Handleiding H&V applicatie
1. Inleiding Het Centraal Administratiekantoor (CAK) is verantwoordelijk voor het berekenen, vaststellen en innen van de eigen bijdrage voor de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Voor het berekenen van de eigen bijdrage Wmo zijn niet alleen de zorguren die een Cliënt heeft ontvangen van een zorgaanbieder nodig, maar ook het PGB, Beschermd wonen, Maatschappelijke opvang of de hulpmiddelen en voorzieningen die een gemeente verstrekt. In deze handleiding wordt per scherm een beschrijving van de functionaliteit van de Hulpmiddelen & Voorzieningen applicatie gegeven. Lees deze handleiding goed door voordat u begint in de applicatie. U kunt dit document als hulpmiddel gebruiken tijdens het werken met deze applicatie. Via de HenV applicatie kunt u cliënten en producten invoeren. Vanaf zorgjaar 2015 wordt er geen Wmo indicatie meer opgevoerd omdat de Wtcg is vervallen. De gegevens uit de applicatie, worden in de centrale database van het CAK opgenomen. Binnen deze database worden de controles op persoonsgegevens met de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie) uitgevoerd en inkomensgegevens opgevraagd bij de Belastingdienst, waarna indien van toepassing de facturatie van de eigen bijdrage (EB) naar de cliënt volgt. Ingevoerde cliënten en/of producten worden na 18.00 uur gesynchroniseerd met onze database. Als de cliënten en/of producten niet verwerkt kunnen worden binnen deze database, is dit na één werkdag zichtbaar in de HenV applicatie. De opgevoerde gegevens moeten dan gecorrigeerd worden. Ook kunnen wijzigingen op reeds opgevoerde en geaccepteerde producten via de HenV applicatie doorgevoerd worden. Let op: De HenV applicatie is alleen toegankelijk op werkdagen van 7.30 tot 18.00 uur. Vragen? Wij willen u zo goed mogelijk van dienst zijn en voorzien u graag van informatie. Algemene vragen U kunt met al uw vragen en het aanleveren van bestanden terecht bij de Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners: Telefoonnummer: 088 711 48 88 E-mail: servicedesk@hetcak.nl Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 09:00 tot 17:00 uur. Vragen over individuele cliënten Met al uw vragen over een individuele cliënt kunt u contact opnemen met ons Klant Contact Center. Telefoonnummer: 0800-1925 Internet: www.hetcak.nl Het Klant Contact Center is telefonisch bereikbaar op werkdagen van 08:00 tot 18:00 uur.
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 2 Inhoudsopgave... 3 2. Het Extranet... 4 2.1 Inloggen... 4 3. Status... 5 4. Cliënt... 6 4.1 Het scherm [Cliënt zoeken]... 6 4.2 Zoekresultaten... 7 4.3 Het scherm [Cliënt toevoegen]... 7 4.4 Cliënt kopiëren... 8 5. Wmo indicaties... 9 5.1 Basisscherm [Product invoeren]... 9 5.2 Wmo indicatie opvoeren... 10 5.3 Wmo indicatie verwijderen... 11 5.4 Wmo indicatie aanpassen of beëindigen... 11 6. Hulpmiddelen en voorzieningen... 12 6.1 Basisscherm [Product invoeren]... 12 6.2 Toelichting inningssystematiek... 13 6.3 Periodetabel... 13 6.4 H&V product opvoeren... 14 6.5 H&V product verwijderen... 15 6.6 H&V product aanpassen of beëindigen... 16 7. Verblijf... 17 7.1 Basisscherm [Product invoeren]... 17 7.2 Verblijf opvoeren... 18 7.3 Verblijfsregel verwijderen... 18 7.4 Verblijfsregel terugtrekken... 19 7.5 Verblijfsregel aanpassen... 19 Pagina 3 van 19
2. Het Extranet De HenV applicatie kunt u benaderen via het Extranet. Toegang tot het Extranet kunt u regelen via het Aanvraagformulier Extranet voor Gemeenten. Dit formulier is terug te vinden op onze website, onder het kopje Downloads of middels de volgende link: http://www.hetcak.nl/portalserver/stream/cak-zakelijk/1-ik-werk-bij-eengemeente/1-6-downloads/toegang_aanvragen_extranet_gemeenten.pdf. Wanneer u het aanvraagformulier ingevuld heeft teruggestuurd, ontvangt u van ons binnen vijf werkdagen de inloggegevens. 2.1 Inloggen Via keten.hetcak.nl gaat u direct naar het inlogscherm van het Extranet. Wij ondersteunen het gebruik van Internet Explorer (10, 11), Microsoft Edge en Mozilla Firefox (24, 31, 38, 45). Alle andere browsers worden niet ondersteund. Wanneer u voor het eerst gebruik maakt van het Extranet, moet u eerst de beveiligingscertificaten installeren voor u gebruik kunt maken van de applicatie. Maakt u gebruik van Internet Explorer? Dan is het noodzakelijk dat u eerst het Root- en ketencertificaat installeert. Vervolgens kunt u het persoonlijk certificaat installen door op de link Certificaat ophalen te klikken. Maakt u gebruik van Firefox of heeft u het root- en ketencertificaat al geïnstalleerd? Dan kunt u direct doorgaan naar de Handleiding installeren certificaat om uw persoonlijke beveiligingscertificaat te installeren. Tijdens de installatie van het persoonlijk certificaat heeft u een uitrolcode nodig. Deze kunt u eventueel opvragen bij de Servicedesk Dataverkeer. De handleidingen voor het installeren van de certificaten kunt u vinden onder het kopje HOME, onderaan de linkerkant. Nadat u ingelogd bent en het beveiligingscertificaat is geïnstalleerd kunt u gebruik maken van de HenV applicatie. Onder Uw applicaties aan de linkerkant kunt u deze applicatie vinden. Klik vervolgens op Ga naar applicatie HenV. Een nieuw venster opent en u kunt het opgehaalde certificaat kiezen. Selecteer het certificaat en druk op de knop OK om naar de applicatie te gaan. Pagina 4 van 19
3. Status Voordat u aan de slag gaat met de HenV applicatie is het belangrijk te weten dat er binnen de applicatie verschillende statussen bestaan: Status Vastgelegd : De gegevens zijn opgevoerd en opgeslagen in de HenV applicatie. De gegevens staan klaar om doorgestuurd te worden naar de centrale database van het CAK. Zolang deze synchronisatie nog niet is doorgevoerd (dit gebeurd na 18:00 uur), kunnen de gegevens van een cliënt of product nog gewijzigd worden. Status Geweigerd : De gegevens zijn bij de synchronisatie om inhoudelijke redenen geweigerd. De gegevens kunnen in gewijzigde vorm opnieuw aangeleverd of verwijderd worden. Status Geaccepteerd : De gegevens zijn na de synchronisatie opgenomen in het proces waaruit facturatie volgt. Wijzigen van de gegevens is nu niet meer mogelijk. Wel kunnen later gegevens aangepast worden door een correctie in te voeren. Status Gecorrigeerd : De aangepaste gegevens zijn gecorrigeerd. De correctie is opgenomen in het proces waaruit een aangepaste facturatie volgt. Vanaf 18:00 uur, worden de nieuwe gegevens naar de centrale database van het CAK gestuurd en vervolgens gecontroleerd (synchronisatie). Aandachtspunten in de applicatie Met een sterretje gemarkeerde rubrieken zijn verplichte invoervelden. Zodra een rubriek met een juiste waarde wordt ingevuld, ziet u in de rechter bovenhoek van de rubriek een blauw driehoekje. Indien de waarde niet correct is, blijft een rood driehoekje of rood uitroeptekentje zichtbaar en kunnen de gegevens niet worden opgeslagen. Bijvoorbeeld: is juist ingevoerd. Als de ingevoerde waarde niet juist is ingevoerd, wordt dit als volgt getoond:. Pagina 5 van 19
4. Cliënt U kunt geen zorg opvoeren zonder dat de cliëntgegevens bekend zijn. U voert een cliënt op als deze nog niet bij het CAK bekend is. Is de cliënt wel bekend bij het CAK maar niet voor de cliëntcode van uw gemeente of is de cliënt wel bekend voor uw gemeente maar voor een ander type regeling dan het type waarvoor u zorgproducten voor de cliënt wilt aanleveren, dan kunt u de klant kopieren. Opvragen inkomen wordt vanaf 2010 standaard gedaan. Hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt. 4.1 Het scherm [Cliënt zoeken] Als u op de startpagina de HenV applicatie kiest, komt u in het scherm [Cliënt zoeken]. In het scherm worden met behulp van de WZA code de cliënten uit uw gemeente opgevraagd. Dit opvragen gebeurt met behulp van een aantal zoekcombinaties. De volgende zoekcombinaties zijn mogelijk: WZA code en cliëntnummer Burger Service Nummer (BSN) Achternaam en geboortedatum (u kunt hier een volledige of gedeeltelijke achternaam invullen) Postcode en huisnummer. LET OP! Om verhuisde of overleden cliënten te zoeken, vinkt u het hokje voor de regel cliënten woonachtig in gemeente vanaf 01-01-2007 onder in het scherm aan. Wanneer een client is overleden dan hoeft u niets te doen. Overleden cliënten worden vanzelf stopgezet door onze controle in het GBA. Pagina 6 van 19
4.2 Zoekresultaten Er zijn nu verschillende zoekresultaten mogelijk: 1. Er worden geen cliënten gevonden met de door u ingevoerde zoekcriteria. U moet nu zelf de cliënt als nieuwe cliënt toevoegen. 2. De cliënt komt één of meerdere keren in het systeem voor, maar zonder type regeling Wmo. U moet de gegevens van de cliënt kopiëren naar de betreffende regeling. Dit doet u door na het kopiëren van de gegevens voor toevoegen te kiezen met de regeling WMO. 3. Let op: U moet de cliënt opnieuw opvoeren 4. De cliënt komt één of meerdere keren voor in het systeem, ook met type regeling Wmo, maar met een cliëntnummer dat niet overeenkomt met het cliëntnummer van de gemeente. U moet de gegevens van de cliënt kopiëren naar de betreffende regeling. Dit doet u door na het kopiëren van de gegevens voor nieuw te kiezen met de regeling WMO. 5. De cliënt komt één of meerdere keren in het systeem voor, met type regeling Wmo en het cliëntnummer van de gemeente. U kunt nu op de achternaam klikken en een product invoeren. 4.3 Het scherm [Cliënt toevoegen] Na het selecteren van de menuknop Cliënt toevoegen komt u in het scherm [Cliënt toevoegen]. Hier voert u de gegevens van een nieuwe cliënt in. Pagina 7 van 19
4.4 Cliënt kopiëren Cliënten die al in het bronsysteem van het CAK voorkomen, maar nog geen Wmo zorg hebben afgenomen, hoeven niet nogmaals opgevoerd te worden. Deze gegevens kunt u kopiëren. Er zijn twee redenen om een cliënt te kopiëren: 1. De cliënt komt één of meerdere keren in het systeem voor, maar zonder type regeling Wmo. 2. De cliënt komt één of meerdere keren voor in het systeem, ook met type regeling Wmo, maar met een cliëntnummer dat niet overeenkomt met het cliëntnummer van de gemeente. U klikt op de achternaam van de gevonden cliënt. Vervolgens kiest u voor de optie [Kopieer]. U komt nu in hetzelfde scherm [Cliënt toevoegen] als voor het invoeren van een compleet nieuwe cliënt, alleen zijn nu de bekende persoonsgegevens al ingevuld en niet wijzigbaar. LET OP! Indien in de naam van de cliënt diakrieten staan kunt u de gegeves niet kopieren. U moet de cliënt opnieuw opvoeren. Voer nu een nieuw (uniek) cliëntnummer in voor deze persoon en kies type regeling WMO. Type regeling OVR staat voor de overgangsregeling van personen waarvoor de geïndiceerde zorg uit 2014 doorloopt in 2015. Invoeren van dit type regeling is niet mogelijk. Na het opslaan verschijnt de waarschuwing dat de gegevens van de cliënt (en eventueel het BSN nummer) al voorkomen. De vraag: Wilt u doorgaan? beantwoordt u met Ja. De gegevens worden nu vastgelegd met het ingevoerde cliëntnummer. Pagina 8 van 19
5. Wmo indicaties Wmo indicaties werden tot en met zorgjaar 2014 gebruikt in verband met de Wtcg. Vanaf zorgjaar 2015 kunnen er geen nieuwe Wmo indicaties worden opgevoerd. U kunt wel bestaande indicaties wijzigen en met terugwerkende kracht voor zorgjaar 2014 opvoeren. 5.1 Basisscherm [Product invoeren] Nadat u in het scherm [cliënt zoeken] een cliënt hebt geselecteerd, komt u in het scherm [Product invoeren]: In dit scherm kunt u naast hulpmiddelen en voorzieningen (H&V) en verblijf ook Wmo indicaties invoeren voor het zorgjaar 2014 en wijzigen. In het scherm overzicht is deze regel aangegeven door de eerste oranje pijl ( ). Als er al een Wmo indicatie is ingevoerd, dan ziet u deze regel in het Wmo overzicht. Zie hiervoor de tweede oranje pijl ( ). Er zijn nu verschillende bewerkingen op een Wmo indicatie: 1. Opvoeren (zie 6.2): u wilt een Wmo indicatie voor 2014 of eerder opvoeren en deze is nog niet zichtbaar in het Wmo overzicht. 2. Verwijderen (zie 6.3): u hebt een Wmo indicatie opgevoerd, maar wilt die dezelfde dag nog ongedaan maken. 3. Aanpassen en beëindigen (zie 6.4): een Wmo indicatie is met de verkeerde waarden ingevoerd of de einddatum is bekend geworden. Alle indicaties worden automatisch beeindigd per 29-12-2014. Pagina 9 van 19
5.2 Wmo indicatie opvoeren Wanneer een Wmo indicatie nog niet in het Wmo overzicht op het basisscherm voorkomt, dan dient u een nieuwe Wmo indicatie in te voeren. Vul de velden op de regel die in het basisscherm gemarkeerd is met de eerste oranje pijl ( ). Volg hierbij de instructies in de tabel hieronder. klik de knop Toevoegen ( ). Per zorgjaar 2015 kunnen er geen indicaties toegevoegd worden, dit omdat de Wtcg per 2015 is gestopt. Veld H&V Groep Datum vanaf Datum t/m Aantal uur/week Aantal min/week Wmo Id Behandeling De indicatie hoeft alleen opgevoerd te worden als het een Wmo indicatie bruto/netto PGB Hulp bij het Huishouden (HbH) of bruto/netto PGB Alfahulp betreft. Neem over van de aangeleverde gegevens Voer hier de einddatum van de indicatie in. Een doorlopende indicatie voert u op door de Datum t/m leeg te laten. Elke Wmo indicatie wordt automatisch beëindigd op 29-12-2014. Vul de uren en minuten per week van de indicatie op. Er is een maximum gesteld van 168 bij het vak uren en 59 bij het vak minuten. Voer een uniek identificatienummer in voor de Wmo indicatie regel. Dit kan elke cijfer- en lettercombinatie zijn. De Wmo Id heeft dezelfde functie als dossiernummer: de combinatie van WZA code, cliëntnummer en Wmo Id maakt elke regel uniek. Bij de H&V Standaard wordt deze unieke regel gebruikt om de Wmo indicatie op te zoeken, zodat deze verwijderd of gewijzigd kan worden. LET OP! Als u geen Wmo Id invult, dan maakt de H&V applicatie zelf een Wmo Id aan. Deze code moet u wel invoeren bij het opvoeren van een correctie. Pagina 10 van 19
5.3 Wmo indicatie verwijderen Wanneer een Wmo indicatie is komen te vervallen of onverhoopt bij de verkeerde cliënt staat, dan kunt u op de dag van opvoer het product nog verwijderen. Een Wmo indicatie verwijderen kan totdat de synchronisatie gedraaid heeft. Zolang heeft de regel de status Vastgelegd ( ) en de optie verwijderen. Klik op Verwijderen ( ). U krijgt nu een scherm te zien waarin alle te verwijderen gegevens worden getoond, Klik nogmaals op verwijderen ( ), De Wmo indicatie is nu verwijderd en u komt in het basisscherm terug. LET OP! Een Wmo indicatie kan niet worden verwijderd als er een H&V product aan gekoppeld is. Een Wmo indicatie kan echter wel blijven bestaan als er géén H&V product is. Als de Wmo indicatie ook is ingetrokken, dan moet u deze apart verwijderen. Eerst moet het H&V product worden verwijderd voordat de Wmo indicatie kan worden verwijderd. U wordt hiervoor gewaarschuwd door een foutmelding en de verwijder knop zal niet actief zijn. 5.4 Wmo indicatie aanpassen of beëindigen Als de Wmo indicatie verkeerde gegevens heeft of als bekend geworden is wanneer de Wmo indicatie eindigt, dan kan de Wmo indicatie gewijzigd worden. Een Wmo indicatie die nog aangepast kan worden vindt u in het Wmo overzicht bij de tweede oranje pijl ( ) in het basisscherm. Klik op de knop Aanpassen ( ). De betreffende Wmo indicatie regel wordt actief in het opvoergedeelte; Vul nu de correcte gegevens in. Zie hiervoor de tabel bij Wmo indicatie aanpassen. Klik op Opslaan ( ). Het CAK zal een correctiefactuur sturen, wanneer er al facturatie heeft plaatsgevonden na de nieuwe Datum t/m. Elke Wmo indicatie wordt automatisch beëindigd op 29-12-2014. Pagina 11 van 19
6. Hulpmiddelen en voorzieningen De cliënt heeft een hulpmiddel of voorziening gekregen, dan voert u dat product op voor een bepaalde periode in termen van kosten van het H&V product, periode bijdrage en aantal perioden. Het aanleveren van het aantal perioden en de kosten per periode is vanaf het zorgjaar 2015 niet meer verplicht. Indien de gemeente niet anders aangeeft, dan legt het CAK een maximale periode bijdrage op totdat het totaal van de opgelegde eigen bijdragen gelijk is aan de totale kosten. 6.1 Basisscherm [Product invoeren] Nadat u in het scherm [cliënt zoeken] een cliënt hebt geselecteerd, komt u in het scherm [Product invoeren]. In dit scherm kunt u naast Wmo indicaties en verblijf ook hulpmiddelen en voorzieningen producten invoeren en wijzigen. In het scherm overzicht is deze regel aangegeven door de eerste oranje pijl ( ). Als er al hulpmiddelen en voorzieningen producten zijn ingevoerd, dan ziet u deze regel in het H&V overzicht. Zie hiervoor de tweede oranje pijl ( ). Er zijn nu verschillende bewerkingen op hulpmiddelen en voorzieningen product: 1. Opvoeren (zie 7.4): u wilt een H&V product opvoeren en deze is nog niet zichtbaar in het H&V overzicht. 2. Verwijderen (zie 7.5): u hebt een H&V product opgevoerd, maar wilt die dezelfde dag nog ongedaan maken. 3. Aanpassen of beëindigen (zie 7.6): een H&V product is met de verkeerde waarden ingevoerd of de einddatum is bekend geworden. Pagina 12 van 19
6.2 Toelichting inningssystematiek De gemeente mag zelf de keuze maken welke inningssystematiek gebruikt kan worden. Echter is het in sommige gevallen handiger om voor een bepaalde inningssystematiek te kiezen. Bijvoorbeeld: Voor een PGB wordt een jaarbudget uitgegeven, hiervoor kunt u het best inningsystematiek 1 gebruiken. In de huidige uitvoeringspraktijk zijn gemeenten verplicht de volgende gegevens aan te leveren: A: de (totale) kostprijs van de voorziening B: de termijn waarover moet worden opgelegd = het aantal perioden C: de bijdrage per periode Door de wijziging van de BMO (Besluit Maatschappelijke Ondersteuning) is het voor gemeenten mogelijk om van zorgjaar 2015 de gegevens het aantal termijnen (B) en de bijdrage per periode (C) niet in te vullen. Door deze gegevens wel of niet in te vullen kunt u de volgende inningssystematieken toepassen: SYSTEMATIEK A B C Uitvoering 1 Gedurende B perioden opleggen van C (huidige systematiek) 2 Gedurende B perioden MPB benutten (of tot kostprijs bereikt is) 3 C innen per periode totdat de kostprijs A is bereikt 4 De MPB benutten totdat de kostprijs A is bereikt 1. Gedurende een aantal perioden een periodebedrag opleggen (huidige systematiek 1): indien voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten, Periodieke bijdrage en Aantal perioden verplicht te worden ingevuld. - Voor een PGB wordt een jaarbudget uitgegeven, hiervoor kunt u het best inningsystematiek 1 gebruiken. 2. Gedurende een aantal perioden de MPB benutten, of tot de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 2): indien voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten en Aantal perioden verplicht te worden ingevuld. Het veld Periodieke bijdrage wordt hier leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf periode 1 2015. 3. De bijdrage innen per periode totdat de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 3): indien voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten en Periodieke bijdrage verplicht te worden ingevuld. Het veld Aantal perioden wordt leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf periode 1 2015. 4. Bijdrage opleggen totdat de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 4): indien voor deze optie wordt gekozen moet het veld Totale kosten verplicht worden ingevuld. De velden Periodieke bijdrage en Aantal perioden worden leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf periode 1 2015. 6.3 Periodetabel In de H&V applicatie kunnen perioden worden aangegeven. Een overzicht van de perioden, zoals die gebruikt worden door het CAK, kunt u opvragen door aan de linkerzijde van uw scherm het menu-item Periodetabel te selecteren. Er wordt een extra venster geopend. U kunt deze periodetabel weer sluiten door op het kruisje rechtsboven in het zojuist geopende venster te klikken. Pagina 13 van 19
In deze periodetabel ziet u voor het lopende zorgjaar welke perioden er gedefinieerd zijn en welke weeknummers daarbij horen. Ook ziet u de datum vanaf en datum tot en met van de perioden. 6.4 H&V product opvoeren Wanneer een H&V product nog niet in het Wmo overzicht op het basisscherm voorkomt, dan dient u een nieuw H&V product invoeren. Voor het invoeren van een H&V product volgt u de volgende procedure: Vul de velden op de regel die in het basisscherm gemarkeerd is met de eerste oranje pijl ( ). Volg hierbij de instructies in de tabel hieronder. Klik de knop Toevoegen ( ). Veld Behandeling Jaar vanaf Bij Jaar vanaf vult u het jaartal in met vier cijfers. Dit jaartal kan nooit voor 2007 liggen. De (eigen bijdrage) Wmo bestaat sinds 2007. Periode vanaf Aantal periodes (optioneel) Bij Periode vanaf geeft u de periode in vanaf wanneer u de eigen bijdrage wilt laten opleggen. Bij Aantal perioden geeft u het aantal perioden aan waarover u een eigen bijdrage wilt laten opleggen, bij inningssystematieken 1 en 2 vanaf 2015. U kunt het aantal perioden ook leeglaten. Het CAK zal dan de periode bijdrage opleggen, zolang de totaal betaalde eigen bijdrage lager is dan de totale kosten. LET OP! Voor een vertaling van kalenderdata naar zorgperioden, zie de Periodetabel op pagina 13. H&V groep Bij H&V groep kiest u een van de voor gedefinieerde H&V groepen. Twijfelt u over de te maken keuze? Raadpleeg dan het Voorzieningenoverzicht. Deze vindt u links in het navigatiemenu en bevat per H&V groep een aantal voorbeelden van de producten die onder de betreffende groep vallen. Pagina 14 van 19
LET OP! De H&V groepen waarbij Bruto voor de omschrijvingen staan gelden voor het zorgjaar 2014. PGB Omschrijving Deze check box geeft aan dat het product is geleverd in de vorm van een PGB. Bij Omschrijving vult u eventueel een omschrijving van het verstrekte H&V product in. LET OP! Dit veld is optioneel, maar de omschrijving wordt altijd overgenomen op de factuur aan de cliënt. Wanneer u dezelfde omschrijving als de gekozen H&V groep invult, dan geeft de applicatie een waarschuwing. In deze waarschuwing ziet u wat er op de factuur komt en wat de cliënt dus te zien krijgt. Kiest u hier voor Ja, dan wordt de invoer geaccepteerd en kunt u verder. Kiest u hier voor Nee, dan kunt u de omschrijving aanpassen. Totale kosten Bij Totale kosten vult u totale kosten van het PGB of de H&V over de gehele looptijd in. Omdat een PGB-budget uitgegeven wordt voor een jaar adviseren wij altijd inningsystematiek 1 te hanteren. LET OP! In geen geval mag dit bedrag de daadwerkelijke kostprijs overschrijden. Kosten per periode (optioneel) Bij Kosten per periode heeft u twee mogelijkheden: (1) u vult de totale kosten gedeeld door het aantal perioden in of (2) u vult het maximale bedrag dat aan eigen bijdrage berekend mag worden per periode. Hiermee kunt u de door te rekenen kosten van de zorg afstemmen op uw eigen gemeentelijke beleid. Het veld kosten per periode kunt u ook leeglaten. Het CAK zal dan een maximale periode bijdrage berekenen en deze opleggen, zolang de totaal betaalde eigen bijdrage lager is dan de totale kosten. Dossier nummer Bij Dossiernummer vult u een identificatienummer in voor de H&V productregel. Dit is een verplicht veld. De combinatie van WZA code, cliëntnummer en dossiernummer maakt elke regel uniek. Bij de H&V Standaard wordt deze unieke regel bijvoorbeeld gebruikt om de H&V productregel op te zoeken, zodat deze verwijderd of gewijzigd kan worden. 6.5 H&V product verwijderen Wanneer een H&V product is komen te vervallen of onverhoopt bij de verkeerde cliënt staat, dan kunt u op de dag van opvoer het product nog verwijderen. Een product verwijderen kan totdat de synchronisatie gedraaid heeft. Tot dat moment heeft de regel de status Vastgelegd ( ) en de optie verwijderen ( ). Klik op Verwijderen ( ). U krijgt nu een scherm te zien waarin alle te verwijderen gegevens worden getoond, Klik nogmaals op verwijderen ( ), U krijgt nu een waarschuwing te zien. Pagina 15 van 19
Klikt u op OK, dan is het H&V product verwijderd en u komt in het basisscherm. 6.6 H&V product aanpassen of beëindigen Als het H&V product bij de goede cliënt staat maar niet correct is opgevoerd of door omstandigheden moet worden aangepast, dan is het H&V product eenvoudig te wijzigen: Klik op Aanpassen ( ). Vanaf heden kunt u ook de totale kosten op nul zetten, wat inhoudt dat u het product terugtrekt. Het betreffende H&V product wordt actief in het opvoergedeelte; Vul nu de correcte gegevens in. Zie hiervoor de tabel bij H&V product aanpassen op pagina 13. Klik op Opslaan ( ). De H&V productregel is nu gewijzigd en wordt vervolgens in de database van het CAK gecorrigeerd, zodat de wijziging in het proces van factureren wordt opgenomen en de cliënt een correctiefactuur ontvangt. LET OP! De cliënt ziet al deze correcties terug op de factuur, dus wees accuraat met uw administratie. Pagina 16 van 19
7. Verblijf Onder verblijf valt kortdurend verblijf als ondersteuning van mantelzorg, beschermd wonen in een instelling voor beschermd wonen en opvang. 7.1 Basisscherm [Product invoeren] Nadat u in het scherm [cliënt zoeken] een cliënt hebt geselecteerd, komt u in het scherm [Product invoeren]. In dit scherm kunt u naast Wmo indicaties en hulpmiddelen en voorzieningen producten ook verblijf producten invoeren en wijzigen. In het scherm overzicht is deze regel aangegeven door de eerste oranje pijl ( ). 1. Opvoeren (zie 7.2): u wilt een verblijfsregel opvoeren en deze is nog niet zichtbaar in het Verblijfoverzicht. 2. Verwijderen (zie 8.3): u hebt een verblijfsregel opgevoerd, maar wilt dit dezelfde dag nog ongedaan maken. 3. Terugtrekken (zie 8.4): u hebt een verblijfsregel opgevoerd, maar wilt dit ongedaan maken nadat de synchronisatie heeft gedraaid en de regel niet meer te verwijderen is. 4. Aanpassen (zie 7.5): een verblijfsregel is met de verkeerde waarden ingevoerd of de einddatum is bekend geworden. Pagina 17 van 19
7.2 Verblijf opvoeren Wanneer een verblijfsregel nog niet in het Verblijf overzicht op het basisscherm voorkomt, dan dient u een nieuwe verblijfsregel in te voeren. Vul de velden op de regel die in het basisscherm gemarkeerd is met de eerste oranje pijl ( ). Volg hierbij de instructies in de tabel hieronder. klik de knop Toevoegen ( ). Datum t/m Veld Type verblijf Neem over van de aangeleverde gegevens. Behandeling Vanaf zorgjaar 2015 en type regeling WMO: MO: Opvang (Maatschappelijke opvang en vrouwen opvang) BW: Beschermd wonen Voor zorgjaar 2014 en eerder die doorloopt in 2015 en type regeling OVR: KV overgang: Kortdurend verblijf BW overgang: Beschermd wonen Regeling Dit veld toont de regeling die bij de cliënt gekozen is: WMO en OVR. AGB Code Datum vanaf Datum t/m Aantal dag(en) per week Dossiernummer Terugtrekken AGB code van de opvanginstelling waar de cliënt woont. Neem over van de aangeleverde gegevens. Voer hier de einddatum van het verblijf in. Een doorlopend verblijf voert u op door de Datum t/m leeg te laten. Bij kortdurend verblijf vult u hier het aantal dagen in. Bij Dossiernummer vult u een identificatienummer in voor de H&V productregel. Dit is een verplicht veld. De combinatie van WZA code, cliëntnummer en dossiernummer maakt elke regel uniek. Bij de H&V Standaard wordt deze unieke regel bijvoorbeeld gebruikt om de H&V productregel op te zoeken, zodat deze verwijderd of gewijzigd kan worden. Deze indicatie wordt gezet met de actie terugtrekken. Een verblijfsregel die teruggetrokken is heeft de status Geaccepteerd en de datum t/m is gelijk aan de datum vanaf. 7.3 Verblijfsregel verwijderen Wanneer een verblijfsregel is komen te vervallen of onverhoopt bij de verkeerde cliënt staat, dan kunt u op de dag van opvoer de regel nog verwijderen. Een regel verwijderen kan totdat de synchronisatie gedraaid heeft. Tot dat moment heeft de regel de status Vastgelegd ( ) en de optie verwijderen ( ). Klik op Verwijderen ( ). U krijgt nu een scherm te zien waarin alle te verwijderen gegevens worden getoond, Klik nogmaals op verwijderen ( ), Pagina 18 van 19
U krijgt nu een waarschuwing te zien. Klikt u op OK, dan is de verblijfsregel verwijderd en u komt in het basisscherm. 7.4 Verblijfsregel terugtrekken Wanneer een Verblijfsregel is komen te vervallen of onverhoopt bij de verkeerde cliënt staat en u kunt de regel niet meer verwijderen omdat de synchronisatie al heeft gedraaid, dan kunt u de regel terugtrekken. Klik op Aanpassen ( ). De betreffende verblijfsregel wordt actief in het opvoergedeelte; Vink het veld Teruggetrokken. Klik op Opslaan ( ). De status van de verblijfsregel blijft Geaccepteerd, maar de indicatie Teruggetrokken is gevinkt en de Datum t/m is gelijk gemaakt met de Datum vanaf LET OP! De cliënt kan na terugtrekken een eigenbijdrage opgelegd krijgen voor andere zorg, waarvan de cliënt was vrijgesteld in verband met de registratie van opvang. Voor beschermd wonen en kortdurend verblijf kan een correctiefactuur volgen. 7.5 Verblijfsregel aanpassen Als de verblijfsregel bij de goede cliënt staat maar niet correct is opgevoerd of door omstandigheden moet worden aangepast, dan is de verblijfsregel eenvoudig te wijzigen: Klik op Aanpassen ( ). De betreffende verblijfsregel wordt actief in het opvoergedeelte; Vul nu de correcte gegevens in. Klik op Opslaan ( ). De verblijfsregel is nu gewijzigd en wordt vervolgens in de database van het CAK gecorrigeerd, zodat de wijziging in het proces van factureren wordt opgenomen en de cliënt een correctiefactuur ontvangt. LET OP! De cliënt ziet al deze correcties terug op de factuur, dus wees accuraat met uw administratie! Pagina 19 van 19