Datum 4 september 2014 Release notes FileLinx 2.9.8
Inhoudsopgave 1 INLEIDING... 4 2 BELANGRIJKE OPMERKINGEN... 5 2.1 Licentiebestand van FileLinx... 5 2.2 Update naar.net framework 4.5.2 noodzakelijk... 5 2.3 Verwijderen browse-historie... 5 2.4 Bijwerken zoekindex in de database... 5 3 AANGEPASTE VORMGEVING... 6 4 NIEUWE MODULES... 7 4.1 Integratie met Google Drive... 7 4.2 Worddocumenten samenvoegen zonder desktopmanager... 8 4.3 Geïntegreerde FTP-server... 8 5 UITBREIDINGEN... 9 5.1 Exchange agenda bijwerken via één centrale gebruiker... 9 5.2 Stuur een melding naar het scherm van de gebruiker middels workflow. 9 5.3 Nieuwe fileviewer voor OneNote... 9 5.4 Variabelen in de bestandsnaam van de exportconnector...10 5.5 Iframe aanmaken zonder menu-item...10 5.6 Het Iframe kan nu de volledige ruimte benutten...10 5.7 Licentie-informatiepagina in de modelleerstudio...11 5.8 Zoeken op vreemde tekens...11 5.9 Automatisch uitpakken van bijlagen in e-mailberichten...11 5.10 Afbeeldingen in e-mailberichten worden getoond in voorbeeldweergave12 6 AANPASSINGEN... 13 6.1 Keuze maken in de selectbox met enkele muisklik...13 6.2 Schermen wegklappen in de workflowstudio...13 6.3 Bestandsnamen in picture fields worden niet meer getoond...14 6.4 Memovelden met gele achtergrond...14 6.5 Mobile webapp geoptimaliseerd voor ios7 en ios 8...14 6.6 Rechtenscherm aangepast voor views met zeer weinig objecten...14 6.7 Workflowknoppen worden per vier gegroepeerd...15 7 KLEINE AANPASSINGEN EN BUGFIXES... 16 Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 3
1 Inleiding In dit document wordt een overzicht gegeven van de aanpassingen en vernieuwingen van versie 2.9.8 van FileLinx. Nieuw is ook dat alle modules en functies die nieuwe zijn in deze versie maar ook die eerder zijn geïntroduceerd voortaan in de licentie zitten. Het is dus niet meer nodig om voor het gebruik van nieuwe modules een extra licentie aan te vragen. Direct na deze inleiding staan enkele belangrijke opmerkingen die verband houden met de installatie en ingebruikname van FileLinx versie 2.9.8. Lees deze opmerkingen aandachtig door. Tijdens de ontwikkeling van versie 2.9.8 is net als in de vorige versie hard gewerkt aan een nieuwe module en vele uitbreidingen, aanpassingen en verbeteringen. Uitbreidingen, aanpassingen en verbeteringen worden automatisch geïnstalleerd wanneer uw FileLinx omgeving wordt bijgewerkt naar versie 2.9.8. Mocht u naar aanleiding van de inhoud van deze release notes vragen hebben, neem dan contact op met onze verkoopafdeling (sales@filelinx.com) of onze supportafdeling (support@filelinx.com) of bel naar 088-8503700. Met vriendelijke groet, Het team van FileLinx Benelux Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 4
2 Belangrijke opmerkingen 2.1 Licentiebestand van FileLinx Bij het upgraden naar versie 2.9.8 van FileLinx moet een nieuw licentiebestand worden aangevraagd omdat de licentiebestanden van de versie 2.9.7 en eerder niet werken met versie 2.9.8. Tijdens kantooruren kunnen deze licentiebestanden worden opgevraagd bij FileLinx op telefoonnummer 088-8503700, of via mail naar license@filelinx.com. 2.2 Update naar.net framework 4.5.2 noodzakelijk Controleer voorafgaand aan de installatie of de server waarop de FileLinx applicatie en de Windows Services met betrekking tot FileLinx geïnstalleerd worden, voorzien is van Microsoft.NET framework versie 4.5.2. 2.3 Verwijderen browse-historie In versie 2.9.7 is de vormgeving van FileLinx ingrijpend veranderd, zoals beschreven wordt in het volgende hoofdstuk. Om zeker te zijn dat de gebruikers direct profiteren van deze aanpassing is het van belang dat de browse-historie van de browser wordt verwijderd voordat van deze versie van FileLinx gebruik wordt gemaakt. Wanneer dit niet gebeurt bestaat de kans dat de browsers de verouderde vormgeving van FileLinx blijven gebruiken in plaats van direct de nieuwe vormgeving toe te passen, wat kan resulteren in fouten en onregelmatigheden binnen FileLinx. Neem voor vragen over het verwijderen van de browse-historie in Internet Explorer contact op met onze support op 088-8503700 of stuur een e-mail naar support@filelinx.com. 2.4 Bijwerken zoekindex in de database In de installatieset van FileLinx versie 2.9.8 is een tool meegeleverd die op de database de zoekindexen bijwerkt. In de upgradehandleiding wordt hier uitgebreid bij stil gestaan. Wanneer de omgeving wordt bijgewerkt van een versie eerder dan 2.9.7 is onderstaande van belang. Aanpassen opgeslagen geavanceerde zoekopdrachten De geavanceerde zoekopdrachten worden opgeslagen in XML bestanden en moeten met een tool worden bijgewerkt. In de installatiedocumentatie staan hierover de details. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 5
3 Aangepaste vormgeving FileLinx is in versie 2.9.8 op een klein aantal punten in de vormgeving aangepast. Loginpagina Homepage linksboven Homepage rechtsboven Menu in het itemdetailscherm Desktopmanager Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 6
4 Nieuwe modules 4.1 Integratie met Google Drive Deze nieuwe functie in FileLinx maakt het mogelijk om samen te werken aan Word-, Excel en andere documenten in de cloud. Hiermee is het zelfs mogelijk om tegelijkertijd met meerdere personen in eenzelfde document te werken. Voor de beheerder is er een nieuwe studio waarmee de instellingen van de Google Drive beheerd worden. De gebruiker kan bij een Word-document kiezen om het document te delen via de Google Drive. In het scherm kunnen FileLinx-gebruikers worden opgegeven waarmee samengewerkt wordt aan het document. De documenten die worden bewerkt of zijn gedeeld in de Google Drive worden beheerd in het webpart Google Drive. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 7
4.2 Worddocumenten samenvoegen zonder desktopmanager De bestaande functie om nieuwe documenten direct vanuit FileLinx aan te maken is uitgebreid om dit ook zonder desktopmanager te kunnen doen. Per template kan worden aangegeven of het gaat om ClientMerge (via de Destkopmanager) of dat het document met ServerMerge tot stand komt. Bestaande templates blijven automatisch met ClientMerge tot stand komen. Bij nieuwe templates kan worden gekozen voor ServerMerge, de opbouw van de templates voor ServerMerge wijkt af van de templates voor ClientMerge waardoor ze niet voor beide types gebruikt kunnen worden. 4.3 Geïntegreerde FTP-server Om de cloud-integratie nog meer te faciliteren kan naar de FileLinx-omgeving rechtstreeks bestanden worden gestuurd middels het FTP-protocol. Om dit mogelijk te maken is de FileLinx Cloud server nodig op de server. De instellingen configureert u eenvoudig in de systeem-instellingen en het gebruikersobject waarna de FTP-server klaar is voor gebruik en naadloos samenwerkt met de integration server voor de import van de geüploade bestanden. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 8
5 Uitbreidingen 5.1 Exchange agenda bijwerken via één centrale gebruiker In versie 2.9.7 werd de koppeling met Exchange (Outlook) geïntroduceerd. In deze versie wordt deze functionaliteit uitgebreid met de optie om via één Exchangegebruiker alle agenda s bij te werken zodat de inloggegevens van alle gebruikers niet langer in FileLinx bijgehouden hoeven te worden. In de workflowstudio is hiervoor een extra veld gekomen waarin de centrale gebruiker kan worden opgegeven. 5.2 Stuur een melding naar het scherm van de gebruiker middels workflow De workflow-step Send message is uitgebreid met de mogelijkheid om gebruikers een eenvoudig bericht op hun scherm te tonen. Een voorbeeldtoepassing is om bij grote workflows die veel tijd in beslag nemen de gebruiker te informeren dat de workflow actief is. De tekst van de melding kan worden ingesteld in de workflowstudio. 5.3 Nieuwe fileviewer voor OneNote De voorbeeldweergave voor documenten in FileLinx toont nu ook de bestanden van OneNote. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 9
5.4 Variabelen in de bestandsnaam van de exportconnector Bij het exporteren van gegevens uit FileLinx kan een bestand aan worden gemaakt waarin de bestandsnaam variabelen zoals de datum zijn verwerkt. 5.5 Iframe aanmaken zonder menu-item Het configureren van een Iframe hoeft niet meer met een menu-item te gebeuren. In de modelleerstudio zijn alle benodigde velden opgenomen om een Iframefield te maken. 5.6 Het Iframe kan nu de volledige ruimte benutten Wanneer in de modelleerstudio de hoogte en de breedte van het Iframefield op 0 worden gezet, gebruikt het Iframefield automatisch alle ruimte die beschikbaar is op het scherm van de gebruiker. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 10
5.7 Licentie-informatiepagina in de modelleerstudio Door te klikken in de modelleerstudio op de hardwarekey, die onderaan de pagina staat, wordt de licentieinformatie zichtbaar. 5.8 Zoeken op vreemde tekens Het vanaf deze versie mogelijk om met vreemde tekens te zoeken in FileLinx. De volgende tekens worden ondersteund: Teken Omschrijving. Punt, Komma & Ampersand % Percentage - Minteken Het zoeken met deze tekens wordt ondersteund in de centrale zoekbalk en in de keuzevelden. 5.9 Automatisch uitpakken van bijlagen in e-mailberichten FileLinx kan per definitie automatisch bijlage uit e-mailberichten halen en afzonderlijk opslaan, naast het e-mailbericht. De gebruiker hoeft slechts het e- mailbericht toe te voegen aan FileLinx. De bijlagen worden vervolgens naast het bericht opgeslagen. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 11
5.10 Afbeeldingen in e-mailberichten worden getoond in voorbeeldweergave In de voorbeeldweergave voor e-mailberichten worden afbeeldingen die in het e- mailbericht staat getoond. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 12
6 Aanpassingen 6.1 Keuze maken in de selectbox met enkele muisklik Het gedrag van de selectbox is aangepast zodat de waarde ingevuld wordt na een enkele muisklik. Voorheen moest dubbelgeklikt worden om de waarde te kiezen. 6.2 Schermen wegklappen in de workflowstudio Om meer ruimte te maken voor het inrichten van de workflow kan het scherm van de bibliotheek en het scherm van de parameters worden weggeklapt. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 13
6.3 Bestandsnamen in picture fields worden niet meer getoond De bestandsnaam onderaan de afbeelding in een picturefield is niet meer zichtbaar. Wanneer met de muiscursor op de afbeelding wordt stilgestaan wordt de bestandsnaam zichtbaar. 6.4 Memovelden met gele achtergrond De memovelden klein (max 850 karakters) en groot (ongelimiteerd) hebben een gele achtergrond gekregen. 6.5 Mobile webapp geoptimaliseerd voor ios7 en ios 8 De webapp waarmee op mobiele apparaten op FileLinx kan worden ingelogd is aangepast naar de layout van ios7 en ios8. De belangrijkste wijziging zit in de schermresolutie die nu doorloopt tot in de transparante bovenbalk. 6.6 Rechtenscherm aangepast voor views met zeer weinig objecten Wanneer in een view zeer weinig objecten zijn gekozen, wordt nu de rechteninstelling getoond zonder scrollbalken. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 14
6.7 Workflowknoppen worden per vier gegroepeerd Wanneer er vier workflowknoppen (manual workflow) op een object zijn worden deze gegroepeerd in een groep Acties. In eerdere versies werd vanaf drie workflowknoppen gegroepeerd. Wanneer er niet voldoende ruimte op het scherm is om alle knoppen (maximaal drie) te tonen, worden de omschrijvingen verborgen en is alleen het icoon zichtbaar. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij het toevoegen van een bestand aan een bestaand item. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 15
7 Kleine aanpassingen en bugfixes Het probleem dat het zoeken naar e-mailadressen van gebruikers-objecten in het venster verzend item per e-mail geen resultaten gaf is opgelost; De lijst met workflows die wordt getoond wanneer een workflowbutton verwijst naar meerdere workflows is nu alfabetisch gesorteerd; Het probleem dat de knop voor het aanmaken en wijzigen van condities in de workflowstudio niet meer werkte in Internet Explorer 11 is opgelost; In het taakvenster worden bedragen nu weergegeven zoals in de systeem-instellingen is opgegeven; In FileLinx opgeslagen wachtwoorden worden nu getoond in de webapp wanneer in de modelleerstudio de optie Maak wachtwoord zichtbaar ingeschakeld is; De onterechte melding die de Desktopmanager gaf wanneer werd gekozen voor Kopieer naar FileLinx in het bestandscontextmenu is verholpen; Het fenomeen dat in sommige situaties optrad en als effect had dat aangemaakte velden als propertie onderaan het scherm van het tabblad properties bij een object in de modelleerstudio kwamen is verholpen; De operator bevat in de condities werkt nu op de waarde vanuit een single-linxtype, zonder door te hoeven linken naar de onderliggen tekstwaarde; Het probleem dat de menuknoppen niet zichtbaar waren wanneer er een \ in de titel van het item staat is opgelost; De maximale lengte die een waarde mag bevatten en in te stellen is in de modelleerstudio op single data fields werkt nu door in de gebruikersschermen; De instellingen van de fileviewers (PDF, Word, OneNote etc) worden nu opnieuw opgehaald met de functie Verwerk instellingen ; In de grid-weergave zijn diverse kleine problemen verholpen met betrekking tot het automatisch vullen van waardes; Het probleem dat een LAL-gebruiker op alle objecten de workflow-button kan gebruiken is opgelost; Het probleem in de desktopmanager dat documenten die in de prullenbak van FileLinx zaten nog steeds werden bijgehouden is opgelost; Het probleem dat workflows met een delete-event in combinatie met een related item definition niet werkte is verholpen; De onjuiste weergave van ruimtes tussen velden in kolommen is verholpen; Wanneer in een conditie op een veld met een linxtype een getal werd gebruikt, werd dat als objectid geïnterpreteerd, nu wordt eerst gekeken of het getal een objectid betreft, wanneer dit niet het geval is, wordt de waarde als getal genomen. De optie om gerelateerde items uit een bepaalde view te halen met de step Delete from view werkt nu zoals verwacht; FileLinx herkent nu ook interne e-mailadressen van personen die elkaar binnen één organisatie e- mailberichten sturen; Het probleem dat de pagina met objectdetails crashte wanneer een corrupt bestand was bijgevoegd is verholpen; Het probleem dat selectielijsten van velden in de workflowstudio niet meer dan 100 velden toonde is verholpen; De melding die verscheen vanuit de Desktopmanager dat de gebruiker onvoldoende rechten heeft op het bestand, is verholpen. De Desktopmanager logt op dat moment opnieuw in en upload het bestand; E-mailberichten verzonden vanuit de marketingmailing worden nu geadresseerd in de aan-regel. Capronilaan 25-27 1119 NP Schiphol Rijk T +31(0)88 850 3700 www.filelinx.com info@filelinx.com 16