Berichtenapp iwmo en ijw (verkorte instructie) Met de berichtenapp van VNG kunt u nu snel en makkelijk Wmo- en Jeugdzorg-berichten versturen en ontvangen. Dit kan met je internetbrowser (https://berichtenapp.vng.nl) of met een app (beschikbaar via de Appstore en de Playstore).
Doelgroep gebruikers Berichtenapp De Berichtenapp is handig voor o.a. kleinere gemeenten en (zorg)aanbieders die geen eigen applicatie hebben of kunnen betalen. Je kunt alle iwmo en ijw versie 2.0 berichten ermee aanmaken (inclusief retourberichten). Verder is de berichtenapp vanuit de VNG ontwikkeld om invulling te geven aan het Jeugd-GGZ convenant en om een gebruiksvriendelijke variant van de berichtenconverter te introduceren. Indien u beschikt over een eigen backoffice systeem dat berichten ophaalt van het VECOZO Service Punt (VSP) dient u te overleggen met de ontwikkelaar van uw backoffice systeem of het gebruik van de berichtenapp niet verstorend werkt. Indien u zich registreert bij de berichtenapp maakt u gebruik van een directe koppeling met VECOZO. Berichten die worden verstuurd naar de gemeente vanuit de berichtenapp of worden ontvangen van de gemeente in de berichtenapp blijven altijd beschikbaar op het VSP. Gemeenten Gemeenten die de berichtenapp willen gebruiken, kunnen dat doen als gastgebruiker via de optie Doorgaan zonder registreren. Je kunt dan met de app berichten maken en inlezen maar die moet je dan via het GGk doorsturen. Zorgaanbieders kunnen zich melden bij VECOZO om direct vanuit de app berichten uit te wisselen met gemeenten. Hiervoor is een toestemmingsverklaring nodig. Het gebruik van de app wijst zich grotendeels vanzelf. Onderstaand tref je in een aantal stappen hoe je de app kan gebruiken.
Toestemmingsverklaring Om gebruik te kunnen maken van de koppeling tussen de berichtenapp en VECOZO dienen er een of meerdere toestemmingsverklaringen te worden afgegeven in het beheerscherm van het VECOZO-portaal. Met deze toestemmingsverklaringen geeft u als zorgaanbieder toestemming aan Weave b.v. om namens u berichten te versturen naar en te ontvangen van VECOZO. Weave b.v. is de beheerder van de berichtenapp.vng.nl. Overleg met de leverancier van uw eigen patientenregistratiesysteem of de berichtenuitwisseling tussen dat systeem en VECOZO door het geven van toestemmingsverklaringen aan Weave b.v. ongewenste problemen gaat opleveren. Werkwijze : De VECOZO-contactpersoon van de organisatie kan door in te loggen met zijn persoonlijke certificaat zelf de toestemmingsverklaringen inregelen. 1. De VECOZO-contactpersoon logt in met zijn persoonlijke certificaat op www.vecozo.nl 2. Klik rechtsboven op het 14-cijferige gebruikersnummer 3. Klik op Mijn toestemmingsverklaringen 4. Klik op Voeg toestemmingsverklaring toe en selecteer de juiste gegevens om de toestemmingsverklaring in te regelen: Naam: Selecteer de dienst waarvoor u de toestemmingsverklaring wilt inregelen. U kunt één dienst tegelijk selecteren. Regel per dienst de nieuwe toestemmingsverklaring in. Diensten voor de Wmo: VSP-WMO Wmo declaraties Diensten voor de Jeugdwet: VSP-JW Jeugdwet declaraties Type instantie: Tussenpartij software Geeft toestemmingsverklaring aan: Weave B.V. Einddatum: Hier wordt automatisch de maximale einddatum van 2 jaar ingevuld. Bovenstaande stappen met bijhorende afbeeldingen zijn ook te vinden in onze handleiding op de website van VECOZO: https://www.vecozo.nl/diensten/kennisbank/administratieve_zaken/toestemmingsverklaring/
Stap 1 - Gebruik maken van de berichtenapp: De app kan op twee manieren gebruikt worden: Gastgebruiker: je kunt dan zonder je te registreren gebruik maken van de app. Je kunt berichten aanmaken (ook bulk) maar moet deze vervolgens zelf via het GGk of VECOZO doorsturen (via het portaal of de webservices). Je kunt ook berichten inlezen die je via het portaal van GGK of VECOZO hebt ontvangen. Berichten dien je zelf op te slaan en bij te houden. Gemeenten dienen altijd als gastgebruiker de app te gebruiken. (zie stap 8) Zorgaanbieders kunnen ervoor kiezen om als geregistreerde gebruiker de berichtenapp te gebruiken. Geregistreerde gebruiker: als je de berichtenapp als geregistreerde gebruiker wilt gaan gebruiken dan dien je reeds bij VECOZO geregistreerd te zijn of je hiervoor aan te melden. Tevens dien je een of meerdere toestemmingsverklaringen af te geven aan Weave b.v. voor het gebruik van de directe koppeling tussen de berichtenapp en VECOZO. Zie Toestemmingsverklaringen Registratie bij VECOZO en gebruik van de berichtenapp.vng.nl zijn kosteloos. Eenmaal geregistreerd bij VECOZO, inclusief afgifte van de toestemmingsverklaring, kun je de berichtenapp gebruiken. Berichten worden dan vanuit de berichtenapp.vng.nl direct doorgestuurd en ontvangen naar/vanuit gemeenten. Verder worden alle berichten voor je opgeslagen waardoor je in de geschiedenis van de berichten de status kunt controleren. Zie verder stappen 2 tot en met 6 voor een nadere uitleg.
Stap 2 - Aanmelden en registreren met VECOZO: Als je als zorgaanbieder berichten via VECOZO wil verzenden en ontvangen dan heb je de volgende zaken nodig: De zorgaanbieder beschikt over een overeenkomst met VECOZO De zorgaanbieder heeft toegang tot de dienst WMO en/of JW Een geldig VECOZO-certificaat Een toestemmingsverklaring voor Weave Dit is de garantie voor geautoriseerd berichtenverkeer. In VECOZO moet daarnaast je toestemmingsverklaring voor Weave (de ontwikkelaar/ beheerder van de berichtenapp) hebben aangemaakt, voordat je je binnen de app kunt registreren. Alle informatie over het registratieproces voor VECOZO kun je vinden op de website van VECOZO: https://www.vecozo.nl/kennisbank/certificaat_aanvraag (alleen zorgaanbieders met een AGB-code kunnen een certificaat aanvragen). Ondervind je problemen met het aanmaken van toestemmingsverklaringen dan kun je hiervoor contact opnemen met de supportdesk van VECOZO: 013 46 25 641 of support@vecozo.nl. Ondervind je problemen met het gebruik van de berichtenapp kunt u contact opnemen met informatiecentrum van de VNG: 070 37 38 393 of https://vng.nl/vragenformulier.
Stap 3 - Controleren van je account/wachtwoord Ga door met je VECOZO-certificaat Installeer je VECOZO-certificaat in je browser van je laptop of PC. Heb je al een VECOZOgebruikerscertificaat geïnstalleerd, dan kun je deze stap overslaan. Sluit je browser. Start je browser waarin het cerificaat van VECOZO is geïnstalleerd. Surf op je laptop/pc naar https://berichtenapp.vng.nl en klik op Registreren met VECOZO. Je VECOZO-gebruikerscertificaat wordt nu gevalideerd en een gebruikersnaam voor de app (gelijk aan het e-mailadres dat bij VECOZO bekend is) wordt automatisch voor je aangemaakt. Kies zelf een wachtwoord volgens beschrijving op het scherm en geef dat 2 x in. Klik op bevestigen
Stap 4 - Toestelregistratie en pincode Omdat de informatie die je via de berichtenapp gaat uitwisselen gevoelig is dien je het toestel te registreren. Bij het eerste gebruik van deze app moet je een apparaat (bv. laptop, tablet of smartphone) registreren. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in. Je ontvangt een verificatiecode op het e-mailadres dat bij VECOZO bekend is. Vul de verificatiecode in de Berichtenapp, zonder spaties. Stel op een mobiel apparaat ook een pincode in. Dit om beveiligingsredenen. Let op! Mocht je in dit stadium nog geen toestemmingsverklaring hebben afgegeven aan VECOZO dan dien je dat eerst te doen. Anders kan de correcte werking van de app niet worden gegarandeerd en zullen evt. verzonden berichten niet worden afgehandeld.
Stap 5 - Overzicht Inzicht in je berichten Vanaf nu heb je op een gebruiksvriendelijke manier inzicht in het iwmo en ijw berichtenverkeer. Als je op Overzicht klikt, zie je een overzicht van je berichten en de status daarvan. Je kunt op verschillende manieren zoeken naar berichten: BSN, naam client etc Op datum/periode Op status: vinkje, zandloper, kruis of vlakke lijn (zie stap 6) Indien er een WMO- of JW-301 bericht in het overzicht staat dien je de volgende stappen te doen: 1. Open het bericht door er op te klikken. 2. Sla het bericht op middels het oog onder aan het bericht als PDF. Dit is nodig voor je eigen administratie. 3. Beantwoord het bericht met een WMO- of JW-302 bericht door te klikken op de groene knop met Vink. Dit is een ontvangst een leesbevestiging naar de gemeente Het WMO- of JW-301 bericht verdwijnt daarna uit het overzicht.
Stap 6 - Retourinformatie Heeft een gemeente je bericht verwerkt, dan ontvangt je een retourbericht. Deze wordt automatisch verwerkt. Je kunt de status van je bericht bij een gemeente volgen: Een vinkje betekent dat je bericht bij de gemeente technisch is verwerkt en beantwoord met een retourbericht. Een zandloper betekent dat de gemeente je nog geen retourbericht heeft gestuurd en mogelijk het bericht niet heeft verwerkt. Als je geen toestemmingsverklaring hebt afgegeven zullen de berichten die je verzendt niet aankomen bij de gemeente en een zandloperstatus houden. Een kruisje betekent je bericht is door VECOZO afgekeurd. Dit betekent dat het bericht technisch niet geldig is. Als je op het bericht klikt, verschijnt er een melding dat je VECOZO dient te bellen. Een vlakke lijn betekent dat er connectiviteitsproblemen zijn/waren en dat je het bericht op een later moment opnieuw moet versturen.
Stap 7 - Bulkverwerking Meerdere declaraties, factuurberichten in één keer verwerken Kies de optie excel bulk. Op basis van het beschikbare sjabloon kun je meerdere regels indienen via importeren. Let op: uitsluitend excel bestanden in het sjabloon wat je via de berichtenapp kan downloaden worden ondersteund. Verander niet het formaat van de velden, door kopiëren uit een ander bestand of door wijziging van de eigenschappen van de velden. Hiervan worden dan iwmo of ijw berichten aangemaakt en verstuurd.
Stap 8 - Gastgebruiker Het is ook mogelijk voor gemeenten en aanbieders om gebruik te maken van de optie Doorgaan zonder registreren : Voor aanbieders die geen gebruik willen maken van de directe koppeling met VECOZO. Voor gemeenten die zelf geen applicatie hebben of die een applicatie hebben die bepaalde berichten niet kan aanmaken of inlezen/verwerken. Je kunt de VNG berichtenapp als gastgebruiker gebruiken en: berichten inlezen en daarna een retourbericht aanmaken; berichten opslaan in pdf. berichten aanmaken. Het versturen van een bericht moet altijd via het portaal van VECOZO of het GGk.
9. Intrekken toestemmingsverklaring Indien u uw toestemmingsverklaring voor Weave wil intrekken, kunt u dit doen via het SSP op het VECOZO-portaal. Indien u uw gegeven ook wilt verwijderen uit de berichtenapp, kunt u contact opnemen met het informatiecentrum van de VNG.