Jaarverslaggeving 2012 Stichting MagentaZorg MagentaZorg Juni 2013
Inleiding Hierbij presenteren we de jaarverslaggeving over het jaar 2012. Stond het jaar 2011 vooral in het teken van het op orde brengen van het huis en waren vele activiteiten vooral intern gericht, terugblikkend kunnen we het jaar 2012 vooral typeren als koers bepalen én zetten naar de toekomst met de blik meer naar buiten toe. De komst van een nieuwe bestuurder en de invulling van de nieuwe functie van bestuurssecretaris maakte dat de eerste maanden van het verslagjaar voornamelijk zijn gebruikt voor oriëntatie in de organisatie. En plaatsbepaling van de organisatie in de turbulente ontwikkelingen waarin de zorgsector zich bevindt. Vandaar uit zijn in de loop van het jaar aanzetten gegeven om de organisatie te richten door het opstellen van een missiestatement, het formuleren van speerpunten en het opstellen van een meerjarenbeleidsplan. Vanuit dit richten zijn organisatieonderdelen anders ingericht. En tenslotte zijn prestaties binnen MagentaZorg geijkt op datgene wat bij het aangeven van de richting is geformuleerd. In de voor u liggende jaarverslaggeving worden diverse relevante onderwerpen nader beschreven. A.L.R. de Jongh, raad van bestuur MagentaZorg Mei 2013 Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 2
1. Richting Hoe komt een stilstaande plas water in beweging? In het algemeen zou je zeggen door invloeden van buitenaf. Dan gaat het water stromen maar wel alle kanten op. Als je de waterstroom richting wilt geven naar een bepaald doel, heb je ook een bedding nodig. Stel je nu voor dat MagentaZorg die plas water is die in beweging komt. De waterstroom wil je leiden in de richting van je doel: de beste zorgaanbieder in de regio Noord- Kennemerland. Dan heb je dus een bedding nodig. In ons geval wordt deze gevormd door onder andere onze visie en missie. In het voorjaar van 2012 heeft het managementteam een nieuw missiestatement geformuleerd. Via het Nieuwsbericht een tweewekelijks informatiebulletin met nieuws vanuit het management van MagentaZorg is dit missiestatement aan de medewerkers gepresenteerd. Tevens is het missiestatement onderwerp van gesprek geweest op een beleidsdag voor het middenkader, de centrale cliëntenraad en de ondernemingsraad. Op deze beleidsdag heeft de bestuurder haar visie en de leden van het managementteam hun plannen voor de komende jaren ontvouwd. Op grond van zowel de inhoudelijke inbreng van de deelnemers als de geuite waardering voor de dag, mag geconcludeerd worden dat er draagvlak is. Missiestatement Voor ons is het eenvoudig: U doet ertoe. Toen en nu. MagentaZorg wil er zijn voor u als mens in deze fase van uw leven. Wij ondersteunen bij wat u zelf nog kan, helpen bij wat u niet meer zelf kan en behandelen u indien nodig. Dit doen wij bij u thuis of in een woonvorm die bij u past. Ons werkgebied is de samenleving in Noord-Kennemerland. Wij geloven in de waardigheid van het ouder worden. Wij horen graag uw geschiedenis en wat u heeft betekend in uw leven tot nu toe. Bij waardigheid hoort ook eigen regie over uw leven. Die laten wij u dan ook graag. Onze medewerkers willen wij een omgeving bieden waar zij professioneel geïnspireerd worden, welke bevlogenheid weer ten goede komt aan u als cliënt. Soms komt inspiratie door inhoudelijke ontwikkeling in ons expertisecentrum en in samenwerking met universiteiten. Soms komt inspiratie door collegiale uitwisseling. Altijd komt inspiratie in het contact met onze cliënten. Verder zijn er een aantal speerpunten benoemd en is het voornemen uitgesproken een en ander te vervatten in een meerjarenbeleidsplan. Dit meerjarenbeleidsplan is op een tweede beleidsdag in september gepresenteerd aan het middenkader en een delegatie van de cliëntenraden en de ondernemingsraad en in december van het verslagjaar goedgekeurd door de raad van toezicht. Vooral op grond van wijzigingen in het overheidsbeleid met betrekking tot de langdurige zorg, zoals neergelegd in het regeerakkoord Rutte II, is besloten om met externe Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 3
ondersteuning de strategische richting voor de komende jaren te bepalen. Dit proces zal in het eerste half jaar van 2013 worden afgerond. De inhoud van het geformuleerde missiestatement zegt veel over het aan te nemen gedrag van alle betrokkenen bij MagentaZorg. Geconstateerd is dat er een MagentaZorgbrede cultuuromslag nodig is, die in de top van organisatie zal moeten beginnen en vandaar uit voor de rest van de organisatie zichtbaar zal moeten zijn. Voorbeeldgedrag is hier het sleutelwoord. De raad van bestuur heeft zich gedurende het jaar op heel veel plekken in de organisatie gepresenteerd. Daarbij is steeds uitgedragen waar de bestuurder met de organisatie heen wil. Verder zijn op de genoemde beleidsdagen met het middenkader de al eerder vastgestelde maar wat in de vergetelheid geraakte kernwaarden weer naar voren gehaald: aandacht, respect, vertrouwen, betrokkenheid en verantwoordelijkheid. In de terugkoppeling van de, in het verslagjaar gehouden, HKZ-audit is meerdere malen aangegeven dat er door de organisatie heen een groeiend vertrouwen in elkaar en in de leiding zichtbaar is. Om te benadrukken dat MagentaZorg een organisatie is waar ook de medewerkers er toe doen is besloten jaarlijks op de tweede dinsdag van juni een MagentaZorg-dag te houden met verwennerijen voor de medewerkers. Op 12 juni is dit voor de eerste keer georganiseerd. In een afwisselend programma zijn op alle locaties van MagentaZorg activiteiten ontplooid die positief zijn ontvangen. Cultuurverandering is een proces van jaren. De focus op wonen en welzijn met aanvullende zorg waar nodig zal dan ook steeds volop in de aandacht staan. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 4
2. Inrichting 2.1 Samenstelling raad van bestuur In 2012 was de samenstelling van de raad van bestuur als volgt: Naam Functie Nevenfuncties Mevrouw A.L.R de Jongh Voorzitter raad van bestuur Bestuurslid Actiz Voorzitter Gouden Dagen Fonds Bestuurslid De Waaier Voorzitter platform dementie NHN 2.2 Samenstelling raad van toezicht In 2012 was de samenstelling van de raad van toezicht als volgt: Naam Functie Nevenfuncties De heer mr. A.W.J. Castelijns Voorzitter raad van toezicht Advocaat De heer A.J.M. de Wit Vicevoorzitter raad van toezicht Voorzitter college van bestuur ROC Kop van Noord-Holland Lid raad van toezicht Onderwijsbegeleidingsdienst Noord West Lid raad van commissarissen De heer R. Schaasberg Lid raad van toezicht Wooncompagnie Registeraccountant Groep Kennemerwaert - Heemskerk De heer H.J. Schneider Lid raad van toezicht Geen De heer H. Hijink Lid raad van toezicht Voorzitter raad van toezicht stichting Geriant Voorzitter stichting Learn for Life De heer P.J.M. van Diepen RA Lid raad van toezicht Consultant bestuursinformatie en advies 2.3 Structuur Vanuit de oriëntatie in de eerste maanden van het verslagjaar is de samenstelling van het managementteam onder de loep genomen. Hierin is als uitgangspunt genomen dat zowel facilitair als zorg en behandeling een duidelijke en onbetwistbare plek verdienen op het hoogste managementniveau, in evenwicht met de andere disciplines personele en financiële zaken - binnen het team. Dit heeft er toe geleid dat het aantal managers zorg is uitgebreid naar twee personen. Het wegvallen van het interim-management op financiële zaken gaf ruimte voor een accentverschuiving van sturend leiderschap naar een financieel management met een sterk accent op dialoog met de organisatie. Na wederom een korte periode van interimmanagement is medio augustus de nieuwe manager FC&I in dienst getreden. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 5
In het najaar heeft de manager P&O de organisatie verlaten. Gekozen is voor interne waarneming en onderzoek naar het gewenste takenpakket en de daarbij horende formatie van de afdeling alvorens de managersfunctie opnieuw in te vullen. Taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen raad van bestuur, (hoger) management en middenkader zijn opnieuw ingekaderd. 2.4 Overname Actie Zorg door MagentaZorg In april is bij de notaris de akte gepasseerd waarin de overname van de thuiszorgorganisatie Actie Zorg door MagentaZorg is geregeld. Met deze overname is een strategische alliantie ontstaan die de hele zorgketen bedient van enkelvoudige hulp bij het huishouden in de thuissituatie tot aan intramurale gespecialiseerde zorg. Dat is goed voor de potentiële klanten van MagentaZorg, en daarmee voor de toekomst van MagentaZorg zelf. Voorkomen wordt namelijk dat MagentaZorg de huidige lichte categorie verzorgingshuisbewoners (ZZP 1 en 2) als cliënt verliest, als deze categorie in de komende jaren alleen nog maar extramurale zorg kan ontvangen. Een verder voordeel is dat diensten, zoals hulp bij het huishouden, verzorging, verpleging en behandeling nu vrijelijk tussen de beide organisaties kunnen worden uitgewisseld zonder dat er sprake is van beperkingen door mededingingsregels. Actie Zorg en MagentaZorg blijven als zelfstandige organisaties onder hun eigen naam bestaan. 2.5 Herontwerp van processen Voor een goede organisatie van werkzaamheden zijn onderliggende, goed op elkaar afgestemde, processen van groot belang. In het verslagjaar heeft herontwerp van diverse processen plaatsgevonden resp. zijn voorbereidingen getroffen tot herontwerp. Effectuering zal in 2013 zijn beslag krijgen. Binnen het managementteam en in relatie tot het onderliggende middenkader zijn informatie- en communicatieprocessen aangescherpt en doelmatiger ingericht. Het bestuursbureau is uitgebreid met twee beleidsmedewerkers. Met de focus op projectmatig werken zijn deze vooral ingezet bij de aanpak van een aantal speerpunten, veelal in de rol van intern projectleider. Een van de belangrijkste is de totstandkoming van een centrale organisatie voor zorgbemiddeling. Met ondersteuning van een extern bureau is hiervoor een plan opgesteld. Een interne procedure heeft uit vier kandidaten een projectleider en tevens beoogd manager bureau zorgbemiddeling opgeleverd. In de eerste maanden van 2013 zal het ontwerp worden uitgewerkt en geïmplementeerd. In 2012 is veel werk verzet om de overheveling van de geriatrische revalidatie naar de zorgverzekeringswet per 2013 voor te bereiden. De revalidatieafdelingen zijn via een opleidingsprogramma geïnstrueerd in het registreren volgens de DBC systematiek. Verder is veel aandacht besteed aan het beschrijven van alle processen binnen de revalidatie met de nadruk beschrijving van zorgpaden. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 6
Om in het beleidsterrein marketing, PR en communicatie beter te kunnen voorzien zijn twee adviseurs aangesteld. Naast het ondersteunen van individuele cases hebben de adviseurs een activiteitenplan opgesteld. Meest opvallende onderwerpen zijn: Doorvertaling van het missiestatement in communicatiemiddelen Vernieuwen folderlijn en website Opzetten Intranet voor medewerkers Opzetten beleid voor sociale media Opzetten van een proactief persbeleid 2.6 Vastgoed Mede gelet op gewijzigd overheidsbeleid extramuraliseren van de lichte zorgzwaarte (ZZP1 t/m ZZP4) en invoering van de normatieve huisvestingscomponent is de hele vastgoedportefeuille van MagentaZorg aan een nadere beschouwing onderworpen. Dit heeft geleid tot het opstellen van een strategische vastgoednota waarin richting wordt gegeven aan het omgaan met vastgoed voor de komende jaren. In 2012 hebben zich op dit onderwerp de volgende ontwikkelingen voorgedaan. Meander Op 9 maart is de kleinschalige woonvoorziening Meander in de gemeente Langedijk officieel geopend. Meander is, naast De Oude Trambaan en De Daalder, de derde in een reeks van kleinschalige woonvoorzieningen van MagentaZorg die in het kader van de deconcentratie van de nieuwbouw van de locatie Lauwershof midden in de samenleving zijn gebouwd. Meander biedt plaats aan 24 cliënten met chronisch somatische beperkingen. Nieuwbouw locatie Lauwershof Herijking van alle plannen heeft voor de locatie Lauwershof betekend dat de nieuwbouwplannen zoals die er lagen, zijn herzien. Op de locatie aan de Jupiterstraat te Oudorp zal een kleiner verpleeghuis worden teruggebouwd van 55 plaatsen in plaats van de in eerste instantie geplande 96 plaatsen. De overige plaatsen worden gerealiseerd binnen andere locaties van MagentaZorg. Het streven is er op gericht de nieuwbouw van Lauwershof te ontwikkelen binnen het bestaande bestemmingsplan. Op deze wijze kan binnen niet al te lange tijd met de nieuwbouw worden gestart. De verwachting is dat in het eerste halfjaar van 2016 het nieuwe Lauwershof haar deuren kan openen. Nu de nieuwbouw nog even op zich laat wachten is de locatie inpandig grondig onder handen genomen. De entree en de hal zijn flink opgeknapt, er is fris geschilderd en het meubilair is vervangen. Een en ander heeft nu weer een eigentijdse uitstraling. Ook de afdelingen zijn opnieuw geschilderd en in de sanitaire ruimten zijn nodige herstelwerkzaamheden uitgevoerd. Kramerhoeve Na lang juridisch getouwtrek heeft de Raad van State in juli 2012 de laatste belemmeringen weggenomen voor de bouw van de zorgboerderij Kramerhoeve aan de Kanaaldijk in Koedijk. Op deze locatie worden 24 dementerende ouderen gehuisvest. In Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 7
het tweede halfjaar heeft de corporatie Ymere de aanbesteding afgerond en het nodige papierwerk ter hand genomen. Naar het zich laat aanzien zal de bouw in februari 2013 starten. Volgens de planning zal de bouw op 1 december 2013 worden opgeleverd. Na het aanbrengen van de nodige inpandige voorzieningen zullen naar verwachting de bewoners in februari 2014 hun intrek kunnen nemen. Mirembe Om in het verleden gemaakte afspraken met het zorgkantoor na te komen, is de Korsakov-afdeling van de locatie Oudtburgh verhuisd naar de locatie Mirembe op het terrein van de Congregatie der zusters Ursulinen aan de Nesdijk te Bergen. Op deze wijze kwam ruimte vrij binnen Oudtburgh voor de opvang van cliënten in het kader van de, met het zorgkantoor overeengekomen, capaciteitsuitbreiding. Op termijn zullen deze plaatsen worden gerealiseerd in de gemeente Heiloo binnen het project Nieuw Varne. GGZ Noord-Holland Noord Met de GGZ Noord-Holland Noord is intensief overleg gevoerd. Enerzijds over de huisvesting van de groep cliënten met somatische gerontopsychiatrische beperkingen, die na de realisering van de nieuwbouw van Lauwershof niet meer terugkeren op die locatie, anderzijds over de tijdelijke huisvesting van cliënten in het kader van de capaciteitsuitbreiding in de gemeente Heiloo. In goed overleg zijn diverse varianten bekeken waarvan de meest geschikte in 2013 gerealiseerd zal worden. Nieuw Varne De eerder genoemde capaciteitsuitbreiding in de gemeente Heiloo zal uiteindelijk voor een deel gerealiseerd worden in het project Nieuw Varne op de voormalige campingterreinen. Het Bouwfonds heeft een gedetailleerd Masterplan voor de ontwikkeling van het gebied geschreven. Voor de realisering is een wijziging van het bestemmingsplan noodzakelijk. In het verslagjaar is het voorontwerp bestemmingsplan in de gemeenteraad van Heiloo besproken, maar heeft toen nog niet tot een akkoord geleid. Dit heeft geleid tot stagnatie in de planprocedure voor Nieuw Varne. 2.7 De MagentAcademy Om in de toekomst te kunnen voorzien in een eigen personeelsbehoefte is in januari de MagentAcademy van start gegaan als eigen opleidingsinstituut van MagentaZorg. De eerst lesgroep bestond voornamelijk uit eigen medewerkers die na de opleiding hun huidige niveau 2 inruilen voor niveau 3. Volgende lesgroepen in het voor- en najaar van 2012 bestonden vooral uit zij-instromers. Zij hebben een eerst een voortraject doorlopen waarin zij als helpende zijn ingezet. Met de daarin opgedane ervaringen is vervolgens de opleiding tot verzorgende begonnen. Opleidingen binnen de MagentAcademy worden mede verzorgd vanuit het ROC en gefinancierd vanuit de intensiveringsgelden. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 8
3. Verrichtingen 3.1 Algemeen kwaliteitsbeleid MagentaZorg is HKZ gecertificeerd. Voor zover niet vermeld in een van de overige teksten van deze jaarverslaglegging volgt hieronder een opsomming van de meest belangrijke aspecten met betrekking tot het algemene kwaliteitsbeleid. Verder dient vermeld dat MagentaZorg jaarlijks meedoet aan de zogenoemde meetweek, ofwel de landelijke zorginhoudelijke meting. In het verslagjaar is deze meting gehouden volgens de methodiek die is opgesteld door de Inspectie voor de Volksgezondheid, Zorgverzekeraars Nederland en het LOC. Ook neemt MagentaZorg deel aan de zogenoemde Benchmark van Actiz, waarbij de uitkomsten op het gebied van Cliënttevredenheid, Medewerker Tevredenheid en efficiëntie van de Bedrijfsvoering volgens een landelijke vastgestelde onderzoeksmethode worden vergeleken binnen de branche. In verhouding tot vergelijkbare organisaties blijkt MagentaZorg te behoren tot de bovenlaag van de gemiddeld scorende organisaties. Audits - intern In 2012 zijn interne audits uitgevoerd op de volgende onderwerpen: gebruik verpleegtechnische protocollen bekendheid valpreventiebeleid bekendheid beleid vrijheidsbeperkende maatregelen bekendheid reanimatieprotocol bekendheid P&O formulieren De rapportages met de resultaten zijn verspreid onder de betrokken functionarissen. Waar nodig zijn verbeteracties ingezet. Audits extern In maart heeft de Inspectie voor de Volksgezondheid een bezoek gebracht aan de locaties Lauwershof en Zuyder Waert om na te gaan in hoeverre MagentaZorg handen en voeten geeft aan het landelijk afgesproken beleid om vrijheidsbeperkende maatregelen terug te dringen. De aandacht van de Inspecteur gold vooral fixatie; begrijpelijk want dit wordt in de regel als meest ingrijpend ervaren. De Inspectie vond dat op beide locaties het beleid zorgen zonder dwang nog aangescherpt kon worden vooral op het punt van aantoonbaarheid. Zo waren er opmerkingen om duidelijker vast te leggen dat de maatregel besproken was tijdens de zorgleefplanbespreking en dat gezocht was naar minder ingrijpende maatregelen. MagentaZorg neemt de aanwijzingen van de Inspectie ter harte. De puntjes zijn op de i gezet en bijbehorende instructies en formulieren zijn aangepast en opnieuw doorgevoerd. In oktober heeft Lloyd s in het kader van het HKZ certificaat een surveillancebezoek gebracht aan locaties van MagentaZorg. In het algemeen heeft de auditor een toegenomen vertrouwen geconstateerd in het management en de organisatie. Complimenten waren er voor het feit dat, ondanks de vele ontwikkelingen binnen MagentaZorg, de zorg toch gewoon en gewoon goed is verleend. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 9
Ten tijde van het bezoek is een zogenaamd major non conformity geconstateerd betreffende het uitvoeringsverzoek van de specialist ouderengeneeskunde. Deze is op basis van een oorzaakanalyse en plan van aanpak al in het verslagjaar gegradeerd tot een minor. Tijdens het, op het vernieuwen van het HKZ-certificaat gericht, bezoek in maart 2013 is geoordeeld dat dit verbeterpunt voldoende was opgelost. Dit zogenoemde Focusbezoek gaf een positief oordeel over de voortgang van de harmonisatie en vernieuwing van het kwaliteitsmanagementsysteem en er werden geen nieuwe verbeterpunten geconstateerd. Cliëntervaringen Het rapportcijfer dat de cliënten van MagentaZorg de organisatie in de CQi meting van 2011 toekenden was een 7.75 voor de organisatie en een 8,18 voor de medewerkers. In 2013 vindt een nieuwe meting plaats waarvan de resultaten in juni worden gepresenteerd. Vanuit het besef dat elke ranglijst zijn beperkingen kent en nooit een volledig beeld geeft van de werkelijkheid hebben de hoofdlocaties van MagentaZorg in het onderzoek van Elsevier 2012 naar de kwaliteit van verpleeg- en verzorgingshuizen en de thuiszorg in Nederland goed gescoord. Alle onderzochte locaties scoren gemiddeld tot bovengemiddeld. De locatie Buiten Zorg wordt speciaal genoemd bij de tien beste verpleeg- en verzorgingshuizen (instellingen die de hoogste scores halen ten opzichte van het landelijk gemiddelde). De resultaten van Zuyder Waert zijn ook heel positief, zij scoren op drie onderdelen ruim boven gemiddeld (de kwaliteit van leven, kwaliteit van de zorgorganisatie en de kwaliteit van de zorgverleners). Op het gebied van zorg en veiligheid scoort ze gemiddeld. Woonzorgcentrum De Molenhoeve scoort op het vlak van kwaliteit van leven gemiddeld en op de andere drie onderdelen boven gemiddeld. Oudtburgh, De Haemstede en Hoog Duinen scoren op twee punten boven gemiddeld en op twee punten gemiddeld. Lauwershof tenslotte scoort op alle vier de punten gemiddeld. Actie Zorg en de thuiszorg van MagentaZorg die worden beoordeeld, scoren op alle vier de onderdelen gemiddeld. Beleid risicovolle en voorbehouden handelingen Via de ingezette pilot voor E-learning en met behulp van het vaardighedenpaspoort is steeds inzicht welke medewerkers actueel geschoold zijn op het uitvoeren van risicovolle en voorbehouden handelingen. Gelet op de minor uit het surveillancebezoek van Lloyd s met betrekking tot het uitvoeringsopdracht van de eindverantwoordelijk arts is een nieuw formulier ontwikkeld. Voor de uitvoeringsopdracht van de huisarts in de verzorgingshuizen wordt in de regel Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 10
het formulier van de LHV gebruikt. Afspraken tussen de huisartsen en MagentaZorg worden nog structureel vastgelegd naast de werkinstructie voor eigen medewerkers. Prospectieve risicoanalyse Met betrekking tot de prospectieve risicoanalyse is in maart een plan van aanpak opgesteld. Op grond hiervan is de risico-inventarisatie voor de zorginhoudelijke veiligheid en de cliëntbeleving qua thema s al geïnventariseerd. De beheersing van de veiligheid voor medewerkers is belegd binnen de risicoinventarisatie en evaluatie (RI&E) inclusief het plan van aanpak als onderdeel van het arbeidsomstandighedenbeleid naast het aanstellen van twee externe vertrouwenspersonen in 2013. Veiligheid van gebouwen, hulpmiddelen en materialen is in dezelfde RI&E opgenomen. De veiligheid met betrekking tot de bedrijfsvoering wordt beheerst binnen het in 2013 op te stellen compliancebeleid. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 11
3.2 Medezeggenschap cliënten Centrale cliëntenraad De overkoepelende raad van de lokale cliëntenraden is de centrale cliëntenraad (CCR) die zijn bestaansrecht dankt aan overgedragen bevoegdheden door de lokale raden. Een onafhankelijk voorzitter leidt de CCR. Cliënten die wonen in een van de verpleeg- of verzorgingshuizen van MagentaZorg, of zorg en behandeling ontvangen van uit de betrokken locatie, zijn met 1 lid uit de lokale cliëntenraad vertegenwoordigd in de CCR. De voorzitter van de raad van bestuur van MagentaZorg evenals de bestuurssecretaris zijn de vaste gesprekspartners van de CCR. In 2012 gaf de CCR een positief (verzwaard) advies over: de jaarrekening 2011, het jaardocument 2011 en de begroting 2012 de nota Eten en Drinken (interne) verhuisplannen en bewegingen binnen MagentaZorg de aankoop van aandelen Actie Zorg klachtenbemiddeling de nota service- en besturingfilosofie het protocol uitgeleide overleden cliënten / bewoners de begroting 2013 Overige besproken (beleids)onderwerpen zijn: aanstelling van VV&T manager structuur MagentaZorg Actie Zorg meerjaren beleidsplan personeel- en organisatiebeleid meetweek kaderbrief 2013 geestelijke verzorging en activiteitenbegeleiding binnen MagentaZorg algemeen beleid en stand van zaken MagentaZorg ICT voorzieningen voor cliënten en bewoners. overzichten cliëntenklachten E-learning participatie in aanstellingscommissie (nieuwe voorzitter van) Raad van Toezicht bureau Zorgbemiddeling i.o. (harmonisatie van) de maandnota voor cliënten / bewoners gesprekken met het Zorgkantoor evaluatie van het functioneren van de CCR Lokale cliëntenraden Elk verpleeghuis en verzorgingshuis van MagentaZorg kent een lokale cliëntenraad die de belangen behartigt van de bewoners en, waar van toepassing, van cliënten die vanuit de locatie thuiszorg, hulp bij het huishouden, dagbehandeling of verzorging of verzorging in een naburig kleinschalig woonproject ontvangen. De lokale cliëntenraden worden geleid door een voorzitter en hebben een afvaardiging met vaste vervanger in de Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 12
centrale cliëntenraad. Elke cliëntenraad beschikt over administratieve en inhoudelijke ondersteuning. Het voert te ver om in deze jaarverslaggeving een uitputtende opsomming te geven van alle onderwerpen die in de onderscheiden cliëntenraden zijn behandeld. Volstaan wordt met een reeks van relevante gesprekspunten: nieuwbouw van de locatie Lauwershof verbeterplannen vanuit de CQi meting in 2011 familieparticipatie MIC meldingen en brandveiligheid in de gebouwen project jong dementerenden welzijn en dagbesteding Meldingen incidenten cliënten (MIC) Een van de kwaliteitsnormen HKZ is het op orde hebben van de registratie van de meldingen incidenten cliënten. Met de resultaten kunnen verbeteringen worden doorgevoerd om het aantal meldingen terug te dringen. Uit onderzoek is gebleken dat de kwantitatieve MIC registratie op orde is. De inhoudelijke analyse en de rapportage op meerdere niveaus (raad van bestuur / managementteam en middenkader / afdelingen) is nog voor verbetering vatbaar. Hiertoe wordt voor 2013 een verbeterplan opgesteld. Over het jaar 2012 zijn 2917 incidentmeldingen geregistreerd (2011: 3004). De top 3 bestond uit de volgende onderwerpen: vallen 1524 meldingen medicatiefouten 781 meldingen agressie / grensoverschrijdend gedrag 427 meldingen Uitvoering van het valpreventiebeleid laat op de locatie Oudtburgh al zien dat er goede resultaten worden bereikt. Op deze locatie is het aantal meldingen met 10% afgenomen. Op de andere locaties is dit nog minder zichtbaar. Door het MagentaZorg-breed baxteren van de medicijnen wordt gewerkt aan het terugdringen van medicatiefouten. Om het aantal meldingen over agressie en grensoverschrijdend gedrag terug te dringen is het verbeterproject probleemgedrag gestart en wordt intervisie ook met behulp van video-interactie - aangeboden aan medewerkers. Cliëntklachten Om te voldoen aan landelijke standaarden met betrekking tot klachtenbemiddeling voor cliënten is per 1 mei een onafhankelijk klachtenbemiddelaar aangesteld. Tevens is de regeling onder de aandacht van betrokkenen gebracht en zijn een nieuwe brochure en klachtenformulier breed verspreid. Voorts heeft de nieuwe bemiddelaar een kennismakingsronde gemaakt langs alle locaties. Zoals verwacht is het aantal klachten in het verslagjaar toegenomen: 52 in het jaar 2012 tegenover 33 in het jaar 2011. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 13
Totaal aantal Zorg / Dienstverlening Materieel Technisch Bejegening Overig Afgehandeld 52 27 12 15 6-44 NB: een ingediende klacht kan meerdere aspecten beslaan, bijvoorbeeld technisch en materieel. Het totaal aantal klachten onder de diverse aspecten is dus niet gelijk aan het aantal in de eerste kolom. Dit geldt ook voor het aantal afgehandelde klachten De wijze waarop klachten behandeld zijn, verschilde per klacht. Soms is volstaan met het melden van de klacht aan de verantwoordelijke leidinggevende, het registreren van de klacht en het monitoren en registreren van de klachtafhandeling door deze leidinggevende. In andere gevallen bezocht de klachtenbemiddelaar de cliënt of contactpersoon die een klacht ingediend had, dan wel nodigde hem/haar uit voor een nader gesprek. Voorafgaand aan of volgend op dit gesprek oriënteerde de klachtenbemiddelaar zich over de situatie bij de verantwoordelijke leidinggevende. Regelmatig is op basis hiervan een notitie opgesteld met een analyse van de klacht, de gevolgde werkwijze en eventuele adviezen om gelijksoortige klachten in de toekomst te voorkomen. Deze notities werden toegezonden aan de Raad van Bestuur, het voor het onderwerp verantwoordelijke Managementteamlid en de betrokken leidinggevende. Ter afsluiting van de klacht werd cliënt of diens contactpersoon middels een brief van de Raad van Bestuur op de hoogte gesteld van de wijze waarop de klacht behandeld is en welke stappen de organisatie gaat nemen c.q. genomen heeft om de klacht op te lossen of in de toekomst te voorkomen. Waar nodig werd geadviseerd schade en kosten te vergoeden. Deze adviezen zijn steeds overgenomen. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 14
3.3 Medewerkers Medezeggenschap MagentaZorg kent één ondernemingsraad (OR) voor alle medewerkers van het concern. Om de inhoudelijke bespreking van onderwerpen in de vergaderingen van de OR goed voor te bereiden kent de OR naast het dagelijks bestuur (voorzitter, vicevoorzitter en secretaris) vier commissies met de volgende aandachtsgebieden: Commissie veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu (VGWM) Commissie sociaal beleid Commissie financiën en strategie Commissie public relations In het najaar van 2012 zijn er verkiezingen uitgeschreven. Voor zes vacatures zijn er zes kandidaten voorgesteld. Dientengevolge waren verkiezingen niet noodzakelijk. Op onderstaande thema s heeft de OR overleg gevoerd met de bestuurder en conform de Wet op de Ondernemingsraden geadviseerd resp. instemming verleend: Uitvoering medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) Overname Actie Zorg Personele onderwerpen waaronder o Positionering activiteitenbegeleiding o Sociaal plan o Werving en selectie beleid o Opleidingsplan en E-learning o Beleidsplan beroepspraktijkvorming (BPV) o Harmoniseren van regelingen o FWG harmoniseren van functies en indelingen o Verlofregeling Financiën exploitatie, kaderbrief 2013, meerjarenbeleidsplan Vastgoed nieuwbouw Lauwershof, relatie met GGZ, verhuizing groep cliënten Korsakov, strategische vastgoednota Samenstelling managementteam Ontwikkelingen facilitair bedrijf Overheidsbeleid en gevolgen voor MagentaZorg Samenwerking met Alkcare Opzetten bureau zorgbemiddeling Profielschets nieuwe leden raad van toezicht Een nieuwe bestuurder vraagt om hernieuwde afstemming van wederzijdse verwachtingen tussen deze bestuurder en de ondernemingsraad. Hieraan is niet alleen in het begin van het verslagjaar aandacht besteed tijdens een OR-cursus maar tevens gedurende het jaar door. Dit meestal op basis van voorliggende voorbeelden. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 15
Medewerkermonitor In het voorjaar is onder alle medewerkers de Medewerkermonitor uitgezet. 680 Medewerkers hebben de monitor ingevuld, een responspercentage van 48,4%. De uitkomsten boden een gevarieerd beeld van punten waarop verbetering nodig is. Tegelijkertijd laten de uitkomsten zien dat MagentaZorg best practices in huis heeft. Alle reden dus om onderling ervaringen uit te wisselen. De ondernemingsraad is gevraagd mee te denken over de aanpak van verbeterpunten. Het advies van de raad is overgenomen om de nadruk te leggen op de thema s communicatie, leiderschap en arbobeleid. Verzuim In 2011 is het verzuimpercentage uitgekomen op 5,98%. Dit is aanleiding geweest om het verzuimbeleid integraal aan te scherpen. Ter voorbereiding op een plan van aanpak is een verzuimscan onder de leidinggevenden uitgevoerd. De verzekeraar van langdurig verzuim en een gespecialiseerd bureau hebben voor het management een presentatie gegeven van een beproefde aanpak. De aangereikte tools hebben er voor gezorgd dat het verzuimpercentage per ultimo 2012 is gedaald naar 5,14%. Voor het jaar 2013 is het streven er op gericht het percentage verder terug te brengen naar 4%. Vertrouwenspersonen MagentaZorg beschikte in 2012 over twee interne vertrouwenspersonen. Deze vervulden de rol van vertrouwenspersoon naast hun hoofdfunctie binnen MagentaZorg. Een van hen is inmiddels uit dienst getreden, de ander is op eigen verzoek ontheven van haar taak als vertrouwenspersoon. In overleg met de ondernemingsraad is eind 2012 besloten dat vertrouwenspersonen vanwege de gewenste onafhankelijkheid geen andere functie binnen MagentaZorg kunnen bekleden. Op korte termijn zal de functie met mensen van buitenaf worden ingevuld. Meldingen incidenten medewerkers (MIM) In totaal zijn er in het verslagjaar 334 meldingen gedaan van incidenten waarbij medewerkers schade hebben geleden of hadden kunnen lijden. De meeste meldingen (309) betroffen die waarbij grensoverschrijdend gedrag (vooral verbale en fysieke agressie) door cliënten werd vertoond tegenover de medewerker. Om een eenduidige definitie te formuleren, oorzaken op te sporen en de medewerkers nog beter toe te rusten om zulke situaties zoveel mogelijk te voorkomen dan wel er zo goed mogelijk mee om te gaan, is het project probleemgedrag in de steigers gezet. Intervisie, ook in de vorm van Video Interventie, zal hierin een belangrijke plaats innemen. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 16
4. Afsluitend Aanpassing van de regeling verslaggeving WTZi heeft tot gevolg gehad dat zorginstellingen met ingang van het verslagjaar 2012 geen verplichting meer hebben een jaarverslag op te stellen en te publiceren. Voor die tijd waren zorginstellingen verplicht voor de jaarverslaggeving gebruik te maken van het Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording volgens een voorgeschreven model. Mede op grond van uiteenlopende bezwaren uit het veld is besloten het voorgeschreven model in te trekken. Met het vervallen van het jaarverslag in de vorm zoals we dat gewend waren is de vraag gerezen op welke manier MagentaZorg de stakeholders nu kan en moet informeren. MagentaZorg is een maatschappelijke organisatie en vervult een belangrijke rol in de samenleving. Tegelijkertijd zien we onder andere dat de media kritisch kijken naar organisaties en de resultaten die zij behalen. Verslaggeving levert een bijdrage aan het behouden en uitbreiden van maatschappelijk draagvlak en toont aan waarom MagentaZorg bestaansrecht heeft, wat de waarde van de organisatie is voor de samenleving en hoe de organisatie daarin presteert. Jaarverslaglegging MagentaZorg 2012 17