Taakcluster Strategisch support

Transcriptie

1 'Would you tell me, please, which way I ought to go from here?' 'That depends a good deal on where you want to get to,' said the Cat. 'I don't much care where ' said Alice. 'Then it doesn't matter which way you go,' said the Cat (Alice in Wonderland) Hoofdstuk 21 Taakcluster Strategisch support V1.4 / 01 februari 2017

2 Auteur: Ton van den Hoogen Met dank aan alle bedrijven en personen die in de afgelopen jaren bewust en onbewust een bijdrage aan MCTL hebben geleverd. Geen copyright! MCTL is in licentie gegeven volgens een Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie. Gebaseerd op een werk van MCTL is geheel Public Domain, er rusten dus geen copyrights of auteursrechten op. U mag MCTL (ook commercieel) gebruiken, verwerken, bewerken wat u maar wilt. Wanneer iets echter Public Domain is, blijft het Public Domain. Wat u dus niet mag doen is over (delen van) MCTL copyright of auteursrechten claimen, u maakt zich dan schuldig aan copyfraud en bent strafbaar. Indien u zelf overtredingen constateert, vragen wij u dit via aan ons te melden. Wat wij van u vragen is om bij elk gebruik een verwijzing naar de bron: op te nemen. De reden hiervan is dat op deze wijze iedereen de oorspronkelijke versie(s) kan vinden. V Pagina 21-2

3 Hoofdstuk Algemene introductie taakcluster... 4 Introductie taakgebieden in dit taakcluster... 4 update frequentie strategie... 7 Relaties met andere onderdelen van MCTL... 7 Opmerkingen De functioneel strateeg aan zet De relatie bedrijfsstrategie strategie inzet computertechnologie... 9 Certificering/proefexamenvragen MCTL Foundation - proefexamenvragen MCTL Foundation proefexamenvragen met antwoorden en feedback MCTL Advanced-basis - proefexamenvragen Nuttige websites en boeken V Pagina 21-3

4 HOOFDSTUK 21 TAAKCLUSTER STRATEGISCH SUPPORT Het taakcluster Strategisch support draagt er zorg voor dat op lange termijn (3-5 jaar) de optimale inzet van computertechnologie in bedrijfsprocessen blijft gewaarborgd. ALGEMENE INTRODUCTIE TAAKCLUSTER Het taakcluster Strategisch support is bovenaan in het MCTL-framework terug te vinden: In het taakcluster Strategisch support worden de huidige bedrijfsprocessen en de huidige computertechnologie afgezet tegen de verwachte ontwikkelingen in beiden. Aldus ontstaat een beeld van de veranderbehoefte binnen de bedrijfsprocessen in de komende jaren en van de verandermogelijkheden in de computertechnologie, eveneens in de komende jaren. Dit zijn de twee voornaamste ingrediënten om een strategie voor de toekomstige inzet van computertechnologie in bedrijfsprocessen uit te werken. Een derde en over het algemeen minder belangrijk ingrediënt voor de uitwerking van de strategie is de Inhaalslag, die de uitkomst is van het taakgebied Bepalen huidige Gap. Hier wordt gekeken naar de onderbenutting van de huidige computertechnologie in de huidige bedrijfsprocessen. INTRODUCTIE TAAKGEBIEDEN IN DIT TAAKCLUSTER V Pagina 21-4

5 In het navolgende schema zijn de taakgebieden van het taakcluster Strategisch support te vinden: Hieronder worden de zeven taakgebieden van het taakcluster Strategisch support kort toegelicht: 1. Bepalen huidige bedrijfsprocessen In dit taakgebied worden de huidige bedrijfsprocessen beschreven of bijgewerkt, voor zover dat nog niet al eerder is gedaan. Zie voor de complete beschrijving van dit taakgebied verder hoofdstuk Bepalen huidige computertechnologie In dit taakgebied worden de huidige mogelijkheden van computertechnologie beschreven of bijgewerkt, voor zover dat nog niet al eerder is gedaan. Zie voor de complete beschrijving van dit taakgebied verder hoofdstuk Bepalen huidige Gap In dit taakgebied wordt de huidig beschikbare computertechnologie afgezet tegen het gebruik in de huidige bedrijfsprocessen. Indien er sprake is van onderbenutting, dan hebben we te maken met een Gap. Deze gap kan in het taakgebied Bepalen strategie business inzet computertechnologie worden meegenomen om een inhaalslag te bewerkstelligen. Zie voor de complete beschrijving van dit taakgebied verder hoofdstuk Bepalen toekomstige bedrijfsprocessen Dit taakgebied heeft tot doel een zo accuraat mogelijke beschrijving van de toekomstige bedrijfsprocessen te maken. Input zijn hierbij de eigen interne organisatieontwikkelingen en de ontwikkelingen in relevante onderdelen van de V Pagina 21-5

6 buitenwereld. Zie voor de complete beschrijving van dit taakgebied verder hoofdstuk Bepalen toekomstige computertechnologie Dit taakgebied heeft tot doel een zo accuraat mogelijke beschrijving van de toekomstige mogelijkheden van computertechnologie te maken. Innovatie zorgt ervoor dat op het gebied van computertechnologie steeds nieuwe mogelijkheden ontstaan. Zie voor de complete beschrijving van dit taakgebied verder hoofdstuk Bepalen veranderbehoefte In het taakgebied Bepalen veranderbehoefte wordt een beschrijving gemaakt van de verschillen tussen de huidige en de toekomstige bedrijfsprocessen. Zie voor de complete beschrijving van dit taakgebied verder hoofdstuk Bepalen verandermogelijkheden In het taakgebied Bepalen verandermogelijkheden wordt een beschrijving gemaakt van de verschillen tussen de huidige en de toekomstige mogelijkheden van computertechnologie. Zie voor de complete beschrijving van dit taakgebied verder hoofdstuk Bepalen strategie business computertechnologie Dit laatste taakgebied in het taakcluster Strategisch support heeft tot doel het uitwerken van een realistische strategie rondom toekomstige inzet van computertechnologie binnen de toekomstige eigen bedrijfsprocessen. Zie voor de complete beschrijving van dit taakgebied verder hoofdstuk 29. De volgorde waarin deze processen dienen te worden doorlopen is precies zoals ze hierboven ook zijn opgesomd. Grafisch weergegeven: Indien gewenst kunnen 5 en 6 worden omgewisseld. In theorie is het ook mogelijk eerst de linker kolom geheel uit te voeren (in de volgorde 1-4-6), vervolgens de rechter kolom (in de volgorde 2-5-7) en afsluiten met de middelste kolom (in de volgorde 3-8). Echter, V Pagina 21-6

7 omdat dan huidig versus toekomstig dan tweemaal en erg gescheiden van elkaar aan bod komt is dit geen aanbevolen volgorde. UPDATE FREQUENTIE STRATEGIE Een strategie beslaat de komende 3 tot 5 jaar. Echter, het is zeer af te raden om slechts eenmaal in die 3 tot 5 jaar deze cyclus van taakgebieden te doorlopen. Met andere woorden, een strategie te ontwikkelen voor bijv En dan pas in 2021 een vernieuwde strategie voor te maken. De ervaring heeft geleerd dat dergelijke 5 jarenplannen tussentijds te weinig worden bijgesteld, terwijl de wereld ondertussen wel veranderd. De werkwijze binnen MCTL is als volgt te illustreren: Jaarlijks wordt de strategie dus geüpdatet waarbij dan in de tijd precies één jaar wordt opgeschoven. Op deze wijze blijft een strategie letterlijk bij de tijd. RELATIES MET ANDERE ONDERDELEN VAN MCTL Dit taakcluster kent de volgende belangrijke relaties: V Pagina 21-7

8 Het taakcluster Strategisch support heeft relaties met Tactisch support en Management support. Met Tactisch support is er een relatie omdat de ontwikkelde strategie in Behoeftemanagement wordt omgezet in een jaarplan en bij Contractmanagement kan leiden tot nieuwe, gewijzigde of vervallen contracten. De relatie met Management support is tweezijdig; de strategie kan leiden tot aanpassingen in Financieel, Capaciteits- en/of Kwaliteitsmanagement. Anderzijds zijn bestaande kaders afkomstig uit deze taakgebieden van invloed op de strategie. OPMERKINGEN Enkele opmerkingen bij dit taakgebied: 1. DE FUNCTIONEEL STRATEEG AAN ZET De uitvoering van de werkzaamheden van dit taakcluster liggen bij de functioneel strateeg. Deze kan input krijgen vanuit werknemers met andere rollen zoals key-users en functioneel specialisten. Zij zijn als geen ander op de hoogte van de huidige werksituatie en het huidige gebruik van systemen. Daarnaast zullen zij vanuit die positie een goede inschatting kunnen maken van ontwikkelingen in de actuele werksituatie. Tot slot hebben zij operationeel de meeste contacten met externe leveranciers en kunnen daardoor, hoewel meestal niet gestructureerd, op de hoogte zijn van ontwikkelingen bij die leveranciers. V Pagina 21-8

9 2. DE RELATIE BEDRIJFSSTRATEGIE STRATEGIE INZET COMPUTERTECHNOLOGIE De strategie inzet computertechnologie die binnen MCTL wordt uitgewerkt is onderdeel van de overkoepelende bedrijfsstrategie en vormt hier dus input voor. Andersom is dat echter ook het geval: de overkoepelende bedrijfsstrategie bevat nuttige informatie die binnen MCTL kan worden gebruikt om de strategie rondom inzet computertechnologie verder te verbeteren. Aldus zou een kloppend plaatje moeten ontstaan. Samengevat: deze twee documenten op strategisch niveau interacteren met elkaar; ze zijn input voor elkaar en beïnvloeden elkaar wederzijds. CERTIFICERING/PROEFEXAMENVRAGEN Voor MCTL kunt u zich certificeren op foundation, advanced en expert level. Het foundation niveau toetst uw kennis van MCTL. Het advanced en expert level toetsen uw vaardigheid in het toepassen van MCTL. In hoofdstuk 35 vindt u alle informatie over de drie levels. Hierna vindt u proefexamenvragen op foundationniveau. Aansluitend treft u een aantal vragen aan op advanced basisniveau. 1. MCTL FOUNDATION - PROEFEXAMENVRAGEN Voor dit hoofdstuk zijn de volgende proefexamenvragen beschikbaar. Maak deze zonder terug te bladeren. De feedback vindt u direct hierna Binnen een organisatie is er normaal gesproken een bedrijfsstrategie opgesteld. Binnen MCTL wordt in het taakcluster Strategisch support een strategie voor de inzet van computertechnologie opgesteld. De verhouding tussen deze twee is: a. De bedrijfsstrategie wordt binnen MCTL uitgewerkt tot een strategie voor de inzet van computertechnologie b. De binnen MCTL uitgewerkte strategie voor de inzet van computertechnologie is input voor de bedrijfsstrategie en wordt daarin verwerkt c. Deze twee staan los van elkaar en worden daarom los van elkaar opgesteld en gerealiseerd d. Ze interacteren met elkaar; ze vormen wederzijds input voor elkaar en beïnvloeden elkaar ook Een strategie wordt gemaakt voor de komende 3 tot 5 jaar. De updatefrequentie die in MCTL wordt geadviseerd is: a. Een strategie die voor 3 jaar geldt, moet elke 3 jaar worden geüpdatet, een strategie die voor 5 jaar geldt, moet elke 5 jaar worden geüpdatet b. Elke strategie wordt jaarlijks geüpdatet, waarbij dan een jaar aan de voorkant wordt verwijderd en aan de achterkant wordt toegevoegd. Dus bijv wordt dan c. Elke strategie wordt op aanvraag van het management aangepast d. Een strategie wordt nooit geüpdatet, anders kun je niet bepalen of je de oorspronkelijke doelen hebt bereikt. Wel kan na afloop van de periode, indien noodzakelijk, een nieuwe strategie worden bepaald V Pagina 21-9

10 21-3. Het uitvoeren van de werkzaamheden binnen het taakcluster Strategisch support liggen in hoofdzaak bij: a. De informatiemanager b. De CIO c. De functioneel strateeg d. De informatie architect Strategisch support heeft belangrijke relaties met de volgende andere taakclusters in MCTL: a. Met alle andere taakclusters; de strategie is voor alle bedrijfsonderdelen en daarmee voor heel MCTL van belang b. Alleen met Operationeel en Change support omdat daar de strategie concreet wordt gerealiseerd c. Alleen met Tactisch support, omdat daar op tactisch niveau de strategie wordt uitgewerkt in een behoefteplan d. Met Tactisch en Management support 1. MCTL FOUNDATION PROEFEXAMENVRAGEN MET ANTWOORDEN EN FEEDBACK Hierna vindt u de proefexamenvragen direct daarachter de antwoorden en feedback Binnen een organisatie is er normaal gesproken een bedrijfsstrategie opgesteld. Binnen MCTL wordt in het taakcluster Strategisch support een strategie voor de inzet van computertechnologie opgesteld. De verhouding tussen deze twee is: a. De bedrijfsstrategie wordt binnen MCTL uitgewerkt tot een strategie voor de inzet van computertechnologie b. De binnen MCTL uitgewerkte strategie voor de inzet van computertechnologie is input voor de bedrijfsstrategie en wordt daarin verwerkt c. Deze twee staan los van elkaar en worden daarom los van elkaar opgesteld en gerealiseerd d. Ze interacteren met elkaar; ze vormen wederzijds input voor elkaar en beïnvloeden elkaar ook a. Onjuist. Het is geen eenrichtingsverkeer, er is ook andersom sprake van input en beïnvloeding. b. Onjuist. Het is geen eenrichtingsverkeer, er is ook andersom sprake van input en beïnvloeding. c. Onjuist. Ze interacteren met elkaar en staan beslist niet los van elkaar. d. Juist. Hoewel de strategie die binnen MCTL wordt ontwikkeld uiteindelijk onderdeel is van de overkoepelende bedrijfsstrategie, werken ze op elkaar in. Zie hoofdstuk Een strategie wordt gemaakt voor de komende 3 tot 5 jaar. De updatefrequentie die in MCTL wordt geadviseerd is: a. Een strategie die voor 3 jaar geldt, moet elke 3 jaar worden geüpdatet, een strategie die voor 5 jaar geldt, moet elke 5 jaar worden geüpdatet V Pagina 21-10

11 b. Elke strategie wordt jaarlijks geüpdatet, waarbij dan een jaar aan de voorkant wordt verwijderd en aan de achterkant wordt toegevoegd. Dus bijv wordt dan c. Elke strategie wordt op aanvraag van het management aangepast d. Een strategie wordt nooit geüpdatet, anders kun je niet bepalen of je de oorspronkelijke doelen hebt bereikt. Wel kan na afloop van de periode, indien noodzakelijk, een nieuwe strategie worden bepaald a. Onjuist. Deze update-termijn is te lang en wordt niet binnen MCTL geadviseerd. b. Juist. Deze werkwijze wordt in MCTL geadviseerd om steeds een actuele strategie voorhanden te hebben. Zie hoofdstuk 21. c. Onjuist. Een strategie alleen op aanvraag aanpassen zou leiden tot updates die veel te ad-hoc zijn en dat is strijdig met het idee van een strategie. d. Onjuist. Een strategie hoort er altijd te zijn en met een vaste regelmaat te worden geüpdatet Het uitvoeren van de werkzaamheden binnen het taakcluster Strategisch support liggen in hoofdzaak bij: a. De informatiemanager b. De CIO c. De functioneel strateeg d. De informatie architect a. Onjuist. De rol/functie informatiemanager wordt in MCTL niet gebruikt omdat er onterecht een nadruk op informatie in de term zit, en ook manager brengt vaak meer verwarring dan helderheid. b. Onjuist. De CIO is wel betrokken, maar niet de hoofduitvoerder. c. Juist. Dit is precies de rol die de hoofdrol heeft binnen taakcluster Strategisch support. Zie hoofdstuk 21. d. Onjuist. De rol/functie informatiearchitect wordt in MCTL niet gebruikt omdat er onterecht een nadruk op informatie in de term zit Strategisch support heeft belangrijke relaties met de volgende andere taakclusters in MCTL: a. Met alle andere taakclusters; de strategie is voor alle bedrijfsonderdelen en daarmee voor heel MCTL van belang b. Alleen met Operationeel en Change support omdat daar de strategie concreet wordt gerealiseerd c. Alleen met Tactisch support, omdat daar op tactisch niveau de strategie wordt uitgewerkt in een behoefteplan d. Met Tactisch en Management support a. Onjuist. Strategisch support heeft geen belangrijke relatie met Operationeel en Change support; deze relatie bestaat slechts indirect. b. Onjuist. Strategisch support heeft geen belangrijke relatie met Operationeel en Change support; deze relatie bestaat slechts indirect. c. Onjuist. Ook met Management support bestaat ook een belangrijke relatie. d. Juist. Met deze twee taakclusters bestaat een belangrijke relatie. Zie hoofdstuk 21. V Pagina 21-11

12 2. MCTL ADVANCED-BASIS - PROEFEXAMENVRAGEN Voor dit hoofdstuk zijn de volgende proefexamenvragen op advanced-basisniveau beschikbaar. Het zijn open vragen waarop u de antwoorden in de tekst van dit hoofdstuk kunt terugvinden. Om veel herhaling te voorkomen is daarom hier geen aparte uitleg per vraag opgenomen. Vraag 1 (5 punten): De functioneel strateeg zal een strategie opstellen voor de toekomstige inzet van computertechnologie in de bedrijfsprocessen. Beschrijf welke rol key-users en functioneel specialisten hierin hebben. Vraag 2 (5 punten): In MCTL wordt een strategie jaarlijks aangepast en een jaar opgeschoven, dus in 2017 wordt een strategie gemaakt, en in 2018 een strategie Geef het grootste voordeel van een dergelijke aanpak. NUTTIGE WEBSITES EN BOEKEN De volgende websites zijn voor taakcluster Strategisch support (vanuit functioneel oogpunt gezien) interessant: MCTL.nl Website met alle informatie over MCTL; de achtergrond, een beschrijving van het model, video s, artikelen, etc. etc. Alle documenten, waaronder dit document, zijn vanaf deze website te downloaden. BiSL.nl Website met alle informatie over BiSL. BiSL is, als voorganger van MCTL, interessant vanwege de verzameling Best Practices, whitepapers en artikelen die op deze website zijn te vinden. FSM Website met alle informatie over FSM. FSM is een compacte out-of-the-box versie van BiSL. De praktische vertaling in dit model is absoluut de moeite waard. De volgende boeken zijn voor taakgebied Bepalen strategie business inzet computertechnologie (vanuit functioneel oogpunt gezien) interessant: Goldratt, E. M. (2014). Het Doel. Houten Uitgeverij het Spectrum. Goldratt, E. M. (2014). De keuze. Houten Uitgeverij het Spectrum. Josey, A. et al (2010). TOGAF versie 9. Zaltbommel - Van Haren Publishing. Sull, D., Eisenhardt, K.M. (2015). Simple Rules. New York Houghton Mifflin Harcourt Publishing Company. Sinek, S. (2012). Begin met het waarom. Amsterdam Business Contact. V Pagina 21-12