Offective > CRM > Klanten Nadat u hebt geklikt op CRM > Klanten komt onderstaand scherm, in het bovenste gedeelte van dit scherm kunt u zoeken met verschillende zoekcriteria, vul een zoekveld in en klik op zoeken. Onder deze zoekvelden ziet u verschillende knoppen, hiermee kunt u een nieuwe klant aanmaken, u hebt de keuze uit een nieuw bedrijf of een nieuwe particulier. Vanzelf kunnen bij een bedrijf meer gegevens worden ingevoerd. Een geselecteerde regel kunt u bewerken of verwijderen. De exporteer button zal een EXEL bestand genereren met daarin al uw klant gegevens. U klikt op de button nieuw bedrijf, onderstaand scherm wordt zichtbaar met de verschillende tabbladen.
U kunt nu gegevens invoeren, uiteraard zijn niet alle velden verplicht/noodzakelijk. Indien u gekozen hebt om een bedrijf aan te maken kunt u gegevens verrijken er wordt dan een connectie gemaakt met de Kamer van Koophandel, zoveel als mogelijk gegevens worden reeds ingevuld. Voor elke connectie worden kosten in rekening gebracht van 0,25. Het veld klantnummer kunt u zelf invoeren of wijzigen, als u nu begint met klantnummer 2001 zal de volgende klant vanzelf het nummer 2002 worden toebedeeld. Het relatietype kunt u eventueel nog wijzigen van klant naar leverancier of vica versa. Let op: afhankelijk van de door u gebruikte modules worden meer of minder tabbladen zichtbaar in onderstaand scherm Bedrijf bewerken. Indien gewenst kunt u meerdere contactpersonen toevoegen, standaard ziet u hier de contactpersoon welke u op het eerste scherm hebt ingevoerd.
Als u gebruik maakt van de knoppen Nieuw, Bewerken of Verwijderen krijgt u het volgende scherm, rechts onder in dit scherm kunt u selecteren of dit de standaard contactpersoon moet worden. De standaard contactpersoon zal (indien verder geen keuze wordt gemaakt) worden gebruikt in communicatie, facturen e.d. Net zoals contactpersonen kunt u meerdere adressen van een klant invoeren, denk hierbij aan een bezoekadres, een factuuradres, meerdere locaties etc. Standaard ziet u hier het adres welke u op het eerste scherm hebt ingevoerd. Met de knoppen nieuw voegt u een adres toe, met de knoppen bewerken of verwijderen kunt u een geselecteerde regel muteren of verwijderen. Nadat u op nieuw hebt geklikt komt onderstaand scherm, na invul van gegevens kunt u dit ingevoerde adres eventueel selecteren als correspondentieadres.
In het tabblad documenten kunnen documenten aan een relatie worden gekoppeld en in het systee worden geüpload Klik op de button Voeg toe Indien een document op enig moment is verlopen of binnen enkele dagen gaat verlopen wordt hiervan een melding weergegeven op uw dashboard.
In het tabblad log ziet u alle meldingen welke ooit gekoppeld zijn aan deze relatie, ook dus de telefoonnotitie van 5 jaar geleden kunt u hier terug vinden. Middels de zoekvelden kunt u eventueel in grotere hoeveelheden berichten zoeken naar een specifieke melding. Middels de buttons kunt u direct meldingen toevoegen of een geselecteerde regel bewerken of verwijderen. Voor uitleg over LOG leest u de applicatie uitleg: CRM > Log In het tabblad taken ziet u alle meldingen welke ooit gekoppeld zijn aan deze relatie, ook dus de taak van 5 jaar geleden kunt u hier terug vinden. Middels de zoekvelden kunt u eventueel in grotere hoeveelheden taken zoeken naar een specifieke actie. Voor wat betreft de taak ziet u hier in één oogopslag met welke module de taak is geassocieerd, de actie met uiterlijke datum en de status (open of afgehandeld). Middels de buttons kunt u direct meldingen toevoegen of een geselecteerde regel bewerken of verwijderen. Voor uitleg over Taken leest u de applicatie uitleg: Taken > Eigen taken In het tabblad Facturen ziet u alle facturen welke ooit voor deze klant zijn gemaakt, tevens eventuele saldo s en optellingen van omzetten en openstaande facturen. Indien gewenst kunt u een factuurregel selecteren, waarna bewerken of verwijderen, ook is het direct toevoegen van een nieuwe factuur mogelijk. Voor uitleg over facturatie leest u de applicatie uitleg: Facturatie > verkoopfacturen.
In het tabblad Aanmaningen kunt u alleen voor deze klant afwijken van de standaard aanmanings instellingen. U kunt het aanmanen voor deze klant in- of uitschakelen, ook kunt u de termijn voor de eerste aanmaning hier (indien u af wilt wijken van de standaard) veranderen. Indien u op dit scherm niets wijzigt worden de instellingen gebruikt welke u kunt configureren onder het menu item Beheer > Administratie instellingen > Facturatie/Aanmanen Indien gewenst kunt u één of meerdere banknummers invullen van deze relatie. In het tabblad Offertes ziet u alle offertes welke ooit voor deze klant zijn gemaakt, tevens eventuele saldo s en optellingen van offertes. Indien gewenst kunt u een offerteregel selecteren, waarna bewerken of verwijderen, ook is het direct toevoegen van een nieuwe offerte mogelijk. Voor uitleg over offertes/verkoop leest u de applicatie uitleg: Verkoop > Offertes U kunt een offerte omzetten naar een opdracht met de button Maak opdracht