Notulen MR-vergadering 15 nov 2016 def versie Aanwezig: Afwezig: Toehoorder: Ramon Kaufmann, Remmy Drost, Nel Kuyt, Ina Kaaijk, Anneke Zwart en Ron Drukker Cindy van Russon Jan van Adel 1. Opening en vaststellen agenda Vergadering is 20.00 uur gestart. Geen aanpassing van de agenda. Als bijlage ontvangen: notulen van 8 september 2016. 2. Concept notulen 8 september 2016 Notulen 8 september zijn goedgekeurd. 3. Actielijst 8 september 2016 Notulen vanaf 12 april 2016 moeten nog geplaatst worden Website tab ouders oudercommissie moet met dubbel s gespeld worden. Aan laten passen. Vergaderdata 2016/2017 vermelden op de website Check of vertrekkende MR-leden, Karin, Mariska, Mirjam en Ronald, meegaan eten 10 februari 2017 Update gymmen & sporthal; staat op de agenda Johan Cruijff plein is in de maak. Datum waarop plan wordt uitgevoerd nog onbekend. Overige punten zijn gerealiseerd. 4. Penningmeester MR-begroting 2016/2017 is opgesteld, besproken en goedgekeurd in jaarvergadering 15 november 2016. Er wordt afgelopen jaren ingeteerd op de ouderreserves door een negatieve begroting. Het is noodzakelijk dat de oudergeleding bepaald en vastlegt wat de minimale eigen reserves moeten zijn. Agora geeft aan dat een ouderreserve van 2.000 euro gezond is. In de vergadering van 24 oktober heeft Marga aangegeven 10.000 euro een gezonde basis te vinden en Remmy en Ramon vinden 15.000 een beter bedrag. In deze vergadering zijn onvoldoende ouders aanwezig om het definitieve streefbedrag vast te leggen. Besloten is om de vaststelling van de minimale ouderreserven door te schuiven naar de vergadering van 11 januari. Excursiebegroting 2016/2017 Ron heeft een nieuwe versie gemaakt van de excursiebegroting 2016/2017, maar deze is nog niet compleet. Ron mail voor 20 november de definitieve versie rond onder de MR-leden. Het totaal bedrag blijft binnen de vastgestelde begroting van 13.400 euro. De oudergeleding gaat akkoord met de excursiebegroting 2016/2017 a 12.950 euro. Wensenlijst 2016/2017 De oudergeleding gaat akkoord met de in de begroting opgenomen uitgaven van de wensenlijst: Aanvraag boeken voor documentatiecentrum a 2.000,- euro Rekening Fluxus a 2.000,- euro met de kanttekening dat dit evt. betaald kan worden uit schoolbudget Inrichting technieklokaal a 2.000,- euro Aanvraag sinterklaascommissie voor nieuwe baard a 800,- euro 5. Vaststellen aangepast medezeggenschapsreglement In artikel 3 van het medezeggenschapsreglement wordt gesproken over omvang en samenstelling medezeggenschapsraad. In de MR-vergadering van 8 september is besloten dat het aantal MR-leden wordt aangepast van 10 naar 8 leden in verband met krimpend aantal leerlingen op school. Ramon past het regelement aan. 6. Werving nieuw MR-lid oudergeleding Mariska en Karin verlaten MR. Hierdoor ontstaat 1 vacature i.v.m. verkleining van aantal MR-leden. Zittingstermijn van Ramon loopt af. Hij stelt zich opnieuw verkiesbaar. 1
Na oproep in Nieuwsbreker hebben zich 4 potentieel nieuwe kandidaten aangemeld. Na een kennismakingsbijeenkomst zijn er 2 nieuwe kandidaten die zich verkiesbaar willen stellen voor de vacature. Er is een verkiezingscommissie samengesteld: Ina, Nel en Remmy De procedure/ tijdslijn wordt: De kandidaten krijgen de gelegenheid zich voorstellen in de Nieuwsbreker van week 46. Donderdag 17 november maken Ina en Nel een stembriefje inclusief korte uitleg procedure. Maandag 21 november krijgen de kinderen een stembriefje mee naar huis. Maandag 28 november sluit de stembus. Dinsdag 29 worden stemmen geteld door Ina en Nel. Woensdag 30 november volgt een controle telling door Remmy Er mag 1 stem per gezin worden uitgebracht. Er is geen minimale opkomst vereist. 7. Taakverdeling Doordat er verkiezingen moeten worden georganiseerd is MR nu nog niet compleet. Vaststelling / verdeling van de taken binnen de MR wordt uitgesteld tot MR compleet is. Anneke maakt agenda voor 11 januari 2017. I.v.m. afwezigheid Remmy zullen de notulen gemaakt worden door Cindy. 8. Sporthal De Spong/ ervaring gymmen in topsport centrum De Koog Het lopen en fietsen naar de nieuwe hal is nog onwennig voor een aantal groepen. Het blijft een uitdaging om alle groepen veilig en tijdig heen en weer te krijgen. De regen van laatste weken is niet comfortabel. Er zijn enkele ervaringen geweest met blessures, mankementen aan fietsen, etc. Met de krappe bezetting qua begeleiders is het lastig anticiperen met oog op veiligheid en begeleiding van de groep. Er zijn nog steeds diverse aanloopproblemen in de neiuwe hal. Bijvoorbeeld: geen licht in de WC, geen toegang tot ijszak, etc. Linda en Ron maken alles bespreekbaar en zoeken naar juiste kanalen om issues z.s.m. opgelost te krijgen. In het kader van het project risico-inventarisering heeft Ron niet alleen de school gedaan maar ook de sporthal. Deze inventarisering inclusief ideeën over de oplossingen gaat naar het AGORA-bestuur en de Arbo dienst (ARBO meester). Na de analyse volgt een gesprek. Op verzoek van de gemeente heet Ron de reisroute (nogmaals) gelopen met iemand van Veilig Verkeer Nederland om route risico s te inventariseren en te adviseren over verbeterpunten. Na 3 weken is er nog geen feedback ontvangen vanuit Veilig Verkeer Nederland. Ron gaat hier achteraan. 9. Koningspelen 2017 In de vergadering van 8 september waren er 2 ingezonden brieven van ouders met de vraag waarom De Golfbreker niet deelnam aan de Koningspelen 2016 en of er wel meegedaan kan worden in 2017. Het standpunt van de directie blijft gelijk; het is praktisch onmogelijk om een sportdag te organiseren voor de hele school op 1 dag. Er is te weinig ruimte op en rondom de school. Het heeft de voorkeur om de sportactiviteiten te verspreiden over een aantal dagen. Ook in 2017 zal De Golfbreker niet meedoen aan de Koningspelen. Ron neemt contact op met de 2 ouders die een mail geschreven hebben, om persoonlijk uitleg te geven. 10. Ongevallenregistratie schooljaar 2015/2016 Ongevallenregistratie is besproken de MR-vergadering van 24 oktober. Er kan echter nog niet geadministreerd worden omdat Ron wacht op een format van Agora. De ongevallenregistratie is een onderdeel van het Veiligheidsplan. Morgen is er weer een Arbo-middag waar Ron de issue nogmaals aankaart binnen Agora. Er zijn in 2015/2016 geen noemenswaardige ongevallen geweest. Maar dit moet nog wel officieel worden vastgelegd en worden ingezien door de MR. Deadline voor Ron is 1 december. Output kan echter pas besproken worden nadat reactie van Arbo is terugontvangen. 2
11. Inkomende post Geen mail binnengekomen. Geen interessante post binnengekomen. Ramon vraagt Anneke voor volgende keer de ingekomen post te scannen en inhoudelijk met MR te delen indien interessant. 12. Website De website is nog onder constructie. Het frame is klaar. De site kan nu gevuld worden. Er is een ouder die school helpt bij het (her)schrijven van de teksten. Totdat nieuwe website de lucht in gaat wordt de oude website actueel gehouden. 13. Mededelingen Directie: Sinterklaas-discussie is afgelopen weken veel besproken. Misschien goed om in dit soort nieuwsgevoelige berichten te communiceren als breed gedragen. Ouders: In de mail van Marga na de brand bij sporthal de Sprong werd de verwachting gewekt dat er nieuwe mogelijkheden zouden zijn ontstaan om alsnog een nieuwe sportaccommodatie te realiseren op deze plek. De werkgroep zou hier weer mee aan de slag gaan. Dit schrijven wekte hoge verwachtingen die waarschijnlijk niet waargemaakt kunnen worden. Graag meer voorzichtigheid in toekomstige communicatie. Team: - GMR: komende donderdag vergadering Uit jaarvergadering: Op wensenlijst meenemen reservering voor nieuw speeltoestel. Waarschijnlijk in 2018 nodig. Agenda 11 januari 2017: nadenken over noodzaak om meer te differentiëren in het bedrag ouderbijdrage voor kinderen die starten in groep 1. Nu is de regel als je start voor 1 januari betaal je 100%, start je na 1 januari betaal je 50% van de jaarbijdrage. Moet dit naar 100% / 75% / 50% / 25%? 14. Rondvraag Inschrijving voor oudergesprekken via Digiduif; Graag gelijktijdig starten. Nu was er een verschil tussen bijvoorbeeld groep1-2 en groep 6. Ene inschrijving startte 18.00 uur en de andere om 19.00 uur. Begeleiders van activiteiten moeten meer focus hebben op de veiligheid van de kinderen. Het is niet het moment voor bijkletsen met andere begeleiders of constante aandacht voor mobiele telefoon. Schoolbreed aandacht moment voor de juiste briefing. In volgende vergadering een evaluatie of dit is verbeterd. Vergadering gesloten om 21.50 uur. 3
ACTIELIJST Actie Wie Deadline 1 web notulen MR-vergaderingen 12 april + 1 juni + 8 sept plaatsen op website Remmy 30-11-16 2 Spelfout "activiteitencommissie" laten aanpassen op website Remmy 30-11-16 3 Vergaderdata MR schooljaar 2016/2017 plaatsen op website Remmy 30-11-16 4 Financieel jaarverslag + jaarverslag secretariaat plaatsen op website Remmy 30-11-16 5 Checken welke vertrekkende MR-leden meegaan met jaarlijks etentje (Miriam, Ronald Lonee, Karin & Mariska) Ramon 11-01-17 6 Follow up gymmen in nieuwe sporthal opnemen als agendapunt 7 Update in stand van zaken Johan Cruijff plein opnemen als agendapunt 8 Vaststelling van minimale ouderreserves door oudergeleding opnemen als agendapunt 9 Definitieve excursiebegroting delen met MR-leden Ron 20-11-16 10 Reservering nieuw speeltoestel opnemen in wensenlijst 2017/2018 Cindy/ Marga 11-01-17 11 Aanpassen medezeggenschapsreglement Ramon 11-01-17 12 Verkiezing nieuw MR-lid oudergeleding - stembriefje maken Ina / Nel 17-11-16 13 Verkiezing nieuw MR-lid oudergeleding - aanleveren input kandidaat voorstelling Ramon 16-11-16 14 Verkiezing nieuw MR-lid oudergeleding - kandidaat voorstelling plaatsen in NB Ron 17-11-16 15 Verkiezing nieuw MR-lid oudergeleding - stembriefjes meegeven aan de kinderen school 21-11-16 16 Verkiezing nieuw MR-lid oudergeleding - stemmen tellen Ina/ Nel/ Remmy 29+30/11 17 Vaststellen taakverdeling MR taken schooljaar 2016/2017opnemen als agendapunt 18 Notulen maken MR-vergadering 11-1-2017 i.v.m. afwezigheid Remmy Cindy 11-01-17 19 Verslag "ongevallen registratie schooljaar 2015/2016" Ron 11-1-17 indien mogelijk 20 Feedback Veilig Verkeer Nederland op route school-sporthal Ron 11-01-17 21 2 ouders contacten over verzoek meedoen aan koningspelen 2017 Ron z.s.m. 22 Begrotingsaanvraag excursies updaten Ron/ Marga z.s.m. 23 Agendapunt reguliere MR vergadering: Karin 24-10-16 24 Is differentiatie van ouderbijdrage voor startende kleuters wenselijk? opnemen als agendapunt MR-vergaderdata 2016-2017 Donderdag 8 september 2016 Maandag 24 oktober 2016 extra bijeenkomst financieel overzicht Dinsdag 15 november jaarvergadering + reguliere MR vergadering Woensdag 11 januari 2017 Vrijdag 10 februari 2017 jaarlijks MR etentje Dinsdag 28 februari 2017 Donderdag 30 maart 2017 Maandag 8 mei 2017 Woensdag 21 juni 2017 Aanvang in principe 19.30 uur, tenzij anders wordt afgesproken. Streef eindtijd 21.30 uur (tenzij noodzakelijke agendapunten meer tijd vergen). 4
JAARDOELEN MR DE GOLFBREKER September Excursiebeleid (kosten) Plannen en voorbereiden jaarvergadering (uitnodiging Nieuwsbreker) Plannen MR-vergaderingen Wijkoverleg gemeente (bijwonen en bespreken is belangrijk i.v.m. de ontwikkelingen rondom de Golfbreker i.v.m. verkeersouders) Schoolplan bespreken Oktober/November Samenstelling MR en taakverdeling Jaarvergadering Financieel overzicht en jaarverslag MR December/Januari Evaluatie jaarvergadering Wensenlijst/begroting leermiddelen Februari/Maart Gezamenlijke vergadering tussen SAR en MR Gezamenlijk thema Start formatie nieuwe schooljaar April/Mei Bespreken concept formatieplan Begroting nieuw schooljaar en jaarverslag Juni Planning 1 e MR-vergadering nieuw schooljaar Uitslag/uitstroom groep 8 Ongevallenregistratie 5