Lync 2010 korte gebruikershandleiding In deze korte handleiding worden de basishandelingen binnen Lync versie 2010 toegelicht. Op de TU/e wordt Lync 2010 beschikbaar gesteld om uniforme communicatie mogelijk te maken. Hierbij valt te denken aan telefonie, video conferentie, en chatten. De toelichting is in het Nederlands inclusief een aantal Engelse termen. Het is mogelijk om Lync in het Nederlands of Engels geïnstalleerd te krijgen. De focus in deze handleiding is gelegd op telefonie. Overige ondersteuning is te vinden via de help optie in het hoofdmenu. Inhoud Telefoneren, algemeen Gebeld worden Direct doorschakelen of met ruggespraak Instellingen voor doorschakelen van gesprekken Simultaneous Ring (gelijktijdig de telefoon over laten gaan) Voicemail (antwoord apparaat dat resulteert in een bericht in Outlook) Telefoneren algemeen Het scherm van Lync ziet er standaard uit zoals in het plaatje hiernaast. U heeft een aantal opties om een telefoongesprek te beginnen. Als u een vaste telefoon heeft, kunt u uiteraard gewoon een nummer toetsen. Het is ook mogelijk het bellen te beginnen vanuit de Lync client zelf of een andere applicatie (browser, outlook). Een telefoongesprek dat op deze manier gestart is kan ook gewoon via de vaste telefoon verlopen (via de hoorn of de speaker op de telefoon).
Om vanuit de Lync client een telefoongesprek te starten heeft u meerdere opties. We noemen er drie; - Type de naam van degene die u wil bellen in het vakje in het midden. Lync zal de lijst met gevonden personen in het onderste gedeelte laten zien. Ga met de muis op de juiste persoon staan, en klik op Gesprek of bevestig met de Enter toets (standaard gekozen optie is dan bellen). - Als u het telefoonnummer weet, kunt u ook dit typen in hetzelfde venster. Ook hier gaat u met de muis over het nummer en klikt Call of Bellen. - Ook kunt u op het telefoontje ( ) klikken in de bovenbalk. Hierna ziet u een afbeelding van een telefonisch 0-9 toetsenbord, waarmee u het nummer dat u wil bellen in kan voeren. Bevestig het nummer dan bijvoorbeeld met enter of click op de button Call of Bellen.
Gebeld worden Als u gebeld wordt door een persoon (hier ocstestuser) en u heeft de Lync client software actief, ziet u een notificatie onderin uw scherm verschijnen: U kunt deze gebruiken om meteen aan te geven dat u niet gestoord wilt worden (bijvoorbeeld door op de knop weigeren te klikken). Als u het telefoontje aanneemt, door middel van uw telefoon of headset, of door middel van een muisklik op de groene telefoonhoorn, verschijnt het gespreksvenster: Hier kunt u: - Het telefoontje in de wacht zetten zodat de andere kant even niets hoort ( ) - Het telefoontje doorverbinden (selecteer pijl rechtsonder), zie verderop in deze handleiding. - Mensen toevoegen aan het gesprek om zo een conferentiegesprek te houden, zie verderop in de handleiding. In dit scherm is het mogelijk om andere functionaliteiten van Lync te gebruiken, waaronder video bellen. Voor aanwijzingen daarover kunt u de Help functie gebruiken.
Doorschakelen Wanneer u (Weisfelt) gebeld wordt (door ocstestuser) en wilt deze doorverbinden (naar Koning) dan dienen de volgende stappen doorlopen te worden: 1. Selecteer de pijl rechtsonder in het gespreksscherm. En kies de optie doorverbinden naar anderen, andere persoon of telefoonnummer. Een snellere optie is om vanuit het gespreksvenster CTRL-SHIFT-T te selecteren. 2. Selecteer de persoon naar wie u wilt doorverbinden en bevestig via de knop OK. Doorschakelen met ruggespraak Als u eerst contact wilt hebben met de degene waarnaar u doorverbind dan kunt u onderstaande stappen volgen. 1. Bij het doorschakelen met ruggespraak zet u eerst een tweede gesprek op door een naam (Koning) of nummer te kiezen in het startscherm van Lync. Het eerste gesprek wordt automatisch in de wacht geplaatst. 3. Vanuit dit tweede gesprek kiest u via dezelfde pijl nu voor de optie doorverbinden naar anderen, andere persoon of telefoonnummer, huidige gesprekken. 2. U selecteert het eerste gesprek met ocstestuser en het gesprek is doorverbonden.
Instellingen voor doorschakelen van gesprekken Wanneer de instelling voor doorschakelen van gesprekken aangezet worden, dan kunnen inkomende telefoongesprekken automatisch doorgeschakeld worden naar een bestemming naar keuze. Om doorschakelen aan te zetten volgt u de volgende stappen: 1. Open Lync, ga via het menu Extra naar opties, gesprekken doorschakelen. 2. In het scherm wat nu verschijnt ziet u rechts 3 telefoontjes: Optie 1. Als de bovenste geselecteerd is, staat doorschakelen uit. Onbeantwoorde oproepen komen na 20 seconden (tijd zelf in te stellen) in de voicemail box. Optie 2. Via het tweede telefoontje kunt u de oproep op meerdere manieren laten doorschakelen: - Selecteer in het drop down menu "Voice Mail" als de oproep doorgestuurd moet worden naar voicemail om het bericht later te beluisteren. Deze voicemail zal nu terecht komen als een audio bestand in Microsoft Exchange, en is te beluisteren via uw mailprogramma of uw Lync client (zie onderdeel voicemail hieronder). - Selecteer "New Number or Contact" als de oproep doorgestuurd moet worden naar een nieuw contact. - Selecteer een nummer (bijvoorbeeld uw eigen nummer) om berichten door te laten sturen naar dat betreffende nummer. - Selecteer "Mijn gemachtigden" en voeg contacten in het scherm toe. Dit wordt met name gebruikt voor contacten waarvan u wil dat zij uw oproepen beantwoorden bijvoorbeeld bij een chef-secretaresse schakeling. Optie 3. Tegelijk bellen wordt gebruikt om ook een of meerdere andere telefoon (bijvoorbeeld mobiele nummer) af te laten gaan en via de Lync op de hoogte te worden gebracht van binnenkomende oproepen. Een veelgebruikte optie is om een zogenoemde teamoproep-groep in te stellen zodat als je zelf de telefoon niet opneemt binnen 10 seconden dat dan de telefoon overgaat bij jouw team van één of meerdere collega s.
Voicemail Het instellen van de voicemail is simpel; klik op het telefoontje volgende scherm naar voren: in het menu. Dan komt het Druk nu op het knopje en selecteer "Welkomst bericht wijzigen". Er volgt dan een spraak gestuurd menu waarin naam en welkomst bericht kunnen worden ingesproken. Als u nieuwe voicemailberichten heeft (Koning), dan kunt u die zien onder in het scherm. Als u met de muis over de oproep heen gaat dan komt er een groene knop waarmee u de voicemail direct kunt afluisteren.
Overige vragen help functie Via het menu kan de helpfunctie opgestart worden door rechtsboven op help te klikken. Kies vervolgens voor de optie Lync Help. Onderstaand overzicht geeft de mogelijkheden om direct verder informatie te vergaren over de mogelijkheden binnen Lync.