Informatie Beheer Groep Implementatie FPA Alex Groenewegen In deze presentatie ga ik vertellen: Waarom wij hebben besloten om FPA in te voeren. Wat wij met FPA willen bereiken Hoe wij FPA hebben ingevoerd en hoe we het hebben ingericht Wat de huidige stand van zaken is. Ik ga niet vertellen tot welke resultaten FPA heeft geleid in termen van efficiency en kwaliteit. Deze gegevens houden we voor ons zelf 1
Wat is mijn plaats in de organisatie? Hoofddirectie Klantenservice Onderwijsservice ICT Diensten Infrastructuur & Exploitatie Softwarehuis Ontwerp Realisatie Test Kwaliteit & Procesinrichting Wat is mijn plaats in de organisatie? Ik ben manager van de afdeling Ontwerp. De vakgroep Ontwerp bestaat uit de functioneel ontwerpers die werkzaam zijn bij de IB-Groep. Samen met de vakgroepen Reaslisatie,Test en Kwaliteit en Procesinrichting vormt de vakgroep Ontwerp het Softwarehuis. Het Softwarehuis is een afdeling van de directie ICT en is verantwoordelijk voor softwareontwikkeling en applicatiebeheer binnen de IB-Groep. De systemen van de IB-Groep worden volgens de watervalmethode ontwikkeld en onderhouden op een 4-tal ontwikkelomgevingen, te weten: COBOL Allfusion 2E Allfusion PLEX Internet-ontwikelomgeving (ASP en HTML) 2
Waarom FPA? Synaction onderzoek - Verbetering sturing ICT functie Verandertraject Autostrada Gartner Benchmark - Verbeter de efficiency, besturing en beheersing van het systeemontwikkelproces Verandertraject Inhaalslag Systeemontwikkeling Waarom heeft de IB-Groep besloten om FPA in te voeren? De oorsprong van dit besluit ligt in twee belangrijke onderzoeken die in het voorjaar van 2002 zijn uitgevoerd naar de ICT functie van de IB-Groep Dit betrof het Synaction onderzoek met als onderwerp de besturing van de ICT functie en de Gartner benchmark met als belangrijkste onderwerp de efficiency van de ICT functie. De conclusie van het Synaction onderzoek was dat de sturing van de ICT functie voor verbetering in aanmerking kwam. Die conclusie was voor de directie aanleiding tot het starten van het verandertraject Autostrada met als scope de besturing en organisatie van de ICT functie. De conclusie van de Gartner benchmark was dat er een duidelijke verbetering mogelijk was in de efficiency, besturing en beheersing van het Systeemontwikkekelproces. Die conclusie was voor het Softwarehuis aanleiding om het verbetertraject Inhaalslag Systeemontwikkeling te starten. 3
Verander- en verbetertrajecten Autostrada - Transformatie Softwarehuis Meten en verbeteren prestaties Inhaalslag Systeemontwikkeling - Opstellen meetbeleid Invoeren FPA Waar hebben het verandertraject Autostrada en het verbetertraject Inhaalslag Systeemontwikkeling toe geleid? Het verandertraject Autostrada heeft er toe geleid dat het Softwarehuis moest transformeren van een leverancier van resources naar een leverancier van producten en diensten op het gebied van softwareontwikkeling, die bovendien marktconform presteert. Populair gezegd van het leveren van uren naar het leveren van prestaties. Voorwaarde voor die transformatie is dat er inzicht is in de geleverde prestatie en er een mogelijkheid bestaat om te sturen op het verbeteren van de prestatie. Dit is opgepakt in het Inhaalslagproject Opstellen Meetbeleid. Dit project heeft een notitie opgeleverd waarin de inrichting van prestatiemetingen voor systeemontwikkeling zijn beschreven. Bijvoorbeeld voor: Hoeveelheid product: # functiepunten Efficiency: # uren of # euro s per functiepunt Hieruit is concreet de actie voortgekomen om FPA in te voeren. 4
Wat willen we met FPA? Visie korte termijn - Gericht op prestaties van softwareontwikkelproces - Intern gericht Visie middellange termijn - Bepalen beheerlast van operationele systemen - Afspraken maken met externe opdrachtgever (OCW) - Voorbereiden op volgende Bechmark Wat willen we met FPA? Korte termijn De inzet van functiepunten is primair gericht op prestaties van het softwareontwikkelproces. Het inzichtelijk en bestuurbaar maken van de prestaties van softwareontwikkeling is in eerste instantie intern gericht. Middellange termijn Nadat voldoende ervaring is opgedaan kan de inzet van functiepunten ook worden toegepast voor het bepalen van de beheerlast van de operationele systemen. Als toepassing van functiepuntanalyse heeft geleid tot een betrouwbaar normenstelsel kunnen de vastgestelde normen ook dienen als basis voor het maken van afspraken met externe opdrachtgevers, met name het ministerie van OCW. Gartner zal in 2006 een nieuwe Benchmark uitvoeren. 5
Doelstelling Transformatie softwarehuis - Objectieve afspraken over werkvolumes - Opzetten normenkader Productiviteit (# uren per functiepunt) Kwaliteit (# fouten per functiepunt) - Vergelijken prestaties intern en extern (benchmark) - Toetsen expertbegrotingen De invoering van FPA moet de transformatie van het Softwarehuis van leverancier van resources naar leverancier van producten en diensten op het gebied van softwareontwikkeling mogelijk maken. Denk daarbij aan zaken als: Het maken van objectief toetsbare afspraken ten aanzien van het werkvolumes bij het ontwikkelen en beheren van software. Het opzetten van een normenkader voor het ontwikkelen van nieuwe software en het onderhouden van bestaande software. Het vaststellen van de productiviteit van het software ontwikkelproces (uren per functiepunt) Het vaststellen van de geleverde kwaliteit (fouten per functiepunt) Het vergelijken van de prestaties intern (bijvoorbeeld de verschillende ontwikkelomgevingen) maar ook extern (benchmarking) Het toetsen van de expertbegrotingen op betrouwbaarheid en haalbaarheid. 6
Hoe hebben we FPA ingevoerd? 2003 - FPA expert - Beleidsnotitie FPA - Procedure & inrichting FPA - Pilots - Presentaties 2004 - Brede uitrol - Telstraat geselecteerd Hoe hebben FPA ingevoerd? In de eerste helft van 2003 hadden we vastgesteld dat we FPA wilden invoeren en waarvoor we FPA wilden inzetten. Halverwege 2003 hebben we acties ondernomen om FPA daadwerkelijk in te voeren. Acties in 2003 Eerst is een FPA expert ingehuurd om het invoeringstraject te trekken. Er is een nota opgesteld, waarin beleidskaders t.a.v. FPA zijn vastgelegd. Deze notitie is bekrachtigd door het DT. Dit was belangrijk voor het creëren van draagvlak bij het hogere management en het sponsoren van het invoeringstraject. Dit is o.i. een succesfactor. Drie eerdere pogingen om FPA in te voeren bij de IB-Groep zijn mislukt. Er is een procedure opgesteld waarin de activiteiten en de inrichting zijn beschreven. (intern functiepuntcoördinator, extern telstraat) Er zijn een aantal pilots uitgevoerd om ervaringen op te doen. Er zijn presentaties gegeven over FPA voor het creëren van draagvlak bij projectleiders en medewerkers. Acties in 2004 In 2004 is FPA breed uitgerold. Hierbij is tot doel gesteld alle in 2004 gestarte projecten te laten tellen en hiervan productiviteitscijfers te berekenen. Daarnaast is eind 2004 besloten een baselinetelling te maken van alle bij het Softwarehuis in beheer zijnde systemen. In 2004 is een externe telstraat geselecteerd (ervaring, certificering, aantal tellers, locatie). De keuze viel op de telstraat van Atos Origin. 7
Beleidsnotitie FPA (1) Functiepunten als objectieve eenheid voor volume Richtlijnen NESMA Begroten en performance meting Functiepunten voor nieuwbouw Onderhoudsfunctiepunten voor meer- en minderwerk en onderhoud Omdat de beleidsnotitie en de bekrachtiging daarvan door het DT o.i. een succesfactor is geweest, hierbij de beleidskaders op een rijtje: Functiepunten is de objectieve eenheid om het volume te bepalen voor het beheer en het ontwikkelen van software (FPA is een business standaard en ISO gecertificeerd) IB-Groep hanteert de richtlijnen van de NESMA als standaard. (Ministeries (Justitie, L&V), Belastingdienst, UWV, ABP) Functiepuntanalyse wordt ingezet voor begroten en performance meting van zowel softwareontwikkeling als het beheer van de operationele software. (SLIM toolkit van QSM en de benchmark van ISBSG) Functiepuntanalyse wordt ingezet voor nieuwbouw onderhoudsfunctiepuntanalyse voor meer- en minderwerk en onderhoud. (Ministeries (Justitie, L&V), UWV, Belastingdienst en ABP) 8
Beleidsnotitie FPA (2) Onafhankelijke externe partij Gecertificeerde functiepuntanalisten Gefinancierd uit het projectbudget Definitiestudie, functioneel ontwerp en meer- en minderwerk Proceseigenaar is de vakgroepmanager Ontwerp De functiepunten worden door een onafhankelijke externe partij door gecertificeerde functiepuntanalisten bepaald (EXIN, Nesma). Functiepuntanalyse is een integraal onderdeel van het softwareontwikkelingsproces (begroting, beheersing meer- en minderwerk) en wordt gefinancierd uit het projectbudget. Functiepuntanalyse wordt binnen het softwareontwikkelingsproces uitgevoerd op de definitiestudie, het functioneel ontwerp en het meer- en minderwerk. Steekproefsgewijs bij eindoplevering en eventueel bij een uitvoeringstoets (fase voorafgaand op de definitiestudie i.h.k.v. nieuwe wet- en regelgeving). De proceseigenaar van functiepuntanalyse is de vakgroepmanager Ontwerp binnen het Softwarehuis (meest betrokken partij binnen het softwarehuis) 9
Procedure FPA 1. Bereiken telmoment Documentatie Project gegevens Afstemming 2. Verwerken gegevens Documentatie Opdracht Afstemming 3. Uitvoeren FPA 4. FPA begroting Afstemming 4. FPA begroting FPA + bevindingen 5. FPA evaluatie Afstemming 5. FPA evaluatie FPA + bevindingen Procedure FPA Bereiken telmoment De projectleider biedt een goedgekeurde DS, FO of meer-minderwerk aan de fpacoördinator. Deze beoordeelt documentatie en verzoekt eventueel om ontbrekende informatie. Indien volledig archiveren en opsturen naar de telstraat. Afstemming tussen telstraat en project verloopt via FPA-coördinator. Uitvoeren FPA De telling wordt gecontroleerd door een gecertificeerde teller van de telstraat en door een materiedeskundige van het project (volledigheid en aannames). Na goedkeuring volgt verwerken gegevens in de administratie door de FPAcoördinator. FPA begroting Gebeurt nog niet omdat een betrouwbaar normenstelsel nog ontbreekt FPA evaluatie De projectleider levert gerealiseerde uren op aan FPA-coördinator. Deze voert een productiviteitsanalyse uit op basis van onderhoudsfunctiepunten. De berekende productiviteit wordt afgestemd met de projectleider en aangevuld met projectkenmerken die van invloed zijn geweest op de productiviteit. 10
Soorten tellingen Type tellingen - Indicatief (i) - Detail (d) Methoden - Functieanalyse (FPA) - Onderhoudsfunctiepuntanalyse (OFPA) Indicatief: Gemiddelde zwaarte voor de te tellen eenheden. Detail: Zwaarte onderverdeeld in zwaar, middel en licht. Verschil FPA en OFPA: OFPA maakt gebruik van een correctiefactor voor het verwijderen en wijzigen van functionaliteit. Voor nieuwe functionaliteit is er geen verschil tussen FPA en OFPA. 11
Telmomenten [Uitvoeringstoets Definitiestudie Functioneel Ontwerp Meer-/en minderwerk [Eindoplevering (O)FPA - i] (O)FPA - i (O)FPA - d (O)FPA - d (O)FPA - d] Uitvoeringstoets en eindoplevering worden optioneel geteld. 12
Inrichting FPA Begrotingstool Dashboard regie Project Functie punt coördinator analyse Uitvoering FPA extern FPA-administratie FPA WT Bij de inrichting is de functiepuntcoördinator de spil waar alles om draait. De FPC onderhoudt contacten met de projecten en met de externe telstraat. De FPC onderhoudt de FPA-administratie, die door de projecten is in te zien. En de FPC voedt de begrotingstool en de dashboard met de benodigde informatie. De FPC draagt de operationele verantwoordelijkheid t.a.v. FPA. Dit is een fulltime taak. 13
Resultaten 60-70% op basis van gerealiseerde uren is in 2004 geteld Voor 40-50% op basis van gerealiseerde uren is een productiviteitsberekening uitgevoerd. Eind 2004 een baseline telling uitgevoerd Waar staan we nu? Over de resultaten in termen van efficiency en kwaliteit zou ik geen uitspraken doen. Projecttellingen De functionaliteit van 60 tot 70% van de gerealiseerde uren zijn geteld (18 projecten). Voor de functionaliteit van 40 tot 50% van de gerealiseerde uren is een productiviteitsberekening uitgevoerd (14 projecten). Baseline telling 37 applicaties zijn geteld. 14
Bevindingen Beleid Procedure FPA Telstraat Projecten Administratie Documentatie Versiebeheer Urenregistratie Beleid Het laten accorderen van de beleidsnotitie door het DT heeft geholpen bij het creëren van draagvlak bij het hoger management en bij sponsoren van het invoeringstraject. Procedure FPA De procedure moet met name t.a.v. de projecten worden aangescherpt, zodat de projectleiders duidelijk is welke inspanning wordt verwacht en wat ze daarvoor terug kunnen krijgen. In 2005 besluiten of we doorgaan met onderhoudsfunctiepunten. Telstraat Externe telstraat tot nu toe goed bevallen. Bijkomend voordeel was dat we geen inspanning hebben gedaan om eigen medewerkers op te leiden. Projecten Medewerking van projecten vereist voor het succesvol invoeren van FPA. Scepsis en weerstand wegnemen door voorlichting. Bijvoorbeeld door het meten van de prestatie van het proces en niet van de medewerker. Plan FPA als activiteit in en wijs er resources aan toe. Administratie Verbeteren aansluiting op de releaseplanning, de projectendasboards en op de administratie van de telstraat (door zelfde registratietool aan te schaffen FPA workbench tool). Goed inzicht in lopende projecten is belangrijk. Documentatie FPA geeft veel inzicht in de kwaliteit van de documentatie. FO: Oud zeer. Datamodellen onvolledig of ontbreken. Schermlay-outs ontbreken. DS: Duidelijk aangeven welke functionaliteit wordt toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Ook hier datamodel aanleveren. Versiebeheer Met FPA wordt inzicht verkregen in hoeverre versiebeheer consequent wordt uitgevoerd. Urenregistratie Confrontatie tussen getelde functionaliteit en gerealiseerde uren moet mogelijk zijn. Uitsplitsing per activiteit en ontwikkelomgeving. Zorgvuldig boeken. 15
Vragen? 16
Informatie Beheer Groep Implementatie FPA Alex Groenewegen 17