Stageverslag Eccentric Unit 7 Stagementor: Kathy De Weirt Stagebegeleider: Koenraad Heyerick KMOmanagement Pauline Huysman 2016
Inhoudsopgave INLEIDING... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD. VOORWOORD... 2 VOORSTELLING STAGEPLAATS... 3 BESCHRIJVING TAKEN... 4 EVALUATIE STAGE... 8 1 PERSOONLIJKE ERVARINGEN... 8 2 KRITISCHE ANALYSE... 9
Inleiding In mijn stageverslag zal u van alles kunnen lezen over mijn stage bij Eccentric. Eerst is er een korte uitleg over het bedrijf zodat u zich perfect kan voorstellen waar ik terecht ben gekomen voor mijn stage door te brengen. U kunt hier eigenlijk alles lezen over hoe ik mijn stageperiode ervaren heb. Wat ik geleerd heb, welke problemen ik ben tegengekomen, hoe ik eruit ben gekomen, wat het brengt naar de toekomst toe. Pauline Huysman Stageverslag Eccentric 1
Voorwoord Om mijn opleiding van KMO af te sluiten heb ik stage gelopen bij Eccentric. Het was een prachtige stageplaats die me veel heeft bijgeleerd naar de toekomst toe en mijn opleiding mooi heeft afgesloten. Tijdens mijn jaren op Arteveldehogeschool heb ik eerst alles in theorie gezien. In het laatste semester was het tijd om deze theorie om te zetten in praktijk, vandaar deze stageperiode. Ik heb zeer veel geleerd op mijn stage. Zaken die ik later zeker nog zal nodig hebben als ik de echte werkwereld binnenstap. Ik vond het een prachtige ervaring. Ik wil graag de personen bedanken binnen het bedrijf want ik heb heel veel ervaring opgedaan tijdens mijn stageperiode en heb er een leuke tijd beleefd. Voornamelijk wil ik Kathy De Weirt bedanken die ons heeft begeleidt tijdens onze stageperiode. Bij haar kon ik altijd terecht met vragen en dergelijke. Zij heeft mij ook veel verantwoordelijkheid gegeven wat ik enorm apprecieer omdat wij maar stagiair zijn en toch zoveel betekenen in het bedrijf. Ook wil ik Arteveldehogeschool bedanken voor de kans die zij ons geven om stage te volgen, de stagebegeleiders en alle andere docenten die klaar stonden voor ons. Pauline Huysman Stageverslag Eccentric 2
Voorstelling stageplaats Mijn stageplaats is Unit 7 bvba, gelegen in Kortrijk. Unit 7 is de overkoepelde naam voor Eccentric. Eccentric is een lifestyle beurs dat jaarlijks georganiseerd wordt in KnokkeHeist. Eccentric is niet alleen het meest stijlvolle evenement van het jaar, u maakt er ook kennis met de kwaliteit van het leven. Creaties die bezoekers laten dromen en doen verlangen naar onze nieuwe ongekende mogelijkheden. De meeste prestigieuze merken van traditioneel gevestigde waarden tot opvallende trendzetters krijgen onderdak in ons VIP tentencomplex, dat zich tijdelijk tegenover het Casino bevindt. Ik heb alles kunnen meevolgen hoe het allemaal te werk gaat om zo een groot event op te bouwen. Het bedrijf bestaat uit niet veel werknemers. Je hebt Norbert de Mey, die 25% van de aandelen heeft. Zijn vrouw Rosy Tessely heeft ook inbreng voor Eccentric, zij was soms aanwezig op kantoor. Daarnaast is er Filip Cracco met 75% van de aandelen met zijn vrouw Aisha van Zele. Deze staan aan de top. Daaronder hebben we een verkoopster Tine Martens. Zij is meestal niet op de bureau omdat zij constant op baan is, om te verkopen. Daarnaast hebben we eventmanager Kathy De Weirt die alles in goede banen leidt op de bureau en stagementor is. Dit zijn de voornaamste mensen waarmee ik samengewerkt heb. Ik heb het nogmaals opgeschreven in onderstaand organogram. Zaakvoerder Filip Cracco Event manager Kathy de Weirt Verkoopster Tine Martens Norbert De Mey Boekhoudster Lien Pauline Huysman Zaakvoerder Stageverslag Eccentric 3
Beschrijving taken Tijdens mijn stageperiode heb ik heel veel verschillende taken gekregen. Mijn werk was heel gevarieerd. Ik was verantwoordelijk voor alles wat met logistiek te maken had. Dit wil zeggen dat ik veel contact had met de exposanten en de leveranciers. Ook andere praktische zaken moest ik in gereedheid brengen voor het evenement. Hieronder volgt een opsomming met de grootste taken die ik moest volbrengen gedurende mijn stageperiode: Technisch dossier Opvolging Praktische gids & planning Meetings Mailing Contact met leveranciers en exposanten Offertes aanvragen (kuisploeg, security, ) Onderstaande competenties en attitudes die ik heb kunnen gebruiken tijdens mijn stageperiode: Oplossingsgerichtheid In deze sector ga je continue oplossingsgericht gaan nadenken. Er zijn zoveel kleine zaken waar oplossingen voor gezocht moeten worden en die in orde gebracht moeten worden. Op het event kwamen en verschillende mensen met vragen of problemen die opgelost moesten worden. Dit waren soms kleinere zaken, er wou iemand luide muziek, andere stillere muziek, elektriciteit dat niet werkte op een strand, verlichting die niet werkte, kaarten die niet gescand konden, Hiervoor konden we als team altijd snel een oplossing vinden. Klantgerichtheid Ik heb veel contact gehad met de exposanten en de leveranciers. Natuurlijk moet je altijd vriendelijk blijven ook al zijn er soms frustraties. Met de leveranciers heb ik goed contact gehad en geen problemen. Met de exposanten is dit natuurlijk anders, want deze willen soms discussiëren en willen hun zin hebben. Bijvoorbeeld een exposant die een televisie wou op zijn stand. Ik heb hiervoor prijs opgemaakt. De prijs bestond uit de televisie zelf, de ophanging aan de muur en de muurversteviging. De exposant vond de prijs veel te duur en wou perse een langere prijs. Ik heb veel mails en telefoontjes met deze persoon gehad om te bespreken hoe we het best zouden doen. Ik moest altijd kalm blijven aan de telefoon als hij soms onredelijk was en het bloed van onder mijn nagels aan het halen was. Uiteindelijk is dit probleem opgelost, hebben we hem een kleine korting gegeven en was hij content. Zo kom je hele dagen problemen tegen met exposanten die bepaalde zaken anders willen en moet je u altijd kalm houden en de problemen zo goed mogelijk op lossen zodat iedereen tevreden is. Pauline Huysman Stageverslag Eccentric 4
Initiatief nemen Tijdens het evenement was mijn stagementor soms niet aanwezig en heb ik ook zelf initiatief moeten nemen. Bijvoorbeeld alles klaarzetten voor de start van de dag en problemen oplossen zonder dat ik dit met iemand kon bespreken. Er was wel een logistieke man waar ik altijd bij terecht kon moesten er grote problemen zijn. Tijdens heb werk zelf nam ik soms het initiatief om een bepaalde taak te maken. Ik heb tijdens mijn stage wel geleerd om meer initiatief te nemen. Ik heb ook van mezelf gezien dat ik veel zelfverzekerder ben geworden gedurende mijn stageperiode en dat ik bereid ben meer initiatief te nemen. Sneller mailen of telefoneren naar mensen zonder het eerst te vragen. Levenslang leren Deze stageperiode ga ik nooit vergeten gedurende mijn werkcarrière. Het was mijn eerste echte ervaring op de werkvloer. Ik heb wel eens vakantiejobs gedaan maar dit was toch anders. Je wordt aanschouwd als echte werknemer in een bedrijf en je bent er toch enkele weken in actief. Ik weet zeker dat ik later als ik begin te werken nog eens zal terugdenken aan deze stageperiode en denken hoe ik daar bepaalde zaken heb aangepakt. Informaticatoepassingen gebruiken Tijdens mijn stage heb ik elke dag met Excel bezig geweest. Ik had een bestellijst waar alle bestellingen van de exposanten in stonden. Dit ging over elektriciteit, water, kaarten, exposantenbandjes, wanden, meubilair, Alles werd daarin bijgehouden en het was ook belangrijk dat alles klopte want daarna werd dit alles gefactureerd naar de exposant. Ik moest dit dagelijks gaan aanvullen met inkomende bestellingen of aanpassing maken indien nodig. Ik had enorme verantwoordelijkheid dat deze lijst volledig klopte. Want als dit op het einde gefactureerd werd naar de exposanten was het van grootste belang dat er geen fouten in stonden want dit moet kloppen. Informatie opzoeken, verwerken en beheren Voor dit puntje heb ik wat meer inzet nodig. Ik zoek soms niet ver genoeg om tot een oplossing te geraken en neem snel de gemakkelijkste weg door het te vragen aan mijn stagementor hoe het moest. Taalcompetenties Mijn taalcompetenties heb ik gedurende mijn stageperiode goed kunnen gebruiken. Eerst en vooral onze moedertaal, het Nederlands heb ik dagelijks gebruikt om te communiceren. Hier had ik geen enkel probleem mee. Soms kwam er wat minder AN te pas dan eigenlijk zou moeten. Frans heb ik ook kunnen gebruiken op het evenement zelf. Er zijn op het secretariaat Franstalige mensen met vragen gekomen en wij hebben hier altijd goed op kunnen antwoorden. Ook Engels heb ik nodig gehad. Dit was op het evenement zelf en ook telefonisch en per mail. Ik had hiermee geen problemen en de communicatie is allemaal vlot verlopen. Pauline Huysman Stageverslag Eccentric 5
Flexibiliteit Één van de belangrijkste attitudes die je moet hebben als je werkt in een event sector. Zoals al meerdere malen vermeldt is het toch belangrijk om heel flexibel te zijn. Bij de deadline die ik had, om de bestellijst naar de verschillende leveranciers door te sturen heb ik toch moeten overwerken. Ook op andere dagen als er een taak niet afgewerkt was, werkte ik even door zodat ik het kon afwerken dezelfde dag nog. Natuurlijk moest ik op de beurs zelf heel flexibel zijn met mijn uren. Ik moest bijna altijd aanwezig zijn maar ik vond dit geen probleem. Het is uiteindelijk een hele ervaring die je kan meemaken en dit wil je niet missen. Assertiviteit Van mijn stagementor heb ik het compliment gekregen dat ik een assertief persoon ben en dat ik goed met de mensen kan omgaan. Tijdens de opbouw van het evenement zat ik vooraan aan de balie en was ik het aanspreekpunt voor de opbouwers en standhouders die in de tent kwamen. Alle mensen met vragen en problemen kwamen dan ook direct naar mij toe. Ik heb de meeste zaken zelf kunnen oplossen maar soms moest ik toch de hulp inschakelen van Kathy. Ik had bijvoorbeeld een standhouder die om de standhoudersbandjes kwam voor iedereen. Ik had de opdracht gekregen om de standhoudersbandjes aan iedereen persoonlijk af te geven omdat deze rond de pols vastgemaakt worden en ze dit niet meer af konden doen zodat ze het niet konden doorgeven. Deze standhouder wilde perse al de bandjes meekrijgen. Ze begon me uit te maken en begon te roepen tegen mij. Ik heb me altijd kalm gehouden en bleef uitleggen dat dit mijn taak was die ik had gekregen. Uiteindelijk heb ik Kathy er moeten bijhalen omdat ze me niet wou geloven. Ze heeft enkel haar bandje mee gekregen, de rest is er persoonlijk moeten omkomen, zoals al de rest. Dit is één voorbeeld van een klant die onrustig is en direct begint te roepen omdat ze haar zin niet kreeg. Zo n situaties kom je meerdere malen tegen. Ik heb me altijd rustig kunnen houden en het is altijd opgelost geraakt. Stressbestendigheid Stress, dit kan veel voorkomen in de eventwereld. Het event komt dichterbij, er moet nog zoveel gedaan worden, gaan we wel tijd genoeg hebben? Zo komt er stress op de werkvloer. Ikzelf heb weinig stress ondervonden en kon mij altijd rustig houden bij stress situaties. Ik voelde wel dat op de werkvloer stress aan het opkomen was een week voor het event. Ik kon mijn taken nog allemaal perfect in orde brengen voor het event en bleef rustig. Dit is een goede attitude van mezelf die ik op deze stage ontdekt heb. Ik dacht dat ik veel stress ging hebben voor deze stage, het event, maar dit was helemaal niet zo. Pauline Huysman Stageverslag Eccentric 6
Teamgerichtheid Ik persoonlijk vind teamgerichtheid heel belangrijk op de werkvloer. Met een team kom je er altijd sterker uit dan alleen. Een voorbeeld hiervan is de goodiebag. We moesten een goodiebag vullen voor vrouwen. Dit was een opdracht voor de stagiairs. We hebben ons samen gezet en eens gebrainstormd over wat we er allemaal konden insteken, met wat wij gelukkig zouden zijn, Na de brainstorm hadden we toch een hele lijst met producten die we in de goodiebag konden steken. Moest ik die taak alleen moeten maken waren er veel minder ideeën naar boven gekomen en was het een minder toffe goodiebag. Daarom vind ik teamgerichtheid al heel belangrijk. Ook op de bureau zelf. Als je eens een vraag hebt kan je die altijd stellen en kan je een oplossing zoeken met het team. Ik wil later zeker ook aan een bureau zitten met meerdere samen, ik vind dit een leuke sfeer. Pauline Huysman Stageverslag Eccentric 7
Evaluatie stage 1. Persoonlijke ervaringen Uit deze stage heb ik veel geleerd. Ik heb dan ook veel grote verantwoordelijkheden gekregen over bepaalde taken waardoor ik mij zeker een meerwaarde voelde op mijn stage. We waren met 3 stagiairs, dit was heel tof voor de groepssfeer. Het is leuk om niet helemaal alleen te starten als stagiair, het gaf me een goed gevoel. Ik heb uit mijn gehele stage veel geleerd. Zoals u hierboven al gelezen hebt heb ik veel competenties leren kennen van mezelf dat ik niet wist dat ik die had. Het heeft me doen beseffen hoe het leven er later zal uitzien na het studeren. Door het kiezen van een stageplaats in de eventsector had ik geen 9 to 5 uren. Ik heb meerdere malen moeten overwerken en ook tijdens het event was het zelf weekendwerk. Uit deze stage heb ik wel geleerd dat ik later zeker en vast geen hele dag op een bureau wil zitten. Voor mij was deze stage perfect ook al moest ik flexibel zijn. Ik wil wel op een bureau werken maar ook kunnen rondrijden en op de baan zijn voor klanten en dergelijke. Qua deadlines heb ik toch geleerd dat het voor mezelf heel belangrijk is om een agenda bij te houden en deze dagelijks na te kijken. Ikzelf heb op mijn stage enkele deadlines gekregen en je moet ervoor zorgen dat deze behaald worden zodat alles op tijd af is. Ik ga in de toekomst enkele dagen voor mijn uiteindelijke deadline willen klaar zijn met mijn werk want je moet altijd een buffertijd inrekenen, vind ik. Zeker als je bij de deadline rekening moet houden met antwoorden van klanten. Ik moest op mijn werk tegen een bepaalde datum alle elektriciteit doorgekregen hebben van de klanten, maar deze vergeten snel de datum omdat dit voor hen geen prioriteit was. Dan moest ik nog eens mailen en bellen om de klanten te helpen herinneren dat de deadline eraan kwam, zodat ook ik mijn deadline haalde om alles af te ronden. In een onderneming vind ik de collega s belangrijk alsook het teamverband. Eerst en vooral moet je goed overeen komen met je collega s. Als je minder goed overeenkomt of je kan het niet goed vinden met elkaar dan kan daar geen goede samenwerken uit voortvloeien. Ikzelf had op mijn stage een goede gevoel bij mijn collega s. Kathy, mijn stagementor, was altijd aanwezig op de bureau. Je kon met al je vragen bij haar terecht dus de samenwerking met Kathy verliep dan ook super goed. Verder zat ik nog met 2 stagiairs aan de bureau. Hiermee kon ik ook goed samenwerken. We hadden veel in gemeen en konden goed babbelen met elkaar, ook over problemen op school. Het was leuk om iemand bij u te hebben op de werkvloer die je problemen en moeilijkheden van het eindwerk begrijpt. Ik kan concluderen dat ik heel leuke collega s had op mijn stageplaats en dat daarom het teamverband ook goed zat. Later wil ik zeker in een bedrijf werken waar er een klik is met de collega s zodat het teamverband ook goed zit, want dit vind ik toch een zeer belangrijk aspect om gelukkig naar uw werk te vertrekken. Pauline Huysman Stageverslag Eccentric 8
2. Kritische analyse Competenties die ik heb aangewend gedurende mijn stageperiode zijn vooral oplossingsgerichtheid en klantgerichtheid. Dit heb ik hierboven ook duidelijk omschreven in welke situaties ik deze competenties zeker nodig heb gehad. Attitudes die ik heb nodig had gedurende deze stageperiode heb ik hierboven al opgesomd. Een van de belangrijkste kwaliteiten dat ik bij deze stage nodig had, waren flexibiliteit en stressbestendigheid. Daar moet je u altijd aanpassen naar de uren van het event en moet je zeker met stress kunnen omgaan want er kunnen zich allerlei problemen voordoen waar je u niet op voorbereidt hebt. In de competentie oplossingsgerichtheid ben ik het meest gegroeid gedurende mijn stageperiode. Ik heb geen super grote problemen moeten oplossen maar dit waren vooral kleinere problemen die meerdere malen voorkwamen. Ook klantgerichtheid is een competentie die gegroeid is gedurende mijn stage. Klanten die u uitmaken en je u kalm moet houden en vriendelijk blijven. Ik heb dit zelf ook meegemaakt op het event omdat ik de standhoudersbandjes niet met iedereen mocht meegeven. Daardoor waren bepaalde standhouders niet tevreden en dit heb ik dan ook meegedeeld gekregen op soms een heel onbeleefde manier. Natuurlijk heb ik ook enkele moeilijkheden gehad op de werkvloer. Voor mij was dit vooral telefoneren met mensen. Daar ben ik minder goed in, ik klink niet overtuigend aan de telefoon. Maar je kan moeilijk niet bellen want het is echt nodig op de werkvloer. Dat heb ik dan ook een beetje geleerd. Ik ga wel nog veel moeten oefenen zodat het telefoneren perfect loopt. Tijdens onze opleiding KMOmanagement hebben we allerlei vakken theoretisch gezien. Ik vond het leuk dat we een stage konden lopen zodat de theorie omgezet werd in praktijk. Ik heb vooral commerciële taken gekregen en de logistiek moeten opvolgen. Uiteindelijk heb je een goede basiskennis om te starten in de bedrijfswereld. Ik kan voor mezelf besluiten dat ik een goede stage heb gelopen. Ik heb veel geleerd, veel plezier gehad en ik heb positieve commentaren gekregen. Voor mij was het leuk om naar terug te kijken. Pauline Huysman Stageverslag Eccentric 9