Beoordeling EMVI Bijlage behorend bij bestek nr. GM333181-1 betreffende Kadeverbetering Laak fase 3 Definitief Waterschap Vallei en Veluwe Grontmij Nederland B.V. Arnhem, 18 juni 2014
Verantwoording Titel : Beoordeling EMVI Subtitel : Bijlage behorend bij bestek nr. GM333181-1 betreffende Kadeverbetering Laak fase 3 Projectnummer : 333181 Referentienummer : 333181-EMVI-D1 Revisie : 1 Datum : 18 juni 2014 Auteur(s) : F.M. Pos E-mail adres : joris.vandelaak@grontmij.nl Gecontroleerd door : J.J.W. van de Laak Paraaf gecontroleerd : Goedgekeurd door : P. Altena Paraaf goedgekeurd : Contact : Grontmij Nederland B.V. Velperweg 26 6824 BJ Arnhem Postbus 485 6800 AL Arnhem T +31 88 811 54 83 F +31 26 445 92 81 www.grontmij.nl Pagina 2 van 13
Inhoudsopgave 1 Algemeen...4 1.1 Inleiding...4 1.2 Methode...4 2 EMVI-criteria...5 2.1 Verkeersafwikkeling en bereikbaarheid...5 2.2 Communicatie met de omgeving...6 2.3 Beheersing van omstandigheden die vertraging tot gevolg hebben...7 2.4 Beheersing risico s werken tijdens hoogwater...8 2.5 In te dienen stukken...8 3 Beoordeling en bepaling EMVI...9 3.1 Beoordeling kwaliteitscriteria...9 3.2 Bepaling EMVI...9 3.3 Integraal onderdeel van de aanbieding... 10 3.4 Sanctiebeleid EMVI-criteria... 10 4 Procedure... 11 4.1 Algemeen... 11 4.2 Stappen... 11 Bijlage 1: Rekenblad EMVI Pagina 3 van 13
1 Algemeen 1.1 Inleiding De beoordeling van de inschrijvingen en de uiteindelijke gunning zal plaatsvinden op grond van het gunningscriterium 'Economisch Meest Voordelige Inschrijving' (EMVI). Om te bepalen welke aanbieding de economisch meest voordelige is, worden de inschrijvingen beoordeeld overee n- komstig de beoordelingsprocedure zoals opgenomen in dit document. Het gunningscriterium bestaat uit de criteria aangeboden prijs en te leveren kwaliteit. De prijs bestaat uit de inschrijvingssom. De kwaliteit dient te blijken uit de door de inschrijver bij inschrijving in te dienen plan van aanpak. 1.2 Methode Voor het bepalen van de EMVI wordt de methode Gunnen op Waarde (GOW) toegepast. Deze beoordelingsmethode is beschreven in CROW-publicatie 253 Gunnen op waarde: hoe dat je dat?. Deze publicatie is verkrijgbaar bij het CROW (www.crow.nl). Het uitgangspunt van deze methode is dat de extra aangeboden kwaliteit (meerwaarde) boven de minimumeis van het bestek wordt gewaardeerd. Deze kwaliteit vertegenwoordigt een bepaalde monetaire waarde voor de aanbestedende dienst. Een inschrijver kan op basis van de door de aanbestedende dienst gestelde criteria meerwaarde bieden en daarmee een fictieve korting verdienen. Deze wordt in mindering gebracht op zijn inschrijvingssom, waardoor de zogenaamde evaluatieprijs ontstaat. De inschrijver met de laagste evaluatieprijs heeft uiteindelijk de Economisch Meest Voordelige Inschrijving gedaan. Pagina 4 van 13
2 EMVI-criteria Voor de bepaling van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving worden de volgende EMVIcriteria gehanteerd. Hierbij is per EMVI-criterium vermeld wat de maximaal te verkrijgen meerwaarde in euro s is. EMVI-criteria Maximale meerwaarde in A Verkeersafwikkeling en bereikbaarheid 150.000,- B Communicatie met de omgeving 150.000,- C Beheersing van omstandigheden die vertraging tot gevolg hebben 200.000,- D Beheersing risico s werken tijdens hoogwater 300.000,- 2.1 Verkeersafwikkeling en bereikbaarheid Achtergrond Het bestaande fietspad tussen de Bunschoterweg en de Achterhoekerweg is een belangrijke fietsroute tussen Bunschoten en Amersfoort. Daarnaast is de bereikbaarheid van de huispercelen aan de Achterduijst een belangrijk aspecten. Aan het fietspad en de kade liggen diverse agrarische percelen. Voor de agrarische bedrijven is het van belang dat hun bedrijfsvoering zo weinig mogelijk wordt verstoord. Daarnaast is het van belang dat de afwikkeling van het verkeer via de omgeving (omleidingroutes) zo plaats vindt dat de overlast en schade beperkt blijft. In het algemeen geldt dat het wenselijk is dat de tijdsduur van werkzaamheden/maatregelen inzake de verkeersafwikkeling en bereikbaarheid zo kort mogelijk is. Van de inschrijvers wordt een verkeersafwikkeling- en bereikbaarheidsplan gevraagd dat inzicht geeft hoe de inschrijver de verkeersafwikkeling, bereikbaarheid en de daarbij behorende veili g- heid zo groot mogelijk maakt c.q. in stand houdt gedurende de uitvoering van zijn werkzaamheden. In te dienen stukken Zie paragraaf 2.5 In het plan van aanpak dient minimaal aangegeven te worden: de te treffen verkeersmaatregelen inclusief eventuele omleidingsroutes; de te treffen maatregelen om de schade aan de Zevenhuizerstraat te voorkomen; de te treffen bereikbaarheidsmaatregelen; de fasering van de werkzaamheden in relatie met verkeersafwikkeling en bereikbaarheid; de aanpak om veiligheid te waarborgen voor de fietsers tijdens uitvoeringswerkzaamheden; Pagina 5 van 13
EMVI-criteria Minimumeisen: Algemene standaard RAW Bepalingen 2010. Bestek: Deel 2.1: paragraaf 07 en 08; Deel 2.2: bestekposten beginnend met 12; Deel 3: hoofdstuk 62. Waarderingsbepaling (score) Het beoordelingsteam zal het plan met de daarin aangeboden inspanning van de inschrijver inzake verkeersafwikkeling en bereikbaarheid beoordelen conform paragraaf 3.1 van dit doc u- ment. Een hoger cijfer wordt gegeven naar mate de inschrijver de onder achtergrond vermelde onderdelen beter borgt; hierbij geldt dat hoe meer zekerheid de aanbestedende dienst ontvangt door harde, concrete toezeggingen hoe hoger de score. 2.2 Communicatie met de omgeving Achtergrond De communicatie die heeft plaats gevonden tijdens de planvorming naar de bewoners en agrarische bedrijven dient de opdrachtnemer voort te zetten tijdens de uitvoering. De betrokkenen houden daarbij het gevoel dat alle fasen (ontwerp, voorbereiding en uitvoering) evenwichtig in elkaar overlopen. en dat hun inbreng telt. Het waterschap hecht waarde aan dat er proactief, duidelijk en op tijd gecommuniceerd wordt met de omgeving. Bijvoorbeeld het te laat informeren, geconfronteerd worden met voldongen feiten, slechte informatie verstrekking (te weinig of veel te veel) zijn zaken die invloed hebben op het draagvlak van de omgeving. Tevens is een goede communicatie naar de omgeving positief voor het imago van het waterschap en opdrachtnemer. Van de inschrijvers wordt gevraagd aan te geven hoe om te gaan met communicatie omgeving. Dit moet inzicht geven hoe de inschrijver de communicatie, informatieverstrekking en klachtenregistratie gaat invullen. In te dienen stukken Zie paragraaf 2.5 In het plan van aanpak dient minimaal aangegeven te worden: het verloop, vaststelling en terugkoppeling van de communicatie; communicatie met de opdrachtgever de betrokkenen met wie communicatie plaatsvindt; organisatieschema van de projectorganisatie, inclusief onderbouwing van functionarissen met de daarbij behorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden inzake communicatie; wijze van communicatie; wijze van registratie van de communicatie; doel en resultaat die inschrijver voorziet met de door haar uit te voeren communicatie; het klachtenbeheersysteem; Minimumeisen: Bestek, deel 3, hoofdstuk 01 paragraaf 23 Pagina 6 van 13
EMVI-criteria Waarderingsbepaling (score) Het beoordelingsteam zal het onderdeel communicatie omgeving met de daarin aangeboden inspanning van de inschrijver inzake communicatie naar de omgeving beoordelen conform paragraaf 3.1 van dit document. Een hoger cijfer wordt gegeven naar mate de inschrijver de onder achtergrond vermelde communicatieaspecten beter beheerst en invult; hierbij geldt dat hoe meer zekerheid de aanbestedende dienst ontvangt door harde, concrete toezeggingen hoe hoger de score. 2.3 Beheersing van omstandigheden die vertraging tot gevolg hebben Achtergrond Tijd is een belangrijke factor voor het waterschap. Fouten, missers en/of onvoorziene omstandigheden kunnen soms veel vertraging betekenen met daaruit voortkomende gevolgen, bijvoo r- beeld: het later starten van de uitvoeringsmaatregelen, meer inspanning binnen de organisatie van het waterschap, langere overlastperiode en imagoschade. Kortom, het vergt een adequate aanpak en werkwijze om zekerheid te krijgen dat de tijdsfactor optimaal wordt beheerst en/of bijgestuurd. Het project wordt gekenmerkt door diverse omstandigheden die beperkingen met zich meebrengen ten aanzien van de tijd dat er werkzaamheden mogen worden uitgevoerd. Het betreft o.a. beperkingen vanuit: Flora en Fauna (o.a. wegvangen vissen) waterafvoer fasering van afgraven dijk Door vroegtijdig voor deze omstandigheden risico s te onderkennen en hierop te anticiperen door vooraf beheersmaatregelen te bepalen en deze tijdig te treffen ontstaat er meer zekerheid dat er geen of weinig vertraging plaats vindt in het project. Daarnaast zijn er ongewenste gebeurtenissen die wel te voorzien zijn maar waarvan geen zekerheid is of deze gaan optreden waardoor de werkzaamheden tijdelijk gestaakt moeten worden en/of vertraging zullen opleveren. Te denken valt aan: weersomstandigheden, verontreinigde grond en archeologie. De inschrijver dient een beschrijving te geven van de door haar te hanteren aanpak/werkwijze om bovengenoemde beperkingen en omstandigheden in relatie met de factor tijd zo goed mogelijk te beheersen. Daarbij dient de inschrijver de 5 toprisico s te benoemen en aan te geven hoe hij aan deze risico s is gekomen en hoe deze risico s met beheersmaatregelen worden beheerst in het proces. In te dienen stukken Zie paragraaf 2.5 Als onderbouwing dient een strokenplanning te worden bijgevoegd waarbij duidelijk de fasering, buffers en het kritieke pad van gunningdatum tot datum van oplevering wordt weergegeven. De planning dient te voldoen aan paragraaf 26 van de UAV Algemeen tijdschema en kan opgenomen worden in de bijlage van het plan van aanpak. De inschrijvers dienen rekening te houden met de in het bestek aangegeven: -fasering; -toegestane werktijden; -randvoorwaarden. Minimumeisen: Bestek, deel 1, paragraaf 1.05 Bestek, deel 3, hoofdstuk 01, paragraaf 13 Pagina 7 van 13
EMVI-criteria Hogere waardering (score): Het beoordelingsteam zal het plan met de daarin aangeboden inspanning van de inschrijver om het aspect tijd te beheersen beoordelen conform paragraaf 3.1 van dit document. Een hoger cijfer wordt gegeven naar mate de inschrijver de risico s m.b.t. vertragingen voor dit werk beter benoemd, doorgrond en beheerst; hierbij geldt dat hoe meer zekerheid de aanbestedende dienst ontvangt door harde, concrete toezeggingen van beheersmaatregelen hoe hoger de score. 2.4 Beheersing risico s werken tijdens hoogwater Achtergrond Het werk wordt uitgevoerd in het stormseizoen. Hierdoor kan het voorkomen dat door storm het water niet meer natuurlijk tot afstroom kan komen naar de Randmeren. Ook kan het mogelijk zijn dat er een dusdanige regenbui valt dat er extra water vanuit bovenstrooms gebied door de Laak stroomt. Het is toegestaan om de kade over een afstand van 200 m geheel weg te graven en de nieuwe meteen op te bouwen. Het water uit de Laak mag tijdens de uitvoering niet naar het omliggend gebied stromen. Het waterschap vindt het belangrijk dat de aannemer op adequate wijze reageert op een hoogwaterstand in de Laak. In te dienen stukken Zie paragraaf 2.5 In het plan van aanpak moet worden omschreven: Welke voorzorgsmaatregelen worden genomen om schade door hoogwater te voorkomen. Welke maatregelen worden genomen indien er een hoogwatermelding wordt afgegeven door het waterschap Hoe het hoogwater wordt gemonitoord Hoe de communicatie met de opdrachtgever verloopt Hoe de beschikbaarheid van materieel en materiaal wordt gegarandeerd. Minimumeisen: Bestek, hoogwaterprotocol opnemen in werkplan Waarderingsbepaling (score) Het beoordelingsteam zal de beheersing van risico s bij werken tijdens hoogwater beoordelen conform paragraaf 3.1 van dit document. Een hoger cijfer wordt gegeven naar mate de inschrijver de onder achtergrond vermelde aspecten beter beheerst en invult; hierbij geldt dat hoe meer zekerheid de aanbestedende dienst ontvangt door harde, concrete toezeggingen hoe hoger de score. 2.5 In te dienen stukken De drie voornoemde EMVI criteria dienen in één plan van aanpak te worden uitgewerkt. Elk criterium dient in één hoofdstuk te zijn uitgewerkt. Het plan van aanpak dient te bestaan uit de volgende drie hoofdstukken: Verkeersafwikkeling en bereikbaarheid; Communicatie met de omgeving; Beheersing van omstandigheden die vertraging tot gevolg hebben. Beheersing risico s werken tijdens stormseizoen Het plan van aanpak mag maximaal bestaan uit 5 pagina s A4, exclusief voorblad, inhoudsopgave en bijlagen. Minimale lettergrootte van 10 punten, bij lettertype Arial of vergelijkbaar. Het plan van aanpak dient volledig te zijn geanonimiseerd. Pagina 8 van 13
3 Beoordeling en bepaling EMVI 3.1 Beoordeling kwaliteitscriteria De beoordeling van de door inschrijvers ingediende informatie met betrekking tot de kwaliteitscriteria en de waardering daarvan, geschiedt door het beoordelingsteam dat bestaat uit een aantal projectbetrokkenen en een onafhankelijke deskundige op het gebied van contracten. Het beoordelingsteam zal bestaan uit de volgende functionarissen: Projectleider van Waterschap Vallei en Veluwe; Projectmedewerker van Waterschap Vallei en Veluwe; Projectleider van Grontmij; Adviseur van Grontmij. Elke beoordelaar geeft een score, waarbij de cijfers op hele cijfers nauwkeurig worden gegeven (dus 6, 7, 8, 9 of 10). Hieronder staan de cijfers en de bijbehorende meerwaarde: Cijfer 10 Uitmuntend bij toekennen van dit cijfer wordt de MAXIMALE MEERWAARDE verworven 9 Zeer goed bij toekenning van dit cijfer wordt driekwart van de MAXIMALE MEERWAARDE verworven 8 Goed bij toekennen van dit cijfer wordt de helft van de MAXIMALE MEERWAARDE verworven 7 Ruim voldoende bij toekenning van dit cijfer wordt een kwart van de MAXIMALE MEERWAARDE verworven 6 Voldoende voldoet aan de minimumeis in het bestek en geeft GEEN MEERWAARDE < 6 niet voldaan aan het bestek, inschrijver komt niet voor gunning in aanmerking Bij een score van één of meerdere van de criteria onder een cijfer 6 wordt onvoldoende voldaan aan het bestek en komt de inschrijving niet voor gunning in aanmerking. Indien er tussen de individuele cijfers van de beoordelaars voor een criteria meer dan twee punten verschil zit (bijvoorbeeld een beoordeling: cijfer 6 en een beoordeling: cijfer 9) zal er overleg plaatsvinden binnen het beoordelingsteam en kunnen naar aanleiding van dit overleg de desbetreffende beoordelaars een aangepast cijfer geven. Deze aangepaste cijfers worden dan gehanteerd om het gemiddelde te bepalen per EMVI-criteria. Het gemiddelde van alle beoordelaars wordt per criterium op twee decimaal nauwkeurig bepaald en op één decimaal afgerond en ingevuld in het Rekenblad EMVI (zie bijlage 1). 3.2 Bepaling EMVI Voor het bepalen van de EMVI wordt de methode Gunnen op Waarde toegepast met het Rekenblad EMVI (zie bijlage 1). De evaluatieprijs wordt bepaald door het totaal van de berekende meerwaarde af te trekken van de inschrijvingssom. De inschrijving met de laagste evaluatieprijs (prijs minus meerwaarde) heeft de Economisch Meest Voordelige Inschrijving gedaan. Ter verduidelijking: de gedane inschrijvingssom is het bedrag dat feitelijk geldt als opdrachtsom. De meerwaarden, uitgedrukt in fictieve eurobedrag(en) worden enkel gehanteerd om de evaluatieprijs te bepalen (fictief verlagen van de inschrijvingssom). Pagina 9 van 13
Beoordeling en bepaling EMVI 3.3 Integraal onderdeel van de aanbieding De aangeboden kwaliteit omschreven in het ingediende plan van aanpak wordt beschouwd als integraal onderdeel van de aanbieding en dient te worden gerealiseerd bij uitvoering van de opdracht. 3.4 Sanctiebeleid EMVI-criteria Indien bij uitvoering de aangeboden prestatie of kwaliteit niet wordt gehaald, wordt een korting doorgevoerd die overeenkomt met een factor 1,5 vermenigvuldigd met de niet behaalde meerwaarde, tenzij bij het betreffende EMVI-criterium anders vermeld. Pagina 10 van 13
4 Procedure 4.1 Algemeen De beoordeling van de kwaliteit- en prestatiecriteria zal afzonderlijk van de prijs geschieden. De inschrijfsom wordt pas vrijgegeven nadat de beoordeling van alle ingediende plan(nen) van aanpak en/of prestaties hebben plaatsgevonden. 4.2 Stappen De beoordeling- en gunningprocedure van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EM- VI) vindt plaats conform de volgende chronologische stappen: Stap 1 Registreren inschrijvers, scheiden binnengekomen stukken. De prijsgebonden documenten blijven in bewaring bij een medewerker van Team Planning en Control van Waterschap Vallei en Veluwe. Stap 2 Toets op volledigheid en geldigheid van het niet-prijsgebonden gedeelte van de inschrijvingen. In geval van ongeldigheid, zal deze partij niet in stap 3 meegenomen worden. Stap 3 Beoordelen van de plannen van aanpak. Stap 4 Vrijgeven van de prijsgebonden informatie door de medewerker van Team planning en Control. bepaling Economisch Meeste Voordelige Inschrijving (EMVI). Globale toets op volledigheid en geldigheid van inschrijvingsstaat en inschrijvingsbiljet. In geval van ongeldigheid, zal deze partij niet in stap 5 meegenomen worden. Stap 4 vindt plaats in een zitting waarbij inschrijvers aanwezig mogen zijn. Tijdstip en locatie worden aan inschrijvers na inschrijving bekend gemaakt.. Stap 5 Toets op volledigheid en geldigheid van inschrijvingsstaat en inschrijvingsbiljet. Opstellen Proces-verbaal van aanbesteding. Stap 6 Indien van toepassing opvragen bewijsstukken zoals vermeldt in de aanbestedingsstukken en beoordeling hiervan. Stap 7 Gunningsbeslissing door aanbestedende dienst: Versturen brieven inzake afwijzing en voorgenomen gunning aan inschrijvers. Stap 8 Na standstill-termijn kan aanbestedende dienst overgaan tot gunning indien geen kort geding aanhangig is gemaakt. Pagina 11 van 13
Bijlage 1 : Bijlage 1 Rekenblad EMVI