Digitale handtekening Werkgroep digitale handtekening - Werkwijze stad Antwerpen 31 mei 2017
overzicht uitgangspunten chronologisch verloop: Startschot en analyse 3 fases: principes, uitrol, reguliere werking praktijkvoorbeelden openstaande vragen succesfactoren
uitgangspunten
startschot vraag stadssecretaris digitaal werken => digitaal tekenen wat kan / moet er juridisch? waar mogelijk: afschaffen
analyse vaststellingen vasthouden aan papier, vaak omwille van handtekening handtekening vaak niet nodig juridisch kader geen vormvereisten: functie handtekening staat centraal digitaal tekenen kan met een: gewone handtekening geavanceerde handtekening gekwalificeerde handtekening (gelijkstelling met manuele) weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer
analyse Wettelijk kader Digitale handtekening = rechtsgeldig Wet van 9 juli 2001: juridisch kader voor het gebruik van de elektronische handtekening artikel 4 5: een elektronische handtekening kan geen rechtsgeldigheid worden ontzegd louter op grond van het feit dat de handtekening in elektronische vorm is gesteld Europese verordening 910/2014 van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie (eidas- verordening) - van toepassing vanaf 1/7/16 Wet van 21 juli 2016 betreffende de elektronische identificatie (ter vervanging van de wet van 2001) elektronische diensten en documenten dezelfde juridische waarde als hun fysieke tegenhangers
fase I: opstart + principes samenwerking nodig beslissingsmodel houvast nodig stadsbreed zelfde principes beslissingsmodel: afschaffen enkel tekenen indien juridisch vereist indien tekenen: digitaal
fase I: opstart + principes beslissingsmodel
fase I: opstart + principes technische oplossing stadsbreed zelfde technologie eid = principe gratis (kostenbewust) generiek ondertekenen van Word, e-mail, pdf,
fase II: uitrol implementatie infosessies, specifieke doelgroepen evt pilootprojecten nieuwsbrieven en evt sociale media voor bedrijf intranet beslissingsmodel met voorbeelden realisaties praktische en technische FAQs pc s tekenklaar maken
fase II: uitrol intranet stad Antwerpen
fase II: uitrol intranet stad Antwerpen
fase II: uitrol intranet stad Antwerpen
fase II: uitrol technisch: keuze tekenplatform SLA toepassing principes diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken eerst intern het goede voorbeeld geven, dan pas extern uittekenen digitale tekenflow
fase III: reguliere werking overdracht naar reguliere werking technische implementatie tekenflow
praktijkvoorbeelden Hoe begin ik eraan? opstart uitwerking toepassing voorbeelddocumenten geen handtekening gewone digitale handtekening gekwalificeerde digitale handtekening
Hoe begin ik eraan? opstart directie betrekken / overtuigen doel bepalen + planning opmaken uitwerking brieven oplijsten prioriteit bepalen gesprekken met afdelingen afwegen en overleggen toepassing realisaties oplijsten communicatie en overdragen naar reguliere werking
Hoe begin ik eraan? uitwerking = Excel document prioriteiten aangeven met kleuren indicatoren (afdeling, naam document, verzending, juridische grond, wie bewaart, enz.) toepassing = realisaties fysieke / digitale handtekening => geen handtekening fysiek handtekening => digitale handtekening
Voorbeelden: geen handtekening interne documenten aankondigingsbrieven facturen kennisgeving / begeleidende brieven informatieve brieven documenten waarvan het authentieke exemplaar bij de stad zit retributies en aanslagbiljetten
Voorbeelden: gewone digitale handtekening afrekeningsstaat dienstreis bestelbon na gunning aanvraag loopbaanonderbreking oproepingsbrief gemeenteraadsverkiezingen Uittreksel strafregister Momenteel nog wel: GAS-boetes
Voorbeelden: gekwalificeerde digitale handtekening collegiale brief contract gunningsbrief waarderingsverslag GAS-boete
voorbeeld: eid (MS Word)
voorbeeld: eid (MS Outlook)
openstaande vragen bulktekenen tekenen in pakket weerstand bij externe instanties/ knelpunten gescande handtekening (-) GAS-boetes: cfr vonnis politierechter Oostende en bezwaren bij de stad (+) uittreksels strafregister: ontwerp KB centraal strafregister dat afdrukken op papier verplicht cfr. collegiale brief aan minister Geens
succesfactoren draagvlak bij management aanjagen door voorbeelden functie van het document en van de handtekening staan centraal bestaande werking permanent in vraag stellen aankweken van reflex bij iedere medewerker
Inge Heirman 03 338 85 07 juridische.dienst@stad.antwerpen.be www.antwerpen.be