De Voorfase van de aanbestedingsprocedure Marcel Stuijts (Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant) en Kees van de Water (KW Legal) Een goed begin is het halve werk. Dit geldt zeker ook in aanbestedingszaken. Er wordt in de literatuur (wel) veel geschreven over wat er zoal tijdens aanbestedingen procedureel mis gaat of kan gaan, maar relatief weinig over de praktische procedurele en inhoudelijke invulling van de voorbereidingsfase van een aanbestedingsprocedure. Dat is eigenlijk vreemd. In de voorbereiding wordt immers het fundament gelegd voor een voorspoedige gang van zaken tijdens de aanbestedingsprocedure. In onderhavige bijdrage trachten we het belang van de Voorfase van de aanbestedingsprocedure te benadrukken. Daarbij zal op punten blijken, dat volgens ons een bedrijfsmatige aanpak van het inkoop- en aanbestedingstraject, alsmede een bedrijfseconomische en commerciële kijk op de relevante markt en de daarop opererende partijen, dringend gewenst is. Onderhavige bijdrage kan in de praktijk tevens dienen als een soort stappenplan, checklist en/of leidraad. Globaal kan de Voorfase van een aanbestedingsprocedure worden onderverdeeld in vijf te onderscheiden fasen (waarbij overigens de fasen 3 tot en met 5 doorgaans nauw op elkaar aansluiten dan wel vaak synchroon zullen verlopen): 1. Het vaststellen van de aanbestedingsstrategie 2. De nadere detaillering van het PvE en de invulling van de randvoorwaarden 3. Het opstellen van het aanbestedingsplan 4. Het opstellen van de aanbestedingsplanning 5. Het opstellen van de aanbestedingsdocumenten Voor ons stopt de Voorfase (aldus) bij een openbare aanbestedingsprocedure bij de verzending van de Aankondiging van de overheidsopdracht en/of bij het verzenden van de uitnodigingsbrieven bij een onderhandse aanbestedingsprocedure. 1. Het vaststellen van de aanbestedingsstrategie Voorafgaand aan elke aanbestedingsprocedure dient in beginsel een aanbestedingsstrategie te worden vastgesteld. De aanbestedingsstrategie is in zijn algemeenheid: Het bepalen hoe en langs welke weg, het aanbestedingsdoel moet worden gerealiseerd. Aan de orde is daarmee de vraag: Welke handelingen dient men te verrichten om te komen tot het aanbestedingsdoel? Het aanbestedingsdoel Het betreffende aanbestedingsdoel zal doorgaans gebaseerd worden op een reeds bestaand globaal Programma van Eisen (PvE) of Programma van Wensen (PvW) van de aanbestedende dienst. Een en ander bijvoorbeeld gevoed door politieke, bestuurlijke, maatschappelijke en/of
economische wensen. Meer concreet houdt het aanbestedingdoel in: Wat wil ik eigenlijk in casu (bereiken of inkopen) als aanbestedende dienst? Is nog geen globaal PvE of PvW aanwezig, maar wel een organisatorische inkoopbehoefte, dan zal vanuit die behoefte, het aanbestedingsdoel benoemd dienen te worden. Het aanbestedingsdoel kan bijvoorbeeld zijn: De aanleg van een verkeersveilige en geluidsarme weg tussen punt A en punt B tegen zo laag mogelijke aanlegkosten. Een andere doelstelling betreft: De aanleg van een verkeersveilige, geluidsarme en onderhoudsvriendelijke weg tussen punt A en punt B binnen 4 maanden. Of: De eigendomsverwerving van 100 gebruiksvriendelijk zwarte laptops. Of: Te komen tot een optimale kwaliteit van de inzameling en de verwerking en/of het vermarkten van de afvalstromen papier, glas en KGA tegen lage integrale kosten op middellange termijn. Het is duidelijk dat het aanbestedingsdoel, het uiteindelijke resultaat dient weer te geven van het door de aanbestedende dienst in te kopen product. In aanbestedingsrechtelijke termen: Een werk, levering of een dienst. Multidisciplinair team Teneinde de juiste aanbestedingsstrategie te (kunnen) bepalen, zal het met name bij grotere en/of complexe overheidsopdrachten veelal raadzaam zijn om de aanbestedingsstrategie vast te stellen door middel van een multidisciplinair team. Te denken valt tenminste aan de volgende disciplines: Inkoop, techniek en juridisch. Niet valt (echter) uit te sluiten dat ook de disciplines politiek-bestuurlijk en financiën terzake steeds een wezenlijke bijdrage kunnen leveren. Is bijvoorbeeld vanwege de geringe omvang van de overheidsopdracht, een multidisciplinair team niet aangewezen, dan dient de betreffende inkoopfunctionaris op zijn minst een multidisciplinaire kijk op de zaak te hebben en te houden. De kaders van de aanbestedingsstrategie De (vaste) kaders waarbinnen de aanbestedingsstrategie moet passen zijn in ieder geval: 1. De relevante (Europese) wet- en regelgeving. 2. Het aanbestedingsbeleid van de aanbestedende dienst. 3. De financiële haalbaarheid en/of het beschikbare budget. 4. De technische haalbaarheid van het gewenste product. 5. De politieke, bestuurlijke en organisatorische haalbaarheid. 6. Het gewenste tijdspad. Daarnaast blijkt in de praktijk dat voor een goed aanbestedingsresultaat (inschrijvingsresultaat) en een goede uitvoering van de overheidsopdracht, steeds gestreefd dient te worden naar een evenwichtige risico-verdeling tussen de (toekomstige) contractspartijen.
De aanbestedingsstrategie; een strategisch document De aanbestedingsstrategie zal (dienen) uit (te) monden in een schriftelijk document waarin tenminste de navolgende zaken zijn vermeld: 1. De aanbestedingsrechtelijke definiëring van de overheidsopdracht. 2. De inkoop-technische definiëring van het in te kopen product, inclusief een analyse van de relevante markt en de daarop opererende partijen, alsmede de gewenste contractsvorm. 3. Een vooralsnog globale raming van de overheidsopdracht. 4. De (voorlopig) meest voor de hand liggende aanbestedingsprocedure. 5. De vooralsnog voorlopige, globale planning. 6. De projectorganisatie en/of de projectstructuur inclusief de door betrokkenen uit te werken inhoudelijke aspecten. 7. De besluitvormingsstructuur inclusief de daarbij behorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van betrokkenen. Ad 1. De aanbestedingsrechtelijke definiëring van de overheidsopdracht Het in te kopen product dient door de aanbestedende dienst aanbestedingsrechtelijk gedefinieerd te worden. Is er in kwestie sprake van een werk, levering of een dienst? En/of wat voor een overeenkomst wenst de aanbestedende dienst in casu met een ondernemer te sluiten? Aanknopingspunten zijn - bij niet-europese aanbestedingsprocedures, naar analogie - bijvoorbeeld te vinden in artikel 1 van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) 1, in de Bijlagen 1 en 2 van het BAO, alsmede in de Verordening (EG) Nr. 2195/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 5 november 2002 betreffende de gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV). In de voorbeelden hierboven betreft de aanleg van een weg, een werk. De aanbestedende dienst is alsdan voornemens een overheidsopdracht voor werken 2 aan te gaan. Laptops zijn zogenaamde leveringen, een overheidsopdracht voor leveringen 3 is dan aan de orde. En de inzameling en verwerking en/of het vermarkten van afvalstoffen is een (Bijlage 2A) dienst. Het gaat om een overheidsopdracht voor diensten 4. Ad 2. De inkooptechnische definiëring van het in te kopen product, inclusief een analyse van de relevante markt en de daarop opererende partijen, alsmede de gewenste contractsvorm De inkooptechnische definiëring van het in te kopen product kan gevolgen hebben voor ondermeer de te volgen aanbestedingsprocedure en de uiteindelijke contractsvorm. In de aanbestedingsstrategie dient derhalve ruimschoots aandacht aan dit aspect te worden gegeven. Inkooptechnisch onderscheiden we 5 : 1. Routine producten.
2. Hefboom producten 3. Knelpunt producten 4. Strategische producten Terzake van de betreffende definiëring van het product zijn steeds twee variabelen van belang: De (hoge of lage) inkoopwaarde van het product (in relatie tot de totale inkoop aan producten) en het inkoop- of toeleveringsrisico. In geval de kosten van de aanleg van een weg in enig jaar bijvoorbeeld 70% van de totale waarde van alle door een aanbestedende dienst in dat jaar in te kopen producten betreft, is sprake van een hoge inkoopwaarde voor het product aanleg weg. In een markt met weinig aanbieders is doorgaans sprake van een hoog inkoop- of toeleveringsrisico. Beide variabelen brengen (al dan niet grote) risico s met zich mee en leiden (nopen) dan ook steeds tot een bepaalde wijze van handelen. Routineproducten kenmerken zich door een groot aanbod van leveranciers en producten. Denk bijvoorbeeld aan kantoorartikelen. Er is veelal sprake van een laag inkooprisico en een lage inkoopwaarde. De inkoopstrategie is doorgaans gebaseerd op efficiënte processen. 6 Hefboomproducten kenmerken zich eveneens door een groot aanbod van leveranciers en producten. Men denkt bijvoorbeeld aan civieltechnische werkzaamheden, werkzaamheden in de utiliteitsbouw en/of groenonderhoud. Er is veelal sprake van een laag inkooprisico en een hoge inkoopwaarde. De inkoopstrategie is doorgaans gebaseerd op maximale concurrentie. 7 Knelpuntproducten kenmerken zich door een monopolistische markt met hoge entreebarrières. Men denkt bijvoorbeeld aan bepaalde gespecialiseerde adviseurs en/of bepaalde onderhoudscontracten. Er is veelal sprake van een hoog inkooprisico, hoge switch-kosten en een lage inkoopwaarde. De inkoopstrategie is doorgaans gebaseerd op zekerstellen. Strategische producten kenmerken zich door een markt met weinig leveranciers. Men denkt hier bijvoorbeeld aan de levering van softwarepakketten. Er is veelal sprake van een hoog inkooprisico en een hoge inkoopwaarde (van een dominante leverancier). De inkoopstrategie is doorgaans gebaseerd op samenwerking. 8 Uit het voorgaande volgt dat voor de inkooptechnische definiëring van het product, een analyse van de relevante markt en de daarop opererende partijen van essentieel belang is. Desnoods vindt voorafgaande aan het daadwerkelijk opstellen van de aanbestedingsstrategie, een marktverkenning plaats. Het is met name van belang dat inzicht wordt verkregen in de betreffende leveranciersmarkt, alsmede in de kostenstructuur van die leveranciers. In de structuur van de (variabele) kosten van de leverancier kan immers mogelijk de winst in de prijsvorming zitten 9. Voor wat betreft voornoemde kostenstructuur is tevens van belang, inzicht in de technische ontwikkelingen die (steeds) plaatsvinden en/of hebben plaatsgevonden. Inzicht in de markt- en kostenstructuur zal
doorgaans ook kunnen leiden tot een efficiënte, betaalbare en evenwichtige risicoverdeling tussen de toekomstige contractspartijen. Waarom een risico bij een ondernemer neerleggen, als hij toch geen invloed op dat risico kan uitoefenen? Een en ander vertaalt zich uiteindelijk (dan) toch in een (te) hoge (niks zeggende) inschrijfprijs, geen of (te) weinig inschrijvingen, of problemen in/bij de uitvoering van de overheidsopdracht. Een goede marktanalyse zal er uiteindelijk toe leiden dat binnen de kaders van de relevante weten regelgeving, de meest geschikte aanbestedingsprocedure zal worden gekozen. Hetzelfde zal gelden voor de wijze van contracteren. Men dient er bijvoorbeeld immers rekening mee te houden dat bepaalde branches specifieke voorwaarden hanteren. Denk bijvoorbeeld aan ingenieursadviesbureaus die werken met de RVOI 2001 10 of de DNR 2005 11. Aan de bouwwereld met zijn specifieke standaard (RAW of STABU) bestekken inclusief UAV 1989 12, of bij geïntegreerde - ontwerp en uitvoering - contracten, de UAV-GC 2005 13. Of aan het gegeven dat bepaalde softwarepakketten in de praktijk slechts door middel van lease of middels licenties zijn in te kopen. Daarnaast is het gebruik van algemene inkoopvoorwaarden in bepaalde gevallen - denk bijvoorbeeld aan knelpunt- en strategische producten - minder aangewezen of praktisch. Een goede marktanalyse zal doorgaans eveneens een gedegen basis opleveren voor de uiteindelijk vast te stellen selectiecriteria (met name voor de geschiktheidseisen). Daarnaast kan uit een marktanalyse blijken of de overheidsopdracht mogelijk het best in percelen dient te worden opgedeeld en of er mogelijk met zogenaamde varianten gewerkt kan/dient te worden. Voorts zal de basis worden gelegd voor een zorgvuldige raming (begroting) van de overheidsopdracht. Hetgeen aanbestedingsrechtelijk niet zonder belang is 14. Naast een marktanalyse kan overigens soms ook een goede analyse van de eigen organisatie van belang zijn. Vorengenoemde mogelijke perceel-indeling van de overheidsopdracht raakt immers de vraag of in het concrete geval, een partiële of een integrale uitbesteding (inkoop) het meest aangewezen is. Bij een partiële uitbesteding (inkoop) - waarbij voordelen bij de in te kopen kwaliteit en de prijsvorming zijn te behalen - zal doorgaans een groot beroep worden gedaan op het coördinerend en communicerend vermogen van de aanbestedende dienst (vanwege diverse te beheren contracten) en is een bepaalde mate van (specialistische) kennis omtrent het in te kopen product veelal vereist. Ad 3. Een vooralsnog globale raming van de overheidsopdracht De overheidsopdracht dient vooralsnog globaal geraamd te worden. Het maakt bijvoorbeeld in beginsel immers uit, of rekening dient te worden gehouden met een Europese aanbestedingsprocedure, of niet 15. Daarnaast is een en ander van belang voor het aanvragen of reserveren van budgetten, alsmede voor het voorkomen van overbodige overschotten op de rekening (overheidsgelden dienen zo doelmatig mogelijk te worden ingezet).
Ad 4. De voorlopig meest voor de hand liggende aanbestedingsprocedure. Aan de hand van het vorenstaande kan in de aanbestedingsstrategie reeds de voorlopig meest voor de hand liggende aanbestedingsprocedure worden benoemd. Doorgaans zullen eveneens reeds op hoofdlijnen de belangrijkste geschiktheidseisen, alsmede het (op dat moment) meest aangewezen gunningscriterium kunnen worden benoemd. Ad 5. De vooralsnog voorlopige, globale planning Teneinde het aanbestedingsdoel tijdig te kunnen bereiken, danwel de aanbestedingsstrategie optimaal te kunnen verwezenlijken, dient een globale planning te worden opgesteld. De planning in de aanbestedingsstrategie houdt op hoofdlijnen rekening met alle terzake te verrichten handelingen. Van het daadwerkelijk (bestuurlijk) vaststellen van de aanbestedingsstrategie tot het moment van de gewenste oplevering van het in te kopen product. Ad 6. De projectorganisatie en/of projectstructuur inclusief de door betrokkenen uit te werken aspecten De projectorganisatie dient in de aanbestedingsstrategie te worden vastgelegd. Wie gaat de kar trekken? En op welke wijze wordt hier invulling aangegeven? Stuur-, project- of werkgroepen worden benoemd en ingevuld. De lijnen van door de betrokkenen te verrichten activiteiten c.q. uit te werken aspecten worden uitgezet en/of benoemd. Men denkt bij dit laatste in ieder geval aan, het uitzetten van de lijnen voor de disciplines : 1. Techniek (bijvoorbeeld m.b.t. het nader in detail uitwerken van het PvE en/of het uitvoeren van een technische risicoanalyse). 2. Inkoop (bijvoorbeeld m.b.t. het opstellen van aanbestedingsdocumenten of conceptovereenkomsten, het ontwikkelen van relevante bonus - malus systemen, het benoemen van selectiecriteria, het vaststellen van een gunningssysteem, of een nadere verfijning van de reeds uitgevoerde marktverkenning). 3. Juridisch (bijvoorbeeld m.b.t. het aanleveren van contractsbepalingen of conceptovereenkomsten, een juridische check op de aanbestedingsdocumenten of het uitvoeren van een juridische risicoanalyse). 4. Financieel (bijvoorbeeld m.b.t. het aanvragen en reserveren van budgetten, het aanvragen van subsidies of het opnemen/plannen van (de kosten van) eventueel onderhoud in de meerjarenbegroting). 5. Bestuurlijk (bijvoorbeeld m.b.t. de gewenste politiek-bestuurlijke besluitvorming op en goedkeuring van de aanbestedingsdocumenten). Ad 7. De besluitvormingsstructuur inclusief de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden van betrokkenen In de aanbestedingsstrategie dient tenslotte ook het voorgenomen besluitvormingsproces te worden weergegeven. Een en ander hangt nauw samen met de opgestelde planning, alsmede met
de betreffende verantwoordelijkheden en bevoegdheden van betrokkenen bij het te volgen aanbestedingsproces. 2. Nadere detaillering van het PvE en invulling randvoorwaarden In deze fase komt het met name aan op de nadere concretisering en/of detaillering van het bestaande globale Programma van Eisen (PvE) en/of Programma van Wensen (PvW) of de betreffende inkoopbehoefte. De geldende randvoorwaarden dienen voorts vervuld of ingevuld te worden en mogelijke - reeds onderkende of benoemde - risico s en/of knelpunten dienen te worden weggenomen. Vaak vindt alsdan een nadere verfijning of uitwerking van de vastgestelde aanbestedingsstrategie plaats. Veelal zal het grootste deel van het werk zitten, in het op het gewenste detailniveau uitwerken van het PvE. Bij voorkeur in multidisciplinair verband. Het nader in (het gewenste) detail uitwerken van het PvE kan doorgaans op twee manieren gebeuren: Op detaillistisch/specifiek niveau of op functioneel niveau. Een en ander is mede afhankelijk van de gekozen contractsvorm. Even los van de vraag, wat juridisch gezien 16 mag worden voorgeschreven of niet, zal het voorschrijven van specificaties waarop door ondernemers - bijvoorbeeld vanwege vaste markt- en kostenstructuren - in het geheel geen invloed kan worden uitgeoefend, kunnen leiden tot (onaanvaardbaar) hoge inschrijvingen òf helemaal geen inschrijvingen. Hetgeen in verband met een rationele en doelmatige besteding van overheidsgelden 17, doorgaans niet gewenst is. Waar het uiteindelijk (echter) op neer komt, is dat terzake uiteindelijk een beschrijvend document wordt vervaardigd, waarop door marktpartijen op objectieve, transparante en nondiscriminatoire wijze 18 kan worden ingeschreven. Terzake van de invulling of vervulling van de geldende randvoorwaarden kan in deze fase bijvoorbeeld gedacht worden aan (de voorbereiding van) eventuele vergunningen, goedkeuringen en ontheffingen en de eventuele aanvraag van subsidies. Daarnaast kan in het voorkomend geval communicatie naar derden (burgers, Nutsbedrijven, lokale autoriteiten) een belangrijk in te vullen facet zijn. Voorts kunnen in dit verband relevant zijn, omgevingsfactoren (archeologie, flora en fauna, alsmede bodemgesteldheid en eventuele bodemvervuiling) en de organisatorische inbedding van het in te kopen product. Tevens dient in het voorkomend geval rekening te worden gehouden met inspraakprocedures en de eventueel daaruit voortvloeiende bezwaarprocedures. 3. Opstellen van het aanbestedingsplan Op het moment dat het PvE nader in detail is uitgewerkt en bijna volledig gereed is, dient het daadwerkelijke aanbestedingsplan te worden opgesteld. Het aanbestedingsplan kan grote waarde hebben in het kader van het onderzoek naar de rechtmatigheid door de externe accountant. Naast een aanbestedingsstrategie mag een aanbestedingsplan dan ook niet in een aanbestedingsdossier ontbreken. De inhoud van het aanbestedingsplan omvat tenminste:
1. De aanbestedingsrechtelijke definitie en de concrete inhoud van de overheidsopdracht. 2. Een zorgvuldige (definitieve) raming van de overheidsopdracht. 3. De (dientengevolge) gekozen aanbestedingsprocedure en de (verdere) motivering daartoe. 4. De gekozen contractsvorm. 5. Definitieve uitwerking in detail van de relevante en proportionele 19 selectiecriteria en het vastleggen van (de formulering van) de daartoe door inschrijvers te overleggen bewijsstukken. 6. Definitieve uitwerking in detail van het betreffende gunningscriterium (laagste prijs) of van de gunningscriteria (economisch meest voordelige inschrijving) en de daarmee verband houdende gunningssystematiek 20. 7. Het eventueel van toepassing zijn van een aanbestedingsreglement 21. 8. De aanbestedingsplanning. 4. Opstellen van de aanbestedingsplanning Bij het aanbestedingsplan hoort (aldus) de definitieve aanbestedingsplanning. Een planning voor een openbare nationale aanbestedingsprocedure voor werken bevat volgens ons tenminste de volgende inhoud: 1. Datum < >: Aanleveren laatste (bijna definitieve) aanbestedingsdocumenten. 2. Datum < >: Bespreken laatste aanbestedingsdocumenten en een laatste multidisciplinaire check daarop. 3. Datum < >: Aanbestedingsdocumenten definitief klaar en repro-gereed. 4. Datum < >: Reproductie definitieve aanbestedingsdocumenten. 5. Datum < >: Publicatie aankondiging van de overheidsopdracht op/in < het relevante medium > 22. 6. Vanaf datum < >: (Op hun verzoek) Toezenden aanbestedingsdocumenten aan ondernemers 23. 7. Datum: < >, tijdstip < >: Uiterste datum en tijd voor het stellen van (schriftelijke) vragen (of houden van inlichtingenronde ). 8. Data < > en < >: Opstellen Nota van Inlichtingen. 9. Datum < >: Verzenden van de Nota van Inlichtingen aan alle bestekhouders. 24 10. Datum < >: Dag van aanbesteding en opstellen Proces Verbaal van Aanbesteding. 11. Data < > en < >: Beoordelen inschrijvingen. 12. Datum < >: Voorlopige gunningsbeslissing (intern). 13. Datum: Bekendmaken voorlopige gunningsbeslissing aan inschrijvers en ingang bezwaartermijn. 25 14. Datum: < >: Bij geen bezwaren, gunning overheidsopdracht 15. Data < > en < >: Opstellen contract-stukken. 16. Datum < >: Tekenen contract-stukken. 17. Datum < >: Start uitvoering overeenkomst door gegunde ondernemer. 18. Datum < >: Geplande oplevering.
Desgewenst kan bijvoorbeeld ook nog een werkbezichtiging of aanwijzing worden ingepland. Of een mogelijkheid tot het inzien van documenten die niet naar gegadigden opgestuurd kunnen worden. Bij een Europese aanbestedingsprocedure dient verder nog rekening te worden gehouden met een Aankondiging van opdrachtverlening 26, alsmede met een algemeen Proces Verbaal dat op verzoek van de Europese Commissie aan haar dient te worden toegezonden 27. Natuurlijk kunnen diverse (chronologische) elementen uit voornoemde planning ook worden toegepast in een onderhandse aanbestedingsprocedure. Als vanzelfsprekend wordt bij Europese aanbestedingen in de planning rekening gehouden met de minimumtermijnen uit het BAO 28, voorts met de termijnen uit een eventueel van toepassing verklaard aanbestedingsreglement en geldt tevens in zijn algemeenheid, dat de complexiteit van het beschrijvend document eveneens steeds een belangrijke bepalende factor is. Inschrijvers moet immers de tijd gegund worden, goed te (kunnen) calculeren c.q. in te schrijven. Daarnaast moet de aanbestedende dienst zich zelf natuurlijk ook de (nodige) tijd gunnen. 5. Opstellen van de aanbestedingsdocumenten Tot het opstellen van de aanbestedingsdocumenten wordt ondermeer gerekend: 1. Het definitief opmaken van het beschrijvend document (het op het gewenste detailniveau uitgewerkte PvE, bestek, of Vraagspecificatie etc.) inclusief de juridische en/of aanbestedingsrechtelijke zaken. 2. Het maken van de Aankondigingstekst (bij een openbare procedure) of het maken van de uitnodigingsbrief (bij een onderhandse procedure). 3. Het opstellen van de inschrijvingsbiljetten inclusief eventuele specificatiestaten en/of eventuele inschrijvingsstaten. 4. Het eventueel opstellen van (uiteindelijk door inschrijvers in te vullen) formatverklaringen. 5. Het (eventueel) opstellen van een concept-overeenkomst. 6. Afrondend Uit het vorenstaande volgt dat de voorbereiding van een aanbestedingsprocedure serieus genomen dient te worden en in het voorkomende geval de nodige tijd en moeite met zich mee zal brengen. Zoals in het begin reeds aangehaald, is een goede voorbereiding evenwel het halve werk. De met de voorbereiding gepaard gaande tijd en kosten zullen zich doorgaans dan ook uitbetalen in de vorm van voorspelbare aanbestedings-, gunnings- en contracteringsfasen binnen het aanbestedingsproces. Door een zorgvuldige voorbereiding van de aanbestedingsprocedure wordt immers ruimte en tijd gecreëerd om tot efficiënte en zorgvuldige afwegingen en handelingen in het proces te (kunnen) komen. Hierdoor neemt de kans op een succesvol en gewenst aanbestedingsresultaat aanzienlijk toe en worden tegenvallers (niet-gunnen, afbreken, gerechtelijke procedures) doorgaans tot een minimum beperkt.
1 Besluit van 16 juli 2005, Staatsblad 2005, 408, zoals laatstelijk gewijzigd bij besluit van 7 december 2005, Stb. 2005, 650. Het BAO ziet op de implementatie van de Europese Richtlijn 2004/18/EG. 2 Zie artikel 1 sub h BAO. 3 Zie artikel 1 sub i BAO. 4 Zie artikel 1 sub j BAO. 5 Zie de zogenoemde Kraljic portfolio of Kraljic-matrix (Harvard Business Review, 1983). 6 De aanbesteding van een raamovereenkomst (artikel 32 BAO) kan aangewezen zijn. Elektronisch bestellen (Eprocurement) betreft doorgaans een goede praktische uitvoeringsoptie. 7 Het gebruik van een openbare aanbestedingsprocedure (al dan niet met voorafgaande selectie) kan, voorzover Europees niet reeds verplicht, aangewezen zijn. 8 Bij knelpunt- en/of strategische producten kan het gebruik van een openbare aanbestedingsprocedure met voorafgaande selectie aangewezen zijn. In restrictieve gevallen kan (soms) een onderhandelingsprocedure (zie de artikelen 30 en 31 BAO) aan de orde zijn. Wellicht soms ook een concurrentie-gerichte dialoog (artikel 29 BAO). Een ander specifiek geval betreft de procedure om te komen tot een aannemer voor het ontwerp en bouw van een complex sociale woningen (artikel 34 BAO). 9 Bij nauw verwant meerwerk of extra opdrachten kan de winst overigens soms ook zitten in het inzicht in de differentiële kosten van de leverancier. 10 Regeling van de verhouding tussen opdrachtgever en adviserend ingenieursbureau. 11 De Nieuwe Regeling, Rechtsverhouding opdrachtgever-architect, ingenieur en adviseur. 12 Uniforme Administratieve Voorwaarden 1989. 13 Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contracten 2005. 14 Zie bijvoorbeeld artikel 7 BAO, 30 lid 1 sub a BAO en artikel 56 BAO. 15 Zie voor de Europese drempelbedragen: Artikel 7 BAO en Verordening (EG) Nr. 2081/2005 van de Commissie van 19 december 2005 tot wijziging van de Richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad met betrekking tot hun toepassingsdrempels inzake procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten. 16 Zie artikel 23 BAO. 17 Naast het bevorderen van een open markt, de doelstelling van het (Europese) aanbestedingsrecht. 18 Zie artikel 2 BAO. 19 Zie artikel 44 lid 3 BAO.
20 Zie artikel 54 BAO. 21 Denk bijvoorbeeld bij werken, aan het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005). 22 Zie bijvoorbeeld (Europees), de artikelen 35, 36 en 37 BAO. 23 Voorzover niet elektronisch beschikbaar. 24 Zie bijvoorbeeld (Europees), artikel 39 lid 2 BAO. 25 Zie bijvoorbeeld (Europees), artikel 55 lid 2 BAO. 26 Zie artikel 35 lid 12 BAO. 27 Zie artikel 43 BAO. 28 Zie de artikelen 38 en 39 BAO.