Advies mbt samenwerking met opleiders in relatie tot kennisproducten Van: Aan: Datum: Jeroen Jonkers Anouk Baving, programma-manager Archief2020 21 december 2016 / publicatieversie 1. Inleiding De afgelopen jaren heeft het programmabureau Archief2020 innovatie gestimuleerd in de archiefsector en 2016 is het laatste jaar van het programma. In de zomer van 2015 is een Mid- Term Review opgeleverd, waarin wordt gesignaleerd dat er enerzijds veel positieve ontwikkelingen zijn in de archiefsector, maar dat geadviseerd wordt om ontstane samenwerking en vernieuwing vooral te continueren. Eén van de ideeën is om meer samen te werken met opleidingsinstituten. Deze samenwerking is een kans voor product-owners, zoals DEN, AIDO en het NA. Vanuit Archief2020 is het verzoek gekomen om een advies te geven ten aanzien van drie concrete vragen: 1 Maak inzichtelijk in welke mate door opleidingsinstituten de producten van Archief2020 geadopteerd zijn; 2 Hoe zorg je voor de bevordering van het gebruik van de producten? 3 Wat is er nodig om vorm en inhoud te geven aan opleidingen en deskundigheidsbevordering voor de in beheer te nemen producten? Deze vragen passen binnen programmalijn 5 kwaliteitszorg en bestelversterking en kan als inbreng worden gebruikt ten behoeve van alle organisaties die kennisproducten gaan beheren. Tevens kan het gebruikt worden als basis bij de ontwikkeling van nieuwe kennisproducten, om bij aanvang al de samenwerking met opleiders actief op te zoeken (rekening houdende dat bij thema s als geodata ook andere opleiders betrokken zouden moeten worden). 2. Welke aanpak gevolgd, wie gesproken, in welke volgorde Qua aanpak is gekozen om: - Gesprekken aan te gaan met intern en extern betrokken (zie bijlage 1); - Eenieder met wie gesproken is, heeft tussentijds de mogelijkheid om kennis te nemen en mogelijk te reageren op de conceptnotitie; - Daar waar wenselijk een groepsgesprek houden en - De insteek is om een advies te geven dat realistisch en uitvoerbaar is. 1
3. Wat zijn de belangrijkste bevindingen? 3.1 Adoptie van producten binnen opleidingsinstituten Binnen alle benaderde opleiders (zie bijlage 2) wordt in meer of mindere mate aandacht gegeven aan producten die de afgelopen jaren vanuit Archief2020 zijn ontwikkeld (zie bijlage 3). Over het algemeen wordt dit niet specifiek benoemd als leerdoel of kernonderdeel van een cursus/workshop, maar past het veel meer binnen een abstracter verhaal. Bij de meeste opleidingspartners is er aandacht voor onderwerpen als het digitaal werken/ digitale dienstverlening, metadatering, kwaliteitsinstrumentarium en digitaal depot. Binnen deze thema s wordt geregeld verwezen naar producten die in alle breedte beschikbaar zijn. Een aantal producten van Archief2020 worden wel actief gebruikt binnen het huidige opleidingsaanbod. Dit betreft: TMLO Zelfstandige workshops worden aangeboden om TMLO te implementeren; Digitaal depot Vanuit verschillende opleidingspartners is een aanbod om een e-depot op te zetten en worden diverse documenten van Archief2020 hierbij gebruikt Toekomst archieffunctie In lijn met het bepalen van de toekomst, worden een aantal documenten gebruikt m.b.t. toekomstscenario archieffunctie in workshops en opleidingen Er zijn verschillende redenen waarom producten niet specifiek binnen een cursus/workshop worden aangeboden: Een eerste punt is dat onduidelijk is wat de status is van de producten en producten zijn/waren nog under construction. Er zijn vele andere ontwikkellijnen (zoals ISO 15489, Handleiding Kwaliteitsinstrument van Archiefinnovatie Overheden en nieuwe Betrouwbaarheidsniveaus voor authenticatie van het Forum Standaardisatie), waardoor de producten niet altijd concreet in een curriculum worden opgenomen. Vervolgens komt zowel de VNG met aanbevelingen en richtlijnen, doet de digicommissaris uitspraken en heeft het Nationaal Archief ook iets nieuws op de rol staan. Als opleider moet je daarin keuzes maken en is onvoldoende helder waar de prioriteiten liggen. Voor veel handreikingen en verkenningen is voor opleiders onduidelijk hoe het beheer georganiseerd. Hierdoor wordt het belang minder groot geacht. De ontwikkelingen worden wel benoemd in opleidingen (zoals kwaliteitszorg, digitaal depot en veranderende rol), maar niet altijd met de link naar producten van Archief2020. Veel producten zijn direct gerelateerd aan RHC s, zijn sterk in ontwikkeling of te specifiek om zelfstandig als onderdeel van een cursus aangeboden te worden. 2
Veel producten zijn op het niveau van instructies en projectrapporten en hierdoor gericht op een beperkte groep professionals. Hierbij valt te denken aan producten zoals pilot e-depot Westfries Archief en Handreiking voor overdracht van digitale informatie een werkdocument. Vanuit de opleiders wordt niet automatisch het contact gezocht met het Nationaal Archief en het lijkt dat ze liever iets zelf ontwikkelen dan de samenwerking opzoeken. Archief2020 en AIDO hebben in het verleden d.m.v. workshops, congressen en summerschools veel georganiseerd, waardoor het voor een opleider niet altijd interessant was om het ook zelfstandig aan te bieden. Overall is de conclusie dat alle opleiders de ontwikkelingen van Archief2020 actief volgen, maar sterk op afstand staan van de feitelijke ontwikkelingen. Omdat binnen de overheid actief wordt gewerkt met TMLO en ze stappen zetten naar een e-depot, wordt hierop actief ingezet in aanbod door een aantal opleidingspartners. Dit heeft vooral te maken met te verwachte omzetstijging. Het merendeel van de producten wordt echter als concept en te specifiek ervaren om er een concreet aanbod voor op te zetten. Tegelijkertijd worden er wel producten ontwikkeld door de opleidingspartners welke ook als adviesbureau functioneren, waarbij niet de samenwerking wordt opgezocht. Anderzijds is wel duidelijk aangegeven dat er behoefte is om gestructureerder onderling contact te hebben en daar waar mogelijk in gezamenlijkheid op te trekken. Advies 1: Betrek de opleiders bij het ontwikkelen van producten en maak ze mede probleem-eigenaar Opleiders moeten leren omgaan met een steeds veranderende omgeving, waarbij producten altijd een bèta-status kunnen houden. Doordat opleiders veel interactie hebben met eindgebruikers kunnen ze ook ervaringen inbrengen ten behoeve van de doorontwikkeling van de kennisproducten. Als voorbeeld biedt een opleider de kans om in overleg vragen toe te voegen aan de evaluatieformulier die bij de afronding van een cursus gebruikt worden. 3.2 Bevordering van gebruik De tweede te beantwoorden vraag betreft hoe je er voor zorgt dat het gebruik van de producten wordt gestimuleerd. De indruk bestaat dat de afgelopen jaren vooral aandacht was voor het ontwikkelen van kennisproducten, maar onvoldoende aandacht voor de bevordering van het gebruik. Om dit echter te onderbouwen is het wel van belang om zicht te hebben op de mate van het huidige gebruik. Cijfers hierover zijn nog minimaal aanwezig. Op basis van de gesprekken is wel de indruk dat het gebruik in hoge mate gestimuleerd kan worden. 3
Advies 2: Maak inzichtelijk in welke mate de in beheer zijnde producten worden gebruikt. Uit gesprekken blijkt dat onbekend is in welke mate en door wie gebruik wordt gemaakt van de producten. Voordat het gebruik bevorderd gaat worden is het goed om een 0-meting te houden, op basis waarvan vervolgdoelstellingen kunnen worden gedefinieerd. Als bijvoorbeeld blijkt dat bepaalde producten niet worden gebruikt, moet je je afvragen of je het product wel wil beheren of dat je mogelijk nog veel zendingswerk te verrichten hebt. De kennis over de mate van gebruik is nu nog afwezig. Het onderzoek informatiebeheer bij decentrale dat ICTU in het najaar 2016 uitvoert, bevat (als het goed is) informatie over het gebruik van de handreiking vervanging. Dit is een eerste stap naar verder kwantificering, maar het inzichtelijk maken van het gebruik wordt niet al eerste opgepakt. Advies 3: Organiseer een samenwerkingsverband met opleiders om zowel best als basic practices actief te delen met het vakgebied. Opleiders hebben er baat bij dat hun cursusaanbod aandacht krijgt en om het gebruik van producten te stimuleren is het goed om ervaringsverhalen te delen. Hierbij is het goed om vooral naar basic practices te kijken, waarbij het voor 90% van de organisaties haalbaar is om de ervaringen zelf te implementeren. Hierbij kan mede de samenwerking met de beroepsverenigingen (zoals o.a. KNVI en KVAN/BRAIN) opgepakt worden, om te communiceren over producten, basic practices, om vraagarticulatie en gebruik te stimuleren. Hierbij kan aangesloten worden bij reeds bestaande initiatieven zoals vakbladen, studiedagen en andere bijeenkomsten. 3.3 Vorm en inhoud geven aan opleidingen en deskundigheidsbevordering De laatste te beantwoorden vraag is: wat er nodig is om vorm en inhoud te geven aan opleidingen en deskundigheidsbevordering voor de in beheer te nemen producten? Onder Deskundigheidsbevordering verstaan we: het geheel van activiteiten gericht op het in stand houden en vergroten van de bekwaamheid van al dan niet beroepshalve betrokken medewerkers. Uit de diverse gesprekken komen de volgende adviezen naar voren: Advies 4 : Om deskundigheidsbevordering vorm te geven is het van belang om je te richten op de uitvoerders Uitgaande van de producten is het van belang om de deskundigheidsbevordering te richten op de uitvoerders. Hierbij wordt gedacht aan de DIV-adviseurs/senior- DIV ers/recordmanagers (schaal 8 t/m 11). Dit zijn uiteindelijk de medewerkers die veelal concreet met de verschillende producten aan de slag gaan. 4
Advies 5: Ga een structurele samenwerking aan met opleiders aan om deskundigheidsbevordering te laten vorm geven door de professionals Het advies is hierbij om eerste het fysieke contact te organiseren, waardoor de verschillende personen elkaar leren kennen en er een basis ontstaat voor een verdere samenwerking, zoals via online communities. Mogelijkheden om vorm te geven zijn: Een netwerkvorm vinden om input te krijgen uit de praktijk, waarbij het interessant is voor beide partijen. In deze vorm geldt het halen en brengen principe: de product owners hebben een groep vakgenoten die ervaring en tips in kan brengen (t.b.v. de doorontwikkeling en gebruik van de producten). De groep vakgenoten zijn degene die als eerste meegenomen worden in de nieuwe ontwikkelingen en als praktijkexperts ingezet kunnen worden. Door een actieve samenwerking ontstaat er ook een gedeeld eigenaarschap. Op termijn mogelijk een vorm van een gecertificeerde groep mensen creëren, zoals ook wordt gehanteerd bij het auditen binnen de lokale overheid (http://www.bestuursacademie.nl/opleidingen/detail/auditorenopleiding. html). Op basis van toetsing wordt een diploma uitgereikt en vindt registratie plaats, waarna bijvoorbeeld deze opgeleide vakcollega s DUTO-scan s kunnen uitvoeren (zoals deze zijn bedoeld ). De certificering is bijvoorbeeld 2 jaar geldig, waarna na 2 jaar de registratie verlengd kan worden door het volgen van de bijscholingsdagen. Deze vorm zou zinvol kunnen zijn voor volwassen producten, zoals TMLO en DUTO. Enigszins grip willen hebben op de kwaliteit van de door andere gegeven trainingen Door een intensief contact te hebben met trainers/ workshopleiders, bestaat de mogelijkheid om inzicht te krijgen in de kwaliteit en bestaat de mogelijkheid om sturing te geven aan kwaliteitsverbetering. 5
Bijlagen Bijlage 1 Gesprekspartners tijdens verkenning: Nationaal Archief: Anouk Baving (programmamanager Archief2020) Robbert Jan Hageman (strategisch adviseur) Arjen van der Kuijl (strategisch adviseur kennisfunctie) Mark Ouendag (trainee) Natasja Pels (kennismakelaar) Olga Raam (relatiebeheerder) Wout van de Reijden (recordkeeping adviseur) Erik Saaman (kwartiermaker productbeheer NA) Remco van Veenendaal (adviseur preservation) Tine van Nierop (adviseur open toegang) Extern: Max Beekhuis(directeur DOXIS) Bob Coret (projectleider TMLO-roadshow 2015/2016) Marjan Derksen (opsteller communicatieplan productbeheer) Marieke de Haan (Hogeschool van Amsterdam) Ad van Heijst (directeur VHIC) Tineke van Heijst (directeur VHIC) Sigfried Janzing (directeur Streekarchief Midden-Holland, bestuurslid BRAIN) Jamil Jawad (projectleider AIDO, adviseur VNG) Arjan Kloosterboer (adviseur KING) Eric Kokke (marketing manager GO Opleidingen) Marita Langerak (docent/adviseur Adviesbureau Van Kaliber; TMLO-docent) Marco de Niet (directeur Digitaal Erfgoed Nederland) Maureen Pepping (extern, verkenning naar mogelijk curriculum voor overheidsmanagers) Klaartje Pompe (afdelingsmanager beheer Nood-Hollands Archief, vertegenwoordiger BRAIN) Mirella van der Velde(strategisch informatieadviseur bij Waterschap Drents Overijsselse Delta; TMLO-docent) Margreet Windhorst (zelfstandig adviseur; adviseur BRAIN) Bronnenlijst - Aan de slag: werkplan communicatieactiviteiten kennisproducten/ Marjan Derksen, Erik Saaman en Jasmijn Koelega. 10-10-2016 (versie 0.3) - Beheerplan kennisproducten Nationaal Archief / Silja Eckartz (TNO);Erik Saaman, Tom Leenders (Nationaal Archief). 16-09-2016 (versie 1.0 definitief) - Excell-lijst Archief2020 overzicht te beheren producten na 2016 (edoc 1058336) 6
Bijlage 2: Overzicht van gesproken opleiders: - DINO4 - DOXIS - BECIS (DIOR opleidingen) - Erasmus Universiteit - GO opleidingen (incl. SOD NEXT) - Hogeschool van Amsterdan (Archiefschool) - Reinwardt Academie - Universiteit van Amsterdam (Archiefwetenschap) - Van Kaliber - VHIC - TMLO.nl 7
Bijlage 3: Lijst met kennisproducten Dit overzicht heeft niet de intentie om volledig te zijn, maar om een indruk te geven van de grote verscheidenheid aan soort producten, doelgroepen en fase van ontwikkeling. Producten Tbv Fase van ontwikkeling Soort product Idee van reikwijdte A. Vanaf 2017 in beheer NA volgens BOMOS (voor zover Archief 2020 gerelateerd) DUTO (kwaliteitseisen Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformat ie) Centrale en decentrale Beta Doel om standaard te worden binnen de gehele overheid ( pas toe of leg uit ) In 2016 zijn met Archief 2020 diverse decentrale DUTOscans uitgevoerd. Doel is om in 2017 scans uit te voeren om product verder te ontwikkelen, mogelijk tot zelf-scaninstrument om mate van gebruik te TMLO (Toepassingsprofie l Metadatering Lokale Overheden) Belangen in Balans (handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in de digitale tijd) Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Architectuur thema Digitale duurzaamheid (onderdeel NORA) Centrale en decentrale 1.0. Wordt 2016 vanuit A2020 aangevuld met informatiemodel en uitwisselingsformat (in 2017 ook testbed?) 1.0 Wordt eind 2016 vanuit A2020/AIDO aangevuld met handreiking voor decentrale hotspotmonitor. Visie-document op waardering en selectie 2.0 (december 2016). Praktische handleiding Sinds 2015 is NA inhoudelijk beheerder van NORA thema. Website niet actueel B. AIDO-producten te beheren door decentrale koepels Handreiking 2015 gereed strategisch informatieoverleg Handreiking 1.0 versie (november Architectuur principes nader geduid verhogen. TMLO lijkt een geaccepteerd product te zijn en wordt op vele plaatsen uitgedragen. Voorbeelden hiervan zijn: - GO - Van kaliber - www.tmlo.nl - Breednetwerk - Pleio Is vrij abstract verhaal en minder een product in de traditionele zin van het woord, maar wel als onderwerp fundamenteel van belang Breed geaccepteerd maar in hoeverre algemeen gebruikt is (nog) niet bekend. Samenwerking is in kader van Archief 2020 gestart om architectuurcommunity te betrekken bij archiefinnovatie 8
Kwaliteitssysteem Overheden (KIDO) Rapport(en) e- depot decentrale Handreiking toekomstgerichte archiefinstellingen 2016) 2014-2016 opgeleverd/ op te leveren December 2016 opgeleverd Betreft diverse rapporten: - functionaliteit, - voorzieningen, - business-cases - aanbesteding C. Meest relevante in light beheer te nemen Archief2020 producten (publicatie en discussie op Pleio/Informatie2020, vragen komen waarschijnlijk (ook) binnen bij NA Website Oogst van Archief 2020 Alle Dec. 2016 gereed. Online tot eind 2017. Handreiking linked open data voor archieven Toets- en leermodel Hoe open zijn wij? Handreiking en stappenplan aansluiten op een e- depot Videoverslaglegging duurzaam toegankelijk Handreiking digitaal archiefbeheer op orde Beslisboom actieve openbaarheid Toolkit digitaal archiveren voor particulieren Nestor Seal certificering e- depots archiefinstel lingen Archiefinste llingen (en ) Alle Alle Niet Planning is dat het voor 1 december 2016 wordt opgeleverd. November 2016 opgeleverd. Samenvatting leerervaringen en resultaten Archief 2020 met verwijs- en verdiepingsfunc tie Stappenplan om gestructureerde open data van archiefinstelling en beter bruikbaar en toegankelijk te laten zijn. Een online toets- en leermodel om open data te stimuleren 2015 gereed Praktische handleiding 2016 gereed Praktische handleiding 2015 ontwikkeld door Zeeuwse werkgroep in Archief2020 project 2014 ontwikkeld in archiefatelier Oplevering voorjaar 2017 In 2016 opgeleverd door NCDD Praktische handleiding Praktische tool Praktische toolbox Tool voor selfassesment en peer review Duurzame toegankelijkheid in den brede. 12 thema s. www.archief2020.nl Bedoeld om oplossingsrichtingen, handelingsperspectief en bewustwording rond open data te stimuleren. Vertaling gemaakt nav pilot Archief 2020 9