Het Departement internationaal Vlaanderen werft aan met een werfreserve van 2 jaar in statutair dienstverband (interne mobiliteit): INFORMATIEBEHEERDER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Mondiale Uitdagingen Departement Internationaal Vlaanderen A Adjunct van de directeur Boudewijnlaan 30 1000 Brussel FUNCTIEBESCHRIJVING Zie bijlage onderaan dit document DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je werkt als statutair ambtenaar in de graad van adjunct van de directeur bij het departement internationaal Vlaanderen. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van adjunct van de directeur bij departement internationaal Vlaanderen en je bent geslaagd voor de generieke proeven niveau A. Of je werkt als contractueel personeelslid in de graad van adjunct van de directeur bij het departement internationaal Vlaanderen en je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor) van niveau A. De geslaagde contractuele personeelsleden die momenteel in een vervangingscontract werken en die minder dan twee jaar ononderbroken in dienst zijn, kunnen niet deelnemen aan deze selectie. Je diploma: Je hebt een masterdiploma met specialisatie in archivistiek en hedendaags documentbeheer Je werkervaring: Minstens 5 jaar relevante werkervaring Uitgebreide talenkennis is een troef ONS AANBOD Bij deze aanwerving wordt een werfreserve aangelegd van 2 jaar. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag.
Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 39 776 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Om te weten welk maandloon dit met zich meebrengt, kan je de loonsimulator raadplegen op de volgende site: www.werkenvoorvlaanderen.be Het is mogelijk om maximum 20 jaar functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat het ons dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Wanneer je in dienst genomen wordt, passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. HOE SOLLICITEREN? Wil jij ons team versterken? Stuur ons dan je kandidatuur online door (www.jobpuntvlaanderen.be). Vergeet daarnaast zeker je motivatiebrief niet toe te voegen aan je kandidatuur! We gaan na of je profiel overeenkomt met de vereiste criteria. Heb je het juiste diploma, genoeg ervaring en de gevraagde competenties? Je wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van het resultaat. Solliciteren kan tot en met vrijdag 19 september 2014 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Katrien de Pauw, teamhoofd M&E, risico- en kennisbeheer Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel Tel. : 02 553 20 86 katrien.depauw@iv.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Team P&O, MOD DAR-iV Tel. : 02/553 55 85 E-mail : selectie@dar.vlaanderen.be SELECTIEPROCEDURE Cv-screening: week 22/09/2014 Selectiegesprek: maand oktober 2014 Opgemaakt door Team P&O 2
Functiebeschrijving: Informatiebeheerder (M/V) Beleidsdomein: departement internationaal Vlaanderen Standplaats: Brussel Laatste wijziging functiebeschrijving op datum van 20/12/2012 door MOD DAR-iV Opgemaakt door Team P&O 3
DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1. ORGANISATIE - Entiteit: departement internationaal Vlaanderen - Afdeling: Mondiale uitdagingen 1.2. FUNCTIECONTEXT 1.2.1. Entiteit: Het departement internationaal Vlaanderen geeft mee vorm aan het internationaal beleid van de Vlaamse Regering en mobiliseert daartoe alle relevante partners. Het departement bouwt zo mee aan een open, dynamisch en solidair Vlaanderen, dat zich inzet voor een democratische, veilige en welvarende mondiale samenleving. Het departement iv draagt daartoe bij door in eerste orde in te zetten op de behartiging van de internationale belangen van Vlaanderen, de internationalisering van de Vlaamse economie, de duurzame groei van het toerisme in én naar Vlaanderen en de bestrijding van structurele armoede in de wereld. Het departement is verantwoordelijk voor: de voorbereiding en evaluatie van het beleid van de Vlaamse Regering op het vlak van buitenlandse zaken, toerisme, ontwikkelingssamenwerking en internationaal ondernemen; de internationale vertegenwoordiging en het beheer van de internationale relaties van de Vlaamse Regering; de behartiging van de belangen van de Vlaamse Gemeenschap in internationale dossiers; de advisering, financiering en opvolging van projecten, programma s en organisaties ter uitvoering van het internationaal beleid van de Vlaamse Regering; de uitvoering en handhaving van de regelgeving voor Vlaamse ondernemers en particulieren inzake toeristisch logies en handel in strategische goederen; de coördinatie en monitoring van internationale verdragen en EU-regelgeving. Organisatorisch bestaat het departement uit 5 subentiteiten: de stafdienst de afdeling Diplomatiek Netwerk de afdeling Mondiale Uitdagingen de afdeling Buitenlandse Zaken de afdeling Toeristisch Ondernemen en Strategische Goederen Opgemaakt door Team P&O 4
Profielbeschrijving Functietitel Informatiebeheerder Functiedoel De entiteiten van het beleidsdomein internationaal Vlaanderen (DiV, FIT en TVL) bijstaan via het ontwikkelen en uitbouwen van een dienstverlening op het vlak van informatiebeheer (document- en archiefbeheer) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden Resultaatgebieden Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten op het vlak van informatiebeheer (archief- en documentbeheer) teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden - Analyseren van de behoeften op vlak van archief- en documentbeheer (digitaal en fysisch) - In samenwerking met de ICT-dienst peilen naar de behoeften omtrent de archivering van e-mail, elektronische formulieren en data - Analyseren van de behoeften op het vlak van materiële archiefvoorzieningen (archiefruimte, digitaliseringsapparatuur, bewaarmedia ) Dienstverlening uitbouwen Obv geldende regelgeving, het ICT-beleid en de behoeften vh BD definiëren, implementeren en bijsturen vd dienstverlening op vlak van informatie-, document- en archiefbeheer teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Optimaliseren en opvolgen van de document- en archiefbeheerstructuren (digitaal en fysisch) - Inhoudelijke ondersteuning van opschoningsacties ( trash days ) - In samenwerking met de Coördinerende Archiefdienst ontwikkelen van een intern aanbod (binnen het beleidsdomein) aan opleidingen/ infosessies op het vlak van informatie-, document- en archiefbeheer Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde het beleid op vlak van document- en archiefbeheer bij de klant te kunnen uitvoeren - Ondersteuning bieden bij de opmaak van selectielijsten en informatiebeheersplannen - Ontwikkelen en updaten van syllabi voor de interne opleidingen/ infosessies in het kader van informatiebeheer, inclusief document- en archiefbeheer - Hulpmiddelen uitrollen ter ondersteuning van digitaal documentbeheer - Ontwikkelen en updaten van handleidingen bij de verschillende tools (bv. DMS, tools beheer netwerkschijven, ) Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief IV adviseren over de mogelijkheden inzake informatiebeheer (document- en archiefbeheer) teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen Opgemaakt door Team P&O 5
- Antwoorden op vragen van klanten - Adviseren van de klant over de wettelijke bewaartermijnen - Adviseren van de klant over classificatiemethoden - Advies geven over de manier van organiseren van informatie, incl. archief - Ad hoc advies verlenen aan het management vanuit het vakgebied - Deelname aan werkgroepen en vergaderingen als vakspecialist - Verbetervoorstellen doen en ondersteuning bieden bij de implementatie ervan Naargelang de vraag van de entiteit als contactpersoon optreden in verband met Openbaarheid van Bestuur voor teneinde het optimale naleven van het Decreet van Openbaarheid van Bestuur te waarborgen - Bijhouden en aanvullen van het Register van Openbaarheid van Bestuur - Beantwoorden vragen van het management over openbaarheid van bestuur - Interne klanten adviseren over Openbaarheid van Bestuur, i.s.m. de juridische dienst Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van het informatiebeheer (document- en archiefbeheer) bij de klant teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving - Bewaken van de correcte toepassing van selectielijsten en informatiebeheersplannen - Erop toezien dat de bewaartermijnen worden gerespecteerd - Updaten en/of verbeteren van selectielijsten en informatiebeheersplannen - Samen met de klant grondig uittesten van de opgezette systemen en tools - Bewaken van de kwaliteit van de opgezette systemen en tools - Leveren van rapporten op vlak van digitaal document- en archiefbeheer - Peilen naar de tevredenheid van de klanten over de dienstverlening Communicatie en contacten Communiceren en overleg plegen omtrent informatie-, archief- en documentbeheer teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen en infosessies - Interne communicatie opzetten om toelichting te geven bij lopende projecten - Fungeren als aanspreekpunt voor informatiebeheer (document- en archiefbeheer) - De dienstverlening pro-actief kenbaar maken bij de interne klanten - Feedback vragen aan de klanten - Overleg organiseren met het Rijksarchief, de Coördinerende Archiefdienst, het Steunpunt Archief van de Vlaamse overheid en de Selectiecommissie Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. document- en archiefbeheer teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren - Opbouwen en onderhouden van interne netwerken - Deelnemen aan overkoepelende netwerken - Bijhouden van vakliteratuur - Volgen van nieuwe ontwikkelingen op vlak van informatie-, document- en archiefbeheer - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op vlak van informatie-, document- en archiefbeheer Vaktechnische competenties Universitair diploma, met specialisatie in archivistiek en hedendaags documentbeheer - Inzicht in de principes van document- en archiefbeheer - Grondige kennis Windows & MS Office en goede, globale ICT-kennis - Kennis van projectwerking Opgemaakt door Team P&O 6
- Kennis van Enterprise Content Management (ECM)-systemen en samenwerkingsplatformen - Kennis van digitale archiveringsstrategieën - Kennis van regelgeving rond Openbaarheid van Bestuur Gedragscompetenties Oordeelsvorming n1 Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens: - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Probleemanalyse n2 Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Legt verbanden en ziet oorzaken: - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Organisatiesensitiviteit n1 Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit: - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit Visie n1 De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context: - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, denkt vooruit en geeft de grote lijnen aan Mondelinge uitdrukkingsv. n2 Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. Opgemaakt door Team P&O 7
Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen: - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan Schriftelijke uitdrukkingsv.n2 Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek: - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, etc.) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten, etc.) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingenvan de verschillende doelgroepen Initiatief n2 Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel): - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden Voortdurend verbeteren n3 Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit: - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Klantgerichtheid n2 Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen: - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken n2 Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Opgemaakt door Team P&O 8
Helpt anderen en pleegt overleg: - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid n2 Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk: - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Opgemaakt door Team P&O 9