gemeente Moerdijk RAADSINFORMATIEBRIEF

Transcriptie

1 gemeente RAADSINFORMATIEBRIEF f2 5 NOV 2015 Nummer griffie Zaaknummer Documentnummer Van Aan Onderwerp / /.bbi.ödh : College van burgemeester en wethouders : de leden van de gemeenteraad : Stand van zaken KPI 2014 en aanbevelingen KPI 2015 Verantwoordelijke portefeuillehouder: J.P.M. Klijs Inleiding In artikel 8 van de Archiefverordening is opgenomen dat jaarlijks een verslag wordt aangeboden aan het college en de gemeenteraad waarin de zorg en het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden zijn toegelicht. Dit wordt in kaart gebracht door middel van kritische prestatie indicatoren (KPI). In 2014 is aan de hand van de KPI rapportage een plan van aanpak met aanbevelingen opgesteld. In deze memo geven we u de huidige stand van zaken van deze aanbevelingen. Tevens willen we u informeren over de nieuwe KPI rapportage van 2015 en de aanbevelingen die daaruit zijn voortgekomen. Dit jaar is door de archivaris van het RAWB geen ondersteuning geboden bij de uitvoering van de KPI, omdat de prioritering ligt bij de werkzaamheden voor het fusieproces van de West Brabantse archiefinstellingen. In bijlage 1 heeft Hans Janssen, directeur en archivaris van het RAWB, de reden hiervoor nader toegelicht. Informatie Stand van zaken KPI 2014 In het plan van aanpak van KPI 2014 zijn aanbevelingen benoemd, die we het afgelopen jaar behandeld hebben. Onderstaand is kort toegelicht wat de stand zaken is per aanbeveling. Hierin is onderscheid gemaakt tussen afgehandelde en lopende aanbevelingen. Afgehandeld 1. Digitale vervanging toepassen Voor ingekomen en uitgaande post is de toepassing opgenomen in het reguliere post en kwaliteitsproces. De analoge bouwdossiers zijn vervangen door digitale exemplaren en digitaal overgebracht naar het Regionaal Archief West Brabant. De overbrenging van de digitale bouwdossiers is op 28 september afgerond, met een blijk van waardering van de provinciale archiefinspectie voor het langdurige maar uiteindelijk succesvolle traject. 2. T oekomst RAWB Per 1 juli 2016 wordt de bestaande 'Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief West Brabant' vervangen door de nieuwe 'Gemeenschappelijke Regeling West Brabants Archief. Lopend 1. T oetsbaar kwaliteitssysteem inrichten Vanwege landelijke ontwikkelingen op dit gebied zijn hierin nog geen definitieve stappen gezet. We willen aansluiten bij het landelijke format 'Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer',

2 gemeente waarmee we als gemeente kunnen toetsen of we voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. De handreiking wordt in het project 'Kwaliteitssysteem (digitaal) archiefbeheer' ontwikkeld en is naar verwachting in december 2015 beschikbaar. 2. Beheerplan opstellen Het opstellen van een beheerplan is opgenomen in de op 15 september 2015 vastgestelde visie voor digitale informatievoorziening en is onderdeel van de optimalisatie en digitalisering van processen. 3. Zaakgericht werken optimaliseren Zaakgericht werken is een verbijzondering van procesgericht werken. Procesgericht werken is opgenomen in de op 15 september 2015 vastgestelde visie voor digitale informatievoorziening en is onderdeel van de optimalisatie en digitalisering van processen. 4. Afspraken gemeenschappelijke regelingen in kaart brengen Door diverse samenwerkingsontwikkelingen en onduidelijkheid hierover zijn de afspraken m.b.t. gemeenschappelijke regelingen op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer nog niet in kaart gebracht. 5. E-depot inrichten Het inrichten van een e-depot is afhankelijk van de realisering van de nieuwe gemeenschappelijk regeling West-Brabants Archief. De lopende aanbevelingen worden meegenomen in het plan van aanpak KPI Aanbevelingen KPI 2015 De actiepunten voor KPI 2015 zijn ondergebracht in drie categorieën, die op hoofdlijnen weergeven wat de speerpunten voor de komende jaren zijn: 1. Kwaliteit en betrouwbaarheid o Toetsbaar kwaliteitssysteem inrichten o Optimalisatie en digitalisering van processen 2. Digitale duurzaamheid o E-depot inrichten 3. Wetgeving en regionale samenwerking o Afspraken gemeenschappelijke regelingen in kaart brengen

3 gemeente Plan van aanpak De genoemde aanbevelingen zijn uitgewerkt in een plan van aanpak. 1. Aanbeveling Afspraken gemeenschappelijke regelingen in kaart brengen Trekker Termijn Toetsbaar kwaliteitssysteem inrichten Optimalisatie en digitalisering van processen E-depot inrichten West-Brabants Archief Bijlagen 1. Toelichting Hans Janssen KPI 2015 Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, wethouders van ^ eefetaris, de bur^

4 Reniers, Adrie Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: Hans Janssen maandag 26 oktober :10 Reniers, Adrie RE: KPI 2015 Hallo Adrie, Voor de AB vergadering van 24 juni is een voorstel gemaakt, waarin helder is aangegeven dat het RAWB in 2015 alleen voor Zundert een KPI uitvoert. Zie hierna: 5. Werkzaamheden RA WB tot aan de start WBA Zowel in werkplan als begroting 2015 en straks ook 2016 is al rekening gehouden met het doorgaan van de archieffusie d.w.z. er wordt geen nieuw beleid meer ontwikkeld noch opgestart. De voorbereidingen van de fusie zullen veel tijd en energie gaan vergen. Tal van werkgroepen zullen zich actief gaan bezig houden met afstemming, uniformering, plannen maken en implementatie. Alle medewerkers krijgen daarin een rol en zullen een bijdrage leveren. Met name de directeur zal als lid van de projectgroep en "trekker" van meerdere taakgebieden en bedrijfsvoeringsaspecten veel tijd kwijt zijn aan de archieffusie. Het RAWB zal vanaf augustus a.s. twee medewerkers verliezen ten gevolge van de bezuinigingen! Daardoor komen de reguliere werkzaamheden extra onder druk te staan. In het bijzonder gaat het dan om de toezichthoudende- en adviestaken en om de dienstverlening. In principe ontbreken middelen en capaciteit om hiervoor de benodigde compensatie te regelen. Dit houdt in dat er keuzes gemaakt moeten worden, we kunnen niet alles. Zo beperkt het RAWB zich bijvoorbeeld tot het uitvoeren van één KPI onderzoek nl. in Zundert; andere KPI's worden doorgeschoven naar De directeur zal, als adviseur en toezichthouder, toestemming moeten worden gegeven om hierin keuzes te maken en prioriteiten te stellen, zodat er geen totale droogval is. Om de dienstverlening in de studiezaal op een verantwoord peil te continueren, is voor de duur van de fusievoorbereiding de arbeidsovereenkomst met de tijdelijke studiezaal medewerkster verlengd tot 1 juni Daarmee is een kostenpost van ca gemoeid. Dit bedrag wordt voor 2015 gedekt uit de vacatureruimte, voor 2016 wordt het budget voor archiefsamenwerking aangewend, omdat er al een afzonderlijk budget is geraamd voor de transitiekosten. Derhalve zijn hier geen extra kosten aan verbonden. Het bestuur heeft met deze lijn ingestemd, zie concept verslag als volgt: 5. Organisatie van de werkzaamheden van medewerkers in aanloop naar de fusie is de verantwoordelijkheid van de directeur, die het algemeen bestuur op de hoogte zal houden. Kortom: Het RAWB is door het bestuur gelegitimeerd om inhoudelijke keuzes te maken. Een van die keuzes is om voor in 2015 geen KPI uit te voeren. Met vriendelijke groet, Hans Janssen Directeur Werkzaam op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag Regionaal Archief West Brabant Beukenlaan l d 4731 CD Oudenbosch T. +31(0)

5 Van: Reniers, Adrie rmailtoiadrie.renierstaimoerdiik.nll Verzonden: donderdag 22 oktober :57 Aan: Hans Janssen CC: Damen, Chantal Onderwerp: KPI 2015 Goedemiddag Hans, We weten dat vanuit het RAWB geen ondersteuning komt bij het uitvoeren van de jaarlijkse KPI en dat er geen verslag komt van hetgeen het RAWB voor onze overgebrachte archiefbescheiden dit jaar gedaan heeft. Natuurlijk vermelden wij dat we onze digitale bouwdossiers dit jaar hebben overgebracht. Kan jij s.v.p. in een korte / brief aangeven waarom deze ondersteuning niet geleverd kan worden dit jaar? Ik heb in het conceptverslag van de laatste AB-vergadering nl. geen specifieke toelichting gezien van het (niet) uitvoeren van de KPI behalve bij gemeente Zundert, terwijl dit wel in de vergaderstukken was opgenomen. Het verslag is ook nog niet vastgesteld. Dus dit kunnen we niet bijvoegen. Groeten en bedankt, Adrie [ar] Proclaimer: De gemeente streeft naar een optimale dienstverlening en zorgvuldige afhandeling van vragen. Mocht deze mail toch niet voor u bestemd zijn, wilt u dan de afzender hiervan op de hoogte stellen? Voor informatie over de gemeente, gemeentelijk beleid en gemeentelijke producten en diensten en servicenormen kunt u terecht op Reageert u via de adressen van de website dan ontvangt u binnen 5 werkdagen bericht. De gemeente maakt geen gebruik van voor het bekendmaken van besluiten of het sluiten van overeenkomsten. Ook aanvaardt de gemeente geen aansprakelijkheid bij onjuiste ontvangst.