Memo informeel contact WOZ gemeenten 2016 Steller Leiden B. Diepstraten, E. van Niekerk, R. Vroonland 26 november 2015 Onderwerp Voorstel informatieverstrekking WOZ bij gemeenten 2016 Inleiding In de vergadering van 18 juni 2015 heeft het algemeen bestuur besloten om in de vergadering van 3 december 2015 een voorstel te bespreken aangaande de invulling van de wijze waarop in 2016 het informele contact omtrent de waardebepaling wordt vormgegeven. Het voorstel dient uit te monden in een gezamenlijk advies van de gemeentelijke regiefunctionarissen en de BSGR. Randvoorwaarde daarbij is dat, indien de personele capaciteit bij de BSGR te beperkt is extra, door de gemeentelijke deelnemers te betalen, inhuur zal plaatsvinden. Naar aanleiding van het bestuursbesluit is er in september/oktober aan de regiefunctionarissen verzocht om input te geven ten behoeve van dat besluit. In reactie daarop werd aangegeven dat met name de individuele benadering van burgers de voorkeur verdient, bijvoorbeeld in de vorm van een spreekuuravond zoals afgelopen jaar bij Zoeterwoude heeft plaatsgevonden. Gelet op het feit dat aan deze invulling voor de BSGR een aantal forse nadelen kleven, is binnen de BSGR (afdelingen WOZ & Communicatie) bezien of op andere wijze, anders dan in de afgelopen jaren, het informele contact met burgers over de WOZ-waarden zou kunnen worden ingevuld in lijn met de door de regiefunctionarissen geuite wens. Dit voorstel wordt hierna verder uitgewerkt. Eigenaren en gebruikers Voorgesteld wordt om ook de informele bezwaarafhandeling 2016 alleen te richten op de eigenaren van woningen en niet op de gebruikers (huurders). Alhoewel deze met ingang van 1 oktober 2015 ook bezwaar kunnen maken tegen een WOZ-beschikking. De redenen waarom toch alleen gekozen wordt voor een benadering van de woningeigenaren zijn als volgt: niet bekend is hoeveel gebruikers daadwerkelijk belang hebben bij de WOZ-waarde; bezwaar maken heeft pas zin als de maximale huur wordt gevraagd; het is een nieuw element waarvan de impact niet bekend is, het is van belang dat daarover eerst een concreet beeld kan worden gevormd; bij bezwaren tegen de beschikkingen van huurders is sprake van een derde belanghebbende met mogelijke tegenstrijdige belangen (huurder/verhuurder). Informele WOZ-afhandeling 2016 In 2015 heeft de BSGR voor de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Oegstgeest, Voorschoten en Wassenaar een algemene WOZ-informatieavond gehouden en voor de gemeente Zoeterwoude een WOZ-spreekuuravond. Uit de reacties die door een aantal regiefunctionarissen zijn gegeven, blijkt dat er vooral interesse bestaat in een spreekuuravond. Slechts één gemeente geeft aan voorkeur te hebben voor een algemene informatieavond. Het is voor de BSGR onmogelijk om voor meerdere deelnemers een spreekuuravond à la Zoeterwoude te organiseren. Uitgaande van de verhouding van
Pagina 2/5 Memo informatieverstrekking WOZ gemeenten 2016 het aantal gesprekken gerelateerd aan het aantal woningen in Zoeterwoude zou bijvoorbeeld het aantal gesprekken dat voor Leiden moet worden ingepland circa 400 bedragen. Uitgaande van een gespreksduur van 20 minuten wil dat zeggen alleen voor Leiden al een inzet van ruim 130 uur 1 benodigd zou zijn (waarbij dan nog geen rekening is gehouden met uren die noodzakelijk zijn ter voorbereiding en uitwerking en benodigde uren als gevolg van uitloop en pauzes van medewerkers). Vertaald in spreekuuravonden wil dat zeggen dat bij een inzet van 3 taxateurs per avond: tenminste 14 spreekuuravonden alleen al voor de gemeente Leiden zouden moeten worden gehouden. Zo n inzet is deelnemersbreed voor de BSGR niet te realiseren! Daarnaast bestond bij Zoeterwoude de mogelijkheid om direct in te loggen op de systemen van de BSGR, omdat beide organisaties voor hun ICT infrastructuur bij Servicepunt71 aangesloten waren. Met ingang van 2016 ligt deze situatie voor de BSGR anders. Of en hoe het inloggen op de systemen van de BSGR elders kan plaatsvinden, is vooralsnog nog een onzekere factor (moet nog worden getest in het kader van de ICT-migratie). Het vorenstaande in ogenschouw nemende en uitgaande van het aanbieden van één uniforme wijze van informeel contact met de burgers (eigenaren van woningen) voor alle gemeentelijke deelnemers wordt het navolgende alternatieve voorstel voorgelegd, waarbij zoveel mogelijk wordt aangesloten op de vanuit de deelnemers geuite wensen. Voorstel informeel contact 2016 Het primaire voorstel is om deze keer niet op locatie bij de individuele gemeenten in gesprek te gaan met de burger, maar om via telefonisch contact met de burger te overleggen. Dit heeft zowel voor de burger een voordeel, zij hoeven hun huis niet uit, als ook voor de inzet vanuit de BSGR, waarbij o.a. veel beter op het proces kan worden gestuurd, er bestaat geen twijfel over de beschikbaarheid van de systemen van de BSGR. Daarnaast wordt als alternatief de mogelijkheid geboden om een afspraak te maken en fysiek bij de BSGR op spreekuur langs te komen. De burger kan wanneer hij het niet eens is met zijn WOZ-waarde via de Digitale balie (inloggen met DigiD) inschrijven om op een bepaalde tijd en dag te worden gebeld door een taxateur of juridisch medewerker van de BSGR om hun vragen te beantwoorden of hun bezwaar te spreken dan wel een afspraak te maken om langs te komen. Mocht men onoverkomelijke problemen hebben om via de digitale balie en afspraak te maken, dan kan altijd direct contact worden opgenomen met de BSGR, zodat via die weg een afspraak kan worden ingepland. Wekelijk worden hiervoor 3 middagen en 2 avonden aangegeven waarop dat mogelijk is, gedurende een periode van maximaal 6 weken (beginnende nadat de beschikkingen zijn verzonden eind februari 2016). Omdat van te voren niet is in te schatten hoe groot het animo zal zijn om contact op te nemen over de WOZ-beschikking, is het mogelijk dat het tijdsbestek waarbinnen afspraken gemaakt kunnen worden, wordt opgerekt of beperkt, afhankelijk van het daadwerkelijke aanbod. 1 Dat zou BSGR breed betekenen een inzet van ca. 450 uur (exclusief voorbereiding en uitwerking). Inclusief voorbereiding en uitwerking ed. bedraagt de inzet vanuit de BSGR ca. 1.000 uur.
Pagina 3/5 Memo informatieverstrekking WOZ gemeenten 2016 Bij het inschrijven voor een terugbelverzoek of afspraak is het wel de bedoeling dat de burger ook aangeeft waar zijn vraag of bezwaar met betrekking tot de WOZ-waarde betrekking op heeft. Als dit niet wordt vermeld, dan kan er geen afspraak worden gemaakt! Op deze wijze kunnen de BSGRmedewerkers zich van te voren voorbereiden en zo gericht een antwoord geven op de vraag of het bezwaar dat door de burger wordt aangedragen. Dit is vergelijkbaar met de wijze waarop de aanmeldingen voor de spreekuuravond bij Zoeterwoude afgelopen jaar was ingericht. Ook nu wordt per gesprek een tijdsbestek van 20 minuten ingeruimd. Indien het gesprek langer duurt, dan kan in overleg met de burger een nadere afspraak worden gemaakt. Deze wijze van contact heeft zowel voordelen voor de burger alsmede voor de BSGR ten opzichte van de wijze waarop de spreekuuravond bij Zoeterwoude afgelopen jaar heeft plaatsgevonden: Voordelen woningeigenaar: de beschikbare tijdspanne voor het contactmoment is veel ruimer; men kan vooraf zelf bepalen wanneer hij of zij wil wordt teruggebeld op een tijdstip dat hem of haar het beste uitkomt, zowel overdag als s avonds (binnen de gegeven range); in geval men een telefonische afspraak maakt, behoeft men er de deur niet voor uit. Voordelen BSGR: beter sturing op het proces; de medewerkers hebben de gegevens van tevoren paraat; de medewerkers kunnen zich voorbereiden; vooraf is bekend hoeveel gesprekken er gaan plaatsvinden, bij grote drukte kunnen eventueel tijden, dagen en medewerkers bijgeschakeld worden, bij leegloop kunnen de dagelijkse werkzaamheden worden opgepakt. Organisatorische gevolgen Om het maken van afspraken via de Digitale balie van de BSGR mogelijk te maken zal daarbinnen nog wel een automatiserings-technische aanpassing moeten plaatsvinden; er zal een inschrijfmodule moeten worden aangeschaft. De kosten daarvan bedragen ca.?. Bij Bakerware (de leverancier van de digitale balie) is inmiddels een verzoek om offerte uitgezet. Voorgesteld wordt om de kosten van deze aanpassing ponds-ponds gewijs te verdelen over de gemeentelijke deelnemers die gebruik wensen te maken van de mogelijkheid van het telefonisch spreekuur. Gelet op het feit dat ook voor deze wijze van informeel contact door de BSGR extra kosten zullen moeten worden gemaakt die doorberekend worden aan de afzonderlijk gemeentelijke deelnemers (zie ook hierna) zal iedere gemeentelijke deelnemer afzonderlijk moeten bepalen in hoeverre zij willen participeren in het telefonisch spreekuur als vorm van informeel contact. Inzet BSGR en individuele gemeenten De verwachting is dat de uitvoering van dit spreekuur geheel verzorgd kan worden door medewerkers van de BSGR. Mocht er toch externe inhuur noodzakelijk zijn, dan zal deze inzet op nacalculatorische
Pagina 4/5 Memo informatieverstrekking WOZ gemeenten 2016 basis ponds ponds gewijs (op basis van het aantal contacten per deelnemer) aan de afzonderlijke deelnemers worden doorberekend. Daarnaast zal van de individuele gemeenten op het gebied van communicatie het een en ander verlangd worden. Communicatie Vooraf zal over deze wijze van voorlichting gecommuniceerd moeten worden. De volgende middelen kunnen worden ingezet: Website BSGR Er kan een algemene tekst komen op de website van de BSGR en per gemeente een specifieke tekst waarin informatie over het telefonisch spreekuur wordt opgenomen. Website deelnemende gemeente Elke gemeente kan de informatie over het telefonisch spreekuur op hun eigen website plaatsen. De BSGR kan hiervoor inhoudelijk tekst aanleveren. Gemeentepagina in huis-aan-huisbladen Het bericht dat op de website komt te staan, kan ook worden afgedrukt op de gemeentepagina in het huis-aan-huisblad van de gemeente. Algemeen persbericht vanuit BSGR De BSGR kan een algemeen persbericht versturen over het telefonisch spreekuur dat georganiseerd wordt. Persbericht over de mogelijkheid van het telefonisch spreekuur vanuit elke deelnemer afzonderlijk Elke gemeente kan een persbericht versturen naar haar eigen persbestand met informatie over het telefonisch spreekuur voor de gemeente. De BSGR kan inhoudelijke tekst aanleveren. Twitteraccount BSGR Vanuit het BSGR-twitteraccount kunnen over deze wijze van contact twitterberichten worden verzonden. Twitteraccounts gemeenten Vanuit de verschillende gemeenteaccounts kunnen twitterberichten met specifieke informatie over het telefonisch spreekuur in de eigen gemeente worden verzonden. Kaartje A5-formaat bij aanslag Bij de WOZ-beschikkingen kan een kaartje op A5-formaat mee worden gestuurd waarmee de belanghebbenden individueel worden geattenteerd op het telefonisch spreekuur. Een deel van de kosten van de communicatie komt voor rekening van de BSGR een ander deel komt voor rekening van de betreffende gemeente. Het deel dat de gemeente voor haar rekening moet nemen heeft met name betrekking op de communicatie die de gemeente zelf moet oppakken. Ook de kosten van het meezenden van kaarten bij de aanslag, waarbij de aandacht wordt gevestigd op de informatieavond, komen voor rekening van de betreffende gemeente. Om een indruk te geven van deze kosten: de kosten die hiervoor in 2015 zijn gemaakt voor de 5 eerder genoemde gemeenten bedroegen voor ca. 36.000 kaartjes ongeveer 720,- excl. BTW. Daarbij wordt
Pagina 5/5 Memo informatieverstrekking WOZ gemeenten 2016 de kanttekening gemaakt dat op nacalculatorische basis de definitieve eindafrekening per deelnemende gemeente zal plaatsvinden. Financiële gevolgen Voorgesteld wordt om de aanschaf van de benodigde module voor de digitale portal ponds-ponds gewijs te verdelen over de gemeentelijke deelnemers die wensen deel te nemen aan het telefonisch spreekuur. Voor wat betreft de kosten van de communicatie komen de kosten van de kaartjes voor rekening van de betreffende gemeente evenals de inzet van eigen personeel en de communicatiemiddelen die men zelf inzet. Vervolgstappen De vraag zal bij de afzonderlijke gemeentelijke deelnemers worden uitgezet via de regiefunctionarissen met het verzoek om vóór 31 december 2015 aan te geven of zij hun burgers de gelegenheid willen geven om aan het spreekuur deel te nemen. In de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur zal hieromtrent dan een terugkoppeling worden gegeven. Nb. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat deze wijze van informeel contact in 2016 niet kan worden opgepakt voor de nieuwe deelnemer, Waddinxveen. Dit omdat de BSGR het taxatietechnische gedeelte van de afhandeling van de bezwaren niet uitvoert. Advies: Het algemeen bestuur wordt gevraagd: kennis te nemen van het voorstel informeel contact WOZ gemeenten 2016; in te stemmen met het voorstel om door middel van een spreekuur ten kantore van de BSGR voor eigenaren van woningen in 2016 inhoud te geven aan het informeel contact met de burger (eigenaren van woningen) in het kader van de waardering, met in achtname van een financieel kader; in te stemmen met een terugkoppeling naar het algemeen bestuur inzake de deelname aan het spreekuur door de gemeentelijke deelnemers in de vergadering van het algemeen bestuur van 4 februari 2016; in te stemmen met het voorleggen van de evaluatie van het spreekuur in de vergadering van het algemeen bestuur van 16 juni 2016.