INKOOPDIAGNOSE GEMEENTE HOGERDAM september 2015

INKOOPDIAGNOSE GEMEENTE HOGERDAM september 2015 Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 1 van 14

M A N A G E M E N T S A M E N V A T T I N G Inleiding Deze rapportage bevat de resultaten van de Inkoopdiagnose, die in de periode juli september van 2015 voor de gemeente Hogerdam is uitgevoerd. Het kwantitatieve gedeelte is gebaseerd op een download uit de financiële administratie van 2014. Het kwalitatieve gedeelte is gebaseerd op interviews met medewerkers. Uitgangspunten Inkoop wordt in deze Inkoopdiagnose gedefinieerd als: alles waar een betaalde factuur van derden tegenover staat. Alle bedragen zijn exclusief BTW voorzover het BTW-compensabele taken betreft en inclusief BTW voorzover het niet-btw-compensabele taken betreft 1. Het inkoopvolume is naar 46 inkoopsegmenten toegewezen. Voor het kiezen van de namen van de inkoopsegmenten heeft het rekeningschema (grootboekrekening) als uitgangspunt gediend. In overleg met de gemeente Hogerdam zijn de uiteindelijke segmentnamen bepaald. Resultaten Het inkoopvolume bedroeg 22,7 miljoen. Het volume werd door 1.150 leveranciers geleverd die samen 6.310 facturen hebben gestuurd. Dit volume volledig bij Nederlandse partijen ingekocht en met name bij leveranciers uit de regio. De inkoop van gemeente Hogerdam is dus sterk nationaal en regionaal georiënteerd. Een zeer beperkt aantal leveranciers (55 stuks ofwel 4,5 procent van het totaal aantal leveranciers), levert 80 procent van het inkoopvolume. Een groot aantal leveranciers levert daarentegen slechts een zeer beperkt deel van het inkoopvolume. Voor de groep kleine leveranciers is sprake van relatief hoge interne kosten in verhouding tot het inkoopvolume. Binnen de gemeente Hogerdam is veel ruimte voor verbeteringen. Het minimale, geschatte totale besparingspotentieel is bijna 0,9 miljoen euro. Het maximale, geschatte totale besparingspotentieel bedraagt 2,7 miljoen euro. Naast de kwantitatieve besparingen zijn ook kwalitatieve inkoopverbeteringen mogelijk. Conclusies en aanbevelingen Gemeente Hogerdam heeft in de afgelopen jaren een zeer beperkt aantal Europese aanbestedingen uitgevoerd. Een substantieel deel van de inkopen wordt niet conform de Europese regelgeving ingekocht. Dit komt omdat door onbekendheid met de regelgeving en omdat er weinig kennis en expertise binnen de gemeente voorhanden is. Het wordt aanbevolen om de regels omtrent Europese Aanbestedingen stringenter toe te passen en drempelbedragen organisatiebreed vast te stellen. Het totaalaantal leveranciers bedraagt ongeveer 1.150 stuks. 95,5 procent van het totaalaantal leveranciers, levert gezamenlijk slechts 20 procent van het inkoopvolume. Gemeente Hogerdam heeft dus te maken met een grote groep van kleine leveranciers. Voor de groep kleine leveranciers is sprake van relatief hoge interne kosten in verhouding tot het inkoopvolume. De integrale kosten van kleine inkopen zijn al snel het veelvuldige van de kosten die aan de leverancier betaald moeten worden (directe kosten). Aanbevolen wordt om de groep kleine leveranciers sterk te verkleinen. Uit de Pareto-analyse blijkt tevens dat een zeer beperkt aantal leveranciers 80 procent van het inkoopvolume levert. Het wordt aanbevolen om gestructureerd leveranciersmanagement in te voeren, met name ten aanzien van de grote segmenten en de grote leveranciers. De omvang van het aantal facturen bedraagt ongeveer 6.310 stuks. De kosten van het intern verwerken van een factuur bedragen al gauw 35 75 euro. De kosten die de leverancier maakt voor het sturen en verwerken van de factuur bedragen ook ongeveer 35 75 euro. Uiteindelijk zullen ook die kosten op de gemeente worden afgewenteld. Aanbevolen wordt om het aantal facturen te verkleinen. 1 De inkopen die niet-beïnvloedbaar zijn, zijn in dit rapport buiten beschouwing gelaten. Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 2 van 14

Gemeente Hogerdam werkt volgens een decentraal inkoopmodel. Decentrale inkoop leidt tot suboptimale inkoopprestaties omdat de inkoopfunctie niet wordt gecoördineerd/ gemanaged. Aanbevolen wordt om over te stappen van een decentrale inkoopfunctie naar een gecoördineerde inkoopfunctie. Gemeente Hogerdam beschikt niet over een centrale contractadministratie. Contracten worden vaak decentraal in de organisatie beheerd. Bovendien ontbreekt het mede daardoor vaak aan een adequate dossiervorming. Het wordt aanbevolen om een centrale contractadministratie op te zetten en dossiervorming op te bouwen. Inkooptools en standaard inkoopdocumenten zijn nauwelijks aanwezig binnen gemeente Hogerdam. Bovendien zijn medewerkers te weinig inkoopgeschoold. Aanbevolen wordt om standaard inkoopdocumenten en inkooptools voor de medewerkers te ontwikkelen. Op een aantal inkoopgebieden is gemeente Hogerdam samenwerkingsverbanden met omliggende gemeenten aangegaan. Deze samenwerkingsverbanden vergroten het inkoopvolume en daarmee de inkoopkracht. Aanbevolen wordt om de samenwerkingsverbanden met omliggende gemeenten verder uit te breiden. Binnen gemeente Hogerdam is ruimte voor verbeteringen. Het uitvoeren van de aanbevelingen zal leiden tot een verbeterde inkoopfunctie die vervolgens kan resulteren in een aanzienlijke besparing. Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 3 van 14

INHOUD Management Samenvatting... 2 1 Inleiding... 5 1.1 Introductie opdracht... 5 1.2 Aanpak en werkwijze... 6 2 Kwantitatieve Diagnose gemeentebreed... 7 2.1 Algemeen... 7 2.2 Pareto-analyse... 8 2.3 Segmenten... 9 2.4 Leveranciers... 10 2.5 Inkoopvolume per afdeling... 11 3 Kwalitatieve Diagnose... 12 3.1 Inleiding... 12 3.2 Inkooporganisatie... 12 3.3 Inkoopprocessen... 12 4 Bevindingen... 14 4.1 Conclusies en aanbevelingen... 14 4.2 Randvoorwaarden... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 4 van 14

1 I N L E I D I N G 1.1 Introductie opdracht Deze rapportage bevat de resultaten van de Inkoopdiagnose, die in de periode juli september 2015 voor de gemeente Hogerdam is uitgevoerd. In dit rapport worden de figuren en tabellen slechts op hoofdlijnen weergegeven, dat wil zeggen in de meeste gevallen de top tien. De Kwantitatieve Inkoopdiagnose verschaft inzicht in de inkoopprestatie van de gemeente Hogerdam die als volgt wordt gedefinieerd: Wie koopt wat, waar in? Wie koopt? Wat wordt gekocht? Waar wordt gekocht? : analyse organisatie onderdelen : analyse inkoopsegmenten (producten en diensten) : analyse leveranciers Grafisch gezien kan de Kwantitatieve Inkoopdiagnose als volgt worden weergegeven: leveranciers Waar? Wat? inkoopsegmenten Wie? organisatie onderdelen Figuur 1.1: model kwantitatieve inkoopdiagnose De kwalitatieve diagnose geeft inzicht in de volgende vraag: Hoe wordt ingekocht: analyse professionaliteit inkoopfunctie Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 5 van 14

1.2 Aanpak en werkwijze Uit de crediteurenadministratie is een download gemaakt van alle boekingsregels van de gemeente Hogerdam. De download is verwerkt tot een groot Accesbestand. De volgende velden zijn gedownload: o Documentnummer, extern factuurnummer, documentdatum factuur, factuurjaar, documenttekst factuur, kostenplaatscode, kostenplaats omschrijving, grootboekcode, grootboekomschrijving, bedrag ex BTW, crediteurnaam, crediteur id, straatnaam crediteur, huisnummer crediteur, postcode crediteur, plaatsnaam crediteur, land crediteur. Alle niet-beïnvloedbare inkoop is geëlimineerd uit het bronbestand. Het werkbestand betreft alle beïnvloedbare inkoop en bevat ongeveer 7.500 boekingsregels. Vanuit het werkbestand beïnvloedbare inkoop is een selectie gemaakt van leveranciers die in 2014 voor meer dan 5.000 hebben geleverd. Deze leveranciers zijn gesegmenteerd. In totaal is daarmee ongeveer 93,5 procent van het beïnvloedbare inkoopvolume gesegmenteerd. Het inkoopvolume is naar 46 segmenten toegewezen. In bijlage 1 wordt een overzicht gegeven van de segmentnamen. Voor het kiezen van de namen van de inkoopsegmenten heeft de kostensoort (grootboekomschrijving) als uitgangspunt gediend. In overleg met gemeente Hogerdam zijn de uiteindelijke segmentnamen bepaald. Vervolgens zijn de leveranciers toegewezen naar segmenten. Tenslotte is de kwalitatieve analyse uitgevoerd. Tijdens een tiental interviews is inzicht verkregen in de inkooporganisatie en de inkoopprocessen binnen gemeente Hogerdam. Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 6 van 14

2 K W A N T I T A T I E V E D I A G N O S E G E M E E N T E B R E E D 2.1 Algemeen Het totale inkoopvolume van de gemeente Hogerdam bedroeg in 2014: 22,7 miljoen Het inkoopvolume is exclusief: BTW voorzover het BTW-compensabele taken betreft; Niet-beïnvloedbare inkoop. In bijlage 2 staat een overzicht van de niet-beïnvloedbare inkoop. Gekozen is om alle inkopen waar een betaalde factuur van derden tegenover staat te beschouwen als inkoop. Alle niet-beïnvloedbare inkoop is buiten beschouwing gelaten. Dit inkoopvolume werd bij ongeveer 1.150 leveranciers ondergebracht. Nagenoeg het volledige inkoopvolume wordt bij nationale leveranciers betrokken en met name regionale leveranciers zijn sterk vertegenwoordigd (zie bijlage 3). De inkoop van de gemeente Hogerdam is dus sterk nationaal en regionaal georiënteerd. 1.150 leveranciers 7.500 boekingsregels 6.310 facturen 46 inkoopsegmenten 22,7 burgerzaken 4,4 directie en staf 3,8 r.o. 6,8 veiligheid 4,5 welzijn 3,2 figuur 2.1: resultatenoverzicht Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 7 van 14

2.2 Pareto-analyse De Pareto-analyse wordt gehanteerd om aan te geven wat het aandeel leveranciers is ten opzichte van het inkoopvolume in geld uitgedrukt. De Pareto-analyse wordt ook wel de 80/20-regel genoemd. Als vuistregel geldt dat 80 procent van de inkoop wordt geleverd door 20 procent van de leveranciers. Uit de Pareto-analyse van de gemeente Hogerdam blijkt dat (zie figuur 2.2): 80 procent van de inkoop wordt geleverd door slechts 4,5 procent (55) van de leveranciers en dat 20 procent van de inkoop wordt geleverd door de overige 95,5 procent (1.095 leveranciers). LEVERANCIERS 55 (4,5%) 1.095 (95,5%) 80% ( 18,2) 20% ( 4,5) VOLUME figuur 2.2: Pareto-analyse Een zeer beperkt aantal leveranciers levert dus 80 procent van het inkoopvolume. Aanbevolen wordt om voor deze kleine groep leveranciers structureel leveranciersmanagement in te voeren. Daarnaast wordt aanbevolen om de grote groep van kleine leveranciers sterk te rationaliseren. Voor de groep kleine leveranciers is sprake van relatief hoge interne kosten in verhouding tot het inkoopvolume. De kosten van het intern verwerken van een factuur bedragen al gauw 35 75 euro. De kosten die de leverancier maakt, bedragen ook ongeveer 35 75 euro. Uiteindelijk zullen ook deze kosten op de gemeente worden afgewenteld. De integrale kosten van kleine inkopen zijn dus al snel het veelvuldige van de kosten die aan de leverancier betaald moeten worden (directe kosten). Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 8 van 14

2.3 Segmenten segmenten leerlingenvervoer inhuur personeel uitzendkrachten openbare verlichting 635 717 815 834 verzekeringen speelmateriaal gas en elektra 1.090 1.115 1.158 wvg materiaal aannemerij bouwkundig 1.396 1.505 aannemerij infrastructuur 1.838-200 400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600 1.800 2.000 Volume per segment (x 1000 euro) figuur 2.3: top tien segmenten gemeente Hogerdam Figuur 2.3 geeft een overzicht van de tien grootste segmenten binnen de gemeente Hogerdam. Het segment aannemerij infrastructuur is veruit het grootste segment met een inkoopvolume van ruim 1,8 miljoen euro, gevolgd door het segment aannemerij bouwkundig met ruim 1,5 miljoen euro. In totaal hebben zes inkoopsegmenten een inkoopvolume dat groter is dan 1 miljoen euro. Tabel 2.1 geeft een overzicht van de tien grootste segmenten die gezamenlijk bijna de helft van de totale inkoopomzet vertegenwoordigen. Het segment inhuur personeel bevat de meeste leveranciers (34) gevolgd door het segment aannemerij bouwkundig (23). Binnen het segment uitzendkrachten worden de meeste facturen ontvangen (764), gevolgd door het segment inhuur personeel (532). Opvallend is dat alleen de segmenten wmo-materiaal en gas en elektra zijn aanbesteed. De overige segmenten zijn niet nationaal of Europees aanbesteed maar betroffen meervoudig onderhandse gunningen. nr segment totaalvolume perc cum perc aanbesteed aantal facturen aantal leveranciers 1 aannemerij infrastructuur 1.838 8,1% 8,1% nee 145 16 2 aannemerij bouwkundig 1.505 6,6% 14,7% nee 235 23 3 Wmo hulpmiddelen 1.396 6,1% 20,8% ja 16 1 4 gas en elektra 1.158 5,1% 25,9% ja 4 1 5 speelmateriaal 1.115 4,9% 30,8% nee 36 5 6 verzekeringen 1.090 4,8% 35,6% nee 42 14 7 openbare verlichting 834 3,7% 39,3% nee 21 1 8 uitzendkrachten 815 3,6% 42,9% nee 764 17 9 inhuur personeel 717 3,2% 46,0% nee 532 34 10 leerlingenvervoer 635 2,8% 48,8% nee 32 2 TOTAAL 11.103 1827 114 tabel 2.1: verdeling top tien segmenten (bedragen x 1000 euro) Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 9 van 14

2.4 Leveranciers leveranciers Greboca Eiborg groep Cordares Randstad Sesoren Volker Wessels BAM Infra 251 289 322 326 423 487 520 Citytec 834 Essent 1.158 CVV 1.396-200 400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600 Volume per segment (x 1000 euro) figuur 2.4: top tien leveranciers Figuur 2.4 geeft een overzicht van de tien grootste leveranciers binnen de gemeente Hogerdam. De firma CVV (WVG-materiaal) is veruit de grootste leverancier, gevolgd door de firma Essent (gas en elektra). Ook de firma Citytec is erg groot (openbare verlichting). In totaal hebben de tien grootste leveranciers voor ruim 6 miljoen euro geleverd, ofwel meer dan 25% van het totale inkoopvolume. nr leverancier totaal volume (x 1.000) perc cum perc aantal facturen gemiddeld factuur volume 1 CVV 1.396 6,1% 6,1% 35 39.886 2 Essent 1.158 5,1% 11,3% 425 2.725 3 Citytec 834 3,7% 14,9% 12 69.500 4 BAM Infra 520 2,3% 17,2% 369 1.409 5 Volker Wessels 487 2,1% 19,4% 214 2.276 6 Sesoren 423 1,9% 21,2% 55 7.691 7 Randstad 326 1,4% 22,7% 729 447 8 Cordares 322 1,4% 24,1% 21 15.333 9 Eiborg groep 289 1,3% 25,4% 66 4.379 10 Greboca 251 1,1% 26,5% 47 5.340 TOTAAL 6.006 26,5% 1.973 3.044 tabel 2.2: verdeling top tien leveranciers (bedragen x 1000 euro) Uit tabel 2.2 blijkt dat de tien grootste leveranciers voor ruim 6 miljoen euro hebben geleverd, ofwel gezamenlijk zijn ze verantwoordelijk voor meer dan 25% van het totale inkoopvolume. Leverancier Randstad heeft de meeste facturen gestuurd (729 stuks), gevolgd door Essent (425 stusk). Uit de tabel blijkt dat deze tien leveranciers gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor bijna 2.000 facturen. De firma Citytec heeft de grootste gemiddelde factuurwaarde. Deze leverancier is de enige leverancier die maandfacturen stuurt. Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 10 van 14

2.5 Inkoopvolume per afdeling Afdeling bedrag Burgerzaken 4.407 Directie en staf 3.843 Ruimtelijke ordening 6.750 Veiligheid 4.512 Welzijn 3.227 Totaal 22.735 Tabel 2.3: inkoopvolume per afdeling (bedragen x miljoen euro) In tabel 2.3 wordt het inkoopvolume per afdeling weergegeven. De afdeling Ruimtelijke ordening is veruit het grootst met een inkoopvolume van 6,8 miljoen euro. De afdelingen Burgerzaken en Veiligheid hebben beide een inkoopvolume van ongeveer 4,5 miljoen euro. De afdeling Welzijn heeft het kleinste inkoopvolume. Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 11 van 14

3 K W A L I T A T I E V E D I A G N O S E 3.1 Inleiding De kwalitatieve analyse geeft inzicht in de professionaliteit van de inkoopfunctie. Tijdens een tiental interviews is inzicht verkregen in de inkooporganisatie en de inkoopprocessen binnen gemeente Hogerdam. 3.2 Inkooporganisatie De inkooporganisatie binnen gemeente Hogerdam is decentraal belegd. Elke afdeling is in principe verantwoordelijk voor de eigen inkoop. Wel worden enkele facilitaire inkopen centraal ingekocht door de afdeling Directie en staf. Gemeente Hogerdam heeft geen centrale of coördinerende inkoopfunctionaris. De controller heeft wel een toetsende rol ten aanzien van verplichtingen. De contractjurist wordt soms bij de inkoop betrokken. Het aanbestedingsbeleid van gemeente Hogerdam dateert uit 2010. Momenteel wordt een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld. Contracten en verplichtingen worden vaak decentraal door de budgethouder geadministreerd. Verplichtingen worden nog niet in een systeem vastgelegd. Het is wel de bedoeling om een inkoopregister aan te leggen. Dit archief gaat centraal beheerd worden. Ook is het de bedoeling van gemeente Hogerdam om de juridische afdeling meer te betrekken bij de inkooporganisatie, met name ten aanzien van inkoopvoorwaarden en Europese aanbestedingen. In het verleden is gemeente Hogerdam diverse samenwerkingsverbanden met omliggende gemeentes aangegaan, met het doel inkoopkracht te realiseren door het bundelen van inkoopvolumes (voorbeelden zijn: gas en elektra en verzekeringen). De inkooporganisatie is momenteel nog relatief operationeel gericht. Wel is gemeente Hogerdam progressief en ambitieus. Gemeente Hogerdam heeft veel goede stappen gezet om de inkooporganisatie te ontwikkelen. Naast de gezette stappen zijn er echter nog diverse mogelijkheden om de inkooporganisatie verder door te ontwikkelen. 3.3 Inkoopprocessen Inkoopproces Het Inkoopproces wordt onderverdeeld in een zestal fasen, te weten: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg. Per fase van het inkoopproces worden de belangrijkste bevindingen binnen gemeente Hogerdam genoemd. Over het algemeen worden de inkopen ad-hoc uitgevoerd zonder gestructureerde aanpak. Specificeren Deze fase bepaalt rond de 70% à 80% van het uiteindelijke kostenniveau. Uit de interviews bleek dat in de organisatie vaak onvoldoende tijd beschikbaar is voor het specificatietraject. Inkoop is bij gemeente Hogerdam decentraal belegd. De budgethouder is vaak de initiator en coördinator van een inkoopproces is. Medewerkers moeten inkooptrajecten doorlopen naast hun reguliere werkzaamheden. Dit leidt ertoe dat veel initiatief aan de leveranciers wordt overgelaten en dit leidt regelmatig tot overspecificaties. Selecteren Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 12 van 14

Op het moment dat de specificaties zijn gedefinieerd, moeten leveranciers geselecteerd worden. In de meeste gevallen worden drie offertes opgesteld en wordt de beste leverancier geselecteerd. Vaak worden de vertrouwde leveranciers op ad-hoc basis ingeschakeld. Gemeente Hogerdam maakte in het geanalyseerde jaar geen gebruik van buitenlandse leveranciers. Ruim vijftig procent van het inkoopvolume wordt ingekocht bij leveranciers uit de stad zelf of de nabije regio. Het selectieproces is dus sterk regionaal georiënteerd. Gemeente Hogerdam selecteert nauwelijks op basis van Europees aanbesteden of nationaal openbaar aanbesteden. Dit komt omdat door onbekendheid met de regelgeving en omdat er weinig kennis en expertise binnen de gemeente voorhanden is. Ongeveer vijf inkoopsegmenten zijn Europees aanbesteed. Een substantieel deel van de inkopen wordt dus niet conform de Europese regelgeving ingekocht. Contracteren Met de geselecteerde leveranciers wordt in een relatief beperkt aantal gevallen een contract gesloten. De meeste contracten worden afgesloten onder de algemene voorwaarden van de leveranciers. Gemeente Hogerdam contracteert niet onder eigen inkoopvoorwaarden. Een centrale contractenregistratie ontbreekt momenteel. Ook maakt gemeente Hogerdam nauwelijks gebruik van mantelcontracten. Bestellen Bestellen vindt overwegend decentraal plaats. De meeste bestellingen worden gedaan door gebruikers. De bestellingen gaan deels via mantelcontracten, deels via eigen contracten en in een aantal gevallen zelfs helemaal niet via contracten. Bewaken Gemeente Hogerdam heeft geen uniforme bestelprocedure. Contracten of prijsafspraken worden binnen gemeente Hogerdam niet structureel beheerd. Inkoop is decentraal belegd; bestellen, ontvangen en accorderen ligt regelmatig in één hand. Functiescheiding vindt momenteel niet plaats. Nazorg Leveranciersmanagement is vaak summier ingericht. Leveranciersmanagement informatie is vaak slechts via de leverancier zelf inzichtelijk te krijgen. Leveranciers worden niet structureel beoordeeld en gemanaged. Bovendien wordt binnen gemeente Hogerdam niet altijd een adequaat inkoopdossier opgebouwd. Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 13 van 14

4 B E V I N D I N G E N 4.1 Conclusies en aanbevelingen Conclusies 1 Gemeente Hogerdam heeft in het recente verleden slechts 5 Europese aanbestedingen uitgevoerd, terwijl veel meer segmenten Europees aanbestedingsplichtig zijn. Dit komt omdat door onbekendheid met de regelgeving en omdat er weinig kennis en expertise binnen de gemeente voorhanden is. Een substantieel deel van de inkopen wordt dus niet conform de Europese regelgeving ingekocht. 2 Het totaalaantal leveranciers bedraagt ongeveer 1.050 stuks. 95,5 procent van het totaalaantal leveranciers, levert gezamenlijk slechts 20 procent van het inkoopvolume. Gemeente Hogerdam heeft dus te maken met een grote groep van kleine leveranciers. Voor de groep kleine leveranciers is sprake van relatief hoge interne kosten in verhouding tot het inkoopvolume. De integrale kosten van kleine inkopen zijn al snel het veelvuldige van de kosten die aan de leverancier betaald moeten worden (directe kosten). 3 Uit de Pareto-analyse blijkt tevens dat een zeer beperkt aantal leveranciers 80 procent van het inkoopvolume levert. 4 De omvang van het aantal facturen bedraagt ongeveer 6.310 stuks. De kosten van het intern verwerken van een factuur bedragen al gauw 35 75 euro. De kosten die de leverancier maakt voor het sturen en verwerken van de factuur bedragen ook ongeveer 35 75 euro. Uiteindelijk zullen ook die kosten op de gemeente worden afgewenteld. 5 Gemeente Hogerdam werkt volgens een decentraal inkoopmodel. Decentrale inkoop leidt tot suboptimale inkoopprestaties omdat de inkoopfunctie niet wordt gecoördineerd/ gemanaged. 6 Gemeente Hogerdam beschikt niet over een centrale contractadministratie. Contracten worden vaak decentraal in de organisatie beheerd. Daardoor ontbreekt het ook vaak aan een adequate dossiervorming. 7 Inkooptools en standaard inkoopdocumenten zijn nauwelijks aanwezig binnen gemeente Hogerdam. Bovendien zijn medewerkers te weinig inkoopgeschoold. 8 Op een aantal inkoopgebieden is gemeente Hogerdam samenwerkingsverbanden met omliggende gemeenten aangegaan. Deze samenwerkingsverbanden vergroten het inkoopvolume en daarmee de inkoopkracht. Aanbevelingen Pas de regels omtrent Europese Aanbestedingen stringenter toe en stem organisatiebreed af. Verklein de grote groep kleine leveranciers. Voer gestructureerd leveranciersmanagement in, met name ten aanzien van de grote segmenten en de grote leveranciers. Verklein het aantal facturen. Stap over van een decentrale inkoopfunctie naar een gecoördineerde. Voer een centrale contractadministratie in en bouw dossiervorming op. Ontwikkel standaard inkoopdocumenten en inkooptools voor de medewerkers. Breidt de samenwerkingsverbanden met omliggende gemeenten verder uit. Inkoopdiagnose gemeente Hogerdam pagina 14 van 14