SUCCES IS SIMPEL
VO O RWO O R D We hebben nauwelijks nog tijd om na te denken. De kosten moeten dalen. Opbrengsten moeten omhoog. De communicatie moet optimaal zijn, want de klanttevredenheid moet beter. Er komt steeds nieuwe technologie beschikbaar om informatie te ontsluiten en te distribueren. Klanten en medewerkers stellen steeds hogere eisen aan de transparantie en tijdigheid van informatie. Maar investeren in de techniek van vandaag betekent morgen achter de feiten aanlopen. Het is mogelijk om aanzienlijk tot 70% te besparen op de verzend-, productie- en distributiekosten van facturen, polissen en andere documenten. Ook de klanttevredenheid kan op basis van deze innovatieve dienstverlening worden vergroot. Allemaal te realiseren door de meest actuele technologie in te zetten. Dat lukt zeker als die technologie wordt gekoppeld aan het team met de meeste kennis van en ervaring met het verspreiden van documenten. Van een goed gesprek over documentoplossingen is geen enkele organisatie slechter geworden. Laat óns succes úw succes zijn. MARTIN WELTJE COMMERCIEEL DIRECTEUR, POSTNL BILLING & DOCUMENT SOLUTIONS martin.weltje@postnl.com 06 51 22 06 45 nl.linkedin.com/in/martinweltje
INHOUDSOPGAVE Groeiende informatievraag 2 Documentprocessen 3 Kosten naar beneden, opbrengsten omhoog 4 Strategisch denken over documenten 5 Een hoge klanttevredenheid 6 Meest efficiënte documentinfrastructuur 7 Case Eneco: Minder papier, minder kosten 8 Case Sanoma: Makkelijk betalen 9 Het succesverhaal dat u zelf schrijft 11
G ROEIENDE INFORM ATIEVRAAG Hoe kan een organisatie voldoen aan de groeiende informatievraag van klanten, relaties en medewerkers? Sterker nog, hoe kan een bedrijf grip houden op de kosten die ontstaan bij het stillen van deze informatiehonger? Of beter, hoe kan daar zelfs substantieel op worden bespaard? Het lijkt een utopie, maar met de juiste partners kan dat. Als geen andere organisatie weet PostNL al jaren hoe belangrijk het is dat documenten (facturen, polissen, brieven, aanslagen ) op het juiste moment en op de juiste manier bij de geadresseerde aankomen. Een correcte ontvangst staat direct in relatie met de klanttevredenheid en dus met de bedrijfsresultaten van de verzender. Een correct ontvangen factuur wordt immers sneller betaald en dat is goed voor de cashflow. 2 SUCCES IS SIMPEL
D OCUM ENTPROCESSEN Ooit was de wereld eenvoudig en was informatieverstrekking eendimensionaal. De verzender bepaalde wanneer een dagafschrift, loonstrook, polis, aanslag of factuur werd verstuurd. Dat was altijd op papier en er was geen koppeling tussen het document en de handeling die de rekeninghouder, medewerker, verzekeringsnemer, belastingplichtige of klant moest verrichten na ontvangst van het document. Die tijd ligt definitief achter ons. Uw klanten willen zelf bepalen hoe en wanneer ze iets willen ontvangen. In zakelijk verkeer willen klanten en relaties informatie steeds vaker digitaal ontvangen. Bijvoorbeeld omdat ze de documenten dan kunnen integreren in hun eigen processen. Consumenten willen niet meer betalen met een acceptgiro, maar via hun smartphone of tablet. Consumenten hebben niet meer het geduld om op de post te wachten voor een nieuwe polisberekening of offerte. Ze vinden dat ze recht hebben op geïndividualiseerde informatie nú! 3 SUCCES IS SIMPEL
KO ST E N N A A R B E N E D E N, OPBRENGSTEN OM HOOG Ondertussen moeten de kosten op alle fronten naar beneden en de opbrengsten omhoog. Alles moet efficiënter, maar de klanttevredenheid mag er niet onder leiden terwijl die klanten kritischer en veeleisender zijn dan ooit. En dat allemaal gedurende een recessie. Fondsen om te investeren in digitale informatietechnologie om optimaal gebruik te kunnen maken van de laatste ontwikkelingen zijn vaak niet beschikbaar. De periode waarin die nieuwe technologie eigenlijk zou moeten worden vervangen, is ook nog eens korter dan de economische levensduur. Dus het is de vraag of het wel verstandig is om in IT-oplossingen te investeren. De meeste organisaties zoeken dan ook naar een oplossing om off-balance gebruik te kunnen maken van de meest actuele technologie. Het outsourcen van de productie en distributie van facturatie en andere documentstromen ligt om bedrijfseconomische reden voor de hand. Maar die informatiestroom is bedrijfskritisch en de organisatie wil, heel begrijpelijk, volledig in control blijven. 4 SUCCES IS SIMPEL
STRATEGISCH DENK EN OVER DOCUM ENTEN Op strategisch niveau nadenken over alle documenten die de organisatie verzendt, kan een substantiële besparing opleveren. Dan hebben we het niet over plat omschakelen naar facturen e-mailen om zo op portokosten te besparen, maar over de manier waarop een organisatie op een afgewogen en geïntegreerde wijze kan communiceren met haar klanten. En dat zo te doen dat de ontvanger informatie krijgt op de gewenste manier en op het gewenste moment. Dat kan resulteren in een multichannel -oplossing waarbij PostNL namens haar klant regisseur is van de output van documenten en misschien zelfs voor de bewaking van doorlooptijden van betalingen en het automatisch genereren van herinneringen en aanmaningen. Zo kan de klant van PostNL het proces volledig blijven monitoren en ervaart de consument het ontvangen van facturen of documenten als correct en prettig. Vanzelfsprekend beheert de verzender de inhoud en de vormgeving van de documenten. Controle voor de verzender, flexibiliteit voor de ontvanger; de optimale combinatie. 5 SUCCES IS SIMPEL
E EN HOGE K LANTTEVREDENHEID Bij documentatie die commerciële impact heeft, is een hoge klanttevredenheid essentieel. Klanttevredenheid is bij veel organisaties een KPI en dat geldt zeker niet alleen voor het commerciële team van uw organisatie. De klant, rekeninghouder, burger, polishouder of medewerker van vandaag is veeleisend en verwacht informatie niet alleen op tijd, maar vooral zo dat die meteen kan worden verwerkt. Zeker wanneer het gaat om documenten in zeer grote volumes is het optimaliseren van dit proces een specialisme. Die optimalisatie vereist niet alleen flinke investeringen, maar vooral een goed begrip van die processen. 6 SUCCES IS SIMPEL
MEEST EFFICIËNTE DOCUM ENTINFRASTRUCTUUR Het team van PostNL heeft die kennis en ervaring beschikbaar. Geen andere aanbieder heeft zo n uitgebreid en geïntegreerd portfolio van diensten rond het produceren en verzenden van facturen en documenten als PostNL. Het produceren en verzenden van documenten zoals facturen, afschriften en polissen is voor PostNL core business. Daardoor wordt continu geïnvesteerd in de meest moderne en de meest efficiënte documentinfrastructuur. Producties vinden van begin tot einde plaats in een beveiligde omgeving, conform ISO27001-richtlijnen en Borg4. Optimaal gebruik kunnen maken van de meest actuele digitale technologie en tegelijkertijd een aanzienlijke reductie van kosten realiseren, dat maakt PostNL mogelijk. Of dat ook voor úw organisatie kan werken? Wij zijn overtuigd van wel. Via uw persoonlijke LinkedIn-pagina zal PostNL u blijven informeren over de manier waarop uw organisatie kan blijven innoveren als het om documentverzending gaat. Volg PostNL Billing & Document Solutions en laat u inspireren tot succes. 7 SUCCES IS SIMPEL
C ASE E NECO: MINDER PAPIER, M INDER KOSTEN De bijna twee miljoen klanten van Eneco krijgen met regelmaat post van deze energieleverancier. Het gaat hier om meer dan tien miljoen documenten per jaar. Eneco wilde deze stroom papier indammen zonder dat de consument die actie ervaart als een daling in de kwaliteit van de dienstverlening. In samenwerking met PostNL heeft Eneco niet alleen die doelstelling bereikt, maar tevens flink bespaard qua kosten. De documentoplossing die werd ontwikkeld voor Eneco betekende een schonere en goedkopere manier van het produceren van nota s, meterstandkaarten en andere documenten. Zonder in te leveren op kwaliteit. Doordat er fysiek minder papier in de enveloppen moet, bespaart Eneco ook nog eens flink op portokosten. Precies weten hoe Eneco en PostNL samen dit resultaat hebben bereikt? Klik hier. 8 SUCCES IS SIMPEL
C ASE SANOM A : MAKKELIJK ER BETALEN Meer dan twee miljoen mensen zijn abonnee op een tijdschrift van mediabedrijf Sanoma. PostNL bezorgt die magazines niet alleen, maar verzorgt ook het hele proces rond de facturatie. Dat gebeurt vandaag de dag niet uitsluitend door een factuur en acceptgiro te printen en te verzenden dat gebeurt multichannel. Klanten van Sanoma kunnen bijvoorbeeld kiezen voor facturatie en betalen via FiNBOX, dus factureren en betalen via het internet. Herinneringen en aanmaningen behoren ook bij die multichannelaanpak; ook dat coördineert PostNL. Daarnaast verzorgt PostNL ook de welkomstbrieven, bedankjes voor mensen die een magazine cadeau doen en de correspondentie bij de beëindiging van abonnementen. De geïntegreerde aanpak door PostNL van de correspondentie-output en de betalingskanalen van Sanoma leidt tot hoge efficiëntie voor zowel de uitgeverij als voor de abonnees. Lees hier meer over het partnership van Sanoma en PostNL. 9 SUCCES IS SIMPEL