinden. Ook de huidige samenhang en verdeling van bedrijfsprocessen kan in aanmerking komen voor verbetering. Zeker bij organisaties die al langere tijd bestaan, is de opdeling vaak gebaseerd op historische beslissingen en omstandigheden die wellicht inmiddels ingrijpend V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-13

MCTL 22. veranderd zijn. Een verhuizing naar een andere werklocatie, bijvoorbeeld, kan ertoe leiden dat bedrijfsprocessen heel anders kunnen worden ingericht, waarna de nodige voordelen zijn te behalen. Doordat een verhuizing veel werk en onrust met zich meebrengt, kiezen organisaties er nogal eens voor om een-op-een over te gaan. Jaren later is dan vaak nog geen enkel bedrijfsproces aangepast. 7. AANSLUITING OP BEDRIJFSPROCESSEN VAN ANDERE ORGANISATIES Mede door de mogelijkheden die computertechnologie biedt, ontstaan er steeds meer ketens van bedrijfsprocessen. Daarbij worden bedrijfsprocessen van meerdere organisaties op elkaar aangesloten. Ten eerste moet dan in de beschrijving van het eigen bedrijfsproces duidelijkheid bestaan over de koppelvlakken: waar eindigt het bedrijfsproces van de eigen organisatie en waar begint dat van de andere? Ten tweede moet ook helder zijn waar de bedrijfsprocessen van de andere organisatie invloed uitoefenen op de eigen bedrijfsprocessen en andersom. Al met al kunnen door het koppelen van bedrijfsprocessen grote voordelen ontstaan, bijvoorbeeld versnelling in de productieketen, minder tussenvoorraden (just-in-timeproductie in de hele keten zoals in de auto-industrie), mass customization (waarbij klantspecifieke wensen in het productieproces worden meegenomen) en optimalisatie van het gehele ketenbedrijfsproces om de kosten te verlagen (bijvoorbeeld producent-tussenhandelsupermarkt). Er zijn door deze koppelingen overigens heel andere manieren van werken mogelijk. Naast de al genoemde just-in-time productie kan bijvoorbeeld ook aan ketenomkering worden gedaan. Dat werkt als volgt: Normaal gesproken plaatst een organisatie bij een slinkende voorraad een order bij een leverancier (=organisatie die zich eerder in de keten bevindt). Ziet een supermarkt dat de pakken vla bijna op zijn, dan doet zij een bestelling bij de betreffende leverancier. Bij ketenomkering krijgt de leverancier toegang tot het voorraadsysteem van de afnemer en houdt hij zo diens voorraad op peil. Er wordt geen vla meer besteld; de leverancier zorgt er simpelweg voor dat er op elk moment precies voldoende pakken vla in de supermarkt beschikbaar zijn. Een van de gevaren van deze werkwijze is, dat de producent veel gedetailleerde kennis vergaart over de werkelijke vla-verkoop. Dat kan dan weer interessant zijn voor de prijsstelling. Al met al is ketenintegratie in vele sectoren nog lang niet voltooid en zullen de komende jaren nog interessante en profijtelijke nieuwe mogelijkheden ontstaan en worden toegepast. 8. VOORBEELD VAN DE BEVEILIGINGSVIEW Er zijn dus verschillende views mogelijk om een bedrijfsproces te beschrijven. Een daarvan is de eerdergenoemde beveiligingsview. Daarin wordt benadrukt welke computertechnologiedata en welke activiteiten/functionaliteiten in het bedrijfsproces verbonden zijn aan welke rollen. Schematisch ziet dat er als volgt uit: V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-14

MCTL 22. De nadruk ligt bij de beveiligingsview zeer sterk op het rood omkaderde gebied aan de bovenkant van het schema. Een eenvoudig voorbeeld ter invulling zou kunnen zijn: - Rol A doet de intake van facturen (controle op volledigheid, bekendheid van de afzender in het systeem, check of het bankrekeningnummer overeenkomt met de bekende gegevens van de afzender, etc.). - Rol B doet de controle op de juistheid en rechtmatigheid (correcte bedrag, is geleverd wat is afgesproken, zijn er nog aspecten waaraan eerst moeten worden voldaan voordat wordt betaald?) herstelt fouten en geeft de uiteindelijke goedkeuring. - Rol C doet tot slot de feitelijke betaling. De vraag is, welke taken in welke rollen kunnen worden geautomatiseerd. Dat zou hier vrijwel geheel kunnen, maar het probleem is dan wel dat de functiescheiding in een klap is verdwenen en daarmee ook de beveiliging die hiermee werd bereikt. Dat zal dan op een andere manier moeten worden ingevuld, bijvoorbeeld via een nieuwe rol: monitoring. 9. VOORBEELD VAN DE MATERIESTROOMVIEW Een andere manier om een bedrijfsproces te beschrijven is de materiestroomview. Daarin wordt benadrukt dat in het bedrijfsproces materie wordt gecombineerd, bewerkt, verwerkt, etc. Een van de essentieelste aspecten daaraan, is dat aan het eind een resultaat is ontstaan dat waarde heeft voor de afnemer. Een complete, werkende iphone is voor een consument van waarde, de losse onderdelen niet. Voor de fabriek die de iphone assembleert, zijn de onderdelen wel van waarde: zij vormen de input voor haar bedrijfsprocessen. Schematisch is dit als volgt weer te geven: V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-15

MCTL 22. Vanzelfsprekend is de materie aan de outputkant anders dan die aan de inputkant. Aan de outputkant kan overigens behalve iets nuttigs ook afval (niet-nuttige materie) het gevolg zijn van de uitgevoerde activiteiten. Zo kunnen feitelijk alle bedrijfsprocessen worden beschouwd: van het herstellen van een gebroken been, het studenten bijbrengen van kennis tot het in de echt verbinden van twee mensen. Hoewel in sommige gevallen de materie grotendeels of geheel bestaat uit data. In dat soort gevallen is de dataview een betere manier om het bedrijfsproces te beschrijven. Bij het digitaal leveren van muziek of boeken bijvoorbeeld, is er ook sprake van een materiestroom (het manipuleren van magnetische velden op een harde schijf of anderszins), maar dit is zo subtiel en voor velen zo abstract, dat het beter is om met behulp van een dataview het bedrijfsproces te verduidelijken. 10. TOOLING Het beschrijven van bedrijfsprocessen kan vanzelfsprekend in Word. Er zijn echter ook tools die op dit terrein specifieke ondersteuning bieden. Hieronder worden er enkele kort beschreven. Microsoft Visio Dit pakket van Microsoft maakt het gemakkelijk allerlei flows grafisch vast te leggen. Mavim - Rules Dit pakket is heel geschikt voor het vastleggen van bedrijfsprocessen met alles wat er verder bij komt kijken. Integratie met Microsoft Visio en SharePoint is mogelijk. Microsoft Word + PowerPoint Zijn bovengenoemde tools te duur of te groot in omvang/functionaliteit? Dan is het mogelijk de benodigde teksten uit te werken in Word. PowerPoint biedt tal van behoorlijke mogelijkheden om schema s te maken. Voordeel is dat bijna iedereen wel Word en Power- Point ter beschikking heeft, wat het gezamenlijk gebruik van de documentatie bevordert. CERTIFICERING/PROEFEXAMENVRAGEN Voor MCTL kunt u zich certificeren op foundation, advanced en expert level. Het foundationniveau toetst uw kennis van MCTL. Het advanced en expert level toetsen uw vaardigheid in het toepassen van MCTL. In hoofdstuk 35 vindt u alle informatie over de drie levels. Hierna vindt u proefexamenvragen op foundationniveau. Aansluitend treft u een aantal vragen aan op advanced basisniveau. 1. MCTL FOUNDATION - PROEFEXAMENVRAGEN Voor dit hoofdstuk zijn de volgende proefexamenvragen beschikbaar. Maak deze zonder terug te bladeren. De uitleg vindt u direct hierna. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-16

MCTL 22. 22-1. In Bepalen huidige bedrijfsprocessen ontstaan tijdens het bepalen/beschrijven van de huidige bedrijfsprocessen diverse ideeën ter verbetering van die bedrijfsprocessen. Deze ideeën moeten: a. meteen worden verwerkt. b. worden genegeerd. c. wel worden genoteerd, maar niet in de beschrijving van de huidige bedrijfsprocessen opgenomen worden. d. worden opgenomen in een nieuwe versie. 22-2. Bepalen huidige bedrijfsprocessen kent een cyclus om de bedrijfsprocessen te beschrijven. Deze kan herhaaldelijk worden doorlopen. In een eerdere cyclus zijn de huidige bedrijfsprocessen geheel en gedetailleerd beschreven. Wat gebeurt er bij het opnieuw doorlopen van de cyclus? a. Niets, de beschrijvingen zijn immers al gemaakt. b. Alles wordt opnieuw gedaan. Er kan immers van alles zijn veranderd en op deze wijze wordt niets over het hoofd gezien. c. Waar mogelijk wordt de bestaande set beschrijvingen verbeterd vanwege nieuwe inzichten of behoeften, zoals een hoger detailleringsniveau. d. Afhankelijk van de wensen van het management, worden de beschrijvingen al of niet aangepast. Wordt er geen prioriteit aan gegeven, dan gebeurt er niets. 22-3. Hoe is te meten dat het doel van taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen is bereikt? a. Indien achteraf blijkt dat in dit taakgebied de uitgewerkte beschrijvingen werkelijk zijn gebruikt in taakgebieden Bepalen veranderbehoefte en Bepalen huidige gap. b. Indien achteraf blijkt dat op < x% van de beschrijvingen nadere detaillering of aanpassing vanwege veroudering of fouten etc. heeft moeten plaatsvinden. c. Indien de huidige bedrijfsprocessen optimaal blijken te functioneren. d. Indien blijkt dat de computertechnologie in de huidige bedrijfsprocessen optimaal functioneert. 22-4. Voor de beschrijving van bedrijfsprocessen in taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen kunnen verschillende views gebruikt worden. Binnen MCTL: a. moet worden gekozen tussen deze views. De meest toepasselijke wordt gekozen en aan de hand daarvan worden de bedrijfsprocessen beschreven. b. wordt alleen de activiteitenview gebruikt. Dit is de bekendste en meest gebruikte, en daarom is er binnen MCTL ook voor gekozen. c. worden verschillende views benoemd, waaruit een eigen keuze mag worden gemaakt. d. worden views niet gebruikt. Het bedrijfsproces wordt beschreven zoals het is. 2. MCTL FOUNDATION PROEFEXAMENVRAGEN MET ANTWOORDEN EN UITLEG Hierna vindt u de proefexamenvragen direct daarachter de antwoorden en uitleg. 22-1. In Bepalen huidige bedrijfsprocessen ontstaan tijdens het bepalen/beschrijven van de huidige bedrijfsprocessen diverse ideeën ter verbetering van die bedrijfsprocessen. Deze ideeën moeten: V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-17

MCTL 22. a. meteen worden verwerkt. b. worden genegeerd. c. wel worden genoteerd, maar niet in de beschrijving van de huidige bedrijfsprocessen opgenomen worden. d. worden opgenomen in een nieuwe versie. a. Onjuist. Het gaat hier om het beschrijven van de werkelijke, huidige situatie, niet de gewenste of verbeterde. b. Onjuist. Ideeën die hier ontstaan kunnen heel waardevol zijn en moeten dus apart worden genoteerd. c. Juist. Ideeën die hier ontstaan kunnen heel waardevol zijn maar moeten apart worden genoteerd. Het gaat hier immers om de beschrijving van de huidige bedrijfsprocessen. Zie hoofdstuk 22. d. Onjuist. In Bepalen huidige bedrijfsprocessen kan best een nieuwe versie worden gemaakt, maar daarin staat nog steeds alleen de beschrijving van de huidige bedrijfsprocessen. Ideeën voor verbetering horen daar niet in thuis. 22-2. Bepalen huidige bedrijfsprocessen kent een cyclus om de bedrijfsprocessen te beschrijven. Deze kan herhaaldelijk worden doorlopen. In een eerdere cyclus zijn de huidige bedrijfsprocessen geheel en gedetailleerd beschreven. Wat gebeurt er bij het opnieuw doorlopen van de cyclus? a. Niets, de beschrijvingen zijn immers al gemaakt. b. Alles wordt opnieuw gedaan. Er kan immers van alles zijn veranderd en op deze wijze wordt niets over het hoofd gezien. c. Waar mogelijk wordt de bestaande set beschrijvingen verbeterd vanwege nieuwe inzichten of behoeften, zoals een hoger detailleringsniveau. d. Afhankelijk van de wensen van het management, worden de beschrijvingen al of niet aangepast. Wordt er geen prioriteit aan gegeven, dan gebeurt er niets. a. Onjuist. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waardoor de beschrijvingen moeten worden aangepast, ook als aan de bedrijfsprocessen zelf niets is veranderd. b. Onjuist. Er moet worden voortgebouwd op de beschrijvingen die er al zijn; opnieuw beginnen is een verspilling van tijd. c. Juist. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waardoor de beschrijvingen moeten worden aangepast, ook als aan de bedrijfsprocessen zelf niets is veranderd. Zie hoofdstuk 22. d. Onjuist. Om een aangepaste strategie op te kunnen stellen is een goede basis noodzakelijk. Daarom is dit niet afhankelijk van een managementbeslissing. 22-3. Hoe is te meten dat het doel van taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen is bereikt? a. Indien achteraf blijkt dat in dit taakgebied de uitgewerkte beschrijvingen werkelijk zijn gebruikt in taakgebieden Bepalen veranderbehoefte en Bepalen huidige gap. b. Indien achteraf blijkt dat op < x% van de beschrijvingen nadere detaillering of aanpassing vanwege veroudering of fouten etc. heeft moeten plaatsvinden. c. Indien de huidige bedrijfsprocessen optimaal blijken te functioneren. d. Indien blijkt dat de computertechnologie in de huidige bedrijfsprocessen optimaal functioneert. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-18

MCTL 22. a. Onjuist. De output van taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen is inderdaad input voor de taakgebieden Bepalen veranderbehoefte en Bepalen huidige gap, maar dat is niet het doel van dit taakgebied. b. Juist. Precies het verkrijgen van de juiste beschrijvingen van voldoende niveau en met voldoende detail is inderdaad het doel. Dat kan worden gemeten aan het aantal noodzakelijke updates die moeten worden gedaan. Zie hoofdstuk 22. c. Onjuist. Het optimaal functioneren van de huidige bedrijfsprocessen is een ander doel dan dat van taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen. d. Onjuist. Het optimaal functioneren van de computertechnologie in de huidige bedrijfsprocessen is een ander doel dan dat van taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen. 22-4. Voor de beschrijving van bedrijfsprocessen in taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen kunnen verschillende views gebruikt worden. Binnen MCTL: a. moet worden gekozen tussen deze views. De meest toepasselijke wordt gekozen en aan de hand daarvan worden de bedrijfsprocessen beschreven. b. wordt alleen de activiteitenview gebruikt. Dit is de bekendste en meest gebruikte, en daarom is er binnen MCTL ook voor gekozen. c. worden verschillende views benoemd, waaruit een eigen keuze mag worden gemaakt. d. worden views niet gebruikt. Het bedrijfsproces wordt beschreven zoals het is. a. Onjuist. Binnen MCTL kunnen meerder views worden gecombineerd indien dit bijdraagt aan een volledige, bruikbare beschrijving van de bedrijfsprocessen. b. Onjuist. De activiteitenview wordt weliswaar veel gebruikt, maar de andere views kunnen bijdragen aan een volledige, bruikbare beschrijving van de bedrijfsprocessen. c. Juist. Het gebruik van een of meer views kan een volledige, bruikbare beschrijving van de bedrijfsprocessen geven en daar is het in dit taakgebied om te doen. Zie hoofdstuk 22. d. Onjuist. Views zijn een hulpmiddel om te komen tot de beschrijving van bedrijfsprocessen. 3. MCTL ADVANCED-BASIS - PROEFEXAMENVRAGEN Voor dit hoofdstuk zijn de volgende proefexamenvragen op advanced-basisniveau beschikbaar. Het zijn open vragen waarop u de antwoorden in de tekst van dit hoofdstuk kunt terugvinden. Om veel herhaling te voorkomen is daarom hier geen aparte uitleg per vraag opgenomen. Vraag 1 (5 punten): Een bedrijfsproces kan beschreven worden vanuit verschillende gezichtspunten, ook wel views genoemd. Welke twee views worden in MCTL in ieder geval gebruikt? Vraag 2 (5 punten): Geef in maximaal 50 woorden weer wat een algemene richtlijn is voor het detailleringsniveau van een beschrijving van een bedrijfsproces. Vraag 3 (5 punten): Beschrijvingen moeten telkens waar mogelijk worden aangevuld en verbeterd. Beschrijf in maximaal 50 woorden waarom het niet verstandig is dat steeds hetzelfde team van personen dat doet. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-19

MCTL 22. Vraag 4 (5 punten): Het is niet ongewoon dat bedrijfsprocessen van de eigen organisatie aansluiten op bedrijfsprocessen van andere organisaties. Geef in maximaal 50 woorden aan wat hiervan in de beschrijving van het eigen bedrijfsproces terug te vinden is. Vraag 5 (5 punten): Met welke view is functiescheiding gerelateerd aan het bedrijfsproces het best weer te geven? NUTTIGE WEBSITES EN BOEKEN Vanuit functioneel perspectief zijn de volgende websites interessant voor taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen: www.mctl.nl MCTL.nl Website met alle informatie over MCTL; de achtergrond, een beschrijving van het model, video s, artikelen, etc. etc. Alle documenten, waaronder dit document, zijn vanaf deze website te downloaden. www.bpmn.org BPMN.org Website met alle informatie over Business Model and Notation. Op de site zijn alle elementen, voorbeelden en uitleg te vinden. Vanuit functioneel perspectief zijn de volgende boeken interessant voor taakgebied Bepalen huidige bedrijfsprocessen: Allweyer, T. (2010). BPMN 2.0. Norderstedt: BoD. Berkman, W., Schaaff & M. van der (2010). De Brown Paper-methode. Amsterdam: Uitgeverij Business Contact. V1.17.2 01-09-2017 Pagina 22-20