Het nieuwe werken zonder nieuwe kantooromgeving Onderzoek naar het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken

Het nieuwe werken zonder nieuwe kantooromgeving Onderzoek naar het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken Het nieuwe werken zonder nieuwe kantooromgeving Onderzoek naar het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken

Het nieuwe werken zonder nieuwe kantooromgeving Onderzoek naar het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken Nadine Wessels 9 januari 2012 Opleiding Facility Management Hanzehogeschool Groningen 2

In opdracht van Gea Posthumus en Jan Gerard Hoendervanger Kenniscentrum Noorderruimte, Atelier Mens en Omgeving, Onderzoeksprogramma Workspace Design Hanzehogeschool Groningen 3

Management Samenvatting Het nieuwe werken is een breed begrip. In de literatuur zijn vele definities te vinden, een overeenkomst hierin is het samenspel tussen de fysieke, de virtuele en de mentale werkomgeving. Echter is aandacht voor deze drie aspecten nog geen garantie voor een succesvolle implementatie van het nieuwe werken. Een perfecte aanpak voor het nieuwe werken bestaat niet en dit maakt het voor organisaties moeilijk om de juiste keuzes te maken. Hoe weet een organisatie welke keuzes van cruciaal belang zijn voor de implementatie van het nieuwe werken? Dit onderzoek richt zich op het aspect van de fysieke werkomgeving en zal uitsluitsel bieden over het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken. Er is gekozen voor een kwalitatief onderzoek. Er zijn diepte-interviews afgenomen met respondenten uit zeer diverse bedrijven. De respondenten vertegenwoordigen kleine, middelgrote en grote bedrijven. De organisaties bevinden zich in de profit- en non-profit sector. Er zijn vijf face-to-face interviews afgenomen en twaalf telefonische interviews. Daarnaast is er een literatuuronderzoek uitgevoerd. Het uitgangspunt van dit onderzoek is om het belang van veranderingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken te onderzoeken. De hoofdvraag tijdens dit onderzoek is als volgt geformuleerd: In hoeverre zijn veranderingen in de fysieke werkomgeving een kritische succesfactor voor het nieuwe werken? Uit het kwalitatief onderzoek is gebleken dat de uitkomsten op deze hoofdvraag zeer divers zijn. Het is daarom niet mogelijk om een sluitend antwoord te geven op deze vraag. Negen respondenten zijn van mening dat het een succesfactor is, terwijl acht respondenten van mening zijn dat het geen succesfactor is. Ondanks dat er geen sluitend antwoord te geven is op bovenstaande hoofdvraag, kan er wel gesteld worden dat veranderingen in de fysieke werkomgeving een sterke toegevoegde waarde kunnen leveren bij de implementatie van het nieuwe werken. Aanpassingen in de werkomgeving kunnen het acceptatieniveau verhogen, het maakt de verandering naar het nieuwe werken tastbaar en het kan het gemis van een vaste werkplek deels opvangen. Door een inspirerende werkomgeving voelen medewerkers zich prettig op hun werk, ze zijn creatiever en dit komt ten goede van de gepercipieerde arbeidsproductiviteit. Daarnaast is een tevreden medewerker minder vaak ziek en hierdoor daalt het ziekteverzuim. Binnen de drie aspecten bricks, bytes and behaviour, speelt de fysieke werkomgeving een belangrijke rol. Organisaties moeten zich er echter wel van bewust zijn dat de fysieke werkomgeving een middel is om de mentaliteitsverandering te ondersteunen. Uiteindelijk moeten de mensen het doen, zij moeten de wil en de verantwoordelijkheid tonen om te zorgen dat het nieuwe werken succesvol geïmplementeerd wordt. In combinatie met de veranderingen in de fysieke en virtuele omgeving, kan deze mentaliteitsverandering makkelijker bereikt worden, waardoor de implementatie van het nieuwe werken een grotere kans van slagen heeft. 4

Voorwoord Met dit onderzoek rond ik mijn opleiding Facility management af aan de Hanzehogeschool Groningen. Dit onderzoek heeft plaatsgevonden binnen het onderzoeksprogramma Workspace Design van het Kenniscentrum Noorderruimte aan de Hanzehogeschool Groningen. Workspace Design richt zich op vier pijlers namelijk, management en gedrag, de omgeving en het ontwerp en de wisselwerking hierin. Met deze focus ben ik het afstudeertraject ingegaan en ik kwam vrij snel uit bij het nieuwe werken. Er wordt veel gezegd over dit onderwerp, maar in hoeverre wordt dit daadwerkelijk onderzocht? Vanuit mijn persoonlijke interesse voor de wat hardere kant, namelijk de huisvesting zelf, kwam ik uit bij de fysieke werkomgeving. Het viel op dat bij organisaties die zich bezig houden met het nieuwe werken, er vaak aanpassingen in de fysieke werkomgeving worden gedaan. De vraag ontstond in hoeverre deze aanpassingen van belang zijn voor het nieuwe werken. Na wat vooronderzoek bleek er op dit gebied nog relatief weinig onderzocht te zijn en kennisdeling aangaande dit onderwerp is gewenst. Daarom is ervoor gekozen om uit te zoeken of alle tijd, geld en moeite die gestoken wordt in veranderingen in de fysieke werkomgeving wel noodzakelijk is. Dit leidt tot de uiteindelijke vraag of veranderingen in de fysieke werkomgeving een succesfactor zijn voor het nieuwe werken. Verder wil ik graag een aantal personen bedanken die mee hebben geholpen om dit onderzoek tot stand te brengen. Dankzij hun bereidheid en inzet ben ik gekomen tot het product wat nu voor u ligt. Als eerste dank aan mijn opdrachtgevers, Gea Posthumus en Jan Gerard Hoendervanger. Onder andere dankzij hun input gedurende dit gehele onderzoek en de fijne samenwerking, is dit voor mij een goede periode geweest waarin ik veel heb geleerd, hierdoor heb ik een beter product op kunnen leveren. Daarnaast wil ik in het bijzonder mijn twee onderzoekscollega s bedanken, Melvin Mulder en Anton Penninga, dankzij de leuke samenwerking, het geven en ontvangen van feedback en de onderlinge interactie, heb ik veel geleerd en deze periode als zeer prettig ervaren. Ik kijk hier met veel plezier op terug. Als laatste wil ik alle respondenten bedanken die hebben meegewerkt aan dit onderzoek. Ook dank aan de personen uit mijn persoonlijke netwerk die mij hebben geholpen om respondenten te vinden. Groningen, 9 januari 2012 Nadine Wessels 5

Inhoudsopgave Inleiding... 8 2. Vraagstelling... 10 2.1 Centrale onderzoeksvraag... 10 2.2 Subvragen... 10 2.4 Specificatie onderzoeksvraag... 10 3. Methode... 12 3.1 Onderzoekstraject... 12 3.2 Methode van onderzoek... 12 3.3 Literatuuronderzoek... 12 3.4 Kwalitatief onderzoek... 13 3.5 Doelgroep... 13 3.5.1 Soort bedrijf... 13 3.5.2 Geïnterviewde organisaties... 14 3.5.3 Functies... 15 3.6 Benaderen organisaties... 15 3.7 Uitvoering... 16 3.8 Verwerking... 17 4. Literatuuronderzoek... 18 4.1 Organisatie... 18 4.1.1 War for talent... 18 4.1.2 Imago... 19 4.1.3 Identiteit... 19 4.1.4 Productiviteit... 19 4.1.5 Acceptatieniveau... 19 4.1.6 Invloed medewerkers... 19 4.2 Medewerkers... 19 4.2.1 Productiviteit... 20 4.2.2 Creativiteit... 20 4.2.3 Tevredenheid... 20 4.2.4 Acceptatieniveau... 20 4.2.5 Flexibiliteit... 20 4.3 Samenspel... 21 5. Resultaten... 22 5.1 Welke veranderingen hebben bij organisaties in de fysieke omgeving plaatsgevonden voor het nieuwe werken?... 22 5.2 Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken? 23 5.2.1 Effect van aanpassingen... 23 5.2.3 Reden aanpassing... 24 5.2.4 Invloed productiviteit... 25 5.3 In hoeverre ervaren organisaties die het nieuwe werken in de praktijk hebben ingevoerd een verandering in de fysieke werkomgeving als een Kritische succesfactor voor het nieuwe werken?... 26 5.3.1 Belang van aanpassingen... 26 5.3.2 Verantwoording van belang... 26 5.3 Overige resultaten... 28 6. Financiële onderbouwing... 31 6.1 Kosten... 31 6.2 Opbrengsten... 31 7. Conclusie... 33 7.1 Welke veranderingen hebben bij organisaties plaatsgevonden in de fysieke werkomgeving voor het nieuwe werken?... 33 7.2 Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving binnen het nieuwe werken?... 33 7.3 In hoeverre ervaren bedrijven die het nieuwe werken in de praktijk hebben ingevoerd een verandering in de fysieke werkomgeving als een kritische succesfactor voor het nieuwe werken?... 34 6

7.4 hoeverre zijn veranderingen in de fysieke werkomgeving een kritische succesfactor voor het nieuwe werken?... 35 8.Discussie... 36 8.1 Relatie met andere literatuur... 36 8.2 Verbeterpunten... 36 8.3 Mogelijke vervolgonderzoeken... 36 Literatuurlijst en bronvermelding... 38 7

Inleiding Zwemmend in een datarivier met informatie over het nieuwe werken, bijna verdrinkend. Hoe meer men vind, hoe onduidelijker het wordt. Het begrip het nieuwe werken is inmiddels een kapstokbegrip geworden waar veel aan opgehangen wordt. Een aantal definities van het nieuwe werken staan hieronder beschreven: Consultant Bas van de Haterd definieert in zijn boek Werken nieuwe stijl (2010) het nieuwe werken als volgt: Werken nieuwe stijl heeft praktisch gezien drie peilers waar het op leunt: technologie, werkplek en cultuur. Wanneer een organisatie aan de slag gaat met de nieuwe stijl van werken zullen alle drie deze peilers in acht genomen moeten worden. Michel Mooij omschrijft het nieuwe werken op zijn website als volgt: Het nieuwe werken is de manier van werken waarmee de early adopters van de nieuwste (mobiele) communicatieen informatietechnologie, reageren op de nieuwe mogelijkheden (om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken) en de gevolgen, om deze manier van werken in organisaties en hun omgeving te integreren. Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcel Knotter stellen in het boek Het nieuwe werken ontrafeld (2010) dat het nieuwe werken bestaat uit vier deeldisciplines namelijk: tijd- en plaatsonafhankelijk werken (anyplace, anytime), medewerkers sturen op resultaat (manage your own work), vrij toegang hebben tot en gebruik kunnen maken van kennis, ervaringen en ideeën (unlimited access and connectivity) en het creëren van flexibele arbeidsrelaties (my size fits me). Elk van deze definities geven een goede weergave van het begrip het nieuwe werken. Voor de helderheid van dit onderzoek wordt de definitie gehanteerd van Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcel Knotter. Het nieuwe werken is een veel besproken onderwerp waar de afgelopen jaren steeds meer aandacht voor is ontstaan. Een reden hiervoor is dat organisaties zich in een veranderende omgeving bevinden, waarin technologische ontwikkelingen zich steeds sneller opvolgen. Dit maakt een andere manier van werken mogelijk. ICT: Door de ontwikkelingen op ICT gebied is het mogelijk om kennis overal beschikbaar te stellen. Dit betekent dat het werk overal uitgevoerd kan worden en dat een medewerker dus niet meer gebonden is aan zijn werkplek. Bij veel organisaties die overstappen naar het nieuwe werken, wordt er dan ook vaak voor gekozen om hun medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk te laten werken. Ze hoeven dus niet verplicht van negen tot vijf op het kantoor te zijn en kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om thuis te gaan werken. Door de mogelijkheden van ICT is ook een andere manier van samenwerken mogelijk. Door middel van video- conferencing en skype is het mogelijk om grote afstanden te overbruggen en kan er effectiever samengewerkt worden. Mentaliteit: Een nieuwe manier van werken vraagt verder om een nieuwe manier van denken. Dit betekent dat er een mentaliteitsverandering plaats moet vinden bij de organisatie. Daar worden zowel de medewerkers als de managers onder verstaan. 8

Medewerkers krijgen meer vrijheid en flexibiliteit en kunnen hun werk overal uitvoeren, onafhankelijk van de tijd of de plaats. Ze hebben vaak geen eigen werkplek meer en kunnen nu ook buiten het kantoor gaan werken. Met deze verandering moeten ze leren omgaan. Voor de managers betekent dit een nieuwe manier van leidinggeven, waarin het gaat om vertrouwen en sturen op output. De rol verandert van een sturende, naar een coachende rol. Fysiek: Verder ziet men vaak dat organisaties die overgaan naar het nieuwe werken, kiezen voor een aanpassing in de fysieke werkomgeving. Doordat het mogelijk is voor medewerkers om zelf te kiezen waar ze gaan werken, verandert de rol van het kantoor. Er worden activiteitgerelateerde werkplekken gerealiseerd met allerlei verschillende functies, allemaal bedoeld om de medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen in zijn werkzaamheden. Een kant en klaar recept voor een succesvolle invoering van het nieuwe werken is echter niet te vinden. Dit is ook niet mogelijk, aangezien elke organisaties andere doelen en behoeftes heeft. Een standaard voor het nieuwe werken is dan ook niet op te stellen, toch komen vaak dezelfde elementen terug, zo wordt er bij het nieuwe werken vaak drie elementen aangekaart: de bricks, bytes and behaviour. Ook wel bekend als de fysieke, mentale en virtuele omgeving. Als er gekeken wordt naar de fysieke omgeving, is er te zien dat verschillende bedrijven vaak veel investeren in een spectaculaire werkomgeving. Er zijn activiteitgerelateerde werkruimtes, zowel formeel als informeel en er zijn vaak leuke elementen aangebracht, zoals innovatieve zitjes en een aantrekkelijke koffiehoek. Bij Google in Zwitserland hebben ze zelfs een heuse glijbaan geïnstalleerd. Echter door de komst van het nieuwe werken, werken steeds meer medewerkers buiten het kantoor. De vraag ontstaat hoe belangrijk deze werkomgeving nog is. Is het voor een organisatie belangrijk om de huisvesting aan te passen bij de implementatie van het nieuwe werken, of kan het geld beter besteedt worden in een tijd van crisis? In het boek The art of Working (2005) van Erik Veldhoen wordt ingegaan op de manier waarop technologische ontwikkelingen invloed zullen hebben op de werkomgeving. In 1994 vroeg Erik Veldhoen zich al af wat tegenwoordig nog de toegevoegde waarde van een kantoor is in zijn boek Kantoren bestaan niet meer. Het schijnt dat een goede werkomgeving onder andere kan zorgen voor een hogere productiviteit en minder ziekteverzuim. Maar is deze werkomgeving nog wel op het kantoor? Misschien werken medewerkers wel veel liever in de tuin of op de bank. Organisaties moeten zich afvragen of een aanpassing in de werkomgeving van belang is voor een succesvolle implementatie van het nieuwe werken. Het doel van dit onderzoek is om hier meer informatie te verschaffen aangaande de fysieke werkomgeving. Verder geeft het onderzoek antwoord op de vraag in hoeverre veranderingen in de fysieke werkomgeving een succesfactor zijn voor een succesvolle implementatie van het nieuwe werken. 9

2. Vraagstelling In dit hoofdstuk worden de hoofdvraag en deelvragen benoemd met daarnaast een specificatie van de begrippen. 2.1 Centrale onderzoeksvraag In hoeverre zijn veranderingen in de fysieke werkomgeving een kritische succesfactor voor het nieuwe werken? 2.2 Subvragen Welke veranderingen hebben bij organisaties plaatsgevonden in de fysieke werkomgeving voor het nieuwe werken? Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving binnen het nieuwe werken? In hoeverre ervaren bedrijven die het nieuwe werken in de praktijk hebben ingevoerd een verandering in de fysieke werkomgeving als een kritische succesfactor voor het nieuwe werken? 2.3 Doel onderzoek Het doel van dit onderzoek is het verzamelen van kennis in het kader van het onderzoeksprogramma Workspace Design binnen het Kenniscentrum Noorderruimte. Vervolgens zal dit onderzoek ter kennisdeling beschikbaar worden gesteld, aangezien er behoefte bestaat voor het behandelde onderwerp. 2.4 Specificatie onderzoeksvraag Fysieke werkomgeving: De website Encyclo verstaat onder de fysieke werkomgeving: de fysieke omgeving op het werk, met daarin de opstelling van bureaus, verlichting, ventilatie enz. Deze definitie is aardig gedateerd en is volgens Michel Mooij breder, hij stelt namelijk: De fysieke werkomgeving is de ruimte waar de werkzaamheden worden verricht. Dat kan zijn op kantoor, maar evengoed, op een bankje op het station, in de trein, thuis, of waar dan ook. Een deel van die omgeving heeft de organisatie zelf onder controle en een deel bevindt zich in de openbare omgeving. De fysieke omgeving is dus niet de omgeving van informatiesystemen. De TU Delft sluit hierbij aan met een gelijksoortige definitie: De werkplek is elke locatie, binnen of buiten, waar een werknemer de werkzaamheden uitoefent in opdracht van zijn leidinggevende. Dit onderzoek richt zich uitsluitend op de kantoorgebonden fysieke werkomgeving, aanpassingen in andere werkomgevingen waar de organisatie geen controle over heeft, worden niet meegenomen. 10

Kritische Succes Factor: Door de literatuur wordt gesteld: Factoren waarvan het slagen of mislukken van een activiteit of onderneming vanaf hangt. KSF hebben meestal betrekking op kwaliteit, prijs, benodigde levertijd, e.d. In dit geval heeft het betrekking op het slagen of mislukken van de implementatie van het nieuwe werken. (Bron: Wikipedia, Taaladvies en Encyclo) Het nieuwe werken: Tijdens dit onderzoek is de definitie van Baane, Houtkamp en Knotter (2006) aangehouden. Zij stellen dat het nieuwe werken bestaat uit vier deeldisciplines: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, creëren van flexibele arbeidsrelaties, volledige toegang tot kennis en ervaringen en medewerkers sturen op resultaat. Veranderingen: Veranderingen in de fysieke werkomgeving hebben betrekking op veranderingen in de huisvesting binnen een kantoorgebouw van een organisatie. 11

3. Methode In dit hoofdstuk wordt de methode van onderzoek beschreven en verantwoord. Er is gekozen voor kwalitatief onderzoek, in combinatie met literatuuronderzoek. Dit zal hieronder verder toegelicht worden. 3.1 Onderzoekstraject Het onderzoekstraject is gestart met een oriënterende periode. In deze periode van vijf weken is het onderzoeksonderwerp bepaald. Dit onderwerp is ontstaan door middel van het uitvoeren van literatuuronderzoek, informatievergaring door middel van congressen en seminars en gesprekken met ervaringsdeskundigen. Na deze periode is het definitieve onderwerp vastgesteld en is het onderzoeksvoorstel opgeleverd. 3.2 Methode van onderzoek De methode die is uitgekozen voor dit onderzoek, is een kwalitatief onderzoek in combinatie met een literatuuronderzoek. De combinatie van een literatuuronderzoek en een kwalitatief onderzoek zorgt voor resultaten voortkomend uit de praktijk, die vervolgens aangevuld kunnen worden met informatie uit de literatuur, wat de validiteit vergroot. Daarnaast wordt voor kwalitatief onderzoek gekozen, omdat dit een verkennend onderzoek is. Door het deels- gestructureerde interview is het mogelijk om precieze en diepgaande informatie te vergaren. Het onderzoek wil uitwijzen in hoeverre veranderingen in de werkomgeving een succesfactor zijn, dit wordt onderzocht door middel van diepte- interviews. Door het houden van interviews met personen uit organisaties die veranderingen in de werkomgeving hebben ervaren, zijn antwoorden verkregen op de centrale vraag. Daarnaast is het literatuuronderzoek van belang om te kijken in hoeverre resultaten uit de literatuur overeenkomen met de resultaten uit het kwalitatief onderzoek, of juist verschillen. 3.3 Literatuuronderzoek Tijdens het literatuuronderzoek is er getracht om op een brede wijze informatie te vergaren. Ten eerste is de informatie vergaard via verschillende boeken, die grotendeels betrekking hebben op het nieuwe werken. Een paar voorbeelden hiervan zijn: Ruimte voor het nieuwe werken (2009) door Michel Mooij, Het nieuwe werken ontrafeld (2010) door Baane R. Houtkamp. P en Knotter M, (2010) en The art of working (2008) door E. Veldoen. Daarnaast zijn er verschillende vakbladen gebruikt, vooral op het gebied van Facility Management. Een aantal voorbeelden hiervan zijn: Facility Management Magazine, Facility Management Nederland en Facilitair en gebouwbeheer. Er is veelvuldig gebruik gemaakt van het internet tijdens het literatuuronderzoek. Via kennisbanken zoals de HBO Kennisbank en de digitale bibliotheek van de RUG zijn verschillende onderzoeken gebruikt als achtergrond voor dit onderzoek. Binnen deze kennisbanken zijn een aantal databases gebruikt, waaronder Picarta, Ebsohostcomplete en Thesaurius. Verder zijn door het Center for People and Buildings verschillende onderzoeken op het gebied van kantooromgevingen beschikbaar gesteld. 12

Via Google en Google Scholar zijn verschillende zoektermen gebruikt om informatie te vergaren, een paar voorbeelden hiervan zijn: fysieke werkomgeving, het nieuwe werken en invloed werkomgeving. Tenslotte is er literatuur beschikbaar gesteld door het Kenniscentrum Noorderruimte, waaronder De breinwerker (2009). 3.4 Kwalitatief onderzoek Er wordt gekozen voor het houden van diepte- interviews die deels gestructureerd zijn. De interviews worden opgedeeld in drie onderdelen, namelijk: Het nieuwe werken, de fysieke werkomgeving en de eigen fysieke werkomgeving. Op deze manier wordt er op een gestructureerde manier informatie vergaard. Binnen deze onderwerpen zijn een aantal vaste vragen opgesteld, maar binnen het interview is ruimte voor extra vragen. Er zijn zeventien interviews afgenomen bij bedrijven gepositioneerd in heel Nederland en één organisatie uit België. Er zijn vijf face-to-face interviews afgenomen, in lengte variërend van 40 minuten tot anderhalf uur en twaalf telefonische interviews, in lengte variërend van 25 minuten tot 45 minuten. De voorkeur lag bij face-to-face interviews, maar vanwege de tijdspanne en de soms lange reistijd is er voor gekozen om te volstaan met een aantal telefonische interviews. 3.5 Doelgroep De doelgroep zijn organisaties die het nieuwe werken (deels) hebben geïmplementeerd of adviesbureaus met kennis aangaande het nieuwe werken. Tijdens dit onderzoek zijn er zeventien interviews afgenomen uit zeer diverse organisaties. De respondenten werken bij organisaties die op verschillende tijden zijn begonnen met het nieuwe werken. Door de grote variëteit aan jaartallen wordt aangetoond dat de antwoorden niet afhankelijk zijn van de fase waarin het nieuwe werken zich bevind. De organisaties zijn in contact gekomen met het nieuwe werken tussen 1995 en 2010. 3.5.1 Soort bedrijf Er zijn respondenten van verschillende soorten organisaties geïnterviewd, deze zijn onder te verdelen in een aantal groepen namelijk: Klein bedrijf: tot 25 personen Middelgroot bedrijf: 25 tot 250 personen Groot bedrijf: 250 of meer personen Er zijn zes respondenten van kleine bedrijven geïnterviewd, vier respondenten van een middelgroot bedrijf en zeven respondenten van een groot bedrijf. Binnen het groot bedrijf vallen twee overheidsorganisaties. Hun bevindingen worden apart vermeld. Binnen het middelbedrijf bevinden zich twee adviesbureaus en binnen het klein bedrijf bevinden zich vijf adviesbureaus. De respondenten van adviesbureau vertellen over hun eigen ervaringen en wat ze zien bij andere organisaties. Drie van deze adviesbureaus hebben geen kantoor en bevinden zich binnen het klein bedrijf. Er is voor deze indeling gekozen om inzichtelijk te krijgen of antwoorden van deze organisaties uiteen zouden lopen. 13

3.5.2 Geïnterviewde organisaties De geïnterviewde organisaties zijn divers, zowel in grootte als in core business. Hieronder worden deze bedrijven benoemd en wordt de core business beschreven. Groot bedrijf: Essent: Dit is een energiebedrijf dat gas, elektriciteit, warmte en energiediensten levert aan consumenten en bedrijven. Schiphol: Deze organisatie bestaat uit het Eviation- en non Eviaton deel, het non Eviation deel bestaat real estate, winkeltjes, horeca, waar Schiphol acteert als bedrijf. Achmea: Dit is de grootste verzekeringsmaatschappij van Nederland. Tennet: Dit is een landelijke netwerkbeheerder voor hoogspanning, het verzorgen van alle losse kabels en leidingen, inclusief alle stations. Verder verzorgt Tennet het transport van energiecentrales, ook bij commerciële organisaties zoals Enexis. Waarvan twee overheidsorganisaties: Belastingsdienst: Deze organisatie houdt zich bezig met de inning en heffing van belastingen. AgentschapNL: Een agentschap is een zelfstandig onderdeel van een ministerie. Een agentschap heeft een eigen directie en een eigen winst- en verliesrekening. AgentschapNL is een fusie van meerdere agentschappen van ministeries. Middelgroot bedrijf: Draaijer en Partners Groningen: Dit is een adviesbureau op het gebied van huisvestingsadvies en managementdiensten. Dit geldt voor zowel verbouw, als nieuwbouw. Draaijer en Partners Bunnik: Idem als bovenstaande uitleg. Drentea: Dit is een organisatie met dienstverlening op het gebied van kantoormeubelen, echter bieden zijn een breed scala aan diensten aan namelijk: Huisvestingadvies, conceptontwikkeling, interieurarchitectuur, custom made projectmanagement, productie en realisatie. Aurelium Club: Deze organisatie levert, optimaliseert en onderhoudt de ICTinfrastructuur. Klein bedrijf: Proven Workspace: Dit is een huisvestingsadviesbureau moet een sterke focus op het nieuwe werken. PMTD: Dit is een organisatie die zich richt op projectmanagement en adviesorganisatie. Hier vallen vraagstukken onder op het gebied van organisatie, proces en ICT. Were2: Dit is een adviesbureau op het gebied van strategische veranderingen binnen organisaties. Wortell: Deze organisatie bieden brede pakketten aan op het gebied van Microsoft oplossingen. Het menselijk proces staat hierin centraal. Verder met een sterke focus op het nieuwe werken.. YNNO: Adviesbureau gericht op nieuwe manieren van werken, 14

3.5.3 Functies Er zijn respondenten geïnterviewd uit diverse organisaties, met diverse functies. 1. Hoofd Corporate Real Estate en FM 2. Projectmanager Group Facility Services 3. Manager Facilitaire zaken, Programmamanager 4. Portfoliomanager Real Estate 5. Centrum Facilitaire Dienstverlening, beleidsadviseur het nieuwe werken 6. Interim P&O adviseur 7. Lid managementteam, conversation manager 8. Drie maal Huisvestingsadviseur 9. Key account manager 10. Manager Vastgoed en Gebiedsontwikkeling 11. Account manager 12. Vier maal Directeur 3.6 Benaderen organisaties De eerste stap was het benaderen van organisaties naar aanleiding van contacten die waren opgedaan tijdens de bezochte congressen en seminars in het kader van het nieuwe werken. Vijf van de vijftien benaderde personen waren bereid om mee te werken aan een interview. Daarnaast is er gezocht binnen het persoonlijke netwerk en daaruit zijn drie reacties voortgekomen. Verder zijn er meerdere discussies uitgezet in verschillende digitale groepen door middel van social media. Specifiek is er gebruik gemaakt van LinkedIn, Facebook en Twitter. Uit Facebook en Twitter zijn geen reacties naar voren gekomen, maar vanuit LinkedIn zijn vijf respondenten van organisaties gevonden die bereid waren tot een interview. Via hetnieuwewerkenblog.nl zijn tien personen benaderd en er zijn vier respondenten die bereid waren tot een interview. De organisaties die gevonden zijn naar aanleiding van de bezochte congressen en seminars zijn benaderd via de e-mailadressen die ter beschikking waren gesteld tijdens de congressen en seminars. De organisaties uit het persoonlijke netwerk zijn benaderd via de e-mail, of via de telefoon. Via LinkedIn zijn een aantal discussies uitgezet binnen groepen die betrekking hebben op dit onderzoek. Denk hierbij aan groepen aangaande het nieuwe werken en organisaties die opereren op het gebied van Human Resource Management.(HRM) Hieruit zijn een vijftal reacties voortgekomen. De vraag die onder andere werd uitgezet was: Op zoek naar organisaties waar het nieuwe werken is geïmplementeerd, wie is bereid om mee te werken met een onderzoek over de fysieke werkomgeving en een aantal vragen te beantwoorden van ongeveer een half uur. Medewerking zou enorm gewaardeerd worden. Het viertal respondenten die benaderd zijn via hetnieuwewerkenblog.nl konden benaderd worden omdat het e-mailadres genoemd was op de site. Op het moment dat er een reactie kwam van de benaderde personen, werd het contact voortgezet via de e-mail, echter gaven enkele respondenten aan om liever telefonisch een afspraak te maken. 15

Tijdens het tweede contactmoment, werd de respondent hartelijk bedankt voor zijn of haar bereidheid. Verder werd er informatie over het onderwerp gegeven en werd vermeld dat het interview ongeveer een half uur zou duren. Daarna werd gevraagd welke datum zou schikken. Ook werd er gevraagd of de respondenten de interviewvragen vast wilden ontvangen. Deze lijst is niet heel strak aangehouden, maar zo hadden de respondenten een idee over wat er gevraagd zou worden. Aan het einde van het gesprek werd de respondent nogmaals bedankt voor zijn medewerking. 3.7 Uitvoering Aan het begin van zowel de face-to-face interviews, als bij de telefonische interviews is duidelijk gemaakt dat de interviewer anoniem blijft en wordt toestemming gevraagd om het gesprek op te nemen. Het gesprek wordt opgenomen zodat bij de verwerking geen essentiële informatie gemist kan worden. Er is getracht de vragen zo neutraal en objectief mogelijk te stellen, zodat de geïnterviewde niet gestuurd wordt. De toon van het gesprek was neutraal en rustig, verder is er veel gebruik gemaakt van open vragen. Daarnaast werd bij de face-to-face interviews door middel van non- verbale communicatie overgebracht dat de interviewer interesse had in wat de geïnterviewde vertelde. Bij de telefonische interview mist de non verbale communicatie en dit is opgevangen door het extra benadrukken van verbale uitdrukkingen. Bijvoorbeeld een instemmende ja, of een klein lachje, om zo aan de respondent te laten weten dat de interviewer interesse heeft in het verhaal. Er is hoofdzakelijk gebruik gemaakt van open vragen om een vertekend beeld te voorkomen. Tijdens de interviews is gecontroleerd of de interviewer en de geïnterviewde op één lijn zaten aangaande terminologie. Specifiek aangaande de begrippen: het nieuwe werken en de fysieke werkomgeving. De gesprekken verliepen vriendelijk en de interviewer kreeg het gevoel dat de respondenten open waren in hun antwoorden. Hierdoor kan aangenomen worden dat de respondenten eerlijk waren in hun antwoorden en hierin niet werden belemmerd, bijvoorbeeld door de organisatie. Na het stellen van de vragen werd de geïnterviewde hartelijk bedankt. Er is gevraagd aan alle respondenten of ze graag het uitgeschreven interview wilden ontvangen. Één respondent heeft aangegeven dat deze graag het uitgeschreven interview ontvangt om eventuele misvattingen te voorkomen. Verder werd gevraagd of de respondenten het onderzoek wilden ontvangen en werd verteld wanneer ze weer benaderd zullen worden. Na de interviews hebben alle respondenten het uitgeschreven interview ontvangen. Het eerste interview dat gehouden is, was een telefonisch interview. Dit was afkomstig uit een persoonlijk netwerk en was geschikt voor een eerste interview. Na dit interview is gebleken dat opgepast moet worden dat de grens tussen samenvatten en sturen niet overschreden wordt. Daarnaast zijn een aantal vragen verduidelijkt. Grotendeels de opzet hetzelfde gebleven. De rest van de interviews waren hierdoor van betere kwaliteit en eventuele valkuilen zijn hierdoor voorkomen. 16

3.8 Verwerking Tijdens de verwerking is gebruik gemaakt van een factoranalyse. Van alle interviews zijn transcripten gemaakt. Vervolgens zijn van deze gesprekken samenvattingen geformuleerd met daarin de belangrijkste hoofdpunten. Deze samenvattingen zijn vervolgens gelabeld en opgedeeld in verschillende groepen. De overige resultaten, quotes en opmerkingen zijn in een apart bestand opgeslagen. De volgende stap was om de resultaten te koppelen aan de deelvragen, zoals weergegeven. Er is voor gekozen om de antwoorden op te delen in vier groepen, namelijk het kleinbedrijf, middelgroot bedrijf, groot bedrijf en overheidsinstanties. Er is voor gekozen om een student ditzelfde proces te laten doorlopen, alleen dan met één interview. Deze student kwam tot dezelfde uitkomst. Tijdens de verwerking zijn verder alle uitgeschreven interviews ter verificatie opgestuurd naar de respondenten om uit te sluiten dat antwoorden onjuist zijn verwerkt, of verkeerd zijn opgevat. Er is één respondent die opmerkte dat één uitspraak niet juist omschreven was. Dit is vervolgens aangepast. 17

4. Literatuuronderzoek In dit hoofdstuk zal een antwoord gegeven worden op onderstaande deelvraag, dit antwoord is verkregen door middel van literatuuronderzoek. In het volgende hoofdstuk zal deze vraag verder beantwoord worden middels de uitkomsten van de interviews. Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken? In de literatuur zijn vele voorbeelden te vinden waarin de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving worden beschreven. Vooral ervaringsdeskundigen zijn het vaak eens over de mogelijkheden die aanpassingen in de werkomgeving kunnen bieden. Zo geeft Michel Mooij in zijn boek Ruimte voor het nieuwe werken (2009) meerdere voorbeelden van voordelen die de werkomgeving kan bieden. Er zijn meerdere boeken waarin beschreven staat wat de kracht van de werkomgeving kan zijn, een paar voorbeelden zijn: - Het nieuwe werken ontrafeld (2010) door Baane R. Houtkamp P. en Knotter M. - Aan de slag met het nieuwe werken (2010) door Bijl D. - The art of working (2008) door Veldhoen E. De website hetnieuwewerkenblog.nl bezit meer dan duizend artikelen van ervaringsdeskundigen waar meerdere malen de toegevoegde waarde van de fysieke werkomgeving wordt genoemd. Er zijn een aantal toegevoegde waardes die aan de orde komen in de literatuur. Deze worden in de volgende paragraven benoemd. Deze paragraven zijn opgedeeld in de toegevoegde waarde in de werkomgeving voor organisaties en de toegevoegde waarde in de werkomgeving voor medewerkers. 4.1 Organisatie Hieronder zullen de toegevoegde waardes genoemd worden die betrekking hebben op de organisatie. 4.1.1 War for talent Organisaties kampen met een toekomstige krapte op de arbeidsmarkt. Dit heeft als gevolg dat organisaties harder moeten werken om hun medewerkers aan te trekken en te behouden. In een artikel uit FMM door Eliza van den Anker (2011), wordt dit ook wel the war for talent genoemd. Dit kan soms een reden zijn voor organisaties om over te stappen naar het nieuwe werken en in een onderzoek van Alliance for Work-Life Progress-AWLP (2011) wordt zelfs gesteld dat het bieden van flexibel werken cruciaal is om toptalent aan te trekken en te behouden. Het artikel van Eliza van den Anker stelt dat het managen van de facilities een belangrijk onderdeel is om the war for talent te winnen. Een goede ondersteuning in de werkomgeving kan er voor zorgen dat medewerkers eerder geneigd zijn om te blijven en nieuwe werknemers zullen aangetrokken worden door de nieuwe werkomgeving. 18

4.1.2 Imago Verder kan een aangepaste werkomgeving invloed hebben op het imago, zoals wordt gesteld in een artikel door Alex Vermeule over Swung House(2006). Op het moment dat een organisatie er voor kiest om zijn werkomgeving aan te passen, kan dit ten goede komen van het imago. 4.1.3 Identiteit Ook bepaalt de inrichting de identiteit van de organisatie en medewerkers moeten zich hiermee kunnen identificeren, als hier een discrepantie ontstaat, kunnen aanpassingen in de werkomgeving ervoor zorgen dat medewerkers zich beter identificeren met de organisatie en dit komt ten goede van de arbeidstevredenheid. Aldus Jolanda H. van der Ende (2009). 4.1.4 Productiviteit Een actueel aandachtspunt, is de productiviteit van medewerkers. Organisaties trachten om een zo hoog mogelijke productiviteit te realiseren, om zo te kunnen zorgen voor een goed bedrijfsresultaat. De productiviteit is van meerdere onderdelen afhankelijk, waaronder een aanpassing in de werkomgeving. In een onderzoek van het CFBP door Maartje Maarleveld en Iris de Been (2011), wordt gesteld dat een goede werkomgeving voor 56 procent verantwoordelijk is voor de gepercipieerde arbeidsproductiviteit. Ook Erik van Loo (2009) stelt dat een goede werkomgeving een positief effect heeft op de arbeidsproductiviteit. Er bestaat er nog enige onduidelijkheid over in hoeverre de huisvesting bijdraagt aan een productieve medewerker. Echter kan er voorzichtig gesteld worden dat een goede huisvesting ten goede komt van de productiviteit. 4.1.5 Acceptatieniveau Het nieuwe werken is een organisatieverandering, zoals ook gesteld wordt in een artikel van Erik van de Loo (2010). Voor medewerkers is een organisatieverandering nooit iets waar ze op zitten te wachten, ze zullen weerstand vertonen en blijven het liefst op hun eigen manier werken. Een aanpassing in de werkomgeving kan er echter voor zorgen dat het idee meer tastbaar wordt voor de medewerkers en dat kan het acceptatieniveau verhogen. Het kan een sterke katalysator zijn om het nieuwe werken te implementeren en om een cultuurverandering te genereren. Door het creëren van flexplekken, laat een organisatie aan zijn medewerkers zien dat het toegestaan is om bijvoorbeeld thuis te gaan werken. Dit wordt o.a. gesteld in Het nieuwe werken ontrafeld (2010). 4.1.6 Invloed medewerkers Een goede medewerker is het belangrijkste bezit van een organisatie. Een organisatie zal trachten zijn medewerkers tevreden te houden en als aanpassingen in de fysieke werkomgeving hierbij een bijdrage kunnen leveren, kan dit meerdere voordelen opleveren. In de volgende paragraaf zal de toegevoegde waarde van de fysieke werkomgeving beschreven worden vanuit het perspectief van de medewerker. 4.2 Medewerkers Een aanpassing in de fysieke werkomgeving kan niet alleen toegevoegde waarde leveren voor de organisatie, maar ook voor zijn medewerkers. 19

4.2.1 Productiviteit Zoals in paragraaf 4.1.4 wordt gesteld, kan een goede werkomgeving leiden tot een hogere productiviteit. Dit is niet alleen goed voor de organisatie, maar ook zeker voor de medewerkers. Medewerkers zijn productief als ze efficiënt kunnen werken en de werkomgeving goed past bij de voorkeuren en wensen van de medewerkers en hun werkzaamheden Aldus een bron van de website CFPB (2011). Bij een hoge productiviteit voelen medewerkers zich zeker van zichzelf en leveren werk af waar ze trots op zijn. Als de hogere productiviteit erkend wordt door de organisatie, zal de eigenwaarde van de medewerkers verder stijgen en voelen ze zich gewaardeerd op de werkplek. 4.2.2 Creativiteit In een onderzoek door Van Ree (2002) is te zien dat de werkomgeving invloed heeft op de creativiteit. Volgens Csikzentmyhalyi (1997) is de mens creatiever in een ruimte waarin nieuwe prikkels ervaren worden. Ook worden er de laatste tijd diverse onderzoeken uitgevoerd op het gebied van het effect van kleuren op de productiviteit en de creativiteit. Het blijkt dat de huisvesting en het gebruik van bepaalde kleuren hier daadwerkelijk invloed op hebben. 4.2.3 Tevredenheid Op het moment dat medewerkers zich bevinden in een aantrekkelijk werkomgeving, zal de tevredenheid van de medewerkers stijgen. Op de website van CFPB (2011) wordt in een onderzoek beschreven dat er een aantal aspecten te noemen zijn in de werkomgeving, die een positief effect heeft op de tevredenheid van de medewerkers: - Een goede ICT infrastructuur en goede faciliteiten - Een aantrekkelijke inrichting en vormgeving van het gebouw - Goed gebruik van kleur, licht, vorm materiaal daglicht en dergelijke - Een aantrekkelijk binnenklimaat 4.2.4 Acceptatieniveau Het acceptatieniveau wordt al eerder genoemd in paragraaf 4.1.5 en daar wordt gesteld dat het acceptatieniveau stijgt op het moment dat er aanpassingen in de werkomgeving worden gedaan bij een stap naar het nieuwe werken. Hier hebben de medewerkers baat bij, want een organisatieverandering kan voor medewerkers zeer stressvol zijn. Dik Bijl (2010) en Baane R. Houtkamp P. en Knotter M. (2006) zien ook het voordeel in van een aanpassing in de werkomgeving. Het maakt een verandering tastbaar en het verhoogd het acceptatieniveau. 4.2.5 Flexibiliteit Door een aanpassing in de fysieke werkomgeving in de stijl van het nieuwe werken worden er vaak flexplekken geïntroduceerd. Dit maakt het voor medewerkers mogelijk om te werken waar ze maar willen. Door activiteitgerelateerde werkplekken waar medewerkers zich zowel kunnen concentreren, als sociaal contact zoeken, worden medewerkers flexibeler. Hierdoor kunnen medewerkers hun werk effectiever uitvoeren en dit heeft een positief effect op de tevredenheid van medewerkers zoals te zien in het onderzoek van CFPB (2011). 20

Daarnaast is het vaak mogelijk om ook buiten het kantoor te werken, bijvoorbeeld thuis. Vaak zijn medewerkers daardoor ook niet meer gebonden aan vaste werktijden. Dit vergroot de flexibiliteit en zorgt voor een betere balans tussen werk en privé. 4.3 Samenspel Zoals in voorgaande paragraven te zien is, zijn er veel onderzoeken die onderbouwen in welke opzichten aanpassingen in de fysieke werkomgeving kunnen zorgen voor toegevoegde waarde. Een aandachtspunt is echter wel dat deze voordelen vaak een samenspel zijn met andere aspecten. De productiviteit, of het acceptatieniveau bijvoorbeeld, is niet alleen afhankelijk van een aanpassing in de fysieke werkomgeving. Aanpassingen in de fysieke werkomgeving kunnen op meerdere manieren toegevoegde waarde leveren voor het nieuwe werken. Echter moeten ook de andere aspecten meegenomen worden om te zorgen voor een goede implementatie van het nieuwe werken. Er moet een samenspel zijn tussen de fysieke, mentale en virtuele omgeving, zoals gesteld wordt door Dik Bijl (2010) en Baane R. Houtkamp P. en Knotter M. (2006) Als deze drie aspecten in acht genomen worden, zal de fysieke werkomgeving de grootste toegevoegde waarde kunnen leveren voor organisatie bij de implementatie het nieuwe werken. 21

5. Resultaten In dit hoofdstuk zullen de resultaten uit de interviews benoemd worden. De resultaten staan per deelvraag beschreven. 5.1 Welke veranderingen hebben bij organisaties in de fysieke omgeving plaatsgevonden voor het nieuwe werken? De informatie die vergaard is uit de interviews heeft een variëteit aan fysieke aanpassingen opgeleverd. Deze staan hieronder in een tabel beschreven met daarnaast een splitsing in genoemde aanpassingen door overheidsinstanties, grote bedrijven, middelgrote bedrijven en kleine bedrijven. In de tabel is verder te zien hoe vaak een bepaalde aanpassing genoemd is. Er is aan de respondenten gevraagd wat voor aanpassingen te zien zijn bij externen en/of bij hun eigen organisatie. Hieronder zijn de genoemde aanpassingen te zien. Dit zijn echter de aanpassingen die specifiek genoemd zijn. Mits een aanpassing niet genoemd is, betekent dit niet dat deze aanpassing niet heeft plaatsgevonden binnen de desbetreffende organisaties. Zo is bijvoorbeeld de grand café setting in de tabel slechts één maal genoemd, dit wil echter niet zeggen dat dit niet bij meer organisaties aanwezig is. Deze is specifiek door een bepaalde respondent genoemd. De tabel moet gezien worden als een overzicht van soorten aanpassingen. Fysieke aanpassingen Groot bedrijf Overheidsinstanties Middelgroot bedrijf Kleinbedrijf Totaal 1.Wanden geopend xx x x xxxx 8 2.Varieteit in werkruimtes xxxx xx xxx xxxxxx 15 3.Overlegplekken xx x xxx xxx 9 4.Vergaderruimtes x x xx 4 5.Concentratieplekken xx x xxx 6 6. Verschillende zitjes xx x xx 5 7. Pantry x x 2 8. Sta-tafels x 1 9. Tv of Xbox, iets leuks x xx 3 10. Flexplekken xxx xx xxx xxx 11 11. Dubbele bureaus x x 2 12. Activiteit gerelateerde plekken x xx 3 13. Semivaste plekken x 1 14. Koffiehoeken x x x 3 15. Gespecialiseerde ruimtes x x 2 16. Grand café setting x 1 17. Plek voor klanten x x 2 18. Veel gewerkt met glas xx 2 Zoals te zien is in de tabel worden door de respondenten de variëteit in werkruimtes en de flexplekken het meeste genoemd, namelijk vijftien en elf keer. Daarna worden de overleg ruimtes en geopende wanden het meeste genoemd, namelijk negen en zeven keer. 22

De vergaderruimtes en concentratiewerkplekken worden vijf en zes keer genoemd en de vergaderruimtes vier keer. De rest van de aanpassingen worden een paar keer genoemd. 5.2 Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken? Uit de interviews kwamen een aantal zaken naar voren. De vragen met de daarbij horende uitkomsten staan per paragraaf beschreven. 5.2.1 Effect van aanpassingen De vraag werd gesteld of aanpassingen in de werkomgeving mogelijk effect kunnen hebben op de implementatie van het nieuwe werken. Twaalf respondenten zijn van mening dat de aanpassingen in de fysieke werkomgeving inderdaad effect hebben op de implementatie van het nieuwe werken. Deze respondenten vertegenwoordigen organisaties uit het klein, middelgroot en groot bedrijf, waarvan twee overheidsorganisaties. Daarentegen stellen twee respondenten uit kleine organisaties dat het geen effect heeft op de implementatie. Het nieuwe werken doe je zelf en of je nou op een krukje zit, of op een super-de-luxe stoel, je kunt precies hetzelfde qua techniek. Het ligt niet zozeer aan de fysieke werkplek. Aldus een respondent van Wortell. Verder wordt er door twee respondenten uit grote organisaties voorzichtig gesteld dat aanpassingen mogelijk effect zouden kunnen hebben bij de implementatie van het nieuwe werken. 5.2.2 Reden van het effect De volgende vraag werd gesteld aan de respondenten die van mening waren dat het effect had, of zou kunnen hebben. Er werd gevraagd waarom de respondenten van mening zijn dat het effect heeft op de implementatie van het nieuwe werken. Er werden een aantal redenen genoemd, waarvan sommige redenen meerdere malen zijn genoemd. Deze zijn te vinden in de tabel op de volgende pagina. 23

Reden effect van aanpassingen in de fysieke werkomgeving Groot bedrijf Overheidsinstanties Middelgroot bedrijf Kleinbedrijf Totaal 1.Als je iets afneemt, moet je iets terug geven 2.Moet een samenspel zijn van ICT en het mentale aspect 3.Zonder aanpassingen gaan mensen niet thuiswerken Er worden een tiental redenen aangedragen waarom aanpassingen effect hebben op de implementatie van het nieuwe werken. Daarvan worden de meeste redenen een aantal keer benoemd. Opvallend is dat punt negen: Invoering van het nieuwe werken wordt gemakkelijker zes keer worden genoemd. Door aanpassingen te doen en te zeggen gij zult flexen, komen mensen uit hun oude gewoontes en dan maak je echt een slag! Aldus een respondent uit het grootbedrijf. De rest van de aanpassingen worden één, twee, of drie keer genoemd. Een respondent van het kleinbedrijf is van mening dat de aanpassingen effect hebben op de resultaten die geboekt worden: Je ziet wat traditionele ruimtes en daar komen heel andere dingen uit zo n brainstormsessie dan mensen in een wat creatievere ruimte. Dus er zit enorm veel effect tussen werkomgeving en hoe mensen zich gaan gedragen. 5.2.3 Reden aanpassing x x x 3 x xx 3 x 1 4.Kantoor wordt ontmoetingsplaats x x 2 5.Het nieuwe werken is niet voor x x 2 iedereen, moet je wel willen dwingen? 6. Beter voor communicatie en x x 2 kennisdeling 7. Organisatie wordt informeler x 1 8. Zorgt voor activiteit gerelateerd x x 2 werken 9. Invoering HNW wordt xx x xxx 6 gemakkelijker 10. Andere resultaten worden geboekt in verschillende ruimtes x 1 De volgende vraag die gesteld is aan de respondenten, is waarom organisaties kiezen voor bovengenoemde aanpassingen. Er zijn een zestal redenen genoemd die hieronder zullen worden benoemd. Vanwege aankomende groei Het kantoor wordt een ontmoetingsplaats Het kantoor moet toekomstbestendig zijn Als je iets afneemt, moet je iets terug geven Om activiteitgerelateerd werken mogelijk te maken Het maakt de invoering van het nieuwe werken gemakkelijker 24

Punt drie, waarin beschreven staat dat het kantoor toekomstbestendig moet zijn, wordt drie maal genoemd. Daarnaast wordt punt zes: Invoering van het nieuwe werken wordt makkelijker, vier maal genoemd. De overige punten worden één of twee keer genoemd. De respondenten van grote bedrijven hebben gekozen voor aanpassingen in de fysieke werkomgeving vanwege aankomende of mogelijke groei in de toekomst. Ten tweede, omdat ze de trend zien dat de het kantoor een ontmoetingsplaats wordt. Ten derde, omdat ze willen dat het kantoor toekomstbestendig is. Als laatste, omdat ze van mening zijn dat als je mensen hun vertrouwde werkomgeving afneemt, dat je ook iets terug moet geven. De respondenten zijn van mening dat door deze aanpassingen de medewerkers makkelijker kunnen wennen aan een nieuwe situatie en minder het gevoel ervaren dat ze beroofd worden van hun vaste werkplekken. Door de fysieke aanpassingen zal het acceptatieniveau stijgen. Een respondent van een overheidsinstelling noemt dat ze graag een toekomstbestendig kantoor willen bezitten, vanwege de snel opvolgende veranderingen in de maatschappij. Verder wordt er als reden genoemd, dat ze over willen gaan naar activiteitgerelateerd werken. Om dit te realiseren zijn in hun mening aanpassingen in de fysieke werkomgeving nodig. De respondenten van de middelgrote bedrijven, geven een drietal redenen aan waarom er gekozen is voor aanpassingen in de werkomgeving: Één van de respondenten geeft evenals de respondent van een groot bedrijf aan, dat op het moment de organisatie iets afneemt, dat er dan ook iets moet worden teruggegeven. Daarnaast wordt gesteld dat het de invoering van het nieuwe werken gemakkelijker maakt en dat de aanpassingen nodig zijn om activiteitgerelateerd werken te realiseren. Drie respondenten uit het klein bedrijf stellen dat de aanpassingen uitgevoerd zijn, omdat het de invoering van het nieuwe werken mogelijk maakt. Bij verandering gaat het naast woorden om daden, woorden zijn soms makkelijk, maar de fysieke werkplek is dé plek om de daden te laten zien. Aldus een respondent van Were2. Één respondent stelt dat aanpassingen nodig zijn om het kantoor toekomstbestendig te maken. 5.2.4 Invloed productiviteit Aan de respondenten is gevraagd of de productiviteit zou dalen op het moment dat je nieuw gaat werken in de oude werkomgeving. Vier respondenten uit alle sectoren zijn van mening dat het een negatief effect zou hebben op de productiviteit. Daarentegen stellen drie respondenten, waarvan twee uit een klein bedrijf en één uit het groot bedrijf, dat het niets uitmaakt. Andere uitkomsten zijn dat als je de vraag omdraait, een goede omgeving kan bijdragen aan de productiviteit. Vijf respondenten van alle sectoren stellen dat de productiviteit zal stijgen door een goede, fijne werkomgeving. Er werd overigens wel gesteld dat productiviteit moeilijk te meten valt en drie respondenten uit kleine, middelgrote en grote organisaties hebben hier daarom geen duidelijke mening 25