MEE Groningen 1 Jaarverslag 2006
Inhoudsopgave Pagina Directie 3 Raad van toezicht 5 Cliëntenraad 6 Ondernemingsraad 7 Dienstverlening 9 Kwaliteitsjaarverslag 18 Facilitaire Zaken 20 Cijfers in beeld 24 Exploitatie 2006 en toelichting 27 Personalia 29 Afkortingenlijst 30 MEE Groningen 2 Jaarverslag 2006
DIRECTIE In 2005 schreef ik dat, na de inhoudelijke veranderingen die de overgang naar een MEE-organisatie met zich mee brachten, de vorm van de organisatie de inhoud zou gaan volgen. Aldus geschiedde. Op basis van de notitie Op weg naar MEE Groningen 2006 en de notitie MEErgroei? Groei MEE! werd, op basis van een stuurgroep - werkgroep structuur en met externe ondersteuning, de organisatie verder ingevuld. Zo ontstonden de basisteams en gedachten over hoe expertise te behouden middels expertisegroepen. Dat laatste zal in het voorjaar van 2007 zijn beslag krijgen, waarin de resultaten van een landelijk project betreffende kennismanagement meegenomen zullen worden. Ook ontstond de afdeling Vernieuwing en Ontwikkeling (V&O), waarbij de voorbereiding op adequate marketing (waar eveneens een landelijk project over afgesproken is) een speerpunt is. Een goede graadmeter van hoe veranderingen gedragen worden is, buiten directe contacten daarover, de mate van ziekteverzuim. Het ziekteverzuim was de afgelopen jaren dalend en deze tendens heeft zich in 2006 doorgezet tot net onder de 5%. 2006 was tevens de start van het werken in termen van daadwerkelijke resultaatverantwoordelijkheid. De productie werd goed in beeld gebracht en zowel intern als extern gevolgd. Het eindresultaat is dan ook vermeldenswaard. Er bleek namelijk een toename van ongeveer 30% in de productie. Desondanks nam de gemiddelde wachttijd nauwelijks af (door toename cliënten). Dit onderwerp blijft uiteraard een prioriteit binnen MEE Groningen, al zullen we de wachttijd voornamelijk intern dienen op te lossen. Wijzigingen in de beleidsregels van het CVZ hebben als effect, dat de toename in productie niet automatisch leidt tot evenredige financiering. We leven in de tijd van meten is weten. Vier benchmarks (vergelijkende warenonderzoeken op het gebied van Cliënttevredenheid, Maatschappelijke waardering, Medewerkertevredenheid en Doelmatigheid), een onderzoek naar het behalen van doelen als MEE-organisatie, een onderzoek naar de preventieve werking van MEE-organisaties ten aanzien van de AWBZ en een onderzoek naar beeldschermwerken in het kader van de Arbowet rolden over MEE Groningen heen. Steeds bleken twee zaken: landelijk gezien slaat MEE Groningen geen gek figuur en er zijn altijd zaken die beter kunnen. De uitkomsten hebben wij ons ter harte genomen, geprioriteerd, besproken in de teams en in actie gezet. In 2007 heeft een en ander zijn beslag gekregen in de jaarplannen en in het voorgenomen certificeringproces dat moet leiden naar het voldoen aan kwaliteitsnormen van het HKZ. Overigens bleek in 2006 sprake van één formele klacht van een cliënt, welke conform de klachtenprocedure en naar tevredenheid van de cliënt werd afgehandeld. Verder bleek uit onderzoek dat binnen onze locatie in Veendam hoognodig aanpassingen nodig waren. Een en ander resulteerde in een verbouwingsplan met als resultaat een prettige en veilige werplek voor ongeveer twintig medewerkers conform de Arbo-standaarden 2006. Uiteraard werden criteria voor cliënten niet vergeten. Zo zal het gebouw rolstoeltoegankelijk worden. Eind 2006 werd de verbouwing gestart. In het kader van de Wmo is MEE Groningen doorgegaan met haar strategie, namelijk het verwerven van een positie bij gemeenten in het kader van prestatieveld drie van de wet, te weten: informatieverstrekking, advisering en cliëntondersteuning. Bij negen gemeenten zijn MEE consulenten aanwezig in het WWZ-loket, voor de stad Groningen verzorgt MEE Groningen samen met de MJD de cliëntondersteuning na doorverwijzing vanuit het gemeentelijk loket. Ten tijde van dit schrijven is het nieuwe kabinet net in functie. MEE Groningen 3 Jaarverslag 2006
Het blijft vooralsnog de vraag wanneer finale besluitvorming over het al dan niet overhevelen van de middelen voor MEE-organisaties naar de Wmo zal plaatsvinden, hoe dit besluit uitvalt en per wanneer (indien relevant) een en ander effectief wordt. Uiteraard is MEE Groningen wel doorgegaan met activiteiten in het kader van de doelgroepverbreding. Zo kwam in november 2006 het Vraag- en InformatiePunt geestelijke gezondheid (V!P) van Zorgbelang (voorheen SPC) onder de vleugels van MEE Groningen en werd besloten om begin 2007 te starten (in samenwerking met de NVA) met een Autisme Info Centrum (AIC) bij MEE Groningen. Zoals u ziet, tijdens de verbouwing bleef de winkel gewoon open. En dat hoort ook zo. Onafhankelijke cliëntondersteuning is onze missie en dat moet in principe onder alle omstandigheden voortgang blijven vinden. De enige momenten dat dit even niet lukte, was toen in het voorjaar en in het najaar een medewerker van MEE Groningen onverwacht overleed. De vele reacties die toen op ons afkwamen, niet in de laatste plaats van cliënten, waren hartverwarmend. Zoals ik al zei, zaken kunnen altijd beter maar op momenten waarop MEE Groningen in het hart geraakt wordt, is het fijn te kunnen constateren dat onze organisatie over voldoende interne kracht en onderlinge betrokkenheid beschikt om met het verlies van twee collega s in gezamenlijkheid te kunnen omgaan. Ik dank met name onze medewerkers voor hun inzet en betrokkenheid, onze cliënten voor het in ons gestelde vertrouwen, de Cliëntenraad, de Ondernemingsraad en de Raad van Toezicht voor hun input en niet in de laatste plaats de verschillende cliëntorganisaties en de vrijwilligers/ ervaringsdeskundigen voor hun bereidheid tot samenwerken met MEE Groningen. Peter Willegers Directeur/Bestuurder MEE Groningen 4 Jaarverslag 2006
RAAD VAN TOEZICHT De Raad van Toezicht is het afgelopen jaar zeven keer bijeen geweest. Er is zowel overlegd met de bestuurder, als met het Managementteam, de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad. Gesproken is onder meer over de invulling van de lokale loketten, over de verdieping en verbreding van de expertise bij de MEE-medewerkers en de samenwerking met ervaringsdeskundigen, over de implicaties van de Wmo en over de financiële en organisatorische gang van zaken. Conclusie is dat de organisatie goed op koers ligt. Daarnaast zijn de resultaten geëvalueerd van het benchmarkonderzoek dat onder de MEEorganisaties heeft plaatsgevonden en de uitkomsten van het tevredenheidonderzoek onder cliënten en medewerkers. De Raad van Toezicht is verheugd dat MEE Groningen daaruit positief naar voren komt en dat verbeterpunten voortvarend worden opgepakt. Omdat wij het bijzonder nuttig en plezierig vinden om naast de gesprekken met de bestuurder, ook met de andere MEE-betrokkenen van gedachten te wisselen over wat er in de organisatie en onder de cliënten leeft, is afgesproken om de bijeenkomsten met het Managementteam, de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad jaarlijks te herhalen. Hetzelfde geldt voor het gesprek met de accountant, waarmee traditiegetrouw ook dit jaar de jaarrekening is doorgenomen. De Raad denkt op die manier een zo breed mogelijk beeld te kunnen krijgen van de ontwikkelingen in en rond MEE Groningen. De Raad van Toezicht constateert dat MEE Groningen zich met verve inzet voor een optimale dienstverlening aan mensen met een beperking, en er goed in slaagt om vorm te geven aan de veranderingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden. Wij willen daarvoor naar de bestuurder en medewerkers graag onze waardering uitspreken. Liesbeth van Rossum Voorzitter Raad van Toezicht MEE Groningen 5 Jaarverslag 2006
CLIËNTENRAAD De taak van de Cliëntenraad is het adviseren van de directie van MEE Groningen, over allerlei aangelegenheden die voor de cliënten van MEE Groningen van belang zijn, met als invalshoek de positie van de cliënten. De Cliëntenraad is er immers om vanuit het zichtveld van de cliënten mee te praten en te adviseren over het beleid en de werkzaamheden van MEE Groningen. Zo is dat vastgelegd in de wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen, de wettelijke basis voor de cliëntenraden. Het afgelopen jaar heeft de Cliëntenraad vijf keer overlegd met de directie. Ter voorbereiding op deze vergaderingen is de raad ook vijf keer onderling bij elkaar geweest. Voor het eerst heeft er overleg plaats gevonden van de Cliëntenraad met de Raad van Toezicht. De Cliëntenraad heeft geadviseerd over het vervullen van een vacature in de Raad van Toezicht. In de overleggen is een groot aantal onderwerpen aan de orde geweest. De veranderende positionering van MEE Groningen door de veranderde regelgeving werkt nog steeds door. De Cliëntenraad heeft advies uitgebracht over de voorgenomen samenwerking tussen de MEE-organisaties van Drenthe en Groningen. Belangrijke aandachtspunten daarbij waren: het behoud van de toegankelijkheid en laagdrempeligheid. Samenwerking is prima maar moet uiteindelijk ten goede komen aan de klant, is hierbij het voornaamste uitgangspunt. De voorbereiding van het formele samenwerkingsproces is tegen het eind van het jaar gestopt. In 2006 is een benchmarkonderzoek uitgevoerd bij de MEE-organisaties in Nederland. Dit maakt het mogelijk om het functioneren en de dienstverlening van de MEE-organisaties met elkaar te vergelijken. Op basis hiervan zijn een aantal verbeterpunten geformuleerd. De Cliëntenraad heeft aandacht gevraagd voor het verbeteren van de bereikbaarheid, beter bekend maken van de klachtenregeling en verder uitbouwen van de sterke punten. Dit om te voorkomen dat de focus te veel komt te liggen op nieuwe onderwerpen. De Cliëntenraad volgt met belangstelling de uitvoering van de verbeterpunten. Een belangrijke invalshoek is het voorkomen van al te veel bureaucratie en overhead. De eerste aandacht dient uit te gaan naar het ondersteunen van cliënten. Daarnaast zijn onderwerpen besproken als: onderbrengen van het V!P bij MEE Groningen, de verbouwing van kantoor Veendam, deelname aan lokale loketten, het kwaliteitstraject in het kader van de HKZcertificering, de begroting en het jaarverslag. De raad bestaat momenteel uit vier leden, drie afkomstig uit de sector mensen met een verstandelijke beperking en een uit de kring van mensen met een lichamelijke beperking. Ook de samenstelling van de Cliëntenraad is ter sprake gekomen. Twee kandidaten zijn om uiteenlopende redenen niet tot de Cliëntenraad toegetreden. De Cliëntenraad is aangesloten bij het landelijk platvorm van cliëntenraden van MEE. Dhr. W. de Vries Voorzitter Cliëntenraad MEE Groningen MEE Groningen 6 Jaarverslag 2006
ONDERNEMINGSRAAD Het jaar 2006 is in veel opzichten een bewogen jaar geweest voor de medewerkers van MEE Groningen. Het overlijden van twee collega s binnen een heel korte tijd bracht verdriet en verslagenheid. Verder waren er veel veranderingen binnen de organisatie die een beroep deden op de flexibiliteit en de draagkracht van medewerkers. De Ondernemingsraad heeft zich ingespannen om goed te peilen of iedereen in dit proces mee kon komen. Wij vinden dat onze achterban een pluim verdient voor de inzet, collegialiteit en veranderingsbereidheid die zij het afgelopen jaar heeft laten zien. De samenstelling van de OR is veranderd van zeven naar vijf leden door een terugloop in het personeelsbestand (afstoting van de afdeling PPT). Er zijn in juni tussentijdse verkiezingen geweest omdat één van de OR-leden een baan elders kreeg. De drie kandidaten hebben actief campagne gevoerd. De opkomst bij de verkiezingen was geweldig (92%), waaruit we concluderen dat de OR bij de achterban leeft. Ook in 2006 was de leidraad voor de OR alle ontwikkelingen rond de Veranderorganisatie. De basisteams zijn gevormd, de doelgroepverbreding is verder doorgezet en de deelname aan de Wmoloketten is fors uitgebreid. Allemaal ontwikkelingen die van medewerkers nieuwe vaardigheden eisen, maar dit leerproces mag niet ten koste gaan van de wachttijd voor cliënten. Dit is een spanningsveld. Het is een vast agendapunt bij de overlegvergadering en de OR kan door haar contacten met de achterban inzichtelijk maken waar de knelpunten liggen. Om te voorkomen dat medewerkers af en toe door de bomen het bos niet meer zien heeft de OR aangedrongen op de mogelijkheid van directe communicatie tussen de directeur en de medewerkers. Hiertoe worden nu regelmatig lunchbijeenkomsten belegd. Ook de interne communicatie tussen de verschillende geledingen vindt de OR een belangrijk aandachtspunt en zij adviseert over acties om dit te verbeteren. Het belang van scholing van medewerkers en mogelijkheden voor intercollegiale toetsing zijn in de overlegvergaderingen aan de orde gesteld. De OR heeft positief geadviseerd over het Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) dat gekoppeld aan functioneringsgesprekken inzicht geeft in ambities en scholingsbehoeften van medewerkers. Het scholingsbudget kan hierdoor effectiever worden benut. Naast de uitbreiding van kennis en vaardigheden is ook het borgen van bestaande kennis een belangrijk aandachtspunt. De OR heeft geadviseerd om zo snel mogelijk te starten met expertisegroepen o.a. om het weglekken van kennis te voorkomen. De OR heeft zich ook uitvoerig gebogen over de plannen rond Twee keer MEE in Actie ; het voornemen tot structurele samenwerking tussen MEE Drenthe en MEE Groningen op het gebied van facilitaire ondersteuning. Zij heeft zich laten informeren en adviseren door de medewerkers die hiermee direct te maken zouden krijgen en dit verwerkt in een uitvoerige adviesbrief. Verder is er over dit onderwerp overleg geweest met de OR van MEE Drenthe. Dat deze samenwerking uiteindelijk niet is doorgegaan is elders in dit jaarverslag te lezen. In het kader van de HKZ-certificering zijn in de overlegvergaderingen een aantal notities en protocollen besproken. Vooral het Protocol Veiligheid van medewerkers is door de OR van veel adviezen voorzien. De OR heeft aangedrongen op een agressietraining voor alle medewerkers. Ook heeft zij de aandacht gevestigd op de risico s buiten kantoor voor de ambulante medewerkers. MEE Groningen 7 Jaarverslag 2006
Een geheel nieuw aspect voor MEE is het werken met vrijwilligers en ervaringsdeskundigen. Dit is gekoppeld aan de overname van het V!P. De OR heeft aangedrongen op een zorgvuldige implementatie en evaluatie van deze nieuwe werkwijze. Het jaar 2006 is afgesloten met de constatering dat het overleg tussen de OR en de directeur in een open en constructieve sfeer is verlopen. Wij vertrouwen erop die sfeer in 2007 vast te kunnen houden. MEE Groningen 8 Jaarverslag 2006
DIENSTVERLENING Nadat eind 2005 de notitie: MEEr Groei, groei MEE verscheen, is met de uitvoering daarvan in 2006 een start gemaakt (een vervolg op de projectgroepen van november 2005). Er werd organisatiebreed een informatiebijeenkomst belegd over de notitie en de veranderingen bij MEE Groningen in het perspectief van de landelijke (Wmo-)ontwikkelingen. Daarna werd de notitie in verschillende gremia besproken en werden onderdelen uit de notitie in gang gezet. Basisteams Op voorstel van de teamleiders werden basisteams ingedeeld. Uitgangspunt daarbij was dat elk team iedere vraag en iedere dienst vanuit alle doelgroepen in principe zou moeten kunnen uitvoeren. De specifieke expertise op verschillende terreinen (toenmalige teams) werd verdeeld over de teams; collega s kunnen onderling tanken. Belangrijk voor cliënten, basisteams én teamleiders is dat werkwijzen en processen identiek aan elkaar zijn. Hier moest een slag gemaakt worden door de teamleiders en de basisteams. In dezelfde periode werd binnen het Team Centrale Aanmelding (TCA) ook gewerkt aan de noodzakelijke competenties; aan het beschrijven van de eigen werkprocessen; aan een eenduidige manier van werken en werd de aansluiting tussen TCA en basisteams onder de loep genomen. Bij dit gehele proces was een externe adviseur van de Nieuwlande Groep betrokken. De externe adviseur werkte ook aan het realiseren van een aanspreekcultuur intern en zij zette stappen om de integraliteit tussen het primaire proces en de afdeling Facilitaire Zaken te bevorderen. Teamleiders De Nieuwlande Groep speelde een rol bij het in beeld brengen van de competenties van managers en teamleiders (middels een management development instrument, MDI). De externe adviseur ondersteunde eveneens het traject om te komen tot een nieuw te benoemen hoofd Frontoffice. Al in een eerder stadium was met een van de zittende teamleiders overeenstemming bereikt over het vervullen van een nieuwe functie binnen de op te zetten afdeling Vernieuwing en Ontwikkeling (V&O). De uitkomsten van de MDI s van de teamleiders én de manager Dienstverlening vormden de basis voor een tweetal trainingsbijeenkomsten waarvan het doel was om de samenwerking te optimaliseren. Bij de tweede bijeenkomst was ook het nieuwe hoofd Frontoffice aanwezig. Afdeling V&O Hoewel de procedure om te komen tot de vervulling van de vacature hoofd Frontoffice nog moest beginnen werd een startbijeenkomst georganiseerd voor de nieuwe afdeling V&O. Er werd gesproken over de invulling, de rol en de ideeën met betrekking tot de nieuwe afdeling V&O en het opheffen van de positie als integrale staf. Verder werd toegewerkt naar de komst van het hoofd Frontoffice. Hoofd Frontoffice Onder verantwoordelijkheid van de manager Dienstverlening gaf de externe adviseur vorm aan het opstellen van een functiebeschrijving en functieprofiel daarbij gebruikmakend van input uit diverse geledingen binnen de organisatie. De vacaturetekst werd opgesteld en een draaiboek werd gemaakt om tot de juiste keuze te komen. Net als de teamleiders werd ook het beoogde hoofd Frontoffice (leidinggevend aan het Team Centrale Aanmelding én aan de afdeling V&O) onderworpen aan het management development instrument. In mei was de benoeming een feit en kon het hoofd Frontoffice bij MEE Groningen beginnen met zijn werkzaamheden. De eerste positieve effecten van zijn komst waren aan het eind van 2006 al zichtbaar. De afdeling V&O kreeg vorm en de eerste resultaten werden aan het MT aangeboden in de vorm van notities. MEE Groningen 9 Jaarverslag 2006
Resultaatverantwoordelijke eenheden (RVE s) Om de samenwerking te bevorderen en de aansluiting tussen MT en teamleiders te vergroten werden afspraken gemaakt voor periodieke uitwisseling. In aansluiting daarop werd mede op verzoek van de teamleiders een start gemaakt met het uitwerken van de plannen om tot RVE s te komen. In 2006 werd verder gewerkt aan het realiseren en verbeteren van de managementrapportages om het werken met RVE s in 2007 mogelijk te maken. De teamleiders zetten de eerste stappen om hun teams te informeren en voor te bereiden op het werken in RVE s. Expertisegroepen Om de basisteams tijd te gunnen om aan elkaar te wennen en goed met elkaar af te stemmen is besloten de expertisegroepen niet in dezelfde periode te laten starten als de basisteams. Het lag voor de hand dat gelijktijdige invoering verwarring zou creëren tussen lijnverantwoordelijkheden en inhoudelijke ontwikkelingen. Het starten van de expertisegroepen is om die reden verschoven naar begin 2007. De voorbereidingen startten overigens wel eerder. Wmo-ontwikkelingen; lokale loketten Konden we in 2005 starten in de frontoffices van de gemeenten De Marne en Winsum; in 2006 kwamen daar nog vier gemeenten bij. In Hoogezand werd halverwege februari het convenant ondertekend; vanaf 1 mei was het loket operationeel. Het loket in Grootegast startte 1 maart; Haren begin juni en Zuidhorn in juli van het jaar 2006. In alle gemeenten participeert MEE met een halve formatieplaats. Behalve met de reeds gestarte loketten voerde MEE gesprekken over de deelname aan het gemeentelijk loket in Marum (visie-ontwikkeling), Leek (operationeel per 01-01-07), Slochteren (opening maart 2007), Loppersum, Groningen (midoffice) en Eemsmond (backoffice). In de loop van het jaar werd echter ook merkbaar dat het inzetten van medewerkers extern een wissel trekt op allerlei interne processen en activiteiten. Om die reden heeft het MT een besluit genomen over het maximale aantal extern in te zetten formatieplaatsen. Voor een aantal gemeenten betekent het dat MEE Groningen alleen beschikbaar is voor taken direct achter de frontoffice van het loket. Opvallend is de grote verscheidenheid aan samenwerkingspartners binnen de loketten, aan de manier waarop gewerkt wordt en aan de manier waarop werkprotocollen (al dan niet) gerealiseerd worden. Ook zijn er grote verschillen in de aantallen burgers die het loket bezoeken én de aantallen die vervolgens binnen de MEE registraties een plek krijgen. In 2007 zal in alle gevallen de samenwerking en de voortgang geëvalueerd worden. Vraag- en informatiepunt geestelijke gezondheid (V!P) Het V!P dat sinds 2005 onderdak kreeg bij Zorgbelang Groningen, overigens met eigen subsidie van de Provincie, werd geconfronteerd met stopzetting van die financiering. In nauwe samenwerking met de toenmalige coördinator van het V!P werd een projectplan ontwikkeld dat ertoe zou leiden dat het V!P deel ging uitmaken van MEE Groningen. Met ingang van november werd dat feitelijk gerealiseerd; de handtekeningen werden gezet en een feestelijke overdracht van Zorgbelang naar MEE Groningen vond plaats. In de structuur werd het V!P gekoppeld aan het TCA. De ervaringsdeskundigen bleven (evenals de uitvoerend professionals) in de nieuwe opzet deel uitmaken van de werkwijze van het V!P en dus van MEE Groningen. MEE Groningen 10 Jaarverslag 2006
Autisme Info Centrum (AIC) In de loop van het jaar werden contacten gelegd met de Nederlandse Vereniging voor Autisme (NVA) met als doel om tot de oprichting van een AIC te komen. Naar een voorbeeld uit Limburg werden de eerste gesprekken gevoerd. De opzet kreeg langzamerhand vorm en aan het eind van het jaar werd duidelijk dat de opening begin 2007 zou plaatsvinden. Basisteams Na een uitgebreide voorbereiding in 2005 was het in februari 2006 zover: de oude vakgroepteams (teams samengesteld op basis van gelijkgerichte expertise) werden opgeheven en de medewerkers werden overgeheveld naar drie nieuwe multidisciplinaire basisteams. Twee basisteams zijn gesitueerd in het kantoor Groningen, de derde in het regiokantoor Veendam. Uitgangspunt is dat elk basisteam voldoende expertise heeft voor elke doelgroep en op elk levensgebied. De bestaande expertise uit de verschillende vakgroepen is daarom zo gelijkwaardig mogelijk verdeeld over de drie basisteams. Voor een aantal medewerkers betekende dit een wijziging van standplaats. Voor de (hernieuwde) kennismaking is er voor elk team afzonderlijk een teamdag georganiseerd. Een aandachtspunt voor de basisteams is de kwaliteitsbewaking van de dienstverlening. Het in stand houden en uitbreiden van kennis (over bestaande en nieuwe doelgroepen en levensgebieden) vraagt een andere inspanning binnen een multidisciplinair team dan binnen de oude vakgroepen. Hiervoor is een structuur van collegiale consultatie opgezet, waardoor medewerkers gebruik kunnen maken van alle expertise binnen het basisteam. Dit heeft onder andere tot gevolg dat de cliënt veel minder vaak met meerdere consulenten te maken heeft dan in het verleden. Naast de kwaliteitsbewaking binnen de teams is er nagedacht over een teamoverstijgende structuur waar ook kennis over nieuwe doelgroepen en nieuwe kennisgebieden een plek hebben. Het is de bedoeling dat in 2007 in dit kader expertisegroepen gaan starten. De basisteams hebben hard gewerkt aan het verder leren omgaan met het rapportage en registratie systeem. De foutmarge is afgenomen en de productie is flink omhoog gegaan. Consulenten hebben inmiddels meer zicht gekregen op wat in dezen verwacht wordt van een basisteam als resultaatverantwoordelijke eenheid. In ieder basisteam is een schoolmaatschappelijk werker vertegenwoordigd. Haar werkzaamheden vallen buiten de productieafspraken omdat deze bij de scholen in rekening worden gebracht (pluspakket van MEE Groningen). In 2006 heeft dit gegeven uitgenodigd tot veel afstemming met de scholen rondom de noodzakelijke en gewenste inzet van de schoolmaatschappelijk werker op de school. Vanuit MEE vormde de in 2004 ontwikkelde notitie MEE Groningen en het schoolmaatschappelijk werk een belangrijk kader. Een belangrijke vraag van de verschillende scholen was de inzet van de SMW er in het Zorgafstemmingsteam (ZAT) van de school. Voor de deelnemers aan dit overleg betekende dit een inzet gericht op informatie en advies over kinderen/jongeren met een verstandelijke beperking en de daarbij behorende specifieke problematiek. Daarnaast kon de SMW er haar brugfunctie tussen school en gezin hier goed vorm geven. Vanuit het ZAT werden huisbezoeken afgelegd en initiatieven tot het organiseren van benodigde zorg in het gezin opgestart. De samenwerking met het Advies & BegeleidingsCentrum voor het onderwijs in Groningen (ABCG) werd in 2006 geïntensiveerd. Er vond voor een aantal uren een detachering plaats van MEE naar het ABCG. Ook worden vanuit elk basisteams consulenten ingezet in de frontoffice van gemeentelijke loketten in het kader van de Wmo. In 2005 was hiermee een start gemaakt in twee gemeenten, in 2006 is dit uitgegroeid naar zeven gemeenten. In elke van deze lokale loketten werken twee MEE-consulenten. MEE Groningen 11 Jaarverslag 2006
Het aantal cliënten per loket varieert nogal. Dit heeft te maken met de bekendheid van wat er in het loket te halen valt en met de samenstelling (bijv. wel of niet WVG-medewerkers in de frontoffice) en de primaire doelstelling (voornamelijk voorlichting of mede gericht op cliëntondersteuning). Alle MEE-consulenten hebben scholing gehad, gericht op de samenwerking in het kader van de Wmo. In 2006 is de werkgroep cliëntondersteuning, waar de medewerkers in de gemeenten Winsum en de Marne bij betrokken waren, afgerond. Op basis van de resultaten hiervan wordt er nagedacht over een mogelijk vervolg waar ook MEE-consulenten bij betrokken zullen worden. Netwerken gericht op toeleiden naar werk of dagbesteding De werkzaamheden en de positie van de consulent in de netwerken gericht op toeleiden naar werk of dagbesteding, hebben zich in het afgelopen jaar in de goede richting ontwikkeld. De werkzaamheden zijn in een goede verhouding komen te staan met de taakstelling van MEE Groningen op het gebied van maatsschappelijke activering en integratie. Aan het begin van het jaar is er gestart met een proef aanmeldingen op locatie bij organisaties waarmee vanuit het verleden een langdurige samenwerking was opgebouwd. Van de vijf organisaties, vier scholen en één sociale werkvoorziening, die aan de proef mee hebben gedaan, hebben leerlingen en medewerkers van de sociale werkvoorziening intensief gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. De korte weg en de laagdrempeligheid maakten de stap om ondersteuning te vragen gemakkelijker. Uit de proef is ook naar voren gekomen de behoefte om de MEE-consulent te consulteren voor adviezen in de omgang met specifieke problematiek door medewerkers van de betreffende organisaties. Daarnaast gaven de netwerken, ook buiten de proef, aan behoefte te hebben aan cursussen en trainingen van MEE op het gebied van sociale vaardigheidstraining en algemene informatie en advies op gebied van toeleiden naar werk. De evaluatie van de proef heeft in een aantal gevallen geresulteerd in een aanbod voor scholen en sociale werkvoorzieningen van een spreekuur op locatie. In het spreekuur kunnen cliënten zich aanmelden en medewerkers kunnen de MEE-consulent raadplegen voor cliëntgerichte vraagstukken. Korte vragen van cliënten kunnen direct beantwoord worden. De meer complexe vraag of vragen die niet direct afgehandeld kunnen worden, worden aangemeld bij het TCA. Het team van medewerkers die de spreekuren verzorgen, is in de loop van het jaar verdubbeld. Netwerk gericht op de aanpak van Multi-problemgezinnen in de stad Groningen (Ketenzorg) MEE Groningen is één van de twintig dienst-/hulpverleningsinstellingen die in januari 2006 samenwerkingsafspraken hebben gemaakt over de aanpak van huishoudens met meervoudige, complexe en chronische problemen. Deze gezinnen kunnen worden aangemeld voor Ketenzorg. MEE Groningen bekijkt na melding door de coördinator Ketenzorg of leden van het gezin bekend zijn binnen de eigen organisatie. Wanneer dit het geval is verbindt MEE zich aan de Ketenzorg. In 2006 maakte MEE in drie cliëntsituaties onderdeel uit van de Ketenzorg. Er werd gewerkt aan een betere afstemming van de hulp op de specifieke behoeften en omstandigheden van multi-problemgezin en haar individuele leden. Netwerk gericht op zorgafstemming risicojongeren (ZAR) MEE Groningen heeft samenwerkingsafspraken met de gemeentelijke afdeling OCSW om een bijdrage te leveren bij de afstemming van de door de verschillende scholen/leerplicht in de stad gesignaleerde problemen rondom jongeren (ZAR 12+ netwerken). De contactpersoon van MEE Groningen bekijkt na melding door de coördinator of de jongere bekend is binnen de eigen organisatie. Wanneer dit het geval is wordt, na instemming van de cliënt of zijn/haar ouders het dienstverleningstraject verwoord. MEE Groningen 12 Jaarverslag 2006
Veelal is het melden van dit traject voldoende, in andere gevallen neemt een consulent of de contactpersoon deel aan een multidisciplinair overleg om de zorg af te stemmen met andere organisaties. In 2006 is MEE Groningen achtmaal betrokken geweest bij een gemelde jongere. Netwerk gericht op de samenwerking voor mensen met niet aangeboren hersenletsel MEE Groningen maakt deel uit van het NAH-netwerk Groningen/Drenthe (NAH = niet aangeboren hersenletsel). In 2006 is het algemeen bestuur, waar MEE deel van uitmaakt, tweemaal samengekomen. Aan deze vergaderingen werd een inhoudelijk thema gekoppeld ten behoeve van het netwerk, namelijk hoe zijn leemtes in de zorg op te vangen en hersenletsel en psychiatrie. Omdat veel organisaties die te maken hebben met mensen met NAH participeren in het netwerk, wordt er veel praktische informatie en kennis uitgewisseld tijdens de bijeenkomsten. Orthopedagoog De orthopedagoog van MEE Groningen levert een bijdrage aan de dienst volledige beeldvorming, biedt inhoudelijke ondersteuning en deskundigheidsbevordering aan consulenten. Daarnaast is zij betrokken bij beleidsvorming en bij het Consultatieteam Seksueel Misbruik (CSM). In 2006 zijn 36 diensten volledige beeldvorming afgerond. 28 maal voor volwassen cliënten en achtmaal voor jeugdigen. De dienst volledige beeldvorming wordt ingezet op aangeven van de consulenten in die gevallen dat de problematiek en/ of het beeld onduidelijk blijft. Consulenten hebben ook in 2006 regelmatig gebruikgemaakt van de consultatiefunctie, informatie en advies in complexe situaties. Medewerkers van het Team Centrale Aanmelding (TCA) doen dat eveneens. Het gebruik van deze ondersteuning wisselt per team. Integrale Vroeghulp (IV) Integrale Vroeghulp is een vorm van hulp voor kinderen van 0 tot 4 jaar met een (vermoedelijke) achterstand in hun motorische en/of verstandelijke ontwikkeling. Hulpverleners uit verschillende instellingen (kinderrevalidatie UMCG en KDC van NOVO) werken samen in het team Integrale Vroeghulp. MEE Groningen maakt ook deel uit van het team en heeft de regiefunctie. Essentieel voor de werkwijze is dat de casemanagers uit het team ervoor zorgen dat de verschillende onderdelen van de hulp goed op elkaar worden afgestemd (vanuit een met de ouders gezamenlijk opgesteld plan van aanpak). Ook kan de casemanager informatie voor ouders ordenen en ervoor zorgen dat zij niet telkens hun verhaal hoeven te doen bij de verschillende organisaties die bij hun jonge kind betrokken zijn. Een ander belangrijk uitgangspunt van de Integrale Vroeghulp is dat adviezen aan de ouders/verzorgers van het kind goed aansluiten bij hun persoonlijke wensen en vragen. In 2006 is er veel aandacht geweest voor de informatie-uitwisseling met andere organisaties die zich ook bezighouden met het jonge kind. Zo zijn er verschillende informatierondes geweest bij de consultatiebureaus, peuterspeelzalen en kinderafdelingen van ziekenhuizen. Ook is er overleg geweest met participanten over de rol die Integrale Vroeghulp Groningen zou kunnen spelen binnen het integraal jeugdbeleid in de stad Groningen (OCSW). Begin 2006 stonden dertig cliënten van 2005 nog in traject. In 2006 heeft het team 104 nieuwe aanmeldingen gekregen, in 2005 waren dat er 75. Alle aanmeldingen werden besproken in het teamoverleg, waarna regelmatig een rechtstreekse verwijzing plaats vond naar andere organisaties om ouders snel op de goede weg te zetten. Er waren 65 trajecten bij het team in behandeling in 2006. MEE Groningen 13 Jaarverslag 2006
Team Centrale Aanmelding (TCA) Naar het Team Centrale Aanmelding (TCA) bellen potentiële cliënten die behoefte hebben aan de diensten van MEE. Het TCA geeft informatie, advies of kan in maximaal twee gesprekken met de cliënt op kantoor de vraag van de cliënt verduidelijken, waarna eventuele verdere dienstverlening van MEE kan volgen. Naast de telefonische vragen komen er ook steeds meer vragen binnen via e-mail. Dit vraagt een andere benadering van informatieverstrekking en advisering. Door te leren hoe met deze digitale vragen om te gaan proberen we adequaat in te spelen op de vragen van onze cliënten. Bij het TCA vindt ook de eerste signalering van problemen bij cliënten plaats. Maatregelen van de overheid (bijv. herkeuringen) zijn direct voelbaar bij het TCA. MEE kan hier in samenwerking met haar netwerk op inspelen, zodat de gesignaleerde problematiek ook op een niet-individueel niveau opgelost kan worden. Naast onze cliënten geven we ook advies en informatie aan organisaties die informatie zoeken met betrekking tot leven met een beperking. Steeds meer komt het voor dat er ook gegevens van onze cliënten gevraagd worden. Deze gegevens worden door ons niet gegeven, tenzij de cliënt daar toestemming voor geeft. Bij het TCA behoort ook het informatiecentrum waar bezoekers informatie kunnen opzoeken en mee kunnen nemen. Het informatiecentrum wordt zoveel mogelijk gedigitaliseerd. In 2007 zal deze digitalisering gereed zijn. Intern is het TCA gericht geweest op het verbeteren van haar werkzaamheden en het afstemmen met de basisteams. Het TCA heeft als kernfunctie om de vraag van de cliënt dusdanig helder te krijgen dat een consulent van een basisteam een goede start kan maken met de dienstverlening. Het TCA probeert de werkwijze hierin te verbeteren en verwachtingen die de basisteams van het TCA hebben te beantwoorden. V&O De afdeling Vernieuwing en Ontwikkeling (V&O) ging vanaf mei 2006 van start. Met de afdeling V&O wil MEE Groningen bereiken dat vernieuwingen in het dienstenaanbod en de ontwikkeling van MEE Groningen en haar medewerkers gestimuleerd worden. Bij de afdeling V&O zijn beleidsterreinen communicatie, kwaliteit en inhoudelijke ondersteuning (orthopedagoog en adviseur V&O) ondergebracht. Daarnaast hebben de coördinator CSM, de cursuscoördinator, de coördinator Integrale vroeghulp, de coördinator schoolmaatschappelijk werk en een consulent SJD hierin een plaats ingenomen. Door de breedte en de veelheid van de onderwerpen en terreinen is er door de afdeling eerst een basisdocument gemaakt over de werkwijze van de afdeling. Bij onze werkwijze stellen we onze klant centraal, willen we een integrale benadering van de onderwerpen, delen we kennis, werken we resultaatgericht en pragmatisch. Daarnaast zijn concrete doelen gesteld die zowel voor vernieuwing als ontwikkeling moeten worden gehaald. De nadruk heeft in 2006 gelegen in de ontwikkeling van de (interne) organisatie van MEE. (o.a. kwaliteitstraject, expertisegroepen, interne scholing). In een tweede notitie heeft V&O op basis van een globale interne- en externe analyse een werkplan voor de komende twee jaar ontwikkeld. Dit werkplan is opgenomen in de jaarplanning. V&O is nadrukkelijk betrokken bij de ingezette vernieuwingen. Deze zijn o.a. V!P integratie, AIC, NVA (brusjesdag) en nieuwe cursussen (o.a. geldzaken met de Groninger Krediet Bank). MEE Groningen 14 Jaarverslag 2006
Vraag- en InformatiePunt geestelijke gezondheid (V!P ) In de loop van 2005 werd duidelijk dat het V!P voor het jaar 2006 voor het laatst aanspraak kon maken op projectsubsidie. Dit was voor SPC/V!P aanleiding gesprekken te voeren over een eventuele inbedding van het V!P bij MEE. Resultaat van deze gesprekken was de notitie V!P gaat MEE!. Per 1 november 2006 is er een begin gemaakt met inbedding van het V!P bij MEE. MEE vindt het V!P, waarin met ervaringsdeskundigen gewerkt wordt, een waardevolle aanvulling op haar aanbod aan cliënten. Ook ziet MEE-cliënten met psychische beperking als haar doelgroep en wil daarin verder expertise ontwikkelen. In 2007 zal hier verder vorm en inhoud aan gegeven worden. Autisme Info Centrum (AIC) In 2006 is in samenwerking met de NVA het plan opgevat om bij MEE Groningen in 2007 te starten met een AIC. Het AIC houdt in dat bij MEE Groningen een dagdeel in de week ervaringsdeskundigen aanwezig zijn om mensen met vragen rondom autisme van informatie te voorzien. Wanneer deze informatie niet voldoende is, kunnen deze mensen soepel doorverwezen worden naar de consulenten van MEE. Op 22 februari 2007 is het AIC feestelijk geopend en draait nu op de maandagochtend volop. Cursussen en trainingen In het verslagjaar hebben zowel in Groningen, op het regiokantoor Veendam als op locatie de volgende cursussen plaatsgevonden: Sociale Vaardigheden voor (jong)volwassenen met een lichte verstandelijke beperking. Sociale Vaardigheden voor jongeren met een lichte verstandelijke beperking. Sociale Vaardigheden voor jongeren op het SBO in Stadskanaal met een lichte verstandelijke beperking. Doodgaan hoort bij het leven voor (jong)volwassenen met een lichte of matige verstandelijke beperking. Levensvragen voor (jong)volwassenen met een lichte of matige verstandelijke beperking. Vriendschap, relaties en seksualiteit voor (jong)volwassenen met een lichte of matige verstandelijke beperking. In opzet en ontwikkeling zijn de volgende cursussen: Mijn geldzaken, goed geregeld! voor (jong)volwassenen met een lichte verstandelijke beperking of een niet-aangeboren hersenletsel. Computergebruik op het Alfa-college Groningen voor (jong)volwassenen met een lichte verstandelijke beperking. Let s talk Girls talk voor meiden tussen de 14 18 jaar met een lichte verstandelijke beperking. Met een aantal externe organisaties, zoals o.a. het Provinciaal Steunpunt Groningen Aandacht voor Levensvragen, heeft overleg plaatsgevonden. De cursuscoördinatie is eind 2006 intern overgedragen aan een nieuwe medewerker. Uit alle consulententeams is een bijdrage geleverd aan het geven en het ontwikkelen van bestaand en nieuw cursusaanbod. MEE Groningen 15 Jaarverslag 2006
Fondswerving Autoaanpassingen kunnen de bewegingsvrijheid van mensen met een beperking enorm vergroten. Bij een aangepaste auto kan worden gedacht aan aanpassingen voor de gehandicapte bestuurder maar ook aan aanpassingen voor de gehandicapte passagier. Er kan worden gekozen voor de aanschaf van een aangepaste auto (tweedehands) of voor een auto die nog moet worden aangepast. Niet altijd is het mogelijk een vergoeding te krijgen voor de aanpassingen en/of de aanschaf van de auto. Steeds meer mensen vragen hiervoor een bijdrage van een fonds. MEE Groningen ondersteunt in de aanvraag voor een vergoeding. Er is duidelijk een toename in het aantal fondsaanvragen ten behoeve van een aangepaste auto. Een dergelijke fondsaanvraag vraagt veel voorbereiding en tijd. Tussen de aanvraag en de uiteindelijke financiële afwikkeling moet in ieder geval rekening worden gehouden met de periode van een half jaar. Zorgvuldigheid in de voorbereiding heeft als resultaat dat de fondsaanvragen die worden gedaan positief kunnen worden afgerond. Een goede afweging van de vervoersbehoefte/vraag in relatie tot de beperking is van groot belang. Onderstaand voorbeeld kan dit illustreren. Een zestienjarige jongen met de progressieve spierziekte Spinale Musculaire Atrofie (SMA) is een fanatiek rolstoelhockeyer en speelt landelijke wedstrijden. Hij is rolstoelgebonden en volledig afhankelijk van zorg. In zijn leven is onafhankelijkheid moeilijk. Een eigen vervoermiddel zal voor een klein deel die autonomie verschaffen die voor ieder mens van belang is. Het kunnen beschikken over een eigen aangepast vervoermiddel zal in maatschappelijk en sociaal opzicht het leven van hem en zijn ouders, zolang de handicap dat toelaat, wat aangenamer kunnen maken. Het zal de kwaliteit van zijn leven sterk verbeteren. Fondsen zijn bereid deze vraag tot een financiële vergoeding te honoreren. Over het jaar 2006 is ten bate van cliënten in totaal een bedrag van 85.528,59 ontvangen aan subsidies van verschillende fondsen. Consultatieteam en Meldpunt seksueel misbruik mensen met een verstandelijke handicap Groningen (CSM) Het CSM heeft als doelstelling het geven van informatie, advies en ondersteuning aan individuen en instellingen met betrekking tot vermoedens en/of vastgesteld seksueel misbruik van en door mensen met een verstandelijke beperking. Het CSM is een samenwerkingsverband van zorgaanbieders uit de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking en MEE Groningen. De betrokken zorgaanbieders zijn: NOVO, De Zijlen, Humanitas-DHM regio, Sprank, s Heerenloo Noord-Nederland locatie Opmaat en Ilmarinen. De coördinator is in dienst bij MEE Groningen. In 2006 zijn er bij het CSM 78 meldingen en consulten geweest met betrekking tot vermoedens en/of vastgesteld seksueel misbruik. Van dit aantal consultvragen en meldingen zijn er 37 door MEE Groningen ingebracht, waarvan vier in combinatie met ouders en/of instanties. Veertien meldingen en/of consultvragen zijn door participerende organisaties gesteld. Er is een extern traject geweest op verzoek van een niet-participerende organisatie. Opvallend is dat achtmaal een verzoek tot consultatie is ingediend door ouders. Viermaal zochten cliënten zelf contact. Het CSM is veel ingeschakeld als advies- en informatieorgaan. Er zijn 43 verzoeken geweest voor zaken die betrekking hebben op of verwant zijn aan seksualiteit en/of seksueel misbruik. Er is duidelijk een toename van vragen op het gebied van expertise in dezen. Nieuw is ook geweest het inzetten van taxatiegesprekken. Een taxatiegesprek heeft tot doel om verheldering te krijgen bij vermoedens van een strafbaar feit. MEE Groningen 16 Jaarverslag 2006
Tevens is het een hulpverleningsgesprek dat anticipeert op een eventueel verhoor. Zes trajecten zijn vervolgens op deze wijze uitgezet. Van deze zes hebben er drie op verzoek van ouders plaatsgevonden en drie op verzoek van zorgaanbieders. Al met al diverse ontwikkelingen die inspelen op vragen om een brede aanpak en inzet van het CSM als expertisecentrum. Zowel de klankbordgroep als het consultatieteam zijn vier keer bij elkaar geweest. In de klankbordgroep heeft naast de participerende organisaties ook een vertegenwoordiger van de federatie van ouderverenigingen plaatsgenomen. Het huidige consultatieteam bestaat uit een zedenrechercheur, een maatschappelijk werkster van de FIOM, een orthopedagoge van MEE Groningen, een speltherapeute van de NOVO. In 2006 heeft de coördinator scholing gevolgd in de vorm van het deelnemen aan studiedagen. Zo is er een workshop EMDR (Eye Movement Desensitization and Reprocessing een therapeutische interventietechniek, vaak toegepast bij trauma s) gevolgd, een congres bezocht met het thema meisjesprostitutie. Een meerdaagse scholing is gevolgd in het voeren van taxatiegesprekken alsmede op het gebied van risicovol seksueel gedrag bij licht verstandelijk gehandicapte jongeren. MEE Groningen 17 Jaarverslag 2006
KWALITEITSJAARVERSLAG Kwaliteitsfunctionaris In 2006 heeft de kwaliteitsfunctionaris formeel de overstap gemaakt naar het primaire proces. De functie van kwaliteitsfunctionaris maakt sinds het voorjaar van 2006 deel uit van de afdeling Vernieuwing en Ontwikkeling (V&O). V&O wordt aangestuurd door het hoofd Frontoffice, een nieuwe functie die in het voorjaar van 2006 is ingevuld. Het onderwerp kwaliteit heeft met regelmaat op de V&O-agenda gestaan. De V&O-collega s vormen een zinvol platform, bijvoorbeeld wanneer het gaat om de planning van het traject om te komen tot certificering en de analyse van uitkomsten van de benchmarks. HKZ In 2006 is het HKZ-certificatieschema voor MEE-organisaties officieel beschikbaar gekomen. HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. Deze stichting heeft in 2003 de aanvraag van koepelvereniging MEE Nederland (toen nog SOMMA) gekregen om een certificatieschema voor MEEorganisaties te ontwikkelen. Een werkgroep bestaande uit deskundigen heeft bijgedragen aan de totstandkoming van het schema. Deze deskundigen waren voorgedragen door koepel- of brancheorganisaties van de verschillende relevante sectoren. De werkgroep was aangevuld met een aantal adviseurs. Ook zijn er bijeenkomsten geweest met o.m. patiëntenorganisaties en een klankbordgroep van MEE-medewerkers. Het resultaat is daarmee een gedragen normenpakket. Het schema is opgebouwd volgens het algemene schema van HKZ voor sectoren in zorg en welzijn, het HKZ Harmonisatiemodel. Het primaire proces en het cliëntperspectief staan daarin centraal. Een aantal van de omringende rubrieken zijn ondersteunende processen. In het najaar van 2006 is een trajectplan HKZ door het MT goedgekeurd. Het plan voorziet in een traject dat moet leiden tot certificering in 2008. Er is voor gekozen om hiervoor niet een aparte projectorganisatie in te vullen, maar zoveel mogelijk de bestaande besluitvormingsstructuur te volgen. De afdeling V&O levert de ondersteuning voor het traject, aangevuld met de stafmedewerker MAVI. Het traject is opgezet als een verbetertraject: waar mogelijk en gewenst worden gesignaleerde verbeterpunten omgezet in verbetervoorstellen. In 2007 gaat een werkgroep van start die zich zal concentreren op het primaire proces. MEE Groningen 18 Jaarverslag 2006
Protocollering en documentenbeheer In 2006 zou gewerkt worden aan de opzet van een digitaal kwaliteitshandboek. Daartoe was in 2005 een softwarepakket aangeschaft. Helaas bleek halverwege 2006 dat de leverancier besloot voor dit pakket geen support meer te bieden. In overleg werd een alternatief pakket aangeboden bij een andere softwareleverancier. De kwaliteitsfunctionaris en de medewerker MAVI hebben voor dit nieuwe pakket (IsoWare) in het najaar een korte training gevolgd. In de planning van het HKZ-traject is de invulling van het digitale kwaliteitshandboek opgenomen. Totdat het digitale kwaliteitshandboek in gebruik kan worden genomen, volstaat de tijdelijke oplossing waarbij protocollen en procedures op het intranet worden geplaatst. In 2006 zijn diverse protocollen ontwikkeld. Naar aanleiding van aangepaste wetgeving is een protocol ontwikkeld voor melding bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg van calamiteiten en gevallen van seksueel misbruik. Ook zag een protocol het licht om in goede banen te leiden hoe MEE Groningen omgaat met verzoeken van derden om gegevens van cliënten. Daarvoor is zorgvuldig gekeken hoe de privacy van de cliënt te allen tijde zo goed mogelijk kan worden gewaarborgd. Naar aanleiding van de in 2006 uitgevoerde RI&E schreef de manager facilitair een notitie fouten en bijna ongevallen. Over het onderwerp Agressie & Geweld is een beleidsnotitie geschreven in samenwerking met P&O. Hierbij ging het voornamelijk om situaties waarin medewerkers onverhoopt te maken kunnen krijgen met verbaal of fysiek agressieve cliënten. Deze notitie heeft ondermeer geleid tot een veiligheidsprotocol voor zowel kantoor Groningen als kantoor Veendam. Benchmarking Volgens planning vond in 2006 de eerste branchebrede benchmarking plaats. In het voorjaar heeft MEE Groningen middels schriftelijke vragenlijsten haar cliënten (Cliënttevredenheidonderzoek) en haar partnerorganisaties (onderzoek maatschappelijke waardering) naar hun mening gevraagd. In het najaar volgden een Medewerkertevredenheidonderzoek en een benchmark Doelmatigheid. Alle gegevens werden door een extern bureau verwerkt. Anonimiteit werd daarbij streng bewaakt. In de loop van het jaar kwamen de rapporten met de onderzoeksresultaten beschikbaar. In deze rapporten werd verslag gedaan van de uitkomsten, waarbij de resultaten voor MEE Groningen ook vergeleken werden met de gemiddelde uitkomsten van de andere MEE-organisaties. Van de uitkomsten van het Cliënttevredenheidonderzoek en het onderzoek maatschappelijke waardering zijn samenvattingen gemaakt die aan alle respondenten zijn opgestuurd. Ook de medewerkers werden over de uitkomsten geïnformeerd. Het Cliënttevredenheidonderzoek is in alle teams besproken. Daarbij zijn alle verbeterpunten geïnventariseerd. Vervolgens zijn deze op advies van het V&O in een aantal (jaar)planningen opgenomen, zodat de uitkomsten van het Cliënttevredenheidonderzoek uiteindelijk zullen leiden tot verbeteracties. De rapporten van de benchmarks Medewerkertevredenheid en Doelmatigheid kwamen eind 2006 beschikbaar en zullen in 2007 een vervolg krijgen. Klachtencommissie Net als vorig jaar ontving de klachtencommissie via de directie één formele klacht. Ook hier ging het om de wachttijd, al betrof deze klacht niet de wachttijd als zodanig maar de duur van het toewijzen van een andere consulent op verzoek van de cliënt. Gezien de specifieke problematiek had de cliënt daaraan behoefte. De vraag werd gehonoreerd, en er werd schriftelijk gereageerd op de klacht van de cliënt. MEE Groningen 19 Jaarverslag 2006
FACILITAIRE ZAKEN Algemeen De afdeling Facilitaire Zaken heeft zich in 2006 op een aantal grote projecten gericht. Enerzijds het project Twee keer MEE in actie, de beoogde structurele samenwerking met MEE Drenthe, die uiteindelijk geen doorgang heeft gevonden. Anderzijds het inrichten van het proces van de managementrapportages (MARAP) op alle onderdelen van de afdeling, zoals P&O ziekteverzuimformatieplaatsenplan- opleidingsplan, productiviteit en financiële cijfers. Als gevolg van de heroverweging het Regiokantoor in Veendam aan te houden is uiteindelijk besloten dit kantoor ook te renoveren. Er was nogal achterstallig onderhoud ontstaan. Daarnaast voldoet het pand niet meer aan de door de wet- en regelgeving gestelde Arbo-eisen. Door de huidige verbouwing ontstaat er begin 2007 een totaal gerenoveerd Regiokantoor met Arbo-conforme werkplekken, een gebouw met een goed werkend klimaatbeheersingssysteem en een veiligheidsgebied. Het aspect van parkeren rondom het Regiokantoor zal ook in Veendam een probleem blijven dat we niet zomaar kunnen oplossen. Twee keer MEE in actie De afgelopen drie jaar hebben MEE Groningen en MEE Drenthe vanuit verschillende aandachtsgebieden de samenwerking gezocht. Het ging hierbij bijvoorbeeld om het traject rond de functiewaardering en vele inhoudelijke aspecten behorend bij Informatietechnologie. Ook thema s die te maken hebben met de positionering van beide organisaties en de PR zijn op onderdelen gezamenlijk opgepakt. MEE Groningen en MEE Drenthe hebben deze informele vorm van samenwerken inmiddels vrijwel optimaal benut en zijn tevreden over het bereikte resultaat. Eind 2005 stonden we voor de vraag op welke wijze de samenwerking nog verder kon worden ingericht. Bij deze verdere inrichting dienden een groot aantal zaken formeel geregeld te worden om het beoogde rendement te kunnen verzilveren. In de notitie Twee keer MEE in actie stond deze verzilvering uitgeschreven. De structurele samenwerking zou de (facilitair) ondersteunende- meestal solistische functies- binnen de beide organisaties betreffen. Er is intern veel tijd en aandacht gegeven aan dit proces van samenwerken. Uiteindelijk hebben alle gremia binnen de organisatie hun instemming gegeven aan dit proces. Een aantal verschillen in de uitvoering tussen beide organisaties bleken niet overbrugbaar. Het is dan ook jammer te moeten constateren dat er in november 2006 een definitief einde aan dit proces gekomen is. Bedrijfshulpverlening (BHV) Er zijn twee BHV-oefeningen gehouden in 2006. Op beide locaties één keer. Het is wettelijk verplicht jaarlijks minimaal een oefening te houden. Er zijn nu structureel tien medewerkers als bedrijfshulpverlener over de twee locaties opgeleid en zij krijgen jaarlijks een (verplichte) bijscholing. Daarnaast zijn er vier personen opgeleid als EHBO er. In 2006 zijn twee leden van de BHV opgeleid als ploegleider. Hiermee voldoet de organisatie ruim aan de wettelijke eisen. Arbo/ VGWM-commissie De in 2003 ingestelde Arbo/VGWM commissie (Arbeidsomstandigheden, Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu) heeft een belangrijke taak, namelijk het volgen en adviseren van de Ondernemingsraad en het management op het gebied van Arbo-aspecten en werkomstandigheden. In 2006 is er als uitkomst van een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E 2005) een plan van aanpak gemaakt en ook volledig gerealiseerd. Alle zaken die voortkwamen uit het plan van aanpak zijn uitgezet in acties en/of opgelost. MEE Groningen 20 Jaarverslag 2006