Private Search Gebruikershandleiding Ingeven en aanpassen van de gegevens 10/04/2014 v 2.00 1
Inleiding Deze handleiding geeft alle acties weer die mogelijk zijn in de applicatie KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) «Private Search». 2
Inhoudsopgave Inleiding... 2 De opdracht van de Private Search... 6 1 Overzicht van de gebruikte afkortingen... 7 2 Toegang tot Private Search... 8 2.1 Beveiligde toegang... 8 2.2 Wie heeft toegang?... 9 2.2.1 Wettelijke functies... 9 2.2.2 Mandaat Private Search... 9 2.3 Beheer van volmachten voor toegang tot de applicatie «Private Search»... 9 3 Algemene principes in de Private Search applicatie... 11 3.1 Menu balk bovenaan... 11 3.1.1 Onthaal:... 11 3.1.2 Printen... 11 3.1.3 Taal veranderen... 11 3.1.4 Uitloggen... 11 3.2 Navigatie principes... 11 3.3 Validatie en controles... 12 3.3.1 Verplichte velden... 12 3.3.2 Valideren van codes... 12 3.3.3 Keuzelijst of inschrijving van de code... 12 3.3.4 Date picker... 13 3.3.5 Bevestigingsboodschappen... 13 3.4 Werking van de historiek... 13 4 Aanpassen van gegevens... 14 4.1 Welke gegevens?... 14 4.2 Aanpassingen van andere gegevens... 15 5 Raadplegen en uitvoeren van acties op het niveau van de onderneming... 16 5.1 Raadplegen van de gegevens van de onderneming... 16 5.2 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van bepaalde gegevens van de onderneming. 17 5.2.1 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van de contactgegevens... 17 5.2.2 Inschrijven, corrigeren en stopzetten van gegevens met betrekking tot de mandaten 18 5.2.2.1 Creatie van een mandaat... 18 5.2.2.2 Beheren van een bestaand mandaat... 19 5.2.2.2.1 Corrigeren van een mandaat... 19 5.2.2.2.2 Stopzetten van een mandaat... 20 5.2.2.2.3 Annuleren van een mandaat... 20 5.2.3 Inschrijven, corrigeren of stopzetten van bankrekeningen... 21 5.2.3.1 Inschrijven van een nieuwe bankrekening... 21 5.2.3.2 Bewerken van een bankrekening... 22 5.2.3.2.1 Aanpassen gegevens van een bankrekening... 22 5.2.3.2.2 Corrigeren van gegevens van een bankrekening... 23 5.2.4 Creatie van een nieuwe VE... 24 5.3 Uittreksels... 26 5.3.1 Volledig uittreksel onderneming... 26 5.3.2 Beperkt uittreksel onderneming... 27 3
5.3.3 Uittreksel vestigingseenheid... 28 5.3.4 Uittreksel toelatingsaanvragen... 29 5.3.5 Uittreksel mandaten... 30 6 Raadplegen en uitvoeren van acties op de gegevens van een vestigingseenheid... 31 6.1 Raadplegen van de gegevens van een vestigingseenheid... 31 6.2 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van bepaalde gegevens van een vestigingseenheid... 32 6.2.1 Aanpassen van gegevens van het adres van een VE... 32 6.2.1.1 Corrigeren van het adres van een VE... 33 6.2.1.1.1 Wijzigen van het adres van een VE... 34 6.2.1.1.2 Reactiveren adresgegevens op VE niveau... 35 6.2.2 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van gegevens met betrekking tot de mandaten 36 6.2.2.1 Creëren van een mandaat op het niveau van een VE... 36 6.2.2.1.1 Beheren van een mandaat... 37 6.2.2.1.2 Corrigeren van een mandaat op het niveau van de VE... 38 6.2.2.1.3 Stopzetten van een mandaat op het niveau van de VE... 39 6.2.2.1.4 Annuleren van een mandaat op het niveau van de VE... 39 6.2.3 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van activiteiten... 40 6.2.3.1 Creatie van een nieuwe activiteit op het niveau van de VE... 40 6.2.3.2 Aanpassen van de gegevens van een activiteit van een VE... 43 6.2.3.2.1 Wijziging van een activiteit... 44 6.2.3.2.2 Corrigeren van een activiteit... 46 6.2.3.2.3 Stopzetten van een activiteit op het niveau van een VE... 47 6.2.3.2.4 Reactiveren van een activiteit op het niveau van de VE... 48 6.2.4 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van benamingen... 49 6.2.4.1 Creatie van een benaming op het niveau van een VE... 49 6.2.4.2 Bewerken van bestaande benamingen... 50 6.2.4.2.1 Wijzigen van een benaming (er wordt een historiek bijgehouden van de vorige benamingen)... 51 6.2.4.2.2 Corrigeren van foutieve benamingen (er wordt geen historiek bijgehouden van de vorige benaming)... 52 6.2.4.2.3 Stopzetten van een benaming op het niveau van de VE... 53 De volgende bevestigingsboodschap wordt getoond.... 54 6.2.5 Corrigeren van de begin- en einddatum van een VE... 54 6.2.5.1 Corrigeren van de begindatum van een VE... 54 6.2.5.2 Einddatum corrigeren van een stopgezette vestigingseenheid... 55 6.2.5.3 Stopzetten van een VE... 56 6.2.5.4 Annuleren van een VE... 57 6.2.5.5 Hernemen van een VE... 57 6.3 Uittreksels... 60 6.3.1 Uittreksel vestigingseenheid... 60 6.3.2 Uittreksel toelatingsaanvragen... 61 4
6.3.3 Uittreksel mandaten... 62 7 De adreswizard... 63 7.1 Ingeven van de datum... 63 7.2 Ingeven van de postcode en/of naam van de gemeente... 63 7.3 Ingeven van de straat, nummer en/ of postbus.... 64 5
De opdracht van de Private Search De Private Search is een toepassing die iedere persoon, die wettelijke functies of een mandaat uitoefent binnen een onderneming, toelaat om de gegevens te consulteren, bepaalde gegevens aan te passen (binnen de beperkingen van de KBO-wetgeving), mandaten toe te kennen en uittreksels te bekomen. Deze toepassing richt zich naar alle type ondernemingen (ondernemingen rechtspersoon en natuurlijk persoon). 6
1 Overzicht van de gebruikte afkortingen Afkorting eid KBO OLK OND ONP ORP VE VZW Betekenis Elektronische identiteitskaart Kruispuntbank van Ondernemingen Ondernemingsloket Onderneming Onderneming natuurlijk persoon Onderneming rechtspersoon Vestigingseenheid Vereniging zonder winstoogmerk 7
2 Toegang tot Private Search 2.1 Beveiligde toegang Hoe inloggen in Private Search? De verbinding wordt tot stand gebracht door de hierna volgende link in te geven in uw webbrowser: http://economie.fgov.be/. Klik op de voor u toepasbare taalrol NL of FR, (de toepassing is beschikbaar in het Duits echter dient u in te loggen via de NL of FR versie van de website en kan u nadien de taal binnen de toepassing aanpassen naar het Duits). Vervolgens klikt u op de link naar Private Search. Private Search is een beveiligde toepassing. U dient zich te identificeren met uw burgertoken of een elektronische identiteitskaart (eid). U krijgt nu toegang tot het scherm met een overzicht van de ondernemingen waarin u een wettelijke functie uitoefent of waarvoor u een mandaat Private Search heeft gekregen en waarvoor u consultaties en/of inschrijvingen en/of wijzigingen kan ingeven overeenkomstig de KBO-wetgeving. Klik vervolgens op de link Toon de lijst van ondernemingen van de gebruiker van de private search. U kan nu een onderneming selecteren door te klikken op het ondernemingsnummer. 8
2.2 Wie heeft toegang? Het gebruik van de toepassing «Private Search» is niet toegestaan aan alle personen die ingeschreven zijn met een functie of een mandaat binnen een onderneming. De toegang is beperkt. 2.2.1 Wettelijke functies Enkel de personen die ingeschreven zijn met een wettelijke functie binnen een onderneming, hebben automatisch toegang tot de toepassing «Private Search» met behulp van hun eid of token. Deze toegang geeft hen het recht om gegevens van de onderneming te raadplegen, aan te passen of te verbeteren. Een afzonderlijk overzicht met de functies die automatisch toegang geven tot de toepassing «Private Search», kan u via onderstaande link terugvinden: http://economie.fgov.be/nl/binaries/functies%20ps%2031.03.10_nl_tcm325-100193.pdf Komt de onderneming waarbinnen u een wettelijke functie uitoefent niet voor in de lijst met ondernemingen waartoe u een toegang hebt via de applicatie «Private Search» en komt de functie die u uitoefent wel voor in bovenstaande lijst? Het is mogelijk dat uw functie niet is ingeschreven in de KBO. In dit geval dient u de beheersdienst KBO - PRIVATE SEARCH (Koning Albert II laan 16, 1000 Brussel) een ingevuld aanvraag toe te sturen, vergezeld van een kopij van de benoemingsakte. U vindt het aanvraagformulier «Ontbrekende wettelijke functie» terug op de website van KBO - PRIVATE SEARCH via deze link: http://economie.fgov.be/nl/modules/publications/publicaties_kbo/formulaires/fonction_legale _manquante.jsp 2.2.2 Mandaat Private Search De personen die beschikken over een mandaat «Private Search», hebben eveneens een toegang tot de applicatie «Private Search» met behulp van hun eid of token. 2.3 Beheer van volmachten voor toegang tot de applicatie «Private Search» Als u een wettelijke functie bekleedt die u een toegang verschaft tot de applicatie «Private Search», dan kunt u een mandaat «Private Search» toekennen aan een andere persoon. Om deze mandaten te beheren kan u gebruik maken van volgende formulieren. Formulier waarmee volmachtgevers (personen die een wettelijke functie bekleden in een onderneming) een volmacht kunnen toekennen: http://economie.fgov.be/nl/modules/publications/publicaties_kbo/formulaires/octroyer _un_mandat.jsp 9
Formulier waarmee volmachtgevers (personen die een wettelijke functie bekleden in een onderneming) een volmacht kunnen intrekken: http://economie.fgov.be/nl/modules/publications/publicaties_kbo/formulaires/revoque r_un_mandat.jsp Formulier voor het stopzetten van een mandaat (door de gemandateerde) http://economie.fgov.be/nl/modules/publications/publicaties_kbo/formulaires/renonce r_a_un_mandat.jsp 10
3 Algemene principes in de Private Search applicatie 3.1 Menu balk bovenaan het scherm In dit hoofdstuk worden de iconen uitgelegd die op ieder scherm terugkeren. 3.1.1 Onthaal: U kunt steeds terugkeren naar het onthaal scherm. Hiervoor dient u op het icoon te klikken. 3.1.2 Printen U kunt een afdruk van een scherm vragen door op het icoon te klikken. 3.1.3 Taal veranderen In ieder scherm kunt u rechts bovenaan van taal veranderen. U dient hiervoor op het label van de gewenste taal te klikken ( nl voor Nederlands, fr voor Frans en de voor Duits). 3.1.4 Uitloggen U kunt de applicatie verlaten door op het icoon te klikken. 3.2 Navigatie principes Wanneer u de gegevens van een onderneming gaat raadplegen, zal de navigatie zich in de meeste schermen in twee tabs opsplitsen. Het betreft de tabs «Onderneming» en «Vestigingseenheid». De actieve tab is steeds oranje, de niet-actieve tab is grijs. De tabs «Onderneming» en «Vestigingseenheid» zijn onderling verbonden: - de tab vestigingseenheid kan enkel de informatie bevatten van één vestiging van de onderneming die op dat moment geselecteerd is onder de ondernemingstab. - indien u een onderneming opzoekt en u kiest via de «Lijst van vestigingseenheden» een vestigingseenheid, dan komt u onmiddellijk in de tab «Vestigingseenheid» terecht. De inhoud van de tab «Onderneming» blijft uiteraard ook behouden op het scherm en u kunt op deze manier vlot navigeren tussen de onderneming en de vestigingseenheid. 11
3.3 Validatie en controles 3.3.1 Verplichte velden Verplichte velden worden standaard gemarkeerd met een *. Indien een verplicht veld niet ingevuld wordt, krijgt u bovenaan het scherm een rode foutmelding en wordt het betreffende veld eveneens in het rood aangeduid. 3.3.2 Valideren van codes U kunt op verschillende plaatsen in de toepassing een nummer laten valideren. Dit betekent dat dit nummer op correctheid wordt gecontroleerd. Het valideren van een nummer of code gebeurt steeds bij het klikken op het groene pijltje. Voorbeeld: u vult de NACEBEL code in en het systeem zoekt de bijhorende omschrijving van deze code op. 3.3.3 Keuzelijst of inschrijving van de code Hier kunt u zowel een keuze maken uit de keuzelijst, of indien u de bijhorende code al kent, deze ingeven in het eerste veld. Indien de code overeenkomt met een gegeven uit de keuzelijst, zal deze in de lijst verschijnen. Voorbeeld: 12
3.3.4 Date picker Voor het ingeven van datums heeft u de keuze tussen het direct ingeven van de datum (formaten DDMMJJJJ; DD/MM/JJJJ of DDMMJJ), of het kiezen van een datum uit de datepicker naast het invoerveld. Datums na of gelijk aan 01/01/2100 worden niet aanvaard. Datums voor 01/01/0001 worden eveneens niet toegelaten. 3.3.5 Bevestigingsboodschappen Indien een actie succesvol werd uitgevoerd, zal een blauwe bevestigingsboodschap bovenaan het scherm getoond worden. In het tegengestelde geval, zal hier een foutboodschap verschijnen. 3.4 Werking van de historiek De schermen tonen steeds de actuele en toekomstige gegevens. Om een volledige historiek te bekomen, klikt u op het historiek icoon, een volledige historiek verschijnt. Er verschijnen eveneens twee datumvelden en een «vernieuw historiek» icoon die toelaten om (bij invoering van twee datums) de selectieperiode te beperken. U kunt de lijst vernieuwen door te klikken op de «vernieuw historiek» knop. Het opnieuw aanklikken van het historiek icoon zal de lijst terug weergeven zoals initieel zonder historiek en bijhorende datumvelden en iconen. 13
4 Aanpassen van gegevens Zijn de gegevens van de onderneming niet correct, of ontbreken er gegevens? Dan kunt u voor bepaalde gegevens zelf de nodige aanpassingen doorvoeren. 4.1 Welke gegevens? De gegevens die u mag en kan inschrijven, wijzigen of stopzetten, hangt vooral af of het een onderneming betreft met de hoedanigheid van niet handelsondernemingen naar privaat recht of het een VZW is. In onderstaande tabel vindt u een algemeen overzicht van alle mogelijkheden. Gegevensgroep Adres van een Vestigingseenheid (*) Contactgegevens Benaming van een Vestigingseenheid Bankrekening Mandaten op niveau onderneming en vestigingseenheid Begin- en einddatum van een Vestigingseenheid Activiteiten Vestigingseenheid Alle ondernemingen Niethandelsondernemingen naar privaat recht VZW s Wijzigen Inschrijven Inschrijven Wijzigen Wijzigen Inschrijven Inschrijven Inschrijven Wijzigen Wijzigen Wijzigen Stopzetten Stopzetten Stopzetten Inschrijven Inschrijven Inschrijven Wijzigen Wijzigen Wijzigen Stopzetten Stopzetten Stopzetten Inschrijven Inschrijven Inschrijven Wijzigen Wijzigen Wijzigen Stopzetten Stopzetten Stopzetten Inschrijven Inschrijven Inschrijven Wijzigen Wijzigen Wijzigen Stopzetten Stopzetten Stopzetten Inschrijven en wijzigen van de begindatum Inschrijven Wijzigen Inschrijven en wijzigen van de begin- en einddatum Stopzetten Inschrijven Wijzigen Stopzetten (*) Wanneer u een wijziging van het adres van uw vestigingseenheid doorvoert ontslaat dit u niet van uw plicht om de juiste gegevens aangaande uw vergunningen / vestigingsattesten door te geven aan de betrokken diensten. 14
4.2 Aanpassingen van andere gegevens De te volgen procedure om de andere gegevens te verbeteren is afhankelijk van het type verbetering dat u wenst uit te voeren. Gewenste verbetering Procedure Verbetering van fouten Stuur uw correctieaanvraag naar de beheersdienst van de ingevoerd voor 2003 KBO. Gebruik daarvoor de link naar URL: (voor Niethandelsondernemingen orriger/ http://economie.fgov.be/nl/ondernemingen/kbo/pubd/pus/c naar privaat recht Natuurlijk Persoon is dit voor juni 2009) Verbetering van fouten U kunt zich wenden tot de dienst die de gegevens foutief ingevoerd na 2003 heeft ingevoerd (deze moeten de gegevens verbeteren) of u kan contact opnemen met de beheersdienst van de KBO. Ingeven van nieuwe gegevens (voorbeeld een adreswijziging) Neem contact op met het ondernemingsloket voor uw gemeente via de volgende URL http://economie.fgov.be/nl/ondernemingen/leven_ondernemi ng/oprichting/ondernemingsloket/opzoeking_gemeente/ Voor de aanpassing van sommige gegevens moet u niet aankloppen bij de beheersdienst van de KBO maar bij een andere dienst. De volgende tabel toont om welke gegevens en diensten het gaat. Voor fouten in de vermelding van BTW-activiteiten en hoedanigheid RSZ-hoedanigheid RSZ-activiteiten jaarrekeningen en geconsolideerde rekeningen woonplaats / adres onderneming natuurlijk persoon benamingen, adresgegevens, vzw s, oprichters neemt u contact op met kbo-bce-enterprise@minfin.fed.be identif@rsz.fgov.be statcod.info@rsz.fgov.be BalanscentraleNBB het gemeentebestuur van uw woonplaats. de griffie die bevoegd is voor de vestigingsplaats van de onderneming 15
5 Raadplegen en uitvoeren van acties op het niveau van de onderneming 5.1 Raadplegen van de gegevens van de onderneming In het overzicht van de ondernemingen, waartoe u een toegang heeft, selecteert u de onderneming waarvan u de gegevens wil raadplegen. Het volgende scherm verschijnt: Aan de linkerzijde vindt u alle rubrieken waarvoor u detailinformatie kan raadplegen en eventueel kan aanpassen (zie bovenstaande tabel). Telkens u een rubriek aanklikt, verschijnen de gewenste detailgegevens. Bemerking: het raadplegen van gegevens betreffende het vervangingsregister is enkel mogelijk voor ondernemingen natuurlijk persoon. 16
5.2 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van bepaalde gegevens van de onderneming 5.2.1 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van de contactgegevens Klik in het scherm «Basisidentificatiegegevens» op de link «Aanpassen contactgegevens». Verricht de nodige aanpassingen van de contactgegevens en klik vervolgens op «Bevestigen». 17
5.2.2 Inschrijven, corrigeren en stopzetten van gegevens met betrekking tot de mandaten De personen die naar aanleiding van een wettelijke functie een toegang hebben tot de gegevens van de onderneming via de toepassing «Private Search», kunnen zowel de postmandaten als de Private Search mandaten beheren. De personen met een Private Search mandaat kunnen enkel de postmandaten beheren. De personen met een postmandaat kunnen helemaal geen mandaten beheren. 5.2.2.1 Creatie van een mandaat Mandaten van een OND kunnen gecreëerd worden door te klikken op de link «Een mandaat creëren». Geef de verplichte gegevens in en klik op «Creëer». Bemerking: het e-mailadres is geen verplicht gegeven. Bij invulling van dit veld, zal er automatisch een e-mail verstuurd worden naar de gemandateerde op ingebrachte e-mailadres. 18
5.2.2.2 Beheren van een bestaand mandaat De mandaten kunnen bewerkt worden, door op de link «Bewerken» te klikken. Men komt dan terecht op het scherm «Mandaat : bewerken». Dit scherm laat toe om mandaten te corrigeren, stop te zetten of te annuleren. 5.2.2.2.1 Corrigeren van een mandaat De mandaten kunnen gecorrigeerd worden via het scherm «Mandaat : bewerken» door op de link «Er staat een fout in het mandaat, dit dient aangepast te worden.» te klikken. Het enige gegeven dat kan worden gecorrigeerd, is de begindatum. 19
5.2.2.2.2 Stopzetten van een mandaat De mandaten kunnen stopgezet worden, door via het scherm «Mandaat : bewerken» door op «Het mandaat dient stopgezet te worden» te klikken. Het veld «Einddatum» dient verplicht te worden ingevuld. Schrijf deze einddatum in en klik vervolgens op «Bevestigen». 5.2.2.2.3 Annuleren van een mandaat Het annuleren van een mandaat is niet mogelijk via de toepassing «Private Search». U dient hiervoor de helpdesk te contacteren op het telefoonnummer: 0800/12033 of op het e-mailadres: Helpdesk.kbo@economie.fgov.be. U verkrijgt deze informatie door op de link «Dit mandaat heeft nooit bestaan in de onderneming» te klikken. 20
De volgende boodschap wordt getoond. 5.2.3 Inschrijven, corrigeren of stopzetten van bankrekeningen Een gebruiker van Private Search kan verschillende acties uitvoeren op de bankrekeningen van de onderneming. 5.2.3.1 Inschrijven van een nieuwe bankrekening In het scherm «Bankrekeningen: raadplegen en creëren» klikt u op de link «Inschrijven nieuwe bankrekening». Het volgend scherm verschijnt. 21
Het groene vraagteken naast de velden laat toe om voor het veld in kwestie een meer gedetailleerde uitleg te verkrijgen. Het volstaat om de cursor op het desbetreffende vraagteken plaatsen. Bemerking betreffende het IBAN-nummer: indien u enkel het veld «Belgisch bankrekeningnummer» invult, wordt het IBAN-nummer door het systeem berekend. Wanneer alle gegevens zijn ingegeven, klikt u op «Creëer». 5.2.3.2 Bewerken van een bankrekening In het scherm «Bankrekeningen: raadplegen en creëren» klikt u op de link «Bewerken». 5.2.3.2.1 Aanpassen gegevens van een bankrekening In het scherm «Bankrekening: Bewerken» klikt u op de link «De bankrekening is nog steeds correct of is correct geweest maar moet aangepast worden». 22
Daarna verschijnt het scherm waarin u de gegevens van de bankrekening kan wijzigen. Na het invoeren van de nodige aanpassingen, klikt u op «Bevestigen». 5.2.3.2.2 Corrigeren van gegevens van een bankrekening In het scherm «Bankrekening: Bewerken» klikt u op de link «Er staat een fout in de bankrekening, die dient gecorrigeerd worden». 23
Daarna verschijnt het scherm waarin u de gegevens van de bankrekening kan corrigeren. Na het invoeren van de nodige correcties, klikt u op «Bevestigen». 5.2.4 Creatie van een nieuwe VE Een nieuwe VE kan slechts gecreëerd worden voor een niet-handelsonderneming of voor een VZW. 24
Klik in het scherm «Onderneming: lijst vestigingseenheden» op «Creëer vestigingseenheid». Onderstaand scherm komt tevoorschijn. Om het adres in te schrijven, klikt u op de link «Adres ingeven». De Adreswizard zal dan worden geopend. (Zie hoofdstuk 7 De adreswizard ) Opmerking betreffende de fusiegemeenten: Wanneer een gemeente gefusioneerd is met een andere gemeente, is enkel de hoofdgemeente beschikbaar in de adreswizard. In het geval de VE reeds aangemaakt werd voor de fusie van de gemeente, dan is de oude gemeente nog beschikbaar in de adreswizard. Na het inbrengen van het adres dient u minstens volgende verplichte velden in te geven: Begindatum van de vestigingseenheid NACEBEL-code 25
Type activiteit Andere velden zijn niet verplicht. Indien de gegevens zijn ingevuld, klik u op «Creëer». 5.3 Uittreksels Met behulp van de toepassing «Private Search», is het mogelijk om verschillende soorten uittreksels te kiezen (door op de desbetreffende rubriek te klikken). U kunt het uittreksel afdrukken of versturen via e-mail (in dit geval dient u het e-mail adres in te geven waarnaar het uittreksel elektronisch verstuurd dient te worden). 5.3.1 Volledig uittreksel onderneming U geeft volgende gegevens in: Het e-mail adres waarnaar het uittreksel dient te worden verstuurd als u de keuze «E-mail» aanklikt. De taal waarin het uittreksel dient te worden afgeleverd. Indien u ook de gegevens van de vestigingseenheden wenst, dient u de check box «Inclusief vestigingseenheden» aan te vinken. U maakt de keuze tussen: o Een uittreksel van de gegevens op een specifieke datum o Een uittreksel met inbegrip van een historiek van de gegevens (u kan een beginen een einddatum ingeven. De begindatum is reeds ingevuld overeenkomstig de begindatum van de onderneming). 26
5.3.2 Beperkt uittreksel onderneming U geeft volgende gegevens in: Het e-mail adres waarnaar het uittreksel dient te worden verstuurd als u de keuze «E-mail» aanklikt. De taal waarin het uittreksel dient te worden afgeleverd. Indien u ook de gegevens van de vestigingseenheden wenst, dient u de check box «Inclusief vestigingseenheden» aan te vinken. U maakt de keuze tussen: o Een uittreksel van de gegevens op een specifieke datum o Een uittreksel met inbegrip van een historiek van de gegevens (u kan een beginen een einddatum ingeven. De begindatum is reeds ingevuld overeenkomstig de begindatum van de onderneming). 27
5.3.3 Uittreksel vestigingseenheid U geeft volgende gegevens in: Het e-mail adres waarnaar het uittreksel dient te worden verstuurd als u de keuze «E-mail» aanklikt. De taal waarin het uittreksel dient te worden afgeleverd. U maakt de keuze tussen: o Een uittreksel van de gegevens op een specifieke datum o Een uittreksel met inbegrip van een historiek van de gegevens (u kan een beginen een einddatum ingeven. De begindatum is reeds ingevuld overeenkomstig de begindatum van de onderneming). 28
5.3.4 Uittreksel toelatingsaanvragen U geeft volgende gegevens in: Het e-mail adres waarnaar het uittreksel dient te worden verstuurd als u de keuze «E-mail» aanklikt. De taal waarin het uittreksel dient te worden afgeleverd. U maakt de keuze tussen: o De huidige toestand o Een uittreksel van de gegevens op een specifieke datum Indien u ook de gegevens van de vestigingseenheden wenst, dient u de check box «Inclusief vestigingseenheden» aan te vinken. U maakt de keuze in het niveau van detaillering: o Beperkt rapport o Volledig rapport o Rapport zonder verborgen toelatingen / hoedanigheden o Rapport inclusief verborgen toelatingen / hoedanigheden (bemerking: actueel zijn er geen verborgen toelatingen in KBO). 29
5.3.5 Uittreksel mandaten U geeft volgende gegevens in: Het e-mail adres waarnaar het uittreksel dient te worden verstuurd als u de keuze «E-mail» aanklikt. De taal waarin het uittreksel dient te worden afgeleverd. Indien u voor één persoon de mandaten wil opnemen dient u het persoonsnummer in te geven en de checkbox aan te vinken. Indien u alle mandaten van uw onderneming wil opnemen, vinkt u deze checkbox niet aan. U maakt voor het type mandaat de keuze tussen: o Postmandaat o Private Search mandaat Indien u ook de mandaten van de vestigingseenheden wenst, dient u de check box «Inclusief vestigingseenheden» aan te vinken. U maakt de keuze tussen: o Een uittreksel van de gegevens op een specifieke datum o Een uittreksel met inbegrip van een historiek van de gegevens (u kan een beginen een einddatum ingeven. De begindatum is reeds ingevuld overeenkomstig de begindatum van de onderneming). 30
6 Raadplegen en uitvoeren van acties op de gegevens van een vestigingseenheid 6.1 Raadplegen van de gegevens van een vestigingseenheid Om de gegevens van een vestigingseenheid te raadplegen dient men eerst de onderneming selecteren waartoe de VE behoort en in het hoofdscherm de link «Lijst vestigingseenheden» aan te klikken. Hierna verschijnt het scherm met het overzicht van de vestigingseenheden van de onderneming. U dient het nummer van de vestigingseenheid te selecteren waarvoor u de gegevens wenst te raadplegen of bewerken. Nadat u de gewenste vestigingseenheid hebt geselecteerd verschijnt het hoofdscherm van de tab «Vestigingseenheid» met de gegevens van de door u geselecteerde VE. 31
Aan de linkerzijde vindt u alle mogelijkheden voor het raadplegen van de detailinformatie. Telkens u een link aanklikt verschijnen de gewenste detailgegevens. 6.2 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van bepaalde gegevens van een vestigingseenheid 6.2.1 Aanpassen van gegevens van het adres van een VE Een Private Search User kan het adres van een VE aanpassen. Deze operatie is mogelijk voor types ondernemingen. 32
Klik hiervoor op «Aanpassen adresgegevens» en vervolgens op de link «Bewerken» naast het adres dat u wenst aan te passen. Men komt terecht op het scherm «Vestigingseenheid: adres bewerken». Vanaf dit scherm kan men de gegevens vervolgens corrigeren, aanpassen of reactiveren (voor stopgezette adresgegevens van een VE). 6.2.1.1 Corrigeren van het adres van een VE Klik op de link «Het betreft een correctie van verkeerde adres- en/of contactgegevens (Aanpassing van gegevens die nooit correct waren)» om het adres van een VE te corrigeren. Deze correcties zorgen ervoor dat het oorspronkelijk ingeschreven gegeven zal verdwijnen (het gegeven zal niet meer zichtbaar zijn in de historiek). 33
Klik vervolgens op de link «Adres aanpassen» om het adres van de VE te corrigeren. De Wizard Straatcode zal dan worden geopend. (Zie hoofdstuk 7 De adreswizard ) 6.2.1.2 Wijzigen van het adres van een VE Klik op de link «Het betreft een wijziging van het adres vanwege een VERHUIS (die reeds heeft plaatsgevonden of nog moet plaatsvinden» om het adres van een VE aan te passen. 34
Klik vervolgens op de link «Adres aanpassen» om het adres van de VE te corrigeren. De Wizard Straatcode zal dan worden geopend. (Zie hoofdstuk 7 De adreswizard ) Met deze actie verandert u de gegevens en worden deze veranderingen ingeschreven met de aanpassingsdatum die u ingeeft. De oorspronkelijke gegevens worden bewaard in de historiek. 6.2.1.3 Reactiveren adresgegevens op VE niveau Stopgezette (vorige) adresgegevens van een VE kunnen gereactiveerd worden via de link «Het betreft een (vroeger) adres dat is stopgezet. Het adres moet opnieuw geactiveerd worden.» te klikken. Bemerking: Het adres dat actief was op het moment van de re-activatie van een vorig adres, zal geannuleerd worden. 35
U dient deze re-activatie te bevestigen door ja te klikken (of indien de re-activatie niet mag doorgaan, klikt u op nee ). 6.2.2 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van gegevens met betrekking tot de mandaten De personen die door het uitoefenen van een wettelijke functie een toegang hebben tot de gegevens van een onderneming via de toepassing «Private Search», kunnen zowel de Post- als Private Search mandaten beheren. De personen die beschikken over een Private Search mandaat kunnen slechts de postmandaten beheren. De personen die over een Postmandaat beschikken, kunnen geen mandaten beheren. 6.2.2.1 Creëren van een mandaat op het niveau van een VE Klik op de link «Een mandaat creëren», geef alle verplichte gegevens in (Type mandaat, begindatum, gegevens van de gemandateerde en mandaatgever), en klik op «Creëer». 36
Bemerking: het e-mailadres van de gemandateerde is geen verplicht gegeven. Bij invulling van dit veld, zal er automatisch een e-mail verstuurd worden naar de gemandateerde op ingebrachte e-mailadres. 6.2.2.2 Beheren van een mandaat De mandaten kunnen worden bewerkt door te klikken op de link «Bewerken». het scherm «Mandaten: bewerken» komt tevoorschijn. Dit scherm laat toe om mandaten de corrigeren, stoppen of annuleren. 37
6.2.2.2.1 Corrigeren van een mandaat op het niveau van de VE Klik op de link «Er staat een fout in het mandaat, dit dient aangepast te worden» om het scherm «Mandaat corrigeren» te openen. Schrijf de juiste datum in en klik op «Bevestigen». 38
6.2.2.2.2 Stopzetten van een mandaat op het niveau van de VE Klik op «Het mandaat dient stopgezet te worden» om het scherm «Mandaat stopzetten» te openen. Schrijf de gewenste einddatum in en klik op «Bevestigen». 6.2.2.2.3 Annuleren van een mandaat op het niveau van de VE Het annuleren van een mandaat is niet mogelijk via de toepassing «Private Search». U dient hiervoor de helpdesk te contacteren op het telefoonnummer: 0800/12033 of op het e-mailadres: Helpdesk.kbo@economie.fgov.be. U verkrijgt deze informatie door op de link «Dit mandaat heeft nooit bestaan in de onderneming» te klikken. 39
De volgende boodschap verschijnt. 6.2.3 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van activiteiten 6.2.3.1 Creatie van een nieuwe activiteit op het niveau van de VE De economische activiteiten van een VE kunnen gecreëerd worden voor een niethandelsonderneming naar privaat recht of voor een VZW, met behulp van het onderdeel «Inschrijven nieuwe activiteiten» in het scherm hieronder. 40
Als hulpmiddel om de NACEBEL-code in te voeren, kan men gebruik maken van de Nacebel- Wizard door op het vraagteken te klikken rechts naast het veld NACEBEL (zie rode pijl vorig scherm). Geef een sleutelwoord op om een lijst te bekomen van NACE codes. Selecteer vervolgens de gewenste code en klik op «Verwerk geselecteerde codes». 41
Indien de begindatum van de activiteit kleiner is dan 01/01/2008, dan wordt de NACE-convertor opgeroepen. De NACE-convertor is een conversietool dat NACE-codes van voor 01/01/2008 gaat omzetten naar NACE-codes versie 2008. In bepaalde gevallen doet de NACE-convertor een voorstel tussen meerdere NACE-2008-codes en dient u de gepaste keuze te maken. Hieronder een voorbeeld van de creatie van een activiteit met een nacebel-code voor 2008. 42
Voorbeeld van creatie van een activiteit met nacebel-code vanaf 2008. Na de creatie verschijnt er een bevestigingsboodschap. 6.2.3.2 Aanpassen van de gegevens van een activiteit van een VE Klik op de link «Bewerken» om activiteiten van een VE aan te passen. Dit kan enkel voor een niet-handelsonderneming naar privaat recht en een VZW. 43
Het scherm «Activiteit: bewerken» opent zich. Dit scherm laat toe om de activiteiten van een VE te wijzigen, corrigeren, stop te zetten en te reactiveren. 6.2.3.2.1 Wijziging van een activiteit 6.2.3.2.1.1 Wijzigen van het type activiteit Klik op de link «De activiteit en bijhorend type is nog steeds correct of is correct geweest maar het type activiteit moet gewijzigd worden.» om het type activiteit van een VE te wijzigen voor een niet-handelsonderneming naar privaat recht of een VZW. 44
Kies het gewenste type van de activiteit en klik op «Bevestigen». Na de wijziging verschijnt er een bevestigingsboodschap. 6.2.3.2.1.2 Corrigeren van de NACEBEL code van de activiteit Het is niet mogelijk om de Nacebel code van een activiteit van een VE te veranderen in het scherm «Activiteit: bewerken». Meer informatie (voor een niet-handelsonderneming naar privaat recht en een VZW) krijgt u op het moment dat u klikt op «De activiteitencode (Nacebel) is nog steeds correct of is correct geweest maar moet gewijzigd worden.» 45
Volgende boodschap komt tevoorschijn. 6.2.3.2.2 Corrigeren van een activiteit Klik op de link «De activiteit werd niet correct geregistreerd (fout in de activiteitscode, type activiteit, begindatum of einddatum), dit dient gecorrigeerd te worden.» om de activiteiten van een VE voor een niet-handelsonderneming naar privaat recht en een VZW te corrigeren. 46
Corrigeer de gewenste velden en klik vervolgens op «Bevestigen». Na de correctie verschijnt er een bevestigingsboodschap. 6.2.3.2.3 Stopzetten van een activiteit op het niveau van een VE Activiteiten van een VE kunnen enkel stopgezet worden voor een onderneming VZW door op de link «De activiteit behoort toe of behoorde toe aan de vestigingseenheid maar zal worden stopgezet of werd reeds stopgezet. te klikken». Bemerking: gezien er steeds minstens één activiteit aanwezig moet zijn op het niveau van de VE, laat het systeem niet toe om de laatste activiteit stop te zetten. Dit kan worden opgelost door eerst de nieuwe activiteit aan te maken en nadien de stopzetting door te voeren van de oude activiteit. 47
Enkel het veld Datum stopzetting dient ingevuld te worden en is bovendien verplicht. Klik vervolgens op «Bevestigen». Na de stopzetting verschijnt er een bevestigingsboodschap. 6.2.3.2.4 Reactiveren van een activiteit op het niveau van de VE Het reactiveren van een stopgezette activiteit is het opnieuw actief maken van een stopgezette activiteit met behoud van de originele begindatum. Stopgezette activiteiten van een VE kunnen enkel gereactiveerd worden voor een VZW door op de link «Het betreft een activiteit die is stopgezet maar opnieuw moet geactiveerd worden.» te klikken. Voor alle ander types ondernemingen is het niet mogelijk om stopgezette activiteit te reactiveren. 48
U dient de heractivering te bevestigen. De volgende boodschap wordt getoond. 6.2.4 Inschrijven, aanpassen en stopzetten van benamingen 6.2.4.1 Creatie van een benaming op het niveau van een VE U klikt op de link «Creëer benaming» om een benaming op het niveau van de VE te creëren. Het onderstaande scherm verschijnt. 49
Schrijf de taal, benaming en begindatum (verplichte velden) in en klik op «Creëer». Plaats uw cursor op de groene vraagtekens om meer uitleg over het desbetreffende veld te krijgen. 6.2.4.2 Bewerken van bestaande benamingen In het overzicht van de benamingen klikt u op «Bewerken». Het scherm «Benamingen: bewerken» verschijnt. Dit scherm laat toe om de benaming van een VE te wijzigen, te corrigeren, stop te zetten en te reactiveren. 50
6.2.4.2.1 Wijzigen van een benaming (er wordt een historiek bijgehouden van de vorige benamingen) Klik op de link «De benaming is nog steeds correct of is correct geweest maar moet aangepast worden» om een benaming van een VE te wijzigen. Geef de nieuwe benaming en de wijzigingsdatum in (verplichte velden). Klik vervolgens op «Bevestigen». 51
De volgende bevestigingsboodschap wordt getoond. 6.2.4.2.2 Corrigeren van foutieve benamingen (er wordt geen historiek bijgehouden van de vorige benaming) Klik op de link «Er staat een fout in de benaming, dit dient aangepast te worden» om een benaming van een VE te corrigeren. Schrijf de correcte gegevens in, zijnde de taal, de benaming en de begindatum (verplichte velden). Klik vervolgens op «Bevestigen». 52
De volgende bevestigingsboodschap wordt getoond. 6.2.4.2.3 Stopzetten van een benaming op het niveau van de VE Klik op de link «De benaming behoort toe of behoorde toe aan de vestigingseenheid maar moet stopgezet worden» om een benaming van een VE stop te zetten. Bemerking: het systeem laat niet toe dat u de laatste actieve benaming stopzet. Gelieve eerst een nieuwe benaming te creëren en pas nadien de oude stop te zetten. Schrijf de inschrijvingsdatum in, (verplicht veld). Klik vervolgens op «Bevestigen». 53
De volgende bevestigingsboodschap wordt getoond. 6.2.5 Corrigeren van de begin- en einddatum van een VE 6.2.5.1 Corrigeren van de begindatum van een VE De begindatum van een VE kan gecorrigeerd worden voor een niet handelsonderneming naar privaat recht of voor een VZW door te klikken op de link «De begin- en/of einddatum van deze vestigingseenheid is niet correct». Nadien verschijnt het scherm waar u de wijziging van de begindatum kan ingeven. Indien u «Annulatie van gegevensgroepen» aanvinkt, zal het systeem alle niet-actieve gegevens (die dateren van voor de nieuwe begindatum) annuleren. 54
Vul de begindatum in en klik op «Bevestigen». 6.2.5.2 Einddatum corrigeren van een stopgezette vestigingseenheid Klik op de link «De begin- en/of einddatum van deze vestigingseenheid is niet correct» om de einddatum van een VE te corrigeren. De einddatum kan enkel aangepast worden voor stopgezette vestigingseenheden van VZW s. Nadien verschijnt het scherm waar u de wijziging van de begindatum kan ingeven. Indien u «Annulatie van gegevensgroepen» aanvinkt, zal het systeem alle niet-actieve gegevens (die dateren van voor de nieuwe begindatum) annuleren. Vul de einddatum in en klik op «Bevestigen». 55
6.2.5.3 Stopzetten van een VE Een VE kan stopgezet worden voor een VZW door op de link «De vestigingseenheid dient te worden afgesloten» te klikken. Het is niet mogelijk om een VE stop te zetten voor een niet handelsonderneming naar privaat recht. Vul de einddatum in en klik op «Bevestigen». 56
6.2.5.4 Annuleren van een VE Voor de annulatie van een vestigingseenheid dient u de KBO-helpdesk te contacteren op volgend telefoonnummer: 0800/120 33 of via mail: helpdesk.kbo@economie.fgov.be. 6.2.5.5 Hernemen van een VE Een VE kan hernomen worden voor een niet handelsonderneming naar privaat recht of voor een VZW door op de link «De vestigingseenheid is momenteel stopgezet maar zal vanaf een op te geven datum opnieuw actief worden» te klikken. 57
Vul de gewenste velden in (versie, NACEBEL, type activiteit en datum herneming zijn verplichte velden). Klik indien nodig op de link «Adres aanpassen» om het adres aan te passen. De adres wizard zal zich openen (zie hoofdstuk 7 de adreswizard). 58
59
6.3 Uittreksels Via de toepassing «Private Search» is het mogelijk om verschillende soorten uittreksels te bekomen (door op de overeenkomstige rubriek te klikken). U kunt het uittreksel afdrukken of versturen via e-mail (u dient dan het e-mail adres in te geven waarnaar het uittreksel elektronisch verstuurd zal worden). 6.3.1 Uittreksel vestigingseenheid U geeft volgende gegevens in: Het e-mail adres waarnaar het uittreksel dient te worden verstuurd als u de keuze «E-mail» aanklikt. De taal waarin het uittreksel dient te worden afgeleverd. U maakt de keuze tussen: o Een uittreksel van de gegevens op een specifieke datum o Een uittreksel met inbegrip van een historiek van de gegevens (u kan een beginen een einddatum ingeven. De begindatum is reeds ingevuld overeenkomstig de begindatum van de vestiging). 60
6.3.2 Uittreksel toelatingsaanvragen U geeft volgende gegevens in: Het e-mail adres waarnaar het uittreksel dient te worden verstuurd als u de keuze «E-mail» aanklikt. De taal waarin het uittreksel dient te worden afgeleverd. U maakt de keuze tussen: o De huidige toestand o Een uittreksel van de gegevens op een specifieke datum U maakt de keuze in het niveau van detaillering: o Beperkt rapport o Volledig rapport o Rapport zonder verborgen toelatingen / hoedanigheden o Rapport inclusief verborgen toelatingen / hoedanigheden (bemerking: actueel zijn er geen verborgen toelatingen in KBO). 61
6.3.3 Uittreksel mandaten U geeft volgende gegevens in: Het e-mail adres waarnaar het uittreksel dient te worden verstuurd als u de keuze «E-mail» aanklikt. De taal waarin het uittreksel dient te worden afgeleverd. Indien u voor één persoon de mandaten wil opnemen dient u het persoonsnummer in te geven en de checkbox aan te vinken. Indien u alle mandaten van uw onderneming wil opnemen, vinkt u deze checkbox niet aan. U maakt voor het type mandaat de keuze tussen: o Postmandaat o Private Search mandaat U maakt de keuze tussen: o Een uittreksel van de gegevens op een specifieke datum o Een uittreksel met inbegrip van een historiek van de gegevens (u kan een beginen een einddatum ingeven. De begindatum is reeds ingevuld overeenkomstig de begindatum van de vestiging). 62
7 De adreswizard Een PrivateSearch User kan voor een aantal acties (creatie, wijziging, correctie van adressen) de adreswizard gebruiken. Deze loodst u doorheen de verschillende etappes die leiden tot een correcte invoer van het adres. zie hieronder. 7.1 Ingeven van de datum 7.2 Ingeven van de postcode en/of naam van de gemeente Een selectie van één van beide volstaat, het systeem zal automatisch het andere gegeven ophalen en tonen op basis van uw selectie. 63
7.3 Ingeven van de straat, nummer en/ of postbus. Voor de straatnaam volstaat het om een gedeelte in te geven, het systeem zal u alle straatnamen weergeven die fonetisch op de ingegeven straatnaam gelijken. Voorbeeld: voor 1700 Dilbeek, volstaat het om «Brussel» in te brengen en het systeem zal u alle straatnamen van die gemeente weergeven waar het woord «Brussel» in voorkomt. Indien meerdere straatnamen getoond worden, volstaat het om de correcte straatnaam te selecteren. In het geval het adres geen huisnummer bevat, dient u het vakje «Geen nummer» aan te vinken. 64