Downloaden en uitpakken van een retourbericht Wanneer u een retourbericht van de instantie heeft terugontvangen, dan zijn dezen te downloaden op de website van Vecozo. Deze retourberichten zijn gecomprimeerd; ze zitten verpakt in een zogenaamd zip-bestand. Om een retourbericht in te lezen in Orthomatic/Elamatic is het belangrijk dat dit retourbericht eerst wordt uitgepakt. NB. In dit voorbeeld staat de Vlotsyst.dta op de C-schijf en hebben we binnen de vlotsyst.dta een submap Retourinformatie aangemaakt. Wanneer u op de website van Vecozo het ingepakte retourbericht aanklikt dan volgt deze vraag: Kiest u hier voor Opslaan. Helpdesk Pagina 1 van 10
Vervolgens dient u de plaats te kiezen waar u dit ingepakte retourbericht wilt opslaan. Voor de goede orde bevelen wij u aan om hiervoor een map te gebruiken binnen de Vlotsyst.dta, in ons voorbeeld de submap Retourinformatie. Selecteer deze map en klik op Opslaan. Helpdesk Pagina 2 van 10
Wanneer het ingepakte retourbericht is opgeslagen verschijnt de volgende melding: Klikt u hier op Map openen. Wanneer deze melding niet verschijnt, gaat u dan met Deze computer of met Windows Verkenner naar de map waar we het ingepakte retourbericht hebben opgeslagen (in ons voorbeeld dus c:\vlotsyst.dta\retourinformatie). Helpdesk Pagina 3 van 10
Klik nu met de rechtermuisknop op het ingepakte retourbericht en kies voor Alles uitpakken. De nu volgende schermen mag u doorklikken, dus: Volgende Volgende Voltooien. Helpdesk Pagina 4 van 10
Het volgende is nu gebeurd: In de map Retourinformatie is nu een submap gemaakt met de naam van het ingepakte retourbericht. In deze map zit het uitgepakte retourbericht. Nadat u op Voltooien heeft geklikt springt de map met het uitgepakte retourbericht open. Onthoud de naam van deze map; vanuit Orthomatic/Elamatic zult u hierheen moeten navigeren. Helpdesk Pagina 5 van 10
Inlezen en Verwerken van een retourbericht Wanneer u een retourbericht van de instantie heeft terugontvangen, dan kunt u deze verwerken via Klantenadministratie Verzamelfacturen/declaraties Retourinformatie verwerken. Het hieronder getoonde venster wordt nu zichtbaar. Retourbestand: In dit venster kunt u het retourbestand inlezen. Met behulp van kunt u het bestand opzoeken (op uw diskette of de plaats waar u het bestandje heeft opgeslagen). Selecteer dit bestand. Declaratie: Wanneer een retourbestand niet automatisch gekoppeld kan worden aan een elektronische declaratie, dan wordt dit gemeld. Vervolgens kunt u met behulp van de juiste elektronische declaratie erbij zoeken. U krijgt nu een overzicht van al uw facturen, met klantnaam, evt. opmerking. etc. Helpdesk Pagina 6 van 10
Bovenin het venster ziet u ook wat declaratiegegevens, zoals de declaratieperiode en de retourdatum. U ziet rechts boven in het venster ook een aantal bedragen: Gedeclareerd: Dit is het bedrag wat door u bij de instantie is gedeclareerd. Bedrag vergoed: Dit is het bedrag wat door de instantie is goedgekeurd op deze declaratie, ofwel het geaccepteerde bedrag. Het kan zijn dat dit bedrag hoger is dan het gedeclareerde bedrag. Dit komt omdat creditnota's momenteel (nog) niet automatisch worden verwerkt. Ze worden dus ook niet van het totaal gedeclareerde bedrag afgehaald. Bedrag uitbetaald: Dit is het bedrag wat door de instantie zal worden uitbetaald. Dit kan afwijken van het Bedrag vergoed. Wanneer u bijv. al voorschotten heeft ontvangen, dan wordt dit verrekend met de uit te betalen bedragen. Het verschil tussen Bedrag vergoed en Bedrag uitbetaald gaat u niet registreren op een elektronische declaratie, maar zal elders in uw administratie geregistreerd dienen te worden. In principe verwerkt u namelijk wat er door een instantie is goedgekeurd. Mocht u het idee hebben dat er ten onrechte een verschil is tussen Bedrag vergoed en Bedrag uitbetaald, neemt u dan contact op met deze instantie. Wanneer er bij een factuur in de kolom Opmerking iets staat, dan kunt u op deze regel klikken. De door de instantie bij deze factuur gemaakte opmerkingen worden nu onderin het venster getoond. Helpdesk Pagina 7 van 10
Ook kunt u, wanneer u een factuurregel heeft geselecteerd, met deze factuur oproepen. Klikt u op, dan worden de klantgegevens getoond. Wanneer u deze declaratiegegevens niet wilt verwerken, kiest u voor. Wilt u de declaratiegegevens wèl verwerken, dan kiest u voor. Vervolgens krijgt u de melding dat de Te verwachten vergoedingen zijn verwerkt. In de kolom Verwacht worden deze bedragen nu getoond. Daarna kunt u dit venster. Verwerken van betalingen n.a.v. een retourbestand Wanneer u een betaling heeft ontvangen, kunt u de bedragen verwerken. Dit verwerken doet u via Klantenadministratie Verzamelfacturen/declaraties Inzien. U krijgt nu het overzicht van al uw declaraties. Selecteer de declaratie waarvan u betalingen wilt verwerken en klik vervolgens in het hoofdmenu op Verzamelfactuur Betaling. U krijgt nu een venster waarin u enkele kenmerken van deze betalingen kunt vastleggen. Klopt de betaling exact met het bedrag wat was gemeld door de instantie, dan kunt u de Betaalwijze en het boekstuknummer ingeven, waarna alle Te verwachten bedragen in één keer worden verwerkt en als betaald geregistreerd. Wanneer die bedrag niet exact overeenkomt of u wilt de bedragen graag handmatig afboeken, dan kunt u dit doen via. U krijgt nu een overzicht van alle factuursaldi van deze declaratie (getoond in de kolom Saldo) én alle Te verwachten betalingen (getoond in de kolom Nu betalen). Helpdesk Pagina 8 van 10
U kunt nu per factuur het betaalde bedrag registreren. Dit kunt u doen d.m.v. dubbelklikken op een regel, waarna u een bedrag Betaald kunt ingeven. Standaard wordt hier het Nu betalen bedrag getoond. Dit bedrag kunt u indien gewenst aanpassen. Na bevestiging (met OK) wordt dit aangepaste bedrag vervolgens in de kolom Nu betalen getoond en zal zo verwerkt worden. In het geval dat er bedragen afwijken, dan behoeft u uiteraard alleen de afwijkende bedragen te wijzigen. Vervolgens kunt u dit venster sluiten met. Wanneer nu de betaalwijze en het boekstuknummer worden gevuld, dan worden alle betalingen verwerkt. Foutmeldingen bij het inlezen/verwerken van een retourbestand Wanneer u een retourbestand inleest/verwerkt, wordt deze gecontroleerd op een aantal punten. Mocht er iets niet correct zijn aan dit retourbestand, dan krijgt u hier een waarschuwing van. Hieronder volgt een lijstje met mogelijke meldingen. Er moet een geldige declaratie opgegeven worden. Deze melding krijgt u wanneer u een in uw systeem onbekende declaratie wilt verwerken. Controleer of u wel een declaratie aan het importeren bent. Er is een fout opgetreden bij het openen van retourbestand. Controleer of u het juiste bestand heeft geselecteerd Helpdesk Pagina 9 van 10
Fout bij verwerken gegevens van het retourbestand. Het totaal vergoede bedrag komt niet overeen met de facturen van de declaratie. Deze melding krijgt u wanneer de declaratie is aangepast, nadat u deze heeft verstuurd naar de instantie. Fout bij verwerken gegevens van het retourbestand. Het totaal vergoede bedrag is ontoereikend voor de facturen van de declaratie. De melding krijgt u wanneer het vergoede bedrag lager is dan het declaratiebedrag. Dit kan komen omdat er achteraf nog een factuur aan deze declaratie is toegevoegd. Waarschuwing bij verwerken gegevens van het retourbestand. Het totaal vergoede bedrag is groter dan het gedeclareerde bedrag van de facturen van de declaratie. Deze melding krijgt u wanneer er achteraf een factuur van de declaratie is afgehaald. Fout bij lezen retourbestand. Het versienummer van de berichtstandaard in dit retourbestand is ongeldig. De retourbestand bevat een versie die niet verwerkt kan worden. Er kunnen nog andere meldingen getoond worden. Deze meldingen hebben betrekking op een probleem in de retourbestand, welke buiten de software van ligt. Hiervoor wordt u verwezen naar uw instantie. Helpdesk Pagina 10 van 10