Eén overzicht van al uw openstaande klantvorderingen in SAP Business One U heeft een betalingstermijn met uw klant afgesproken en het huidige kwartaal moet bijna worden afgesloten. Uw leveranciers zijn netjes betaald, echter heeft u een aantal klanten die hun verplichting niet op tijd hebben voldaan. Dit kan aan het einde van het kwartaal leiden tot een scheve verhouding tussen uw inkomsten en uitgaven, wat slecht is voor uw liquiditeit. SAP Business One bevat een rapport waar u in één overzicht kan zien, welke openstaande vorderingen nog betaald moeten worden, waarbij u zelf kan bepalen welke vorderingen worden weergegeven. Zo zou u bijvoorbeeld in één oog opslag kunnen zien van welke vorderingen de betalingstermijn al is verstreken én voor welke klanten dit het geval is. Zo weet u bij wie u nog moet aankloppen om de openstaande vorderingen te voldoen. De rapportage van de openstaande klantvorderingen kunt u oproepen via de module: Rapporten Zakenpartners Vorderingen/verplichtingen Vervaldatum van klantvorderingen. De selectiecriteria Het overzicht van de openstaande vorderingen wordt weergegeven op basis van de door u ingevulde selectiecriteria. Zo kunt u zelf bepalen welke vorderingen u te zien krijgt. In onderstaande afbeelding worden de selectiecriteriavelden weergegeven. De functie van elk van deze velden zal onderstaand uiteen worden gezet. Allereerst kunt u aanvinken of de rapportage wordt gegroepeerd op Klant of op Verkoopmedewerker. Bij Code kunt u vervolgens invullen van welke klant(en) of medewerker(s) u de vorderingen wilt weergeven. De andere selectiecriteria worden onderstaand uiteengezet. Klantgroep Selecteer in de vervolgkeuzelijst de groep waarvan u de zakenpartners wilt weergegeven. Als u alle klanten wilt opnemen in de selectiecriteria, selecteert u Alle. Eigenschappen Het venster Eigenschappen wordt geopend. Hier kunt u klanteigenschappen specificeren. Meeboekrekeningen Selecteer het aankruisvakje en klik op Bladeren (Bladeren) om alleen de transacties en saldi weer te geven voor geselecteerde meeboekrekeningen.
Alles selecteren Voordehand liggend, met deze functie worden alle klanten in het verslag opgenomen. Vervaldatum De ouderdom van een vordering wordt aan de hand van deze datum bepaald. Meestal is dat de datum van vandaag. Deze is dan ook als standaard ingesteld. U kunt de standaarddatum wijzigen indien u bijvoorbeeld alle vorderingen wilt weergeven die volgende week moeten worden betaald. Interval Specificeer een tijdsinterval voor het groeperen van vorderingen. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Dagen, Maanden of Perioden. Als u Dagen kiest ziet u vier nieuwe velden waarin u de duur van iedere tijdsinterval kunt specificeren. U hoeft niet alle vier de velden op te geven, maar ten minste het eerste veld. De standaardwaarden voor de vier velden zijn: 30, 60, 90 en 120. Voorbeeld Als u in de eerste twee velden 30, 60, 90 en 120 dagen opgeeft als het interval, dan worden vorderingen als volgt onderverdeeld: Tot 30 dagen oud 31 tot 60 dagen oud 61 tot 120 dagen oud 121 dagen of ouder Boekings-, verval- en document -datum Op basis van deze drietal intervallen kunt u kiezen welke vorderingen in het rapport naar voren komen. De boekingsdatum is de datum dat de factuur is geboekt. De vervaldatum, is in de meeste gevallen 30 dagen na de boekingsdatum. De documentdatum is in dit geval de dag dat de het document (de factuur) is aangemaakt. Vaak is de boekingsdatum en de documentdatum gelijk aan elkaar. Tradecurrency omrekenen op indexdatum Deze optie is relevant voor alle gebruikers van SAP Business One die factureren in verschillende valuta. Als het selectievakje Tradecurrency omrekenen op indexdatum niet is aangevinkt dan blijven de Lokale Currency (LC) en Systeem Currency (SC) zoals ze waren toen er een bericht werd gemaakt in de journaalposten. Als het selectievakje wel is aangevinkt, dan wordt de waarde van de Lokale Valuta (LC) omgezet naar de Systeem Currency (SC) van het document, met de waarde volgens de koers, vastgesteld op de indexdatum. In beide gevallen is de buitenlandse valuta (FC) gepresenteerd in de rapportage en zal de geboekte waarde hetgeen zijn wat in de journaalpost is geboekt.
Klanten met nulsaldo weergeven In het verslag zijn ook klanten met een nulsaldo opgenomen. Dit betekent dat op dit moment de leverancier aan geen openstaande bedragen meer heeft, maar wel in de periode waar u uw rapport voor draait. Afgestemde transacties weergeven Hiermee geeft u journaalboekingen van de voor de klanten gegenereerde boekhoudingsdocumenten weer. Of terwijl; welke journaalboeken zijn gemaakt bij de facturen die door u zijn opgeroepen. Uitgaande betaling negeren Als u er ook voor heeft gekozen om facturen weer te geven met een vervaldatum in de toekomst, dan worden als u dit selectievakje aanvinkt, de facturen die de vervaldatum nog niet hebben gepasseerd, niet weergegeven in het overzicht In pagina s weergeven Wanneer u dit selectie vakje aanvinkt, dan wordt het rapport weergegeven in verschillende pagina s met enkele navigatieknoppen Rekening houden met verbonden leveranciers Vanaf versie 9.2 is het ook mogelijk om klanten financieel gezien te koppelen aan een leverancier. Het is zelfs mogelijk dat de klant tegelijkertijd ook een leverancier is. In de stamgegevens van de zakenpartner kunt u zien of uw klant een verbonden leverancier heeft en welke leverancier dat is. Dit kunt u zien in de onderstaande afbeelding.
Op het moment dat u aanvinkt dat u in de rapportage rekening wilt houden met verbonden leveranciers, dan krijgt u niet alleen de openstaande klantvorderingen te zien, maar ook de ontvangen facturen (Dit is te zien in de kolom Type als OV) van de verbonden leveranciers. In dit voorbeeld is de verbonden leverancier CTI Computers. Zoals te zien in de onderstaande afbeeldingen zijn er in de rapportage nu ook openstaande facturen zichtbaar. Wanneer u deze ontvangen factuur open klikt, ziet u dat dit inderdaad een factuur betreft van CTI computers. Dit openstaande negatieve bedrag ( 2942,57) komt dus ook overeen met de ontvangen factuur.
Hoe werkt dit in de praktijk? In de bovenstaande afbeelding ziet een screenshot van alle selectiecriteria, die u kunt gebruiken om het rapport naar uw wensen op te roepen. Zo kan u bijvoorbeeld de openstaande vorderingen te zien krijgen met een vervaldatum in het derde kwartaal van 2016 van al hun klanten. Dit rapport kan bijvoorbeeld gedraaid worden aan het eind van dit derde kwartaal. In dit rapport kunt u vervolgens zien ziet u dat de betalingstermijn voor de facturen op 30 dagen staat. Dit is te zien aan wanneer de factuur is vervallen ten opzichte van de boekingsdatum. Op het moment dat de betalingstermijn zal worden aangepast, dan zal de vervaldatum uiteraard mee veranderen. Een voorbeeld van het rapport wat op basis van selectiecriteria is gedraaid, vindt u terug in de onderstaande afbeelding. Hierin ziet u precies welke totaalbedragen er nog open staan per klant. Deze bedragen zijn verder gespecificeerd per factuur en interval. Dit houdt in dat u kunt zien hoeveel dagen de factuur al open staat. Zo kan u onderscheid maken in het beheer van de openstaande vorderingen die wellicht al lang open staan en een stuk urgenter zijn, dan vorderingen die wellicht net de betalingstermijn hebben overschreden. Helemaal onderaan de rapportage is ook te zien welke percentage van de openstaande vorderingen, in welke interval zit.
De factuur Vanuit de rapportage van openstaande klantvorderingen, kunt u doorklikken naar de daadwerkelijke factuur. Als u op het gele pijltje klikt in de kolom type. Dan opent de desbetreffende factuur automatisch in een apart venster. Zo kan u snel en makkelijk zien om wat voor factuur het gaat die nog niet betaald is en kan u vanuit deze factuur ook gericht actie ondernemen. Kortom, deze tool biedt mogelijk ondersteuning voor effectief debiteurenbeheer binnen uw organisatie. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is beschikbaar via: www.serac.nl/kennisbank. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One.