Standard Operating Procedure STZ SOP: A1 Afsluiting studie Distributielijst : STZ Datum : 03-06-2014 Revisiedatum : 03-06-2015 Veranderingen ten opzichte van eerdere versies Versiedatum Opmerkingen Versiedatum Opmerkingen 15-10-2012 Jaarlijkse revisie, administratieve wijzigingen en wijzigingen n.a.v. commentaar MST Versiedatum 03-06-2014 Pagina 1 van 6
1. Doel Het beschrijven van de procedure voor het afsluiten van een studie. 2. Afkortingen, definities en termen CCMO CRF GCP ISF METC SAE SOP WMO Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek Case Report Form Good Clinical Practice Investigator Site File Medisch Ethische Toetsingscommissie Serious Adverse Event Standard Operating Procedure Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek met mensen Case Report Form: Een gedrukt, optisch of elektronisch document dat ontworpen is om alle volgens het protocol vereiste informatie die per proefpersoon aan de sponsor moet worden gerapporteerd in vast te leggen. CCMO: De CCMO is het overkoepelende orgaan van alle Medisch Ethische Toetsingscommissies in Nederland en de bevoegde instantie (competent authority) voor geneesmiddelenonderzoek. De CCMO waarborgt de bescherming van proefpersonen betrokken bij medisch-wetenschappelijk onderzoek, middels toetsing aan de daarvoor vastgestelde wettelijke bepalingen en met inachtneming van de voortgang van de medische wetenschap. Tevens fungeren zij als centraal toetsende commissie in specifieke gevallen. Documentation / verslaglegging: Alle vastgelegde gegevens, in welke vorm dan ook (waaronder, maar niet uitsluitend, schriftelijke, elektronische, magnetische en optische data en scans, röntgenfoto s en electrocardiogrammen) waarin de methoden, de uitvoering en/of de resultaten van onderzoek, de factoren die het onderzoek beïnvloeden en de genomen maatregelen worden beschreven. Essential Documents / Essentiële documenten: Documenten die het elk afzonderlijk en als geheel mogelijk maken de uitvoering van een klinisch onderzoek en de kwaliteit van de verkregen gegevens te evalueren. Investigator / onderzoeker: De persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een klinisch onderzoek op één onderzoekslocatie. De onderzoeker die landelijk verantwoordelijk is voor de studie wordt de CCI (country co-ordinating investigator) genoemd. Als een klinisch onderzoek op één onderzoekslocatie door één team van personen wordt uitgevoerd dan is de onderzoeker de verantwoordelijke teamleider en kan deze als hoofdonderzoeker (principal investigator; PI) worden aangeduid. Serious Adverse Event (SAE) of Serious Adverse Drug Reaction (ADR) / Ernstig ongewenst voorval of ernstige bijwerking: Elk ongewenst medisch voorval dat (bij ongeacht welke dosis): - de dood tot gevolg heeft; - levensbedreigend is; - ziekenhuisopname of verlenging van opname noodzakelijk maakt; - tot blijvende of ernstige invaliditeit/arbeidsongeschiktheid leidt. Of andere belangrijke medische voorvallen die niet hierboven worden genoemd maar die de proefpersoon in gevaar kunnen brengen of interventie vereisen om één van bovengenoemde voorvallen te voorkomen. Standard Operating Procedure (SOP): Dit zijn gedetailleerde schriftelijke instructies om uniformiteit te bereiken in de uitvoering van een bepaalde taak. Sponsor/verrichter: Een persoon, bedrijf, instelling of organisatie die de verantwoordelijkheid neemt voor het initiëren, organiseren en/of financieren van een Versiedatum 03-06-2014 Pagina 2 van 6
klinisch onderzoek. In de WMO spreekt men van verrichter als zijnde diegene die opdracht heeft gegeven voor de organisatie en/of uitvoering van een klinisch onderzoek. 3. Verantwoordelijkheden Hieronder worden de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen met betrekking tot deze STZ SOP A1 Afsluiting studie benoemd. Investigator is eindverantwoordelijk voor: Informeren van de deelnemende proefpersonen en zorg dragen voor de juiste nazorg in geval van voortijdige beëindiging van de studie; Inlichten van eventuele sponsor, METC, de bevoegde autoriteiten en de raad van bestuur in geval van voortijdige beëindiging door onderzoeker zelf; Informeren van de sponsor en instelling bij voortijdig staken/opschorten van een studie door besluit van de METC; Eindrapportage overleggen bij afsluiten van de studie aan de METC en bevoegde autoriteiten; Archiveren essentiële onderzoeksdocumenten zoals gespecificeerd in de ICH-GCP richtlijn en zoals vereist door de relevante wettelijke regels; Maatregelen treffen om te voorkomen dat documenten onopzettelijk of voortijdig worden vernietigd; Op verzoek van de monitor beschikbaar zijn voor afsluitend bezoek; Informeren van alle bij de studie betrokken afdelingen en raad van bestuur over afsluiting van de studie en aantal geïncludeerde patiënten; Financiële afhandeling. Sponsor / verrichter is eindverantwoordelijk voor: Informeren van de instelling bij voortijdig staken/opschorten van een studie door besluit van de METC; Inlichten van METC, de bevoegde autoriteiten en de instelling in geval van voortijdige beëindiging door sponsor zelf; Archiveren van de essentiële onderzoeksdocumenten zoals gespecificeerd in de ICH-GCP richtlijn en zoals vereist door de relevante wettelijke regels; Archiveren van alle sponsor-specifieke essentiële documenten die behoren tot het onderzoek in overeenstemming met de relevante wettelijke eisen; Correcte en complete afsluiting van een onderzoekscentrum. Monitor is eindverantwoordelijk voor: Afsluitend bezoek aan het onderzoekscentrum; Informeren van de onderzoeker/researchverpleegkundige welke zaken geregeld moeten worden voor een afsluitende visite; Monitoren, aftekenen en verzamelen van alle CRFs; Afhandelen van alle SAE/SUSAR rapportages; Terughalen en/of vernietigen van alle onderzoeksproducten; Controleren of alle documentatie compleet aanwezig is; Indiening van een schriftelijk verslag bij de sponsor na afsluiting van de studie. METC is eindverantwoordelijk voor: Controle op indiening van eindrapportage. Versiedatum 03-06-2014 Pagina 3 van 6
4. Stroomdiagram 5.1 Studie gestopt 5.2 Informeer betrokkenen 5.3 Afsluitend bezoek? ja 5.4 regel afsluitend bezoek 5.4.1 Plannen van afsluitende visite op initiaf sponsor Nee 5.4.2. Voorbereiding afsluitende visite 5.5 Archiveer studie volgens STZ SOP A2 5.4.3. Afsluitende visite 5.4.4 Bespreking afsluitende visite 5. Werkwijze 5.1. Een studie kan vanwege verschillende redenen afgesloten worden. Voor alle gevallen van afronding van de studie, staken van de gehele studie in alle deelnemende centra of staken van de studie alleen in het eigen ziekenhuis geldt onderstaande. 5.2. In alle gevallen van voortijdig stoppen of opschorten van de studie heeft de onderzoeker de verplichting de deelnemende proefpersonen over de beëindiging/opschorting van de studie en de vervolg procedure en/of nazorg te informeren. Ook moet altijd de METC en raad van bestuur op de hoogte gebracht worden. Voortijdig stoppen of opschorten van een studie door de sponsor: Een studie kan voortijdig gestopt of opgeschort worden door de sponsor, dan informeert de onderzoeker of sponsor direct de instelling, de METC (binnen 15 dagen) en de bevoegde autoriteiten met een gedetailleerde schriftelijke verklaring van de beëindiging/opschorting. De sponsor stelt een klinisch onderzoeksrapport/eindrapportage op. De onderzoeker informeert de deelnemende proefpersonen en de raad van bestuur en zorgt voor voldoende nazorg. Versiedatum 03-06-2014 Pagina 4 van 6
Voortijdig stoppen of opschorten van een studie door de onderzoeker: Indien de onderzoeker de studie voortijdig stopt/opschort zonder overleg met de eventuele sponsor moet de onderzoeker naast de proefpersonen en de raad van bestuur ook de eventuele sponsor en de METC direct informeren (binnen 15 dagen). De onderzoeker stelt een eindrapportage op. Voortijdig stoppen of opschorten van een studie door de METC: De METC kan haar positief oordeel wijzigen/opschorten. In dat geval wordt de sponsor/verrichter/investigator door de METC geïnformeerd. Geplande afloop van de studie: Als een studie volgens plan het eind bereikt heeft, dient de onderzoeker hier de raad van bestuur en METC (binnen 56 dagen voor nietgeneesmiddelenonderzoek en binnen 90 dagen voor geneesmiddelenonderzoek) van op de hoogte te brengen met indien beschikbaar het klinisch onderzoeksrapport van de sponsor. De betrokken afdelingen van het ziekenhuis krijgen een bevestiging van het definitief aantal patiënten dat in het ziekenhuis heeft deelgenomen aan de studie. Indien van toepassing zal het definitief aantal patiënten dat heeft deelgenomen aan de studie ook aan de proefpersonenverzekering worden doorgegeven. De investigator zal op basis van die gegevens de financiën definitief afwerken met desbetreffende betrokken afdelingen (of laten afwerken door de financiële afdeling). 5.3. Ga na of er een afsluitend bezoek zal plaatsvinden. Een extern geïnitieerde studie zal over het algemeen gepaard gaan met een afsluitend bezoek. Zie 5.4. Indien dit bezoek niet gepland wordt dan dient de onderzoeker zelf zorg te dragen voor correcte afhandeling van de studie. D.w.z. alle documenten compleet in de Investigator Site File, betrokkenen informeren zoals beschreven onder verantwoordelijkheden en alle studiedocumentatie bewaren voor tenminste 15 jaar na afloop van de studie. Zie STZ SOP VL4 Investigator Site File en STZ SOP A2 Archiveren studie. 5.4. Een afsluitende visite moet gepland worden door de sponsor, onderzoeker of research verpleegkundige / medewerker. 5.4.1. Plannen van de afsluitende visite: Monitor neemt op initiatief van de sponsor contact op met PI of functionaris welke binnen delegation of duties is afgesproken (b.v. datamanager/ researchverpleegkundige /apotheker /laborant) om een afsluitende visite te plannen. Monitor geeft aan wat de reden van de visite is, hoeveel tijd er nodig zal zijn en welke gegevens beschikbaar moeten zijn. Monitor bevestigt datum en tijd aan alle betrokkenen. 5.4.2. Voorbereiden van de afsluitende visite: PI of functionaris aan wie dit gedelegeerd is regelt een rustige ruimte voor de visite en zorgt dat alle benodigdheden aanwezig zijn. De monitor heeft aangegeven wat dit dient te zijn. Meestal zijn dit alle restmaterialen, onderzoeksproduct, labmateriaal en een correct complete investigator file. Documenten die nog missen moeten voor de visite opgezocht worden. 5.4.3 Afsluitende visite: Gedurende de afsluitende visite wordt de agenda besproken en eventuele documenten ondertekend. Alle restmaterialen worden met de monitor meegegeven en er wordt bewijs achtergelaten welke spullen zijn meegenomen door de monitor. 5.4.4: Bespreking afsluitende visite: Aan het einde van de visite worden de laatste bevindingen besproken met de direct betrokkenen en worden eventuele correcties direct doorgevoerd. 5.5 Na bezoek van de monitor en ontvangst van de relevante te archiveren documenten (CD met ecrf en ontvangstbevestiging hiervan, klinisch studie rapport en eventuele follow-up brief van de close-out visite kan de studie gearchiveerd worden. Zie STZ SOP A2 Archiveren studie. Versiedatum 03-06-2014 Pagina 5 van 6
6. Archivering De volgende documenten dienen gearchiveerd te worden in de Investigator site file (zie STZ SOP VL4 Investigator Site File ): rapport van de afsluitende visite of follow-up brief van de close-out visite 7. Referenties Richtsnoer voor Good Clinical Practice (CPMP/ICH/135/95), officiële Nederlandse vertaling Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek met mensen STZ SOP VL4: Investigator Site File STZ SOP A2: Archiveren studie 8. Literatuur Richtsnoer voor Good Clinical Practice (CPMP/ICH/135/95), officiële Nederlandse vertaling Website van CCMO (www.ccmo.nl) 9. Bijlage(n) N.v.t. 10. MGG specifieke procedure De MGG onderzoeker dient de Raad van Bestuur te informeren over de afsluiting van de studie, het aantal geïncludeerde patiënten en de financiële afhandeling. Dit gebeurt via het Wetenschapsbureau. De voortgang kan ingevuld worden via het onderzoeksbeheersysteem Panama. Inloggegevens en instructie is aan te vragen bij het Wetenschapsbureau. Indien de METC of de RvB vragen heeft met betrekking tot de rapportage worden deze naar de onderzoeker gestuurd. De verrichter en/of onderzoeker dienen de vragen de beantwoorden. Als er geen vragen zijn of de vragen zijn afdoende beantwoord dan krijgt de onderzoeker en/of verrichter een ontvangstbevestiging van de rapportage. Indien er geen afsluitende visite gepland is door de verrichter of monitor, maar wel wenselijk geacht door de onderzoeker moet een afspraak gemaakt worden door de onderzoeker of researchverpleegkundige. Versiedatum 03-06-2014 Pagina 6 van 6