Projectplan Digitalisering Nederlandse Cinema

Projectplan Digitalisering Nederlandse Cinema *korte versie* Gamila Ylstra Eveline Ferwerda Januari 2010 Y-MA Amsterdam KvK 34342051 gamila.ylstra@xs4all.nl

Inhoudsopgave 1 Inleiding...2 1.1 Inhoud...2 1.2 Brondocumenten...2 2 Projectdefinitie...3 2.1 Doelstelling en resultaat...3 2.2 Uitgangspunten...4 2.3 Randvoorwaarden...4 2.4 Risico's...5 3 Projectplanning...7 3.1 Aanpak...7 3.2 Projectorganisatie...9 3.3 Rapportage en communicatie...11 3.4 Mijlpalen...12 1

1 Inleiding 1.1 Inhoud Digitalisering is in korte tijd een belangrijk issue geworden in de Nederlandse filmbranche. De discussiebijeenkomst tijdens het Nederlandse Filmfestival en het debat in de Tweede Kamer over Cultuur en Economie op 1 oktober jl. hebben het onderwerp hoog op de agenda gezet. Om deze potentieel gunstige ontwikkeling om te zetten in resultaten, is meer nodig dan alleen goede wil. Daarom gaf eye Filminstituut Nederland opdracht een concreet projectplan uit te werken op basis van de Eindrapportage Digitalisering Nederlandse Filmsector. 1 Samen met de directies van de brancheorganisatie van bioscoopexploitanten, filmdistributeurs en -producenten (resp. NVB, NVF en NVS) is een projectgroep opgericht, die zich met een aantal experts buigt over de aanpak van de digitale transitie in de Nederlandse filmbranche. Hierbij treft u de beknopte versie van het projectplan voor het project Digitalisering Nederlandse Cinema (DNC). Het is opgesteld als leidraad voor de projectgroep en fungeert als werkdocument voor PricewaterhouseCoopers dat als onafhankelijk adviesbureau een belangrijk deel van de uitvoering voor zijn rekening neemt. Werkpakketten zijn in verschillende aanvullende documenten uitgewerkt. 2 Op basis van het projectplan hebben de opdrachtgever en projectgroep medio februari 2010 besloten het project Digitalisering Nederlandse Cinema uit te voeren. 1.2 Brondocumenten Beknopt Verslag AO Creatieve Industrie, 1 oktober 2009 Besluit ALV NVF d.d. 8-12-2009 inzake digitalisering Brief aan de Tweede Kamer: beantwoording vragen over digitalisering in de filmsector, Minister Plasterk, 15 juni 2009 Brief aan de Voorzitter van de Tweede Kamer: toezeggingen en moties Creatieve Industrie, 18 december 2009, Min OCW en EZ Brief: Digitalisering Filmvertoning/ Overleg nota Cultuur en Economie aan Minister Plasterk en Staatsecretaris Heemskerk, R. Sterk(NVB) en S. den Hamer (Filmmuseum), 30 september 2009 Digitalisering Nederlandse Filmsector, Inleiding beleidsdiscussie Nederlandse filmsector, G. Ylstra, 27 september 2009 Digitalisierung des Kinos, das 100-er Model, PriceWaterhouseCoopers, september 2008 Eindrapportage Digitalisering Nederlandse filmsector, G. Ylstra, oktober 2009 Europese ontwikkelingen 2010 (Bijlage C, Projectplan DNC), februari 2010 Inventarisatie context NVB model (Bijlage, B Projectplan DNC), februari 2010 Memo PRIMA aanmelding (Bijlage D, Projectplan DNC), februari 2010 MOTIE LEERDAM VAO Creatieve Industrie, 11 november 2009 Notitie Waarde van Creatie Cultuur en Economie, Min OCW en EZ, oktober 2009 NVB voostel digitalisering, Ron Sterk, september 2009 1 Het voormalige Filmmuseum, één van de fusiepartners van eye, is opdrachtgever. De Eindrapportage (G. Ylstra, oktober 2009) bevat een gefaseerd projectvoorstel (pagina 7). Dit projectplan is het resultaat van de eerste twee projectfasen (definitie en uitwerking) en bereidt de uitvoering voor van de fasen 3 uitwerking en doorrekening, 4 implementatieplan en 5 controle en evaluatie. 2 Bijlagen A t/m E van het Projectplan; zie brondocumenten. Deze Bijlagen, c.q. werkpakketten zijn in deze beknopte versie buiten beschouwing gelaten. 2

Persbericht FFA-Präsidium: FFA-Vorschlag für Digitalisierung von Kinowirtschaft abgelehnt, Berlijn 17 november 2009 Perspectieven voor een Nederlandse Content Hub, Dialogic, juni 2009 Pilot Digitale Cinema (Bijlage E Projectplan DNC), februari 2010 PRIMA: Programma Implementatie Agenda ICT-Beleid; http://www.agentschapnl.nl/ Project Plan Dutch Media Hub, versie 2.1., oktober 2009, Hilversum Uitwerking NVB model (Bijlage A, Projectplan DNC), Ron Sterk, februari 2010. 2 Projectdefinitie 2.1 Doelstelling en resultaat Het project dient als resultaat een implementatieplan op te leveren voor een snelle, gecoördineerde en volledige transitie in de Nederlandse filmsector van analoge naar digitale technologie (roll out), tegen zo laag mogelijke kosten voor betrokken partijen. Dit implementatieplan krijgt als werktitel 'Masterplan Uitrol Digitale Cinema'. Bij tijdige besluitvorming, kan het medio juli 2010 worden opgeleverd. Er staan een aantal doelen centraal: voorbereiding van een efficiënte transitie naar sectorbrede digitalisering (filmproductie, -distributie en -vertoning ) met optimale netwerkeffecten aansluiting vinden bij internationale digitale ontwikkelingen voorkomen van splitsing tussen marktsegmenten (commercieel/ arthouse) samenhang creëren met een brede media context (Dutch Media Hub en Beelden voor de Toekomst) aansluiting vinden bij overheidsbeleid voor de creatieve industrie (OCW en EZ), mede met het oog op financiering (modellen) en een snelle, coherente transitie Bij een geslaagde digitale transitie, verwacht men op termijn verschillende positieve effecten 3 : nieuwe esthetische en creatieve uitdagingen mogelijke kwaliteitsverbetering van o.m. archivering snelle distributie naar nieuwe vertoningplekken en gebieden grotere diversiteit en variëteit in het aanbod: meer vertoningmogelijkheden voor Europese en historische films (i.e. cultuurpolitiek belang) multifunctionaliteit bioscopen: niet alleen 'first run' films, maar ook andere, nieuwe content, zoals opera's en ballet grotere flexibiliteit dankzij de beschikbaarheid van grote catalogi on line en on demand efficiëntere programmering, die is afgestemd op specifieke, soms smalle doelgroepen bioscoopeigenaren ontwikkelen zich als cultureel ondernemer verbeterde management systemen met integrale programmering in de bioscopen. 3 Digitalisering Nederlandse filmsector, Inleiding beleidsdiscussie Nederlands Film Festival, Gamila Ylstra, 27 september 2009 3

2.2 Uitgangspunten Uitgangspunt voor het project is dat in de Nederlandse filmbranche "een snelle transitie naar digitale technologie [moet] worden gemaakt om in de pas te blijven met internationale ontwikkelingen, culturele en economische kansen te benutten (o.m. diversiteit en spreiding aanbod) en te voorkomen dat er een splijting in de markt ontstaat waarbij kleine onafhankelijke partijen (lees: filmhuizen en Europese films) het onderspit delven. Voorbeelden van een digitale roll out leren dat een gecoördineerde aanpak noodzakelijk is voor de gehele branche. Het bespaart tijd en kosten, en is noodzakelijk om een divers (cultureel) filmaanbod en een fijnmazig, regionaal goed gespreid vertoningcircuit te behouden." 4 Het voorstel, dat de NVB tijdens het Nederlands Filmfestival 2009 presenteerde, is de essentie dat er een oplossing moet worden gevonden voor het zogenaamde ketenfalen bij digitalisering: voordelen van digitalisering vallen in eerste instantie niet bij de investerende partij (exploitant) maar bij de voordeelnemende partij (distributeurs). Het VPF businessmodel 5 wordt als uitgangspunt gekozen voor een financieringconstructie. Daarbij wordt er vanuit gegaan dat marktpartijen en overheid gezamenlijk bijdragen aan de digitale transitie, zodat ook voor de kleinere filmhuizen digitalisering mogelijk wordt. Distributeurs en bioscoopexploitanten nemen gezamenlijk het grootste deel, circa tweederde van de innovatiekosten, voor hun rekening. 6 Voor de dekking van het resterende deel wordt gezocht naar financiering vanuit andere bronnen (producenten, reclame en alternatieve content bijdragen) en de overheid. Uitgangpunt voor het project is dat aan de hand van NVB voorstel diverse financieringsopties en investeringsmodellen worden uitgewerkt. De projectgroep en achterban van de betrokken brancheorganisaties moeten uit de verschillende opties een keuze maken voor het definitieve uitrolscenario en de daarbij bijbehorende financieringsconstructie. Mogelijke overheidssubsidie wordt onderzocht, maar heeft geen absolute prioriteit. 7 OCW heeft eind 2009 het initiatief genomen om het project aan te melden voor de zogenaamde PRIMA regeling (Programma Implementatie Agenda ICT-Beleid; in totaal circa 20 mln. subsidie per jaar). De aanmelding is door de interdepartementale stuurgroep goedgekeurd voor een maximale bijdrage van 3 mln. (budgetreservering voor 2010). Binnen vastgestelde termijnen zal een uitgewerkte aanvraag worden ingediend door OCW i.s.m. de projectleider DNC. 2.3 Randvoorwaarden Voor een geslaagde uitvoering van het project zijn de vereiste randvoorwaarden 8 : collectiviteit, sectorbrede samenwerking (draagvlak) tussen NVB, NVF en NVS, met een heldere taakverdeling en afbakening van verantwoordelijkheden marktontwikkelingen op het gebied van digitalisering die de urgentie van samenwerking bevorderen aansluiting vinden bij internationale ontwikkelingen (VS) en afstemming Europese Commissie (mogelijke toets mededinging en/of staatssteun) 4 Eindrapportage Digitalisering Nederlandse filmsector, G. Ylstra, oktober 2009. 5 Virtual Print Fee (VPF) is een bedrag dat de distributeur aan een tussenpartij (integrator) betaalt op grond van het feit dat digitaal kopiëren en transport besparingen opleveren, vergeleken met 35mm; de VPF's worden aangewend om bankleningen terug te betalen, waarmee de aanschaf van digitale bioscoopapparatuur wordt gefinancierd. 6 Memo PRIMA aanmelding, G. Ylstra, 9 december 2009 (Bijlage C) 7 Ook de mogelijkheden van overheidsgarantie worden onderzocht; besluit Projectgroep, d.d. 3 december 2009 8 Eindrapportage Digitalisering Nederlandse filmsector, G. Ylstra, oktober 2009 4

samenwerking en kennisuitwisseling met ambtelijk OCW en EZ goedkeuring bewindslieden en politiek draagvlak (legitimatie subsidie, indien van toepassing) efficiënte communicatie projectgroep efficiënte en positieve publiciteit (project)financiering 2.4 Risico's 2.4.1 Marktontwikkelingen Eind 2009 zijn in Nederland 137 (van de ruim 700) zalen in 83 bioscopen uitgerust met digitale projectie; een jaar eerder waren dat resp. 80 zalen in 50 bioscopen; het aantal 2K projecteren verdubbelde over het afgelopen jaar. 9 De markt is duidelijk in beweging is; vooral de recente grote successen van 3D cinema zet de markt onder druk. Een belangrijke recente ontwikkeling is dat Pathé en Minerva naar verwachting eind eerste kwartaal 2010 hun bioscopen samenvoegen. 10 Deze groep bioscopen vertegenwoordigt gezamenlijk bijna de helft van de omzet in markt (2009). Digitalisering zal, aangestuurd vanuit het Franse moederbedrijf van Pathé, naar verwachting hoge prioriteit krijgen. Deelname aan het collectieve, Nederlands initiatief is wel een intentie, maar is niet definitief toegezegd. Op Europees niveau groeit de marktpositie van commerciële integrators 11 in hoog tempo. XDC heeft recent ruim 15 mln. financiering veiliggesteld als aandeel in de digitalisering van naar schatting 8000 Europese schermen. De Europese Investeringsbank (EIB) gaf eind 2009 al toestemming gegeven voor een Risk Sharing Finance Facility (RSFF) van ruim 60 mln. Naar verwachting zal XDC met deze backing actiever zijn totale dienstenpakket, inclusief financieringsregeling, aan met name de grotere commerciële bioscoop ketens in Europa aan bieden. Als gevolg wordt het risico groter dat: binnen de Nederlandse markt het aantal deelnemers aan een sectorbreed Masterplan afkalft de levering van digitale projectoren/apparatuur in het gedrang kan komen door de toenemende claim van commerciële integrators Met deze ontwikkelingen dreigt het risico dat de collectiviteit wordt ondermijnd, die ten grondslag ligt aan het NVB voorstel. De relevantie van het project komt dan onder druk te staan. Maar er dreigt ook een scheiding in de markt: grote commerciële partijen nemen het voortouw en kleine commerciële partijen en filmtheaters hebben het nakijken bij de digitale transitie. De spreiding en diversiteit van het aanbod komt in het geding; de legitimatie van subsidie en overheidsbetrokkenheid vanuit cultuurpolitiek oogpunt nemen daarmee overigens toe. Voor analyse en besluitvorming over de financiering is het oorspronkelijke NVB voorstel uitgewerkt in verschillende scenario's, waarbij rekening wordt gehouden met de snelle marktontwikkelingen. Vertrekpunt blijft het scenario zoals in september 2009 door de NVB gepresenteerd aan de filmsector: alle partijen in de sector participeren (circa 700 doeken). In de uitwerking bedragen de totale kosten van de uitrol naar schatting ruim 46 mln. (waarvan ruim 8 mln. t.l.v. fondsen/overheid). 9 Nieuwsbrief Cineserver, januari 2009 en 2010 10 Pathé zal het geheel exploiteren; persbericht, 1 december 2009 11 Integrators zijn marktpartijen die als intermediaire partij tussen Amerikaanse majors (studios) en bioscopen de feitelijke digitale transitie begeleiden (zowel financiering, installatie als onderhoud van digitale systemen). 5

Daarnaast zijn andere scenario's mogelijk, doordat marktpartijen er alsnog voor kiezen zelfstandig te digitaliseren en niet deelnemen aan het gezamenlijke digitaliseringtraject. Indien marktleider Pathé - na de beoogde samenvoeging met Minerva - niet deelneemt, resteren er naar schatting ruim 550 doeken. De geschatte totale kosten bedragen dan circa 32 mln. (waarvan overheid/fondsen circa 7,5 mln.). De ondergrens van het NVB model voor een gemeenschappelijke aanpak lijkt indicatief te liggen bij 220 doeken. De totale kosten bedragen dan naar schatting 13 mln. (waarvan fondsen/overheid ruim 3 mln.). De uitwerking van het NVB voorstel langs verschillende scenario's resulteert in diverse opties voor de uitrol. PricewaterhouseCoopers toets deze aan recente marktontwikkelingen en werkt de financieringsmogelijkheden uit. Cruciaal is dat de projectgroep met hun achterban begin april hieruit een keuze maakt, zodat uiteindelijke één scenario kan worden geoperationaliseerd tot Masterplan voor de uitrol. Onderdeel daarvan is toetsing aan (Europese) Mededingingswetgeving en (legitimatie van) subsidieregelingen. 2.4.2 Tijd Tijd is een belangrijke factor voor het slagen van het project, vooral door de druk van de snelle technologische ontwikkelingen. De realiteit is echter dat de doorlooptijd van het project in belangrijke mate wordt bepaald door de tijd die het kost om alternatieve financieringsconstructies uit te werken en een keuze te maken. Het grootste gevaar ligt in een patstelling van het type 'kip-enei'. Partijen willen zekerheid over financiering om een afweging te kunnen maken over participatie in het collectieve model, maar commitment van partijen is weer cruciaal voor het verkrijgen van financiering in de vorm van bankfinanciering, overheidssteun e.d.. De rol, die de directies en besturen van de brancheorganisaties spelen bij het creëren van draagvlak, is daarom essentieel voor de voortgang van dit project. Overigens blijven beslissingstermijnen bij bankpartijen en overige financiers ook dan lastig te beïnvloeden. Subsidie vraagt daarnaast niet alleen om politieke en beleidsmatige legitimatie, maar kent ook specifiek gedefinieerde beslissingprocedures en -termijnen. Ook hier speelt in zeker mate het 'kip-enei' probleem, want vanzelfsprekend moeten de aanvragen voldoen aan uitgebreide eisen, waaronder uitzicht op 100% dekking en commitment van de betrokkenen. Afhankelijk van de hoogte van de bedragen kan er bovendien sprake zijn aanbestedingseisen en aanmeldingsprocedures. Hieraan kleven tijdrisico's die gaandeweg het project vooral moeten worden ondervangen door de flexibiliteit van betrokkenen en de mate waarin men bereid is samen te werken en prioriteit te geven aan een collectieve aanpak. 2.4.3 Europese Commissie De rol die Europese Commissie (mededinging of steunintensiteit) zal spelen in het project, hangt nauw samen met de keuze van het scenario voor het Masterplan en de uiteindelijke financieringsvorm. De beoordelingstermijnen van de EC hebben een vaste doorlooptijd van enkele maanden, maar het aanvangstijdstip van deze termijnen worden eenzijdig door de EC bepaald. Het inschakelen van de permanente overheidsvertegenwoordiging in Brussel en het activeren van bestaande netwerken zullen dit dilemma deels moeten ondervangen. 6

2.4.4 Majors Het VPF businessmodel, waarop de NVB-voorzet zich baseert, veronderstelt dat er in samenspraak met de grote Amerikaanse studio's, de majors 12 financieringsafspraken worden gemaakt. Het Duitse 100-model was op dit punt nog niet geoperationaliseerd. Voor de Nederlandse situatie betekent dit dat er zo snel mogelijk - en zeker na de keuze voor een specifiek scenario - daadwerkelijk overleg moet worden gestart met vertegenwoordigers van de majors op basis van bestaande netwerken in Nederland. Dit overleg vergt niet alleen goede voorbereiding, maar - gezien de ervaringen - ook veel tijd. Daarbij doorkruist dit de belangen van integrators op de Europese markt. 13 2.4.5 Deadlines Om deadlines te halen zonder concessie aan kwaliteitseisen - bijvoorbeeld van bankfinanciering of subsidieaanvragen - zal in voorkomende gevallen extra adviescapaciteit moeten worden ingezet. Om de kosten hiervan beheersbaar te houden, is het in ieder geval noodzakelijk dat beslissers en betrokken brancheorganisaties intern prioriteit geven aan het project. In principe wordt met betrokken adviseurs vaste prijzen afgesproken voor te leveren resultaten. 3 Projectplanning 3.1 Aanpak Er zijn vier werkpakketten uitgewerkt voor het project: 1. Uitwerking NVB voorstel 2. Financiering 3. Europese ontwikkelingen 4. Pilot Digitale Cinema Het vervolgtraject is in detail uitgewerkt tot een stappenplan dat als leidraad dient voor de aansturing en uitvoering van het project. 14 PricewaterhouseCoopers neemt het belangrijkste deel hiervan voor zijn rekening. Zij voert alle werkpakketten uit, behalve de pilot Digitale Cinema. Deze maakt deel uit van het project Dutch Media Hub. Op hoofdlijnen bestaat het werkpakket van PricewaterhouseCoopers uit: valideren van de NVB uitwerking a.d.h.v. (inter)nationale marktgegevens binnen de gegeven context uitwerken van financiële en technische aspecten van de scenario's begeleiden van de financiering van het keuzescenario, inclusief voorbereiden van eventuele subsidie-aanvragen toetsen op (Europese) regelgeving (mededinging en steunmaatregelen); eventueel voorbereiden van aanmelding operationaliseren van het keuze scenario tot een Masterplan Uitrol Digitale Cinema. 12 Warner Bros.Pictures, 20th CenturyFox, Paramount Pictures, Columbia Pictures (Sony), Walt Disney Pictures/Touchstone Pictures, Universal Studios. 13 Integrators zijn intermediaire dienstverleners, die op basis van VPF deals met majors, de digitale transitie van bioscopen tegen niet onaanzienlijke fees voor hun rekening nemen (zowel financieel als installatie en onderhoud van digitale systemen). 14 Voor de leesbaarheid van de Gantt diagram zijn de afhankelijkheden en samenhang tussen taken en mijlpalen achterwege gelaten (i.e. volgtijdigheid van stappen ). De procesgang is weergegeven door de taken en mijlpalen zoveel mogelijk chronologisch te rangschikken. De periode 10 februari 15 juli is zichtbaar gemaakt, omdat dit de belangrijkste fase in het project is; streefdatum voor oplevering van het Masterplan is 15 juli. 7

De projectleiding - m.b.v. de projectondersteuning - richt zich met name op inhoudelijke kwaliteit, procescoördinatie en sturing op strategische hoofdlijnen. De pilot Digitale Cinema wordt in samenwerking met het project Dutch Media Hub uitgevoerd. 15 Het gaat om het creëren van samenhang tussen het digitaliseringtraject in de filmsector en een bredere media omgeving. Het uitvoeren van deze praktijktest dient met name om een scherper beeld te krijgen van de behoeften, knelpunten en werkbaarheid van digitale vertoning en online distributie netwerk(en) in een (inter)nationale context. De concrete data die de pilot oplevert, o.m. op het gebied van protocollen en standaarden, worden gebruikt t.b.v. het Masterplan Uitrol Digitale Cinema en als bouwsteen voor het project Dutch media Hub. 3.1.1 3.1.2 Grafiek 1 aanpak project DNC en Pilot DC EU Financiering NVB Plan Pilot Digitale Cinema 15 www.dutchmediahub.com 8

3.2 Projectorganisatie 3.2.1 Grafiek 2 project Digitalisering Nederlandse Cinema (DNC) Raad van Toezicht Opdrachtgever eye Film Instituut Nederland Minister OCW Stas. EZ Filmfonds Bestuur NVB Projectgroep (Inter-) departementaal Ambtelijk overleg OCW & EZ Aanmelding / goedkeuring Europese Commissie Bestuur NVF Leden Brancheorganisaties NVB/NVF/NVS Leden experts: DMH / EIB / Mediadesk / Europa Cinemas Europese Investerings- Bank Bestuur NVS Projectleider Buitenlandse brancheorganisaties en fondsen Adviesbureau Financierings-en investeringsmodellen Organisatieaspecten Context internationaal en EC 3.2.2 Grafiek 3 pilot Digitale Cinema (DC) * P1,P2 etc.: leden DMH consortium die participeren in de pilot 9

Henk Camping Eveline Ferwerda George Freriks Sandra den Hamer Sara Höhner Niek Koppen Michael Lambrechtsen Maarten Mulder Dominique van Ratingen Maaike Segers Directeur 't Hoogt, Algemeen Secretaris Europa Cinemas Projectcoördinator en secretariaat pilot Projectleider Dutch Media Hub en pilot DC Directeur eye Film Instituut Nederland Directeur Cinema Delicatessen Hoofd Documentaire Filmfonds Directeur NVF, Directeur Stg. Filmtransport Senior Beleidsadviseur OCW, Directie Kunsten Directeur Media Desk Nederland Beleidsmedewerker OCW, Directie MLB Tabel 1 Bezetting en rolverdeling Naam Functie Rol in project Doreen Boonekamp Directeur Filmfonds Wordt geïnformeerd over projectvoortgang en levert vanuit filmfonds bijdrage aan het bevorderen van digitalisering van filmproductie. Rob Boonzajer Flaes Extern adviseur; geeft feedback aan projectleider en neemt voorzitterschap op zich van strategische bijeenkomsten. Hans van Brussel Directeur NVS Lid projectgroep; informeert bestuur en leden over projectvoortgang; levert expertise t.a.v. filmproductie en standpunten in de branche; neemt deel aan besluitvorming over project-mijlpalen i.o.m. NVSbestuur. Lid projectgroep; brengt expertise in over filmtheaters en Europese film distributie/vertoning; neemt deel aan besluitvorming over projectmijlpalen. Ondersteunt de projectleider Digitalisering Nederlandse Cinema; bewaakt de voortgang van het project en de pilot; bereidt projectgroepbijeenkomsten voor; voert het secretariaat van de pilot DC; draagt zorg voor data uitwisseling met PriceWaterhouseCoopers; werkt data uit t.b.v. rapportages. Lid projectgroep DNC; geeft feedback over Project DMH en leidt de pilot DC; levert expertise over ontwikkeling van een content hub; distributie van content en breedbandinfrastructuur i.s.m. facilitaire bedrijven; neemt deel aan besluitvorming over projectmijlpalen. Opdrachtgever project DNC en pilot DC; eindverantwoordelijk; neemt deel aan projectgroepoverleg en besluitvorming mijlpalen. Lid projectgroep; levert expertise over digitale distributie; neemt deel aan besluitvorming over projectmijlpalen. Wordt geïnformeerd over voortgang; levert informatie over voortgang Cinemanet Lid projectgroep; informeert bestuur en leden over projectvoortgang; levert expertise t.a.v. filmdistributie en standpunten in de branche; neemt deel aan besluitvorming over projectmijlpalen i.o.m. NVFbestuur. 1 e aanspreekpunt OCW, levert expertise over filmbeleid van de rijksoverheid. Lid projectgroep; levert expertise over Europese steunmaatregelen (MEDIA programma), Europees filmbeleid en netwerk; neemt deel aan besluitvorming over projectmijlpalen. Coördinator PRIMA-regeling OCW: 1 e aanspreekpunt aanvraag PRIMA-regeling. 10

Jo Vogten Ineke Wiegers Gamila Ylstra filmhuisconsulent (voormalig EIB) adviseur financiering Naam Functie Rol in project Ron Sterk Directeur NVB Lid projectgroep; informeert bestuur en leden over projectvoortgang; levert expertise t.a.v. filmvertoning en standpunten in de branche; neemt deel aan besluitvorming over projectmijlpalen i.o.m. NVBbestuur. Ted Chiaradia Directeur Plaza Futura, Wordt geïnformeerd over voortgang; levert expertise Communicatiemedewerker eye Projectleider van project DNC en pilot DC over specifieke belangen filmhuizen. Lid projectgroep; levert onafhankelijke expertise op gebied van structurering (film)financiering; begeleidt EIB/EIF overleg en neemt deel aan besluitvorming over projectmijlpalen. Projectondersteuning op het gebied van communicatie(plan); inventariseert en coördineert de publiciteit. Houdt supervisie; is inhoudelijk verantwoordelijk voor de integrale kwaliteitbeheersing, strategie, coördinatie tussen partijen en voortgang; rapporteert aan de projectgroep en opdrachtgever(s). 3.3 Rapportage en communicatie Buiten het reguliere, informele overleg tussen alle betrokkenen, verloopt de communicatie en rapportage: tussen projectleiding en adviesbureau via wekelijkse wederzijdse updates * de projectcoördinator draagt zorg voor de data uitwisseling en voortgang, dus ook voor de dagelijkse contacten, indien nodig. in de projectgroep: via periodieke, veelal wekelijkse updates per e-mail, indien van toepassing met projectdocumenten via periodieke projectgroepbijeenkomsten, georganiseerd rond beslissende (go/ no-go) momenten. in de pilot DC regelmatig overleg tussen Project DNC Pilot DC periodiek coördinatorenoverleg met projectleiding en coördinatoren pilot participanten voortgangsrapportages: best practices, procedures en protocollen, opschaling met derden bij aanvang van het project wordt een communicatieplan uitgewerkt met een planning voor perscontacten, publiciteit en informatievoorziening aan belanghebbenden (brochures, vakbladen e.d.) * de communicatiemedewerker van eye Film Instituut Nederland inventariseert en coördineert de publiciteit. overleg en onderhandelingen binnen de scope van het project worden onderling afgestemd en vanuit het project aangestuurd. Na oplevering van het Masterplan, zal het project(proces) ter afronding worden geëvalueerd t.b.v. gebruikers en om eventuele onvoorziene problemen alsnog op te lossen. 11

3.4 Mijlpalen De streefdatum voor oplevering van het Masterplan voor de uitrol is 15 juli. Mijlpalen kunnen worden uitgesplitst in (1) output en in (2) cruciale beslissingen (go/no-go) die door verschillende partijen moeten worden genomen in het vervolgtraject. Tabel 2 Documenten (1) 1. Definitieve begroting en planning 2. Communicatieplan 3. Commitment participanten pilot DC 4. Offerte-aanvraag apparatuur etc. 5. Rapportage marktontwikkelingen 6. Startdocument Pilot Digitale Cinema 7. Validatie NVB uitwerking 8. Opleidingsplan 9. Aanvraag PRIMA 10. Verslag best practices pilot 11. Aanmelding steunmaatregel EC (OCW en EZ) - indien van toepassing 12. Masterplan Uitrol Digitale Cinema 13. voortgangrapportage: opschalen pilot 14. Rapport procedures en protocollen 15. Evaluatie pilot Tabel 3 Go/no go beslissingen (2) 1. Commitment projectplan projectgroep 10 februari 2. Commitment financiers van project projectgroep, OCW maart 3. Commitment participanten pilot Participanten pilot maart 4. Akkoord (keuze) scenario projectgroep; bestuur en april leden brancheorganisaties 5. Commitment en overeenkomst NVB, Bestuur en leden april NVF, NVS Financiering commitments: 6. PRIMA besluit (indiening mei) 7. Subsidiebeschikking ESF 8. Akkoord bankfinanciering (EIB) brancheorganisaties Overheid, fondsen en banken juli - november 12