Handleiding Voor de groepsverantwoordelijke INLEIDING [versie: 15/03/2017] MyJEKA is de administratieve assistent voor de groepen die deze zomer met JEKA op buitenlandse reis gaan. Via deze online applicatie kan een groepsleider zijn buitenlandskamp beheren, zichzelf of andere deelnemers aanmelden, enz. Momenteel zijn een aantal rubrieken nog in volle ontwikkeling. De meeste kan je echter wel al gebruiken. Je kan MyJEKA als volgt raadplegen: - ofwel door op onze website (www.jeka.be) in het menu bovenaan op de link MyJEKA te klikken. - ofwel door rechtstreeks naar de pagina http://myjeka.force.com te surfen. REGISTRATIE Heb je reeds een registratie van vorig jaar, gebruik deze. Ben je je inlognaam of paswoord vergeten, contacteer ons per mail op info@jeka.be of telefoneer naar 02.230.84.55 (tijdens kantooruren). Elke andere groepsleider ontvangt binnenkort van JEKA een mail met als onderwerp Welcome to MyJeka, een gebruikernaam ( @myjeka.be) en een link om je registratie te bevestigen. Klik op deze link of kopieer de link in je webbrowser en u kan je registratie afwerken. Je hebt 24u de tijd om je wachtwoord in te stellen na het ontvangen van dit mailtje. Let op: indien ook andere leden van de begeleiding de toestemming moeten krijgen om een buitenlands kamp te beheren, contacteer dan JEKA. Wij zorgen ervoor dat die personen dezelfde rechten krijgen als de contractant. 1
INLOGGEN Inloggen doe je door te surfen naar https://myjeka.force.com of met de link MyJEKA op onze site www.jeka.be. Opgelet: de in te vullen gebruikersnaam is het gedeelte voor @myjeka.be uit de mail. Overzicht buitenlandse reizen Na het inloggen in MyJEKA zie je als groepsverantwoordelijke alle reizen waar je verantwoordelijk voor bent of aan deelneemt. Link naar overzichtscherm. Profiel aanpassen, uitloggen. Inschrijven op een kamp als deelnemer. Link naar kampgegevens. 2
Overzichtscherm reis Algemene info Deelnemers info Wijzig het oorspronkelijk opgegeven aantal deelnemers. Transport info Activiteiten info Inschrijvingscode deelnemers HOE deelnemers inschrijven Deelnemers kan je toevoegen op verschillende manieren: - Of je laat je deelnemers zich zelf registreren op de MyJeka en je geeft hun je inschrijvingscode deelnemers door. Deze code vind je op de informatiepagina. - Of je schrijft zelf alle deelnemers in via de deelnemerspagina door rechtsboven te klikken op +deelnemers en dan te kiezen voor Een ander. - Of je download het excel document dat je ook vindt op de deelnemerspagina door rechtsboven te klikken op +deelnemers. Dit document vul je dan in en stuur je naar info@jeka.be. Wij doen dan de rest. OPGELET: Vergeet achteraf niet om de deelnemers te aanvaarden voor je buitenlands kamp. Deadline 15/04 3
Als groepsleider deelnemers inschrijven Klik op Deelnemers. Via de blauwe knop rechtsboven kan je nu deelnemersgegevens invoeren. Vergeet niet eerst JEZELF in te schrijven als je ook meegaat. Je kan ook een deelnemerslijst invullen en laten invoeren door ons. Download het excel document, vul in en stuur het door naar info@jeka.be. 4
Voorkeur opstapplaats ingeven Via de menukeuze Transportgegevens kan je een voorkeur voor je opstapplaats ingeven. 5
ACTIVITEITEN RESERVEREN EN BEHEREN Via de menukeuzen Activiteitenplanning krijg je een overzicht van de reeds gereserveerde activiteiten en excursies. Op dit scherm kan je 2 blokken onderscheiden: 1. Groepen 2. Activiteiten planning 1 2 6
Bij elke activiteit of excursie moet opgegeven worden hoeveel personen er zullen deelnemen. Dit gebeurt door het koppelen van een of meerdere activiteitengroepen aan de activiteit of excursie. Wanneer later het aantal deelnemers in de groep wijzigt, moet je alleen het aantal deelnemers in de activiteitengroep(en) wijzigen waardoor het nieuwe aantal bij elke activiteit en excursie wordt aangepast. Je hebt de volledige vrijheid in het definiëren van het aantal activiteitengroepen (minstens 1). We geven hier wel enkele suggesties: - Begin met het maken van een activiteitengroep Iedereen met het totaal aantal deelnemers in de groep. Deze activiteitengroep kan je gebruiken voor elke activiteit of excursie waar de hele groep aan deelneemt. - Maak ook een activiteitengroep voor delen van de groep die apart een activiteit of excursie wensen te doen. Bv. de afdelingen van een jeugdbeweging, klassen van een school, enz. Opmerking: De aantallen per activiteit zijn nog steeds aanpasbaar. Zie punt 3. Om een nieuwe activiteitengroep aan te maken, klik je op de blauwe knop + Activiteitengroep, kies een naam voor de activiteitengroep en vul het initieel aantal deelnemers in. Klik daarna op de knop Bewaar. 7
Klik op de knop + Activiteit. Op het scherm dat zich dan opent, kan je één activiteit of excursie reserveren: 8
Je kan nu één activiteit of excursie opgeven door de volgende velden in te vullen of aan te klikken: Opmerking: het is mogelijk dat je na elke klik op één van de volgende items, even moet wachten tot het systeem het aangeklikte veld verwerkt heeft alvorens het volgende item verschijnt. - Activiteit: kies de gewenste hoofdactiviteit (bv. Touwenparcours) - Activiteit Formule: kies de gewenste deelactiviteit (bv. alleen touwenparcours) - Aanbieder: wordt automatisch ingevuld - Voorkeur aanvangsdatum: kies een voorkeurdatum - Voorkeur start uur: kies een voorkeur start uur - Extra opmerking: eventuele extra informatie die je over deze activiteit aan de JEKA-activiteitenplanner wil laten weten. Bijvoorbeeld bij een activiteit een aangepast start uur doorgeven. - Activiteitengroepen: vink de activiteitengroep(en) aan die aan deze activiteit zullen deelnemen. Per groep kan je evt. nog het aantal deelnemers aanpassen (+ voor meer, - voor minder) Let op: als het werkelijk aantal deelnemers van je groep gewijzigd is (bv. vanwege een annulering), wijzig dan het aantal van die activiteitengroep(en) en pas het aantal hier niet manueel aan. - Transport: Hier kan je aangeven hoe je naar het startpunt van de activiteit zal rijden met een eventuele extra opmerking. - Aanvullende informatie: geeft eventuele beperkingen aan waaraan je je moet houden (i.h.b. minimum en maximum aantal deelnemers: indien je meer deelnemers hebt, moet je de groep splitsen en de activiteit herhalen voor elke deelgroep, evt. over meerdere (halve) dagen. Vergeet niet je boeking te bewaren De activiteit Eigen activiteit dient om een activiteit in te geven waarbij JEKA niets dient te reserveren. Op die manier weet de activiteitenplanner van JEKA dat hij bij het herschikken van de activiteiten (indien nodig) deze eigen activiteit ook een plaats moet geven. In sommige bestemmingen kan je op dezelfde manier ook een bustransfer reserveren om de groep naar de startlocatie van een activiteit te brengen (of achteraf terug naar het logement). Gebruik hiervoor de keuze Bustransfer. Na het ingeven van de gewenste activiteiten en excursies, zie je op het overzichtsscherm in het onderdeel Gereserveerde Activiteiten de lijst met alle activiteiten en excursies die je aangevraagd hebt. Naast elke activiteit vind je een knop om een activiteit te wijzigen of te wissen. In de kolom Prijs geldig in staat het jaartal waarvoor de vermelde prijs geldig is. Het is echter mogelijk dat JEKA de nieuwe prijs nog niet heeft bekomen. En onderaan de tabel staat dan de totale prijs voor de vermelde activiteiten, excursies en transfers. 9
VRAGEN? Contacteer JEKA vzw op het nummer 02/230.84.55 tijdens de kantooruren of stuur een e-mail naar info@jeka.be met vermelding van: - de naam van je groep + boekingsnummer - bestemming + periode - de fout die je gevonden hebt, of de opmerking die je wil maken. - Telefoonnummer waar we kunnen contacteren. Wij bellen je zo vlug mogelijk terug. DEADLINE BELANGRIJK: de deadline voor het ingeven van de activiteiten en excursies is donderdag 4 mei 2017. De activiteitenverantwoordelijken van JEKA gaan vanaf dan aan de slag om de verschillende aanvragen op elkaar af te stemmen. Als zij tijdens het puzzelen onduidelijkheden vinden in de aangevraagde activiteiten, of wanneer je bv. een activiteit aangevraagd hebt met meer deelnemers dan toegelaten voor die activiteit, dan zullen zij je rechtstreeks contacteren. Wanneer zij klaar zijn met het puzzelen, krijg je hierover ook een bericht via e-mail (ongeveer half juni voor de groepen die in juli vertrekken en eind juni voor de groepen die in augustus vertrekken). Na groen licht van de groepsverantwoordelijke worden de activiteiten en excursies definitief besteld. 10